BILAGA 1

HANDELSRÅDETS ARBETSORDNING

Regel 1

Handelsrådets roll

Det handelsråd som inrättats i enlighet med artikel 33.1 i interimsavtalet om handel mellan Europeiska unionen och Chile (avtalet) ansvarar för alla frågor som avses i den artikeln.

Regel 2

Sammansättning och ordförande

1.

Handelsrådets sammansättning och ordförande fastställs i artikel 33.1.3.

2.

Före handelsrådets första möte ska varje part underrätta den andra parten om namn, befattning och kontaktuppgifter för den utsedda tjänsteman som är medordförande för handelsrådet för den parten. Denna utsedda tjänsteman ska anses ha fullmakt att företräda den parten fram till den dag då den parten underrättar den andra parten om en ny utsedd tjänsteman.

Regel 3

Samordnare

Före handelsrådets första möte ska varje part underrätta den andra parten om namn, befattning och kontaktuppgifter för den tjänsteman som utsetts till samordnare för den parten, i enlighet med artikel 33.3.1 i avtalet. Denna tjänsteman ska anses fungera som samordnare för den parten fram till den dag då den parten underrättar den andra parten om en ny samordnare.

Regel 4

Sammankallande av mötena

Handelsrådets möten enligt artikel 33.1.2 i avtalet ska sammankallas av medordföranden för den part som är värd för mötet.

Regel 5

Delegationer

Minst två veckor före ett möte ska samordnarna underrätta varandra om den planerade sammansättningen av Europeiska unionens respektive Chiles delegation, med angivande av namn och befattning för varje delegationsmedlem.

Regel 6

Dagordning för mötena

1.

Minst 21 dagar före ett möte, eller 14 dagar i förväg vid brådskande möten, ska samordnaren för den part som är värd för mötet skicka ett förslag till preliminär dagordning till den andra parten, med en tidsfrist för att lämna synpunkter. Minst 14 dagar före mötet, eller 10 dagar i förväg vid brådskande möten, ska samordnarna upprätta den preliminära dagordningen med beaktande av synpunkterna.

2.

Handelsrådet ska i början av mötet godkänna dagordningen. Andra punkter än de som tas upp i den preliminära dagordningen får läggas till dagordningen om båda medordförandena är överens om det.

Regel 7

Inbjudan av experter

Medordförandena för handelsrådet får, genom ömsesidig överenskommelse, bjuda in experter, i synnerhet icke-statliga tjänstemän, att närvara vid handelsrådets möten för att informera om särskilda ämnen, dock endast för de delar av mötet där sådana särskilda ämnen behandlas.

Regel 8

Protokoll

1.

Samordnaren för den part som är värd för mötet ska utarbeta ett utkast till protokoll från varje möte inom 15 dagar efter mötets slut, om inte medordförandena beslutar något annat. Utkastet till protokoll ska översändas för synpunkter till den andra partens samordnare.

2.

Protokollet ska som regel sammanfatta alla punkter på dagordningen och i förekommande fall innehålla uppgifter om följande: a) Alla handlingar som lagts fram för handelsrådet. b) Eventuella uttalanden som någon av medordförandena för handelsrådet begärt att få upptagna i protokollet. c) Antagna beslut och rekommendationer, överenskomna uttalanden och slutsatser antagna i särskilda frågor.

3.

Protokollet ska i en bilaga innehålla följande: a) En förteckning över alla beslut av handelsrådet som antagits genom skriftligt förfarande i enlighet med regel 9.2 sedan rådets senaste möte, i tillämpliga fall. b) En förteckning över namn och befattning för alla personer som deltog i handelsrådets möte. c) En förteckning över alla beslut som handelsrådet antog vid det mötet.

4.

Samordnarna ska revidera utkastet till protokoll på grundval av mottagna synpunkter. Det reviderade utkastet till protokoll ska godkännas genom överenskommelse mellan medordförandena inom 30 dagar efter mötesdagen, eller senast något annat datum som medordförandena kommer överens om. Efter godkännande ska samordnaren för den part som är värd för mötet utfärda två originalexemplar av protokollet och översända ett till vardera parten.

Regel 9

Beslut och rekommendationer

1.

Handelsrådet får anta beslut och rekommendationer i alla frågor där avtalet föreskriver detta.

2.

Handelsrådet får under perioden mellan mötena anta beslut och rekommendationer genom skriftligt förfarande. I sådana fall ska handelsrådets medordförande översända det föreslagna utkastet till beslut eller rekommendation till den andra medordföranden på handelsrådets arbetsspråk, med en tidsfrist på minst en månad för att svara. Om den andra medordföranden inte samtycker eller inte svarar ska det föreslagna beslutet eller den föreslagna rekommendationen diskuteras vid nästa möte i handelsrådet för att eventuellt antas då. Utkastet till beslut eller rekommendation ska anses vara antaget den dag då medordföranden för den andra parten samtycker och ska tas till protokollet från rådets möte i enlighet med regel 8.4.

3.

När handelsrådet enligt avtalet är bemyndigat att anta beslut eller rekommendationer ska sådana akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”. Samordnarna ska förse alla beslut eller rekommendationer med ett stigande löpnummer och datum för antagande. I varje beslut och rekommendation ska datumet för dess ikraftträdande anges.

4.

De beslut och rekommendationer som handelsrådet antar ska upprättas i två exemplar, bestyrkas av medordförandena och överlämnas till vardera parten.

Regel 10

Transparens

1.

Handelsrådet får sammanträda offentligt, om medordförandena enas om detta.

2.

Varje part får besluta att i sina respektive offentliga publikationer eller online offentliggöra handelsrådets beslut och rekommendationer.

3.

För inlämning av handlingar till handelsrådet gäller artikel 32.4.2.

4.

Samordnarna ska göra följande tillgängligt för allmänheten: a) Före ett möte – den preliminära dagordningen för handelsrådets möte. b) Efter ett möte – protokollet från handelsrådets möte efter godkännande i enlighet med regel 8.

5.

Offentliggörande av eventuella handlingar i enlighet med punkterna 2–4 ska inte påverka tillämpningen av någon av parternas tillämpliga dataskydds- eller transparensregler.

Regel 11

Språk

1.

Handelsrådets arbetsspråk ska vara engelska.

2.

Handelsrådet ska anta beslut om ändring eller tolkning av avtalet i enlighet med artikel 33.1.6 a och b i avtalet på de språk som avtalets giltiga texter är skrivna på. Handelsrådets alla andra beslut och rekommendationer ska antas på arbetsspråket.

3.

Varje part ska vid behov ansvara för översättning av beslut och övriga handlingar till sitt eget officiella språk, och ska täcka utgifter i samband med sådana översättningar.

Regel 12

Utgifter

1.

Varje part ska stå för sina respektive utgifter som de ådrar sig i samband med deltagande i handelsrådets möten, i synnerhet för personal, resor och uppehälle samt video-, post- och telekommunikation.

2.

Den part som är värd för mötet ska stå för alla kostnader i samband med anordnandet av möten, kopiering av handlingar och tolktjänster till och från handelsrådets arbetsspråk.

BILAGA 2

HANDELSKOMMITTÉNS ARBETSORDNING

Regel 1

Handelskommitténs roll

Den handelskommitté som inrättats i enlighet med artikel 33.2 i interimsavtalet om handel mellan Europeiska unionen och Chile (avtalet) ansvarar för alla frågor som avses i den artikeln.

Regel 2

Sammansättning och ordförande

1.

Handelskommitténs sammansättning och ordförande fastställs i artikel 33.2.4.

2.

Före handelskommitténs första möte ska varje part underrätta den andra parten om namn, befattning och kontaktuppgifter för den utsedda tjänsteman som är medordförande för handelskommittén för den parten. Denna utsedda tjänsteman ska anses ha fullmakt att företräda den parten fram till den dag då den parten underrättar den andra parten om en ny utsedd tjänsteman.

Regel 3

Samordnare

Före handelskommitténs första möte ska varje part underrätta den andra parten om namn, befattning och kontaktuppgifter för den tjänsteman som utsetts till samordnare för den parten, i enlighet med artikel 33.3.1 i avtalet. Denna tjänsteman ska anses fungera som samordnare för den parten fram till den dag då den parten underrättar den andra parten om en ny samordnare.

Regel 4

Sammankallande av mötena

Handelskommitténs möten enligt artikel 33.2.3 i avtalet ska sammankallas av medordföranden för den part som är värd för mötet.

Regel 5

Delegationer

Minst två veckor före ett möte ska samordnarna underrätta varandra om den planerade sammansättningen av Europeiska unionens respektive Chiles delegation, med angivande av namn och befattning för varje delegationsmedlem.

Regel 6

Dagordning för mötena

1.

Minst 21 dagar före ett möte, eller 14 dagar i förväg vid brådskande möten, ska samordnaren för den part som är värd för mötet skicka ett förslag till preliminär dagordning till den andra parten, med en tidsfrist för att lämna synpunkter. Minst 14 dagar före mötet, eller 10 dagar i förväg vid brådskande möten, ska samordnarna upprätta den preliminära dagordningen med beaktande av synpunkterna.

2.

Handelskommittén ska i början av mötet godkänna dagordningen. Andra punkter än de som tas upp i den preliminära dagordningen får läggas till dagordningen om båda medordförandena är överens om det.

Regel 7

Inbjudan av experter

Medordförandena för handelskommittén får, genom ömsesidig överenskommelse, bjuda in experter, i synnerhet icke-statliga tjänstemän, att närvara vid handelskommitténs möten för att informera om särskilda ämnen, dock endast för de delar av mötet där sådana särskilda ämnen behandlas.

Regel 8

Protokoll

1.

Samordnaren för den part som är värd för mötet ska utarbeta ett utkast till protokoll från varje möte inom 15 dagar efter mötets slut, om inte medordförandena beslutar något annat. Utkastet till protokoll ska översändas för synpunkter till den andra partens samordnare.

2.

Protokollet ska som regel sammanfatta alla punkter på dagordningen och i förekommande fall innehålla uppgifter om följande: a) Alla handlingar som lagts fram för handelskommittén. b) Eventuella uttalanden som någon av medordförandena för handelskommittén begärt att få upptagna i protokollet. c) Antagna beslut och rekommendationer, överenskomna uttalanden och slutsatser antagna i särskilda frågor.

3.

Protokollet ska i en bilaga innehålla följande: a) En förteckning över alla beslut av handelskommittén som antagits genom skriftligt förfarande i enlighet med regel 9.2 sedan kommitténs senaste möte, i tillämpliga fall. b) En förteckning över namn och befattning för alla personer som deltog i handelskommitténs möte. c) En förteckning över alla beslut som handelskommittén antog vid det mötet.

4.

Samordnarna ska revidera utkastet till protokoll på grundval av mottagna synpunkter. Det reviderade utkastet till protokoll ska godkännas genom överenskommelse mellan medordförandena inom 30 dagar efter mötesdagen, eller senast något annat datum som medordförandena kommer överens om. Efter godkännande ska samordnaren för den part som är värd för mötet utfärda två originalexemplar av protokollet och översända ett till vardera parten.

5.

Om föreliggande regler, i tillämpliga delar, gäller för möten i underkommittéer ska protokollen från dessa möten göras tillgängliga för eventuella senare möten i handelskommittén.

Regel 9

Beslut och rekommendationer

1.

Handelskommittén får anta beslut i de fall som medges enligt avtalet samt rekommendationer, inbegripet när handelsrådet har delegerat sådana befogenheter till kommittén.

2.

Handelskommittén får under perioden mellan mötena anta beslut och rekommendationer genom skriftligt förfarande. I sådana fall ska handelskommitténs medordförande översända det föreslagna utkastet till beslut eller rekommendation till den andra medordföranden på handelskommitténs arbetsspråk, med en tidsfrist på minst en månad för att svara. Om den andra medordföranden inte samtycker eller inte svarar ska det föreslagna beslutet eller den föreslagna rekommendationen diskuteras vid nästa möte i handelskommittén för att eventuellt antas då. Utkastet till beslut eller rekommendation ska anses vara antaget den dag då medordföranden för den andra parten samtycker och ska tas till protokollet från kommitténs möte i enlighet med regel 8.4.

3.

När handelskommittén enligt avtalet är bemyndigat att anta beslut eller rekommendationer ska sådana akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”. Samordnarna ska förse alla beslut eller rekommendationer med ett stigande löpnummer och datum för antagande. I varje beslut och rekommendation ska datumet för dess ikraftträdande anges.

4.

De beslut och rekommendationer som handelskommittén antar ska upprättas i två exemplar, bestyrkas av medordförandena och överlämnas till vardera parten.

Regel 10

Transparens

1.

Handelskommittén får sammanträda offentligt, om medordförandena enas om detta.

2.

Varje part får besluta att i sina respektive offentliga publikationer eller online offentliggöra handelskommitténs beslut och rekommendationer.

3.

För inlämning av handlingar till handelskommittén gäller artikel 32.4.2.

4.

Samordnarna ska göra följande tillgängligt för allmänheten: a) Före ett möte – den preliminära dagordningen för handelskommitténs möte. b) Efter ett möte – protokollet från handelskommitténs möte efter godkännande i enlighet med regel 8.

5.

Offentliggörande av eventuella handlingar i enlighet med punkterna 2–4 ska inte påverka tillämpningen av någon av parternas tillämpliga dataskydds- eller transparensregler.

Regel 11

Språk

1.

Handelskommitténs arbetsspråk ska vara engelska.

2.

Handelskommittén ska anta beslut om ändring eller tolkning av avtalet i enlighet med artikel 33.2.7 b i avtalet på de språk som avtalets giltiga texter är skrivna på. Handelskommitténs alla andra beslut och rekommendationer ska antas på arbetsspråket.

3.

Varje part ska vid behov ansvara för översättning av beslut och övriga handlingar till sitt eget officiella språk, och ska täcka utgifter i samband med sådana översättningar.

Regel 12

Utgifter

1.

Varje part ska stå för sina respektive utgifter som de ådrar sig i samband med deltagande i handelskommitténs möten, i synnerhet för personal, resor och uppehälle samt video-, post- och telekommunikation.

2.

Den part som är värd för mötet ska stå för alla kostnader i samband med anordnandet av möten, kopiering av handlingar och tolktjänster till och från handelskommitténs arbetsspråk.

Regel 13

Specialiserade kommittéer och andra organ

1.

Enligt artikel 33.2.6 d i avtalet ska handelskommittén övervaka, vägleda och samordna arbetet i alla specialiserade kommittéer och andra organ som inrättats eller kan komma att inrättas inom ramen för avtalet.

2.

Handelskommittén ska skriftligen underrättas om eventuella kontaktpunkter som utses av specialiserade kommittéer eller andra organ som inrättats inom ramen för avtalet. All relevant korrespondens och alla relevanta handlingar och meddelanden mellan kontaktpunkterna för varje specialiserad kommitté rörande genomförandet av avtalet ska samtidigt sändas till samordnarna.