1.   Ta sklep določa pravila in postopke, na podlagi katerih Svet in Generalni sekretariat Sveta (GSS) uporabljata Uredbo (EU) 2018/1725, ter določa nadaljnja izvedbena pravila v zvezi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v Svetu (v nadaljnjem besedilu: pooblaščena oseba za varstvo podatkov).

2.   Ta sklep določa pravila, ki jih morata Svet in GSS upoštevati – v zvezi s preiskovalnimi, revizijskimi ali posvetovalnimi nalogami ali nalogami spremljanja pooblaščene osebe za varstvo podatkov – ko obveščata posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njihovih osebnih podatkov v skladu s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725.

3.   Ta sklep določa pogoje, pod katerimi lahko Svet in GSS omejita – v zvezi s preiskovalnimi, revizijskimi ali posvetovalnimi nalogami ali nalogami spremljanja pooblaščene osebe za varstvo podatkov – uporabo členov 4, 14 do 17, 19, 20 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s točkami (c), (g) in (h) člena 25(1) navedene uredbe.

4.   Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani Sveta in GSS za namene ali v zvezi z nalogami pooblaščene osebe za varstvo podatkov iz člena 45 Uredbe (EU) 2018/1725.

1.   Generalni sekretar Sveta imenuje pooblaščeno osebo za varstvo podatkov med osebjem GSS in jo registrira pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (v nadaljnjem besedilu: ENVP) v skladu s členom 43 Uredbe (EU) 2018/1725.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov se izbere na podlagi poklicnih odlik in predvsem strokovnega znanja o zakonodaji in praksi na področju varstva podatkov ter zmožnosti za izpolnjevanje nalog iz člena 45 Uredbe (EU) 2018/1725. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov mora prav tako dobro poznati GSS, njegovo strukturo ter njegova upravna pravila in postopke. Pri opravljanju svojih nalog je pooblaščena oseba za varstvo podatkov razrešena vseh drugih nalog v GSS.

3.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov se imenuje za mandat petih let in se lahko ponovno imenuje.

4.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov in njeno osebje so neposredno povezani z generalnim sekretarjem Sveta in mu neposredno poročajo.

5.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri opravljanju svojih nalog deluje neodvisno in ne prejema nobenih navodil od generalnega sekretarja Sveta, pooblaščenih upravljavcev ali operativnih upravljavcev ali kogar koli drugega glede notranje uporabe določb Uredbe (EU) 2018/1725 ali njenega sodelovanja z ENVP.

6.   Svet in GSS pooblaščeni osebi za varstvo podatkov pomagata pri opravljanju nalog iz člena 45 Uredbe (EU) 2018/1725, tako da zagotovita sredstva, potrebna za opravljanje teh nalog, in zagotovita dostop do osebnih podatkov in dejanj obdelave, ter ohranjanje njenega strokovnega znanja.

7.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov se zaradi opravljanja svojih nalog ne sme razrešiti ali kaznovati. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov se lahko razreši le v skladu s členom 44(8) Uredbe (EU) 2018/1725. Za pridobitev soglasja ENVP k taki razrešitvi v skladu s tem členom se z ENVP opravi pisno posvetovanje. Kopija njegovega soglasja se pošlje pooblaščeni osebi za varstvo podatkov.

8.   GSS, predvsem pooblaščeni upravljavci in operativni upravljavci, zagotovijo, da je pooblaščena oseba za varstvo podatkov ustrezno in pravočasno vključena v vse zadeve v zvezi z varstvom osebnih podatkov.

1.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov izvaja vse naloge iz člena 45 Uredbe (EU) 2018/1725, predvsem pa:

S pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se lahko generalni sekretar, zadevni upravljavci, kadrovski odbor in kateri koli posameznik, brez zatekanja k uradnim potem, posvetujejo o vsaki zadevi v zvezi z razlago ali uporabo Uredbe (EU) 2018/1725.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov vodi register evidenc o postopkih obdelave in zagotovi, da je ta register na razpolago javnosti v skladu s členom 12.

3.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov vodi notranji register o kršitvah varnosti osebnih podatkov v smislu točke 16 člena 3 Uredbe (EU) 2018/1725.

4.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pooblaščenemu upravljavcu na zahtevo svetuje o uporabi omejitve uporabe členov 14 do 22, 35 in 36 ter člena 4 Uredbe (EU) 2018/1725.

5.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov organizira redne sestanke koordinatorjev za varstvo podatkov in tem sestankom predseduje.

6.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov generalnemu sekretarju Sveta predloži letno poročilo o svojih dejavnostih in ga da na razpolago osebju GSS.

7.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov sodeluje s pooblaščenimi osebami za varstvo podatkov, ki jih imenujejo druge institucije in organi Unije, in se redno udeležuje sestankov, ki jih skličejo ENVP ali pooblaščene osebe za varstvo podatkov drugih institucij Unije in organov, da se olajša dobro sodelovanje, predvsem z izmenjavo izkušenj in najboljših praks.

8.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov se šteje za pooblaščenega upravljavca za dejanja obdelave, ki jih izvaja pri opravljanju svojih nalog.

1.   Upravljavci vključijo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v načrtovanje dejavnosti, ki vključujejo obdelavo osebnih podatkov, in razprave o teh dejavnostih. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov je obveščena o vseh dejanjih obdelave in o vseh bistvenih spremembah obstoječega dejanja obdelave.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov je obveščena o osnutkih internih dopisov in odločitev GSS, ki se neposredno nanašajo na notranjo uporabo Uredbe (EU) 2018/1725.

3.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov je obveščena o vseh stikih z zunanjimi stranmi v zvezi z notranjo uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 in o vseh stikih z ENVP, predvsem kadar z njim v skladu s členoma 40 in 41 navedene uredbe potekajo posvetovanja ali kadar se ga obvešča.

4.   S pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se opravi posvetovanje o osnutkih dogovorov med skupnimi upravljavci in o osnutkih pogodbenih določb o varstvu podatkov ali drugih pravnih aktih, kadar osebne podatke obdeluje obdelovalec.

1.   Pooblaščeni upravljavci so odgovorni za zagotovitev, da so vsa dejanja obdelave pod njihovim vodstvom skladna z Uredbo (EU) 2018/1725.

2.   Predvsem pa pooblaščeni upravljavci:

3.   Pooblaščeni upravljavci zagotovijo, da se pooblaščena oseba za varstvo podatkov pravočasno vključi v vsa vprašanja v zvezi z osebnimi podatki, in vzpostavijo ustrezne ureditve za zagotovitev, da je koordinator za varstvo podatkov ustrezno vključen v vsa vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v njihovem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi.

4.   Pooblaščeni upravljavci zagotovijo, da so vzpostavljeni ustrezni tehnični in organizacijski ukrepi za dokazovanje, da so dejavnosti obdelave skladne z Uredbo (EU) 2018/1725 in dajejo ustrezna navodila osebju GSS, da se zagotovita zaupnost obdelave in raven varnosti, ki ustrezata tveganjem, ki jih predstavlja obdelava. Pri izbiri teh ukrepov se lahko posvetujejo s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

5.   Pooblaščeni upravljavci poročajo pooblaščeni osebi za varstvo podatkov o obravnavi vseh zahtev, prejetih od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, za uresničevanje njegovih pravic ter pomagajo pooblaščeni osebi za varstvo podatkov in ENVP pri opravljanju njunih dolžnosti, predvsem tako, da v 30 dneh predložijo informacije v odgovor na njune zahteve.

6.   Pooblaščeni upravljavci so odgovorni za uporabo omejitve uporabe členov 14 do 22, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725 ter člena 4 te uredbe v skladu z ustreznimi notranjimi pravili. Pooblaščeni upravljavci vključijo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v celoten postopek, kadar uporabljajo tako omejitev.

7.   Pooblaščeni upravljavci zagotovijo, da so vzpostavljene notranje ureditve z drugimi generalnimi direktorati GSS ali službami, kadar pooblaščeni upravljavec izvaja dejanja obdelave skupaj s temi generalnimi direktorati GSS ali službami ali kadar ti izvajajo del dejanja obdelave pooblaščenega upravljavca.

V ureditvah iz prvega pododstavka se določijo odgovornosti pooblaščenih upravljavcev in drugih generalnih direktoratov GSS ali služb za upoštevanje obveznosti glede varstva podatkov. Te ureditve vključujejo predvsem navedbo pooblaščenega upravljavca, ki določa sredstva in namene dejanja obdelave, ter operativnega upravljavca za dejanje obdelave in, kadar je to primerno, navedbo oseb ali subjektov, ki pomagajo operativnemu upravljavcu, med drugim z informacijami, v primeru kršitev varstva podatkov ali pri uresničevanju pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

1.   Operativni upravljavci pomagajo pooblaščenemu upravljavcu pri zagotavljanju skladnosti dejanj obdelave, za katere je odgovoren, z Uredbo (EU) 2018/1725 in so primarna kontaktna točka za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki.

2.   Predvsem pa operativni upravljavci:

3.   Operativni upravljavci v primeru kršitev varstva osebnih podatkov brez nepotrebnega odlašanja obvestijo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov in ji zagotovijo vse potrebne informacije, s katerimi lahko zagotovijo, da Svet izpolnjuje obveznosti v zvezi s kršitvami varnosti osebnih podatkov iz členov 34 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725.

4.   Operativni upravljavci ob usklajevanju s pooblaščenim upravljavcem in pooblaščeno osebo za varstvo podatkov o primeru kršitev varstva osebnih podatkov po potrebi obvestijo ENVP. Po potrebi obvestijo tudi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki.

5.   Operativni upravljavci zagotovijo, da je koordinator za varstvo podatkov seznanjen z vsemi zadevami v zvezi z varstvom podatkov.

6.   Operativni upravljavci ocenijo tveganje za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v zvezi z dejanji obdelave, za katere so odgovorni, in po potrebi izvedejo oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov. Operativni upravljavci glede izvajanja tovrstnih ocen učinka in glede potrebe po predhodnem posvetovanju v skladu s členoma 39 in 40 Uredbe (EU) 2018/1725 za mnenje zaprosijo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

7.   Operativni upravljavci na zahtevo pooblaščenega upravljavca opravljajo vse druge naloge, ki spadajo v področje uporabe tega sklepa.

1.   Vsak generalni direktorat GSS ali druga služba po posvetovanju s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenuje enega ali več koordinatorjev za varstvo podatkov, ki pooblaščenemu upravljavcu in operativnim upravljavcem v njihovem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi pomagajo pri vseh vidikih varstva osebnih podatkov.

2.   Koordinatorji za varstvo podatkov se izberejo na podlagi znanja in izkušenj na področju delovanja zadevnega generalnega direktorata GSS ali druge službe, primernosti za funkcijo, kompetenc na področju varstva podatkov, poznavanja načel informacijskih sistemov ter komunikacijskih spretnosti. Novoimenovani koordinatorji za varstvo podatkov morajo v šestih mesecih po imenovanju zaključiti usposabljanje za pridobitev kompetenc, potrebnih za vlogo koordinatorja za varstvo podatkov. Koordinator za varstvo podatkov, ki je v dveh letih pred imenovanjem delal kot kontaktna oseba v drugem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi, je izvzet iz te zahteve za usposabljanje.

3.   Funkcija koordinatorja za varstvo podatkov je del opisa delovnega mesta vsakega člana osebja GSS, ki je imenovan za kontaktno osebo. Njegove odgovornosti in dosežki se navedejo v letnem ocenjevalnem poročilu.

4.   Koordinatorji za varstvo podatkov so ustrezno in pravočasno vključeni v vsa vprašanja, povezana z varstvom podatkov v njihovem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi, svoje naloge pa opravljajo v tesnem sodelovanju s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

5.   Koordinatorji za varstvo podatkov imajo od upravljavcev in osebja pravico pridobiti ustrezne in potrebne informacije za izvajanje svojih nalog v svojem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi. To ne vključuje dostopa do osebnih podatkov, za obdelavo katerih je odgovoren pooblaščeni upravljavec. Koordinatorji za varstvo podatkov dostopajo do osebnih podatkov le, če je to potrebno za opravljanje njihovih nalog.

6.   Koordinatorji za varstvo podatkov ozaveščajo o zadevah v zvezi z varstvom podatkov in pomagajo pooblaščenim upravljavcem v svojem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi pri izpolnjevanju njihovih obveznosti, zlasti glede:

7.   Koordinatorji za varstvo podatkov pomagajo operativnim upravljavcem v svojem generalnem direktoratu GSS ali drugi službi pri izpolnjevanju njihovih obveznosti, zlasti glede:

1.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov vodi register dejanj obdelave in zagotovi, da je register dostopen na spletnem mestu pooblaščene osebe za varstvo podatkov na intranetu GSS in spletnem mestu Sveta.

2.   Operativni upravljavec obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov o vsakršnem dejanju obdelave in predloži evidence dejavnosti obdelave in z njimi povezane izjave o varstvu osebnih podatkov z obrazcem, ki je na voljo na intranetnem mestu GSS (pod: Varstvo podatkov). Obvestilo se pooblaščeni osebi za varstvo podatkov posreduje v elektronski obliki. Pooblaščeni upravljavec po posvetovanju s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov potrdi evidenco in z njo povezano izjavo o varstvu osebnih podatkov, pooblaščena oseba za varstvo podatkov pa ju objavi v registru.

3.   Evidenca vsebuje vse informacije iz člena 31 Uredbe (EU) 2018/1725. Vendar so lahko informacije, ki jih pooblaščena oseba za varstvo podatkov vnese v register, izjemoma omejene na tisto, kar je nujno, da bi se zaščitila varnost določenega dejanja obdelave. O vsaki spremembi, ki vpliva na takšne informacije, mora operativni upravljalec takoj obvestiti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

1.   Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, pooblaščeni upravljalec ali operativni upravljavec za pomoč zaprosi koordinatorja za varstvo podatkov in o incidentu brez nepotrebnega odlašanja obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ter ji predloži vse potrebne informacije, s katerimi lahko zagotovi, da Svet izpolnjuje obveznost glede obvestil in sporočil o kršitvah varstva osebnih podatkov iz členov 34 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov vzpostavi in vzdržuje interni register kršitev varstva osebnih podatkov. Pooblaščeni upravljalci in operativni upravljavci zagotovijo potrebne informacije za vnos v register.

3.   Pooblaščeni upravljalci in operativni upravljavci po posvetovanju s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pripravijo obvestilo za ENVP, razen če ni verjetno, da bi kršitev varstva osebnih podatkov povzročila tveganje za pravice in svoboščine posameznikov.

1.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko na lastno pobudo ali na zahtevo pooblaščenega upravljavca, operativnega upravljavca ali obdelovalca, kadrovskega odbora ali katerega koli posameznika preiskuje zadeve in dogodke, ki se nanašajo na njene naloge, ter poroča osebi, ki je naročila preiskavo, oziroma pooblaščenemu upravljavcu, operativnemu upravljalcu ali obdelovalcu.

2.   Zahteve za preiskavo se na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov naslovijo v pisni obliki. V primeru očitne zlorabe pravice do zahteve za preiskavo, na primer, če je isti posameznik pred kratkim vložil identično zahtevo, pooblaščena oseba za varstvo podatkov ni obvezana poročati posamezniku, ki je vložil zahtevo.

3.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov v 15 dneh po prejemu zahteve za preiskavo pošlje potrdilo o prejemu osebi, ki je podala zahtevo, in preveri, ali je treba zahtevo obravnavati zaupno.

4.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov od pooblaščenega upravljavca, ki je odgovoren za zadevno dejanje obdelave podatkov, zahteva poročilo o zadevi. Pooblaščeni upravljavec predloži odgovor pooblaščeni osebi za varstvo podatkov v 15 dneh. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko od pooblaščenega upravljavca, operativnega upravljavca, obdelovalca ali drugih ustreznih služb GSS zahteva dodatne informacije. Po potrebi lahko zahteva mnenje Pravne službe Sveta o zadevi. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov prejme informacije ali mnenje v roku tridesetih dni.

5.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov poroča osebi, ki je vložila zahtevo za preiskavo, najkasneje tri mesece po prejemu zahteve. Ta rok se lahko začasno odloži, dokler pooblaščena oseba za varstvo podatkov ne pridobi vseh potrebnih informacij, ki jih je zahtevala.

6.   Zaradi zadeve, o kateri je obveščena pooblaščena oseba za varstvo podatkov in katere predmet je domnevna kršitev Uredbe (EU) 2018/1725, nihče ne sme utrpeti škode.

1.   Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, kot so določene v členih 14 do 24 Uredbe (EU) 2018/1725, lahko uresničuje le posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali njegov ustrezno pooblaščeni zastopnik.

2.   Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahteve v pisni obliki naslovi na operativnega upravljavca, v vednost pa tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov po potrebi pomaga posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri iskanju zadevnega operativnega upravljavca. Zahteva se lahko naslovi v elektronski obliki in vsebuje:

3.   Operativni upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, pošlje potrdilo o prejemu v petih delovnih dneh od vpisa zahteve. Operativni upravljavec zaprosi za potrebna pojasnila v primeru nejasnih ali nepopolnih zahtev. Veljavni roki iz člena 14(3) in (4) Uredbe (EU) 2018/1725 ne začnejo teči dokler niso dostavljena vsa potrebna pojasnila.

4.   Operativni upravljavec preveri identiteto posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 14(6) Uredbe (EU) 2018/1725. Med preverjanjem identitete veljavni roki iz člena 14(3) in (4) te uredbe ne začnejo teči.

5.   Operativni upravljavec bodisi ugodi zahtevku posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, bodisi pisno navede razloge za delno ali popolno zavrnitev v rokih iz člena 14(3) in (4) Uredbe (EU) 2018/1725.

6.   Kadar je vložena zelo zapletena zahteva ali kadar pride do nepravilnosti ali očitne zlorabe s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri uresničevanju njegovih pravic, kadar je verjetno, da bo ustrezna obdelava zahteve povzročila tveganje za pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ali kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, trdi, da obdelava ni zakonita, se operativni upravljavec posvetuje s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

1.   Kadar Svet ali GSS na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725 izvaja svoje naloge v zvezi s pravicami posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, prouči, ali velja katera od izjem iz navedene uredbe.

2.   Svet ali GSS lahko ob upoštevanju členov 18 do 22 tega sklepa, v skladu s točkami (c), (g) in (h) člena 25(1) Uredbe (EU) 2018/1725, omeji uporabo členov 14 do 17, 19, 20 in 35 te uredbe ter načela preglednosti iz točke (a) člena 4(1) navedene uredbe, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19 in 20 te uredbe, če bi uresničevanje teh pravic in obveznosti ogrozilo opravljanje nalog pooblaščene osebe za varstvo podatkov, med drugim z razkritjem njenih preiskovalnih ali revizijskih orodij in metod, ali bi negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

3.   Svet ali GSS lahko ob upoštevanju členov 18 do 22 tega sklepa omeji pravice in obveznosti iz odstavka 2 tega člena v zvezi z osebnimi podatki, ki jih je pooblaščena oseba za varstvo podatkov pridobila od generalnih direktoratov in služb GSS ali drugih institucij ali organov Unije. Svet ali GSS lahko to stori, kadar bi uresničevanje teh pravic in obveznosti lahko omejili ti generalni direktorati GSS ali navedene službe ali druge institucije ali organi na podlagi drugih aktov iz člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725 ali v skladu s poglavjem IX navedene uredbe ali v skladu z Uredbo (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta (10) ali Uredbo Sveta (EU) 2017/1939 (11).

Svet ali GSS se pred uporabo omejitev v okoliščinah iz prvega pododstavka posvetuje z zadevnimi institucijami ali organ Unije, razen če je jasno, da je uporaba omejitve določena z enim od aktov iz navedenega pododstavka.

4.   Vse omejitve pravic in obveznosti iz odstavka 2 morajo biti nujne in sorazmerne ob upoštevanju tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

1.   GSS na spletišču Sveta objavi obvestila o varstvu podatkov, s katerimi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o nalogah pooblaščene osebe za varstvo podatkov, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov.

2.   GSS v ustrezni obliki posamično obvesti vsako fizično osebo, ki jo šteje za osebo, na katero se nanašajo naloge pooblaščene osebe za varstvo podatkov.

3.   Kadar GSS v celoti ali delno omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, iz odstavka 2 tega člena, razloge za omejitev evidentira in vpiše v register v skladu s členom 21.

1.   Kadar Svet ali GSS v celoti ali delno omeji pravico posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do osebnih podatkov, pravico do izbrisa ali pravico do omejitve obdelave iz členov 17, 19 oziroma 20 Uredbe (EU) 2018/1725, zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v svojem odgovoru na zahtevo za dostop, izbris ali omejitev obdelave obvesti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo ter o možnosti vložitve pritožbe pri ENVP ali možnosti uveljavljanja pravnega sredstva na Sodišču Evropske unije.

2.   Zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev iz odstavka 1 se lahko preloži, opusti ali zavrne za tako dolgo, dokler bi ogrožalo namen omejitve. Svet posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotovi te informacije, takoj ko take informacije ne ogrožajo več tega namena.

3.   GSS razloge za omejitev evidentira in vpiše v register v skladu s členom 21.

1.   GSS evidentira razloge za kakršno koli omejitev, ki se uporabi na podlagi tega sklepa, vključno z oceno nujnosti in sorazmernosti omejitve za vsak primer posebej, pri čemer upošteva zadevne elemente iz člena 25(2) Uredbe (EU) 2018/1725.

V ta namen se evidentira, kako bi uresničevanje katere koli od pravic iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 te uredbe ali načela preglednosti, določenega v točki (a) člena 4(1) te uredbe, ogrozilo dejavnosti pooblaščene osebe za varstvo podatkov na podlagi tega sklepa ali omejitev, ki se uporabljajo v skladu s členom 17(2) ali (3) tega sklepa, ali negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

2.   Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se vpišejo v register. Na zahtevo se dajo na voljo ENVP.

1.   Omejitve iz členov 18, 19 in 20 se še naprej uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo.

2.   Ko razlogi za omejitev iz členov 18 in 20 ne obstajajo več, GSS odpravi omejitev in razloge za omejitev sporoči posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki. Hkrati GSS posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o možnosti, da lahko kadar koli vloži pritožbo pri ENVP ali uveljavlja pravno sredstvo na Sodišču Evropske unije.

3.   GSS uporabo omejitev iz členov 18 in 20 pregleda vsakih šest mesecev po njihovi uvedbi, v vsakem primeru pa ob dokončanju zadevne naloge pooblaščene osebe za varstvo podatkov. Po dokončanju GSS nato vsako leto prouči potrebo po ohranitvi kakršne koli omejitve ali preložitve.

1.   Kadar drugi generalni direktorati in službe GSS sklenejo, da bi bilo treba pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, omejiti v skladu s tem sklepom, o tem obvestijo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Prav tako ji zagotovijo dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente. Sodelovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov pri uporabi omejitev se podrobno dokumentira.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko zahteva, da uporabo omejitev pregleda zadevni pooblaščeni upravljavec. Zadevni pooblaščeni upravljavec pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda.