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visti i conti annuali definitivi dell’Istituto europeo per l’uguaglianza di genere relativi all’esercizio 2011,

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vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell’Istituto europeo per l’uguaglianza di genere relativi all’esercizio 2011, corredata delle risposte dell’Istituto (1),

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vista la raccomandazione del Consiglio del 12 febbraio 2013 (05753/2013 — C7-0041/2013),

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visto l’articolo 319 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

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visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2), in particolare l’articolo 185,

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visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (3), in particolare l’articolo 208,

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visto il regolamento (CE) n. 1922/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, che istituisce un Istituto europeo per l’uguaglianza di genere (4), in particolare l’articolo 14,

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visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (5), in particolare l’articolo 94,

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visti l’articolo 77 e l’allegato VI del suo regolamento,

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visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per i diritti della donna e l’uguaglianza di genere (A7-0081/2013),

A.

considerando che l’Istituto europeo per l’uguaglianza di genere (di seguito «l’Istituto») è stato istituito ai sensi del regolamento (CE) n. 1922/2006 ed è divenuto indipendente il 15 giugno 2010;

B.

considerando che la Corte dei conti ha dichiarato di aver ottenuto una garanzia ragionevole in merito all’affidabilità dei conti annuali dell’Istituto per l’esercizio 2011 nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti;

C.

considerando che il 2011 è stato il primo anno completo di attività dell’Istituto da quando, nel giugno 2010, esso ha acquisito autonomia finanziaria e amministrativa;

D.

considerando che la struttura dell’Istituto si fonda sul mandato e sui compiti definiti nel regolamento istitutivo di base nonché sugli obiettivi approvati dal consiglio di amministrazione dell’Istituto nel programma di lavoro a medio termine 2010-2012 e nel programma di lavoro annuale;

E.

considerando che il bilancio complessivo dell’Istituto per l’esercizio 2011 è pari a 7 530 000 EUR, e che si registra un aumento del 32,6 % rispetto al bilancio complessivo per l’esercizio 2010, pari a 5 678 123,09 EUR; che il bilancio dell’Istituto è interamente finanziato con il contributo dell’Unione;

F.

considerando che, alla fine del 2011, l’Istituto ha registrato un risultato positivo dell’esecuzione del bilancio di 1 156 400,29 EUR (6) (previa detrazione di differenze dei tassi di cambio pari a 2 650,64 EUR), che è stato quindi registrato nei conti come passività nei confronti della Commissione;

1.

ricorda che l’Istituto gode di autonomia amministrativa e finanziaria dal 15 giugno 2010; rileva che, di conseguenza, le procedure d’appalto del 2010 sono state in prevalenza avviate nell’ultimo trimestre dell’anno;

2.

constata che l’esecuzione del bilancio è preparata sulla base della contabilità di cassa modificata, il che significa che gli stanziamenti di pagamento riportati sono registrati unitamente ai pagamenti effettuati e alle entrate realizzate;

3.

prende atto, sulla base dei conti annuali, che nel 2011 l’esecuzione dei pagamenti è stata più efficace rispetto al 2010, con miglioramenti considerevoli in tutti i titoli; constata, sulla base dei conti annuali, che alla fine del 2011 l’Istituto ha registrato un tasso di esecuzione del bilancio pari al 44,19 % per i pagamenti e all’88,54 % per gli impegni;

4.

rileva, sulla base dei conti annuali (7), che il tasso di pagamento per il titolo I «spese per il personale» è aumentato all’88,49 % nel 2011, rispetto al 49,19 % registrato nel 2010; invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle ulteriori azioni intraprese per migliorare il tasso in questione;

5.

constata, sulla base dei conti annuali, che i pagamenti effettuati per il titolo II «spese amministrative» sono aumentati al 34,71 % nel 2011, rispetto al 28,99 % registrato nel 2010; invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni intraprese per migliorare tale risultato, in quanto un tasso di esecuzione basso è indice di difficoltà in termini di pianificazione ed esecuzione del bilancio;

6.

prende atto, sulla base dei conti annuali, del tasso di esecuzione molto basso, pari al 18,36 %, dei pagamenti iscritti al titolo III «spese operative»; osserva che tale risultato è dovuto all’elevato numero di appalti avviati negli ultimi mesi del 2010, in seguito all’acquisizione dell’indipendenza amministrativa da parte dell’Istituto nel giugno dello stesso anno; invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni intraprese da allora per migliorare tale risultato, in quanto un tasso di esecuzione basso è indice di difficoltà in termini di pianificazione ed esecuzione del bilancio;

7.

constata, sulla base dei conti annuali, che 3 339 551,93 EUR degli stanziamenti di impegno assegnati entro la fine del 2011 ma non ancora erogati sono stati riportati al 2012, il che equivale al 50 % degli impegni totali; rileva inoltre che l’importo totale degli stanziamenti riportati che sono stati annullati (ossia riportati dal 2010 e non erogati nel 2011) ammonta a 295 741,61 EUR, e che tale risultato è dovuto al fatto che il 2011 è stato il primo anno completo di attività, in cui il personale ha intrapreso per la prima volta diversi tipi di procedure di appalto e ha avviato misure tra cui una richiesta tardiva di evento della presidenza, nonché altre azioni, nella seconda metà dell’anno; invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni intraprese per assicurare che in futuro il tasso di esecuzione del bilancio sia soddisfacente;

8.

rileva, sulla base dei conti annuali, che alla fine del 2010 l’Istituto non ha provveduto alla necessaria procedura di disimpegno e che hanno avuto luogo tutti i riporti automatici;

9.

constata che nel 2010 l’Istituto ha definito le responsabilità degli attori finanziari per il personale e ha messo a punto circuiti finanziari per gli impegni; osserva inoltre che l’Istituto ha nominato tutti gli attori finanziari, definendone i ruoli e le responsabilità, entro la fine del 2010;

10.

rileva che l’Istituto ha ricevuto tre storni finanziari dalla Commissione per un totale di 7 530 000 EUR (rispettivamente 3 390 000 EUR in occasione del primo storno, 2 070 000 EUR del secondo e 2 070 000 EUR del terzo);

11.

constata, sulla base della relazione annuale, che nel 2011 l’Istituto ha registrato sei eccezioni in relazione alle operazioni finanziarie, che sono state discusse con la direzione, i capisquadra e il personale interessato per evitare che siano commessi errori in futuro; invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni intraprese per ovviare a questa carenza;

12.

osserva che, nel 2011, sono state completate 123 procedure di appalto nel settore delle operazioni e dell’amministrazione, e che gli appalti hanno rappresentato globalmente circa il 50 % del bilancio complessivo dell’Istituto; rileva inoltre che le attività inerenti agli appalti del 2011 sono state svolte in conformità del programma di lavoro 2011;

13.

constata, sulla base dei conti annuali, che nel 2011 l’Istituto ha assunto tre agenti temporanei e tre agenti contrattuali (mentre nel 2010 aveva assunto 23 agenti temporanei), portando al 94 % il tasso di copertura dei posti in organico, rispetto al 92,3 % registrato nel 2010; valuta positivamente il miglioramento del tasso di copertura dei propri posti in organico, che contribuirà al funzionamento efficace dell’Istituto;

14.

rileva che, secondo il servizio di audit interno, l’Istituto ha messo a punto una serie di politiche, strategie, procedure e orientamenti a sostegno dell’attuazione delle disposizioni del regolamento; osserva che alcuni elementi sono ancora in fase di sviluppo e dovrebbero essere completati in futuro, segnatamente con l’introduzione di strumenti informatici per la gestione delle risorse umane (in particolare questioni come l’elaborazione della descrizione delle mansioni, la definizione degli obiettivi personali e la formalizzazione dei piani di formazione individuali); invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni intraprese per affrontare le questioni summenzionate;

15.

accoglie con favore la seconda relazione di valutazione ex ante dell’Istituto dell’8 settembre 2011, incentrata sulle operazioni e sugli obiettivi specifici dello stesso e finalizzata a fornire alla sua direzione orientamenti che consentano di realizzare gli obiettivi e le attività; rileva che, in un periodo di crisi economica e austerità, è fondamentale che l’Istituto assicuri il miglior rapporto costi-efficacia senza pregiudicare l’esito positivo del suo importante mandato;

16.

plaude alla creazione, da parte dell’Istituto, di un centro di risorse e di documentazione, che costituisce in Europa una fonte unica di conoscenze istituzionali e metodologiche in materia di uguaglianza di genere;

17.

sottolinea che gli obiettivi e i compiti dell’Istituto richiedono il mantenimento di un’entità specifica distinta nell’ambito del quadro istituzionale;

18.

constata, sulla base della relazione annuale, che il 1o marzo 2010 il personale dell’Istituto è stato trasferito dalla sede provvisoria di Bruxelles a quella permanente di Vilnius, in Lituania;

19.

rileva, sulla base della relazione annuale, che il governo della Repubblica di Lituania ha assicurato il pagamento della locazione degli uffici dell’Istituto per due anni, fino al 15 dicembre 2011;

20.

accoglie positivamente l’iniziativa esemplare attuata in coordinamento con le altre rappresentanze delle istituzioni dell’Unione a Vilnius (la rappresentanza della Commissione e l’ufficio di informazione del Parlamento europeo) nell’ottica di individuare e scegliere locali in comune; osserva che la «Casa dell’Europa» istituita di recente si è dimostrata necessaria e consentirà di generare sinergie, aumentare la visibilità dell’Unione, ripartire le spese ed effettuare risparmi;

21.

accoglie con favore le prime attività di audit condotte nel 2011 presso l’Istituto dal Servizio di audit interno (SAI); constata, sulla base della relazione del SAI (8), che non vi sono raccomandazioni pendenti «critiche» o «molto importanti» derivanti dalle relazioni del SAI del 31 dicembre 2011;

22.

osserva che nel dicembre 2011 il servizio di audit interno ha svolto un esame limitato dell’applicazione delle norme di controllo interno da parte dell’Istituto; rileva che l’Istituto ha accettato la raccomandazione di finalizzare la procedura per l’attuazione delle norme di controllo interno e la direzione ha adottato un piano d’azione da porre in atto nel 2012; invita l’Istituto a informare l’autorità di discarico in merito alle azioni intraprese in relazione a tali raccomandazioni;

23.

rileva che l’analisi dei rischi effettuata dal SAI ha individuato alcuni processi (9) che non hanno potuto essere esaminati nel quadro del piano di audit del SAI, in quanto i controlli sono stati considerati assenti o insufficienti;

24.

constata, sulla base delle osservazioni della Corte dei conti, che l’Istituto deve migliorare la documentazione dell’inventario fisico per quanto riguarda le immobilizzazioni e la stima delle spese da pagare;

25.

rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione sul discarico, alla sua risoluzione del 17 aprile 2013 (10) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.