—

wara li kkunsidra l-kontijiet annwali definittivi tal-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi għas-sena finanzjarja 2011,

—

wara li kkunsidra r-rapport tal-Qorti tal-Awdituri dwar il-kontijiet annwali tal-Istitut Ewropew talgħall-Ugwaljanza bejn is-Sessi għas-sena finanzjarja 2011, flimkien mat-tweġibiet tal-Istitut (1),

—

wara li kkunsidra r-rakkomandazzjoni tal-Kunsill tat-12 ta’ Frar 2013 (05753/2013 – C7-0041/2013),

—

wara li kkunsidra l-Artikolu 319 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

—

wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (2), u b’mod partikolari l-Artikolu 185 tiegħu,

—

wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (3), u b’mod partikolari l-Artikolu 208 tiegħu,

—

wara li kkunsidra r-Regolament (KE) Nru 1922/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-20 ta’ Diċembru 2006 li jistabbilixxi Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (4), u b’mod partikolari l-Artikolu 14 tiegħu,

—

wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 tad-19 ta’ Novembru 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju strutturali għall-entitajiet imsemmijin fl-Artikolu 185 tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (5), u b’mod partikolari l-Artikolu 94 tiegħu,

—

wara li kkunsidra l-Artikolu 77 u l-Anness VI tar-Regoli ta’ Proċedura tiegħu,

—

wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit u l-opinjoni tal-Kumitat għad-Drittijiet tan-Nisa u l-Ugwaljanza bejn is-Sessi (A7-0081/2013),

A.

billi l-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (“l-Istitut”) kien stabbilit fuq il-bażi tar-Regolament (KE) Nru 1922/2006 u kiseb l-indipendenza tiegħu fil-15 ta’ Ġunju 2010,

B.

billi l-Qorti tal-Awdituri stqarret li kisbet assigurazzjonijiet raġonevoli li l-kontijiet annwali tal-Istitut għas-sena finanzjarja 2011 huma affidabbli, u li t-tranżazzjonijiet sottostanti huma legali u regolari,

C.

billi l-2011 kienet l-ewwel sena operattiva kompluta għall-Istitut minn mindu kiseb l-indipendenza finanzjarja u amministrattiva tiegħu f’Ġunju 2010,

D.

billi l-istruttura tal-Istitut hija bbażata fuq mandat u kompiti definiti fir-regolament bażiku li jistabbilixxi l-Aġenzija u fuq l-objettivi approvati mill-Bord ta’ Amministrazzjoni tal-Istitut fil-Programm ta’ Ħidma ta’ Nofs it-Term tal-2010-2012 u fil-Programm ta’ Ħidma Annwali,

E.

billi l-baġit globali tal-Istitut għas-sena finanzjarja 2011 kien ta’ EUR 7 530 000, meta mqabbel ma’ baġit globali ta’ EUR 5 678 123,09 għas-sena finanzjarja 2010, li juri żieda ta’ 32,6 %; billi l-baġit tal-Istitut hu ffinanzjat għal kollox mill-kontribut tal-Unjoni,

F.

billi fl-aħħar tal-2011, l-Istitut irreġistra riżultat pożittiv ta’ EUR 1 156 400,29 (6) fil-baġit, wara li jitnaqqsu d-differenzi fir-rati tal-kambju ekwivalenti għal EUR 2 650,64, li mbagħad ġew irreġistrati fil-kontijiet bħala passiv lejn il-Kummissjoni,

1.

Ifakkar li l-Istitut ingħata awtonomija amministrattiva u finanzjarja fil-15 ta’ Ġunju 2010; jinnota li bħala riżultat ta’ dan, il-proċeduri tal-akkwisti kollha tal-2010 tnedew prinċipalment fl-aħħar kwart tal-2010;

2.

Jinnota li l-implimentazzjoni tal-baġit hija ppreparata fuq il-bażi ta’ kontabilità immodifikata fuq il-ħlasijiet, li jfisser li approprjazzjonijiet ta’ pagament riportati huma rreġistrati flimkien mal-pagamenti magħmula u mad-dħul;

3.

Jieħu nota mill-kontijiet annwali li l-eżekuzzjoni tal-pagamenti matul l-2011 kienet aktar effettiva milli fl-2010, u dan juri titjib konsiderevoli taħt it-Titoli kollha; jistabbilixxi mill-kontijiet annwali li l-Istitut irreġistra proporzjon ta’ implimentazzjoni tal-baġit ta’ 44,19 % għall-pagamenti u ta’ 88,54 % għall-impenji fl-aħħar tal-2011;

4.

Jirrikonoxxi mill-kontijiet annwali (7) li l-proporzjon tal-pagament taħt it-Titolu I “Nefqa għal Persunal” żdied għal 88,49 % fl-2011, meta mqabbel ma’ 49,19 % fl-2010; jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar aktar azzjonijiet meħuda biex itejbu l-proporzjon;

5.

Jieħu nota mill-kontijiet annwali li l-pagamenti li saru taħt it-Titolu II “Nefqa Amministrattiva” żdiedu għal 34,71 % fl-2011, meta mqabbla ma’ 28,99 % fl-2010; jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-azzjonijiet meħuda biex itejbu l-proporzjonijiet peress li l-proporzjonijiet baxxi ta’ eżekuzzjoni juru diffikultajiet fl-ippjanar u l-implimentazzjoni tal-baġit;

6.

Josserva mill-kontijiet annwali l-proporzjon baxx ħafna ta’ eżekuzzjoni ta’ 18,36 %, għall-pagamenti taħt it-Titolu III “Nefqa Operazzjonali”; jinnota li dan huwa riżultat ta’ numru sinifikanti ta’ akkwisti mnedija lejn tmiem l-2010 wara li l-Istitut kien sar amministrattivament awtonomu minn Ġunju ta’ dik is-sena; jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-azzjonijiet meħuda minn dakinhar ‘l hawn biex itejbu l-proporzjonijiet peress li l-proporzjonijiet baxxi ta’ eżekuzzjoni juru diffikultajiet fl-ippjanar u l-implimentazzjoni tal-baġit;

7.

Jinnota mill-kontijiet annwali li EUR 3 339 551,93 tal-approprjazzjonijiet ta’ impenn kkuntrattati sa tmiem l-2011 iżda li kienu għadhom ma tħallsux ġew riportati għall-2012, u dan jirrappreżenta 50 % tal-impenji kollha; jinnota, barra minn hekk, li l-ammont totali ta’ approprjazzjonijiet li ġew riportati u li kienu mħassra (jiġifieri ġew riportati mill-2010 u ma tħallsux fl-2011) jirrappreżenta EUR 295 741,61 peress li din kienet l-ewwel sena sħiħa ta’ operat li fiha għall-ewwel darba l-persunal wettaq tipi differenti ta’ proċeduri ta’ akkwist, beda miżuri inkluża talba tardiva għal avveniment tal-Presidenza, u azzjonijiet oħra, fit-tieni parti tas-sena; jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-azzjonijiet meħuda li fil-futur jiżguraw rata ta’ implimentazzjoni tal-baġit sodisfaċenti;

8.

Jirrikonoxxi mill-kontijiet annwali li fl-aħħar tal-2010, l-Istitut ma pproċediex bl-eżerċizzju ta’ diżimpenn neċessarju u li saru r-riporti awtomatiċi kollha;

9.

Jistabbilixxi li fl-2010 l-Istitut iddefinixxa r-responsabilitajiet tal-atturi finanzjarji rigward il-membri tal-persunal u żviluppa ċirkwiti finanzjarji għall-impenji; jinnota, barra minn hekk, li l-Istitut innomina l-atturi finanzjarji kollha u ddefinixxa r-rwoli u r-responsabbiltajiet tagħhom sa tmiem l-2010;

10.

Jirrikonoxxi li l-Istitut irċieva tliet trasferimenti finanzjari mill-Kummissjoni għal ammont totali ta’ EUR 7 530 000 (EUR 3 390 000 fl-ewwel trasferiment, EUR 2 070 000 fit-tieni trasferiment u EUR 2 070 000 fit-tielet trasferiment);

11.

Jieħu nota mir-Rapport Annwali li fl-2011, l-Istitut irreġistra sitt eċċezzjonijiet għat-transazzjonijiet finanzjarji li kienu diskussi mal-maniġment, mal-kapijiet tat-timijiet u mal-persunal relevanti biex fil-futur jiġu evitati l-iżbalji; jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-azzjonijiet meħuda biex jindirizzaw din id-defiċjenza;

12.

Josserva li fl-2011, 123 proċedura ta’ akkwisti fl-Operazzjoni u l-Amministrazzjoni kienu finalizzati u li l-akkwist globali rrappreżenta madwar 50 % tal-baġit globali tal-Istitut; josserva wkoll li l-attivitajiet ta’ akkwist tal-2011 ġew riportati skont il-Programm ta’ Ħidma tal-2011;

13.

Jieħu nota mill-kontijiet annwali li fl-2011, l-Istitut ikkonkluda r-reklutaġġ ta’ tliet aġenti temporanji u ta’ tliet aġenti b’kuntratt (filwaqt li fl-2010, l-Istitut irrekluta 23 aġent temporanju) u laħaq 94 % tal-okkupanza tat-tabella tal-persunal tiegħu, meta mqabbel ma’ 92,3 % fl-2010; jilqa’ t-titjib fir-rata ta’ okkupazzjoni tal-pjan ta’ stabbiliment tal-Istitut, li se jikkontribwixxi għall-funzjonament effikaċi tiegħu;

14.

Jirrikonoxxi mill-IAS li sensiela ta’ politiki, strateġiji, proċeduri u linji gwida jappoġġjaw l-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament tal-Persunal fl-Istitut; jinnota li ċerti punti għadhom qegħdin jiġu żviluppati u għandhom ikunu lesti fi stadju aktar tard, b’mod partikolari bl-adozzjoni ta’ għodod tal-IT għall-ġestjoni tar-riżorsi umani (speċjalment għal kwistjonijiet bħall-preparazzjoni ta’ deskrizzjonijiet tax-xogħol, il-ħolqien ta’ objettivi personali u l-formolazzjoni ta’ pjanijiet individwali ta’ taħriġ); jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-azzjonijiet meħuda biex jindirizzaw il-kwistjonijiet imsemmija hawn fuq;

15.

Jilqa’ t-tieni rapport ta’ valuzzjoni ex-ante tal-Istitut tat-8 ta’ Settembru 2011, li ffoka fuq l-objettivi u l-operazzjonijiet speċifiċi tal-Istitut u li għandu l-objettiv li jagħti gwida lill-ġestjoni tal-Istitut fil-finalizzazzjoni tal-objettivi u l-attivitajiet; jiġbed l-attenzjoni għall-fatt li, fi żmien ta’ kriżi ekonomika u ta’ awsterità, huwa vitali li l-Istitut joffri l-aqwa valur għall-flus mingħajr ma jipperikola t-twettiq b’suċċess tal-mandat importanti tiegħu;

16.

Jilqa’ t-twaqqif taċ-Ċentru tar-Riżorsi u d-Dokumentazzjoni tal-Istitut bħala sors uniku Ewropew ta’ tagħrif istituzzjonali u metodoloġiku dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi;

17.

Jenfasizza li l-objettivi u l-kompiti tal-Istitut jirrikjedu li jkun hemm entità separata u ddedikata, fil-qafas istituzzjonali;

18.

Jinnota mir-Rapport Annwali li fl-1 ta’ Marzu 2010, il-persunal tal-Istitut kien rilokat mill-post temporanju tiegħu fi Brussell għall-post permanenti tiegħu f’Vilnjus, il-Litwanja;

19.

Jirrikonoxxi mir-Rapport Annwali li l-Gvern tar-Repubblika tal-Litwanja ggarantixxa l-ħlas tal-kera tal-uffiċju tal-Istitut għal perijodu ta’ sentejn sal-15 ta’ Diċembru 2011;

20.

Jilqa’ l-inizjattiva unika, b’koordinament mar-rappreżentanzi l-oħrajn tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni f’Vilnjus (ir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni u l-Uffiċju tal-Informazzjoni tal-Parlament Ewropew), għall-identifikazzjoni u l-għażla ta’ bini komuni; jinnota li “Dar l-UE” istitwita dan l-aħħar irriżultat meħtieġa u għandha twassal għal sinerġiji u żżid il-viżibilità tal-Unjoni, l-iffrankar tal-ispejjeż u l-kondiviżjoni;

21.

Jilqa’ l-ewwel attivitjiet ta’ awditjar li saru fl-2011 fl-Istitut mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS); jinnota mir-rapport tal-IAS (8) li mir-rapporti tiegħu tal-31 ta’ Diċembru 2011 la joħorġu rakkomandazzjonijiet attwali “kritiċi” u lanqas “importanti ħafna”;

22.

Jinnota li l-IAS għamel reviżjoni limitata tal-implimentazzjoni tal-Istandards Interni ta’ Kontroll fl-Istitut f’Diċembru 2011; jinnota li l-Istitut aċċetta r-rakkomandazzjoni li jiffinalizza l-proċedura għall-implimentazzjoni tal-Istandards Interni ta’ Kontroll u l-maniġment adotatta pjan ta’ azzjoni biex ikun implimentat fl-2012; jistieden lill-Istitut jinforma lill-awtorità tal-kwittanza dwar l-azzjonijiet meħuda fir-rigward tar-rakkomandazzjonijiet;

23.

Jirrikonoxxi li l-Analiżi tar-Riskju tal-IAS identifikat ċerti proċessi (9) li ma setgħux jiġu kkunsidrati fil-pjan tal-awditjar tal-IAS, peress li l-kontrolli ġew ivvalutati bħala assenti jew insuffiċjenti;

24.

Jinnota, mill-osservazzjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri, li l-Istitut jeħtieġ li jtejjeb id-dokumentazzjoni tat-teħid ta’ inventarju fiżiku għal attivi fissi u tal-istima ta’ spejjeż dovuti;

25.

Jirreferi, fir-rigward tal-kummenti l-oħra li jakkumpanjaw id-Deċizjoni tiegħu dwar il-kwittanza, li huma ta’ natura orizzontali, għar-riżoluzzjoni tiegħu tas-17 ta’ April 2013 (10) dwar il-prestazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll tal-aġenziji.