LIITE

SAFETY GATE -PIKAHÄLYTYSJÄRJESTELMÄN YHTEINEN REKISTERINPITO

1.   KOHDE JA KÄSITTELYTOIMIEN KUVAUS

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmä on komission ylläpitämä ilmoitusjärjestelmä, jonka avulla EU:n jäsenvaltioiden ja Euroopan talousalueen/Euroopan vapaakauppajärjestön (ETA/EFTA) kolmen jäsenmaan (Islanti, Liechtenstein ja Norja) kansalliset viranomaiset sekä komissio voivat vaihtaa nopeasti tietoja toimenpiteistä, jotka koskevat unionin ja/tai ETA:n/EFTAn markkinoilla havaittuja vaarallisia tuotteita.

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa nopea tietojenvaihto riskejä aiheuttavia tuotteita koskevista korjaavista toimenpiteistä, joita on toteutettu unionissa.

Tietojenvaihtoa käydään korjaavista toimenpiteistä, joita on toteutettu asetusten (EU) 2023/988 tai (EU) 2019/1020 soveltamisalaan kuuluvien vaarallisten kuluttaja- ja ammattikäyttöön tarkoitettujen tuotteiden osalta.

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmä kattaa sekä kansallisten viranomaisten määräämät toimenpiteet että talouden toimijoiden vapaaehtoisesti toteuttamat toimenpiteet.

2.   YHTEISREKISTERIN PITÄMISEN SOVELTAMISALA

Komissio ja kansalliset viranomaiset toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, jäljempänä ’yhteisrekisterinpitäjät’, jotka käsittelevät tietoja Safety Gate -pikahälytysjärjestelmässä. ’Kansallisilla viranomaisilla’ tarkoitetaan kaikkia tuoteturvallisuuden alalla toimivia jäsenvaltioiden ja/tai EFTA/ETA-maiden viranomaisia, jotka osallistuvat Safety Gate -yhteyspisteiden EU:n verkostoon, mukaan lukien markkinavalvontaviranomaiset, joiden vastuulla on valvoa, että tuotteet ovat turvallisuusvaatimusten mukaisia, sekä ulkorajatarkastuksista vastaavat viranomaiset.

Asetuksen (EU) 2016/679 26 artiklan ja asetuksen (EU) 2018/1725 28 artiklan soveltamista varten katsotaan, että komission vastuu henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjänä kattaa seuraavat käsittelytoimet:

1)

Komissio käsittelee tietoja toimenpiteistä, jotka on toteutettu sellaisten vakavaa vaaraa aiheuttavien tuotteiden vuoksi, joita on tuotu unioniin tai Euroopan talousalueelle tai viety niistä, toimittaakseen tiedot Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän keskitetyille kansallisille yhteyspisteille, jäljempänä ’Safety Gate -yhteyspisteet’;

2)

Komissio käsittelee tietoja, jotka se on saanut kolmansilta mailta, kansainvälisiltä järjestöiltä, yrityksiltä tai muista nopeista hälytysjärjestelmistä ja jotka koskevat EU:sta ja EU:n ulkopuolelta peräisin olevia tuotteita, jotka aiheuttavat riskin kuluttajien terveydelle ja turvallisuudelle, toimittaakseen tiedot kansallisille viranomaisille.

Näitä toimia toteuttaessaan komissio varmistaa, että asetuksessa (EU) 2018/1725 säädettyjä sovellettavia velvoitteita ja edellytyksiä noudatetaan.

Kansalliset viranomaiset puolestaan vastaavat henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjinä toimiessaan seuraavista käsittelytoimista:

1)	Kansalliset viranomaiset käsittelevät tietoja yleisestä tuoteturvallisuudesta annetun asetuksen (EU) 2023/988 26 artiklan ja asetuksen (EU) 2019/1020 20 artiklan nojalla toimittaakseen tiedot komissiolle ja muille jäsenvaltioille ja EFTA/ETA-maille;

2)	Kansalliset viranomaiset käsittelevät tietoja, jotka koskevat niiden Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta tekemien ilmoitusten perusteella toteuttamia jatkotoimia, toimittaakseen tiedot komissiolle ja muille jäsenvaltioille ja EFTA/ETA-maille.

Näitä toimia toteuttaessaan kansallisten viranomaisten on varmistettava, että asetuksessa (EU) 2016/679 säädettyjä sovellettavia velvoitteita ja edellytyksiä noudatetaan.

3.   YHTEISREKISTERINPITÄJIEN VASTUU, TEHTÄVÄT JA SUHDE REKISTERÖITYIHIN NÄHDEN

3.1   Rekisteröityjen ja henkilötietojen ryhmät

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät yhdessä seuraavia henkilötietoryhmiä:

a)

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjien yhteystiedot.   Käsittely voi koskea seuraavia tietoja: — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjän nimi; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjän sukunimi; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjän sähköpostiosoite; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjän maa; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjän ensisijainen kieli.

b)

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavien ilmoitusten ja vastausten laatijoiden ja validoijien yhteystiedot.   Näitä laatijoita ja validoijia ovat muun muassa seuraavat: — Safety Gate -yhteyspisteet ja jäsenvaltioiden ja EFTA/ETA-maiden markkinavalvontaviranomaisten tai ulkorajatarkastuksista vastaavien kansallisten viranomaisten tarkastajat, jotka osallistuvat ilmoitusmenettelyyn; — komission henkilöstön jäsenet, kuten virkamiehet, väliaikaiset ja sopimussuhteiset toimihenkilöt, harjoittelijat ja ulkoiset palveluntarjoajat.   Käsittely voi koskea seuraavia tietoja: — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavien ilmoitusten ja vastausten laatijan ja validoijan nimi; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavien ilmoitusten ja vastausten laatijan ja validoijan sukunimi; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavia ilmoituksia ja vastauksia laativan tai validoivan viranomaisen nimi; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavia ilmoituksia ja vastauksia laativan tai validoivan viranomaisen osoite; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavien ilmoitusten ja vastausten laatijan ja validoijan sähköpostiosoite; — Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta toimitettavien ilmoitusten ja vastausten laatijan ja validoijan puhelinnumero.

c)

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmään voidaan tallentaa myös seuraavia kahdentyyppisiä henkilötietoja: i) Safety Gate -pikahälytysjärjestelmään voidaan sisällyttää talouden toimijoiden yhteystietoja, jos se on tarpeen asetuksen (EU) 2023/988 3 artiklan 3 kohdassa määriteltyjen vaarallisten tuotteiden jäljittämiseksi. Nämä tiedot voi tallentaa Safety Gate -pikahälytysjärjestelmään ainoastaan kansallinen viranomainen tutkinnan yhteydessä kerättyjen tietojen perusteella. Käsittely voi koskea seuraavia tietoja: — talouden toimijan nimi; — talouden toimijan osoite; — talouden toimijan kaupunki; — talouden toimijan maa; — talouden toimijan yhteystiedot (1); — talouden toimijan osoite yhteydenottoja varten. ii) Niiden henkilöiden nimet, jotka ovat testanneet vaarallisia tuotteita ja/tai varmentaneet testausraportin, jos ne mainitaan muissa asiakirjoissa, kuten testausraportissa.

3.2   Tietojen toimittaminen rekisteröidyille

Komissio toimittaa asetuksen (EU) 2018/1725 15 ja 16 artiklan mukaiset tiedot ja 17–24 artiklan ja 35 artiklan mukaiset käsittelyä koskevat ilmoitukset tiiviissä, läpinäkyvässä, ymmärrettävässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Komissio toteuttaa myös asianmukaiset toimenpiteet avustaakseen kansallisia viranomaisia toimittamaan asetuksen (EU) 2016/679 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot ja 19–26 artiklan ja 37 artiklan mukaiset käsittelyä koskevat ilmoitukset tiiviissä, läpinäkyvässä, ymmärrettävässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Tiedot koskevat seuraavia seikkoja:

—	Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjiä koskevat tiedot;

—	ilmoitusten ja vastausten laatijoita ja validoijia koskevat tiedot.

Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjille on tiedotettava heidän oikeuksistaan Safety Gate -pikahälytysjärjestelmässä saatavilla olevalla tietosuojaselosteella.

Kansallisten viranomaisten on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen asetuksen (EU) 2016/679 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot ja 19–26 artiklan ja 37 artiklan mukaiset käsittelyä koskevat ilmoitukset tiiviissä, läpinäkyvässä, ymmärrettävässä ja helposti saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Tiedot koskevat seuraavia seikkoja:

—	oikeushenkilöitä koskevat tiedot, joissa yksilöidään luonnollinen henkilö;

—	nimi ja muut tiedot henkilöistä, jotka ovat testanneet vaarallisia tuotteita ja/tai varmentaneet testausraportteja.

Tiedot on toimitettava kirjallisesti, ja ne voidaan toimittaa myös sähköisessä muodossa.

Kansallisten viranomaisten on käytettävä komission laatimaa tietosuojaselosteen mallia täyttäessään rekisteröityihin liittyviä velvollisuuksiaan.

3.3   Rekisteröityjen esittämien pyyntöjen käsittely

Rekisteröidyt voivat käyttää asetuksiin (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 perustuvia oikeuksiaan yhteisrekisterinpitäjiä, eli komissiota ja kansallisia viranomaisia, vastaan.

Yhteisrekisterinpitäjien on käsiteltävä rekisteröityjen pyynnöt yhteisrekisterinpitäjien tätä varten laatiman menettelyn mukaisesti. Rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskeva yksityiskohtainen menettely esitetään tietosuojaselosteessa.

Yhteisrekisterinpitäjien on tehtävä yhteistyötä ja annettava toisilleen pyynnöstä nopeasti ja tehokkaasti apua rekisteröityjen esittämien pyyntöjen käsittelyssä.

Jos toinen yhteisrekisterinpitäjä saa rekisteröidyltä pyynnön, joka ei kuulu sen vastuulle, sen on toimitettava pyyntö viipymättä ja viimeistään seitsemän kalenteripäivän kuluessa vastaanottamisesta sille yhteisrekisterinpitäjälle, jonka vastuulle kyseinen pyyntö kuuluu. Vastuullisen yhteisrekisterinpitäjän on lähetettävä rekisteröidylle vastaanottoilmoitus kolmen kalenteripäivän kuluessa välitetyn pyynnön vastaanottamisesta ja ilmoitettava tästä samaan aikaan sille yhteisrekisterinpitäjälle, joka alun perin vastaanotti pyynnön.

Kun rekisteröity pyytää pääsyä henkilötietoihin, yhteisrekisterinpitäjä ei saa luovuttaa eikä muulla tavoin asettaa saataville mitään yhteisesti käsiteltäviä henkilötietoja kuulematta ensin toista yhteisrekisterinpitäjää.

4.   MUUT YHTEISREKISTERINPITÄJIEN VASTUUALUEET JA TEHTÄVÄT

4.1   Käsittelyn turvallisuus

Kunkin yhteisrekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joiden tarkoituksena on

a)	varmistaa yhteisesti käsiteltävien henkilötietojen turvallisuus, eheys ja luottamuksellisuus komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 (2) ja asianomaisen EU:n jäsenvaltion tai EFTA/ETA-maan asiaa koskevan säädöksen mukaisesti;

b)	suojella niiden hallussa olevia henkilötietoja luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä, hävittämiseltä, käytöltä tai hankkimiselta tai pääsyltä niihin;

c)	estää henkilötietojen luovuttaminen tai pääsyn antaminen niihin muille kuin etukäteen sovituille vastaanottajille tai käsittelijöille.

Kunkin yhteisrekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan käsittelyn turvallisuus asetuksen (EU) 2018/1725 33 artiklan ja asetuksen (EU) 2016/679 32 artiklan mukaisesti.

Yhteisrekisterinpitäjien on annettava toisilleen nopeasti ja tehokkaasti apua, jos ilmenee tietoturvapoikkeamia, kuten henkilötietojen tietoturvaloukkauksia.

4.2   Tietoturvapoikkeamien, kuten henkilötietojen tietoturvaloukkauksien käsittely

Yhteisrekisterinpitäjien on käsiteltävä tietoturvapoikkeamat, kuten henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, sisäisten menettelyjensä ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Yhteisrekisterinpitäjien on erityisesti annettava toisilleen nopeaa ja tehokasta apua, kun se on tarpeen yhteiskäsittelyyn liittyvien tietoturvapoikkeamien, kuten henkilötietojen tietoturvaloukkausten, tunnistamisen ja käsittelyn helpottamiseksi.

Yhteisrekisterinpitäjien on ilmoitettava toisilleen seuraavista:

a)	yhteiskäsittelyn kohteena olevien henkilötietojen saatavuuteen, luottamuksellisuuteen ja/tai koskemattomuuteen mahdollisesti tai tosiasiallisesti kohdistuvat riskit;

b)	yhteiskäsittelytoimeen liittyvät mahdolliset tietoturvapoikkeamat;

c)

henkilötietojen tietoturvaloukkaukset (eli tietoturvaloukkaukset, jotka johtavat yhteiskäsittelyn kohteena olevien henkilötietojen vahingossa tapahtuvaan tai lainvastaiseen tuhoamiseen, häviämiseen, muuttamiseen, luvattomaan luovuttamiseen tai pääsyyn tietoihin), henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset ja luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvan riskin arviointi sekä kaikki toimenpiteet, jotka on toteutettu henkilötietojen tietoturvaloukkauksen korjaamiseksi ja luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille aiheutuvan riskin pienentämiseksi;

d)	yhteiskäsittelytoimen teknisten ja/tai organisatoristen suojatoimien rikkominen.

Kukin yhteisrekisterinpitäjä on vastuussa kaikkien sellaisten tietoturvapoikkeamien käsittelystä, henkilötietojen tietoturvaloukkaukset mukaan lukien, jotka johtuvat kyseisen yhteisrekisterinpitäjän tämän täytäntöönpanoasetuksen ja asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 mukaisten velvoitteiden rikkomisesta.

Yhteisrekisterinpitäjien on dokumentoitava tietoturvapoikkeamat (henkilötietojen tietoturvaloukkaukset mukaan lukien) ja ilmoitettava niistä toisilleen ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun ne ovat saaneet tiedon tietoturvapoikkeamasta (henkilötietojen tietoturvaloukkaukset mukaan lukien).

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta vastuussa olevan yhteisrekisterinpitäjän on dokumentoitava kyseinen henkilötietojen tietoturvaloukkaus ja ilmoitettava siitä Euroopan tietosuojavaltuutetulle tai toimivaltaiselle kansalliselle valvontaviranomaiselle. Sen on tehtävä näin ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään 72 tunnin kuluttua henkilötietojen tietoturvaloukkauksen ilmitulosta, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Vastuussa olevan yhteisrekisterinpitäjän on annettava tällainen ilmoitus tiedoksi toiselle yhteisrekisterinpitäjälle.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta vastuussa olevan yhteisrekisterinpitäjän on ilmoitettava kyseisestä henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta asianomaisille rekisteröidyille, jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu suuri riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Vastuussa olevan yhteisrekisterinpitäjän on annettava tällainen ilmoitus tiedoksi toiselle yhteisrekisterinpitäjälle.

4.3   Henkilötietojen sijainti

Henkilötiedot, jotka on kerätty ilmoitusprosessia varten Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta, on tallennettava ja kerättävä Safety Gate -pikahälytysjärjestelmään sen varmistamiseksi, että pääsy sovellukseen on rajattu ainoastaan selkeästi yksilöityihin henkilöihin ja että sovellukseen tallennetut tiedot ovat siten hyvin suojattuja.

Käsittelyä varten kerättyjä henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan EU:n/ETA:n alueella, eikä niitä saa viedä kyseiseltä alueelta, paitsi jos ne ovat asetuksen (EU) 2016/679 45, 46 tai 49 artiklan tai asetuksen (EU) 2018/1725 47, 48 tai 50 artiklan mukaisia.

Asetuksen (EU) 2023/988 40 artiklan mukaan komissio voi antaa kolmansille maille tai kansainvälisille järjestöille valikoituja tietoja Safety Gate -pikahälytysjärjestelmästä ja saada asiaan liittyviä tietoja tuotteiden turvallisuudesta sekä näiden kolmansien maiden tai kansainvälisten järjestöjen toteuttamista ehkäisevistä, rajoittavista ja korjaavista toimenpiteistä. Asetuksen (EU) 2023/988 40 artiklan nojalla tehty tietojenvaihto, siltä osin kuin siihen liittyy henkilötietoja, on toteutettava unionin tietosuojasääntöjen mukaisesti.

4.4   Henkilötietojen vastaanottajat

Pääsy henkilötietoihin myönnetään ainoastaan komission valtuutetulle henkilöstölle ja toimeksisaajille sekä kansallisille viranomaisille Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän hallinnointia ja käyttöä varten. Tähän pääsyyn sovelletaan tunniste- ja salasanavaatimuksia seuraavasti:

—	Safety Gate -pikahälytysjärjestelmä on avoin ainoastaan komissiolle ja käyttäjille, jotka EU:n jäsenvaltion viranomaiset ja EFTA/ETA-maiden viranomaiset ovat nimenneet, sekä Yhdistyneen kuningaskunnan viranomaisille Pohjois-Irlannin käyttäjien osalta;

—

Pääsy Safety Gate -pikahälytysjärjestelmään kerättyihin henkilötietoihin myönnetään ainoastaan niille nimetyille ja valtuutetuille sovelluksen käyttäjille, joilla on käyttäjätunnus/salasana. Pääsy sovellukseen ja salasana voidaan myöntää vain jos toimivaltainen kansallinen viranomainen sitä pyytää komission Safety Gate -ryhmän valvonnassa;

—

Pääsy kerättyihin henkilötietoihin myönnetään tietojen käsittelystä vastaavalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Kyseisen henkilöstön on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia lakisääteisiä sopimuksia ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Pääsy kerättyihin henkilötietoihin myönnetään seuraaville henkilöille:

a)	komission henkilöstö ja toimeksisaajat;

b)	EU:n jäsenvaltioiden ja EFTA/ETA-maiden markkinavalvontaviranomaisten nimetyt yhteyspisteet ja tarkastajat sekä Yhdistyneen kuningaskunnan viranomaiset Pohjois-Irlannin käyttäjien osalta;

c)	EU:n jäsenvaltioiden ja EFTA/ETA-maiden ulkorajavalvonnasta vastaavien viranomaisten nimetyt tarkastajat.

Pääsy kaikkiin kerättyihin henkilötietoihin ja mahdollisuus muuttaa niitä pyynnöstä myönnetään seuraaville henkilöille:

a)	komission Safety Gate -ryhmän jäsenet;

b)	komission Safety Gate -tukipalvelun jäsenet.

Luettelo kaikista Safety Gate -yhteyspisteistä, mukaan lukien niiden yhteystiedot (sukunimi, nimi, viranomaisen nimi, viranomaisen osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) asetetaan saataville Safety Gate -portaalissa (3). Käyttäjien hallinnointia kansallisella tasolla valvovat Safety Gate -yhteyspisteet Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän kautta.

Kaikilla käyttäjillä on pääsy sellaisten ilmoitusten sisältöön, joiden tila on ”Euroopan komissio validoinut”. Ainoastaan kansallisilla Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjillä on pääsy omiin ilmoitusluonnoksiinsa (ennen niiden toimittamista komissiolle). Komission henkilöstöllä ja valtuutetuilla henkilöillä on pääsy ilmoituksiin, joiden tila on ”toimitettu Euroopan komissiolle”.

Kunkin yhteisrekisterinpitäjän on ilmoitettava kaikille muille yhteisrekisterinpitäjille henkilötietojen siirroista kolmansissa maissa tai kansainvälisissä järjestöissä oleville vastaanottajille.

5.   YHTEISREKISTERINPITÄJIEN MUUT VASTUUALUEET

Komission tehtävänä on huolehtia ja vastata seuraavista:

a)	päättäminen käsittelyn keinoista, vaatimuksista ja tarkoituksista;

b)	käsittelytoimien kirjaaminen;

c)	rekisteröityjen oikeuksien käyttämisen helpottaminen;

d)	rekisteröityjen esittämien pyyntöjen käsitteleminen;

e)	päättäminen rekisteröidyn oikeuksien soveltamisen rajoittamisesta tai siitä poikkeamisesta, jos se on tarpeen ja oikeasuhteista;

f)	sisäänrakennetun ja oletusarvoisen yksityisyydensuojan varmistaminen;

g)	henkilötietojen siirtojen lainmukaisuuden, tarpeellisuuden ja oikeasuhteisuuden määrittäminen ja arvioiminen;

h)	tarvittaessa ennakkokuulemisen järjestäminen Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa;

i)	sen varmistaminen, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta, tai että heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus;

j)	tehdä pyydettäessä yhteistyötä Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa tämän tehtävien hoitamisessa.

Kansallisten viranomaisten tehtävänä on huolehtia ja vastata seuraavista:

a)	käsittelytoimien kirjaaminen;

b)	sen varmistaminen, että käsiteltävät henkilötiedot ovat asianmukaisia, tarkkoja ja olennaisia ja rajoittuvat siihen, mikä on tarpeen tätä tarkoitusta varten;

c)	sen varmistaminen, että rekisteröidyille ilmoitetaan heidän oikeuksistaan läpinäkyvällä tavalla;

d)	rekisteröityjen oikeuksien käyttämisen helpottaminen;

e)

sen varmistaminen, että käytetään ainoastaan sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka antavat riittävät takeet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi niin, että käsittely täyttää asetuksessa (EU) 2016/679 säädetyt vaatimukset ja sillä varmistetaan rekisteröidyn oikeuksien suojelu;

f)	henkilötietojen käsittelijän suorittaman käsittelyn hallinnoiminen unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisella sopimuksella tai oikeudellisella asiakirjalla asetuksen (EU) 2016/679 28 artiklan mukaisesti;

g)	tarvittaessa ennakkokuulemisen järjestäminen kansallisten valvontaviranomaisten kanssa;

h)	sen varmistaminen, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta, tai että heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus;

i)	pyydettäessä yhteistyön tekeminen kansallisten valvontaviranomaisen kanssa näiden tehtävien hoitamisessa.

6.   KÄSITTELYN KESTO

Yhteisrekisterinpitäjät eivät saa säilyttää tai käsitellä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen sovittujen, tässä asetuksessa säädettyjen tarkoitusten ja velvoitteiden toteuttamiseksi eli niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tai myöhemmän käsittelyn tarkoitusta varten. On huomattava erityisesti seuraavaa:

a)	Safety Gate -pikahälytysjärjestelmän käyttäjien yhteystiedot on säilytettävä järjestelmässä niin kauan kuin he ovat käyttäjiä. Yhteystiedot on poistettava Safety Gate -pikahälytysjärjestelmästä välittömästi, kun on saatu tieto siitä, että kyseinen henkilö ei enää ole järjestelmän käyttäjä;

b)	Jäsenvaltioiden ja EFTA/ETA-maiden markkinavalvontaviranomaisten tarkastajien sekä ulkorajavalvonnasta vastaavien viranomaisten tarkastajien yhteystiedot, jotka on annettu ilmoituksissa ja vastauksissa, on säilytettävä järjestelmässä viiden vuoden ajan ilmoituksen tai vastauksen validoinnista;

c)

Järjestelmään mahdollisesti sisältyvät muiden luonnollisten henkilöiden henkilötiedot on säilytettävä muodossa, joka mahdollistaa niiden yksilöimisen 30 vuoden ajan sen jälkeen kun tiedot on syötetty Safety Gate -pikahälytysjärjestelmään. Tämä vastaa sähkölaitteiden tai moottoriajoneuvojen kaltaisten tuoteluokkien arvioitua enimmäisikää.

Komissio noudattaa rekisteröityjen oikeutettuja pyyntöjä, jotka koskevat heidän tietojensa suojaamista, muuttamista tai poistamista, kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

7.   VASTUU SÄÄNNÖSTEN NOUDATTAMATTA JÄTTÄMISESTÄ

Komissio on vastuussa säännösten noudattamatta jättämisestä asetuksen (EU) 2018/1725 VIII luvun mukaisesti.

EU:n jäsenvaltioiden viranomaiset ovat vastuussa säännösten noudattamatta jättämisestä asetuksen (EU) 2016/679 VIII luvun mukaisesti.

8.   YHTEISREKISTERINPITÄJIEN VÄLINEN YHTEISTYÖ

Kunkin yhteisrekisterinpitäjän on pyydettäessä annettava toisille yhteisrekisterinpitäjille nopeaa ja tehokasta apua tämän asetuksen täytäntöönpanossa noudattaen kaikkia sovellettavia asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 vaatimuksia sekä muita sovellettavia tietosuojasääntöjä.

9.   RIITOJEN RATKAISU

Yhteisrekisterinpitäjien on pyrittävä ratkaisemaan kaikki tämän asetuksen tulkintaan tai soveltamiseen liittyvät riidat sovinnollisesti.

Jos yhteisrekisterinpitäjien välillä ilmenee milloin tahansa tähän asetukseen liittyviä kysymyksiä, erimielisyyksiä tai riitoja, yhteisrekisterinpitäjien on pyrittävä kaikin keinoin ratkaisemaan asia neuvottelumenettelyllä.

Ensisijaisesti olisi pyrittävä siihen, että kaikki riidat ratkaistaan operatiivisella tasolla sitä mukaa kun niitä ilmenee ja että ne ratkaistaan tämän liitteen 10 kohdassa tarkoitettujen ja Safety Gate -portaalissa lueteltujen yhteyspisteiden toimesta.

Neuvottelujen tarkoituksena on tarkastella ongelman ratkaisemiseksi toteutettuja toimia ja sopia niistä siinä määrin kuin se on käytännössä mahdollista. Tätä tarkoitusta varten yhteisrekisterinpitäjien on neuvoteltava keskenään vilpittömässä mielessä. Kunkin yhteisrekisterinpitäjän on vastattava sovintoratkaisupyyntöön seitsemän työpäivän kuluessa tällaisen pyynnön vastaanottamisesta. Määräaika sovintoratkaisuun pääsemiseksi on 30 työpäivää pyynnön vastaanottamisesta.

Jos riitaa ei voida ratkaista sovinnollisesti, kukin yhteisrekisterinpitäjä voi pyytää sovittelua ja/tai oikeudenkäyntiä seuraavalla tavalla:

a)	sovittelun tapauksessa yhteisrekisteripitäjät nimeävät yhdessä sovittelijan, jonka kukin niistä hyväksyy ja joka on vastuussa riidan ratkaisemisen helpottamisesta kahden kuukauden kuluessa siitä, kun riita on saatettu sovittelijan ratkaistavaksi;

b)	oikeudenkäynnin tapauksessa asia saatetaan Euroopan unionin tuomioistuimen käsiteltäväksi Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 272 artiklan mukaisesti.

10.   YHTEISREKISTERINPITÄJIEN VÄLISEN YHTEISTYÖN YHTEYSPISTEET

Kukin yhteisrekisterinpitäjä nimeää yhden yhteyspisteen, johon muut yhteisrekisterinpitäjät ottavat yhteyttä tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluvia kyselyjä, valituksia ja tietojen toimittamista varten.

Safety Gate -portaalissa on oltava yksityiskohtainen luettelo kaikista komission ja kansallisten viranomaisten nimeämistä yhteyspisteistä yhteystietoineen (sukunimi, nimi, viranomaisen nimi, viranomaisen osoite, puhelin, faksi, sähköposti).

---

(1)  Tässä kohdassa voidaan viitata valmistajan tai valtuutetun edustajan edustajana toimivaan luonnolliseen henkilöön. Jäsenvaltioita kehotetaan kuitenkin tallentamaan henkilötietojen sijasta mieluummin muita kuin henkilökohtaisia yhteystietoja, kuten yleinen sähköpostiosoite.

(2)  Komission päätös (EU, Euratom) 2017/46, annettu 10 päivänä tammikuuta 2017, viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa (EUVL L 6, 11.1.2017, s. 40, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2017/46/oj).

(3)   https://ec.europa.eu/safety-gate/#/screen/pages/contacts.