NEUVOSTON PÄÄTÖS,

tehty 3 päivänä toukokuuta 1999,

varainhoitoasetuksesta, joka koskee talousarviomenettelyä neuvoston pääsihteerin hallinnoimien, hänen joidenkin jäsenvaltioiden edustajana tekemiensä hallintoyksikön help desk -palvelimen ja SIRENE-verkon toisen vaiheen perustamista ja toimintaa koskevien sopimusten osalta

(1999/323/EY)

EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Schengenin säännöstön sisällyttämisestä osaksi Euroopan unionia tehdyn pöytäkirjan 2 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan ensimmäisen virkkeen,

sekä katsoo, että

(1) neuvosto on 3 päivänä toukokuuta 1999 tekemällään päätoksellä 1999/322/EY(1) valtuuttanut neuvoston pääsihteerin toimimaan Schengenin säännöstön Euroopan unioniin sisällyttämisen yhteydessä joidenkin jäsenvaltioiden edustajana hallintoyksikön help desk -palvelimen ja SIRENE-verkon toisen vaiheen perustamista ja toimintaa koskevia sopimuksia tehtäessä sekä hallinnoimaan kyseisiä sopimuksia,

(2) näistä sopimuksista johtuvia taloudellisia velvoitteita ei hoideta Euroopan yhteisöjen talousarviosta, ja näin ollen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen(2) säännöksiä ei sovelleta, ja

(3) on näin ollen tarpeen vahvistaa erityiset säännöt, joissa täsmennetään sopimuksista johtuvien velvoitteiden hoitamiseen tarvittavan talousarvion laatimista ja toteuttamista, asianomaisilta valtioilta perittäviä maksuja sekä tilinpäätöksen esittämistä ja tilintarkastusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

I LUKU

Yleiset periaatteet

1 artikla

Tässä varainhoitoasetuksessa talousarviolla tarkoitetaan säädöstä, jossa määrätään ja hyväksytään ennalta 3 päivänä toukokuuta 1999 tehdyssä neuvoston päätöksessä tarkoitetuista sopimuksista johtuvien velvoitteiden hoitamiseen tarvittavat tulot ja menot kutakin varainhoitovuotta varten.

2 artikla

Tässä varainhoitoasetuksessa vahvistetaan talousarvion laatimista ja toteuttamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt.

3 artikla

1. Talousarvio jaetaan osastoihin hallinnoitavien sopimusten mukaisesti. Osasto, joka koskee 3 päivänä toukokuuta 1999 tehdyn neuvoston päätöksen 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua sopimusta, jaetaan SIRENE-verkon toisen vaiheen investointimenoja ja toimintamenoja koskeviin lukuihin. Kukin luku jaetaan tarvittaessa momentteihin.

2. Kuhunkin osastoon avattuja määrärahoja ei voi varata muihin meno-osastoihin.

4 artikla

1. Kaikki tulot ja kaikki menot otetaan talousarvioon ja tileille kokonaismääräisinä niitä toisistaan vähentämättä. Tulojen on katettava kaikki menot.

2. Varainhoitovuosi alkaa tammikuun 1 päivänä ja päättyy joulukuun 31 päivänä.

3. Rahoitusosuudet, jotka 21 artiklassa tarkoitetut valtiot ovat maksaneet talousarvioon ennen sen varainhoitovuoden alkua, jota ne koskevat, kirjataan kyseisen varainhoitovuoden talousarvioon.

4. Varainhoitovuoden menot kirjataan kyseisen varainhoitovuoden tileille niiden menojen perusteella, joiden hyväksyminen on saapunut varainhoidon valvojalle viimeistään joulukuun 31 päivänä ja jotka tilinpitäjä on maksanut seuraavan tammikuun 15 päivään mennessä.

II LUKU

Talousarvion laatiminen

5 artikla

1. Talousarvio laaditaan euroina.

2. Neuvoston pääsihteeri antaa 30 päivään syyskuuta mennessä Schengen-tietojärjestelmä -työryhmän, jäljempänä "SIS-työryhmä", käsiteltäväksi alustavan talousarvioesityksen perusteluineen.

3. SIS-työryhmä antaa alustavasta esityksestä lausuntonsa.

4. Pääsihteeri laatii talousarvioesityksen ja toimittaa sen 21 artiklassa tarkoitetuille valtioille viimeistään 31 päivänä lokakuuta.

5. Neuvostossa kokoontuvat 21 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot vahvistavat talousarvion ennen vuoden loppua.

6. Kyseisten valtioiden rahoitusosuudet voidaan vaatia maksettaviksi talousarvion vahvistamisesta tehdyn ja pääsihteerin 21 artiklassa tarkoitetuille valtioille asianmukaisesti tiedoksi antaman päätöksen nojalla.

6 artikla

1. Jos talousarviota ei ole lopullisesti vahvistettu varainhoitovuoden alussa:

- maksuja voidaan suorittaa kuukausittain enintään kahdestoistaosaan asti kaikista määrärahoista, jotka on edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytty talousarvion kuhunkin osastoon,

- jäljempänä 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden maksamista rahoitusosuuksista saadaan joka kuukausi panna maksuun määrä, joka vastaa yhtä kahdestoistaosaa viimeisen asianmukaisesti vahvistetun talousarvion mukaisista rahoitusosuuksista.

2. Pääsihteeri päättää, kustakin menojen ja tulojen kahdestoistaosan käytöstä, enintään kolmeen kahdestoistaosaan asti, viimeiseen asianmukaisesti vahvistettuun talousarvioon otetuista määristä, ja antaa päätöksen kirjeitse tiedoksi 21 artiklassa tarkoitetuille valtioille.

3. Kolme kahdestoistaosaa viimeiseen asianmukaisesti vahvistettuun talousarvioon otettujen määrien ylittäviltä osin neuvostossa kokoontuvat 21 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot päättävät maksujen hyväksymisestä ja rahoitusosuuksien maksuun panosta.

4. Kun talousarvio on lopullisesti vahvistettu, edellä olevien kohtien nojalla mahdollisesti annettujen säännösten soveltaminen lakkaa välittömästi.

7 artikla

1. Mahdollinen esitys korjaavaksi tai täydentäväksi lisätalousarvioksi on esitettävä, sitä on käsiteltävä ja se on vahvistettava samassa muodossa ja samojen menettelyjen mukaisesti kuin talousarvio, jonka arvioita se muuttaa.

2. Korjaava lisätalousarvio on esitettävä joka vuosi 25 artiklan 1 kohdassa säädettyä tilinpäätöstä seuraavan kuukauden aikana, ja sen tarkoituksena on kirjata edellisen varainhoitovuoden toteutunut saldo tulopuolelle, jos se on positiivinen, ja menopuolelle, jos se on negatiivinen.

8 artikla

Yleisöllä on oikeus tutustua talousarvioon.

III LUKU

Talousarvion toteuttaminen ja kirjanpito

9 artikla

Talousarvio toteutetaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä ovat eri henkilöitä. Tulojen ja menojen hyväksyjän, tilinpitäjän ja varainhoidon valvojan tehtäviä ei saa yhdistää.

10 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävää hoitaa neuvoston pääsihteeristön jokin pääjohtaja. Tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa talousarviota pääsihteerin nimissä sekä myönnettyjen määrärahojen rajoissa. Hän voi siirtää päätösvaltansa jollekin johtajalle.

2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi päättää siirroista momentista toiseen kussakin luvussa. Hän voi SIS-työryhmän suostumuksella päättää siirroista luvusta toiseen samassa osastossa. SIS-työryhmä antaa suostumuksensa samoin edellytyksin kuin se antaa lausuntonsa talousarviosta.

11 artikla

Varainhoidon valvojan tehtävää hoitaa neuvoston varainhoidon valvoja tehtäväänsä sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

12 artikla

Tulojen perimisen ja menojen maksamisen suorittaa neuvoston pääsihteeristön pääosaston A tilinpitäjä.

13 artikla

1. Jäljempänä 21 artiklassa tarkoitettujen saatavien perimiseen vaaditaan tulojen ja menojen hyväksyjän antama perintämääräys. Perintämääräykset toimitetaan tilinpitäjälle, joka antaa ne varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten.

2. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että

- tulo on kirjattu oikeaan kohtaan talousarviossa,

- perintämääräys on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen,

- perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia,

- velallisena olevan valtion toimivaltainen viranomainen on nimetty oikein,

- eräpäivä on merkitty,

- määrä on oikea ja merkitty oikeassa valuutassa.

3. Tilinpitäjä on vastuussa asianmukaisesti laadituista perintämääräyksistä.

14 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on ennalta tehtävä tilinpitäjälle ehdotus maksusitoumukseksi toimenpiteestä, josta aiheutuu menoja talousarvioon, ja ehdotuksessa mainitaan menon käyttötarkoitus, sen määrä, kohta, johon meno kirjataan talousarviossa, ja maksun saaja. Tilinpitäjä antaa ehdotuksen varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten.

2. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että

- ehdotukset maksusitoumuksiksi on tehty 1 kohdan mukaisesti,

- meno on kirjattu oikein,

- määrärahat ovat käytettävissä,

- meno on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen.

15 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjän suorittaman menojen maksattamisen tarkoituksena on

- tarkistaa maksun saajan vaade,

- määrittää tai tarkistaa maksun todenmukaisuus ja sen määrä,

- tarkistaa ne edellytykset, joilla maksu voidaan vaatia suoritettavaksi,

- tarkistaa, että suoritettu palvelu tai osto on tilauksen mukainen.

2. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi omalla vastuullaan uskoa tarkistusten toteuttamisen toiselle.

16 artikla

1. Tulojen ja menojen hyväksyjä oikeuttaa tilinpitäjän maksamaan maksatetun menon antamalla maksumääräyksen ("hyväksyminen").

2. Hyväksymisessä on mainittava

- varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan,

- talousarvion osasto, luku ja momentti,

- maksettava määrä numeroin ja kirjaimin sekä valuutta,

- maksun saajan nimi ja osoite,

- menon käyttötarkoitus,

- maksutapa,

- vastaavien maksusitoumusten hyväksymismerkintöjen numerot ja päivämäärät.

3. Tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen.

4. Tilinpitäjä antaa maksumääräyksen sekä alkuperäiset menon perusteena olevat asiakirjat varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten.

5. Hyväksymismerkinnän tarkoituksena on todeta, että

- maksumääräys on annettu asianmukaisesti,

- maksumääräys vastaa menoa koskevaa maksusitoumusta ja sen määrä on oikea,

- meno on kirjattu oikeaan kohtaan talousarviossa,

- määrärahat ovat käytettävissä talousarvion asianomaisessa osastossa tai momentissa,

- perusteena olevat asiakirjat ovat asianmukaisia, ja

- maksun saaja on nimetty oikein.

6. Kaikki menot on katettava ennalta 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksilla tai, jos tämä ei ole mahdollista, pankkilainalla. Maksamatta jättämisen vuoksi ennalta otetun pankkirahoituksen kustannukset jaetaan maksamatta jättäneiden valtioiden kesken niiden maksamatta jätettyjen rahoitusosuuksien suhteessa ja viivästysten kesto huomioon ottaen.

17 artikla

Maksut suoritetaan käyttäen neuvoston pääsihteeristön nimissä tätä varten avattua pankkitiliä. Pankkisiirtomääräyksissä on oltava pääsihteerin nimeämän kahden virkamiehen, joista toisen on oltava tilinpitäjä, allekirjoitus.

18 artikla

Jos varainhoidon valvoja kieltäytyy antamasta 13, 14 tai 16 artiklassa tarkoitettua hyväksymismerkintää, ja jos tulojen ja menojen hyväksyjä pitäytyy ehdotuksessaan, asia annetaan pääsihteerin ratkaistavaksi. Tämä voi asianmukaisesti perustellulla päätöksellä jättää huomiotta hyväksymismerkinnän antamisesta kieltäytymisen ja vahvistaa perintämääräyksen, menositoumuksen tai maksumääräyksen, paitsi jos kyse on siitä, että määrärahoja ei ole käytettävissä. Pääsihteeri antaa tästä päätöksestä kuukauden kuluessa tiedon tilintarkastustuomioistuimelle. Päätös on täytäntöönpanokelpoinen siitä päivästä alkaen, jolloin varainhoidon valvoja on kieltäytynyt antamasta hyväksymismerkintää.

19 artikla

Jos tulojen ja menojen hyväksyjä, varainhoidon valvoja ja tilinpitäjä eivät ole noudattaneet tämän varainhoitoasetuksen säännöksiä, heihin sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiesten henkilöstösäännöissä tarkoitettua kurinpitomenettelyä.

20 artikla

Kirjanpito on pidettävä kalenterivuosittain kahdenkertaista kirjanpitomenetelmää noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuoden tulot ja menot.

IV LUKU

Valtioiden rahoitusosuudet

21 artikla

1. Talousarvion tulot muodostuvat seuraavien jäsenvaltioiden maksamista rahoitusosuuksista: Alankomaat, Belgia, Espanja, Italia, Itävalta, Kreikka, Luxemburg, Portugali, Ranska, Ruotsi, Saksa, Suomi ja Tanska, sekä Islannin ja Norjan rahoitusosuuksista.

2. Näiden valtioiden rahoitusosuudet, jotka vahvistetaan talousarviossa, ilmaistaan euroina.

22 artikla

Edellä 21 artiklassa tarkoitetut valtiot antavat rahoitusosuutensa pääsihteerin käyttöön seuraavan jakoperusteen mukaan:

Rahoitusosuudet jaetaan vuosittain toisaalta 21 artiklassa tarkoitettujen jäsenvaltioiden ja toisaalta Islannin ja Norjan, jäljempänä "muut valtiot", kesken sen osuuden perusteella, joka kullakin asianomaisella jäsenvaltiolla ja muilla valtioilla on kaikkien 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden edellisen vuoden koko bruttokansantuotteesta (BKT). Asianomaisten jäsenvaltioiden rahoitusosuudet lasketaan vuosittain ottaen huomioon muiden valtioiden rahoitusosuudet, sen alv-varojen osuuden mukaan, joka kullakin jäsenvaltiolla on Euroopan yhteisöjen yhteenlasketuista alv-varoista, sellaisena kuin se on vahvistettu yhteisöjen talousarvion viimeksi toimitetussa korjauksessa edellisenä varainhoitovuonna.

23 artikla

1. Pääsihteeri osoittaa rahoituspyynnöt kirjeitse 21 artiklassa tarkoitetuille valtioille niiden kansallisten viranomaisten välityksellä, joiden yhteystiedot on toimitettu hänelle.

2. Kirjeessä ilmoitetaan

- päätös talousarvion vahvistamisesta tai, jos on turvauduttu 6 artiklaan, päätös rahoitusosuuksien maksuun panosta väliaikaisesti kahdestoistaosittain,

- kunkin valtion maksettava määrä 22 artiklassa tarkoitetun jakoperusteen mukaan euroina laskettuna,

- rahoitusosuuden maksamista varten tarvittavat tiedot.

3. Rahoitusosuudet on maksettava 17 artiklassa tarkoitetulle pankkitilille.

4. Ne maksetaan euroina.

24 artikla

1. Edellä 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden on maksettava 25 prosenttia rahoitusosuuksistaan 15 päivään helmikuuta, 1 päivään huhtikuuta, 1 päivään heinäkuuta ja 1 päivään lokakuuta mennessä.

2. Jos jokin valtio ei ole hoitanut rahoitusta koskevia velvoitteitaan, siihen sovelletaan vastaavasti yhteisön talousarvion osuuksien maksamiseen sovellettavia viivästyskorkoja koskevaa voimassa olevaa yhteisön säännöstöä.

V LUKU

Tilinpäätöksen esittäminen ja tilintarkastus

25 artikla

1. Pääsihteeri laatii tulostilin ja taseen kahden kuukauden kuluessa talousarvion toteuttamiskauden päätyttyä ja toimittaa ne SIS-työryhmälle.

2. Tulostili käsittää kaikki edellisen varainhoitovuoden tuloja ja menoja koskevat tapahtumat. Se esitetään samassa muodossa ja samoja alajaotteluja noudattaen kuin talousarvio.

3. Laskelmaan liitetään

- yhteenveto 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksia koskevasta tilanteesta ja

- yhteenveto määrärahojen siirroista.

4. Taseesta käyvät ilmi talousarvion varat ja velat päättyneen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä.

26 artikla

1. Tilintarkastustuomioistuinta pyydetään huolehtimaan tilintarkastuksesta.

2. Pääsihteeri antaa tilintarkastustuomioistuimelle tiedoksi tulostilin ja taseen 15 päivän kuluessa 25 artiklan 1 kohdassa säädetyn määräajan päättymisestä.

3. Tilintarkastustuomioistuimen suorittaman tilintarkastuksen tarkoituksena on todeta tulojen ja menojen laillisuus ja asianmukaisuus hallinnoitavat sopimukset, talousarvio ja tämä varainhoitoasetus huomioiden.

4. Pääsihteeri huolehtii kaikista järjestelyistä, joita tilintarkastustuomioistuin arvioi tarvitsevansa tehtäväänsä hoitaessaan.

27 artikla

Tuloslaskelma, tase ja tilintarkastustuomioistuimen kertomus, johon on liitetty pääsihteerin mahdolliset huomautukset, annetaan 21 artiklassa tarkoitetuille valtioille 1 päivään heinäkuuta mennessä. Neuvostossa kokoontuvat 21 artiklassa tarkoitetut jäsenvaltiot antavat pääsihteerille talousarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden.

VI LUKU

Loppusäännökset

28 artikla

Schengenin säännöstöön kuuluvien, Schengenin atk- järjestelmää koskevien säännösten soveltamisesta muihin kuin 21 artiklassa tarkoitettuihin valtioihin, jäljempänä "muu valtio", aiheutuu

- 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden osuuksien uudelleenjärjestely 22 artiklassa säädettyjen edellytysten mukaisesti,

- 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksien mukautus SIRENE-verkon toisen vaiheen toimintaa koskevan rahoitusosuuden kohdistamiseksi muun valtion maksettavaksi koko kuluvalta varainhoitovuodelta,

- 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden rahoitusosuuksien mukautus aikaisemmin maksettujen, SIRENE-verkon toisen vaiheen perustamiseen liittyneiden kustannusten osan kohdistamiseksi muun valtion maksettavaksi. Tämä osa lasketaan sen osuuden perusteella, jonka muun valtion alv-varat muodostavat Euroopan yhteisöjen kaikista alv-varoista sellaisten aikaisempien varainhoitovuosien osalta, joina on aiheutunut SIRENE-verkon toisen vaiheen perustamiseen tarvittavia menoja. Tätä osaa koskevasta rahoitusosuudesta tehdään "menoilmoitus" 21 artiklassa tarkoitettujen valtioiden eduksi suhteessa näiden 22 artiklan mukaisesti laskettuun osuuteen. Ne voivat päättää siirtää tämän määrän toimintatalousarvioon kuuluvaan osuuteensa tai pyytää määrää takaisin maksettavaksi.

29 artikla

Tämä varainhoitoasetus koskee soveltuvin osin 3 päivänä toukokuuta 1999 tehdyn neuvoston päätöksen 1 artiklassa tarkoitetuista sopimuksista johtuvien velvoitteiden hoitamiseen tarvittavien tulojen ja menojen toteuttamista sen varainhoitovuoden jäljellä olevana aikana, jona se tulee voimaan.

30 artikla

1. Tämä päätös julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

2. Sitä sovelletaan siitä päivästä lähtien, jona se tehdään.

Tehty Brysselissä 3 päivänä toukokuuta 1999.

Neuvoston puolesta

J. FISCHER

Puheenjohtaja

(1) Ks. tämän virallisen lehden sivu 49.

(2) EYVL L 356, 31.12.1977, s. 1.