Η Συνδιάσκεψη θεωρεί ότι η διαφάνεια της διαδικασίας λήψεως αποφάσεων ενισχύει τη δημοκρατικότητα των οργάνων καθώς και την εμπιστοσύνη του κοινού προς τον διοικητικό μηχανισμό. Γι' αυτόν τον λόγο η Συνδιάσκεψη συνιστά να υποβάλει η Επιτροπή στο Συμβούλιο, το αργότερο το 1993, έκθεση σχετικά με τα μέτρα που αποσκοπούν να διευρύνουν την πρόσβαση του κοινού στις πληροφορίες που διαθέτουν τα όργανα.

Το κοινό θα έχει την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της Επιτροπής και του Συμβουλίου.

Σε περίπτωση που οι αρμόδιες υπηρεσίες του εν λόγω θεσμικού οργάνου προτίθενται να εισηγηθούν στο θεσμικό όργανο να απορρίψει την αίτηση του ενδιαφερομένου, τον ενημερώνουν γι' αυτό πληροφορώντας τον συνάμα ότι διαθέτει προθεσμία ενός μηνός για να υποβάλει επαναληπτική αίτηση προς το θεσμικό όργανο με στόχο την αναθεώρηση της θέσης αυτής, ειδάλλως θεωρείται ότι παραιτείται από την αρχική αίτηση του.

Εάν υποβληθεί επαναληπτική αίτηση και αποφασίσει το ενδιαφερόμενο όργανο να μην κοινοποιήσει το έγγραφο, η αρνητική απόφαση, η οποία λαμβάνεται εντός ενός μηνός από την υποβολή της αίτησης, γνωστοποιείται εγγράφως στον αιτούντα το ταχύτερο δυνατόν, είναι δε δεόντως αιτιολογημένη και αναφέρει ρητά τα ένδικα μέσα, ήτοι την προσφυγή ενώπιον του Δικαστηρίου και την παρέμβαση του διαμεσολαβητή (υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στα άρθρα 173 και 138 Ε της Συνθήκης ΕΟΚ αντιστοίχως).

Τα θεσμικά όργανα αρνούνται την πρόσβαση σε έγγραφο του οποίου η κοινολόγηση είναι δυνατόν να αποβεί εις βάρος:

Τα θεσμικά όργανα μπορούν επίσης να αρνηθούν την πρόσβαση για να εξασφαλίσουν προστασία του συμφέροντος του θεσμικού οργάνου σε συνάρτηση με το απόρρητο των διαβουλεύσεων του.

On 21 June 1991 WWF UK lodged a complaint with the Commission against the project of the Irish Department of Finance concerning the construction of an interpretative centre for visitors at Mullaghmore (Ireland). An Taisce subsequently joined thw complaint. My clients objected against the project and, in particular, that Community structural funds may be used by Ireland for the project. They argued that the project would violate EC environmental law.

In the following, several letters were exchanged between the Commission's services and my clients. They concerned the questions (1) whether the Commission would initiate proceedings under Art. 169 of the Treaty against Ireland with regard to the project, and (2) whether the Commission would allow structural funds to be used for the project. On 7 October 1992 the Commission issued a press release stating that it had decided not to initiate infringement proceedings against Ireland. On the same day, Commissioner Bruce Millan (responsible for regional policies) wrote to Mr Noel Treacy (Irish Minister of State, Department of Finance) a letter stating that following the decision not to initiate infringement proceedings there would now be no obstacle of structural funds assistance for the project.

On behalf of my clients I respectfully request access to all Commission documents relating to the examination of the Mullaghmore project, and in particular to the examination whether structiral funds may be used for the project. Preferably, we should like to receive copies of the relavant documents.

[Σας 21 Ιουνίου 1991, το WWF UK υπέβαλε καταγγελία στην Επιτροπή αναφορικά με το σχέδιο του ιρλανδικού Υπουργείου Οικονομικών σχετικά με την κατασκευή κέντρου παρατηρήσεως της φύσεως στο Mullaghmore (Ιρλανδία). Στη συνέχεια, το An Taisce προσυπέγραψε την ίδια καταγγελία. Οι πελάτες μου επέκριναν το σχέδιο αυτό και, κυρίως, το γεγονός ότι είναι δυνατό να χρησιμοποιηθούν από την Ιρλανδία, για τον σκοπό αυτό, κεφάλαια των κοινοτικών διαρθρωτικών ταμείων. Υποστήριξαν ότι το σχέδιο αυτό συνιστά παράβαση των διατάξεων περί περιβάλλοντος του κοινοτικού δικαίου.

Στη συνέχεια, υπήρξε σχετική αλληλογραφία μεταξύ των υπηρεσιών της Επιτροπής και των πελατών μου. Η αλληλογραφία αυτή αφορούσε τα ζητήματα 1) αν η Επιτροπή θα κινούσε κατά της Ιρλανδίας, αναφορικά με το σχέδιο, διαδικασία λόγω παραβάσεως σύμφωνα με το άρθρο 169 της Συνθήκης και 2) αν η Επιτροπή θα επέτρεπε τη χρησιμοποίηση για το σχέδιο κεφαλαίων διαρθρωτικών ταμείων. Στις 7 Οκτωβρίου 1992 η Επιτροπή δημοσίευσε ανακοίνωση τύπου, γνωστοποιώντας ότι είχε αποφασίσει να μην κινήσει κατά της Ιρλανδίας τη διαδικασία λόγω παραβάσεως. Την ίδια ημέρα, ο επίτροπος Bruce Millan (υπεύθυνος για την περιφερειακή πολιτική) απηύθυνε έγγραφο στον Noel Treacy (Ιρλανδό Υπουργό Οικονομικών) πληροφορώντας τον ότι κατόπιν της προπαρατεθείσας αποφάσεως να μην κινηθεί διαδικασία λόγω παραβάσεως δεν υφίσταται πλέον κανένα εμπόδιο για τη χορήγηση, για το σχέδιο αυτό, κεφαλαίων διαρθρωτικών ταμείων.

Με τον δέοντα σεβασμό, ζητώ, επ' ονόματι των πελατών μου, την πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα της Επιτροπής σχετικά με την εξέταση του σχεδίου Mullaghmore και, ιδίως, με το ζήτημα αν είναι δυνατή η χρησιμοποίηση κεφαλαίων διαρθρωτικών ταμείων για το σχέδιο αυτό. Θα επιθυμούσα, κατά προτίμηση, να λάβω φωτοαντίγραφα των σχετικών εγγράφων.]

Ι regret to inform you that the documents you have requested fall under the exceptions to access provided for under the access policy. Consequently, I do not intend to make the documents available.

The exceptions serve to protect public and private interests, and to ensure that the Commission's internal deliberations remain confidential. I attach a list of them for your information, and can inform you that the relevant exemptions in the case of the documents you have requested are the protection of the public interest (in particular, inspections and investigations) and the protection of the Commission's interest in the confidentiality of its own proceedings. The documents you have requested relate to the investigation of complaints, as well as to the Commission's internal deliberations.

[Μετά λύπης μου σας πληροφορώ ότι τα έγγραφα που ζητήσατε εμπίπτουν στις εξαιρέσεις από το δικαίωμα προσβάσεως που προβλέπονται στο πλαίσιο της πολιτικής σχετικά με την πρόσβαση στα έγγραφα. Κατά συνέπεια, δεν προτίθεμαι να θέσω στη διάθεση σας τα έγγραφα αυτά.

Οι εξαιρέσεις σκοπούν στην προστασία δημοσίων και ιδιωτικών συμφερόντων και στη διασφάλιση του απορρήτου των εσωτερικών διαβουλεύσεων της Επιτροπής. Επισυνάπτω, προς ενημέρωση σας, κατάλογο των εξαιρέσεων αυτών και σας πληροφορώ ότι, όσον αφορά την περίπτωση των εγγράφων που έχετε ζητήσει, οι σχετικές εξαιρέσεις αφορούν την προστασία του δημοσίου συμφέροντος (συγκεκριμένα, των δραστηριοτήτων επιθεωρήσεως και έρευνας) και την προστασία του συμφέροντος της Επιτροπής αναφορικά με το απόρρητο των διαβουλεύσεών της. Τα έγγραφα που ζητήσατε αφορούν την εξέταση καταγγελιών καθώς και εσωτερικές διαβουλεύσεις της Επιτροπής.]

I regret to inform you that the additional documents you have requested fall under the exemptions to access provided for under the access policy. Consequently, I do not intend to make the documents available.

The exemptions serve in particular to ensure thai the Commission's internal deliberations remain confidential. Such documents would include all internal notes, exchange of letters between services including the Legal Service, and all other information whose disclosure would infringe lhe confidentiality of the Commission's deliberations.

[Μετά λύπης μου σας πληροφορώ cm τα επί πλέον έγγραφα που ζητήσατε εμπίπτουν στις εξαιρέσεις από το δικαίωμα προσβάσεως που προβλέπονται στο πλαίσιο της πολιτικής σχετικά με την πρόσβαση στα έγγραφα. Κατά συνέπεια, δεν προτίθεμαι να θέσω τα έγγραφα αυτά στη διάθεση σας.

Οι εξαιρέσεις σκοπούν, ειδικότερα, στη διασφάλιση του απορρήτου των εσωτερικών διαβουλεύσεων της Επιτροπής. Στα έγγραφα αυτά περιλαμβάνεται κάθε εσωτερικό σημείωμα, κάθε ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της Νομικής Υπηρεσίας, καθώς και κάθε άλλη πληροφορία της οποίας η κοινολόγηση θα παραβίαζε το απόρρητο των διαβουλεύσεων της Επιτροπής.]

Mr Kramer argued that the documents would fall under the exemptions to access provided for under the Commission's access policy. He cited as relevant exemption the confidentiality of the Commission's internal deliberation procedure, and the protection of public interest (in particular, inspections and investigations).

On behalf of my clients I write to confirm my application for access to the above mentioned documents and formally to request that you review your intention to refuse access.

The right of public access to Commission documents has been granted in order to provide for transparency in the Commission's decision making process. In addition, the process is intended to strengthen the confidence of the public in the administration (cf. the preamble of the Code of Conduct concerning public access to Commission and Council documents; OJ 1994 No L 46/60). These objectives can only be achieved if access is granted to the greatest extent possible. Thus, the Commission should only refuse access to its documents if this is absolutely indispensable. Consequently, the exemptions to access to Commission documents must be interpreted narrowly.

Moreover, the Code of Conduct merely provides that the Commission may refuse access in order to protect the institution's interest in the confidentiality of its proceedings. Thus, this exemption is not mandatory. The Commission can only invoke this exemption if the particular circumstances of a case make it necessary to keep the internal deliberation procedure confidential. No such circumstances were mentioned by the Director General. Indeed, it is clear from the list of circumstances in which the exemption policy may be applied that none are relevant to this case.

Finally, the present application constitutes a request for access to documents relating to proceedings which have been closed since October 1992. In such case the ability of the Commission to think in private is no longer at stake. This is also mentioned in the internal guidelines of the Commission [COM Doc. SEC(94) 321 of 16 February 1994]. Therefore, the Commission can, in our view, not rely on the exemption of the protection of public interest.

In any event, the exemptions could only justify to refuse access to some of the documents for which access has been requested.

[Ο κ. Krämer υποστηρίζει ότι τα έγγραφα εμπίπτουν στις εξαιρέσεις από το δικαίωμα προσβάσεως που προβλέπονται στο πλαίσιο της πολιτικής της Επιτροπής αναφορικά με την πρόσβαση στα έγγραφα. Ανέφερε ως σχετικές εξαιρέσεις το απόρρητο της διαδικασίας της εσωτερικής διαβουλεύσεως της Επιτροπής και την προστασία του δημοσίου συμφέροντος (ειδικότερα, των δραστηριοτήτων επιθεωρήσεως και έρευνας).

Επ' ονόματι των πελατών μου, σας απευθύνω την παρούσα επιβεβαιώνοντας την αίτηση μου προσβάσεως στα προμνημονευθέντα έγγραφα και σας ζητώ ρητώς να αναθεωρήσετε την πρόθεση σας να αρνηθείτε την πρόσβαση στα έγγραφα αυτά.

Το δικαίωμα προσβάσεως του κοινού στα έγγραφα έχει παραχωρηθεί για τη διασφάλιση της διαφάνειας της σχετικής με τη λήψη αποφάσεων διαδικασίας της Επιτροπής. Εξάλλου, σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η ενίσχυση της εμπιστοσύνης του κοινού στη διοίκηση (βλ. το προοίμιο του κώδικα συμπεριφοράς σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής και του Συμβουλίου (ΕΕ 1994, L 46, σ. 60). Οι στόχοι αυτοί μπορούν να επιτευχθούν μόνον εάν η πρόσβαση επιτρέπεται στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό. Επομένως, η Επιτροπή θα πρέπει να αρνείται την πρόσβαση στα έγγραφά της μόνον εφόσον κάτι τέτοιο είναι απολύτως αναγκαίο. Κατά συνέπεια, οι εξαιρέσεις από το δικαίωμα προσβάσεως στα έγγραφα της Επιτροπής πρέπει να ερμηνεύονται στενώς.

Εξάλλου, ο κώδικας συμπεριφοράς ορίζει απλώς ότι η Επιτροπή μπορεί να αρνηθεί την πρόσβαση προκειμένου να εξασφαλίσει την προστασία του συμφέροντος του θεσμικού οργάνου σε σχέση με το απόρρητο των διαβουλεύσεών του. Επομένως, η εξαίρεση αυτή δεν είναι υποχρεωτική. Η Επιτροπή μπορεί να επικαλεστεί την εξαίρεση αυτή μόνον εάν οι ειδικές περιστάσεις μιας περιπτώσεως καθιστούν αναγκαία την τήρηση του απορρήτου της διαδικασίας εσωτερικής διαβουλεύσεως. Καμιά τέτοιου είδους περίσταση δεν μνημονεύτηκε από τον γενικό διευθυντή. Πράγματι, από τον κατάλογο των περιπτώσεων όπου είναι δυνατή η εφαρμογή των σχετικών με εξαιρέσεις κανόνων προκύπτει σαφώς ότι καμία δεν συντρέχει εν προκειμένω.

Τέλος, με την παρούσα αίτηση ζητείται η πρόσβαση σε έγγραφα σχετικά με διαδικασία που έχει περατωθεί ήδη από τον Οκτώβριο του 1992. Σε μια τέτοια περίπτωση, δεν διακυβεύεται πλέον η δυνατότητα της Επιτροπής να διαβουλεύεται κατ' ιδíav. Τούτο εκτίθεται επίσης στις εσωτερικές οδηγίες της Επιτροπής [COM Doc. SEC(94) 321, της 16ης Φεβρουαρίου 1994]. Κατά συνέπεια, η Επιτροπή δεν μπορεί, κατά τη γνώμη μου, να επικαλείται τη σχετική με την προστασία του δημοσίου συμφέροντος εξαίρεση.

Εν πάση περιπτώσει, οι εξαιρέσεις θα μπορούσαν να δικαιολογήσουν την άρνηση προσβάσεως μόνον αναφορικά με ορισμένα έγγραφα ως προς τα οποία έχει ζητηθεί η πρόσβαση]

The Director General argued that the documents would fall under the exemptions to access provided for under the Commission's access policy. He cited as relevant exemption the confidentiality of the Commission's internal deliberation procedure.

[Ο Γενικός Διευθυντής υποστήριξε ότι τα έγγραφα εμπίπτουν στις εξαιρέσεις από την πρόσβαση που προβλέπονται στο πλαίσιο της πολιτικής της Επιτροπής σχετικά με την πρόσβαση στα έγγραφα. Ανέφερε ως σχετική εξαίρεση το απόρρητο των εσωτερικών διαβουλεύσεων της Επιτροπής].

Thank you for your letters of 19 December 1994 in which you seek a review of the intention of Mr Kramer (DG XI) and Mr Landaburu (DG XVI) to refuse access to the Commission documents relating to the examination of the Mullaghmore project, and in particular to the examination of whether structural funds may be used for the project.

In your letters you argue that in the interests of promoting transparency in the Commission's decision making process and strengthening the confidence of the public in the administration, the Commission should only refuse access to its documents if this is absolutely indispensable, and that the exemptions to access to Commission documents must be interpreted narrowly.

That is actually the way the Commission applies its policy of transparency: each request is treated individually and thoroughly examined on a case-by-case basis. The fundamental principle guiding the consideration of each request is that the public will have the widest possible access to documents held by the Commission, albeit with certain exemptions to protect public and private interests which could be damaged if access to certain documents were permitted, and to ensure that the Commission can deliberate in confidence.

These exceptions were expressly envisaged by the Code of Conduct concerning public access to Commission and Council documents, adopted on 8 February 1994.

Having examined your request, I have to confirm the position of Mr Landaburu and Mr Krämer, for the reason that the disclosure of these documents could affect the protection of the Commission interest in the confidentiality of its proceedings, and the protection of the public interest, in particular the proper progress of the infringement proceeding.

Indeed, it is essential for the Commission to be able to investigate matters with which it is concerned as guardian of the Treaties, whilst respecting the confidential nature of such proceedings. It is clear that it is indispensable for the Commission to ensure that a climate of mutual confidence is maintained, which would risk being severely disrupted by publicity. Such publicity is not easily reconciled with the search for a settlement to a dispute at a preliminary stage.

The disclosure, particularly of letters exchanged between the Commission and the Member State concerned, could prejudice the treatment of infringements of Community law.

Actually, in the case of the Interpretative Centre in Ireland, the Commission has made available to the public — in a press release — its reasons for not issuing infringement proceedings against Ireland on environmental grounds.

Finally, I should like to draw your attention to the means of redress that are available, i. e., judicial proceedings and complaints to the Ombudsman under the conditions specified respectively in Articles 173 and 138 E of the Treaty establishing the European Community.

[Σας ευχαριστώ για τα έγγραφά σας της 19ης Δεκεμβρίου 1994 με τα οποία ζητείτε να αναθεωρηθεί η πρόθεση του κ. Krämer (ΓΔ IX) και του Landaburu (ΓΔ XVI) που αρνούνται την πρόσβαση στα έγγραφα της Επιτροπής σχετικά με την εξέταση του σχεδίου Mullaghmorc και, ειδικότερα, του ζητήματος αν μπορούν για το σχέδιο αυτό να χρησιμοποιηθούν κεφάλαια διαρθρωτικών ταμείων.

Στα έγγραφα σας υποστηρίζετε ότι, για τη βελτίωση της διαφάνειας όσον αφορά τη σχετική με τη λήψη αποφάσεων διαδικασία της Επιτροπής και την ενίσχυση της εμπιστοσύνης του κοινού στη διοίκηση, η Επιτροπή μπορεί να αρνείται την πρόσβαση στα έγγραφά της μόνον όταν κάτι τέτοιο είναι απολύτως αναγκαίο και ότι οι εξαιρέσεις ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα της Επιτροπής πρέπει να ερμηνεύονται στενώς.

Πράγματι, αυτός είναι ο τρόπος κατά τον οποίο η Επιτροπή εφαρμόζει την πολιτική της διαφάνειας: κάθε αίτηση αντιμετωπίζεται χωριστά και εξετάζεται λεπτομερώς, κατά περίπτωση. Η θεμελιώδης αρχή που πρυτανεύει κατά την εξέταση κάθε αιτήσεως είναι ότι το κοινό πρέπει να έχει τη μεγαλύτερη δυνατή πρόσβαση στα έγγραφα της Επιτροπής, καίτοι με ορισμένες εξαιρέσεις για την προστασία των δημοσίων και ιδιωτικών συμφερόντων, τα οποία θα μπορούσαν να θιγούν αν επιτρεπόταν η πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα, και για τη διασφάλιση του απορρήτου των διαβουλεύσεών της Επιτροπής.

Οι εξαιρέσεις αυτές έχουν ρητώς προβλεφθεί στον κώδικα συμπεριφοράς σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής και του Συμβουλίου που θεσπίστηκε στις 8 Φεβρουαρίου 1994.

Ύστερα από την εξέταση της αιτήσεως σας, οφείλω να επιβεβαιώσω τη θέση του κ. Landaburu και του κ. Krämer, για τον λόγο ότι η κοινολόγηση των εγγράφων αυτών θα μπορούσε να διακυβεύσει την προστασία του συμφέροντος της Επιτροπής σχετικά με το απόρρητο των διαβουλεύσεων της καθώς και την προστασία του δημοσίου συμφέροντος, ειδικότερα την ομαλή εξέλιξη των διαδικασιών λόγω παραβάσεως.

Πράγματι, είναι ουσιώδες να μπορεί η Επιτροπή να διεξάγει έρευνες στους τομείς που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της ως φύλακας των Συνθηκών ενώ ταυτόχρονα θα διασφαλίζεται το απόρρητο των διαδικασιών αυτών. Είναι προφανές ότι είναι ανάγκη να μεριμνά η Επιτροπή για τη διατήρηση ενός κλίματος αμοιβαίας εμπιστοσύνης το οποίο θα κινδύνευε σοβαρώς να διαταραχθεί από ενδεχόμενη δημοσιότητα. Μια τέτοια δημοσιότητα δυσχερώς συμβιβάζεται με την προσπάθεια επιτεύξεως φιλικού διακανονισμού της διαφοράς κατά την προκαταρκτική φάση.

Ειδικότερα, η κοινολόγηση των ανταλλαγέντων μεταξύ της Επιτροπής και κράτους μέλους εγγράφων θα μπορούσε να διακυβεύσει την εξέταση των παραβάσεων του κοινοτικού δικαίου.

Πράγματι, στην υπόθεση σχετικά με το κέντρο παρατηρήσεως της φύσεως στην Ιρλανδία, η Επιτροπή κατέστησε γνωστούς στο κοινό — σε ανακοίνωση τύπου — τους λόγους για τους οποίους δεν κίνησε κατά της Ιρλανδίας τη διαδικασία λόγω παραβάσεως σε σχέση με την προστασία του περιβάλλοντος.

Τέλος, ας μου επιτραπεί να επιστήσω την προσοχή σας επί των μέσων προστασίας που έχετε στη διάθεση σας, συγκεκριμένα της ένδικης προσφυγής και της καταγγελíaç στον διαμεσολαβητή, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται, αντιστοίχως στα άρθρα 173 και 138 Ε της Συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας].

να ακυρώσει την απόφαση της Επιτροπής που περιλαμβάνεται στο έγγραφο της της 2ας Φεβρουαρίου 1995 και

ν' απορρίψει την προσφυγή και

ν' απορρίψει την προσφυγή ως αβάσιμη.