Geconsolideerde TEKST: 32011R0926 — NL

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

ter uitvoering van Beschikking 2009/470/EG van de Raad wat betreft de financiële steun van de Unie aan de referentielaboratoria van de EU voor diervoeders, levensmiddelen en diergezondheid

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Beschikking 2009/470/EG van de Raad van 25 mei 2009 betreffende bepaalde uitgaven op veterinair gebied ( 1 ), en met name artikel 31, lid 2,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)

Beschikking 2009/470/EG stelt de procedures vast voor de financiële bijdrage van de Unie in de uitgaven voor controlemaatregelen op veterinair gebied. Overeenkomstig die beschikking moet de Unie ertoe bijdragen de doeltreffendheid van de veterinaire controles te verbeteren door financiële steun te verlenen aan de coördinatie- en referentielaboratoria van de EU. Zij bepaalt dat elk coördinatie- of referentielaboratorium van de EU dat overeenkomstig de veterinaire wetgeving van de Unie daartoe is aangewezen en dat de taken vervult en aan de eisen voldoet die daarin zijn vastgesteld, financiële steun van de Unie kan ontvangen.

(2)

In Verordening (EG) nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake officiële controles op de naleving van de wetgeving inzake diervoeders en levensmiddelen en de voorschriften inzake diergezondheid en dierenwelzijn ( 2 ) zijn de algemene taken en eisen voor de referentielaboratoria van de EU voor diervoeders en levensmiddelen en voor diergezondheid en levende dieren vastgesteld. De referentielaboratoria van de EU voor levensmiddelen en diervoeders staan vermeld in deel I en de referentielaboratoria van de EU voor diergezondheid en levende dieren staan vermeld in deel II van bijlage VII bij die verordening.

(3)

Verordening (EG) nr. 1754/2006 van de Commissie van 28 november 2006 tot vaststelling van de voorwaarden voor de toekenning van financiële steun van de Gemeenschap aan de communautaire referentielaboratoria voor diervoeders, levensmiddelen en diergezondheid ( 3 ) stelt de voorwaarden vast voor de toekenning van financiële steun van de Unie voor de activiteiten van de referentielaboratoria van de EU, als bedoeld in artikel 31 van Beschikking 2009/470/EG en artikel 32 van Verordening (EG) nr. 882/2004, alsook voor de organisatie van workshops.

(4)	Krachtens Verordening (EG) nr. 1754/2006 moet de relatie tussen de Commissie en de afzonderlijke referentielaboratoria van de EU worden vastgelegd in partnerschapsovereenkomsten. Partnerschapsovereenkomsten moeten een looptijd van vijf jaar hebben en vergezeld gaan van een meerjarig werkprogramma.

(5)

De referentielaboratoria van de EU zijn opgenomen in bijlage VII bij Verordening (EG) nr. 882/2004. Het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek was voor sommige activiteiten als referentielaboratorium aangewezen. Aangezien het een directoraat-generaal van de Commissie is, is deze verordening niet van toepassing. De voorschriften voor de verlening van financiële steun van de Unie voor het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek worden vastgesteld in een jaarlijkse administratieve regeling.

(6)	De hoogte van de jaarlijkse financiële steun van de Unie voor de activiteiten van bepaalde referentielaboratoria van de EU wordt jaarlijks vastgesteld door jaarlijkse financieringsbesluiten met betrekking tot de veiligheid van diervoeders en levensmiddelen en diergezondheid en levende dieren.

(7)

In 2008 heeft de interne auditdienst (IAS) van de Commissie een audit naar het beheer van de subsidies op het gebied van voedselveiligheid, gezondheid en welzijn van dieren en plantgezondheid uitgevoerd. De IAS heeft geconcludeerd dat de voorwaarden voor de toekenning van financiële steun van de Unie aan de referentielaboratoria van de EU voor diervoeders en levensmiddelen en voor diergezondheid moeten worden vereenvoudigd. Om de voorschriften te vereenvoudigen heeft de IAS voorgesteld dat de Commissie jaarlijkse financieringsbesluiten op jaarbasis blijft vaststellen maar zonder de verplichting tot het sluiten van partnerschapsovereenkomsten tussen de Commissie en elk afzonderlijk referentielaboratorium.

(8)	Er moeten regelmatig vergaderingen en opleidingsactiviteiten door de referentielaboratoria van de EU worden georganiseerd. Daarom moeten vergaderingen en opleidingsactiviteiten worden toegevoegd aan de lijst van subsidiabele uitgaven van deze verordening.

(9)	Voor de uitvoering van financiële controles gelden de artikelen 9, 36 en 37 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad van 21 juni 2005 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid ( 4 ).

(10)	Aangezien in Verordening (EG) nr. 1754/2006 een aantal wijzigingen moet worden aangebracht, moet die verordening voor de duidelijkheid worden ingetrokken en door deze verordening worden vervangen, rekening houdend met Verordening (EG) nr. 882/2004.

(11)

Deze verordening is van toepassing op alle referentielaboratoria van de EU waarvan de kaderpartnerschapsovereenkomsten eind 2011 aflopen en op referentielaboratoria van de EU waarvan de kaderpartnerschapsovereenkomsten met wederzijds goedvinden worden beëindigd. Voor referentielaboratoria van de EU waarvan de kaderpartnerschapsovereenkomsten niet worden beëindigd, blijft Verordening (EG) nr. 1754/2006 van toepassing.

(12)	De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Permanent Comité voor de voedselketen en de diergezondheid,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Deze verordening stelt voorschriften vast voor de uitvoering van Verordening (EG) nr. 882/2004 en Beschikking 2009/470/EG wat betreft de regelingen voor de toekenning van financiële steun van de Unie, als bedoeld in artikel 32, lid 7, van Verordening (EG) nr. 882/2004 en artikel 31, lid 1, van Beschikking 2009/470/EG, voor de activiteiten van de referentielaboratoria van de EU („laboratoria”) met uitzondering van het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek, inclusief voor de organisatie van workshops, alsook de voorwaarden waaronder die steun wordt verleend.

1. Vóór 1 september van elk kalenderjaar „n” doen de laboratoria het volgende:

2. De laboratoria verstrekken de geraamde begroting in elektronische vorm overeenkomstig bijlage I a) en bijlage I b).

Voor geraamde begrotingen in een andere valuta dan de euro past de Commissie de eerste in september van jaar „n” vastgestelde wisselkoers toe, zoals bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

De Commissie stelt een jaarlijks financieringsbesluit („het jaarlijkse financieringsbesluit”) vast tot goedkeuring van de werkprogramma’s en de overeenkomstige begrotingen voor alle laboratoria.

Voor wijzigingen in het werkprogramma is de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie vereist.

Na de goedkeuring van het jaarlijkse financieringsbesluit door de Commissie kunnen de laboratoria verzoeken om een voorfinanciering ten belope van 70 % van de totale steun voor hun werkprogramma.

Het saldo van de financiële steun van de Unie voor de werkprogramma’s wordt aan de laboratoria betaald na indiening van de financiële en technische verslagen, als bedoeld in artikel 11, lid 1, en de goedkeuring van deze verslagen door de Commissie.

1. De laboratoria voeren de uitgaven van het werkprogramma in hun boekhoudsysteem op en bewaren alle originele documenten of gewaarmerkte kopieën gedurende zeven jaar met het oog op financiële controles.

2. De laboratoria bewaren alle orginele bewijsstukken of gecertificeerde kopieën van de bewijsstukken met betrekking tot het werkprogramma dat financiële steun van de Unie ontvangt.

3. De bewijsstukken ter staving van alle in de terugbetalingsaanvraag vermelde kosten worden op verzoek aan de Commissie toegezonden.

Voor de uitvoering van financiële controles zijn de artikelen 9, 36 en 37 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 van toepassing.

De activiteiten van de laboratoria worden gedefinieerd als de taken die voortvloeien uit hun verantwoordelijkheden, als vastgesteld in artikel 32 van Verordening (EG) nr. 882/2004.

Een workshop wordt gedefinieerd als een jaarlijks voorlichtings- en coördinatie-evenement waarvoor alle nationale referentielaboratoria worden uitgenodigd door de laboratoria.

1. De uitgaven met betrekking tot de volgende zaken zijn subsidiabel voor het werkprogramma van de laboratoria:

2. De in lid 1 bedoelde uitgaven zijn subsidiabel binnen de in het jaarlijkse financieringsbesluit vastgestelde grenzen en overeenkomstig de in de bijlagen II en IV vastgestelde subsidiabiliteitsregels.

3. Laboratoria dienen een schriftelijke aanvraag in bij de Commissie voor haar voorafgaande goedkeuring om de begroting van een van de in lid 1 bedoelde zaken met meer dan 10 % te verhogen zonder de in het jaarlijkse financieringsbesluit vermelde totale subsidiabele kosten te overschrijden.

1. De laboratoria dienen uiterlijk op 31 maart van het kalenderjaar „n + 2” bij de Commissie de volgende verslagen in:

2. Uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar waarvoor het werkprogramma werd goedgekeurd, kan de financiële steun van de Unie door de Commissie worden verlaagd als het werkprogramma niet volledig of slecht wordt uitgevoerd.

Voor in een andere valuta dan de euro ingediende verzoeken om saldobetalingen past de Commissie de eerste in maart van jaar „n” vastgestelde wisselkoers toe, zoals bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

Verwijzingen naar Verordening (EG) nr. 1754/2006 worden beschouwd als verwijzingen naar deze verordening.

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing op de financiële steun van de Unie die vanaf 2012 aan de laboratoria wordt toegekend.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Geraamde begroting voor uitgaven van laboratoria wat activiteiten van de Unie betreft voor het betrokken kalenderjaar

Subsidiabiliteitsregels voor de uitgaven in verband met personeel, uitbesteding, apparatuur, verbruiksartikelen, verzending van monsters voor vergelijkende tests, dienstreizen, workshops, opleidingsactiviteiten, vergaderingen en algemene kosten

De kosten van het personeel (ongeacht de status daarvan) zijn beperkt tot de reële loonkosten, namelijk salarissen, sociale premies en pensioenpremies, voor het personeel dat voltijds of deeltijds specifiek voor de uitvoering van het werkprogramma is ingezet.

Alle tijd die het personeel aan het werkprogramma besteedt, wordt geregistreerd en gecertificeerd op basis van 220 werkdagen/jaar (20 werkdagen/maand). De registratie en certificatie wordt ten minste eenmaal per maand gedaan door de aangewezen projectleider of een naar behoren gemachtigde senior medewerker van het personeel van de laboratoria.

De aanschaf-, leasing- of huurkosten van apparatuur zijn als directe kosten subsidiabel. Het voor vergoeding in aanmerking komende bedrag voor geleasete of gehuurde apparatuur mag niet meer bedragen dan het bedrag waarvoor deze apparatuur gekocht had kunnen worden. De vergoedingskosten worden als volgt berekend, waarbij:

Voor apparatuur die minder kost dan 3 000 EUR mogen de totale kosten worden gedeclareerd. Voor dergelijke apparatuur is er geen afschrijving.

Alle overige uitgaven voor administratie, reizen (met uitzondering van de in punt 6 bedoelde dienstreizen) en secretariaatswerkzaamheden worden beschouwd als in punt 10 bedoelde „algemene kosten”.

De vergoeding is gebaseerd op de daadwerkelijk gemaakte kosten voor de verzending van monsters voor vergelijkende tests.

De reis- en hotelkosten van het personeel van de laboratoria voor de in het werkprogramma geplande dienstreizen worden terugbetaald overeenkomstig bijlage IV. Dagvergoedingen worden toegekend overeenkomstig bijlage IV.

Uitgaven in verband met reiskosten, hotelkosten en dagvergoedingen voor maximaal 32 deelnemers aan workshops zijn voor de organisatie van workshops subsidiabel.

Bijkomende uitgaven in verband met reiskosten, hotelkosten en dagvergoedingen voor maximaal drie gastsprekers op workshops zijn voor de organisatie van workshops subsidiabel.

Bijkomende uitgaven in verband met reiskosten, hotelkosten en dagvergoedingen voor maximaal tien vertegenwoordigers van derde landen op workshops zijn voor de organisatie van workshops subsidiabel.

De reis- en hotelkosten van maximaal 32 vertegenwoordigers van nationale referentielaboratoria voor de in het werkprogramma geplande opleidingsactiviteiten worden terugbetaald overeenkomstig bijlage IV. Dagvergoedingen worden toegekend overeenkomstig bijlage IV.

De reis- en hotelkosten van maximaal acht externe deskundigen (met name deskundigen die niet behoren tot het personeel van referentielaboratoria van de EU) voor vergaderingen die plaatsvinden in de gebouwen van de laboratoria en in het werkprogramma zijn gepland, worden terugbetaald overeenkomstig bijlage IV. Dagvergoedingen worden toegekend overeenkomstig bijlage IV.

Er wordt automatisch een vast bedrag toegepast van 7 % van de daadwerkelijke subsidiabele kosten, berekend op grond van alle directe kosten, zoals aangegeven in de punten 1 tot en met 9.

Subsidiabiliteitsregels voor uitgaven met betrekking tot dienstreizen, workshops, opleidingsactiviteiten en vergaderingen

De deelnemers moeten gebruikmaken van gepaste en kosteneffectieve vervoersmiddelen. Zo mogelijk moet gebruik worden gemaakt van openbaar of gedeeld vervoer, onder meer rekening houdend met het milieueffect.

Alle reizen worden geacht te beginnen in de gebouwen van de laboratoria. De deelnemers zijn direct verantwoordelijk voor eventuele om privéredenen gemaakte omwegen, inclusief vertrek uit en/of terugkeer naar enige andere plaats, en moeten dergelijke omwegen aangeven en de daarmee gepaard gaande extra kosten betalen.

Voor de deelname aan de workshop gemaakte reiskosten worden uitsluitend terugbetaald op basis van het meest gepaste en kosteneffectieve vervoersmiddel tussen de gebouwen van de laboratoria en de plaats waar de workshop wordt georganiseerd.

De terugbetaling moet rekening houden met de duur van de vergaderingen en moet zijn gebaseerd op de beste tarieven van de overeengekomen preferentiële tarieven en andere promotietarieven op de markt.

De reiskosten worden terugbetaald voor een reis in eerste klas voor de kortste en meest kosteneffectieve route.

Reizen per auto zijn toegestaan als zij kosteneffectief zijn in vergelijking met reizen per vliegtuig of per trein, met name wanneer de auto door een aantal deelnemers wordt gedeeld.

Reizen per privéauto om dienstredenen zijn toegestaan. De reiskosten op grond van de afgelegde afstand worden echter terugbetaald tegen maximaal 0,22 EUR per km.

De dagvergoeding wordt normaliter geacht om alle uitgaven te dekken die door de deelnemers aan een workshop worden gedaan. Uitgaven voor openbaar vervoer, taxikosten, tolgeld en parkeergeld zijn geen voor terugbetaling in aanmerking komende subsidiabele kosten.

De dagvergoeding bestaat uit een vast bedrag en wordt geacht de kosten van ontbijt, twee hoofdmaaltijden en alle overige kleine kosten, reiskosten als aangegeven in punt 1.5 en de kosten van telecommunicatiemiddelen te dekken.

Het bedrag van de dagvergoeding wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 1 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1066/2006 van de Raad van 27 juni 2006 tot aanpassing, met ingang van 1 juli 2006, van de vergoeding van dienstreizen in de lidstaten voor ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen ( 5 ).

Het maximumbedrag voor hotelkosten wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 1 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1066/2006.

Als het maximumaantal deelnemers niet wordt bereikt, maar minimaal 20 deelnemers van nationale referentielaboratoria de workshop of de opleidingsactiviteiten hebben bijgewoond, aanvaardt de Commissie dat maximaal drie deelnemers van referentielaboratoria van de EU dagvergoedingen ontvangen, afhankelijk van de tijd gedurende welke zij de workshop of de opleidingsactiviteiten hebben bijgewoond.

De Commissie vergoedt de reis- en hotelkosten van deze drie deelnemers niet, tenzij de workshop of opleidingsactiviteiten plaatsvinden in een andere stad dan die van het referentielaboratorium van de EU.

Bovendien worden dergelijke dagvergoedingen en reis- en hotelkosten slechts betaald als de maximale financiële steun van de Unie niet wordt overschreden.

		Publicatieblad
		No	page	date
►M1	UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 135/2013 VAN DE COMMISSIE van 18 februari 2013	L 46	8	19.2.2013

	Personeelskosten	Uitbesteding	Apparatuur	Verbruiksartikelen	Verzending van monsters voor vergelijkende tests	Dienstreizen	Workshops	Opleidingsactiviteiten	Vergaderingen
Activiteit 1
Activiteit 2
Activiteit 3
Activiteit N
Totaal

Categorie (1)	Status (2)	Brutomaandsalaris (3)	Aan het werkprogramma gewijde tijd (uitgedrukt in dagen) (4)	Totale subsidiabele kosten


TOTAAL
(1) Aan te geven voor elke bij het project betrokken persoon: senior scientist, junior scientist, technicus, enz. (2) Ambtenaar, arbeidscontractant, enz. — voor de arbeidscontractanten moeten de data van het begin en het einde van het contract worden aangegeven. (3) Reëel brutomaandsalaris (geen loonschalen), inclusief sociale en andere op het loonstrookje vermelde premies. (4) Berekend op grond van 220 werkdagen/jaar (20 werkdagen/maand).

Omschrijving	Kosten, exclusief btw	Btw	Totaal kosten



TOTAAL

	Omschrijving	Kosten, exclusief btw	Btw	Totale kosten/waarde	Datum van aanschaf of huur	Leveringsdatum	Afschrijvingsperiode (36 of 60 maanden)	% gebruik voor werkprogramma	Kosten jaarlijkse afschrijving
2.1. Tijdens de desbetreffende periode aan te schaffen apparatuur
2.2. Vóór de desbetreffende periode aangeschafte apparatuur
TOTAAL

Omschrijving per type (1)	Kosten, exclusief BTW	BTW	Totaal kosten


TOTAAL
(1) Voorbeelden: reagentia, proefdieren, klein laboratoriummateriaal, enz.

Omschrijving	Leverancier	Kosten, exclusief btw	Btw	Totaal kosten



TOTAAL

	Kosten
Reiskosten van de deelnemers
Hotelkosten
Dagvergoedingen van de deelnemers
TOTAAL

Subtotaal van de zaken vermeld in tabellen van punten 1 t/m 9
Algemene kosten: 7 % van subtotaal
TOTAAL UITGAVEN

Kostencategorie	Geraamde begroting	Gedeclareerde kosten
1. Personeel
2. Uitbesteding
3. Apparatuur
4. Verbruiksartikelen
5. Verzending van monsters voor vergelijkende tests
6. Dienstreizen
7. Workshops
8. Opleidingsactiviteiten
9. Vergaderingen
Subtotaal
10. Algemene kosten: 7 % van subtotaal
Totaal

Datum:	Datum:
Naam van de technisch directeur:	Naam van de financieel directeur:
Handtekening:	Handtekening:

Naam van de persoon	Categorie	Behandeling	Brutomaandsalaris	Aan het werkprogramma gewijde tijd (uitgedrukt in dagen)	Totale subsidiabele kosten


TOTAAL

Omschrijving	Reiskosten	Hotelkosten	Dagvergoeding	Totaal kosten


TOTAAL

Subtotaal van zaken vermeld in de tabellen van punten 1 t/m 9
Algemene kosten: 7 % van subtotaal
TOTAAL UITGAVEN