EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 13.8.2020
COM(2020) 374 final
BIJLAGE
bij
Voorstel voor een Besluit van de Raad
betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het Handelscomité dat is opgericht krachtens de tussentijdse partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Stille-Oceaanstaten, anderzijds, met betrekking tot de vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité en het reglement van orde van de speciale comités
ONTWERP
BESLUIT NR. XX/2020 VAN HET HANDELSCOMITÉ DAT IS OPGERICHT KRACHTENS DE TUSSENTIJDSE PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE GEMEENSCHAP, ENERZIJDS, EN DE STILLE-OCEAANSTATEN, ANDERZIJDS,
van ...
betreffende de vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité EU-Stille Oceaan en van de speciale comités
HET HANDELSCOMITÉ EU-STILLE OCEAAN,
Gezien de tussentijdse partnerschapsovereenkomst die een kader vaststelt voor een economische partnerschapsovereenkomst (hierna de “Overeenkomst” genoemd) tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Stille-Oceaanstaten, anderzijds 1 , die is ondertekend in Londen op 30 juli 2009, en met name artikel 68,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)Artikel 68 van de Overeenkomst voorziet in de oprichting van het Handelscomité EU-Stille Oceaan en bepaalt dat het Handelscomité EU-Stille Oceaan zijn reglement van orde vaststelt.
(2)Voorts bepaalt artikel 68 dat het Handelscomité EU-Stille Oceaan in het kader van de tenuitvoerlegging van de Overeenkomst specifieke beslissingsbevoegdheden delegeert aan de in de desbetreffende bepalingen van de Overeenkomst genoemde speciale comités,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Het reglement van orde van het Handelscomité EU-Stille Oceaan en van de speciale comités wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage.
Gedaan te …,
|
Voor het Handelscomité EU-Stille Oceaan |
|
|
Namens de Unie |
Namens de Stille-Oceaanstaten |
Bijlage
REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELSCOMITÉ EU-STILLE OCEAAN
dat is opgericht bij artikel 68 van de tussentijdse partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Stille-Oceaanstaten, anderzijds
Artikel 1
Rol en naam van het Handelscomité EU-Stille Oceaan
1.Het comité dat is opgericht overeenkomstig artikel 68 van de tussentijdse partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Stille-Oceaanstaten, anderzijds (hierna de “Overeenkomst” genoemd), is verantwoordelijk voor alle in artikel 68 van de Overeenkomst bedoelde aangelegenheden.
2.Dit comité wordt in de documenten van het comité, met inbegrip van besluiten en aanbevelingen, “Handelscomité EU-Stille Oceaan” genoemd.
Artikel 2
Samenstelling en voorzitterschap
1.Overeenkomstig artikel 68, lid 1, van de Overeenkomst bestaat het Handelscomité EU-Stille Oceaan uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Stille-Oceaanstaten.
2.De partijen worden normaliter vertegenwoordigd op het niveau van hoge ambtenaren of in uitzonderlijke gevallen op ministerieel niveau wanneer de partijen het erover eens zijn dat de omstandigheden zulks vereisen.
3.Het Handelscomité EU-Stille Oceaan op ministerieel niveau wordt gezamenlijk voorgezeten door het lid van de Europese Commissie dat verantwoordelijk is voor handel en door de vertegenwoordiger van een van de Stille-Oceaanstaten op ministerieel niveau, of door hun respectieve vertegenwoordigers. De Stille-Oceaanstaten oefenen deze functie uit door om de 12 maanden volgens alfabetische volgorde te rouleren. Het rouleringssysteem vangt aan op de datum van vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité EU-Stille Oceaan en eindigt op 31 december van het volgende jaar.
4.Het Handelscomité EU-Stille Oceaan op het niveau van hoge ambtenaren wordt gezamenlijk voorgezeten door een hoge ambtenaar van de Europese Commissie die de Europese Unie vertegenwoordigt en door een hoge ambtenaar van de Stille-Oceaanstaat die de Stille-Oceaanstaten vertegenwoordigt. De Stille-Oceaanstaten oefenen deze functie uit door om de 12 maanden volgens alfabetische volgorde te rouleren. Het rouleringssysteem vangt aan op de datum van vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité EU-Stille Oceaan en eindigt op 31 december van het volgende jaar.
5.De medevoorzitters van elke partij hebben de bevoegdheden die noodzakelijk zijn om de Europese Unie respectievelijk de Stille-Oceaanstaten te vertegenwoordigen.
6.Elke partij stelt de andere partij in kennis van de naam, de functie en de contactgegevens van de hoge ambtenaar die voor die partij medevoorzitter is van het Handelscomité EU-Stille Oceaan. Die hoge ambtenaar wordt geacht bevoegd te zijn de partij te vertegenwoordigen tot de datum waarop de partij de andere partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe medevoorzitter.
Artikel 3
Secretariaat
1.Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Stille-Oceaanstaten treden gezamenlijk op als secretaris van het Handelscomité EU-Stille Oceaan. De Stille-Oceaanstaten oefenen deze functie uit door om de 12 maanden volgens alfabetische volgorde te rouleren. Het rouleringssysteem vangt aan op de datum van vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité EU-Stille Oceaan en eindigt op 31 december van het volgende jaar.
2.Elke partij stelt de andere partij in kennis van de naam, de functie en de contactgegevens van de ambtenaar die voor die partij secretaris is van het Handelscomité EU-Stille Oceaan. Die ambtenaar wordt geacht te blijven fungeren als secretaris voor de partij tot de datum waarop de partij de andere partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe secretaris.
Artikel 4
Vergaderingen
1.Het Handelscomité EU-Stille Oceaan vergadert, tenzij de medevoorzitters anders besluiten, eenmaal per jaar, of in dringende gevallen op verzoek van een van de partijen.
2.De vergaderingen vinden op basis van een rouleringssysteem afwisselend in Brussel en in een van de hoofdsteden van de Stille-Oceaanstaten plaats, tenzij de medevoorzitters anders overeenkomen.
3.De vergaderingen worden bijeengeroepen door de fungerende medevoorzitter van de partij die de vergadering organiseert.
4.Een vergadering kan worden bijgewoond in persoon of worden gehouden per videoconferentie of teleconferentie.
5.Landen die officieel blijk hebben gegeven van hun voornemen om tot de Overeenkomst toe te treden, kunnen als waarnemer aan de vergaderingen deelnemen indien de partijen hiermee instemmen.
Artikel 5
Delegaties
30 dagen voor de vergadering stelt de secretaris van het Handelscomité EU-Stille Oceaan voor elke partij de secretaris van de andere partij in kennis van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van respectievelijk de Europese Unie en de Stille-Oceaanstaten. De lijst vermeldt de naam en functie van elk lid van de delegatie.
Artikel 6
Documenten
Wanneer de besprekingen van het Handelscomité EU-Stille Oceaan gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris genummerd en als document van het Handelscomité EU-Stille Oceaan verspreid.
Artikel 7
Correspondentie
1.Alle aan het Handelscomité EU-Stille Oceaan gerichte correspondentie wordt naar de secretaris gestuurd.
2.De correspondentie van het Handelscomité EU-Stille Oceaan wordt door de secretaris aan de partijen verstrekt.
Artikel 8
Agenda van de vergaderingen
1.De secretaris van het Handelscomité EU-Stille Oceaan stelt binnen een redelijke termijn van niet minder dan zestig dagen voorafgaand aan een vergadering, een voorlopige agenda op, op basis van een voorstel van de partij die de vergadering organiseert, met een termijn van ten minste veertien kalenderdagen waarbinnen elke partij opmerkingen kan indienen.
2.De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Handelscomité EU-Stille Oceaan goedgekeurd. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen bij consensus op de agenda worden geplaatst.
Artikel 9
Uitnodiging van deskundigen
De medevoorzitters van het Handelscomité EU-Stille Oceaan kunnen in onderling overleg deskundigen (d.w.z. personen die geen ambtenaar zijn) uitnodigen om de vergaderingen van het Handelscomité EU-Stille Oceaan bij te wonen om informatie te verstrekken over specifieke onderwerpen en alleen voor de delen van de vergadering tijdens welke die specifieke onderwerpen worden besproken.
Artikel 10
Notulen
1.De secretaris van de partij die de vergadering organiseert, stelt binnen dertig kalenderdagen na het einde van de vergadering ontwerpnotulen daarvan op, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan de secretaris van de andere partij.
2.Wanneer het onderhavige reglement van toepassing is op de vergadering van subcomités, worden de notulen van de vergadering van het subcomité beschikbaar gesteld voor eventuele latere vergaderingen van het Handelscomité.
3.De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:
a)alle bij het Handelscomité EU-Stille Oceaan ingediende documenten;
b)alle verklaringen die een lid van de delegaties die deelnemen aan de vergadering van het Handelscomité EU-Stille Oceaan heeft gevraagd in de notulen op te nemen; en
c)de besluiten, aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.
4.De notulen bevatten een lijst van alle besluiten van het Handelscomité EU-Stille Oceaan die sinds de laatste vergadering van het comité zijn genomen volgens de schriftelijke procedure van artikel 11, lid 2.
5.Een bijlage bij de notulen omvat tevens een lijst van deelnemers aan de vergadering van het Handelscomité EU-Stille Oceaan.
6.De secretaris past de ontwerpnotulen aan op basis van de ontvangen opmerkingen; de herziene ontwerpnotulen worden door de partijen goedgekeurd binnen zestig dagen na de datum van de vergadering of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum. Na de goedkeuring worden door de secretaris twee originelen van de notulen ondertekend, waarvan de Europese Unie en de Stille-Oceaanstaten er elk een ontvangen.
7.De secretaris van het Handelscomité EU-Stille Oceaan bereidt tevens door de partijen aan het einde van de vergadering goed te keuren gemeenschappelijke conclusies en communiqués voor.
Artikel 11
Besluiten en aanbevelingen
1.Het Handelscomité EU-Stille Oceaan kan besluiten aannemen en aanbevelingen doen betreffende alle aangelegenheden waarvoor de Overeenkomst daarin voorziet. Het Handelscomité EU-Stille Oceaan neemt besluiten en doet aanbevelingen bij consensus.
2.In de periode tussen twee vergaderingen kan het Handelscomité EU-Stille Oceaan, indien de medevoorzitters daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Daartoe legt een medevoorzitter de andere medevoorzitter schriftelijk de tekst van het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling voor. De andere partij heeft twee maanden, of een in het voorstel van de medevoorzitter bepaalde langere termijn, om haar instemming te betuigen met het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling. Indien de andere partij haar instemming niet betuigt, wordt het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling tijdens de volgende vergadering van het comité besproken en eventueel aangenomen. De ontwerpbesluiten of -aanbevelingen worden geacht te zijn goedgekeurd zodra de andere partij haar instemming heeft betuigd en worden overeenkomstig artikel 10, lid 4, opgenomen in de notulen van de volgende vergadering van het comité.
3.In de gevallen waarin het Handelscomité EU-Stille Oceaan krachtens de Overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten voorzien van het opschrift “Besluit” dan wel “Aanbeveling”. Het secretariaat van het Handelscomité EU-Stille Oceaan besluit of aanbevelingen voorzien van een oplopend volgnummer, de datum van vaststelling vermelden en een beschrijving geven van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
4.De door het Handelscomité EU-Stille Oceaan goedgekeurde besluiten en aanbevelingen worden gewaarmerkt door de medevoorzitters.
5.De Europese Unie en de Stille-Oceaanstaten ontvangen een originele authentieke versie van elk besluit en elke aanbeveling.
Artikel 12
Transparantie
1.De partijen kunnen besluiten in het openbaar te vergaderen.
2.Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité EU-Stille Oceaan in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.
3.Alle door een partij ingediende documenten moeten als vertrouwelijk worden beschouwd, tenzij die partij anders besluit.
4.De voorlopige agenda’s van de vergaderingen worden openbaar gemaakt voordat de vergaderingen van het comité plaatsvinden. De gemeenschappelijke conclusies en communiqués worden openbaar gemaakt nadat zij overeenkomstig artikel 10 zijn goedgekeurd.
5.De bekendmaking van de in de leden 2 tot en met 4 bedoelde documenten geschiedt overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingsregels van elke partij.
Artikel 13
Talen
1.De werktaal van het Handelscomité EU-Stille Oceaan is het Engels.
2.Het Handelscomité EU-Stille Oceaan stelt besluiten of aanbevelingen betreffende de wijziging of de uitlegging van de Overeenkomst vast in de talen waarin de tekst van de Overeenkomst authentiek is. Alle andere besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité EU-Stille Oceaan, met inbegrip van het besluit waarbij het onderhavige reglement van orde wordt vastgesteld, worden vastgesteld in de in lid 1 bedoelde werktaal.
3.Elke partij is verantwoordelijk voor de vertaling van besluiten, aanbevelingen en andere documenten in haar eigen officiële taal of talen, indien dit op grond van dit artikel vereist is, en draagt de kosten in verband met die vertalingen.
Artikel 14
Kosten
1.Elke partij draagt haar eigen kosten in verband met deelname aan vergaderingen van het Handelscomité EU-Stille Oceaan, en met name haar personeels-, reis- en verblijfskosten alsmede haar eigen kosten voor video- of teleconferenties, post en telecommunicatie.
2.Uitgaven in verband met de organisatie van de vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
3.Uitgaven in verband met vertolking van en naar de werktaal tijdens vergaderingen van het Handelscomité EU-Stille Oceaan komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.
Artikel 15
Speciale comités en organen
1.Speciale comités en organen worden opgericht en daarop wordt toezicht gehouden overeenkomstig artikel 68, lid 4, onder a), van de Overeenkomst voor de behandeling van alle aangelegenheden die door het Handelscomité EU-Stille Oceaan aan hen zijn gedelegeerd.
2.Het Handelscomité EU-Stille Oceaan wordt schriftelijk in kennis gesteld van de contactpunten die zijn aangewezen door de speciale comités of andere organen die krachtens de Overeenkomst zijn opgericht. Alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen tussen de contactpunten van elk speciaal comité in verband met de uitvoering van de Overeenkomst worden tegelijkertijd toegezonden aan het secretariaat van het Handelscomité EU-Stille Oceaan.
3.De speciale comités en organen brengen aan het Handelscomité EU-Stille Oceaan verslag uit over de resultaten, besluiten of aanbevelingen en conclusies van elk van hun vergaderingen.
4.Dit reglement van orde is mutatis mutandis van toepassing op de speciale comités en andere organen die krachtens de Overeenkomst zijn opgericht, tenzij op grond van de bepalingen van de Overeenkomst anders wordt besloten door elk speciaal comité of orgaan.
Artikel 16
Wijzigingen van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan schriftelijk worden gewijzigd bij besluit van het Handelscomité EU-Stille Oceaan overeenkomstig artikel 11.