1.   Le comité mixte se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an, à une date mutuellement acceptable. Si une des parties estime que des réunions supplémentaires sont nécessaires, l’autre partie donne suite, dans toute la mesure du possible, aux demandes ainsi formulées.

2.   Sauf accord contraire, les parties accueillent les réunions à tour de rôle. La téléconférence et la vidéoconférence peuvent être utilisées avec l’assentiment des parties.

3.   Les coprésidents convoquent les réunions du comité.

4.   Les coprésidents fixent une date pour la réunion et s’échangent en temps utile tous les documents nécessaires à une préparation adéquate, si possible trois semaines avant la réunion.

5.   La partie qui accueille la réunion ou qui demande une vidéoconférence ou une téléconférence se charge des aspects logistiques.

1.   Les coprésidents établissent un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, au plus tard 14 jours avant celle-ci. L’ordre du jour provisoire comporte les points dont l’inscription a été demandée à l’un des coprésidents au plus tard 14 jours avant la réunion.

2.   Chaque partie peut ajouter des points à l’ordre du jour provisoire à tout moment avant la réunion, avec l’accord de l’autre partie. Si possible, chaque partie notifie par écrit à l’autre les demandes d’ajout de points à l’ordre du jour provisoire. Ces demandes sont prises en considération autant que faire se peut.

3.   Les coprésidents adoptent l’ordre du jour définitif au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l’ordre du jour provisoire peut y être ajouté avec l’accord des deux parties et est pris en considération dans la mesure du possible.

1.   Le coprésident de la partie hôte établit dès que possible un projet de compte rendu pour chaque réunion.

2.   Le compte rendu indique, en règle générale, pour chaque point de l’ordre du jour:

3.   Le compte rendu comprend également la liste des participants de chaque délégation, ainsi que le ministère ou l’organisme qu’ils représentent.

4.   Les coprésidents approuvent le compte rendu.

1.   Le comité mixte adopte ses décisions à l’unanimité.

2.   Le comité mixte peut adopter une décision par procédure écrite en dehors de ses réunions formelles.

3.   Les décisions du comité mixte portent l’intitulé «décision» suivi d’un numéro d’ordre et d’une description de leur objet. La date d’effet est également indiquée. Les décisions sont signées par les représentants du comité mixte autorisés à agir au nom des parties. Elles sont établies en double exemplaire, chaque texte faisant également foi.

1.   Chaque partie prend en charge les dépenses qu’elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais de port et de télécommunications.

2.   La partie hôte prend normalement en charge les autres dépenses afférentes à l’organisation des réunions.

1.   Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas ouvertes au public.

2.   Par souci de confidentialité, les comptes rendus et autres documents du comité mixte sont considérés comme des informations échangées au sens de l’article 17 de l’accord.

3.   Des participants autres que des fonctionnaires des parties peuvent être invités, avec l’accord des deux coprésidents, et sont également soumis à l’article 17 de l’accord.

4.   Les parties peuvent organiser des séances d’information publiques ou communiquer de toute autre manière au public intéressé les résultats des réunions du comité mixte.