LIITE 1

KAUPPANEUVOSTON TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Kauppaneuvoston rooli

Euroopan unionin ja Chilen välisen väliaikaisen kauppasopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 33.1 artiklalla perustettu kauppaneuvosto vastaa kaikista kyseisessä artiklassa tarkoitetuista asioista.

2 artikla

Kokoonpano ja puheenjohtajuus

1.

Kauppaneuvoston kokoonpanosta ja puheenjohtajasta määrätään 33.1 artiklan 3 kohdassa.

2.

Ennen kauppaneuvoston ensimmäistä kokousta kumpikin osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle kauppaneuvoston puheenjohtajuudesta kyseisen osapuolen osalta vastaavan nimetyn virkamiehen nimen, aseman ja yhteystiedot. Tällä nimetyllä virkamiehellä katsotaan olevan valtuutus edustaa kyseistä osapuolta siihen päivään saakka, jona osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle uudesta nimetystä virkamiehestä.

3 artikla

Koordinaattorit

Ennen kauppaneuvoston ensimmäistä kokousta kumpikin osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle kyseisen osapuolen koordinaattoriksi sopimuksen 33.3 artiklan 1 kohdan nojalla nimetyn virkamiehen nimen, aseman ja yhteystiedot. Tämän virkamiehen katsotaan toimivan osapuolen koordinaattorina siihen päivään saakka, jona kyseinen osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle uudesta virkamiehestä.

4 artikla

Kokousten koollekutsuminen

Kauppaneuvoston kokouksen järjestävän osapuolen puheenjohtaja kutsuu koolle sopimuksen 33.1 artiklan 2 kohdan mukaisen kokouksen.

5 artikla

Valtuuskunnat

Koordinaattorit ilmoittavat toisilleen vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta Euroopan unionin ja Chilen valtuuskuntien suunnitellun kokoonpanon ja valtuuskunnan kunkin jäsenen nimen ja tehtävän.

6 artikla

Kokousten esityslistat

1.

Kokouksen järjestävän osapuolen koordinaattori lähettää vähintään 21 päivää ennen kokousta tai vähintään 14 päivää ennen kiireellistä kokousta toiselle osapuolelle ehdotuksen alustavaksi esityslistaksi mainiten määräajan huomautusten esittämiselle. Koordinaattorit laativat alustavan esityslistan vähintään 14 päivää ennen kokousta tai kymmenen päivää ennen kiireellistä kokousta ottaen huomioon huomautukset.

2.

Kauppaneuvosto hyväksyy esityslistan kokouksen alussa. Puheenjohtajien yhteisellä sopimuksella esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole sisällytetty alustavaan esityslistaan.

7 artikla

Asiantuntijoiden kutsuminen

Kauppaneuvoston puheenjohtajat voivat yhteisestä sopimuksesta kutsua asiantuntijoita, erityisesti muita kuin valtion virkamiehiä, kauppaneuvoston kokouksiin antamaan tietoja erityisistä aiheista, mutta asiantuntijat voivat osallistua ainoastaan kokouksen niihin osiin, joissa tällaisia erityisiä aiheita käsitellään.

8 artikla

Pöytäkirjat

1.

Kokouksen järjestävän osapuolen koordinaattori laatii kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen 15 päivän kuluessa kokouksen päättymisestä, jolleivat puheenjohtajat toisin päätä. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan kommentoitavaksi toisen osapuolen koordinaattorille.

2.

Pöytäkirja sisältää yleensä tiivistelmän kustakin esityslistalla olevasta asiasta, ja tarvittaessa siinä yksilöidään a) kaikki kauppaneuvostolle toimitetut asiakirjat; b) kaikki lausunnot, jotka jompikumpi kauppaneuvoston puheenjohtajista on pyytänyt kirjattaviksi pöytäkirjaan; sekä c) eri asiakohdissa tehdyt päätökset, annetut suositukset, sovitut lausunnot ja tehdyt päätelmät.

3.

Pöytäkirjan on sisällettävä liite, jossa on a) luettelo kaikista päätöksistä, jotka kauppaneuvosto on tehnyt kirjallisella menettelyllä 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti edellisen kokouksensa jälkeen, tarvittaessa; b) luettelo kaikkien kauppaneuvoston kokoukseen osallistuneiden henkilöiden nimistä ja tehtävistä; sekä c) luettelo kaikista kyseisessä kokouksessa tehdyistä kauppaneuvoston päätöksistä.

4.

Koordinaattorit muokkaavat pöytäkirjaluonnosta saatujen huomautusten perusteella. Puheenjohtajat hyväksyvät tarkistetun pöytäkirjaluonnoksen 30 päivän kuluessa kokouspäivästä tai muun puheenjohtajien sopiman määräajan kuluessa. Kun pöytäkirja on hyväksytty, kokouksen järjestävän osapuolen koordinaattori laatii niistä kaksi alkuperäiskappaletta ja toimittaa yhden kummallekin osapuolelle.

9 artikla

Päätökset ja suositukset

1.

Kauppaneuvosto voi tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia kaikista asioista, joista sopimuksessa niin määrätään.

2.

Kokousten välisenä aikana kauppaneuvosto voi tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Tällaisissa tapauksissa kauppaneuvoston puheenjohtaja lähettää päätös- tai suositusehdotuksen ehdotetun tekstin toiselle puheenjohtajalle kauppaneuvoston työkielellä, ja tällä on vähintään kuukausi aikaa reagoida. Jos toinen puheenjohtaja ei hyväksy sitä tai ei reagoi, ehdotetusta päätöksestä tai suosituksesta keskustellaan ja päätös voidaan tehdä tai suositus antaa kauppaneuvoston seuraavassa kokouksessa. Päätös- tai suositusluonnos katsotaan hyväksytyksi päivänä, jona toisen osapuolen puheenjohtaja hyväksyy sen, ja se merkitään kauppaneuvoston kokouksen pöytäkirjaan 8 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

3.

Jos kauppaneuvostolle on annettu sopimuksen nojalla valtuudet tehdä päätöksiä tai antaa suosituksia, ne otsikoidaan vastaavasti ’päätöksiksi’ tai ’suosituksiksi’. Koordinaattorit antavat kaikille päätöksille tai suosituksille juoksevan järjestysnumeron ja ilmoittavat niiden teko- tai antamispäivän. Kussakin päätöksessä ja suosituksessa ilmoitetaan sen voimaantulopäivä.

4.

Kauppaneuvoston tekemät päätökset ja antamat suositukset laaditaan kahtena kappaleena, jotka puheenjohtajat todistavat oikeiksi ja joista toimitetaan yksi kummallekin osapuolelle.

10 artikla

Avoimuus

1.

Kauppaneuvosto voi kokoontua julkisesti, jos puheenjohtajat niin sopivat.

2.

Kumpikin osapuoli voi päättää julkaista kauppaneuvoston päätökset ja suositukset omassa virallisessa julkaisussaan tai verkossa.

3.

Asiakirjojen toimittamiseen kauppaneuvostolle sovelletaan 32.4 artiklan 2 kohtaa.

4.

Koordinaattorit asettavat julkisesti saataville a) kauppaneuvoston kokouksen alustavan esityslistan ennen kuin kokous pidetään; sekä b) kauppaneuvoston kokouksen pöytäkirjan sen jälkeen, kun se on hyväksytty 8 artiklan mukaisesti.

5.

Edellä 2–4 kohdassa tarkoitettu minkä tahansa asiakirjojen julkistaminen ei rajoita kummankaan osapuolen sovellettavien tietosuoja- tai avoimuussääntöjen soveltamista.

11 artikla

Kielet

1.

Kauppaneuvoston työkieli on englanti.

2.

Kauppaneuvosto tekee sopimuksen 33.1 artiklan 6 kohdan a ja b alakohdan mukaiset sopimuksen muuttamista tai tulkintaa koskevat päätökset todistusvoimaisten sopimustekstien kielillä. Kaikki muut kauppaneuvoston päätökset ja suositukset tehdään työkielellä.

3.

Kumpikin osapuoli vastaa päätösten ja muiden asiakirjojen kääntämisestä tarvittaessa omalle viralliselle kielelleen tai omille virallisille kielilleen, ja kyseinen osapuoli vastaa tällaisiin käännöksiin liittyvistä kuluista.

12 artikla

Kulut

1.

Kumpikin osapuoli vastaa sille kauppaneuvoston kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista, erityisesti henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista sekä video-, postitus- tai televiestintäkuluista.

2.

Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kuluista, jotka liittyvät kokousten järjestämiseen, asiakirjojen kopiointiin ja tulkkaukseen kauppaneuvoston työkielelle ja työkieleltä.

LIITE 2

KAUPPAKOMITEAN TYÖJÄRJESTYS

1 artikla

Kauppakomitean rooli

Euroopan unionin ja Chilen välisen väliaikaisen kauppasopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 33.2 artiklalla perustettu kauppakomitea vastaa kaikista kyseisessä artiklassa tarkoitetuista asioista.

2 artikla

Kokoonpano ja puheenjohtajuus

1.

Kauppakomitean kokoonpanosta ja puheenjohtajasta määrätään 33.2 artiklan 4 kohdassa.

2.

Ennen kauppakomitean ensimmäistä kokousta kumpikin osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle kauppakomitean puheenjohtajuudesta kyseisen osapuolen osalta vastaavan nimetyn virkamiehen nimen, aseman ja yhteystiedot. Tällä nimetyllä virkamiehellä katsotaan olevan valtuutus edustaa kyseistä osapuolta siihen päivään saakka, jona osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle uudesta nimetystä virkamiehestä.

3 artikla

Koordinaattorit

Ennen kauppakomitean ensimmäistä kokousta kumpikin osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle kyseisen osapuolen koordinaattoriksi sopimuksen 33.3 artiklan 1 kohdan nojalla nimetyn virkamiehen nimen, aseman ja yhteystiedot. Tämän virkamiehen katsotaan toimivan osapuolen koordinaattorina siihen päivään saakka, jona osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle uudesta virkamiehestä.

4 artikla

Kokousten koollekutsuminen

Kauppakomitean kokouksen järjestävän osapuolen puheenjohtaja kutsuu koolle sopimuksen 33.2 artiklan 3 kohdan mukaisen kokouksen.

5 artikla

Valtuuskunnat

Koordinaattorit ilmoittavat toisilleen vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta Euroopan unionin ja Chilen valtuuskuntien suunnitellun kokoonpanon ja valtuuskunnan kunkin jäsenen nimen ja tehtävän.

6 artikla

Kokousten esityslistat

1.

Kokouksen järjestävän osapuolen koordinaattori lähettää vähintään 21 päivää ennen kokousta tai vähintään 14 päivää ennen kiireellistä kokousta toiselle osapuolelle ehdotuksen alustavaksi esityslistaksi mainiten määräajan huomautusten esittämiselle. Koordinaattorit laativat alustavan esityslistan vähintään 14 päivää ennen kokousta tai kymmenen päivää ennen kiireellistä kokousta ottaen huomioon huomautukset.

2.

Kauppakomitea hyväksyy esityslistan kokouksen alussa. Puheenjohtajien yhteisellä sopimuksella esityslistalle voidaan ottaa asioita, joita ei ole sisällytetty alustavaan esityslistaan.

7 artikla

Asiantuntijoiden kutsuminen

Kauppakomitean puheenjohtajat voivat yhteisestä sopimuksesta kutsua asiantuntijoita, erityisesti muita kuin valtion virkamiehiä, kauppakomitean kokouksiin antamaan tietoja erityisistä aiheista, mutta asiantuntijat voivat osallistua ainoastaan kokouksen niihin osiin, joissa tällaisia erityisiä aiheita käsitellään.

8 artikla

Pöytäkirjat

1.

Kokouksen järjestävän osapuolen koordinaattori laatii kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen 15 päivän kuluessa kokouksen päättymisestä, jolleivat puheenjohtajat toisin päätä. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan kommentoitavaksi toisen osapuolen koordinaattorille.

2.

Pöytäkirja sisältää yleensä tiivistelmän kustakin esityslistalla olevasta asiasta, ja tarvittaessa siinä yksilöidään a) kaikki kauppakomitealle toimitetut asiakirjat; b) kaikki lausunnot, jotka jompikumpi kauppakomitean puheenjohtajista on pyytänyt kirjattaviksi pöytäkirjaan; sekä c) eri asiakohdissa tehdyt päätökset, annetut suositukset, sovitut lausunnot ja tehdyt päätelmät.

3.

Pöytäkirjan on sisällettävä liite, jossa on a) luettelo kaikista päätöksistä, jotka kauppakomitea on tehnyt kirjallisella menettelyllä 9 artiklan 2 kohdan mukaisesti edellisen kokouksensa jälkeen, tarvittaessa; b) luettelo kaikkien kauppakomitean kokoukseen osallistuneiden henkilöiden nimistä ja tehtävistä; sekä c) luettelo kaikista kyseisessä kokouksessa tehdyistä kauppakomitean päätöksistä.

4.

Koordinaattorit muokkaavat pöytäkirjaluonnosta saatujen huomautusten perusteella. Puheenjohtajat hyväksyvät tarkistetun pöytäkirjaluonnoksen 30 päivän kuluessa kokouspäivästä tai muun puheenjohtajien sopiman määräajan kuluessa. Kun pöytäkirja on hyväksytty, kokouksen järjestävän osapuolen koordinaattori laatii niistä kaksi alkuperäiskappaletta ja toimittaa yhden kummallekin osapuolelle.

5.

Jos tätä työjärjestystä sovelletaan alakomiteoiden kokouksiin soveltuvin osin, alakomiteoiden kokousten pöytäkirjat asetetaan saataville kauppakomitean myöhempiä kokouksia varten.

9 artikla

Päätökset ja suositukset

1.

Kauppakomitea voi tehdä päätöksiä sopimuksessa määrätyissä tapauksissa sekä antaa suosituksia, muun muassa silloin, kun kauppaneuvosto on siirtänyt sille tällaisen toimivallan.

2.

Kokousten välisenä aikana kauppakomitea voi tehdä päätöksiä ja antaa suosituksia kirjallista menettelyä noudattaen. Tällaisissa tapauksissa kauppakomitean puheenjohtaja lähettää päätös- tai suositusehdotuksen ehdotetun tekstin toiselle puheenjohtajalle kauppakomitean työkielellä, ja tällä on vähintään kuukausi aikaa reagoida. Jos toinen puheenjohtaja ei hyväksy sitä tai ei reagoi, ehdotetusta päätöksestä tai suosituksesta keskustellaan ja päätös voidaan tehdä tai suositus antaa kauppakomitean seuraavassa kokouksessa. Päätös- tai suositusluonnos katsotaan hyväksytyksi päivänä, jona toisen osapuolen puheenjohtaja hyväksyy sen, ja se merkitään kauppakomitean kokouksen pöytäkirjaan 8 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

3.

Jos kauppakomitealle on annettu sopimuksen nojalla valtuudet tehdä päätöksiä tai antaa suosituksia, ne otsikoidaan vastaavasti ’päätöksiksi’ tai ’suosituksiksi’. Koordinaattorit antavat kaikille päätöksille tai suosituksille juoksevan järjestysnumeron ja ilmoittavat niiden teko- tai antamispäivän. Kussakin päätöksessä ja suosituksessa ilmoitetaan sen voimaantulopäivä.

4.

Kauppakomitean tekemät päätökset ja antamat suositukset laaditaan kahtena kappaleena, jotka puheenjohtajat todistavat oikeiksi ja joista toimitetaan yksi kummallekin osapuolelle.

10 artikla

Avoimuus

1.

Kauppakomitea voi kokoontua julkisesti, jos puheenjohtajat niin sopivat.

2.

Kumpikin osapuoli voi päättää julkaista kauppakomitean päätökset ja suositukset omassa virallisessa julkaisussaan tai verkossa.

3.

Asiakirjojen toimittamiseen kauppakomitealle sovelletaan 32.4 artiklan 2 kohtaa.

4.

Koordinaattorit asettavat julkisesti saataville a) kauppakomitean kokouksen alustavan esityslistan ennen kuin kokous pidetään; sekä b) kauppakomitean kokouksen pöytäkirjan sen jälkeen, kun se on hyväksytty 8 artiklan mukaisesti.

5.

Edellä 2–4 kohdassa tarkoitettu minkä tahansa asiakirjojen julkistaminen ei rajoita kummankaan osapuolen sovellettavien tietosuoja- tai avoimuussääntöjen soveltamista.

11 artikla

Kielet

1.

Kauppakomitean työkieli on englanti.

2.

Kauppakomitea tekee sopimuksen 33.2 artiklan 7 kohdan b alakohdan mukaiset sopimuksen muuttamista tai tulkintaa koskevat päätökset todistusvoimaisten sopimustekstien kielillä. Kaikki muut kauppakomitean päätökset ja suositukset tehdään työkielellä.

3.

Kumpikin osapuoli vastaa päätösten ja muiden asiakirjojen kääntämisestä tarvittaessa omalle viralliselle kielelleen tai omille virallisille kielilleen, ja kyseinen osapuoli vastaa tällaisiin käännöksiin liittyvistä kuluista.

12 artikla

Kulut

1.

Kumpikin osapuoli vastaa sille kauppakomitean kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista, erityisesti henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluista sekä video-, postitus- tai televiestintäkuluista.

2.

Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kuluista, jotka liittyvät kokousten järjestämiseen, asiakirjojen kopiointiin ja tulkkaukseen kauppakomitean työkielelle ja työkieleltä.

13 artikla

Erikoistuneet komiteat ja muut elimet

1.

Sopimuksen 33.2 artiklan 6 kohdan d alakohdan mukaisesti kauppakomitea valvoo, ohjaa ja koordinoi kaikkien sellaisten erikoistuneiden komiteoiden ja muiden elinten työtä, jotka on perustettu sopimuksen nojalla tai joita voidaan perustaa sopimuksen nojalla.

2.

Kaikista sopimuksen nojalla perustettujen erikoistuneiden komiteoiden tai muiden elinten nimeämistä yhteyspisteistä ilmoitetaan kirjallisesti kauppakomitealle. Kaikki sopimuksen täytäntöönpanoa koskeva asiaankuuluva kirjeenvaihto, asiakirjat ja muu viestintä kunkin erikoistuneen komitean yhteyspisteiden välillä lähetetään samanaikaisesti koordinaattoreille.