Nõukogu otsus,

3. mai 1999,

finantsmääruse kehtestamise kohta, mis reguleerib eelarveküsimusi seoses nõukogu peasekretäri hallatavate, tema nimel teatavate liikmesriikide eest sõlmitud lepingutega, mis käsitlevad juhtimisüksuse kasutajatoe serveri ja Sirene-võrgustiku II järgu paigaldamist ja toimimist

(1999/323/EÜ)

EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,

võttes arvesse Euroopa Liidu lepingule ja Euroopa Ühenduse asutamislepingule lisatud Schengeni acquis′ Euroopa Liitu integreerimist käsitleva protokolli (edaspidi "Schengeni protokoll") artikli 2 lõike 1 teise lõigu esimest lauset

ning arvestades, et:

(1) nõukogu peasekretär on nõukogu 3. mai 1999 otsusega 1999/322/EÜ volitatud seoses Schengeni acquis′ Euroopa Liidu raamistikku integreerimisega tegutsema teatavate liikmesriikide esindajana kasutajatoe serveri ja Sirene-võrgustiku II järgu paigaldamist ja toimimist käsitlevate lepingute sõlmimisel ning selliste lepingute haldamisel; [1]

(2) nimetatud lepingutest tulenevaid rahalisi kohustusi ei kaeta Euroopa Ühenduste üldeelarvest; seega ei kohaldata Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatava 21. detsembri 1977. aasta finantsmääruse [2] sätteid;

(3) seepärast on vaja kehtestada erieeskirjad, milles määratletakse lepingutest tulenevate kohustuste täitmiseks vajaliku eelarve koostamise ja täitmise, asjaomaste riikide tasutavate osamaksude sissenõudmise ning raamatupidamisaruannete esitamise ja auditeerimise üksikasjalik kord,

ON VASTU VÕTNUD JÄRGMISE OTSUSE:

I PEATÜKK

Üldpõhimõtted

Artikkel 1

Selles finantsmääruses on "eelarve" juriidiline dokument, milles prognoositakse ja kiidetakse eelnevalt heaks igaks eelarveaastaks nõukogu 3. mai 1999. aasta otsuses nimetatud lepingutest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikud tulud ja kulud.

Artikkel 2

Finantsmääruses kehtestatakse eelarve koostamise ja täitmise üksikasjalikud reeglid.

Artikkel 3

1. Eelarve jaotatakse jaotisteks hallatavate lepingute kohaselt. Nõukogu 3. mai 1999. aasta otsuse artikli 1 lõikes 1nimetatud lepinguga seotud jaotis jaguneb peatükkideks, mis hõlmavad Sirene-võrgustiku II järgu paigalduseelarvet ja tegevuseelarvet. Vajaduse korral jaotatakse peatükid artikliteks.

2. Ühe jaotise all avatud assigneeringuid ei tohi üle kanda teistesse kulujaotistesse.

Artikkel 4

1. Eelarvesse ning kontodele kirjendatakse täies mahus kõik tulud ja kulud neid vastastikku korrigeerimata. Kõik tulud peavad katma kõiki kulusid.

2. Eelarveaasta kestab 1. jaanuarist 31. detsembrini.

3. Artiklis 21 nimetatud riikide osamaksud eelarvesse, mis tehakse enne eelarveaasta algust, kantakse selle eelarveaasta eelarvesse.

4. Eelarveaasta kulud kirjendatakse kõnealuse aasta kontodele nende kulude alusel, mille kinnitamise otsuse on finantskontrolör saanud hiljemalt 31. detsembril ja mille eest peaarvepidaja on vastavad maksed teinud hiljemalt järgmise aasta 15. jaanuaril.

II PEATÜKK

Eelarve koostamine

Artikkel 5

1. Eelarve koostatakse eurodes.

2. Nõukogu peasekretär edastab Schengeni informatsioonisüsteemi töörühmale (edaspidi "SISi töörühm") 30. septembriks esialgse eelarveprojekti koos seletuskirjaga.

3. SISi töörühm esitab esialgse eelarveprojekti kohta oma arvamuse.

4. Peasekretär koostab eelarveprojekti ning edastab selle 31. oktoobriks artiklis 21 nimetatud riikidele.

5. Artiklis 21 nimetatud liikmesriigid, tulles kokku nõukogus, võtavad eelarve vastu enne aasta lõppu.

6. Eelarve vastuvõtmise otsuses, millest peasekretär artiklis 21 nimetatud riike nõuetekohaselt teavitab, märgitakse nende liikmesriikide osamaksude maksetähtpäev.

Artikkel 6

1. Kui eelarvet ei ole eelarveaasta alguseks lõplikult vastu võetud:

- võib igal kuul välja maksta ühe kaheteistkümnendiku eelmisel eelarveaastal kõikide eelarvejaotise kohta kinnitatud assigneeringute kogusummast;

- võib igal kuul artiklis 21 nimetatud riikidelt nõuda ühe kaheteistkümnendiku eelmise nõuetekohaselt vastuvõetud eelarve alusel tehtud osamaksudest.

2. Kõik otsused kulude ja tulude kaheteistkümnendiku kasutamise kohta viimasesse nõuetekohaselt vastuvõetud eelarvesse kantud summade kolme kaheteistkümnendiku ulatuses teeb peasekretär, kes edastab need kirja teel artiklis 21 nimetatud riikidele.

3. Kui viimasesse nõuetekohaselt vastuvõetud eelarvesse kantud summade kolme kaheteistkümnendiku piir on ületatud, teevad otsuse väljamaksete kinnitamise ja osamaksude sissenõudmise kohta artiklis 21 nimetatud liikmesriigid, tulles kokku nõukogus.

4. Eelmiste lõigete alusel võetud meetmed lõpetatakse viivitamata pärast eelarve lõplikku vastuvõtmist.

Artikkel 7

1. Lisaeelarvete või paranduseelarvete projektid esitatakse, vaadatakse läbi ja võetakse vastu samal kujul ja sama menetluse kohaselt nagu eelarve, milles esitatud kalkulatsioone need muudavad.

2. Paranduseelarve esitatakse igal aastal artikli 25 lõikes 1 sätestatud kontode sulgemisele järgneval kuul ning selle eesmärk on kanda eelmise eelarveaasta saldo tuludesse, kui saldo on positiivne, või kuludesse, kui saldo on negatiivne.

Artikkel 8

Eelarve võib teha üldsusele kättesaadavaks.

III PEATÜKK

Eelarve täitmine ja raamatupidamisarvestus

Artikkel 9

Eelarve täitmisel järgitakse põhimõtet, et eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja on eri isikud. Eelarvevahendite käsutaja, peaarvepidaja ja finantskontrolöri ülesandeid ei või omavahel ühendada.

Artikkel 10

1. Eelarvevahendite käsutajaks on tulude ja kulude puhul nõukogu peasekretariaadi peadirektor. Eelarvevahendite käsutaja täidab eelarvet peasekretäri nimel ning määratud assigneeringute piires võib ta oma kohustused delegeerida direktorile.

2. Eelarvevahendite käsutaja võib teha otsuseid sama peatüki artiklite vaheliste ülekannete kohta. SISi töörühma nõusolekul võib ta teha otsuseid sama jaotise peatükkide vaheliste ülekannete kohta. SISi töörühm annab oma nõusoleku samadel tingimustel kui arvamuse eelarve kohta.

Artikkel 11

Finantskontrolöri ülesannet täidab nõukogu finantskontrolör tema töökohustuste suhtes kohaldatavate eeskirjade kohaselt.

Artikkel 12

Tulud võtab vastu ning kulud maksab välja nõukogu peasekretariaadi A peadirektoraadi peaarvepidaja.

Artikkel 13

1. Iga artikli 21 kohaselt võlgu oleva summa sissenõudmiseks annab eelarvevahendite käsutaja välja sissenõudekorralduse. Sissenõudekorraldused esitatakse peaarvepidajale, kes esitab need nõusoleku saamiseks finantskontrolörile.

2. Nõusolek tõendab, et:

- tulu on kirjendatud õigesse eelarvepunkti,

- sissenõudekorraldus on nõuetekohane ja kooskõlas asjakohaste sätetega,

- tõendavad dokumendid on nõuetekohased,

- võlgnikriigi pädev asutus on õigesti nimetatud,

- maksetähtpäev on märgitud,

- summa on õige ja esitatud õiges vääringus.

3. Peaarvepidaja vastutab nõuetekohaselt koostatud sissenõudekorralduste eest.

Artikkel 14

1. Iga meetme kohta, millega tõenäoliselt kaasneb eelarvest kaetav kulu, peab eelarvevahendite käsutaja esmalt peaarvepidajale esitama kulukohustuste võtmise ettepaneku, milles on märgitud eesmärk, summa, eelarvepunkt, kuhu see kirjendatakse, ja kreeditor. Peaarvepidaja esitab ettepaneku nõusoleku saamiseks finantskontrolörile.

2. Nõusolek tõendab, et:

- ettepanek kulukohustuste võtmiseks on esitatud lõike 1 kohaselt,

- kulu on kirjendatud õigesse eelarvepunkti,

- eelarves on kasutusel olevaid assigneeringuid,

- kulu on nõuetekohane ja kooskõlas asjakohaste sätetega.

Artikkel 15

1. Eelarvevahendite käsutaja tehtava kulude tõendamise eesmärk on:

- kontrollida kreeditori nõuet,

- määrata kindlaks võlasumma olemasolu ja suurus või kontrollida seda,

- kontrollida tingimusi, mille korral võib nõuda makse tegemist,

- kontrollida, et ostud või osutatud teenused vastavad tellimusele.

2. Eelarvevahendite käsutaja võib oma vastutusel lasta teha kontrolli kellelgi teisel.

Artikkel 16

1. Eelarvevahendite käsutaja annab peaarvepidajale maksekorraldusega ("kinnitus") loa maksta välja tõendatud kuluartikkel.

2. Kinnituses märgitakse:

- eelarveaasta, milles kulu kirjendatakse,

- eelarve jaotis, peatükk ja artikkel,

- makstav summa numbrite ja sõnadega ning maksevääring,

- kreeditori nimi ja aadress,

- kulu otstarve,

- makseviis,

- vastavatele kulukohustustele antud nõusoleku viitenumber ja kuupäev.

3. Maksekorraldusele märgitakse kuupäev ja eelarvevahendite käsutaja allkiri.

4. Eelarvevahendite käsutaja esitab maksekorralduse koos tõendavate dokumentide originaalidega nõusoleku saamiseks peaarvepidajale.

5. Nõusolek tõendab, et:

- maksekorraldus on nõuetekohaselt välja antud,

- maksekorraldus on kooskõlas võetud kulukohustustega ja selles esitatud summa on õige,

- kulud on kirjendatud õigesse eelarvepunkti,

- eelarve vastavas jaotises või artiklis on kasutusel olevaid assigneeringuid,

- tõendavad dokumendid on nõuetekohased ja

- kreeditori kohta on esitatud õiged andmed.

6. Kõik kulud peavad olema ette kaetud artiklis 21 nimetatud riikide osamaksude või kui need puuduvad, siis pangalaenuga. Osamaksude tasumata jätmise korral võetava eelfinantseerimislaenu kulud jagatakse tasumata jätnud riikide vahel võrdeliselt nende tasumata osamaksude summadega ja võttes arvesse võlgnevuse kestust.

Artikkel 17

Maksed tehakse nõukogu peasekretariaadi nimele selleks otstarbeks avatud pangakonto kaudu. Pangaülekandekorraldustele peab alla kirjutama kaks peasekretäri nimetatud ametiisikut, kellest üks on peaarvepidaja.

Artikkel 18

Kui finantskontrolör keeldub artiklites 13, 14 või 16 sätestatud nõusolekut andmast ning eelarvevahendite käsutaja ei loobu oma ettepanekust, saadetakse küsimus lahendamiseks peasekretärile. Välja arvatud juhul, kui kasutusel olevate assigneeringute olemasolu ei ole kindel, võib peasekretär nõuetekohaselt põhjendatud otsusega keeldumise tühistada ning sissenõudekorralduse, kulukohustuse või maksekorralduse kinnitada. Peasekretär teatab kontrollikojale kõigist sellistest otsustest ühe kuu jooksul. Otsus on täitmisele pööratav alates kuupäevast, mil nõusoleku andmisest keelduti.

Artikkel 19

Eelarvevahendite käsutaja, finantskontrolöri ja peaarvepidaja distsiplinaarvastutus selle finantsmääruse sätete eiramise korral on ette nähtud Euroopa ühenduste ametnike personalieeskirjadega.

Artikkel 20

Raamatupidamisarvestust peetakse kahekordse kirjendamise meetodil kalendriaasta kaupa. Raamatupidamisarvestuses kajastuvad kõik eelarveaasta tulud ja kulud.

IV PEATÜKK

Riikide osamaksud

Artikkel 21

1. Eelarve tuludeks on järgmiste liikmesriikide osamaksud: Austria, Belgia, Hispaania, Itaalia, Kreeka, Luksemburg, Madalmaad, Portugal, Prantsusmaa, Rootsi, Saksamaa, Soome ja Taani, samuti Islandi ja Norra osamaksud.

2. Need riikide osamaksud sätestatakse eelarves ning väljendatakse eurodes.

Artikkel 22

Artiklis 21 nimetatud riigid saadavad oma osamaksu peasekretärile järgmise jaotusvalemi kohaselt:

Artiklis 21 nimetatud liikmesriikide ning Islandi ja Norra osamaksude jaotus arvutatakse igal aastal lähtuvalt iga asjaomase liikmesriigi ning Islandi ja Norra ("teiste riikide") osast kõikide artiklis 21 nimetatud riikide eelmise aasta sisemajanduse kogutoodangust (SKT). Asjaomaste liikmesriikide osamaksude jaotus arvutatakse igal aastal, võttes arvesse teiste riikide osamakse, iga liikmesriigi makstavate käibemaksu-omavahendite ja Euroopa ühenduste käibemaksu-omavahendite kogusumma suhte põhjal, mis määratakse kindlaks ühenduste eelarve viimase muudatusega eelmisel eelarveaastal.

Artikkel 23

1. Peasekretär edastab osamaksutaotlused kirja teel kõikidele artiklis 21 nimetatud riikidele siseriiklike asutuste kaudu, mille andmed on talle teatavaks tehtud.

2. See kiri sisaldab järgmist infot:

- eelarve vastuvõtmise otsus või kui tuginetakse artiklile 6, otsus osamaksude sissenõudmise kohta ajutiste kaheteistkümnendike kaupa,

- iga riigi tasumisele kuuluv summa arvutatuna eurodes artiklis 22 nimetatud jaotuse kohaselt,

- osamaksu tasumiseks vajalikud üksikasjad.

3. Osamaksud tasutakse artiklis 17 nimetatud pangakontole.

4. Osamaksud tasutakse eurodes.

Artikkel 24

1. Artiklis 21 nimetatud riigid peavad tasuma 25 % oma osamaksest hiljemalt 15. veebruariks, 1. aprilliks, 1. juuliks ja 1. oktoobriks.

2. Kui riik ei ole oma rahalisi kohustusi täitnud, kohaldatakse analoogia alusel olemasolevaid ühenduse eeskirju ühenduse eelarvesse tehtavate osamaksudega viivitamise korral võetava viivise kohta.

V PEATÜKK

Raamatupidamisaruannete esitamine ja auditeerimine

Artikkel 25

1. Peasekretär koostab kahe kuu jooksul alates eelarve täitmise perioodi lõpust tulude ja kulude aruande ja bilansi ning edastab need SISi töörühmale.

2. Tulude ja kulude aruanne hõlmab kõiki eelnenud eelarveaasta tulude ja kuludega seotud tehinguid. Aruanne esitatakse samal kujul ja sama jaotust järgides kui eelarve.

3. Aruandele lisatakse:

- teatis iga artiklis 21 nimetatud riigi seisundi kohta seoses osamaksu tasumisega ja

- teatis assigneeringute ülekandmise kohta.

4. Bilansis kajastuvad eelarve varad ja kohustused eelmise eelarveaasta 31. detsembri seisuga.

Artikkel 26

1. Raamatupidamisaruannete auditeerimist taotletakse kontrollikojalt.

2. Peasekretär edastab tulude ja kulude aruande ning bilansi kontrollikojale 15 päeva jooksul pärast artikli 25 lõikes 1 nimetatud tähtaja lõppu.

3. Kontrollikoja auditi eesmärk on kontrollida, kas kogu tulu on laekunud ning kõik kulutused tehtud seaduslikult ja korrektselt kooskõlas hallatavate lepingute, eelarve ja selle finantsmäärusega.

4. Peasekretär annab kontrollikojale igasugust abi, mida see peab vajalikuks oma ülesannete täitmiseks.

Artikkel 27

Tulude ja kulude aruanne, bilanss ning kontrollikoja aruanne, vajaduse korral koos peasekretäri märkustega, esitatakse 1. juuliks artiklis 21 nimetatud riikidele. Artiklis 21 nimetatud liikmesriigid, tulles kokku nõukogus, annavad kinnituse peasekretäri tegevusele eelarve täitmisel.

VI PEATÜKK

Lõppsätted

Artikkel 28

Schengeni infosüsteemiga seotud Schengeni acquis′ sätete kehtestamine artiklis 21 nimetamata riigis (edaspidi "muu riik") toob kaasa:

- artiklis 21 nimetatud riikide artiklis 22 nimetatud osamaksude osa ümberkorraldamise,

- artiklis 21 nimetatud riikide osamaksude kohandamise, et kehtestada Sirene II järgu toimimiseks muu riigi tehtav osamaks terveks jooksvaks eelarveaastaks,

- artiklis 21 nimetatud riikide osamaksude kohandamise, et kehtestada muu riigi osa varasemate Sirene II järgu paigalduskulude katmises. See protsent arvutatakse välja muu riigi makstavate käibemaksu-omavahendite ja Euroopa ühenduste käibemaksu-omavahendite kogusumma suhte põhjal eelmistel eelarveaastatel, mil on tehtud vajalikud Sirene II järgu paigalduskulud. Protsendina väljendatud osamaks kantakse artiklis 21 nimetatud riikide "kreeditarvele" võrdeliselt nende osaga, mis on arvutatud artikli 22 alusel. Muud riigid võivad otsustada kõnealuse summa assigneerida tegevuseelarve osamaksuks või taotleda selle tagasimaksmist.

Artikkel 29

Finantsmäärust kohaldatakse mutatis mutandis nõukogu 3. mai 1999. aasta otsuse artiklis 1 nimetatud lepingutest tulenevate kohustustuste täitmiseks vajalike tulude ja kulude tegemise suhtes selle eelarveaasta järelejäänud perioodiks, mil see määrus jõustub.

Artikkel 30

1. Käesolev otsus avaldatakse Euroopa Ühenduste Teatajas.

2. Käesolev otsus jõustub selle vastuvõtmise päeval.

Brüssel, 3. mai 1999

Nõukogu nimel

eesistuja

J. Fischer

[1] EÜT L 123, 13.5.1999, lk 49.

[2] EÜT L 356, 31.12.1977, lk 1.

--------------------------------------------------