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Atendendo às contas anuais definitivas do Instituto Europeu para a Igualdade de Género relativas ao exercício de 2011,

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Atendendo ao relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais definitivas do Instituto Europeu para a Igualdade de Género relativas ao exercício de 2011, acompanhado das respostas do Instituto (1),

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Tendo em conta a recomendação do Conselho de 12 de fevereiro de 2013 (05753/2013 – C7-0041/2013),

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Tendo em conta o artigo 319.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

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Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2), nomeadamente o artigo 185.o,

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Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (3) e, nomeadamente, o seu artigo 208.o,

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Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1922/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de dezembro de 2006, que cria um Instituto Europeu para a Igualdade de Género (4) e, nomeadamente, o seu artigo 14.o,

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Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (5) do Conselho e, nomeadamente, o seu artigo 94.o,

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Tendo em conta o artigo 77.o e o Anexo VI do seu Regimento,

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Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão dos Direitos da Mulher e da Igualdade dos Géneros (A7-0081/2013),

A.

Considerando que o Instituto Europeu para a Igualdade de Género (a seguir designado «Instituto») foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 1922/2006 e adquiriu autonomia em 15 de junho de 2010,

B.

Considerando que o Tribunal de Contas afirmou ter obtido uma garantia razoável de que as contas anuais do Instituto relativas ao exercício de 2011 são fiáveis e de que as operações subjacentes são legais e regulares,

C.

Considerando que 2011 foi o primeiro ano operacional completo para o Instituto desde que este obteve independência financeira e administrativa, em junho de 2010;

D.

Considerando que a estrutura do Instituto assenta no mandato e nas missões definidas no regulamento de base que cria a agência e nos objetivos aprovados pelo Conselho de Administração do Instituto no programa de trabalho a médio prazo 2010-2012 e no programa anual de trabalho,

E.

Considerando que o orçamento global do Instituto para o exercício de 2011 foi de 7 530 000 EUR, em comparação com um orçamento global de 5 678 123,09 EUR para o exercício de 2010, o que representa um aumento de 32,6 %; considerando que o orçamento do Instituto é financiado na sua totalidade pela contribuição da União,

F.

Considerando que, no final de 2011, o Instituto registou um resultado orçamental positivo que ascendia a 1 156 400,29 EUR (6), após dedução de diferenças nas taxas de câmbio no montante de 2 650,64 EUR, o que foi então registado nas contas como um passivo para com a Comissão,

1.

Recorda que foi concedida autonomia administrativa e financeira ao Instituto em 15 de junho de 2010; verifica que, em consequência, todos os procedimentos de contratação em 2010 foram principalmente lançados no último trimestre de 2010;

2.

Verifica que a execução orçamental é preparada com base numa contabilidade de caixa modificada, o que significa que as dotações para pagamentos transitadas são registadas conjuntamente com os pagamentos efetuados e as receitas recebidas;

3.

Conclui das contas anuais que a execução dos pagamentos em 2011 foi mais eficaz do que em 2010, o que revela uma considerável melhoria relativamente a todos os Títulos; conclui das contas anuais que, no final de 2011, o Instituto registou um rácio de execução orçamental de 44,19 %, no caso dos pagamentos, e de 88,54 %, no caso das autorizações;

4.

Conclui das contas anuais (7) que o rácio de pagamento no âmbito do Título I «Despesas de pessoal» aumentou para 88,49 % em 2011, em comparação com 49,19 % em 2010; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação sobre as novas medidas adotadas para melhorar o rácio;

5.

Conclui das contas anuais que os pagamentos executados do Título II «Despesas administrativas» aumentou para 34,71 % em 2011, em comparação com 28,99 % em 2010; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação sobre as medidas adotadas para melhorar os rácios, porquanto os baixos rácios de execução revelam dificuldades de planeamento e execução do orçamento;

6.

Regista, com base nas contas anuais, um rácio de execução demasiado baixo, nomeadamente de18,36 % no caso dos pagamentos no âmbito do Título III «Despesas operacionais»; observa que tal se fica a dever ao lançamento de um número significativo de concursos na última parte de 2010, depois de o Instituto se ter tornado autónomo do ponto de vista administrativo em junho desse ano; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação sobre as medidas adotadas desde então para melhorar os rácios, porquanto os baixos rácios de execução revelam dificuldades de planeamento e execução do orçamento;

7.

Conclui das contas anuais que 3 339 551,93 EUR em dotações para autorizações, contraídas até ao final de 2011 mas ainda não pagas, foram transitadas para 2012, o que representa 50 % do total de autorizações; observa ainda que o volume total de dotações canceladas (isto é, transitadas de 2010 e não pagas em 2011) representa 295 741,61 EUR devido ao facto de este ter sido o primeiro ano completo de funcionamento em que o pessoal realizou diferentes tipos de processos de concurso pela primeira vez, empreendeu medidas, como um pedido tardio de evento da Presidência, e outras ações durante o segundo semestre; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação acerca das medidas tomadas para garantir uma execução orçamental satisfatória no futuro;

8.

Conclui das contas anuais que, no final de 2010, o Instituto não procedeu ao necessário exercício de anulação e que tiveram lugar todas as transições;

9.

Verifica que, em 2010, o Instituto definiu as responsabilidades dos intervenientes financeiros para os membros do pessoal e criou circuitos financeiros para autorizações; constata ainda que o Instituto nomeou todos os intervenientes financeiros definindo as suas funções e responsabilidades até ao final de 2010;

10.

Regista que o instituto recebeu três transferências financeiras da Comissão, num montante total de 7 530 000 EUR (respetivamente 3 390 000 EUR, na primeira transferência, 2 070 000 EUR na segunda transferência e 2 070 000 EUR na terceira transferência);

11.

Conclui do Relatório Anual que, em 2011, o Instituto registou seis exceções para as transações financeiras que foram discutidas com a administração, os chefes de equipa e o pessoal relevante, a fim de precaver erros futuros; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação acerca das medidas tomadas para acometer esta anomalia;

12.

Observa que, em 2011, foram finalizados 123 procedimentos de contratação em operações e gestão e que a contratação global representa cerca de 50 % do orçamento total do Instituto; observa igualmente que as atividades de contratação de 2011 foram levadas a efeito em conformidade com o programa de trabalho de 2011;

13.

Infere das contas anuais que, em 2011, o Instituto concluiu o processo de recrutamento de três agentes temporários e de três agentes contratuais (ao passo que, em 2010, o Instituto recrutara 23 agentes temporários) e atingiu 94 % do seu organigrama, em comparação com 92,3 % em 2010; congratula-se com a melhoria da taxa de ocupação do seu quadro de efetivos, o que contribuirá para o funcionamento eficiente do Instituto;

14.

Regista, com base no SAI, que a aplicação das disposições do Estatuto dos Funcionários no Instituto á sustentada por uma série de políticas, estratégias e orientações; observa que alguns pontos estão ainda em fase de desenvolvimento e devem ser completados numa fase posterior, nomeadamente com a adoção de ferramentas TI de gestão dos recursos humanos (designadamente questões como a preparação das descrições de funções, definição de objetivos pessoais e formalização de planos de formação individuais); solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação acerca das medidas tomadas para acometer as questões acima referidas;

15.

Congratula-se com o segundo relatório de avaliação ex ante do Instituto, de 8 de setembro de 2011, que se centra nos objetivos e operações específicos do Instituto e visa dar orientações à sua administração sobre a prossecução dos objetivos e atividades; assinala que, numa altura de crise económica e austeridade, é vital que o Instituto seja económico nos seus gastos sem comprometer o bom desempenho da sua importante missão;

16.

Congratula-se com a criação pelo Instituto do Centro de Dados e Documentação enquanto fonte europeia excecional de conhecimentos institucionais e metodológicos no domínio da igualdade de géneros;

17.

Salienta que os objetivos e tarefas do Instituto requerem que se mantenha uma entidade específica, separada, para esta problemática no quadro institucional;

18.

Conclui do Relatório Anual de 1 de março de 2010 que o pessoal do Instituto foi transferido das suas instalações temporárias em Bruxelas para a sua sede permanente, em Vilnius, na Lituânia;

19.

Conclui do Relatório Anual que o Governo da República da Lituânia assegurou o pagamento da renda do gabinete do Instituto durante dois anos, até 15 de dezembro de 2011;

20.

Congratula-se com a iniciativa única, em coordenação com as outras instituições da União em Vilnius (Comissão e Gabinete de Informação do Parlamento Europeu), de identificar a selecionar instalações comuns; nota que a recém-estabelecida «Casa da União» provou ser necessária e irá favorecer as sinergias e aumentar a visibilidade da UE, a poupança de custos e a partilha;

21.

Congratula-se com as primeiras atividades de auditoria conduzidas em 2011 no Instituto pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI); conclui do relatório do SAI (8) que não há nem recomendações abertas «críticas» nem recomendações abertas «muito importantes» resultantes dos relatórios do SAI de 31 de dezembro de 2011;

22.

Verifica que, em dezembro de 2011, o SAI procedeu a um exame limitado da aplicação das Normas de Controlo Interno no Instituto; verifica que o Instituto aceitou as recomendações feitas no sentido de finalizar o procedimento de aplicação das Normas de Controlo Interno e que a gestão adotou um plano de ação a ser executado em 2012; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação acerca das medidas tomadas relativamente a essas recomendações;

23.

Verifica que a análise de risco do SAI identificou determinados procedimentos (9) que não puderam ser considerados no âmbito do plano de auditoria do SAI, porquanto os controlos foram avaliados como sendo inexistentes ou insuficientes;

24.

Regista as observações do Tribunal de Contas segundo as quais é necessário que o Instituto melhore a documentação do inventário físico, para que este integre os ativos fixos e uma estimativa dos encargos acrescidos;

25.

Remete, em relação a outras observações, de natureza horizontal, que acompanham a sua decisão sobre a quitação, para a sua Resolução de 17 de abril de 2013 (10) sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.