1.   Il comitato misto si riunisce periodicamente almeno una volta l’anno ad una data stabilita di comune accordo. Se una parte ritiene necessarie riunioni supplementari, l’altra parte mostra la massima disponibilità nei confronti di tale richiesta.

2.   Salvo decisione contraria, le parti ospitano a turno le riunioni. Previo accordo delle parti, si può fare ricorso a teleconferenze o videoconferenze.

3.   I copresidenti convocano le riunioni del comitato misto.

4.   I copresidenti stabiliscono la data della riunione e si scambiano i necessari documenti con il dovuto anticipo per assicurare un’adeguata preparazione, possibilmente tre settimane prima della riunione.

5.   La parte che ospita una riunione o che richiede una videoconferenza o una teleconferenza è responsabile delle questioni logistiche.

1.   Almeno 14 giorni prima di ciascuna riunione i copresidenti redigono un ordine del giorno provvisorio. Tale ordine del giorno comprende i punti per i quali uno dei copresidenti ha ricevuto una richiesta d’iscrizione all’ordine del giorno almeno 14 giorni prima della riunione.

2.   Ciascuna parte può aggiungere dei punti all’ordine del giorno in qualsiasi momento prima della riunione, previo accordo dell’altra parte. Se possibile, le richieste di aggiungere punti all’ordine del giorno provvisorio sono inviate per iscritto all’altra parte e sono accolte nella misura del possibile.

3.   All’inizio di ciascuna riunione i due copresidenti adottano l’ordine del giorno definitivo. Un punto diverso da quelli che figurano nell’ordine del giorno provvisorio può essere iscritto all’ordine del giorno con l’assenso delle parti e nella misura del possibile.

1.   Il copresidente della parte che ospita la riunione prepara appena possibile un progetto di verbale.

2.   Il verbale indica di norma per ciascun punto all’ordine del giorno:

3.   Il verbale riporta anche i nomi dei partecipanti per ciascuna delegazione, nonché il ministero o l’organismo che rappresentano.

4.   I copresidenti approvano il verbale.

1.   Il comitato misto adotta le proprie decisioni all’unanimità.

2.   Al di fuori delle sue riunioni ufficiali, il comitato misto può adottare decisioni tramite procedura scritta.

3.   Le decisioni del comitato recano il titolo “decisione”, seguito da un numero progressivo e dalla descrizione del loro oggetto. È indicata anche la data della loro entrata in vigore. Le decisioni sono firmate dai rappresentanti del comitato misto abilitati a deliberare a nome delle parti. Le decisioni sono redatte in duplice esemplare, ciascuna versione facente ugualmente fede.

1.   Ciascuna parte è responsabile delle spese sostenute per partecipare alle riunioni del comitato misto, comprese le spese di personale, viaggio e sostentamento e le spese postali e di telecomunicazioni.

2.   Le altre spese connesse all’organizzazione delle riunioni sono generalmente a carico della parte che ospita la riunione.

1.   Le riunioni del comitato misto non sono pubbliche, a meno che entrambe le parti non stabiliscano diversamente.

2.   Ai fini della riservatezza, i verbali e gli altri documenti del comitato misto sono considerati informazioni scambiate a norma dell’articolo 17 dell’accordo.

3.   Previo accordo dei copresidenti, possono essere invitati alle riunioni partecipanti che non sono funzionari delle parti contraenti, e che sono sottoposti alle norme di cui all’articolo 17 dell’accordo.

4.   Le parti possono procedere a comunicazioni pubbliche o informare altrimenti il pubblico interessato dei risultati delle riunioni del comitato misto.