1.   Η μεικτή επιτροπή συνέρχεται σε τακτά διαστήματα και τουλάχιστον μία φορά ετησίως σε αμοιβαία συμφωνηθέντα χρόνο. Στην περίπτωση που ένα μέρος κρίνει αναγκαία τη διεξαγωγή συμπληρωματικών συνεδριάσεων, το άλλο μέρος ικανοποιεί το αίτημα αυτό στον μέγιστο δυνατό βαθμό.

2.   Τα συμβαλλόμενα μέρη αναλαμβάνουν εκ περιτροπής τη διοργάνωση της συνεδρίασης εκτός αν συμφωνηθεί διαφορετικά. Οι τηλεδιασκέψεις ή οι βιντεοδιασκέψεις μπορούν να χρησιμοποιούνται μετά από συμφωνία μεταξύ των μερών.

3.   Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής συγκαλούνται από τους συμπροέδρους.

4.   Οι συμπρόεδροι καθορίζουν μια ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης και ανταλλάσσουν τα απαιτούμενα έγγραφα εγκαίρως, ώστε να εξασφαλιστεί επαρκής προετοιμασία, εφόσον είναι δυνατό, τρεις εβδομάδες πριν από τη συνεδρίαση.

5.   Το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση ή συγκαλεί τη βιντεοδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη αναλαμβάνει και τα θέματα διοικητικής μέριμνας.

1.   Για κάθε συνεδρίαση συντάσσεται προσωρινή ημερήσια διάταξη από τους συμπροέδρους, το αργότερο 14 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα θέματα για τα οποία έχει ληφθεί αίτηση συμπερίληψής τους στην ημερήσια διάταξη από έναν από τους συμπροέδρους, το αργότερο 14 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να προσθέσει θέματα στην προσωρινή ημερήσια διάταξη οποιαδήποτε στιγμή πριν από τη συνεδρίαση, εφόσον συμφωνεί και το άλλο μέρος. Το μέρος που επιθυμεί να προσθέσει θέματα στην προσωρινή ημερήσια διάταξη υποβάλλει την αίτησή του γραπτώς, αν είναι δυνατόν, στο άλλο μέρος. Οι αιτήσεις αυτές ικανοποιούνται στο μέτρο του δυνατού.

3.   Η τελική ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τους συμπροέδρους στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Θέμα άλλο από αυτά που περιέχονται ήδη στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να συμπεριληφθεί εκ των υστέρων, εφόσον τα μέρη συμφωνούν, και ικανοποιείται στο μέτρο του δυνατού.

1.   Προσχέδιο των πρακτικών καταρτίζεται το συντομότερο δυνατό από τον συμπρόεδρο που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

2.   Τα πρακτικά, κατά γενικό κανόνα, παραθέτουν όσον αφορά κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης:

3.   Στα πρακτικά αναγράφονται επίσης τα άτομα των αντίστοιχων αντιπροσωπειών που συμμετέχουν, καθώς και το υπουργείο ή η υπηρεσία που εκπροσωπεί το καθένα.

4.   Τα πρακτικά εγκρίνονται από τους συμπροέδρους.

1.   Η μεικτή επιτροπή λαμβάνει τις αποφάσεις της με ομοφωνία.

2.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να εγκρίνει απόφαση με γραπτή διαδικασία σε στιγμή άλλη από τις επίσημες συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής.

3.   Οι αποφάσεις της μεικτής επιτροπής φέρουν την επικεφαλίδα “απόφαση” και ακολουθούνται από αύξοντα αριθμό και από την περιγραφή του θέματός τους. Η ημερομηνία έναρξης ισχύος της απόφασης αναγράφεται επίσης. Οι αποφάσεις υπογράφονται από αντιπροσώπους της μεικτής επιτροπής που εξουσιοδοτούνται να ενεργούν εξ ονόματος των μερών. Οι αποφάσεις συντάσσονται εις διπλούν και κάθε απόδοση είναι εξίσου αυθεντική.

1.   Κάθε μέρος είναι υπεύθυνο για τις δαπάνες που προκύπτουν από τη συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, περιλαμβανομένων και των δαπανών προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής καθώς και των εξόδων ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι λοιπές δαπάνες που προκύπτουν από τη διοργάνωση των συνεδριάσεων καλύπτονται γενικά από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

1.   Εκτός κι αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι ανοικτές στο κοινό.

2.   Τα πρακτικά και τα λοιπά έγγραφα της μεικτής επιτροπής θεωρούνται πληροφορίες που ανταλλάσσονται σύμφωνα με το άρθρο 17 της συμφωνίας για λόγους εμπιστευτικότητας.

3.   Συμμετέχοντες άλλοι, εκτός των αξιωματούχων των μερών, μπορούν να προσκαλούνται από τους συμπροέδρους και υπόκεινται στις ίδιες απαιτήσεις ως προς την εμπιστευτικότητα, σύμφωνα με το άρθρο 17 της συμφωνίας.

4.   Τα μέρη μπορούν να διοργανώνουν δημόσιες συναντήσεις ενημέρωσης ή να ενημερώνουν με άλλο τρόπο το ενδιαφερόμενο κοινό σχετικά με τα αποτελέσματα των συνεδριάσεων της μεικτής επιτροπής.