ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ της 8ης Φεβρουαρίου 1994 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής (94/90/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τις συνθήκες για την ίδρυση των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, και ιδίως το άρθρο 162 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

Εκτιμώντας:

ότι σύμφωνα με τη δήλωση για το δικαίωμα πρόσβασης στις πληροφορίες που έχει προσαρτηθεί στην τελική πράξη της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση και τα συμπεράσματα των Ευρωπαϊκών Συμβουλίων του Μπέρμινγχαμ και του Εδιμβούργου για την προώθηση μιας Ευρώπης που θα βρίσκεται πλησιέστερα στους πολίτες της, πρέπει να συμφωνηθεί με το Συμβούλιο κώδικας συμπεριφοράς σχετικά με τις αρχές που διέπουν την πρόσβαση στα έγγραφα της Επιτροπής και του Συμβουλίου-

ότι οι αρχές αυτές βασίζονται στα έγγραφα της Επιτροπής σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα των οργάνων, της 5ης Μαΐου 1993 και τη διαφάνεια στην Κοινότητα, της 2ας Ιουνίου 1993-

ότι για να θέσει η Επιτροπή σε εφαρμογή τον εν λόγω κώδικα πρέπει να θεσπίσει ειδικές διατάξεις,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Θεσπίζεται ο αναφερόμενος στο παράρτημα κώδικας συμπεριφοράς για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής.

Άρθρο 2

Για να εξασφαλισθεί η θέση σε εφαρμογή του κώδικα που αναφέρεται στο άρθρο 1, θεσπίζονται τα ακόλουθα μέτρα:

1. Κάθε αίτηση για πρόσβαση σε έγγραφο υποβάλλεται γραπτώς είτε στις αρμόδιες κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής, είτε στα γραφεία της στα κράτη μέλη ή στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής σε τρίτες χώρες.

2. Ο αιτών ενημερώνεται γραπτώς, εντός ενός μηνός, από τον γενικό διευθυντή, το διευθυντή της υπηρεσίας, το διευθυντή που έχει ορισθεί αρμόδιος για τα θέματα αυτά στη Γενική Γραμματεία, ή εξ ονόματός τους, από τον υπάλληλο που τους εκπροσωπεί, σχετικά με τη θετική συνέχεια που πρόκειται να δοθεί στην αίτησή του ή με την πρόθεση παροχής αρνητικής απάντησης. Στη δεύτερη αυτή περίπτωση πρέπει να γνωστοποιείται στον αιτούντα ότι διαθέτει προθεσμία ενός μηνός για να υποβάλει στο Γενικό Γραμματέα της Επιτροπής επαναληπτική αίτηση προκειμένου να επιτύχει την αναθεώρηση της πρόθεσης άρνησης της πρόσβασης, ειδάλλως θεωρείται ότι έχει παραιτηθεί από την αρχική του αίτηση.

3. Ο Πρόεδρος, σε συμφωνία με το μέλος της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για τον σχετικό τομέα, εξουσιοδοτείται να λαμβάνει αποφάσεις όσον αφορά τις επαναληπτικές αιτήσεις. Μπορεί ακόμη να παραχωρήσει την άσκηση της εξουσιοδότησης αυτής στο Γενικό Γραμματέα.

4. Η παράλειψη απάντησης, εκ μέρους ενός εκ των υπαλλήλων που αναφέρονται στο σημείο 2, σε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο, εντός ενός μηνός από την υποβολή της, ισοδυναμεί με απόρριψη.

Η παράλειψη απάντησης εντός ενός μηνός από την υποβολή επαναληπτικής αίτησης ισοδυναμεί με απορριπτική απόφαση.

5. Για τη χορήγηση αντιγράφου σε χαρτί προκειμένου περί εγγράφων που υπερβαίνουν τις τριάντα σελίδες προβλέπεται επιβάρυνση 10 Ecu και, επιπλέον, 0,036 Ecu κατά σελίδα. Η επιβάρυνση για πληροφορίες που παρέχονται υπό άλλη μορφή προσδιορίζεται κατά περίπτωση και σε λογικά πλαίσια.

6. Εάν ο αιτών επιθυμεί να συμβουλευτεί κάποιο έγγραφο εντός των εγκαταστάσεων της Επιτροπής, η αρμόδια υπηρεσία οφείλει να προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες για την εξυπηρέτησή του. Εάν η υπηρεσία αυτή δεν μπορεί να παράσχει τις σχετικές διευκολύνσεις, ο ενδιαφερόμενος συμβουλεύεται το έγγραφο είτε σε μία από τις κεντρικές βιβλιοθήκες της Επιτροπής, στις Βρυξέλλες και στο Λουξεμβούργο, είτε σε οποιοδήποτε γραφείο της Επιτροπής στα κράτη μέλη ή στις αντιπροσωπείες της στις τρίτες χώρες.

Άρθρο 3

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από τις 15 Φεβρουαρίου 1994. Δημοσιεύται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Βρυξέλλες, 8 Φεβρουαρίου 1994.

Για την Επιτροπή

Joao PINHEIRO

Μέλος της Επιτροπής

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Κώδικας συμπεριφοράς όσον αφορά την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής και του Συμβουλίου Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

ΕΧΟΝΤΑΣ ΥΠΟΨΗ τη δήλωση για το δικαίωμα πρόσβασης στις πληροφορίες που έχει προσαρτηθεί στην τελική πράξη της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, στην οποία υπογραμμίζεται ότι η διαφάνεια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων ενισχύει τη δημοκρατικότητα των οργάνων, καθώς και την εμπιστοσύνη του κοινού προς το διοικητικό μηχανισμό,

ότι τα ευρωπαϊκά συμβούλια του Μπίρμινγχαμ και του Εδιμβούργου καθόρισαν ορισμένες αρχές για την προώθηση μιας Ευρώπης που θα βρίσκεται πλησιέστερα προς του πολίτες της,

ότι τα συμπεράσματα του ευρωπαϊκού συμβουλίου της Κοπεγχάγης, τα οποία επιβεβαιώνουν την αρχή μιας όσον το δυνατόν ευρύτερης πρόσβασης των πολιτών στις πληροφορίες, καλούν την Επιτροπή και το Συμβούλιο να λάβουν σύντομα τα μέτρα που απαιτούνται για την υλοποίηση της αρχής αυτής,

ΘΕΩΡΩΝΤΑΣ επιθυμητή την επίτευξη κοινής συμφωνίας όσον αφορά τις αρχές που πρέπει να διέπουν την πρόσβαση στα έγγραφα της Επιτροπής και του Συμβουλίου, ενώ εξυπακούεται ότι είναι της αρμοδιότητας καθενός από αυτά τα δύο όργανα να θέσει σε εφαρμογή τις αρχές αυτές μέσω ειδικών κανονιστικών διατάξεων,

ΕΚΤΙΜΩΝΤΑΣ ότι οι αρχές αυτές δεν θίγουν τις διατάξεις που ισχύουν όσον αφορά την πρόσβαση στους φακέλους οι οποίοι αφορούν άμεσα πρόσωπα που έχουν ειδικό συμφέρον,

ΕΚΤΙΜΩΝΤΑΣ ότι οι αρχές αυτές θα πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή, τηρουμένων στο ακέραιο των διατάξεων περί απορρήτων πληροφοριών,

ΕΚΤΙΜΩΝΤΑΣ ότι ο παρών κώδικας συμπεριφοράς αποτελεί συμπληρωματικό στοιχείο της πολιτικής τους στους τομείς της πληροφόρησης και της επικοινωνίας,

ΣΥΜΦΩΝΟΥΝ ΟΤΙ:

Γενική αρχή Το κοινό θα έχει την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της Επιτροπής και του Συμβουλίου.

Ως έγγραφο νοείται κάθε γραπτό κείμενο, ανεξάρτητα από το χρησιμοποιούμενο υλικό φορέα, που περιέχει υφιστάμενα στοιχεία και βρίσκεται στην κατοχή της Επιτροπής ή του Συμβουλίου.

Εξέταση των αρχικών αιτήσεων

Η αίτηση πρόσβασης σε ένα έγγραφο πρέπει να διατυπώνεται κατά τρόπο αρκετά αρκιβή και εγγράφως, ιδίως δε να περιέχει στοιχεία που να επιτρέπουν τον προσδιορισμό του ή των συγκεκριμένων εγγράφων.

Το θεσμικό όργανο καλεί ενδεχομένως, τον αιτούντα να διευκρινίσει περαιτέρω την αίτησή του.

Όταν το έγγραφο που βρίσκεται στην κατοχή του θεσμικού οργάνου προέρχεται από φυσικό ή νομικό πρόσωπο, κράτος μέλος, άλλο θεσμικό όργανο ή κοινοτική υπηρεσία ή οποιοδήποτε άλλο εθνικό ή διεθνή οργανισμό, η αίτηση πρέπει να απευθύνεται απευθείας στον συντάκτη του εγγράφου.

Το ενδιαφερόμενο θεσμικό όργανο, κατόπιν διαβούλευσης με τους αιτούντες, βρίσκει μια δίκαιη λύση για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί στις επαναλαμβανόμενες αιτήσεις ή/και στις αιτήσεις που αφορούν πολυσέλιδα έγγραφα.

Η πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται είτε με χρήση επί τούτου με την παράδοση αντιγράφου με έξοδα του αιτούντος, τα οποία δεν υπερβαίνουν ορισμένα εύλογα όρια.

Το ενδιαφερόμενο θεσμικό όργανο θα μπορούσε να προβλέψει ότι το πρόσωπο στο οποίο κοινοποιείται το έγγραφο δεν μπορεί να το ανατυπώσει, να το διανείμει ή να το χρησιμοποιήσει για εμπορικούς σκοπούς με απευθείας πώληση χωρίς προηγούμενη άδεια του ενδιαφερόμενου θεσμικού οργάνου.

Οι αρμόδιες υπηρεσίες του ενδιαφερόμενου θεσμικού οργάνου ειδοποιούν εγγράφως τον αιτούντα και εντός προθεσμίας ενός μηνός, είτε για την αποδοχή της αίτησής του είτε για την πρόθεσή τους να εισηγηθούν στο θεσμικό όργανο την απόρριψή της.

Εξέταση των επαναληπτικών αιτήσεων Σε περίπτωση που οι αρμόδιες υπηρεσίες του εν λόγω θεσμικού οργάνου προτίθενται να εισηγηθούν στο θεσμικό όργανο να απορρίψει την αίτηση του ενδιαφερομένου, τον ενημερώνουν γι' αυτό πληροφορώντας τον συνάμα ότι διαθέτει προθεσμία ενός μηνός για να υποβάλει επαναληπτική αίτηση προς το θεσμικό όργανο με στόχο την αναθεώρηση της θέσης αυτής, ειδάλλως θεωρείται ότι παραιτείται από την αρχική αίτησή του.

Εάν υποβληθεί επαναληπτική αίτηση και αποφασίσει το ενδιαφερόμενο όργανο να μην κοινοποιήσει το έγγραφο, η αρνητική απόφαση η οποία λαμβάνεται εντός ενός μηνός από την υποβολή της αίτησης, γνωστοποιείται εγγράφως στον αιτούντα το ταχύτερο δυνατόν, είναι δε δεόντως αιτιολογημένη και αναφέρει ρητά τα ένδικα μέσα, ήτοι την προσφυγή ενώπιον του Δικαστηρίου και την παρέμβαση του διαμεσολαβητή (υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στα άρθρα 173 και 138ε της συνθήκης ΕΟΚ αντιστοίχως).

Καθεστώς εξαιρέσεων Τα θεσμικά όργανα αρνούνται την πρόσβαση σε έγγραφο του οποίου η κοινολόγηση είναι δυνατόν να αποβεί εις βάρος:

- της προστασίας του δημοσίου συμφέροντος (δημόσια ασφάλεια, διεθνείς σχέσεις, νομισματική σταθερότητα, δικαστικές διαδικασίες, επιθεωρήσεις και έρευνες),

- της προστασίας του προσώπου και της ιδιωτικής ζωής,

- της προστασίας του απορρήτου στον εμπορικό και βιομηχανικό τομέα,

- της προστασίας των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας,

- της προστασίας της εχεμύθειας που ζητά το φυσικό ή νομικό πρόσωπο το οποίο παρέσχε την πληροφορία ή που απαιτείται από τη νομοθεσία του κράτους μέλους το οποίο παρέσχε την πληροφορία.

Τα θεσμικά όργανα μπορούν επίσης να αρνηθούν την πρόσβαση για να εξασφαλίσουν προστασία του συμφέροντος του θεσμικού οργάνου σε συνάρτηση με το απόρρητο των διαβουλεύσεών του.

Εφαρμογή Η Επιτροπή και το Συμβούλιο λαμβάνουν τα μέτρα για την εφαρμογή των προαναφερομένων διατάξεων πριν από την 1η Ιανουαρίου 1994.

Επανεξέταση Το Συμβούλιο και η Επιτροπή συμφωνούν ότι ο παρών κώδικας συμπεριφοράς θα επανεξετασθεί μετά δύο χρόνια εφαρμογής, επί τη βάσει εκθέσεων των γενικών γραμματέων του Συμβουλίου και της Επιτροπής.