1.   Η Επιτροπή, οι αρχές που ορίζονται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με το άρθρο 59 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4) και με το άρθρο 31 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 και οι φορείς στους οποίους έχουν ανατεθεί καθήκοντα των εν λόγω αρχών εισάγουν στο SFC2014 τις πληροφορίες για τη διαβίβαση των οποίων είναι αρμόδιες ή αρμόδιοι και κάθε τυχόν επικαιροποίησή τους.

2.   Κάθε διαβίβαση πληροφοριών στην Επιτροπή επαληθεύεται και υποβάλλεται από πρόσωπο διαφορετικό από εκείνο που εισήγαγε τα δεδομένα για την εν λόγω διαβίβαση. Αυτή η διάκριση καθηκόντων υποστηρίζεται από το SFC2014 ή από τα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών που συνδέονται αυτόματα με το SFC2014.

3.   Τα κράτη μέλη διορίζουν, σε εθνικό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης στο SFC2014, τα οποία επιτελούν τα ακόλουθα καθήκοντα:

α)	ταυτοποιούν χρήστες που ζητούν πρόσβαση, ελέγχοντας αν όντως οι χρήστες αυτοί απασχολούνται από τον οργανισμό·

β)	ενημερώνουν τους χρήστες σχετικά με τις υποχρεώσεις τους να διαφυλάττουν την ασφάλεια του συστήματος·

γ)	επαληθεύουν το δικαίωμα των χρηστών για είσοδο στο ζητούμενο προνομιακό επίπεδο πρόσβασης σε σχέση με τα καθήκοντά τους και τη θέση τους στην ιεραρχία·

δ)	ζητούν τον τερματισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης όταν αυτά δεν χρειάζονται πλέον ή δεν δικαιολογούνται πλέον·

ε)	αναφέρουν αμέσως τυχόν ύποπτα συμβάντα που ενδέχεται να βλάψουν την ασφάλεια του συστήματος·

στ)	εξασφαλίζουν ανά πάσα στιγμή την ακρίβεια των δεδομένων ταυτοποίησης των χρηστών, γνωστοποιώντας οποιαδήποτε αλλαγή·

ζ)	λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων και του εμπορικού απορρήτου με βάση τους ενωσιακούς και τους εθνικούς κανόνες·

η)	ενημερώνουν την Επιτροπή για τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν την ικανότητα των αρχών των κρατών μελών ή των χρηστών του SFC2014 να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 ή την προσωπική τους ικανότητα να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως ζ).

4.   Οι ανταλλαγές δεδομένων και οι συναλλαγές φέρουν υποχρεωτικά ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια της οδηγίας 1999/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5). Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή αναγνωρίζουν τη νομική ισχύ και το παραδεκτό της ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται στο SFC2014 ως αποδεικτικό στοιχείο στις δικαστικές διαδικασίες.

Οι πληροφορίες που αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας μέσω του SFC2014 σέβονται την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών δεδομένων των ιδιωτών και την προστασία του εμπορικού απορρήτου των νομικών προσώπων σύμφωνα με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), την οδηγία 2009/136/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7), την οδηγία 1995/46/ΕΚ και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.

1.   Το SFC2014 είναι προσβάσιμο από τα κράτη μέλη και από την Επιτροπή είτε άμεσα, μέσω διαδραστικής διεπαφής χρήστη (π.χ. διαδικτυακή εφαρμογή), είτε μέσω τεχνικής διεπαφής που χρησιμοποιεί προκαθορισμένα πρωτόκολλα (π.χ. διαδικτυακές υπηρεσίες) που επιτρέπουν τον αυτόματο συγχρονισμό και διαβίβαση δεδομένων μεταξύ συστημάτων πληροφοριών των κρατών μελών και SFC2014.

2.   Η ημερομηνία ηλεκτρονικής διαβίβασης της πληροφορίας από το κράτος μέλος στην Επιτροπή και αντιστρόφως θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.

3.   Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, δυσλειτουργίας του SFC2014 ή αδυναμίας σύνδεσης με το SFC2014 που υπερβαίνει τη μία εργάσιμη ημέρα κατά την τελευταία εβδομάδα πριν από την καθορισμένη προθεσμία για την υποβολή πληροφοριών ή κατά την περίοδο από 23 ως 31 Δεκεμβρίου ή τις πέντε εργάσιμες ημέρες σε άλλες περιόδους, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και Επιτροπής μπορεί να πραγματοποιηθεί σε χαρτί με τη χρήση των υποδειγμάτων ή των μορφοτύπων που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.

Όταν παύει να υπάρχει η δυσλειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής και όταν αποκαθίσταται η σύνδεση με το SFC2014 ή αίρεται η αιτία ανωτέρας βίας, το ενδιαφερόμενο μέρος εισάγει αμέσως και στο SFC2014 τις πληροφορίες που έχει ήδη στείλει σε χαρτί.

4.   Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 3, η ημερομηνία που φέρει η σφραγίδα του ταχυδρομείου θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.

1.   Η Επιτροπή καθιερώνει πολιτική ασφάλειας στον τομέα της τεχνολογίας της πληροφορίας («πολιτική ασφάλειας ΤΠ του SFC») για το SFC2014, η οποία θα εφαρμόζεται στο προσωπικό που χρησιμοποιεί το SFC2014, σύμφωνα με τους οικείους ενωσιακούς κανόνες και ιδίως σύμφωνα με την απόφαση Ε(2006) 3602 της Επιτροπής (8) και με τους κανόνες εφαρμογής της. Η Επιτροπή ορίζει πρόσωπο ή πρόσωπα αρμόδια για τον σχεδιασμό, τη διατήρηση και την εξασφάλιση της ορθής εφαρμογής της πολιτικής ασφάλειας στο SFC2014.

2.   Τα κράτη μέλη και τα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα, εκτός της Επιτροπής, που έχουν λάβει δικαιώματα πρόσβασης στο SFC2014, τηρούν τους όρους που δημοσιεύονται στην πύλη SFC2014 και τα μέτρα που εφαρμόζονται από την Επιτροπή στο SFC2014 για την ασφαλή διαβίβαση δεδομένων, ιδίως σε σχέση με τη χρήση της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.

3.   Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή εφαρμόζουν και εξασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα των μέτρων ασφάλειας που εκδίδονται για την προστασία των δεδομένων που αποθήκευσαν και διαβίβασαν μέσω του SFC2014.

4.   Τα κράτη μέλη υιοθετούν μια εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας των πληροφοριών που καλύπτει την πρόσβαση στο SFC2014 και την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σ' αυτό, ώστε να τηρείται ένα ελάχιστο σύνολο απαιτήσεων ασφάλειας. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ μπορεί να αφορά και άλλα έγγραφα ασφάλειας. Κάθε κράτος μέλος μεριμνά ώστε οι εν λόγω πολιτικές ασφάλειας ΤΠ να ισχύουν για όλες τις αρχές που χρησιμοποιούν το SFC2014.

5.   Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ περιλαμβάνει:

α)	τις πτυχές ασφάλειας ΤΠ της εργασίας που επιτελούν το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 3 του παρόντος κανονισμού, όταν πρόκειται για εφαρμογή άμεσης χρήσης·

β)

όταν πρόκειται για εθνικά, περιφερειακά ή τοπικά συστήματα πληροφορικής συνδεδεμένα με το SFC2014 μέσω τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού, τα μέτρα ασφάλειας χάρη στα οποία ευθυγραμμίζονται τα προαναφερόμενα συστήματα με τις απαιτήσεις ασφάλειας του SFC2014.

Για τους σκοπούς του στοιχείου β) του πρώτου εδαφίου, καλύπτονται οι ακόλουθες πτυχές της πολιτικής ασφάλειας ΤΟ, κατά περίπτωση:

α)	υλική ασφάλεια·

β)	μέσα αποθήκευσης δεδομένων και έλεγχος πρόσβασης·

γ)	έλεγχος της καταχώρισης σε αρχείο·

δ)	έλεγχος πρόσβασης και κωδικού αναγνώρισης·

ε)	παρακολούθηση·

στ)	διασύνδεση με το SFC2014·

ζ)	υποδομή επικοινωνιών·

η)	διαχείριση ανθρώπινων πόρων πριν από την έναρξη απασχόλησης, στη διάρκεια της απασχόλησης και μετά τον τερματισμό της απασχόλησης·

θ)	διαχείριση περιστατικών.

6.   Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 βασίζεται σε εκτίμηση επικινδυνότητας και τα μέτρα που περιγράφονται σ' αυτή την πολιτική ασφάλειας είναι ανάλογα των κινδύνων που εντοπίζονται.

7.   Τα έγγραφα που παρουσιάζουν την εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ τίθενται στη διάθεση της Επιτροπής έπειτα από αίτημά της.

8.   Τα κράτη μέλη ορίζουν, σε εθνικό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως αρμόδια για τη συντήρηση και την εξασφάλιση της εφαρμογής της εθνικής, περιφερειακής ή τοπικής πολιτικής ασφάλειας ΤΠ. Το εν λόγω πρόσωπο ή τα εν λόγω πρόσωπα ενεργούν ως σημεία επαφής με το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που ορίζει η Επιτροπή και αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.

9.   Τόσο η πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 όσο και η σχετική εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ επικαιροποιούνται όταν σημειώνονται τεχνολογικές αλλαγές, όταν εντοπίζονται νέες απειλές ή όταν συμβαίνουν άλλες σχετικές εξελίξεις. Επανεξετάζονται οπωσδήποτε κάθε χρόνο, ώστε να εξασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να αντεπεξέρχονται στις απαιτήσεις.