BIJLAGE 1

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE HANDELSRAAD

Regel 1

Rol van de Handelsraad

De Handelsraad die is opgericht op grond van artikel 33.1 van de Interimovereenkomst betreffende de handel tussen de Europese Unie en Chili (hierna “de overeenkomst” genoemd), is verantwoordelijk voor alle in dat artikel bedoelde aangelegenheden.

Regel 2

Samenstelling en voorzitterschap

1.

De samenstelling en het voorzitterschap van de Handelsraad zijn vastgelegd in artikel 33.1, lid 3.

2.

Vóór de eerste vergadering van de Handelsraad stelt elke Partij de andere Partij in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de aangewezen ambtenaar die verantwoordelijk is voor het medevoorzitterschap van de Handelsraad voor die Partij. Die aangewezen ambtenaar wordt geacht bevoegd te zijn die Partij te vertegenwoordigen tot de datum waarop de Partij de andere Partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe aangewezen ambtenaar.

Regel 3

Coördinatoren

Vóór de eerste vergadering van de Handelsraad stelt elke Partij de andere Partij in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de ambtenaar die overeenkomstig artikel 33.3, lid 1, van de overeenkomst als coördinator voor die Partij is benoemd. Die ambtenaar wordt geacht te blijven fungeren als coördinator voor de Partij tot de datum waarop die Partij de andere Partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe ambtenaar.

Regel 4

Bijeenroeping van de vergaderingen

De vergaderingen van de Handelsraad overeenkomstig artikel 33.1, lid 2, van de overeenkomst worden bijeengeroepen door de medevoorzitter van de Partij die de vergadering organiseert.

Regel 5

Delegaties

Ten minste twee weken voor een vergadering stellen de coördinatoren elkaar in kennis van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van respectievelijk de Europese Unie en Chili, met vermelding van de naam en functie van elk lid van de delegatie.

Regel 6

Agenda van de vergaderingen

1.

Ten minste 21 dagen vóór een vergadering, of 14 dagen van tevoren in het geval van dringende vergaderingen, stuurt de coördinator van de Partij die de vergadering organiseert een voorstel voor een voorlopige agenda naar de andere Partij, met een termijn voor het indienen van opmerkingen. Ten minste 14 dagen vóór de vergadering, of 10 dagen van tevoren in het geval van dringende vergaderingen, stellen de coördinatoren de voorlopige agenda op, rekening houdend met de opmerkingen.

2.

De Handelsraad keurt aan het begin van elke vergadering de agenda goed. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen met wederzijdse instemming van de medevoorzitters op de agenda worden geplaatst.

Regel 7

Uitnodiging van deskundigen

De medevoorzitters van de Handelsraad kunnen in onderling overleg deskundigen (met name personen die geen ambtenaar zijn) uitnodigen om de vergaderingen van de Handelsraad bij te wonen om informatie te verstrekken over specifieke onderwerpen en alleen voor de delen van de vergadering tijdens welke die specifieke onderwerpen worden besproken.

Regel 8

Notulen

1.

De coördinator van de Partij die de vergadering organiseert, stelt binnen 15 dagen na het einde van elke vergadering ontwerpnotulen op van de vergadering, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan de coördinator van de andere Partij.

2.

De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van: a) alle bij de Handelsraad ingediende documenten; b) elke verklaring waarvan een van de medevoorzitters van de Handelsraad om opneming in de notulen heeft verzocht, en c) de vastgestelde besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot de specifieke punten.

3.

De notulen bevatten in een bijlage: a) een lijst van alle besluiten die de Handelsraad sinds de laatste vergadering van de Handelsraad heeft genomen volgens de schriftelijke procedure overeenkomstig regel 9, lid 2, indien van toepassing; b) een lijst van de namen en functies van alle personen die de vergadering van de Handelsraad hebben bijgewoond, en c) een lijst van alle besluiten die de Handelsraad tijdens die vergadering heeft aangenomen.

4.

De coördinatoren passen de ontwerpnotulen aan op basis van de ontvangen opmerkingen. De herziene ontwerpnotulen worden binnen 30 dagen na de datum van de vergadering, of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum, met instemming van de medevoorzitters goedgekeurd. Na goedkeuring maakt de coördinator van de Partij die optreedt als gastheer van de vergadering twee originele kopieën van de notulen en zendt er één aan elke Partij.

Regel 9

Besluiten en aanbevelingen

1.

De Handelsraad kan besluiten vaststellen en aanbevelingen doen betreffende alle aangelegenheden waarvoor de overeenkomst daarin voorziet.

2.

In de periode tussen twee vergaderingen kan de Handelsraad besluiten of aanbevelingen vaststellen volgens de schriftelijke procedure. In dergelijke gevallen zendt de medevoorzitter van de Handelsraad de voorgestelde tekst van een ontwerpbesluit of ontwerpaanbeveling toe aan de andere medevoorzitter in de werktaal van de Handelsraad, met een termijn van ten minste één maand om te reageren. Indien de andere medevoorzitter er niet mee instemt of niet reageert, wordt het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling tijdens de volgende vergadering van de Handelsraad besproken en mogelijk aangenomen. Het ontwerpbesluit of de ontwerpaanbeveling wordt geacht te zijn aangenomen op de datum waarop de medevoorzitter van de andere Partij ermee instemt en wordt overeenkomstig regel 8, lid 4, in de notulen van de vergadering van de Handelsraad opgenomen.

3.

In de gevallen waarin de Handelsraad krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten voorzien van het opschrift “Besluit” dan wel “Aanbeveling”. De coördinatoren voorzien elk besluit of elke aanbeveling van een oplopend volgnummer en de datum van goedkeuring. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

4.

De door de Handelsraad vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden in tweevoud opgesteld en door de medevoorzitters gewaarmerkt; aan elke Partij wordt een exemplaar toegezonden.

Regel 10

Transparantie

1.

De Handelsraad kan openbaar vergaderen, indien de medevoorzitters daarmee instemmen.

2.

Elke Partij kan de besluiten en aanbevelingen van de Handelsraad in haar officiële publicatieblad of online laten verschijnen.

3.

Voor de indiening van documenten bij de Handelsraad is artikel 32.4, lid 2, van toepassing.

4.

De coördinatoren stellen het volgende ter beschikking van het publiek: a) de voorlopige agenda van een vergadering van de Handelsraad vóór de vergadering plaatsvindt, en b) de notulen van een vergadering van de Handelsraad nadat deze overeenkomstig regel 8 zijn goedgekeurd.

5.

De bekendmaking van documenten op grond van de leden 2, 3 en 4 doet geen afbreuk aan de toepasselijke gegevensbeschermings- of transparantieregels van elke Partij.

Regel 11

Talen

1.

De werktaal van de Handelsraad is het Engels.

2.

Besluiten betreffende de wijziging of interpretatie van de overeenkomst in de zin van artikel 33.1, lid 6, punten a) en b), van de overeenkomst worden door de Handelsraad vastgesteld in de talen van de authentieke teksten van de overeenkomst. Alle andere besluiten en aanbevelingen van de Handelsraad worden in de werktaal vastgesteld.

3.

Elke Partij is verantwoordelijk voor de vertaling, waar relevant, van besluiten en andere documenten in haar eigen officiële taal of talen en draagt de kosten van die vertalingen.

Regel 12

Onkosten

1.

Elke Partij draagt haar eigen kosten in verband met de deelname aan vergaderingen van de Handelsraad, met name personeels-, reis- en verblijfskosten en video-, post- of telecommunicatiekosten.

2.

De Partij die als gastheer voor de vergadering optreedt, draagt alle kosten in verband met de organisatie van vergaderingen, de reproductie van documenten en de verlening van tolkdiensten van en naar de werktaal van de Handelsraad.

BIJLAGE 2

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELSCOMITÉ

Regel 1

Rol van het Handelscomité

Het Handelscomité dat is opgericht op grond van artikel 33.2 van de Interimovereenkomst betreffende de handel tussen de Europese Unie en Chili (hierna “de overeenkomst” genoemd), is verantwoordelijk voor alle in dat artikel bedoelde aangelegenheden.

Regel 2

Samenstelling en voorzitterschap

1.

De samenstelling en het voorzitterschap van het Handelscomité zijn vastgelegd in artikel 33.2, lid 4.

2.

Vóór de eerste vergadering van het Handelscomité stelt elke Partij de andere Partij in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de aangewezen ambtenaar die verantwoordelijk is voor het medevoorzitterschap van het Handelscomité voor die Partij. Die aangewezen ambtenaar wordt geacht bevoegd te zijn die Partij te vertegenwoordigen tot de datum waarop de Partij de andere Partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe aangewezen ambtenaar.

Regel 3

Coördinatoren

Vóór de eerste vergadering van het Handelscomité stelt elke Partij de andere Partij in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de ambtenaar die overeenkomstig artikel 33.3, lid 1, van de overeenkomst als coördinator voor die Partij is benoemd. Die ambtenaar wordt geacht te blijven fungeren als coördinator voor de Partij tot de datum waarop die Partij de andere Partij in kennis heeft gesteld van een nieuwe ambtenaar.

Regel 4

Bijeenroeping van de vergaderingen

De vergaderingen van het Handelscomité overeenkomstig artikel 33.2, lid 3, van de overeenkomst worden bijeengeroepen door de medevoorzitter van de Partij die de vergadering organiseert.

Regel 5

Delegaties

Ten minste twee weken voor een vergadering stellen de coördinatoren elkaar in kennis van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van respectievelijk de Europese Unie en Chili, met vermelding van de naam en functie van elk lid van de delegatie.

Regel 6

Agenda van de vergaderingen

1.

Ten minste 21 dagen vóór een vergadering, of 14 dagen van tevoren in het geval van dringende vergaderingen, stuurt de coördinator van de Partij die de vergadering organiseert een voorstel voor een voorlopige agenda naar de andere Partij, met een termijn voor het indienen van opmerkingen. Ten minste 14 dagen vóór de vergadering, of 10 dagen van tevoren in het geval van dringende vergaderingen, stellen de coördinatoren de voorlopige agenda op, rekening houdend met de opmerkingen.

2.

Het Handelscomité keurt aan het begin van elke vergadering de agenda goed. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen met wederzijdse instemming van de medevoorzitters op de agenda worden geplaatst.

Regel 7

Uitnodiging van deskundigen

De medevoorzitters van het Handelscomité kunnen in onderling overleg deskundigen (met name personen die geen ambtenaar zijn) uitnodigen om de vergaderingen van het Handelscomité bij te wonen om informatie te verstrekken over specifieke onderwerpen en alleen voor de delen van de vergadering tijdens welke die specifieke onderwerpen worden besproken.

Regel 8

Notulen

1.

De coördinator van de Partij die de vergadering organiseert, stelt binnen 15 dagen na het einde van elke vergadering ontwerpnotulen op van de vergadering, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan de coördinator van de andere Partij.

2.

De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van: a) alle bij het Handelscomité ingediende documenten; b) elke verklaring waarvan een van de medevoorzitters van het Handelscomité om opneming in de notulen heeft verzocht, en c) de vastgestelde besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot de specifieke punten.

3.

De notulen bevatten in een bijlage: a) een lijst van alle besluiten die het Handelscomité sinds de laatste vergadering van het Handelscomité heeft genomen volgens de schriftelijke procedure overeenkomstig regel 9, lid 2, indien van toepassing; b) een lijst van de namen en functies van alle personen die de vergadering van het Handelscomité hebben bijgewoond, en c) een lijst van alle besluiten die het Handelscomité tijdens die vergadering heeft aangenomen.

4.

De coördinatoren passen de ontwerpnotulen aan op basis van de ontvangen opmerkingen. De herziene ontwerpnotulen worden binnen 30 dagen na de datum van de vergadering, of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum, met instemming van de medevoorzitters goedgekeurd. Na goedkeuring maakt de coördinator van de Partij die optreedt als gastheer van de vergadering twee originele kopieën van de notulen en zendt er één aan elke Partij.

5.

Indien deze regels van overeenkomstige toepassing zijn op de vergaderingen van de subcomités, worden de notulen van de vergaderingen van de subcomités beschikbaar gesteld voor alle volgende vergaderingen van het Handelscomité.

Regel 9

Besluiten en aanbevelingen

1.

Het Handelscomité kan besluiten vaststellen in de gevallen waarin de overeenkomst voorziet, alsook aanbevelingen vaststellen, ook wanneer die bevoegdheden door de Handelsraad aan het Handelscomité zijn gedelegeerd.

2.

In de periode tussen twee vergaderingen kan het Handelscomité besluiten nemen of aanbevelingen doen volgens de schriftelijke procedure. In dergelijke gevallen zendt de medevoorzitter van het Handelscomité de voorgestelde tekst van een ontwerpbesluit of ontwerpaanbeveling toe aan de andere medevoorzitter in de werktaal van het Handelscomité, met een termijn van ten minste één maand om te reageren. Indien de andere medevoorzitter er niet mee instemt of niet reageert, wordt het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling tijdens de volgende vergadering van het Handelscomité besproken en mogelijk aangenomen. Het ontwerpbesluit of de ontwerpaanbeveling wordt geacht te zijn aangenomen op de datum waarop de medevoorzitter van de andere Partij daarmee instemt en wordt overeenkomstig regel 8, lid 4, in de notulen van de vergadering van het Handelscomité opgenomen.

3.

In de gevallen waarin het Handelscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten voorzien van het opschrift “Besluit” dan wel “Aanbeveling”. De coördinatoren voorzien elk besluit of elke aanbeveling van een oplopend volgnummer en de datum van goedkeuring. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

4.

De door het Handelscomité vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden in tweevoud opgesteld en door de medevoorzitters gewaarmerkt; aan elke Partij wordt een exemplaar toegezonden.

Regel 10

Transparantie

1.

Het Handelscomité kan openbaar vergaderen, indien de medevoorzitters daarmee instemmen.

2.

Elke Partij kan besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité in haar officiële publicatieblad of online laten verschijnen.

3.

Voor de indiening van documenten bij het Handelscomité is artikel 32.4, lid 2, van toepassing.

4.

De coördinatoren stellen het volgende ter beschikking van het publiek: a) de voorlopige agenda van een vergadering van het Handelscomité vóór de vergadering plaatsvindt, en b) de notulen van een vergadering van het Handelscomité na goedkeuring ervan overeenkomstig regel 8.

5.

De bekendmaking van documenten op grond van de leden 2, 3 en 4 doet geen afbreuk aan de toepasselijke gegevensbeschermings- of transparantieregels van elke Partij.

Regel 11

Talen

1.

De werktaal van het Handelscomité is het Engels.

2.

Het Handelscomité stelt besluiten vast betreffende de wijziging of interpretatie van de overeenkomst overeenkomstig artikel 33.2, lid 7, punten a) en b), van de overeenkomst, in de talen van de authentieke teksten van de overeenkomst. Alle andere besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité worden in de werktaal vastgesteld.

3.

Elke Partij is verantwoordelijk voor de vertaling, waar relevant, van besluiten en andere documenten in haar eigen officiële taal of talen en draagt de kosten van die vertalingen.

Regel 12

Onkosten

1.

Elke Partij draagt haar eigen kosten in verband met de deelname aan vergaderingen van het Handelscomité, met name personeels-, reis- en verblijfskosten en video-, post- of telecommunicatiekosten.

2.

De Partij die als gastheer voor de vergadering optreedt, draagt alle kosten in verband met de organisatie van vergaderingen, de reproductie van documenten en de verlening van tolkdiensten van en naar de werktaal van het Handelscomité.

Regel 13

Gespecialiseerde comités en andere organen

1.

Overeenkomstig artikel 33.2, lid 6, punt d), van de overeenkomst houdt het Handelscomité toezicht op, geeft het leiding aan en coördineert het de werkzaamheden van alle gespecialiseerde comités en andere organen die in het kader van de overeenkomst zijn of kunnen worden opgericht.

2.

Het Handelscomité wordt schriftelijk in kennis gesteld van de contactpunten die zijn aangewezen door de krachtens de overeenkomst opgerichte gespecialiseerde comités of andere organen. Alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen die tussen de contactpunten van elk gespecialiseerd comité worden uitgewisseld in verband met de uitvoering van de overeenkomst, worden tegelijkertijd aan de coördinatoren toegezonden.