L_2021340SV.01015301.xml

EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2021/1555

av den 29 april 2021

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 201 9, avsnitt VII – Regionkommittén

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

—	med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2019, avsnitt VII – Regionkommittén,

—	med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

—	med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0055/2021), och av följande skäl:

I samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet betonar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten hur viktigt det är att ytterligare stärka EU-institutionernas demokratiska legitimitet genom att öka transparensen och ansvarsskyldigheten och genom att tillämpa en resultatbaserad budgetering och en god förvaltning av personalresurser.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten i sin årsrapport för 2019 (revisionsrättens rapport) konstaterade att inga allvarliga brister hade upptäckts på de områden som granskats när det gäller personal och upphandling för Regionkommittén (kommittén).

Europaparlamentet välkomnar att revisionsrätten på grundval av sitt revisionsarbete drog slutsatsen att betalningarna som helhet under det budgetår som avslutades den 31 december 2019, och som omfattade kommitténs administrativa och andra utgifter, inte innehöll några väsentliga fel, samt att de granskade övervaknings- och kontrollsystemen var effektiva.

Europaparlamentet beklagar, som en allmän kommentar, att kapitel 9 ”Administration” i revisionsrättens rapport har en omfattning och slutsatser som är tämligen begränsade, även om rubrik 5 ”Förvaltning” i den fleråriga budgetramen anses medföra låg risk. Parlamentet begär att granskningen av kapitlet ska fokusera mer på frågor som är mycket relevanta eller till och med avgörande för kommittén.

Europaparlamentet påminner om att kommitténs budget till största delen är administrativ, och att en stor del av den används för utgifter som rör dels personer som är knutna till institutionen (avdelning 1), dels fastigheter, inventarier, utrustning och diverse driftsutgifter.

Europaparlamentet noterar att kommittén 2019 hade en godkänd budget på 98 751 000 EUR (jämfört med 96 101 000 EUR 2018 och 93 295 000 EUR 2017). Parlamentet konstaterar att genomförandegraden för åtaganden var 99,6 % 2019 (jämfört med 99,3 % 2018 och 98,1 % 2017) och att genomförandegraden för betalningar 2019, 88,8 %, var lägre än genomförandegraden för betalningar, 91,0 % 2018, och, 89,9 % 2017. Parlamentet noterar dock att den slutliga genomförandegraden för betalningar för 2019 kommer att vara högre i slutet av budgetcykeln (efter betalning av överföringar).

Europaparlamentet understryker att genomförandegraden för åtaganden för avdelning 1 var 99,6 % och för avdelning 2 var 99,7 %. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att cirka 400 000 EUR (0,4 %) fortfarande var outnyttjade i slutet av året och därför återfördes till unionens budget, vilket var en minskning jämfört med 2018, när cirka 700 000 EUR (0,7 %) inte utnyttjades.

Personalresurser

Europaparlamentet noterar att det totala antalet anställda 2019 var 576 (jämfört med 538 stycken 2018 och 533 stycken 2017). Parlamentet noterar att antalet tjänster i tjänsteförteckningen uppgår till 491 tjänster, vilket kommittén anser vara otillräckligt. Parlamentet tar del av resultatet av en bedömning av arbetsbelastningen som slutfördes 2019 inför en eventuell omorganisation i syfte att göra ytterligare effektivitetsvinster och skapa samverkanseffekter. Parlamentet är informerat om att kommittén vill att unionens budgetmyndigheter ska åtgärda problemet och gradvis balansera den nuvarande personalsituationen. Parlamentet uppmuntrar kommittén att fördjupa sitt administrativa samarbete med Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK) via samfunktionerna för att samla resurser i syfte att generera större samverkanseffekter.

Parlamentet tar del av kommitténs fortsatta ansträngningar för att stärka sin politiska roll och möta det ökade behovet av permanent expertis på politiska och administrativa områden. Parlamentet noterar den kompetensreserv som har inrättats för att motivera och behålla erfaren personal i kommittén. Parlamentet noterar att det första allmänna interna uttagningsprovet i kommitténs historia slutfördes under första halvåret 2019 med totalt 40 godkända av 113 sökande ur personalen. Parlamentet uppmanar kommittén att förklara vilka konkreta karriärmöjligheter de godkända sökande erbjuds.

Europaparlamentet noterar att överföringen av 24 översättartjänster från kommittén till parlamentet beräknades ge årliga besparingar på omkring 2,9 miljoner EUR, och uppmanar kommittén att lägga fram en rapport om vilka effekter överföringen har haft.

10.

Europaparlamentet beklagar att könsbalansen bland mellanchefer och högre chefer inte har förbättrats utan legat på ungefär samma nivå sedan 2018, med kvinnor på 35 % av dessa tjänster. Parlamentet konstaterar att en ny jämställdhetsstrategi med konkreta mål som ska uppnås senast 2025 har antagits. Parlamentet uppmanar kommittén att redogöra färdplanen för antagande och vilka effekter den nya jämställdhetsstrategin förväntas få, och att årligen rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av den och dess preliminära resultat.

11.

Europaparlamentet välkomnar utnämningen av en ansvarig för lika möjligheter, som arbetar centralt i personaldirektoratet, och ”lika möjligheter-turnén”, och uppmanar kommittén att rapportera om den nya strategins konkreta resultat inklusive resultaten av vidtagna åtgärder för att förbättra mångfalden och göra kommittén till en mer inkluderande arbetsplats för personer med funktionsnedsättning.

12.

Parlamentet konstaterar att alla nationaliteter i EU fanns representerade 2019, med undantag av Luxemburg. Parlamentet uppmanar kommittén att fortsätta att sträva efter uppnåendet av den geografiska balansen bland personalen i syfte att få till stånd en ordentlig representation av medborgare från alla medlemsstater, inbegripet på ledningsnivå. Parlamentet uppmuntrar kommittén att stärka sina kommunikationsinsatser i de länder som är underrepresenterade.

13.

Europaparlamentet uppmuntrar kommittén att fortsätta sina ansträngningar för att uppnå könsbalans på alla hierarkiska nivåer, och välkomnar åtgärder såsom obligatoriskt deltagande av både kvinnor och män i urvalspaneler, aktiv uppmuntran av kvinnliga sökande till alla ledande befattningar, särskilda utbildningstillfällen för kvinnlig personal som vill förbereda sig för en chefskarriär och mer flexibla arbetsformer, inklusive möjligheten till deltidsarbete och distansarbete. Parlamentet noterar att kommittén har infört flera olika incitament såsom ett formellt erkännande av ledningsansvar under enhetschefsnivå och ett informellt nätverk för könsbalans i ledningen, som lanserats med stöd av administrationen.

14.

Europaparlamentet uppmärksammar att den nya strategin för lika möjligheter också fokuserar på funktionsnedsättning och mångfald. Parlamentet noterar att kurser i undermedvetna fördomar har hållits för de chefer och anställda på personalavdelningen som deltar i uttagningsförfaranden. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera till budgetmyndigheten om de särskilda målen, åtgärderna och indikatorerna i strategin.

15.

Europaparlamentet uppskattar kommitténs fokus på att utveckla och upprätthålla högkvalitativa tjänster för hälsa och välbefinnande som bygger på förebyggande åtgärder och tidiga insatser genom ett nära samarbete mellan berörda personalavdelningar, och på program för att öka medvetenheten bland såväl chefer som annan personal. Parlamentet välkomnar de utbildningstillfällen som hållits med chefer på både lägre nivå, mellannivå och högre nivå om frånvarohantering och framgångsrik integrering av kollegor efter långvarig frånvaro. Parlamentet konstaterar att 10 fall av utbrändhet registrerades under 2019. Parlamentet noterar att kommitténs avdelning för social omsorg ger stöd under sjukfrånvaron och när arbetstagaren återvänder till arbetsplatsen. Parlamentet uppmanar kommittén att inbegripa upptäckt av utbrändhet i sina hälso- och välbefinnandetjänster. Parlamentet välkomnar de utökade möjligheterna till flextid och distansarbete som syftar till att ge personalen en bättre balans mellan arbete och privatliv, samt förlängningen av programmet för förebyggande av stress och utbrändhet. Parlamentet uppmuntrar kommittén att komplettera de flexibla arbetsformerna med skydd av personalens rätt att inte vara uppkopplad.

16.

Europaparlamentet understryker att kommittén i första hand använder kontraktsanställda för att tillhandahålla lämpligt stöd i form av ersättning vid frånvaro på medellång till lång sikt och för särskilda projekt i olika direktorat som har som mål att ge ytterligare stöd till kommitténs ledamöter. Parlamentet påminner emellertid om att användningen av kontraktsanställda också innebär att kommittén går miste om avsevärd kunskap och expertis när kontrakten går ut, och uppmuntrar därför kommittén att fortsätta att förhandla om en utökning av tjänsteförteckningen. Parlamentet konstaterar att till följd av samarbetet mellan kommittén och parlamentet minskade antalet kontraktsanställda med långtidskontrakt i kommitténs och EESK:s direktorat för översättning 2019 jämfört med 2013–2017.

17.

Europaparlamentet noterar att kommittén behöver uppgradera sina säkerhetskontrollsystem och säkerställa en trygg arbetsmiljö för sina ledamöter och sin personal, vilket kräver ytterligare specialiserade resurser, och att andelen resurser som avsätts för både fysisk säkerhet och it-stöd per anställd är mycket låg jämfört med andra unionsenheter. Parlamentet uppmuntrar kommittén att fortsätta att utarbeta nya projekt för att öka it-säkerheten.

18.

Europaparlamentet noterar att kommittén kartlade ytterligare projekt på området modernisering av administration och kommunikation, såsom stöd till bättre lagstiftning genom förhands- och efterhandsövervakning av genomförandet av unionslagstiftningen på plats samt utåtriktad verksamhet för att involvera alla lokala och regionala myndigheter i processen, och att dessa ytterligare projekt kräver tillräckliga resurser.

Kommunikation

19.

Europaparlamentet understryker att en extern utvärdering av kommitténs kommunikationsstrategi genomfördes i enlighet med de standarder som tillämpas av alla andra unionsenheter med hjälp av ett gemensamt ramavtal. Parlamentet noterar att kvaliteten på kommitténs kommunikation inte alltid tillgodoser publikens behov, men att den överlag är effektiv eftersom nyckelaktörer har en positiv uppfattning om kommittén. Parlamentet uppmanar kommittén att förbättra sin digitala kommunikation till allmänheten och göra sina studier synligare för aktörer och för unionsmedborgare. Parlamentet uppmuntrar kommittén att nå ut till parlamentet för att stärka samarbetet, till exempel genom att organisera gemensamma möten och evenemang.

20.

Europaparlamentet begär att kommittén ska rapportera om hur den kommer att genomföra rekommendationerna i utvärderingsrapporten. Parlamentet noterar att de största framgångarna med kommitténs kommunikation är medborgardialogerna med kommissionen och kommitténs egna lokala dialoger, flaggskeppsevenemangen ”EuroPCom” (europeisk konferens om offentlig kommunikation) och ”Europeiska veckan för regioner och städer”.

Digitalisering, it-säkerhet

21.

Europaparlamentet välkomnar att kommitténs presidium antog en digital strategi i början av 2019 på grundval av Tallinndeklarationen om e-förvaltning och dess centrala princip ”digitalt som standard”, och att genomförandet inleddes efter antagandet. Parlamentet noterar att strategins viktigaste resultat är ledamotsorienterade informationssystem till stöd för kommitténs politiska arbete, informationssystem till stöd för papperslösa administrativa processer och ett program för en digital arbetsplats. Parlamentet uppmanar kommittén att öka digitaliseringen även genom interinstitutionellt samarbete.

22.

Europaparlamentet välkomnar det interinstitutionella it-samarbetet, i vilket kommittén fick hjälp av incidenthanteringsorganisationen för EU:s institutioner, organ och byråer i form av till exempel utbildning på arbetsplatsen i molnsäkerhet och underrättelseinformation om cyberhot för riktade attacker mot unionens organ. Parlamentet noterar att många av digitaliseringsprojekten rör digitaliseringen av personalprocesser och finansiella processer, där kommittén använder systemen Sysper och ABAC, som tillhandahålls av kommissionen. Parlamentet uppmanar kommittén att undersöka möjligheten att förhandla om bättre villkor med kommissionen för att förbättra och göra processen för delning av tillämpningar finansiellt attraktiv.

23.

Europaparlamentet noterar att it-budgeten delas med EESK. Parlamentet framhåller att it-budgeten ökade 2019, på grundval av budgetöverföringar, från 7 963 825 EUR 2018 till 9 082 838,76 EUR 2019. Parlamentet välkomnar att it-enheten arbetade med att tillhandahålla informationssystem till stöd för fyra operativa områden, nämligen politiskt arbete, dokumenthantering, kommunikation och personal/finans, och att framsteg har gjorts när det gäller alla aspekter av programmet för en digital arbetsplats.

24.

Europaparlamentet välkomnar kommitténs aktiva politik avseende teknik med öppen källkod. Parlamentet uppmuntrar kommittén att prioritera teknik med öppen källkod för att förhindra inlåsning till en säljare, behålla kontrollen över sina egna tekniska system, tillhandahålla starkare skyddsåtgärder för användarnas integritets- och uppgiftsskydd samt öka säkerheten och transparensen för allmänheten. Parlamentet konstaterar att 2019 fanns det 39 tillämpningar med öppen programvara upptagna i inventarieförteckningen över programvarupaket, och att man för närvarande arbetar aktivt med att införa en ny portal för elektroniska underskrifter och ett administratörsgränssnitt som bygger på teknik med öppen källkod.

25.

Europaparlamentet uppmuntrar kommittén att följa Europeiska datatillsynsmannens rekommendationer att omförhandla det interinstitutionella licensavtalet och genomförandekontraktet, som undertecknades mellan unionens institutioner och Microsoft 2018 i syfte att uppnå digital suveränitet, undvika inlåsning till en säljare och bristande kontroll samt säkerställa skyddet av personuppgifter.

Fastigheter, säkerhet

26.

Europaparlamentet välkomnar vidtagandet av en rad åtgärder för att säkerställa lämpliga säkerhetsstandarder för byggnader, såsom installation av ny utrustning för tillträdeskontroll och ett nytt CCTV-system. Parlamentet noterar att de tillhörande säkerhetsstandarderna nu ligger på samma nivå som parlamentets och kommissionens standarder, och att man dessutom har inlett upphandlingsförfarandet för det nya besökssystem som enligt planerna skulle införas 2020.

27.

Europaparlamentet noterar de vägledande principerna i kommitténs fastighetsstrategi, som inbegriper en geografisk koncentration av byggnader, ägande snarare än hyra, en hållbar fastighetsförvaltning och flerårig planering. Parlamentet noterar att den arbetsgrupp som kommittén har inrättat tillsammans med EESK fastställde riktlinjer för användning och fördelning av kontorsutrymmen, med beaktande av situationen i andra unionsorgan. Parlamentet uppskattar att dessa parametrar lades fram för och diskuterades med personalföreträdare. Parlamentet noterar kommitténs öppna och samarbetsinriktade förhållningssätt till personalföreträdarna. Parlamentet noterar att totalt 241 arbetsstationer står tomma och uppmanar kommittén att redogöra för sina planer för dessa arbetsstationer inom ramen för den nuvarande fastighetsstrategin.

28.

Europaparlamentet noterar att kommittén tillsammans med EESK har gett instruktioner om avlägsnande av asbest under hösten 2020 med full respekt för nödvändiga skyddsåtgärder under arbetet i enlighet med begäran i resolutionen om beviljande av ansvarsfrihet för 2018. Parlamentet välkomnar att de flesta av såväl kommitténs som EESK:s byggnader är asbestfria. Parlamentet uttrycker oro över arbetstagarnas hälsa och förekomsten av asbest i VMA-byggnaden, men konstaterar samtidigt att kommittén har erhållit ett asbestsäkerhetsintyg.

Intern förvaltning, intern kontroll, finanser

29.

Europaparlamentet understryker att kommittén utarbetar tydliga centrala resultatindikatorer för sina olika administrativa områden genom att formulera mål och resultat och dokumentera hur stor personalstyrka som krävs för detta. Parlamentet uppmanar kommittén att i nästa årliga verksamhetsrapport, utöver denna mycket detaljerade information, även tillhandahålla en konsoliderad version av de viktigaste målen och de uppnådda resultaten, och att undersöka alternativ för mer läsarvänlig visualisering av data i tabellerna över centrala resultatindikatorer.

30.

Europaparlamentet noterar att ett efterlevnads- och ändamålsenlighetsarbete inleddes 2019 för att bedöma i vilken utsträckning kommittén uppfyller de 16 normerna för internkontroll. Parlamentet noterar att 2019 års efterlevnadsarbete har visat att den övergripande situationen när det gäller genomförandet av och ändamålsenligheten hos kraven fortfarande var tillfredsställande och stabil jämfört med 2018. Parlamentet noterar emellertid att områden identifierades där ytterligare förbättringar kunde göras, bland annat anpassning av kommitténs uppdrags- och organisationsstruktur till nya prioriteringar, administrativt samarbete mellan parlamentet och kommittén, ytterligare digitalisering av datalagring och förenkling av administrativa processer samt en djupgående omarbetning av den befintliga kontinuitetsplanen till följd av de erfarenheter som gjorts i den rådande covid-19-situationen. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera om genomförandet av dessa välbehövliga förbättringar i en uppföljning av ansvarsfrihetsförfarandet för 2019.

31.

Europaparlamentet noterar att övervakningen av internrevisionsfunktionen tillhandahålls av revisionskommittén, som består av en medlem från varje politisk grupp i Regionkommitténs kommitté för administrativa och finansiella frågor samt en extern högnivårådgivare. Parlamentet konstaterar att revisionskommittén höll två möten under 2019 där den årliga rapporten om internrevisionen för 2018 och arbetsprogrammet för 2020 lades fram och medlemmarna informerades om de framsteg som gjorts i fråga om pågående revisioner, oavslutade rekommendationer och relaterade risker. Parlamentet noterar att 57 % av de mycket viktiga rekommendationerna avslutades efter sex månader (mål för 2019–2020: 75 %) och att 100 % av de mycket viktiga rekommendationerna avslutades efter tolv månader (mål för 2019–2020: 100 %). Parlamentet föreslår att kommittén ska inkludera en sammanfattning av revisionsrekommendationerna i sin årliga verksamhetsrapport.

32.

Europaparlamentet konstaterar att de interna finansiella bestämmelserna för genomförande av kommitténs budget uppdaterades den 1 januari 2019 genom kommitténs beslut nr 0014/2018 och genomfördes under hela 2019. Parlamentet noterar med tillfredsställelse inkluderingen av de operativa ombuden som formella aktörer i arbetsflödet för finansiellt godkännande och utnämningen av chefer med ansvar för den operativa förvaltningen till vidaredelegerade utanordnare.

33.

Europaparlamentet välkomnar att alla vidaredelegerade utanordnare för 2019 undertecknade sina enskilda revisionsförklaringar, att alla rapporter om undantag nämndes i de relevanta revisionsförklaringarna och att korrigerande åtgärder håller på att genomföras och övervakas för att förhindra att dessa undantag upprepas.

34.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att arbeta hårdare för att analysera situationen i syfte att säkerställa att alla upphandlingsförfaranden är helt papperslösa. Parlamentet noterar att man för detta skulle behöva införskaffa det verktyg för hantering av offentlig upphandling som utvecklats av kommissionens gemensamma forskningscentrum, samt utveckla eller förvärva ett förbättrat system för hantering av back-office-dokument. Parlamentet noterar att det befintliga förfarandet för ett papperslöst arbetsflöde från faktura till betalning utvidgades till att tillämpas i ytterligare ett antal enheter och direktorat under 2019, och att kommitténs mål för de kommande åren är att även göra andra sorters transaktioner papperslösa, med beaktande av tillgängliga it-resurser.

Flerspråkighet

35.

Europaparlamentet uppskattar att kommittén, med anledning av Europeiska ombudsmannens praktiska rekommendationer till EU:s administration om användningen av officiella EU-språk i kommunikationen med allmänheten (ärende SI/98/2018/DDJ), delade ut dessa praktiska rekommendationer till hela personalen. Parlamentet noterar att kommittén under 2019 också tog initiativ till att utfärda en vägledning om klagomål från personalen till Europeiska ombudsmannen för att säkerställa att klagomålen följdes upp korrekt.

36.

Europaparlamentet konstaterar att kommitténs och EESK:s totala kostnad för översättning som lagts ut på frilans uppgick till 6 043 592 EUR 2019, med en andel för kommittén på 2 492 830 EUR, och att den totala kostnaden för intern översättning skulle ha varit 8 781 075 EUR, med en andel för kommittén på 3 621 974 EUR.

37.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att lämna information om den pågående rationaliseringsprocessen på översättningsområdet, som i huvudsak består av en sammanslagning av olika översättningsenheter. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera om eventuella effektivitetsvinster till följd av rationalisering och eventuella relaterade risker.

Interinstitutionellt samarbete

38.

Europaparlamentet betonar vikten av interinstitutionellt samarbete och noterar att kommittén betalade cirka 6 miljoner EUR inom ramen för servicenivåavtal som ingicks med andra unionsorgan under 2019. Parlamentet noterar att detta samarbete säkerställer samverkanseffekter och är ett komplement till avtalet om gemensamma tjänster mellan kommittén och EESK. Parlamentet noterar att kommittén håller sina plenarsammanträden i parlamentets och kommissionens lokaler, att den köper tolktjänster från parlamentet och kommissionen och att den samarbetar med flera unionsenheter i fråga om personal, it och andra administrativa områden.

39.

Europaparlamentet välkomnar samarbetsavtalet av den 5 februari 2012, som fortfarande gäller, mellan kommittén och parlamentet och som omfattar politiskt samarbete mellan parlamentet och kommittén samt administrativt samarbete mellan parlamentet, kommittén och EESK. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla parlamentet informerat om resultatet av revideringen av detta avtal.

40.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att rapportera om eventuella resultat i samband med förhandlingarna om ett nytt samarbetsavtal med kommissionen, eftersom det nuvarande samarbetsavtalet med kommissionen (från 2005 med ett addendum från 2007) löpte ut den 31 december 2019, men förlängdes med ett år.

41.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att rapportera till parlamentet om eventuella kontrollmekanismer för att säkerställa en effektiv förvaltning av samfunktionerna med EESK. Parlamentet inser betydelsen av det administrativa samarbetet mellan kommittén och EESK via samfunktionerna, där kommittén och EESK har en gemensam personalpool med cirka 470 anställda (varav cirka 170 anställda hör till kommittén) och mer än 50 miljoner euro per år (varav cirka 22 miljoner euro kommer från kommittén), exklusive lönerelaterade utgifter. Parlamentet konstaterar att tillsammans med de lönerelaterade utgifterna i fråga uppgår arrangemanget med samfunktioner till ett årligt monetärt värde av mer än 100 miljoner EUR. Parlamentet noterar att förhandlingarna om ett nytt avtal om administrativt samarbete med EESK (det befintliga avtalet ingicks för perioden 2016–2020) sköts upp på grund av covid-19-krisen, vilket gjorde ändringarna av mandatet för kommittén i början av 2020 och för EESK under hösten 2020 mer komplicerade. Parlamentet konstaterar att kommittén och EESK därför enades om att förlänga löptiden för det nuvarande avtalet till och med den 30 juni 2021.

42.

Europaparlamentet uppmanar kommittén, med hänsyn till de befintliga samarbetsavtalen mellan parlamentet, kommittén och EESK, att kartlägga ytterligare områden där samverkanseffekter och besparingar är möjliga, inbegripet andra områden där de administrativa funktionerna kan delas.

43.

Europaparlamentet stöder kommitténs och EESK:s åsikt att om det nuvarande avtalet förlängs eller om ett nytt avtal ingås med parlamentet så måste man lösa alla kvarstående frågor, såsom den obalanserade situationen för kommittén och EESK, som överförde sammanlagt 60 översättare till parlamentet (inklusive 24 stycken från kommittén) och i utbyte endast fick tillgång till Europaparlamentets utredningstjänst. Parlamentet noterar med oro att kommittén och EESK som en följd av detta var tvungna att anställa kontraktsanställda och lägga ut sina översättningstjänster på frilans, vilket ledde till en effektiv budgetminskning. Parlamentet känner till begärandena från såväl kommittén som EESK inom ramen för ansvarsfrihetsförfarandet att det gällande samarbetsavtalet ska respekteras så att kommittén och EESK kompenseras för de tjänster som har flyttats över till parlamentet. Parlamentet uppmanar de tre berörda parterna att gemensamt rapportera till parlamentets budgetkontrollutskott om den pågående översynen av avtalet.

44.

Europaparlamentet understryker att kommittén i sina skriftliga svar till parlamentet konstaterade att samarbetet med parlamentet under 2019 byggde vidare på resultaten från tidigare år och visade tillfredsställande framsteg på flera nivåer, såsom förbindelserna mellan kommitténs kommissioner och parlamentets utskott, nya samarbetssätt såsom bidrag till genomföranderapporter och undersökningsuppdrag och ett framgångsrikt och verkningsfullt samarbete via parlamentets tvärpolitiska grupp för klimatförändringar, biologisk mångfald och hållbar utveckling. Parlamentet betonar att kommittén har begärt att det politiska samarbetet ska fortsätta att utvecklas samtidigt som självständigheten och det specifika tillvägagångssättet i varje parlamentsutskott och varje kommission i kommittén ska respekteras. Parlamentet noterar att samarbetet med parlamentet har lagt grunden för hållbara arbetsförbindelser mellan kommittén och parlamentet och att kommittén uppnådde stärkt samarbete med parlamentsutskotten och säkrat deltagande i arbetet med den europeiska planeringsterminen, en reserverad plats i parlamentsutskottens sammanträden, tillgång till Europaparlamentets utredningstjänst, gemensamma projekt och samverkanseffekter i fråga om översättning, öppnandet av gångar mellan parlamentets byggnader och kommitténs och EESK:s byggnader, ett servicenivåavtal som inbegriper bestämmelser om tolkningstjänster och tekniskt stöd från parlamentet, regelbundet utnyttjande av parlamentets byggnader i Bryssel och av parlamentets förbindelsekontor i medlemsstaterna för evenemang och aktiviteter, stärkt samarbete på it-området, gemensam tillgång till matsalar, flera samarbetsmekanismer för att säkerställa en enhetlig strategi och samverkanseffekter på informations- och kommunikationsområdet och, vid behov, juridisk rådgivning i tekniska eller administrativa frågor från parlamentets rättstjänst.

45.

Europaparlamentet konstaterar att samarbetet med parlamentet på administrativ nivå är framgångsrikt. Parlamentet instämmer i att man ytterligare behöver utöka det politiska samarbetet avseende den årliga och fleråriga programplaneringen, parlamentets, rådets och kommissionens gemensamma förklaring om lagstiftningsprioriteringar och övervakningen av det årliga arbetsprogrammet. Parlamentet stöder kommitténs konkreta rekommendationer om att ta fram en mer systematisk strategi för det politiska samarbetet med tanke på den viktiga roll som kommittén spelar såsom företrädare för regioner och städer i unionen. Parlamentet uppskattar kommitténs deltagande i den gemensamma kommittén för lika möjligheter.

46.

Europaparlamentet framhåller att kommittén måste främja regionala och lokala myndigheters deltagande i utformningen av unionens politik genom ett stärkt samarbete med kommissionen och medlagstiftarna.

47.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att hålla parlamentet informerat om eventuella förbättringar i fråga om effektiviteten i de administrativa processerna, vilket förefaller vara en oundviklig nödvändighet på grund av av en ständigt ökande arbetsbörda och en värld i snabb förändring. Parlamentet upprepar att det behövs kontinuerliga reformer för att säkerställa att kommittén är väl rustad att möta framtida utmaningar.

48.

Europaparlamentet uppmärksammar och välkomnar kommitténs deltagande i parlamentets valkampanj 2019, där den mobiliserade alla sina interna och externa nätverk för att främja både gräsrotskampanjen " Den här gången röstar jag" och internetvideon "Välj din framtid", och använde sociala medier för att nå ut till människor. Parlamentet uppmuntrar till vidare samarbetsverksamhet för att få till stånd samverkanseffekter på kommunikationsområdet.

Miljöaspekter

49.

Europaparlamentet noterar kommitténs insatser inom ramen för miljöledningssystemet för att minska koldioxidavtrycket och plast-, livsmedels- och pappersavfallet. Parlamentet håller med om att minskningen av koldioxidavtrycket är ett av de viktigaste målen för de kommande åren. Parlamentet uppmanar kommittén att noggrant se över energimixen hos sina elleverantörer, och uppmuntrar till upphandling av el från vind-, sol-, bio- och vattenkraftverk. Parlamentet uppmuntrar kommittén att delta i projekt på områden som rör andra unionsenheter och att utarbeta en övergripande plan för kommitténs genomförande av de principer och rekommendationer som presenterades i den europeiska gröna given, med det allmänna målet att bli klimatneutral senast 2030.

Etik och integritetspolicy

50.

Europaparlamentet understryker att kommittén den 5 december 2019 antog en uppförandekod för sina ledamöter med ett detaljerat förfarande för fall där kommittéledamöter anklagas för trakasserier mot anställda, som till stor del grundar sig på beslutet från parlamentets presidium av den 2 juli 2018 om klagomål om trakasserier. Parlamentet välkomnar att uppförandekoden innehåller ett antal påföljder för att säkerställa att den efterlevs och att kommittén har inrättat en rådgivande nämnd för hantering av trakasserier. Parlamentet uppmanar kommittén att lägga fram en rapport om genomförandet av uppförandekoden.

51.

Europaparlamentet konstaterar att uppförandekoden nämns på ledamöternas hemsida på kommitténs webbplats med länk till en särskild sida. Parlamentet noterar att uppförandekoden innehåller bestämmelser som särskilt syftar till att undvika intressekonflikter, inbegripet skyldigheten att lämna in en förklaring om ekonomiska intressen.

52.

Europaparlamentet välkomnar inledandet av en dialog med olika aktörer i syfte att se över det nuvarande interna beslutet nr 362/2010 av den 29 november 2010 om psykologiska och sexuella trakasserier på arbetsplatsen på grundval av ett förslag till ändrad ram för att bekämpa trakasserier, som syftar till att bredda frågans räckvidd genom att inbegripa förebyggande åtgärder och metoder för konfliktlösning, samt stärka principen om nolltolerans mot trakasserier, inbegripet kurser om förebyggande av trakasserier. Parlamentet uppmanar kommittén att snarast inrätta en ny ram om trakasserier och att rapportera om sina uppföljningsåtgärder till parlamentet.

53.

Europaparlamentet noterar att inga nya visselblåsarärenden lämnades in under 2019. Parlamentet välkomnar att kommittén i slutet av 2019 inledde en undersökning av medvetenheten hos personalen om etik, som särskilt innehöll många frågor om personalens medvetenhet om förfaranden i visselblåsarärenden, och att resultatet har följts upp under 2020. Parlamentet noterar att beslut nr 508/2015 fastställer de säkra kanaler som står till personalens förfogande för intern rapportering om missförhållanden till valfri chef i kommittén eller direkt till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). Parlamentet noterar att innan ett sådant förfarande inleds kan vägledning inhämtas från de personer som ansvarar för etiska och lagstadgade frågor.

54.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att följa andra organs goda exempel genom att på sin webbplats offentliggöra ett kapitel om etik, med regler för förebyggande, identifiering och undvikande av potentiella intressekonflikter som är tillämpliga på kommitténs samtliga ledamöter och personal. Parlamentet framför sitt intresse för att få uppdateringar om den etiska ramen och tillhörande kurser om offentlig etik, inbegripet för ny personal.

55.

Europaparlamentet uppmanar kommittén att inleda förfarandet för att ansluta sig till det interinstitutionella avtalet om ett obligatoriskt öppenhetsregister för lobbyister, som nyligen ingicks mellan parlamentet, rådet och kommissionen. Parlamentet påminner om hur viktigt det är med en hög nivå av transparens i fråga om lobbymöten som kan påverka ledamöterna och personalen i deras rådgivande roll till EU-institutionerna.

56.

Parlamentet bekräftar det som revisionsrätten konstaterade i sin särskilda rapport nr 13/2019 EU-institutionernas etiska ramar: det finns utrymme för förbättringar, nämligen att etiskt uppträdande inom offentlig förvaltning bidrar till sundare ekonomisk förvaltning och ökat förtroende hos allmänheten, och att oetiskt beteende från anställda och ledamöter vid Europeiska unionens institutioner och organ tilldrar sig stort intresse bland allmänheten och minskar förtroendet för unionens institutioner.

57.

Europaparlamentet ser positivt på framstegen i ärendet med McCoy som ett svar på ansvarsfrihetsförfarandet 2018. Parlamentet noterar det arbete som har utförts av flera på varandra följande föredragande och skuggdragande för övriga institutioner för att återuppta den sedan länge avstannade dialogen. Parlamentet påminner om att den tredje invaliditetskommittén enhälligt bekräftade att den tidigare internrevisorn, McCoy, sjukpensionerades av yrkesmässiga skäl, och att kommittén därefter, den 26 juni 2019, formellt ställde sig bakom denna slutsats. Parlamentet konstaterar att McCoy i enlighet med artikel 78.5 i tjänsteföreskrifterna i juli 2019 ersattes för alla sina avgifter till pensionssystemet från och med den dag då han började uppbära invaliditetsersättning (den 1 juli 2007) till och med dagen innan han började uppbära ålderspension (den 31 juli 2010).

58.

Europaparlamentet påminner om att en ledamot av Europaparlamentet utnämndes till medlare på grundval av resolutionen om ansvarsfrihet för 2017, och att alla parter verkligen gick med i en medlingsprocess för att få slut på tvisten mellan kommittén och den tidigare internrevisorn, McCoy, med målet att nå en uppgörelse i godo. Den första fasen av medlingen ledde till undertecknandet av ett gemensamt uttalande den 4 december 2020 om principerna för lösningen av fallet med McCoy som en visselblåsare i god tro. Detta avslutade den icke-ekonomiska delen av uppgörelsen. Den andra fasen av medlingen, som avser den ekonomiska uppgörelsen, har också inletts och pågår för närvarande.

59.

Europaparlamentet uppskattar den diskussion som hölls den 10 november 2020 inom ramen för ansvarsfrihetsförfarandet för 2019 med medlaren, McCoy och en företrädare för kommittén. Parlamentet påminner om att McCoy och kommittén bjöds in till ett sammanträde i parlamentets budgetkontrollutskott på förslag av 2018 års föredragande för övriga institutioner, vilket godkändes av de politiska gruppernas samordnare. Parlamentet framhåller betydelsen av en nedtrappning av situationen och en förlikning av McCoys och kommitténs ståndpunkter. Parlamentet välkomnar medlarens förslag om ett möte mellan kommitténs ordförande och McCoy som utgångspunkt för förlikning innan förhandlingarna inleddes.

60.

Europaparlamentet välkomnar skrivelsen av den 10 november 2020 till ordföranden för parlamentets budgetkontrollutskott från ordföranden för kommitténs kommitté för administrativa och finansiella frågor med en bekräftelse av kommitténs ordförandes beredvillighet att träffa McCoy. Parlamentet välkomnar uppföljningsmötena mellan medlaren, föredraganden för ansvarsfrihetsförfarandet för 2019, den tidigare internrevisorn och kommitténs företrädare. Parlamentet välkomnar varmt skrivelsen av den 4 december 2020 om att den första fasen i förfarandet för att få till stånd en överenskommelse hade avslutats med ett gemensamt uttalande undertecknat av kommitténs företrädare och McCoy. Parlamentet uppmuntrar parterna att nå en överenskommelse om den ekonomiska aspekten och påminner om att parlamentet står till förfogande för att stödja förhandlingarna. Parlamentet uppskattar alla parters ansträngningar, och konstaterar att ett viktigt första steg tagits och att en överenskommelse snart bör nås.

61.

Europaparlamentet välkomnar kommitténs ordförandes och generalsekreterares fasta åtagande att nå en uppgörelse i godo och därmed avsluta ärendet. Parlamentet konstaterar att McCoy och kommitténs ordförande och generalsekreterare den 4 december 2020, med medverkan av parlamentets medlare och parlamentets budgetkontrollutskott, utarbetade ett gemensamt uttalande om principerna för lösningen av tvisten i linje med parlamentets krav sedan 2004, och att kommittén, med McCoys samtycke, har offentliggjort det gemensamma uttalandet på sin webbplats.

62.

Europaparlamentet uppmärksammar i det gemensamma uttalandet att särskilt kommittén accepterar Olafs rapport och slutsatser utan reservation och erkänner sina tidigare misstag och fel, och konstaterar, på samma sätt som parlamentet, att McCoy gjorde rätt när han vände sig direkt till parlamentet med sina farhågor, och att kommittén borde ha gjort mer för att gå parlamentets krav från 2004 till mötes, inbegripet kravet att McCoy inte fick behandlas på ett sätt som var till hans nackdel till följd av att han hade rapporterat om missförhållanden. Kommittén erkänner McCoy som en visselblåsare i god tro, en roll som parlamentet tilldelade honom politiskt 2004, och beklagar att McCoy inte skyddades trots att parlamentet erbjöd honom skydd som visselblåsare 2003. Kommittén beklagar djupt den avsevärda skada som kommittén har orsakat McCoy, kommitténs behandling av honom och dess otillräckliga fullgörande av sin aktsamhetsplikt, och accepterar att fallet aldrig skulle ha tillåtits förbli olöst i över 17 år.

63.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att kommitténs ordförande och generalsekreterare formellt har bett McCoy om ursäkt på dessa grunder och för kommitténs misskötsel av hans ärende, att kommittén och McCoy har förbundit sig att komma till en uppgörelse om de ekonomiska aspekterna av förlikningen med stöd av parlamentets rättstjänst och med politisk vägledning av parlamentets budgetkontrollutskott, och att kommittén har bekräftat sitt fulla åtagande att följa reglerna och principerna om skydd av visselblåsare, och särskilt de oförytterliga principerna om jämlikhet och rättvisa, och har dragit de nödvändiga slutsatserna av McCoys fall och vidtagit alla nödvändiga åtgärder i fråga om sina interna styrformer för att säkerställa att en situation som denna aldrig kan uppstå igen. Parlamentet uppmanar med kraft samtliga parter att nå en ekonomisk överenskommelse snarast möjligt.

64.

Europaparlamentet uppmärksammar förhandlingsgruppernas ansträngningar att förlika de båda parterna, och lovordar dem för att de har medlat fram en potentiell grund för en rättvis och tillbörligt hedersam lösning av denna tvist.

65.

Europaparlamentet uppmanar med kraft alla parter att komma till en överenskommelse om en rättvis ekonomisk uppgörelse som en uppföljning av det gemensamma uttalandet utan ytterligare dröjsmål. Parlamentet uppmärksammar uppriktigheten i kommitténs begäran hos parlamentets rättstjänst om bistånd med att slutföra en sådan ekonomisk uppgörelse.

66.

Europaparlamentet noterar att kommittén ursprungligen inrättades för att hantera viktiga frågor, eftersom omkring tre fjärdedelar av EU-lagstiftningen genomförs på lokal och regional nivå, och lokala och regionala företrädare därför behövde delta i utformningen av nya EU-lagar. Parlamentet noterar dessutom att kommitténs ursprungliga uppdrag var att överbrygga den växande klyftan mellan allmänheten och den europeiska integrationsprocessen genom att involvera en regional representation.

67.

Europaparlamentet uppmuntrar kommittén att överväga att utarbeta en plan för att omorganisera och rationalisera interna processer i syfte att få till stånd ett närmare samarbete med parlamentet och en mer effektiv tillämpning av kommitténs kunskaper.

68.

Europaparlamentet ser positivt på att kommittén på sin webbplats offentliggör årsrapporter om konsekvensbedömningarna av kommitténs yttranden sedan 2010. Parlamentet uppmanar kommittén att dessutom fastställa tydliga och mätbara centrala resultatindikatorer för de kommande åren i syfte att optimera sitt funktionssätt.