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BEKANNTMACHUNG DER KOMMISSION

Leitlinien für die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen innerhalb der Fonds, die unter die Verordnung (EU) 2021/1060 (Dachverordnung) fallen

(C/2024/7467)

HAFTUNGSAUSSCHLUSS:

„Dieses Arbeitspapier wurde von den Dienststellen der Kommission erarbeitet. Es enthält auf der Grundlage der in der EU anwendbaren Rechtsvorschriften fachliche Leitlinien, die für Kollegen und die mit der Überwachung, Kontrolle oder Umsetzung der Fonds der Dachverordnung befassten Behörden bestimmt sind. Diese Leitlinien greifen der Auslegung durch den Europäischen Gerichtshof und das Gericht nicht vor.“

Inhalt

Verzeichnis der Kurzformen

Präambel

Kapitel 1:

Einführung in das Thema „vereinfachte Kostenoptionen“

1.1.

Was sind vereinfachte Kostenoptionen und warum werden sie angewendet?

1.2.

Wo am besten vereinfachte Kostenoptionen angewendet werden können

1.3.

Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auf zwei Erstattungsebenen

1.4.

Fakultative und obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

Kapitel 2:

Arten von vereinfachten Kostenoptionen

2.1.

Überblick über die verschiedenen Arten von vereinfachten Kostenoptionen

2.2.

Pauschalfinanzierung

2.2.1

Allgemeine Grundsätze

2.2.2

Pauschalsätze für die Ermittlung indirekter Kosten (Artikel 54 der Dachverordnung)

2.2.3

Pauschalsatz zur Ermittlung der direkten Personalkosten (Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung)

2.2.4

Pauschalsatz zur Ermittlung aller anderen Kosten des Vorhabens mit Ausnahme der direkten Personalkosten (Artikel 56 der Dachverordnung)

2.2.5

Pauschalsatz für Reise- und Unterbringungskosten (Artikel 41 Absatz 5 der Interreg-Verordnung)

2.2.6

Der besondere Fall von Pauschalsätzen für technische Hilfe (Artikel 36 Absatz 5 der Dachverordnung)

2.2.7

Besonderheiten der Unterstützung der von der örtlichen Bevölkerung betriebenen lokalen Entwicklung

2.3.

Kosten je Einheit

2.3.1.

Allgemeine Grundsätze

2.3.2.

Personalkosten berechnet nach einem Stundensatz (Artikel 55 Absätze 2 bis 4 der Dachverordnung)

2.4.

Pauschalbeträge

2.4.1

Allgemeine Grundsätze

2.5.

Kombination vereinfachter Kostenoptionen

Kapitel 3:

Einrichten vereinfachter Kostenoptionen

3.1.

Vereinfachte Kostenoptionen müssen im Voraus definiert werden

3.2.

Methoden

3.2.1.

Eine faire, ausgewogene und überprüfbare Berechnungsmethode

3.2.2.

Entwurf des Haushaltsplans

3.2.3.

Anwendung vereinfachter Kostenoptionen in den Politikbereichen der Union

3.2.4.

Anwendung vereinfachter Kostenoptionen im Rahmen von vollständig von den Mitgliedstaaten finanzierten Förderprogrammen

3.2.5.

Verwendung von Pauschalsätzen und spezifischen Methoden, die durch oder auf der Grundlage der Dachverordnung oder der fondsspezifischen Verordnungen festgelegt wurden

3.2.6

Anwendung vereinfachter Kostenoptionen aus früheren Programmplanungszeiträumen

3.2.7

Wiederverwendung/Recycling vereinfachter Kostenoptionen, die innerhalb desselben Mitgliedstaats oder in anderen Mitgliedstaaten eingerichtet wurden

3.3.

Verfahrensschritte zur Genehmigung einer vereinfachten Kostenoption im Programm („obere Ebene“)

3.4.

Zeitliche Anpassung vereinfachter Kostenoptionen (Anpassungsmethode)

Kapitel 4:

Die Umsetzung vereinfachter Kostenoptionen

4.1

Währung, die für vereinfachte Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“ verwendet wird

4.2

Fristgerechte Anwendung vereinfachter Kostenoptionen, die im Programm angenommen wurden

4.3

Geltendmachung vereinfachter Kostenoptionen in den Zahlungsanträgen

4.4

Anwendung vereinfachter Kostenoptionen, die in delegierten Rechtsakten der Kommission festgelegt sind

Kapitel 5:

Bereichsübergreifende Grundsätze

5.1.

Vergabe öffentlicher Aufträge und Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

5.2.

Vereinbarkeit der vereinfachten Kostenoptionen mit den Vorschriften für staatliche Beihilfen

5.3.

EFRE- und ESF+-spezifisch: Querfinanzierung

5.4.

Anforderungen an die Erhebung, Speicherung und Veröffentlichung von Daten

5.5.

Vereinfachte Kostenoptionen und Förderzeitraum

Kapitel 6:

Verwaltungsüberprüfungen und Prüfung

6.1

Allgemeiner Ansatz im Hinblick auf Verwaltungsüberprüfungen und Prüfung

6.2

Überprüfung der korrekten Festlegung der Methodik für die vereinfachte Kostenoption

6.3

Überprüfung durch die Verwaltungsbehörde und Prüfung der korrekten Anwendung der Methodik während der Durchführung

6.3.1

Überprüfung der korrekten Anwendung von Pauschalsätzen

6.3.2

Überprüfung der korrekten Anwendung der Kosten je Einheit

6.3.3

Überprüfung der korrekten Anwendung von Pauschalbeträgen

6.4

Überprüfung des Nichtvorliegens einer Doppelfinanzierung bei der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

6.5

Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften über staatliche Beihilfen bei Anwendung vereinfachter Kostenoptionen als Erstattungsform

6.6

Betrugsfälle und gravierende Mängel

6.7

Potenzielle Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

Anhang 1:

Beispiele für vereinfachte Kostenoptionen

Anhang 2:

Wie ist Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung auszufüllen?

Anhang 3:

Beispiel für die Vereinbarkeit der vereinfachten Kostenoptionen mit den Vorschriften für staatliche Beihilfen

Verzeichnis der Kurzformen

PB	Prüfbehörde
AMIF	Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds
BMVI	Instrument für finanzielle Hilfe im Bereich Grenzverwaltung und Visumpolitik
CLLD	Von der örtlichen Bevölkerung betriebene lokale Entwicklung
EuRH	Europäischer Rechnungshof
EMFAF	Europäischer Meeres-, Fischerei- und Aquakulturfonds
EFRE	Europäischer Fonds für regionale Entwicklung
ESF+	Europäischer Sozialfonds Plus
ISF	Fonds für die innere Sicherheit
JTF	Fonds für einen gerechten Übergang
LAG	Lokale Aktionsgruppe
VB	Verwaltungsbehörde
MS	Mitgliedstaat
KMU	Kleine und mittlere Unternehmen

Präambel

Das vorliegende Dokument soll fachliche Hilfestellung bieten in Bezug auf die Kosten, die auf der Grundlage von Kosten je Einheit, Pauschalbeträgen und Pauschalfinanzierungen (im Folgenden „vereinfachte Kostenoptionen“) geltend gemacht werden und für die Fonds gelten, die unter die Verordnung (EU) 2021/1060 (1) (im Folgenden „Dachverordnung“) fallen, und zielt darauf ab, bewährte Verfahren zu teilen, um die Mitgliedstaaten dazu zu bewegen, diese zu nutzen. Es deckt die Möglichkeiten ab, die der Rechtsrahmen der Dachverordnung für den Programmplanungszeitraum 2021-2027 bietet, und berücksichtigt die mit der Verordnung (EU) 2021/1060 eingeführten Änderungen der Rechtsvorschriften im Vergleich zum Programmplanungszeitraum 2014-2020, insbesondere die Möglichkeit, den Unionsbeitrag zu einem Programm in Form vereinfachter Kostenoptionen zu erstatten.

Nach dem Inkrafttreten der Verordnung (EU) 2021/1060 umfassen die Leitlinien die Erstattung der Zuschüsse, die die Mitgliedstaaten Begünstigten in Form vereinfachter Kostenoptionen oder einer Kombination verschiedener Erstattungsarten gemäß Artikel 53 Absatz 1 Buchstaben b, c, d und e der Dachverordnung gewährt haben, sowie die Erstattung des Unionsbeitrags zu einem Programm in Form vereinfachter Kostenoptionen oder einer Kombination verschiedener Formen gemäß Artikel 51 Buchstaben c, d, e und f der Dachverordnung.

Diese Leitlinien enthalten auch weitere Klarstellungen auf der Grundlage von Fragen der Mitgliedstaaten und Interessenträger, die sich auf den Programmplanungszeitraum 2021-2027 beziehen oder für diesen von Bedeutung sind.

KAPITEL 1: EINFÜHRUNG IN DAS THEMA „VEREINFACHTE KOSTENOPTIONEN“

1.1. Was sind vereinfachte Kostenoptionen und warum werden sie angewendet?

Vereinfachte Kostenoptionen sind vorab festgelegte Beträge oder Prozentsätze, die die bestmögliche Annäherung an die tatsächlichen förderfähigen Kosten darstellen, die bei der Durchführung eines Vorhabens in der Praxis angefallen sind. Sie stellen daher eine alternative Methode zur Erstattung der förderfähigen Kosten eines Vorhabens dar, im Gegensatz zur herkömmlichen Methode, bei der dem Begünstigten tatsächlich entstandene und entrichtete Kosten, die durch Rechnungen oder Zahlungsbelege nachgewiesen sind, erstattet werden (Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung, im Folgenden „tatsächliche Kosten“).

	Mit den vereinfachten Kostenoptionen ist es nicht mehr länger erforderlich, jeden Euro einer kofinanzierten Ausgabe zu einzelnen Buchungsbelegen zurückzuverfolgen; die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen verringert die Verwaltungskosten und den Verwaltungsaufwand für die Verwaltungsbehörden und die Begünstigten erheblich.
	Die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen bedeutet, dass die für die Inanspruchnahme der Fonds der Dachverordnung benötigten Human- und Verwaltungsressourcen in größerem Umfang zur Umsetzung der politischen Ziele eingesetzt werden können, statt zur Sammlung und Überprüfung von (Finanz-)Unterlagen.
	Dank der Vereinfachung des Verwaltungsprozesses erleichtert die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auch kleinen Begünstigten den Zugang zu den Fonds. Darüber hinaus ergeben sich für die Begünstigten vereinfachte und weniger zeitaufwendige Verfahren während der Laufzeit ihrer Projekte, vom Antrag auf Förderung bis zur Erstattung ihrer Ausgaben (z. B. weniger Kosten und Zeitaufwand für die Vorbereitung des Förderantrags, weniger erforderliche Belege, geringere Gefahr der Vorlage falscher Unterlagen oder geringere Gefahr fehlender Unterlagen, schnellere Erstattung von Ausgaben).
	Abschließend tragen vereinfachte Kostenoptionen auch zu einer effizienteren und ordnungsgemäßeren Inanspruchnahme der Fonds der Dachverordnung bei (niedrigere Fehlerrate). Seit vielen Jahren hat der Europäische Rechnungshof der Kommission wiederholt empfohlen, zur Anwendung vereinfachter Kostenoptionen zu ermutigen und ihre Anwendung auszuweiten, insbesondere da diese weniger fehleranfällig sind (2). Im Themenpapier des Europäischen Rechnungshofs mit dem Titel „Vereinfachung der Umsetzung der Kohäsionspolitik nach 2020“ wurde diese Auffassung aufgegriffen und empfohlen, die Möglichkeit der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auch zur Verringerung der Verwaltungskosten und des Verwaltungsaufwands zu erhöhen (3).

1.2. Wo am besten vereinfachte Kostenoptionen angewendet werden können

Abgesehen von den Fällen, in denen die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen obligatorisch ist (siehe Kapitel 1.4), wird die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen ausdrücklich für Vorhaben empfohlen, bei denen eines oder mehrere der folgenden Kriterien in Bezug auf Durchführbarkeit und Relevanz erfüllt sind:

—	Vorhaben, bei denen die tatsächlichen Kosten schwierig/aufwendig zu überprüfen sind (viele Nachweise für kleine Beträge mit geringen oder keinen singulären Auswirkungen auf die erwarteten Outputs der Vorhaben, komplizierte Verteilungsschlüssel usw.);

—	wenn zuverlässige historische oder statistische Daten über die finanzielle und quantitative Durchführung ähnlicher Vorhaben leicht verfügbar sind, um solide Berechnungsmethoden zu entwickeln;

—	Vorhaben, die zu einem Standardrahmen gehören, wie z. B. wiederholte Tätigkeiten mit stabilen Bedingungen und Standardformen der Durchführung;

—	wenn bereits Methoden der vereinfachten Kostenoptionen für ähnliche Arten von Vorhaben im Rahmen eines national geförderten Systems oder von EU-Politikbereichen vorliegen.

Die Ermittlung vereinfachter Kostenoptionen erfordert Investitionen in Zeit und Ressourcen. Dies sollte bei der Ausarbeitung einer neuen Methodik berücksichtigt werden. Wenn diese Investitionen im Widerspruch zu den Vereinfachungszielen der vereinfachten Kostenoptionen stehen, können alternative Erstattungsmethoden angemessener sein.

1.3. Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auf zwei Erstattungsebenen

Im Einklang mit dem Rechtsrahmen für den Programmplanungszeitraum 2021-2027 können vereinfachte Kostenoptionen auf zwei Erstattungsebenen angewendet werden:

—	Erstattung des Beitrags der Union zu den Programmen der Mitgliedstaaten durch die Kommission (im Folgenden „obere Ebene“) und

—	Erstattung von Zuschüssen, die den Begünstigten von den Mitgliedstaaten gewährt werden (im Folgenden „untere Ebene“).

Anwendung vereinfachter kostenoptionen auf der „oberen ebene“

Der Beitrag der Union zu einem Programm kann in Form vereinfachter Kostenoptionen gemäß Artikel 51 Buchstaben c, d und e der Dachverordnung erstattet werden.

Die vereinfachten Kostenoptionen müssen wie folgt festgelegt werden:

1.	durch den Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung (Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung) oder

2.	durch einen von der Kommission erlassenen delegierten Rechtsakt (Artikel 94 Absatz 4 der Dachverordnung).

Im ersten Fall sollten die Mitgliedstaaten als Teil des Programms oder eines Antrags auf dessen Änderung bei der Kommission einen Vorschlag gemäß Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung einreichen. Die Prüfbehörde dieses Programms muss eine positive Ex-ante-Bewertung (4) der Berechnungsmethode und der Beträge sowie der Vorkehrungen zur Gewährleistung der Überprüfung, Qualität, Erhebung und Speicherung von Daten vorlegen.

Die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“ ist nicht automatisch mit der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“ verbunden. Beruht die Erstattung des Unionsbeitrags auf vereinfachten Kostenoptionen, die im Programm oder in einem delegierten Rechtsakt genehmigt wurden, kann die Erstattung an den Begünstigten in jeder Form der Unterstützung erfolgen (Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung).

Um eine vollständige Vereinfachung zu erreichen, wird jedoch empfohlen, vereinfachte Kostenoptionen, die auf der „oberen Ebene“ angewendet werden, auch auf der „unteren Ebene“, d. h. bei der Erstattung von Zuschüssen an die Begünstigten, anzuwenden.

Die Mitgliedstaaten sind nicht verpflichtet, vereinfachte Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“ anzuwenden. Der Beitrag der Union zu dem Programm kann auf jeder Form der Erstattung der den Begünstigten gewährten Unterstützung beruhen (Artikel 51 Buchstabe b der Dachverordnung).

Anwendung vereinfachter kostenoptionen auf der „unteren ebene“

Vereinfachte Kostenoptionen können nur im Fall von Vorhaben, die mit Zuschüssen finanziert werden, angewandt werden (Artikel 53 Absatz 1 der Dachverordnung). Vereinfachte Kostenoptionen können nicht für Finanzinstrumente und Preisgelder verwendet werden. Vereinfachte Kostenoptionen, die für die Erstattung von Zuschüssen verwendet werden, die die Mitgliedstaaten Begünstigten gewährt haben, sind nicht im Rahmen von Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung im Programm enthalten und bedürfen nicht der Genehmigung durch die Kommission.

Die Ex-ante-Bewertung durch die Prüfbehörde ist für vereinfachte Kostenoptionen, die auf der „unteren Ebene“ angewendet werden, nicht erforderlich, wird jedoch dringend empfohlen.

Vereinfachte Kostenoptionen sind Formen von Zuschüssen gemäß Artikel 53 der Dachverordnung. Die Bestimmungen über Zuschüsse, einschließlich der Bestimmungen über vereinfachte Kostenoptionen, gelten nicht für die Unterstützung in Form von Zuschüssen, die gemäß Artikel 58 Absatz 5 der Dachverordnung in einem einzigen Finanzinstrumentvorhaben kombiniert werden; die kombinierte Unterstützung folgt den Regeln des Finanzinstruments. Wird jedoch ein Zuschuss mit einem Finanzinstrument in zwei getrennten Vorhaben kombiniert, können vereinfachte Kostenoptionen für den Teil der Unterstützung, der in Form eines Zuschusses gewährt wird, angewendet werden. Vereinfachte Kostenoptionen können nicht angewendet werden, wenn die Unterstützung für ein Vorhaben in Form eines Preisgelds bereitgestellt wird.

Wesentliche ähnlichkeiten und unterschiede zwischen den vereinfachten optionen, die auf der „oberen“ oder nur auf der „unteren“ ebene angewendet werden

Vereinfachte Kostenoptionen, die auf der „oberen Ebene“ angewendet werden

Vereinfachte Kostenoptionen, die nur auf der „unteren Ebene“ angewendet werden

Art der angewendeten vereinfachten Kostenoptionen

Kosten je Einheit, Pauschalfinanzierung und Pauschalbeträge

Rolle der Kommission bei der Einrichtung der vereinfachten Kostenoptionen

Vereinfachte Kostenoptionen werden von der Kommission angenommen:

1)	im Beschluss zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung auf der Grundlage eines Vorschlags, der von den Mitgliedstaaten gemäß dem Muster in Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung vorgelegt wird (Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung) oder

2)	im Wege eines delegierten Rechtsakts (Artikel 94 Absatz 4 der Dachverordnung).

Die vereinfachten Kostenoptionen und die Methodik werden von den Mitgliedstaaten ohne obligatorische Beteiligung der Kommission festgelegt.

Rolle der Prüfbehörde bei der Einrichtung der vereinfachten Kostenoptionen

Eine im Voraus durchgeführte Bewertung der Methodik durch die Prüfbehörde ist für vereinfachte Kostenoptionen vorgeschrieben, die durch den Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung festgelegt wurden (Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung und Anhang V (oder Anhang VI) Anlage 1 Abschnitt C Nummer 5 der Dachverordnung).

Die im Voraus durchgeführte Bewertung der Methodik durch die Prüfbehörde ist nicht obligatorisch, wird aber dringend empfohlen.

Zulässige Methodik

Berechnung auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Methode (z. B. statistische und historische Daten).

Entwurf des Haushaltsplans.

Nutzung bestehender EU- oder nationaler Systeme für ähnliche Arten von Vorhaben.

Berechnung auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Methode (z. B. statistische und historische Daten).

Haushaltsplanentwurf (wenn die Gesamtkosten des Vorhabens 200 000 EUR nicht übersteigen).

Nutzung bestehender EU- oder nationaler Systeme für ähnliche Arten von Vorhaben.

Verwendung von Sätzen und Methoden, die durch oder auf der Grundlage der Dachverordnung oder der fondsspezifischen Verordnungen festgelegt wurden.

Erstattungsebenen

Die Erstattung an den Mitgliedstaat erfolgt durch die Kommission („obere Ebene“) auf der Grundlage der vereinfachten Kostenoptionen, die durch den Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung oder im delegierten Rechtsakt genehmigt wurden.

Der Mitgliedstaat erstattet dem Begünstigten („untere Ebene“) die Ausgaben in Form von vereinfachten Kostenoptionen, und dieselben Ausgaben werden bei der Kommission geltend gemacht.

Umfang der Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen

Erfüllung der Bedingungen für die Erstattung gemäß Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung.

Die Methodik zur Einrichtung der vereinfachten Kostenoptionen (5) und die Anwendung der Methodik der vereinfachten Kostenoption.

Die Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen erstrecken sich NICHT auf

Zugrunde liegende tatsächliche Kosten (mit Ausnahme der tatsächlichen Kosten, die als Grundlage für die Berechnung der Pauschalfinanzierung verwendet werden)

Die Methode zur Festlegung der vereinfachten Kostenoptionen, die entweder durch den Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung oder durch einen delegierten Rechtsakt angenommen wurde.

Siehe auch Kapitel 6.

Zugrunde liegende tatsächliche Kosten (mit Ausnahme der tatsächlichen Kosten, die als Grundlage für die Berechnung der Pauschalfinanzierung verwendet werden).

Die Berechnungsmethode zur Festlegung der „standardisierten“ Pauschalsätze (mit Ausnahme von Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung).

Siehe auch Kapitel 6.

1.4. Fakultative und obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

Der grundsatz: fakultative anwendung vereinfachter kostenoptionen

Die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen ist für die Mitgliedstaaten auf „oberer Ebene“ und „unterer Ebene“ fakultativ, mit Ausnahme von Artikel 53 Absatz 2 der Dachverordnung, der nachstehend in diesem Kapitel beschrieben wird. Auf der „oberen Ebene“ wird, sobald die Kommission einen Beschluss zur Genehmigung vereinfachter Kostenoptionen im Rahmen des Programms erlässt, der Beitrag der Union an den Mitgliedstaat in dieser Form erstattet und kann vom Mitgliedstaat nicht auf der Grundlage von Artikel 51 Buchstabe b der Dachverordnung, d. h. auf der Grundlage der an den Begünstigten gezahlten Unterstützung, geltend gemacht werden. Auf der „unteren Ebene“ entscheidet die Verwaltungsbehörde oder – im Falle von Interreg-Programmen – der Begleitausschuss über die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen in einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, indem sie bzw. er die Kostenkategorien und/oder Arten von Vorhaben festlegt, für die diese vereinfachten Kostenoptionen gelten. Um die Wahrung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung der Begünstigten sicherzustellen, sollte der Geltungsbereich der anzuwendenden vereinfachten Kostenoptionen, d. h. die Kategorie der Kosten oder die Art der Vorhaben, für die sie zur Verfügung stehen werden, eindeutig (in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, den Programmvorschriften oder den nationalen Vorschriften) spezifiziert und veröffentlicht werden.

Die ausnahme: fälle, in denen die anwendung vereinfachter kostenoptionen obligatorisch ist

Betragen die Gesamtkosten eines Vorhabens nicht mehr als 200 000 EUR, sollte der Beitrag im Einklang mit Artikel 53 Absatz 2 Unterabsatz 1 der Dachverordnung dem Begünstigten aus dem EFRE, dem ESF+, dem JTF, dem AMIF, dem ISF und dem BMVI in Form von Kosten je Einheit, Pauschalbeträgen oder Pauschalfinanzierungen mit den nachstehend genannten Ausnahmen gewährt werden. Der Zweck dieser Bestimmung ist es, Kontrollen der tatsächlichen Kosten zu begrenzen, die angesichts des geringen Wertes dieser Vorhaben nicht kosteneffizient wären.

Bei Kleinprojekten, die aus Kleinprojektfonds im Rahmen eines Interreg-Programms finanziert werden (Artikel 25 Absatz 6 der Interreg-Verordnung (6)), muss der Beitrag aus dem EFRE in Form vereinfachter Kostenoptionen erfolgen, wenn der öffentliche Beitrag an einen Endempfänger, der das Kleinprojekt durchführt, nicht mehr als 100 000 EUR beträgt; hiervon ausgenommen sind Vorhaben, die im Rahmen von staatlichen Beihilfen unterstützt werden.

Bei der Anwendung von Artikel 53 Absatz 2 der Dachverordnung sind die Kosten zu berücksichtigen, die bei der Unterzeichnung des Dokuments, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind, vorgesehen sind (7). Die bei der Durchführung des Vorhabens oder des Kleinprojekts tatsächlich angefallenen Kosten sind nicht von Bedeutung, da sie nicht mehr Teil der Kostenberechnungs- und Erstattungsmethode des Vorhabens oder des Kleinprojekts sind.

Die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen gilt auf der Ebene der Unterstützung, die die Mitgliedstaaten den Begünstigten gewähren, also auf der Ebene des zu kofinanzierenden Vorhabens und des Begünstigten im Sinne von Artikel 2 der Dachverordnung. Bei Kleinprojektefonds in Interreg-Programmen (siehe oben) gilt die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen auf der Ebene der Unterstützung, die der Begünstigte, der den Kleinprojektefonds verwaltet, den Endempfängern gewährt.

Die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen gilt auch für Zuschüsse, die die Mitgliedstaaten Begünstigten im Rahmen von Vorhaben gewähren, bei denen es um technische Hilfe geht, wenn die Gesamtkosten dieser Vorhaben 200 000 EUR nicht übersteigen. Daher gibt es keine Ausnahme von der obligatorischen Anwendung vereinfachter Kostenoptionen für Vorhaben, bei denen es um technische Hilfe geht. (8)

Die Verpflichtung zur Anwendung vereinfachter Kostenoptionen gilt nicht für (9):

—

Geförderte Vorhaben, die Unterstützung in Form einer staatlichen Beihilfe erhalten. „De-minimis“-Beihilfen sind keine staatlichen Beihilfen, weshalb Vorhaben, die nur „De-minimis“-Beihilfen erhalten, unter Artikel 53 Absatz 2 der Dachverordnung fallen, d. h. die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen. Im Falle einer Kombination von staatlichen Beihilfen und „De-minimis“-Beihilfen in ein und demselben Vorhaben gilt die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen jedoch nicht.

—

Die Verwaltungsbehörde kann zustimmen, einige Vorhaben in den Bereichen Forschung und Innovation von der in Artikel 53 Absatz 2 Unterabsatz 1 der Dachverordnung festgelegten Anforderung auszunehmen, sofern der Begleitausschuss eine solche Ausnahme zuvor genehmigt hat. In der Dachverordnung sind keine Kriterien für eine solche Ausnahme festgelegt. Es ist daher Sache der Verwaltungsbehörde, eine solche Ausnahme vorzuschlagen und dafür zu sorgen, dass sie vom Begleitausschuss genehmigt wird.

Wenn die Verpflichtung zur Anwendung vereinfachter Kostenoptionen gilt, bezieht sie sich auf alle Kostenkategorien eines Vorhabens, mit zwei Ausnahmen auf der Grundlage von Artikel 53 Absatz 2 der Dachverordnung:

Die Kostenkategorien, auf die ein Pauschalsatz angewendet wird, können auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten berechnet werden. Wird beispielsweise der Pauschalsatz von bis zu 15 % für indirekte Kosten gemäß Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung angewendet (wobei förderfähige direkte Personalkosten als Grundlage für die Anwendung eines Pauschalsatzes herangezogen werden), können die förderfähigen direkten Personalkosten auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden (jedoch müssen andere direkte Kosten als die direkten Personalkosten durch vereinfachte Kostenoptionen gedeckt werden). Wird der Pauschalsatz von bis zu 7 % für indirekte Kosten gemäß Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung angewendet, können die förderfähigen direkten Kosten auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

2.	Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder, die den Teilnehmern gezahlt werden, können auf der Grundlage der tatsächlich angefallenen Kosten erstattet werden.

Diese Ausnahmen sind erschöpfend.

Mögliche Beispiele, wie die Einhaltung der Anforderungen an die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen sichergestellt werden kann, unter Anwendung vereinfachter Kostenoptionen, die in der Dachverordnung festgelegt sind

Anwendung von Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe a oder c der Dachverordnung

Anwendung von Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung

Anwendung von Artikel 56 Absätze 1 und 2 der Dachverordnung

Indirekte Kosten = bis zu 7 % der förderfähigen direkten Kosten (keine Berechnungsmethode erforderlich) oder bis zu 25 % der förderfähigen direkten Kosten (eine faire, ausgewogene und überprüfbare Berechnungsmethode oder ein Pauschalsatz gemäß Artikel 67 Absatz 5 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 für ein ähnliches Vorhaben erforderlich)

Direkte Kosten = tatsächliche Kosten (10)

Indirekte Kosten = bis zu 15 % der förderfähigen direkten Personalkosten (keine Berechnungsmethode erforderlich)

Direkte Personalkosten = tatsächliche Kosten (11)

Alle anderen direkten Kosten (falls zutreffend) = vereinfachte Kostenoptionen

Direkte Personalkosten = tatsächliche Kosten (12)

Verbleibende Kosten (außer den an die Teilnehmer gezahlten Löhnen und Gehältern) = bis zu 40 % der förderfähigen direkten Personalkosten (keine Berechnungsmethode erforderlich)

Gegebenenfalls können die den Teilnehmern gezahlten Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten (= förderfähige Zusatzkosten) gezahlt werden.

KAPITEL 2: ARTEN VON VEREINFACHTEN KOSTENOPTIONEN

2.1. Überblick über die verschiedenen Arten von vereinfachten Kostenoptionen

Artikel 51 und Artikel 53 Absatz 1 der Dachverordnung umfassen drei Arten von vereinfachten Kostenoptionen, die wie folgt definiert werden können:

—	PAUSCHALFINANZIERUNG: Spezifische Kategorien förderfähiger Kosten, die eindeutig im Voraus identifiziert werden, werden unter Anwendung eines Prozentsatzes berechnet, der im Voraus für eine oder mehrere andere Kategorien förderfähiger Kosten festgelegt wurde.

—	KOSTEN JE EINHEIT: Alle förderfähigen Kosten oder ein Teil der förderfähigen Kosten werden auf der Grundlage des Produkts aus quantifizierten Maßnahmen, Input, Outputs oder Ergebnissen und Kosten je Einheit berechnet, die im Voraus festgelegt werden.

—	PAUSCHALBETRAG: Alle förderfähigen Kosten oder Teile der förderfähigen Kosten werden auf der Grundlage vorab festgelegter Beträge berechnet, die gezahlt werden, wenn vorab festgelegte Tätigkeiten und/oder Outputs abgeschlossen sind.

Die Verwaltungsbehörde kann sich dafür entscheiden, eine Art von vereinfachten Kostenoptionen anzuwenden oder verschiedene Arten innerhalb ein und desselben Vorhabens zu kombinieren, sofern etwaige Überschneidungen zwischen Kosten, die von verschiedenen vereinfachten Kostenoptionen abgedeckt werden, ausgeschlossen sind, um eine Doppelfinanzierung zu vermeiden (siehe auch Kapitel 2.5 zur Kombination vereinfachter Kostenoptionen).

2.2. Pauschalfinanzierung

Pauschalsätze können auf beiden Erstattungsebenen verwendet werden, d. h. auf der oberen Ebene für die Erstattung des Unionsbeitrags (Artikel 51 Buchstabe e der Dachverordnung) und auf der unteren Ebene für Zuschüsse, die die Mitgliedstaaten dem Begünstigten gewähren (Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe d der Dachverordnung).

Es gibt verschiedene Arten von Pauschalsätzen, insbesondere:

—

Die „standardisierten“ Pauschalsätze, d. h. die in der Dachverordnung und den fondsspezifischen Verordnungen oder gegebenenfalls in einem gemäß Artikel 94 Absatz 4 der Dachverordnung erlassenen delegierten Rechtsakt festgelegten Pauschalsätze, für die die Verwaltungsbehörden keine Berechnungsmethode zur Bestimmung des anwendbaren Satzes festlegen müssen;

—	Pauschalsätze, für die die Verwaltungsbehörden eine Methodik (einschließlich einer Berechnungsmethode) entwickelt haben.

2.2.1 Allgemeine Grundsätze

Festlegen der kostenkategorien

In einem Pauschalfinanzierungssystem gibt es höchstens drei Arten von Kostenkategorien:

—	TYP 1: Kategorien förderfähiger Kosten, ausgehend von denen der Pauschalsatz zur Berechnung der förderfähigen Beträge anzuwenden ist (sogenannte „Grundlagenkosten“);

—	TYP 2: Kategorien förderfähiger Kosten, die mit der Anwendung des Pauschalsatzes abgedeckt werden;

—	TYP 3: gegebenenfalls andere Kategorien förderfähiger Kosten (der Satz wird nicht auf sie angewandt und sie werden nicht durch die Anwendung des Pauschalsatzes abgedeckt).

Bei der Anwendung eines Systems der Pauschalfinanzierung muss die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) die Kostenkategorien festlegen, die unter die einzelnen Arten fallen: jede Ausgabenkategorie muss einer – und nur einer – der drei Arten klar zugewiesen werden. In einigen Fällen kann eine Art durch Ausschluss einer oder der anderen Arten festgelegt werden (in einem System beispielsweise, in dem es nur direkte (Typ 1) und indirekte Kosten (Typ 2) gibt, können indirekte Kosten als alle anderen förderfähigen Kosten definiert werden, die nicht direkte Kosten sind). Bei der Auswahl der Vorhaben sollte die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) überprüfen, ob die vom Pauschalsatz abgedeckten Kostenkategorien für das spezifische Vorhaben erforderlich sind, und zwar auf der Grundlage der für die Durchführung des Vorhabens.

Die Dachverordnung schränkt die Kategorien förderfähiger Kosten nicht ein, die für die Pauschalfinanzierung verwendet werden können. Da das Hauptziel der Anwendung von Pauschalsätzen jedoch die Vereinfachung ist, eignen sich Pauschalsätze am besten Kosten, die relativ gering sind und deren Überprüfung kostspielig ist (z. B. Pauschalsätze zur Deckung von Personalkosten oder indirekten Kosten).

Es ist möglich, unterschiedliche Pauschalsätze für verschiedene Kostenkategorien auf derselben Grundlage anzuwenden (13). So kann beispielsweise ein Pauschalsatz von 13 % der direkten Personalkosten zur Berechnung der indirekten Kosten verwendet werden. Dieselbe Grundlage (d. h. direkte Personalkosten) kann auch zur Berechnung der Reise- und Unterbringungskosten im Rahmen des Vorhabens mit einem Pauschalsatz von 15 % herangezogen werden.

Es ist möglich, einen Pauschalsatz auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten oder der erstatteten Kosten anhand vereinfachter Kostenoptionen zu berechnen (siehe Kapitel 2.5).

Um Doppelfinanzierungen zu vermeiden, sollte bei der Gestaltung der Methode der vereinfachten Kostenoptionen besonders darauf geachtet werden, dass Kostenkategorien, die durch den Pauschalsatz abgedeckt werden, nicht in die Grundlagenkosten einbezogen werden.

Spezifische pauschalfinanzierungen zur berechnung der in der dachverordnung und den fondsspezifischen verordnungen aufgeführten kostenkategorien

Im Rechtsrahmen sind bestimmte spezifische Pauschalsätze festgelegt. Diese Pauschalsätze können für die Erstattung von Zuschüssen verwendet werden, die die Mitgliedstaaten Begünstigten gewähren (Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe e der Dachverordnung).

Nur wenn die Dachverordnung dies ausdrücklich vorsieht, können Pauschalsätze verwendet werden, ohne dass die Verwaltungsbehörde verpflichtet wäre, eine Berechnungsmethode zur Bestimmung des anwendbaren Satzes festzulegen („standardisierte“ vereinfachte Kostenoptionen). Diese Pauschalsätze werden auf eine bestimmte Kostenkategorie (d. h. die Grundlagenkosten) angewandt, um andere Kostenkategorien (die durch den Pauschalsatz abgedeckt werden) zu berechnen. Die Verwaltungsbehörde kann einen Satz bis zu dem in dem betreffenden Artikel genannten Satz anwenden und muss nicht begründen, warum ein Satz gewählt wurde, der unter dem in der Verordnung festgelegten Satz liegt, sofern die durch den Satz gedeckten Kosten für das spezifische Vorhaben von Bedeutung sind. Wenn ein niedrigerer Satz gewählt wird, muss keine Berechnung durchgeführt werden.

Die Verwaltungsbehörde kann jedoch auf der Grundlage einer der in Artikel 53 Absatz 3 der Dachverordnung dargelegten Methoden einen höheren Satz als die in den Artikeln 54 bis 56 der Dachverordnung festgelegten Sätze (mit Ausnahme von Artikel 54 Unterabsatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung) festlegen.

Bei der Entscheidung über den anzuwendenden Pauschalsatz muss der Grundsatz der Gleichbehandlung der Begünstigten beachtet werden. Daher dürfen Begünstigte, die im Rahmen einer bestimmten Aufforderung unterstützt werden und sich in einer ähnlichen Situation befinden, nicht unterschiedlich behandelt werden, ohne dass eine Begründung dafür vorliegt.

Die „standardisierten“ Pauschalsätze sind:

Artikel	Die „standardisierten“ Pauschalsätze
Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung	Bis zu 7 % der förderfähigen direkten Kosten zur Erstattung indirekter Kosten
Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung	Bis zu 15 % der förderfähigen direkten Personalkosten zur Erstattung indirekter Kosten
Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung	Bis zu 20 % der [förderfähigen] direkten Kosten (14) zur Erstattung direkter Personalkosten
Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung	Bis zu 40 % der förderfähigen direkten Personalkosten zur Erstattung der verbleibenden Kosten eines Vorhabens (15)
Artikel 39 Absatz 3 Buchstabe c der Interreg-Verordnung	Bis zu 20 % der [förderfähigen] direkten Kosten zur Erstattung direkter Personalkosten
Artikel 41 Absatz 5 der Interreg-Verordnung	Bis zu 15 % der [förderfähigen] direkten Personalkosten zur Erstattung von Reise- und Unterbringungskosten
Artikel 22 Absatz 1 Buchstabe b der ESF+-Verordnung	1 % der unter Buchstabe a (16) genannten Kosten zur Deckung der Kosten, die der Beschaffungsstelle im Zusammenhang mit dem Transport von Nahrungsmitteln und/oder materieller Basisunterstützung zu den Lagern oder den Begünstigten entstehen, sowie Lagerkosten
Artikel 22 Absatz 1 Buchstabe c der ESF+-Verordnung	7 % der unter Buchstabe a angeführten Kosten oder 7 % des Wertes der gemäß Artikel 16 der Verordnung (EU) Nr. 1308/2013 abgesetzten Nahrungsmittel, um die Verwaltungs-, Transport-, Lager- und Vorbereitungskosten, die von den an der Abgabe der Nahrungsmittel und/oder der materiellen Basisunterstützung an die am stärksten benachteiligten Personen beteiligten Begünstigten zu decken
Artikel 22 Absatz 1 Buchstabe e der ESF+-Verordnung	7 % der unter Buchstabe a angeführten Kosten zur Deckung der Kosten für von den Begünstigten oder in ihrem Auftrag durchgeführte flankierende Maßnahmen, die von den Begünstigten, die die Nahrungsmittel und/oder die materielle Basisunterstützung an die am stärksten benachteiligten Personen abgeben, geltend gemacht werden

Darüber hinaus wird in Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung eine Obergrenze für einen Pauschalsatz für indirekte Kosten auf 25 % der förderfähigen direkten Kosten festgelegt, sofern gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a der Dachverordnung eine von der Verwaltungsbehörde festgelegte faire, ausgewogene und überprüfbare Berechnungsmethode angewandt wird.

Die Verwendung einer der oben genannten Optionen erfordert, dass die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für das Interreg-Programm) die Kostenkategorien definiert, die von der Pauschale abgedeckt werden und auf die der Pauschalsatz Anwendung findet, d. h. die direkten und indirekten Kosten sowie die direkten Personalkosten. Es liegt in der Verantwortung der Mitgliedstaaten, die unterschiedlichen Kostenkategorien auf eine eindeutige und nichtdiskriminierende Weise festzulegen und dafür Sorge zu tragen, dass eine Doppelfinanzierung vermieden wird.

Die Definition der Kostenkategorien sollte in den Programmregeln oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen klar festgelegt werden.

Als allgemeine Orientierungshilfe können die Kostenkategorien wie folgt definiert werden:

—	Direkte Kosten sind die Kosten, die direkt mit der Durchführung des Vorhabens oder des Projekts verbunden sind, wenn der direkte Zusammenhang mit dem jeweiligen Vorhaben oder Projekt nachgewiesen werden kann.

—

Indirekte Kosten sind Kosten, die für die Durchführung des Vorhabens erforderlich sind und nicht direkt mit der Durchführung des betreffenden Vorhabens in Zusammenhang stehen oder gebracht werden können, oder die mit der Durchführung des Vorhabens im Zusammenhang stehen, aber Nebenkosten darstellen, die nicht unmittelbar zur Erreichung der Indikatoren/Ergebnisse/Ziele beitragen. Unter diese Kosten könnten beispielsweise Verwaltungsausgaben/Gemeinkosten fallen, bei denen es schwierig ist, den genauen auf ein bestimmtes Vorhaben oder Projekt entfallenden Betrag zu ermitteln (typische Verwaltungs-/Personalkosten, wie Managementkosten, Einstellungskosten, Honorar für Buchhalter, Lohn des Reinigungspersonals usw.; sowie Kosten für Telefon, Wasser und Strom usw.).

—

Personalkosten sind in nationalen Vorschriften definiert und sind in der Regel die Kosten, die sich aus einer Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber oder aus Dienstleistungsverträgen für externes Personal ergeben (sofern diese Kosten eindeutig identifizierbar sind). Die Personalkosten umfassen in der Regel die gesamte Vergütung einschließlich der Sachbezüge gemäß Kollektivverträgen, die Personen im Gegenzug für ihre mit dem Vorhaben in Zusammenhang stehende Arbeit bezahlt werden. Sie umfassen auch Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer (z. B. bei Renten/Pensionen, erste und zweite Säule, dritte Säule lediglich, wenn dies in einem Kollektivvertrag oder im Arbeitsvertrag festgelegt ist) und alle förderfähigen freiwilligen Beiträge der Arbeitnehmer sowie die gesetzlichen und freiwilligen Arbeitgeberanteile an den Sozialbeiträgen. Personalkosten können direkte oder indirekte Kosten sein, abhängig von einer Einzelfallanalyse und der Rolle des Personals im Rahmen des Vorhabens.

Besonderheiten der definition der personalkosten

Zu Zwecken der Anwendung der Pauschalsätze gemäß Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung, Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung und Artikel 41 Absatz 5 der Interreg-Verordnung (oder eines anderen von der Verwaltungsbehörde auf der Grundlage von Artikel 53 Absatz 3 der Dachverordnung festgelegten Pauschalsatzes, der auf die direkten Personalkosten anzuwenden ist) kann der Gesamtwert der Vergütung gemäß den nationalen Vorschriften als Personalkosten betrachtet werden, da sie die tatsächliche Vergütung für die Arbeit dieser Person in dem Vorhaben darstellen, weshalb sie bei der Bestimmung anderer Arten von Kosten des Vorhabens (die durch Anwendung eines Pauschalsatzes auf die direkten Personalkosten berechnet werden) zu berücksichtigen sind.

Dies gilt auch für Fälle, in denen der Lohn/das Gehalt (teilweise) von Dritten erstattet oder finanziert wird (z. B. wenn direktes Personal mit einem Einstellungszuschuss eingestellt wurde) der Pauschalsatz wird auf den Gesamtwert der Vergütung angewandt, auch wenn ein Teil davon von einem Dritten gezahlt wird). Wenn die Personalkosten für externes Personal aus einem Dienstleistungsvertrag stammen, müssen die Personalkosten klar erkennbar sein. Wenn ein Begünstigter beispielsweise die Dienstleistungen eines externen Ausbilders für interne Schulungen in Anspruch nimmt, müssen in der Rechnung die verschiedenen Kostenarten ausgewiesen werden. Der Lohn/das Gehalt des Ausbilders gilt als externe direkte Personalkosten. Wenn die Personalkosten des Ausbilders nicht als eine von anderen Kostenkategorien, z. B. Unterrichtsmaterialien, unterscheidbare Kategorie identifizierbar sind, dann können sie nicht als Grundlage für Pauschalsätze verwendet werden, z. B. für den Pauschalsatz in Höhe von 40 % gemäß Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung.

Die Definition der direkten Personalkosten hängt nicht davon ab, ob die Personalkosten in Form von Sachleistungen getätigt werden oder nicht. Daher kann der Wert der Freiwilligentätigkeit in Form von Sachleistungen in den Grundbetrag für die Berechnung der Pauschalsätze einbezogen werden, sofern Artikel 67 Absatz 1 der Dachverordnung eingehalten wird.

Reisekosten werden nicht als Personalkosten betrachtet, abgesehen von den Kosten für das Pendeln zum Arbeitsplatz, wenn die nationalen Vorschriften bestimmen, dass sie Teil der Bruttopersonalkosten waren.

Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder, die zugunsten von Teilnehmern an aus dem EFRE, dem ESF+, dem JTF, dem AMIF, dem ISF und dem BMVI unterstützten Vorhaben ausgezahlt werden, gelten ebenfalls nicht als Personalkosten (siehe Artikel 56 Absätze 1 und 2 der Dachverordnung). Beispielsweise gilt bei einem Vorhaben, das auf Neueinstellungen abzielt, die Vergütung neu eingestellter Arbeitnehmer nicht als „Personalkosten“ im Sinne von Artikel 56 der Dachverordnung, da diese Personen keine Aufgaben zur Durchführung des Vorhabens wahrnehmen – sie gelten als Löhne, die zugunsten der Teilnehmer gezahlt werden. Daher können sie nicht auf der Grundlage des in Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung festgelegten Pauschalsatzes berechnet werden.

Im Zusammenhang mit Artikel 56 der Dachverordnung ist der Begriff „Unterstützungsgelder“ als finanzielle Unterstützung zu verstehen, die Teilnehmern für mögliche Ausgaben im Zusammenhang mit dem Ziel eines bestimmten Vorhabens gewährt wird.

Beispielsweise bezieht sich die Ausbildungsvergütung im Rahmen des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF+) auf die finanzielle Unterstützung von Personen, die an Schulungsprogrammen teilnehmen. Diese Unterstützungsgelder dienen der Deckung verschiedener mit der Ausbildung verbundener Kosten, wie z. B. Reisekosten und Aufenthaltskosten. Ziel ist es, den Zugang zu Ausbildung zu verbessern.

2.2.2 Pauschalsätze für die Ermittlung indirekter Kosten (Artikel 54 der Dachverordnung)

Artikel 54 Absatz 1 der Dachverordnung sieht vor, dass wenn durch die Umsetzung eines Vorhabens indirekte Kosten entstehen, diese auf der Grundlage einer der Pauschalsätze gemäß den Unterabsatz 1 Buchstaben a und b berechnet werden können. Mit Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung wird ein Pauschalsatz von bis zu 7 % der förderfähigen direkten Kosten zur Berechnung indirekter Kosten eingeführt. Mit Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b wird ein Pauschalsatz von bis zu 15 % der direkten Personalkosten zur Berechnung der indirekten Kosten eingeführt. Beide Pauschalsätze können von der Verwaltungsbehörde direkt ohne Begründung für die Berechnung des Satzes verwendet werden, wenn sie innerhalb der in der Verordnung festgelegten Obergrenze liegen.

Artikel 54 der Dachverordnung enthält keine erschöpfende Liste von Methoden zur Festlegung von Pauschalsätzen für indirekte Kosten eines Vorhabens und ermöglicht es den Mitgliedstaaten, einen Pauschalsatz für indirekte Kosten anzuwenden, der auf der Grundlage anderer Methoden, d. h. der in Artikel 53 Absatz 3 Buchstaben b bis e der Dachverordnung genannten Methoden, festgelegt wird.

Ein Pauschalsatz für indirekte Kosten, der auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Methode gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a der Dachverordnung festgelegt wird, unterliegt jedoch einer Obergrenze von 25 % der förderfähigen direkten Kosten gemäß Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung. Pauschalsätze, die nicht auf dieser Grundlage, sondern nach einer anderen der in Artikel 53 Absatz 3 Buchstaben b bis e der Dachverordnung genannten Methoden festgelegt werden, unterliegen keiner Obergrenze.

2.2.3 Pauschalsatz zur Ermittlung der direkten Personalkosten (Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung)

Gemäß Artikel 55 Absatz 1 der Grundverordnung können die direkten Personalkosten eines Vorgangs pauschal mit bis zu 20 % der direkten Kosten mit Ausnahme der Personalkosten dieses Vorgangs berechnet werden, ohne dass die Mitgliedstaaten den anzuwendenden Satz berechnen müssen.

Beinhalten die direkten Kosten dieses Vorhabens jedoch öffentliche Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsaufträge, deren Wert die in Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU (17) des Europäischen Parlaments und des Rates bzw. in Artikel 15 der Richtlinie 2014/25/EU (18) des Europäischen Parlaments und des Rates festgelegten Schwellenwerte überschreitet, so könnte der standardisierte Pauschalsatz gemäß Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung nicht angewandt werden, und der Pauschalsatz für direkte Personalkosten müsste auf der Grundlage einer in Artikel 53 Absatz 3 Buchstaben a bis e der Dachverordnung vorgesehenen Methode festgelegt werden. In diesem Fall kann der Pauschalsatz von bis zu 20 % ohne Berechnung nicht auf das betreffende Vorhaben angewandt werden. Dies gilt für alle Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der Schwellenwerte, die in den Anwendungsbereich dieser Richtlinien fallen, einschließlich der Aufträge, die von anderen Auftraggebern als öffentlichen Auftraggebern im Falle der Richtlinie 2014/25/EU vergeben werden. Bei der Feststellung, ob die Schwellenwerte der Richtlinien überschritten wurden, wird unabhängig von den Losen, in die eine Auftragsvergabe aufgeteilt werden kann, der gesamte Wert der öffentlichen Auftragsvergabe berücksichtigt (19).

Speziell in Bezug auf den AMIF, den BMVI und den ISF müssen alle Kosten, die Gegenstand einer öffentlichen Auftragsvergabe sind (d. h. die Kosten für Vergaben an Subunternehmen/externalisierte Kosten), von der Grundlage für die Berechnung des Pauschalsatzes ausgenommen werden, siehe Artikel 55 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Dachverordnung.

Bei Interreg-Programmen können Personalkosten gemäß Artikel 39 Absatz 3 Buchstabe c der Interreg-Verordnung auf der Grundlage eines Pauschalsatzes von bis zu 20 % der förderfähigen direkten Kosten erstattet werden, und zwar ohne Einschränkung, ob die direkten Kosten die Vergabe öffentlicher Aufträge umfassen oder nicht.

Direkte Personalkosten, die auf der Grundlage eines Pauschalsatzes ermittelt werden, können die Grundlage für die Anwendung eines Pauschalsatzes gemäß Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung bilden (ein Pauschalsatz von bis zu 15 % der förderfähigen direkten Personalkosten zur Berechnung indirekter Kosten). Jedoch können die auf der Grundlage eines Pauschalsatzes berechneten direkten Personalkosten nicht als Grundlage für den Pauschalsatz nach Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung dienen (ein Pauschalsatz von bis zu 40 % der förderfähigen direkten Personalkosten zur Berechnung der übrigen förderfähigen Kosten des Vorhabens), siehe Artikel 56 Absatz 3 der Dachverordnung.

2.2.4 Pauschalsatz zur Ermittlung aller anderen Kosten des Vorhabens mit Ausnahme der direkten Personalkosten (Artikel 56 der Dachverordnung)

Gemäß Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung können die direkten Personalkosten genutzt werden, um die förderfähigen Restkosten eines Vorhabens zu berechnen, und zwar auf der Grundlage eines Pauschalsatzes von bis zu 40 % der förderfähigen direkten Personalkosten. Vorhaben, bei denen dieser Pauschalsatz angewendet wird, können nur Folgendes umfassen:

—	direkte Personalkosten – Grundlagenkosten für den Pauschalsatz;

—	einen Pauschalsatz von bis zu 40 % zur Deckung der verbleibenden Kosten des Vorhabens;

—	an die Teilnehmer gezahlte Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder.

Bei dem EFRE, dem ESF+, dem JTF dem AMIF, dem ISF und dem BMVI sind Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder, die an Teilnehmer gezahlt werden, von den durch diesen Pauschalsatz abgedeckten Kosten ausgeschlossen. [Sie könnten daher unter Anwendung einer anderen Form gemäß Artikel 53 Absatz 1 der Dachverordnung erstattet werden] In Bezug auf die Definition der Begriffe „Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder“ siehe Kapitel 2.2.1.

Die Anwendung dieses Pauschalsatzes ist für Vorhaben geeignet, bei denen die direkten Personalkosten einen erheblichen Teil des Haushaltsplans ausmachen. Daher eignen sich arbeitsintensive Projekte, FuE-Projekte, kleine (Groß-)Projekte mit vielen geringen und großen Kosten außer Personalkosten, kleine Innovationsprojekte, Bildungs- und Berufsbildungsprojekte sowie Projekte für „weiche“ Tätigkeiten am besten für die Anwendung des in Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung festgelegten Pauschalsatzes.

Die Verwaltungsbehörde kann diesen Pauschalsatz auf Vorhabenarten anwenden, bei denen klar zwischen folgenden Kostenkategorien unterschieden wird: direkte Personalkosten, andere direkte Kosten und indirekte Kosten. Der in Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung festgelegte Pauschalsatz sollte sowohl andere direkte als auch indirekte Kosten und nicht nur indirekte Kosten abdecken.

Wenn das Vorhaben nur indirekte Kosten und direkte Personalkosten umfasst, sollte die Verwaltungsbehörde nicht den Pauschalsatz in Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung anwenden, sondern kann den in Artikel 54 Buchstabe b der Dachverordnung festgelegten Pauschalsatz anwenden.

Der Pauschalsatz in Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung kann nicht mit einem Pauschalsatz für indirekte Kosten (z. B. die Optionen in Artikel 54 der Dachverordnung) kombiniert werden, da dieselbe Kostenkategorie (d. h. die indirekten Kosten) zweimal abgedeckt würde.

Dieser Pauschalsatz von bis zu 40 % kann nicht für ein Vorhaben verwendet werden, bei dem die gesamten direkten Personalkosten dieses Vorhabens auf der Grundlage eines Pauschalsatzes berechnet werden (z. B. der Pauschalsatz gemäß Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung in Übereinstimmung mit Artikel 56 Absatz 3 der Dachverordnung). Allerdings kann dieser Pauschalsatz auf direkte Personalkosten angewandt werden, die selbst als vereinfachte Kostenoptionen konzipiert sind, solange es sich bei diesen vereinfachten Kostenoptionen nicht um einen Pauschalsatz handelt (siehe Kapitel 2.5).

Beispiel 1

Eine Verwaltungsbehörde möchte alle förderfähigen Restkosten eines Vorhabens decken, indem sie einen Pauschalsatz auf die förderfähigen direkten Personalkosten des Vorhabens von 150 000 EUR anwendet. In Übereinstimmung mit Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung beschließt die Verwaltungsbehörde, einen Satz von 35 % anzuwenden. Dies bedeutet, dass die gesamten förderfähigen Kosten des Vorhabens 150 000 EUR + (150 000 EUR x 0,35) = 202 500 EUR betragen.

Beispiel 2

Die geschätzten Kosten für eine Schulung sind:

Summe der direkten Kosten	52 000 EUR	Summe der indirekten Kosten	5 000 EUR
Direkte Personalkosten	30 000 EUR	Indirekte Personalkosten	4 000 EUR
Raumkosten	3 000 EUR	Strom, Telefon	1 000 EUR
Reisekosten	4 000 EUR
Mahlzeiten	1 000 EUR	Förderfähige Gesamtkosten	57 000 EUR
Information/Werbung	4 000 EUR
Vom Arbeitsamt an die Schulungsteilnehmer gezahlte Unterstützungsgelder	10 000 EUR

Die Verwaltungsbehörde kann beschließen, Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung auf dieses Projekt anzuwenden, und den Pauschalsatz für die Erstattung der verbleibenden Kosten des Vorhabens auf 40 % festsetzen. In diesem Fall würde das Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind, eine maximale Zuweisung enthalten:

Direkte Personalkosten: 30 000 EUR

Sonstige Kosten: 30 000 x 40 % = 12 000 EUR

Da die vom Arbeitsamt an die Teilnehmer gezahlten Unterstützungsgelder zusätzlich zu den direkten Personalkosten und der Pauschale geltend gemacht werden können, wären die förderfähigen Gesamtkosten:

Förderfähige Gesamtkosten: 30 000 (direkte Personalkosten) + 12 000 (andere Kosten) + 10 000 (vom Arbeitsamt an die Schulungsteilnehmer gezahlte Unterstützungsgelder) = 52 000 EUR

Bei der Durchführung von Vorhaben, bei denen der Pauschalsatz aus Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung angewandt wird, ist es wichtig, die direkten Personalkosten von Anfang an sorgfältig zu planen und die Ausgaben in dieser Kostenkategorie genau und kontinuierlich zu überwachen. Aufgrund der Art des Pauschalsatzes von 40 % bedeutet eine Nichtausschöpfung direkter Personalkosten automatisch weniger Mittel, die für andere Kosten erstattet werden.

Beispiel

Im ursprünglichen Haushaltsplan für das Vorhaben waren 350 000 EUR für die Kategorie der direkten Personalkosten und 140 000 EUR (40 % x 350 000 EUR) für die Kategorie der verbleibenden Kosten vorgesehen. Während der Programmdurchführung wurden nur 230 000 EUR an direkten Personalkosten geltend gemacht. Dies bedeutet, dass für die übrigen verbleibenden Kosten nur 92 000 EUR (40 % x 230 000 EUR) erstattet werden.

2.2.5 Pauschalsatz für Reise- und Unterbringungskosten (Artikel 41 Absatz 5 der Interreg-Verordnung)

Artikel 41 Absatz 5 der Interreg-Verordnung sieht einen Pauschalsatz für Reise- und Unterbringungskosten eines Vorhabens von bis zu 15 % der direkten Personalkosten vor, ohne dass die Mitgliedstaaten eine Berechnung zur Bestimmung des anwendbaren Satzes vornehmen müssen. Dieser Pauschalsatz ist direkt in Interreg-Vorhaben zu verwenden.

2.2.6 Der besondere Fall von Pauschalsätzen für technische Hilfe (Artikel 36 Absatz 5 der Dachverordnung)

Gemäß Artikel 36 Absatz 3 der Dachverordnung ist der Betrag des Unionsbeitrags für technische Hilfe entweder als Erstattung der Unterstützung an die Begünstigten gemäß den geltenden Bestimmungen der Dachverordnung (Artikel 51 Buchstabe b der Dachverordnung) oder als Pauschalsatz (Artikel 51 Buchstabe e der Dachverordnung) zu leisten (die Verwendung des Pauschalsatzes ist in bestimmten Situationen obligatorisch – siehe nachstehend in diesem Kapitel).

Geltungsbereich

Die Entscheidung, die Pauschalfinanzierung zu nutzen, liegt im Ermessen der Mitgliedstaaten. Im Einklang mit Artikel 36 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Dachverordnung gilt die Wahl für alle Programme in dem betreffenden Mitgliedstaat für den gesamten Programmplanungszeitraum und kann nachfolgend nicht geändert werden. Die Mitgliedstaaten sollten die Kommission über die von ihnen gewählte Form des Unionsbeitrags zur technischen Hilfe im Rahmen der Partnerschaftsvereinbarung gemäß Anhang II der Dachverordnung unterrichten.

Im Einklang mit Artikel 36 Absatz 3 Unterabsatz 3 der Dachverordnung wird der Unionsbeitrag für technische Hilfe für aus dem AMIF, dem ISF und dem BMVI unterstützte Programme und für Interreg-Programme nur in Form eines Pauschalsatzes geleistet.

Die Pauschalsätze für den Unionsbeitrag für technische Hilfe sind in Artikel 36 Absatz 5 der Dachverordnung für jeden Fonds und in Artikel 27 der Interreg-Verordnung für Interreg-Programme festgelegt.

Wie der Mitgliedstaat die Pauschalzahlungen für technische Hilfe verwendet, fällt in die Zuständigkeit des Mitgliedstaats; die zugrunde liegenden Kosten der auf der Grundlage des Pauschalsatzes auf EU-Ebene erstatteten Beträge werden nicht überprüft.

Zahlungsanträge

Wendet ein Mitgliedstaat oder ein Interreg-Programm die Pauschalfinanzierung für technische Hilfe an, so wird der entsprechende Pauschalsatz für den betreffenden Fonds gemäß Artikel 36 Absatz 5 Buchstabe b der Dachverordnung und Artikel 27 Absatz 3 der Interreg-Verordnung automatisch auf den Gesamtbetrag der förderfähigen Ausgaben bzw. den Gesamtbetrag der öffentlichen Ausgaben angewandt, der in jedem bei der Kommission eingereichten Zahlungsantrag enthalten ist. Der Betrag der Pauschalfinanzierung für technische Hilfe in Spalte D (Spalte C für den AMIF, den BMVI und den ISF) in der Tabelle „Ausgaben aufgeschlüsselt nach Priorität“ in Anhang XXIII der Dachverordnung ist in der Dachverordnung 2021 auf der Grundlage der im Zahlungsantrag angegebenen Daten automatisch zu berechnen.

Der Betrag der Pauschalfinanzierung für technische Hilfe ist nicht in Anhang XXIII Anlage 2 der Dachverordnung und für AMIF-, BMVI- und ISF-Programme in Anhang XXIII Anlage 3 der Dachverordnung anzugeben, d. h. für spezifische Ziele, für die die grundlegenden Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

2.2.7 Besonderheiten der Unterstützung der von der örtlichen Bevölkerung betriebenen lokalen Entwicklung

Gemäß Artikel 34 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung deckt die Unterstützung aus den Fonds für von der örtlichen Bevölkerung betriebene lokale Entwicklung (CLLD) die Kosten für die Verwaltung, Überwachung und Bewertung der Strategie und ihrer Sensibilisierung, einschließlich der Erleichterung des Austauschs zwischen Interessenträgern. Gemäß Artikel 34 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Dachverordnung gilt für diese Kosten eine Obergrenze von 25 % des gesamten öffentlichen Beitrags zur Strategie.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie diese Kosten auf der Grundlage eines Pauschalsatzes erstattet werden können, der auf andere Durchführungskosten angewandt wird:

Beispiel

Basierend auf früheren Erfahrungen hat die Verwaltungsbehörde den typischen Anteil der laufenden Kosten und der Kosten für die Sensibilisierung einer bestimmten lokalen Aktionsgruppe (LAG) bewertet und mit den Ausgaben verglichen, die für die Durchführung lokaler Vorhaben im Rahmen der von der örtlichen Bevölkerung betriebenen Strategie für lokale Entwicklung auflaufen und für die Vorbereitung und Durchführung der Kooperationsmaßnahmen der LAG. Auch wenn die von den Fonds der Dachverordnung für die laufenden Kosten und für die Sensibilisierung gewährte Unterstützung die Obergrenze von 25 % der im Rahmen der von der örtlichen Bevölkerung betriebenen Strategie für lokale Entwicklung gemäß Artikel 34 Absatz 2 der Dachverordnung anfallenden öffentlichen Gesamtausgaben nicht überschreiten darf, zeigt die Erfahrung, dass dieser Prozentsatz in den meisten Fällen niedriger ist.

Die Verwaltungsbehörde legt einen Pauschalsatz von 17 % der Durchführungskosten (auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Methode gemäß Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe d und Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a der Dachverordnung) der Ausgaben fest, die für die Durchführung von Vorhaben im Rahmen der von der örtlichen Bevölkerung betriebenen Strategie für lokale Entwicklung auflaufen und für die Vorbereitung und Durchführung der Kooperationsmaßnahmen der LAG, um die folgenden Kosten abzudecken:

—	laufende Kosten (Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung, Überwachung und Bewertung der Strategie, siehe Artikel 34 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung);

—

Kosten im Zusammenhang mit der Sensibilisierung für die von der örtlichen Bevölkerung betriebene Strategie für lokale Entwicklung (damit der Austausch zwischen den Beteiligten im Hinblick auf die Bereitstellung von Informationen und die Förderung der Strategie erleichtert wird und damit potenzielle Begünstigte im Hinblick auf die Entwicklung von Vorhaben und die Stellung von Anträgen unterstützt werden, siehe Artikel 34 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung).

Wenn folglich die der LAG für die Durchführung von Vorhaben im Rahmen der von der örtlichen Bevölkerung betriebenen Strategie für lokale Entwicklung und für die Vorbereitung und Durchführung der Kooperationsmaßnahmen der LAG zugewiesenen Haushaltsmittel 1,5 Mio. EUR (Typ 1) betragen, würde sich der maximale Haushalt für die laufenden Kosten und die Kosten für die Sensibilisierung auf 1,5 Mio. EUR x 17 % = 255 000 EUR (Typ 2) belaufen. Folglich belaufen sich die der LAG insgesamt zugewiesenen Haushaltsmittel auf 1,755 Mio. EUR.

Dies bedeutet in der Durchführungsphase, dass die LAG, immer wenn ein Begünstigter die Erstattung der Ausgaben für ein Projekt beantragt, auch 17 % dieses Betrags für ihre laufenden Kosten und für die Kosten für die Sensibilisierung fordern kann.

Wenn die Ausgaben, die für ein Projekt angefallen sind, 1 000 EUR (Typ 1) entsprechen, kann die LAG bei der Verwaltungsbehörde auch 1 000 EUR x 17 % = 170 EUR (Typ 2) für ihre laufenden Kosten und die Kosten für die Sensibilisierung geltend machen.

Die LAG muss keine Belege für die laufenden Kosten und für die Kosten für die Sensibilisierung erbringen, die auf der Grundlage des Pauschalsatzes geltend gemacht wurden, aber die Methodik für die Festlegung der 17 % muss überprüfbar sein.

Anmerkung:

Die Methode zur Festlegung des Pauschalsatzes muss nicht unbedingt zur Anwendung eines Satzes von 25 % führen. Unabhängig von der Methodik für die Berechnung des Pauschalsatzes müssen jedoch die Bestimmungen zum Höchstbetrag für die laufenden Kosten und die Kosten für die Sensibilisierung eingehalten werden, die in Artikel 34 Absatz 2 Unterabsatz 2 Dachverordnung festgelegt wurden.

2.3. Kosten je Einheit

Kosten je Einheit können auf beiden Erstattungsebenen verwendet werden, d. h. auf der „oberen Ebene“ für die Erstattung des Unionsbeitrags (Artikel 51 Buchstabe c der Dachverordnung) und auf der „unteren Ebene“ für Zuschüsse, die die Mitgliedstaaten dem Begünstigten gewähren (Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung).

2.3.1. Allgemeine Grundsätze

Im Fall von Kosten je Einheit werden die förderfähigen Kosten eines Vorhabens ganz oder teilweise auf der Grundlage des Produkts aus quantifizierten Maßnahmen, Input, Outputs oder Ergebnissen und Kosten je Einheit berechnet, die im Voraus festgelegt werden. Diese Möglichkeit ist bei allen Arten von Vorhaben, Projekten oder Teilprojekten möglich, bei denen für eine Maßnahme quantitative Zielvorgaben und damit zusammenhängende Kosten je Einheit festgelegt werden können. Kosten je Einheit finden normalerweise auf leicht festzustellende Mengen Anwendung.

Die Kosten je Einheit können sich wie folgt zusammensetzen:

—	Prozessbasiert, d. h. in Verbindung mit Inputs (z. B. Kosten pro Einheit pro Stunde für einen Ausbilder) oder Outputs (z. B. Stundenkosten je Einheit pro Praktikant);

—	Ergebnisbasiert (z. B. Kosten je Einheit pro Person, die eine Schulungsbescheinigung erhält).

Der Zweck der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen in einem Vorhaben besteht darin, die Verfahren für alle Beteiligten zu vereinfachen. Daher sollten die Verwaltungsbehörden Inputs, Outputs, Ergebnisse oder Ergebnisse festlegen, die eine Vereinfachung bewirken und leicht zu erfassen, zurückverfolgt werden können usw. Die Verwaltungsbehörden sollten den Prüfpfad berücksichtigen, wenn sie zwischen prozess- und ergebnisbasierten Kosten je Einheit wählen.

Beispiel 1 (ESF+)

Prozessbasiert: im Falle einer auf 1 000 angelegten IT-Schulungsmaßnahme für Fortgeschrittene mit 20 Teilnehmern können die förderfähigen Kosten wie folgt errechnet werden: Kosten einer Schulungsstunde x Anzahl der Teilnehmer. Die Kosten pro Stunde wurden von der Verwaltungsbehörde anhand der fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Methode vorab festgelegt und sind in dem Dokument aufgeführt, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind.

Wenn die Verwaltungsbehörde z. B. die Schulungskosten pro Stunde und Teilnehmer mit 7 EUR angesetzt hat, beträgt der für das Projekt gewährte Zuschuss höchstens 1 000 Stunden x 20 Teilnehmer x 7 EUR/Std./Teilnehmer = 140 000 EUR.

Bei Abschluss des Vorhabens werden die endgültigen förderfähigen Kosten auf der Grundlage der tatsächlich absolvierten Stunden pro Teilnehmer festgelegt (unter Berücksichtigung eventuell angefallener begründeter Fehlzeiten), wobei die tatsächliche Anwesenheit der Teilnehmer und die Dauer des erbrachten Unterrichts zugrunde gelegt werden. Es wird nach wie vor erforderlich sein, genaue Anwesenheitslisten für die Auszubildenden zu erstellen. Wenn letztlich nur 18 Personen an der Schulung teilgenommen haben, wovon sechs 900 Stunden, fünf 950 Stunden, fünf 980 Stunden und die übrigen zwei 1 000 Stunden besuchten, errechnet sich die Gesamtstundenzahl x Teilnehmer wie folgt:

900 x 6 + 950 x 5 + 980 x 5 + 1 000 x 2 = 17 050 Schulungsstunden insgesamt.

Berechnung der förderfähigen Ausgaben: 17 050 Schulungsstunden x 7 EUR = 119 350 EUR.

Ergebnisbasiert: Die IT-Fortbildungsmaßnahme von 1 000 Stunden besteht aus 5 Modulen zu je 200 Stunden. Zur Ermittlung der Gesamtkosten für die Durchführung dieser IT-Schulung für 25 Teilnehmer wurde eine faire, ausgewogene und überprüfbare Berechnungsmethode gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a der Dachverordnung angewandt. Die Gesamtkosten, 140 000 EUR, werden dann auf die erfolgreichen Teilnehmer umgelegt. Angesichts einer historischen Ausfallrate von 20 % (d. h. 5 Teilnehmer) würden die Kosten je Einheit pro Teilnehmer und erfolgreich abgeschlossenem Modul 140 000 EUR/20 Teilnehmer/5 Module = 1 400 EUR (Kosten je Einheit pro Teilnehmer und erfolgreich abgeschlossenem Modul) betragen.

Der Prüfpfad müsste ein Dokument beinhalten, das die Berechtigung des Teilnehmers nachweist, sowie für jeden förderfähigen Teilnehmer ein Zertifikat eines erfolgreich abgeschlossenen Moduls bzw. abgeschlossenen Kurses. Es wären keine Zeiterfassungsbögen erforderlich.

Beispiel 2 (EFRE-Output-basiert):

Der Begünstigte, eine Regionalkammer, organisiert einen Beratungsdienst für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der Region. Diese Dienstleistung wird von den Beratern der Regionalkammer erbracht. Anhand von früheren Abschlüssen der Abteilung „Beratung“ der Kammer werden die Kosten pro Beratungstag auf 350 EUR pro Tag geschätzt. Der Zuschuss wird nach folgender Formel berechnet: Anzahl Tage x 350 EUR. Es sind dennoch genau geführte Zeiterfassungsbögen der Berater erforderlich, in denen die Beratungstätigkeiten und die Anwesenheit der Berater aufgeführt sind.

Beispiel 3 (ESF+-ergebnisbasiert):

Ein auf sechs Monate angelegtes Programm zur Unterstützung bei der Arbeitssuche („Vorhaben“) könnte auf der Grundlage von Kosten je Einheit (z. B. 2 000 EUR/Person) finanziert werden, die für jeden der 20 Teilnehmer des Vorhabens gezahlt werden, der einen Arbeitsplatz findet und für eine im Voraus bestimmte Zeit, z. B. sechs Monate, behält. Die Kosten je Einheit von 2 000 EUR pro erfolgreichem Teilnehmer wurden unter Berücksichtigung der Kosten für alle Teilnehmer festgelegt. Der Betrag deckt also auch die Kosten für nicht erfolgreiche Teilnehmer.

Die Berechnung des höchstmöglichen Zuschusses für das Vorhaben gestaltet sich wie folgt: 20 Personen x 2 000 EUR/Vermittlung = 40 000 EUR.

Die endgültigen förderfähigen Kosten werden auf der Grundlage des tatsächlichen Outputs des Vorhabens berechnet: Wenn nur 17 Teilnehmer auf dem Arbeitsmarkt untergebracht werden und ihre Arbeitsstelle für die geforderte Dauer behalten, betragen die endgültigen förderfähigen Kosten, auf deren Grundlage der Zuschuss an den Begünstigten gezahlt wird 17 x 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Der Prüfpfad müsste Unterlagen enthalten, aus denen hervorgeht, dass der Teilnehmer auf dem Arbeitsmarkt tätig war und seinen Arbeitsplatz während des beantragten Zeitraums behalten hat.

Beispiel 4 (EMFAF-prozessbasiert):

Die Tagessätze für die Schiffsnutzung werden auf der Grundlage historischer Daten (Durchschnittswerte der vergangenen Jahre) berechnet. Die Anzahl der Tage, die dem Projekt zugeordnet sind, werden dann durch Logbücher nachgewiesen.

Beispiel 5 (AMIF): Finanzierung verschiedener Projekte, die Teil ein und desselben Vorhabens sind – Verwendung zweier unterschiedlicher Kosten je Einheit

Die Verwaltungsbehörde gewährt einer mit Asylbewerbern befassten Behörde einen Zuschuss in Höhe von 1 600 000 EUR für ein Vorhaben, das zwei Arten von Tätigkeiten abdeckt: 1) Unterstützung bei der Erstaufnahme von Drittstaatsangehörigen nach ihrer Ankunft in einem Mitgliedstaat (höchstens 1 000 000 EUR), 2) Sprachkurse für Asylbewerber (max. 600 000 EUR).

Für die Unterstützung bei der Erstaufnahme entwickelte die Verwaltungsbehörde (auf der Grundlage historischer Daten) Kosten je Einheit in Höhe von 50 EUR pro Tag und Person zur Deckung der Kosten für einen Tag der Unterstützung, die einem Drittstaatsangehörigen während seines Aufnahmezeitraums im Aufnahmeland gewährt wird. Die in den Beträgen für die Kosten je Einheit enthaltenen Kostenkategorien decken alle Elemente der Aufnahme ab (z. B. Unterbringung, Bereitstellung von Nahrungsmitteln und anderen Artikeln, ärztliche Untersuchung, Dolmetschleistungen, Vormundschaft für unbegleitete Minderjährige, Information und Beratung). Der Höchstbetrag des Zuschusses ist auf einen Tag x 50 EUR x 20 000 Drittstaatsangehörige = 1 000 000 EUR begrenzt.

Die obligatorischen Elemente des Prüfpfads für diese Kosten je Einheit bestehen aus einer unterzeichneten und datierten Liste der unterstützten Drittstaatsangehörigen und der Dauer ihres Aufenthalts (in Tagen), zusammen mit ihrem Beamten (falls vorhanden) und/oder einer eindeutigen Identifizierung (jedes Dokument, das die Identität der Person bestätigt) und einem Nachweis der geleisteten Unterstützung (z. B. unterzeichnete und datierte Liste der bereitgestellten Lebensmittel und sonstigen Gegenstände, unterzeichnete und datierte Anwesenheitsliste für Beratungsleistungen, unterzeichneter und datierter Vermerk eines zugelassenen Angehörigen der Gesundheitsberufe).

Die förderfähigen Ausgaben werden auf der Grundlage der tatsächlichen Tage der Unterstützung bei der Erstaufnahme und der Zahl der unterstützten Drittstaatsangehörigen berechnet. Dies bedeutet, dass z. B. 1 000 Drittstaatsangehörige unterstützt werden, davon 500 für 20 Tage und 500 für 10 Tage, die Gesamtzahl der Tage/Personen beträgt: 500 x 20 + 500 x 10 = 15 000 Tage/unterstützte Person. Die förderfähigen Ausgaben betragen = 15 000 x 50 EUR = 750 000 EUR.

Für die Sprachkurse hat die Verwaltungsbehörde (auf der Grundlage historischer Daten) Kosten je Einheit in Höhe von 10 EUR pro Stunde und Person zur Deckung der Kosten einer Unterrichtsstunde (die Länge einer Unterrichtsstunde beträgt 60 Minuten) für einen Auszubildenden/Asylsuchenden für die Teilnahme an einem Sprachkurs von bis zu 60 Stunden in Gruppen mit angemessener Größe (bis zu 15 Auszubildende pro Gruppe) entwickelt. Die in den Beträgen für die Kosten je Einheit enthaltenen Kostenkategorien umfassen alle Kosten des Sprachunterrichts (z. B. Personalkosten, Mietkosten für Schulungsräume, Schulungsmaterial). Der Höchstbetrag des Zuschusses für das Projekt ist auf 60 Stunden x 1 000 Auszubildende x 10 EUR pro Stunde/Auszubildender begrenzt = 600 000 EUR.

Der Prüfpfad zur Unterstützung der Ausgaben muss einen oder mehrere Nachweise/Dokumente umfassen, die die tatsächliche Anwesenheit (Anzahl der Stunden) der Auszubildenden und die Dauer des Kurses überwachen, Dokumente, die die Identität der Auszubildenden/Asylbewerber bestätigen, sowie Dokumente, die den Zeitpunkt und den Inhalt des Sprachkurses, die Größe der Gruppe (max. 15) und die Standarddauer einer Unterrichtsstunde (60 Minuten) regeln.

Die förderfähigen Ausgaben werden auf der Grundlage der tatsächlichen Anzahl der Schulungsstunden berechnet, die jedem Asylbewerber/Auszubildenden angeboten werden. Wenn beispielsweise nur 900 Asylbewerber/Auszubildende an der Schulung teilgenommen haben, davon 750 für 60 Stunden, 50 für 55 Stunden und 100 für 50 Stunden, entspricht die Gesamtzahl der Stunden x Auszubildende: 750 x 60 + 50 x 55 + 100 x 50 = 52 750 Schulungsstunden insgesamt x Teilnehmer. Die förderfähigen Ausgaben betragen = 52 750 x 10 EUR = 527 500 EUR.

Da es sich um zwei verschiedene Projekte/Tätigkeiten handelt, die einen separaten Teil desselben Vorhabens bilden und unterschiedliche Kosten des Vorhabens abdecken, besteht kein Risiko einer Doppelfinanzierung, da die Kosten der einzelnen Projekte/Tätigkeiten klar voneinander getrennt sind.

2.3.2. Personalkosten berechnet nach einem Stundensatz (Artikel 55 Absätze 2 bis 4 der Dachverordnung)

Artikel 55 Absatz 2 der Dachverordnung sieht eine bestimmte Methode zur Berechnung der Personalkosten vor (20). Beide Optionen können zur Berechnung eines Stundensatzes zur Ermittlung der direkten Personalkosten genutzt werden.

Die beiden Methoden sind:

—	Berechnung des Stundensatzes durch Division der jährlichen Bruttobeschäftigungskosten durch 1 720, Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung;

—	Berechnung des Stundensatzes durch Division der monatlichen Bruttobeschäftigungskosten durch die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit gemäß Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung.

Es ist Sache der Verwaltungsbehörde, über die anzuwendende Methode zu entscheiden. Von der in Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung eingeführten Option kann sogar dann Gebrauch gemacht werden, wenn Daten zu den jährlichen Bruttoarbeitskosten verfügbar sind. Die errechneten Personalkosten beziehen sich auf die Durchführung eines Vorhabens. „Durchführung eines Vorhabens“ ist so auszulegen, dass alle Schritte eines Vorhabens abgedeckt sind.

Beispiel

Bei bestimmten Projekten für KMU im Bereich Forschung und Entwicklung (FuE) und Innovation sind die Personalkosten häufig ein entscheidendes Element. Die Option der Anwendung von Kosten je Einheit ist für diese KMU eine willkommene Vereinfachung. Die Kosten je Einheit für bestimmte Maßnahmen werden in diesem Fall als Stundensatz angegeben, der auf die von den Mitarbeitern tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden angewandt wird. Der Satz wird vorab in das Dokument aufgenommen, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind und in dem die Obergrenze für die finanzielle Unterstützung als maximal zulässige Anzahl Stunden multipliziert mit den Kosten je Einheit (die kalkulierten Kosten für die beteiligten Mitarbeiter) angegeben ist.

In dem Bestreben, die tatsächlichen Kosten mit einem bestmöglichen Näherungswert zu decken und regionale wie auch branchenspezifische Unterschiede zu berücksichtigen, werden die Kosten einer Standardeinheit als Personalkosten pro Stunde nach folgender Formel ermittelt (auf der Grundalge von Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung):

Personalkosten pro Stunde = letzte dokumentierte Bruttojahreskosten (Einzelheiten dazu, welche Kosten einbezogen werden können, siehe Kapitel 2.2.1), geteilt durch 1 720 Stunden.

Zum Beispiel: Stundensatz = 60 000 EUR/1 720 Stunden = 34,88 EUR pro Stunde.

Die finanzielle Förderung für das Vorhaben entspricht dem Stundensatz multipliziert mit der überprüften tatsächlich geleisteten Arbeitszeit in Stunden. Deshalb müssen KMU alle Belege für die Arbeitsstunden (z. B. aus einem IT-System extrahierte Zeiterfassungsbögen) aufbewahren, die das Personal für das Projekt erbracht hat, und die Verwaltungsbehörde alle Dokumente, die die Personalkosten pro Stunde nachweisen. Grundsätzlich führt eine Kürzung der überprüften geleisteten Arbeitszeit zu einer Senkung des zu zahlenden Endbetrags.

Alternatives Beispiel: Wie oben, aber die Personalkosten pro Stunde werden wie folgt berechnet.

Personalkosten pro Stunde = letzte dokumentierte Bruttojahreskosten (Einzelheiten dazu, welche Kosten einbezogen werden können, siehe Kapitel 2.2.1), geteilt durch die durchschnittliche gesetzliche Arbeitszeit (unter Berücksichtigung des Jahresurlaubs).

Zum Beispiel: Kosten pro Stunde = 60 000 EUR/(1 980 Stunden – 190 Stunden Jahresurlaub) = 60 000/1 790 = 33,52 EUR/Std.

Berechnung des stundensatzes durch division der zuletzt dokumentierten jährlichen bruttobeschäftigungskosten durch 1 720 stunden, artikel 55 absatz 2 buchstabe a der dachverordnung

Die erste Option von Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung besteht darin, direkte Personalkosten durch Berechnung eines Stundensatzes wie folgt zu bestimmen:

Personalkosten pro Stunde =	zuletzt dokumentierte jährliche Bruttopersonalkosten
	1 720

Der Nenner, d. h. die 1 720 Stunden sind jährliche Standard-„Arbeitszeit“, die direkt angewendet werden kann, ohne dass der Mitgliedstaat Berechnungen durchführen muss. Diese Zahl basiert auf der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit der Mitgliedstaaten multipliziert mit 52 Wochen, von der der bezahlte Jahresurlaub und die durchschnittlichen jährlichen Feiertage abgezogen wurden. Es entspricht einem Vollzeitäquivalent (VZÄ) und kann in allen Situationen verwendet werden, in denen der Arbeitnehmer in Vollzeit arbeitet. Dies gilt auch, wenn die VZÄ gemäß dem nationalen Recht oder dem geltenden Tarifvertrag weniger als 40 Stunden pro Woche betragen.

Für Teilzeitbeschäftigte ist ein entsprechender Anteil von 1 720 Stunden zu verwenden. Bei der Berechnung des Stundensatzes für eine Person, die nur 50 % arbeitet (d. h. 0,5 Vollzeitäquivalent (VZÄ) für den Begünstigten), wäre der Nenner beispielsweise 860 Stunden (1 720 x (50/100) = 860). Dies sollte die im Arbeitsvertrag oder im Ernennungsbeschluss festgelegte Arbeitszeit sein.

Der Zähler muss jedoch begründet werden. Die Dachverordnung bezieht sich auf die „zuletzt dokumentierten jährlichen Bruttopersonalkosten“. Die Bruttopersonalkosten sind in der Dachverordnung jedoch nicht definiert. Gemäß Artikel 63 Absatz 1 der Dachverordnung muss in den Förderfähigkeitsregeln festgelegt werden, was durch die jährlichen Bruttobeschäftigungskosten gedeckt wird, wobei die üblichen Rechnungslegungsverfahren zu berücksichtigen sind (siehe Kapitel 3.2.1). So kann beispielsweise in den geltenden Regeln festgelegt werden, dass die Kosten für das Pendeln zum Arbeitsplatz Teil der Bruttoarbeitskosten sind.

Die Verordnung bezieht sich auf die Berechnung des Stundensatzes anhand der zuletzt dokumentierten jährlichen Bruttopersonalkosten. Das bedeutet, dass die verwendeten Daten die zuletzt verfügbaren sein müssen. Eine auf historischen Daten des Begünstigten basierende Berechnungsmethode ist normalerweise nicht anwendbar. Im Einklang mit dem Begriff „zuletzt“ in Artikel 55 Absatz 2 der Dachverordnung sollten die Mitgliedstaaten sicherstellen, dass es sich bei den verwendeten Daten um die aktuellsten Daten handelt, die auf die tatsächlichen direkten Personalkosten hindeuten.

Die jährlichen Bruttopersonalkosten müssen sich nicht auf ein Kalender- oder Geschäftsjahr beziehen (es könnten z. B. Daten sein, die sich auf den Zeitraum Oktober 2022 bis September 2023 beziehen). Wichtig ist, dass die Bruttopersonalkosten einen vollen Zwölfmonatszeitraum umfassen. Es kann der Zwölfmonatszeitraum vor dem Ende eines Berichtszeitraums (des Vorhabens oder des Programms) sein oder es können die zwölf Monate vor dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind, oder die zwölf Monate des vorangegangenen Kalenderjahres sein. In Übereinstimmung mit Artikel 55 Absatz 4 der Dachverordnung, dürfen die Daten, wenn sie für einen vollen Zwölfmonatszeitraum nicht verfügbar sind,

—

von den verfügbaren dokumentierten Bruttopersonalkosten abgeleitet werden (z. B. könnte eine Verwaltungsbehörde die Daten eines Mitarbeiters, für den Daten für vier Monate vorliegen, nehmen und diese auf die jährlichen Bruttopersonalkosten hochrechnen, wobei gegebenenfalls Aspekte wie gesetzliche Urlaubszahlungen oder das sogenannte 13. Monatsgehalt berücksichtigt werden).

—	aus dem Beschäftigungsdokument (d. h. einem Beschäftigungs- oder Arbeitsvertrag oder einer Ernennungsentscheidung) abgeleitet werden.

Die jährlichen Bruttopersonalkosten können auf den tatsächlichen Beschäftigungskosten dieser Person basieren. Wenn die Person nicht während des gesamten Monats gearbeitet hat (z. B. erfolgt der Vertragsbeginn nicht zu Beginn des Monats, sodass die verfügbaren Daten nicht den gesamten Monat abdecken), können extrapolierte Werte verwendet werden, um einen guten Näherungswert für die tatsächlichen Kosten eines Zwölfmonatszeitraums zu erhalten.

Die Bruttopersonalkosten können auch auf durchschnittlichen Beschäftigungskosten einer größeren Gruppe von Arbeitnehmern, die dieselbe Position haben oder an ähnlichen Vorhaben arbeiten und sich in Bezug auf das Lohn-/Gehaltsniveau entsprechen.

Die letzten jährlichen Bruttopersonalkosten müssen dokumentiert werden: Dies kann durch Konten, Lohnabrechnungen, Verweise auf öffentlich zugängliche Vereinbarungen oder Dokumente usw. geschehen. Die Belege müssen prüfbar sein.

In bestimmten Situationen kann die Höhe des Stundensatzes auch erst nach Projektbeginn festgelegt werden. Sie kann z. B. festgelegt werden, wenn eine angestellte Person in das Projekt involviert wird (Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder Änderung des Auftrags für einen Mitarbeiter) oder wenn der Begünstigte seine Kosten an die Verwaltungsbehörde meldet. Im letzteren Fall muss jedoch auch in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind, die anzuwendende Methode angegeben werden.

Berechnung des stundensatzes durch division der monatlichen bruttobeschäftigungskosten durch die durchschnittliche monatliche arbeitszeit gemäẞ artikel 55 absatz 2 buchstabe b der dachverordnung.

Bei der Berechnung eines Stundensatzes zur Ermittlung der direkten Personalkosten auf der Grundlage von Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung obliegt es dem/den Mitgliedstaat(en), die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit im Einklang mit den geltenden nationalen Vorschriften, auf die im Beschäftigungsdokument Bezug genommen wird, festzulegen.

Ermittlung der förderfähigen personalkosten anhand des berechneten stundensatzes

Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden muss in Übereinstimmung mit den Förderfähigkeitsregelungen des jeweiligen Programms festgelegt werden. Gemäß Artikel 55 Absatz 3 der Dachverordnung darf die Gesamtzahl der pro Person für ein bestimmtes Jahr oder einen bestimmten Monat geltend gemachten Stunden die Anzahl der für die Berechnung dieses Stundensatzes herangezogenen Stunden nicht überschreiten.

Dies bedeutet, dass in Fällen, in denen 1 720 als Nenner verwendet wurde, die angegebene Stundenzahl 1 720 nicht überschreiten darf, wobei letztere eine Höchstzahl von Stunden darstellt, die für einen Zeitraum von 12 Monaten für die Arbeit in einem Vorhaben erklärt werden kann. Wenn ein Anteil von 1 720 als Nenner verwendet wurde, gilt der gleiche Grundsatz (z. B. für Mitarbeiter mit einem Teilzeitvertrag von 50 % wäre der Nenner 860 Stunden; somit ist 860 die Höchststundenzahl, die für den betreffenden Mitarbeiter pro Jahr angegeben werden kann. Für Personal, das mehreren Vorhaben zugewiesen ist, gilt die Obergrenze anteilig für jedes Vorhaben und darf die Höchststundenzahl, die für das betreffende Personal für einen Zeitraum von 12 Monaten geltend gemacht werden kann, nicht überschreiten.

Im Falle von Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung muss die als durchschnittliche monatliche Arbeitszeit der betreffenden Person gemeldete Stundenanzahl nicht unbedingt die Zahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sein; die im Beschäftigungsdokument festgelegte durchschnittliche monatliche Arbeitszeit ist im Einklang mit den geltenden nationalen Vorschriften zu berücksichtigen. Die für die Berechnung der förderfähigen Personalkosten geltend gemachten Stunden dürfen jedoch die Anzahl der Stunden pro Monat, die für die Berechnung dieses Stundensatzes gemäß Artikel 55 Absatz 3 der Dachverordnung herangezogen wurde, nicht überschreiten.

Für den Fall, dass der Stundensatz auf der Grundlage von Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung berechnet wird, sollten nur die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für die Berechnung und Geltendmachung der förderfähigen Personalkosten herangezogen werden, da im Standard-Nenner 1 720 bereits Jahresurlaub und Feiertage abgezogen werden. Krankheitsbedingte Fehlzeiten können als Personalkosten geltend gemacht werden, wenn die damit verbundenen Kosten vom Begünstigten getragen werden (d. h., sie sind dem Begünstigten entstanden). Wenn die Kosten von einem Dritten übernommen werden (z. B. bei Lohnfortzahlung bei lang andauernder Krankheit, für welche die Kosten von der Sozialversicherung übernommen werden) oder bei unbezahltem Urlaub oder Abwesenheit (z. B. ungerechtfertigte Abwesenheit), für die dem Begünstigten keine Kosten entstehen, müssen die entsprechenden nicht geleisteten Arbeitsstunden/-tage bei der Ermittlung der förderfähigen Personalkosten, die geltend gemacht werden können, nicht berücksichtigt werden. Dies liegt daran, dass in diesen Fällen keine Kosten für den Begünstigten anfallen. Falls jedoch Personalkosten für zusätzliches Personal anfallen, das die krankgeschriebene (oder anderweitig beurlaubte) Person ersetzt, sind diese Personalkosten förderfähig (d. h. die entsprechenden Arbeitsstunden werden für die Berechnung der dann förderfähigen Personalkosten berücksichtigt).

Wird Artikel 55 Absatz 2 Buchstabe a oder b der Dachverordnung verwendet, so ist der sich ergebende Betrag für den Stundensatz als Kosten je Einheit zu betrachten. Diese Kosten je Einheit können für die Erstattung von Ausgaben für Personalkosten verwendet werden, sie können aber auch für die Berechnung der direkten Personalkosten als Grundlagenkosten für die Anwendung von Pauschalsätzen verwendet werden (z. B. durch Anwendung des Pauschalsatzes von 15 % gemäß Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe b der Dachverordnung oder für die Berechnung aller anderen förderfähigen verbleibenden Kosten durch Anwendung des Pauschalsatzes von 40 % gemäß Artikel 56 Absatz 1) verwendet werden. Im Fall eines Projekts, das über mehrere Jahre hinweg durchgeführt wird, kann die Verwaltungsbehörde entscheiden, den Stundensatz der direkten Personalkosten anzupassen, sobald neue Daten verfügbar sind oder für den gesamten Durchführungszeitraum dieselben Personalkosten pro Stunde anzuwenden. Wenn der Durchführungszeitraum besonders lang ist, wäre es ein gutes Verfahren, Zwischenschritte in der Methodik festzulegen, bei denen die Stundensätze der Personalkosten überprüft werden könnten und festzulegen, wie dies geschieht (Anpassungsmethode).

Mitarbeiter, die in teilzeit am vorhaben arbeiten, mit fester zeit pro monat (artikel 55 absatz 5 der dachverordnung)

In Fällen, in denen Arbeitnehmer teilzeitbeschäftigt sind, jedoch mit einem festen Zeitanteil pro Monat, sieht Artikel 55 Absatz 5 der Dachverordnung vor, dass keine Verpflichtung besteht, ein gesondertes Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten. Der Arbeitgeber muss jedoch ein Dokument ausstellen, in dem der feste Prozentsatz der pro Monat für das Vorhaben geleisteten Arbeitszeit angegeben ist, und dieser Prozentsatz kann zur Berechnung der förderfähigen direkten Personalkosten verwendet werden. Dieser Prozentsatz kann auch im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Wenn beispielsweise eine Person 60 % ihrer Zeit an einem Projekt arbeitet, können die förderfähigen direkten Personalkosten für diese Person berechnet werden, indem die Bruttopersonalkosten (entweder auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten oder der berechneten Kosten je Einheit) mit 60 % multipliziert werden.

Beispiel

Für verschiedene Gruppen von Mitarbeitern in den Projekten können unterschiedliche Kosten je Einheit ermittelt werden, z. B. Kosten je Einheit für den Projektleiter, für Mitarbeiter mit Schlüsselfunktionen und für Verwaltungspersonal. Die Unterschiede sollten mit objektiven Erwägungen verknüpft werden, um sicherzustellen, dass die Kosten je Einheit ein zuverlässiger Näherungswert für die tatsächlichen Kosten sind.

Für jede Gruppe von Mitarbeitern können Bedingungen in Bezug auf das Bildungsniveau oder die Berufserfahrung festgelegt werden. Zum Beispiel ein Masterabschluss für eine Gruppe (Gruppe 1), ein Bachelor-Abschluss für eine zweite Gruppe (Gruppe 2) und eine einschlägige Ausbildungsqualifikation für eine dritte Gruppe (Gruppe 3). In diesem Fall muss die Erstattung von Kosten je Einheit für eine bestimmte Gruppe von der Erfüllung der mit dieser Gruppe verbundenen Bedingung abhängig gemacht werden (z. B. zur Erstattung der Kosten je Einheit für Gruppe 1 muss der Prüfpfad den Masterabschluss umfassen).

2.4. Pauschalbeträge

Pauschalbeträge können auf beiden Erstattungsebenen verwendet werden, d. h. auf der „oberen Ebene“ für die Erstattung des Unionsbeitrags (Artikel 51 Buchstabe d der Dachverordnung) und auf der „unteren Ebene“ für Zuschüsse, die die Mitgliedstaaten dem Begünstigten gewähren (Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung).

2.4.1 Allgemeine Grundsätze

Bei der Anwendung von Pauschalbeträgen werden alle förderfähigen Ausgaben oder Teile der förderfähigen Ausgaben eines Vorhabens oder Projekts auf der Grundlage eines im Voraus festgesetzten und ordnungsgemäß begründeten Betrags berechnet. Dieser Betrag wird erstattet, wenn vorgegebene Maßnahmen und/oder Outputs abgeschlossen sind.

Pauschalbeträge können in Fällen angemessen sein, in denen Kosten je Einheit keine geeignete Lösung sind, weil leicht erkennbare Mengen fehlen, z. B. für die Erstellung eines Toolkits, die Organisation einer offenen Gemeinschaftsveranstaltung, eines Seminars usw.

In einigen Fällen könnten die Verwaltungsbehörden davon abgehalten werden, Pauschalbeträge zu verwenden, da die Leistung in der Regel als erreicht oder nicht erreicht angesehen wird, was zu einer binären Situation der Zahlung oder keiner Zahlung in Abhängigkeit von der vollständigen Erfüllung führt. Dies kann durch gestaffelte Zahlungen in Abhängigkeit vom Erreichen bestimmter vordefinierter Zwischenetappenziele abgemildert werden.

Beispiel 1: EFRE

Eine Gruppe kleiner Unternehmen möchte gemeinsam an einer Handelsmesse teilnehmen, um für lokale Erzeugnisse zu werben.

Die Verwaltungsbehörde beschließt, für die Berechnung der öffentlichen Unterstützung einen Pauschalbetrag zu verwenden. Die Unternehmen werden deshalb ersucht, einen Haushaltsplanentwurf für Miete, Aufstellung und Betreuung des Messestands vorzuschlagen. Auf der Grundlage dieses Vorschlags wird ein Pauschalbetrag von 20 000 EUR festgelegt. Die Zahlung an den Begünstigten erfolgt auf der Grundlage eines Nachweises der Teilnahme an der Handelsmesse. Die Bewertung des Haushaltsplanentwurfs und der zugehörigen Belege für die Berechnung oder den Nachweis der Kosten aller Kategorien des Haushaltsplanentwurfs sollte für Prüfungen aufbewahrt werden.

Beispiel 2: ESF+

Eine NRO verwaltet eine Kinderbetreuungseinrichtung und benötigt Unterstützung, um ein neues Betreuungsangebot einzuführen. Sie gibt einen Pauschalbetrag in ihrem Vorschlag an und reicht einen Entwurf eines detaillierten Finanzplans ein, der die Einführung und die Durchführung des neuen Angebots für die Dauer eines Jahres abdeckt. Nach diesem ersten Jahr soll die Maßnahme eigenständig weitergeführt werden. Der Pauschalbetrag wäre z. B. für die Zahlung der Vergütung für eine Person bestimmt, die die Kinder ein Jahr lang betreuen soll, für die Abschreibung neuer Einrichtungsgegenstände, für Werbungskosten für das neue Angebot und zugehörige indirekte Kosten (wie Kosten für Verwaltung, Buchführung, Wasser, Strom, Heizung, Miete usw.).

Auf der Grundlage des Finanzplanentwurfs gewährt die Verwaltungsbehörde einen Pauschalbetrag von 47 500 EUR für alle genannten Kosten. Nach Abschluss des Vorhabens erfolgt die Auszahlung dieses Betrags an die NRO auf der Grundlage des Outputs; d. h. bei erfolgter Betreuung der vertraglich vereinbarten Anzahl zusätzlicher Kinder (zehn). In diesem Fall entfällt die Verpflichtung, die im Zusammenhang mit dieser Maßnahme entstandenen tatsächlichen Kosten nachzuweisen.

Das bedeutet jedoch, dass die förderfähigen Kosten Null betragen würden, wenn nur neun Kinder betreut würden und dass der Pauschalbetrag nicht bezahlt würde. Um dies abzumildern, könnte in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind, ein Etappenziel festgelegt werden, wonach bei der Betreuung von 5 Kindern die Hälfte des Gesamtbetrags (23 750 EUR) ausgezahlt wird.

Beispiel 3: ESF+

Eine NRO beantragt die Organisation eines lokalen Seminars und die Erstellung eines Toolkits zur sozioökonomischen Situation der Roma in einer Region eines Mitgliedstaats. Das Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind, enthält einen Entwurf eines detaillierten Finanzplans und die im Hinblick auf die Gewährung des Zuschusses zu erreichenden Ziele: 1. Ausrichtung des Seminars, 2. Erstellung eines Toolkits, um die Aufmerksamkeit der Arbeitgeber der Region auf die spezifischen Probleme der Roma zu lenken.

Aufgrund der Art des Vorhabens (Vorhaben mit Kosten, die über Kosten je Einheit nicht leicht quantifizierbar sind) entscheidet sich die Verwaltungsbehörde für die Anwendung des Pauschalbetrags.

Um die Höhe des Pauschalbetrags berechnen zu können, benötigt die Verwaltungsbehörde einen Finanzplanentwurf für jedes Vorhaben. Nach Verhandlungen über diesen detaillierten Finanzplan wird der Pauschalbetrag wie folgt festgelegt: 45 000 EUR aufgeteilt in zwei Projekte, wobei 25 000 EUR für das Seminar und 20 000 EUR für das Toolkit benötigt werden.

Wenn die Bedingungen des Dokuments, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind, erfüllt sind (Durchführung des Seminars, Erstellung des Toolkits), wird die Summe von 45 000 EUR des Vorhabens als förderfähige Kosten berücksichtigt. Als Nachweis für die Organisation des Seminars und die Erstellung des vollständigen Toolkits sind Belege vorzulegen.

Wird nur ein Projekt verwirklicht (z. B. das Seminar), reduziert sich der Zuschuss auf den hierfür vorgesehenen Anteil (25 000 EUR), abhängig davon, was in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind, vereinbart wurde.

Beispiel 4: EMFAF

Unterstützung bei der Erstellung und Durchführung von Produktions- und Vermarktungsplänen (production and marketing plans – PMP) von Erzeugerorganisationen (Producer Organisations – POs).

Der Pauschalbetrag (zahlbar bei Genehmigung des Jahresberichts über die Durchführung des Plans) basiert auf historischen Daten (die vorherigen Einreichungen von Stunden und anderen Kosten durch die Erzeugerorganisationen). Die Erstellung und Durchführung der Produktions- und Vermarktungspläne kann in verschiedene Maßnahmen unterteilt werden, um einen durchschnittlichen Kostenwert zu erhalten, der dann mit der geltenden Beihilfeintensität multipliziert wird.

2.5. Kombination vereinfachter Kostenoptionen

Artikel 53 Absatz 1 der Dachverordnung bietet den Verwaltungsbehörden die Möglichkeit, zwischen fünf Optionen für die Verwaltung von Zuschüssen im Rahmen der Dachverordnung zu wählen. Gemäß Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe e der Dachverordnung können die ersten vier Optionen (ausgenommen Finanzierungen, die nicht mit Kosten verknüpft sind) in ein und demselben Vorhaben kombiniert werden. Diese Möglichkeit unterliegt jedoch folgenden Bedingungen, um eine Doppelfinanzierung derselben Kostenkategorie zu verhindern:

1)	wenn sie bei unterschiedlichen Kategorien förderfähiger Kosten angewandt werden, oder

2)	wenn sie im Rahmen ein und desselben Vorhabens für unterschiedliche Projekte angewandt werden oder

3)	wenn sie für aufeinanderfolgende Phasen eines Vorhabens angewandt werden.

Vereinfachte Kostenoptionen können in ein und demselben Vorhaben zusammen mit Kosten, die als tatsächliche Kosten geltend gemacht werden, oder Kosten, die auf der Grundlage einer anderen vereinfachten Kostenoption erstattet werden, verwendet werden.

Darüber hinaus kann ein als Pauschalsatz berechneter Betrag als Grundlage für einen anderen Pauschalsatz herangezogen werden: ein Pauschalsatz von bis zu 15 % zur Erstattung indirekter Kosten kann auf direkte Personalkosten angewandt werden, die als Pauschalsatz von bis zu 20 % der direkten Kosten (außer direkten Personalkosten) berechnet werden.

Beispiel 1: Förderung verschiedener Projekte, die Teil desselben Vorhabens sind (ESF+)

Beispiel eines Vorhabens, bei dem eine Schulungsmaßnahme für junge Arbeitslose mit einem anschließenden Seminar für potenzielle Arbeitgeber der Region kombiniert wird:

Die Kosten für die Schulung könnten auf der Grundlage von Kosten je Einheit (z. B. 1 000 EUR/Schulungstag) gezahlt werden. Die Kosten des Seminars würden pauschal erstattet.

Da das Vorhaben zwei verschiedene Projekte umfasst, besteht keine Gefahr einer Doppelfinanzierung, da die Kosten für jedes Projekt klar voneinander getrennt sind.

Beispiel 2: Aufeinanderfolgende Phasen eines Vorhabens (ESF+)

Beispiel eines bereits begonnenen Vorhabens, das auf der Grundlage von tatsächlichen Kosten verwaltet wird und das die Verwaltungsbehörde auf der Basis von vereinfachten Kostenoptionen weiterverwalten möchte. Zwei Stufen des Vorhabens müssen klar definiert werden. Die erste Stufe könnte bis zu einem vorgegebenen Datum auf der Grundlage tatsächlicher Kosten berechnet werden. Die zweite Stufe für zukünftige Ausgaben könnte auf der Grundlage von Kosten je Einheit berechnet werden, sofern die Kosten je Einheit nicht eine der vorher geförderten Ausgaben abdecken.

Wird eine solche Möglichkeit angewendet, sollte sie alle Begünstigten betreffen, die sich in derselben Situation befinden (Transparenz und Gleichbehandlung). Dies könnte einigen Verwaltungsaufwand verursachen, da das Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind, angepasst werden muss, wenn diese Lösung nicht vorhergesehen wurde. Die Behörden der Mitgliedstaaten müssen jede Stufe des Vorhabens eindeutig beschreiben. Das Vorhaben sollte in mindestens zwei eindeutige, identifizierbare, finanzielle und idealerweise auch physische Entwicklungszeiträume aufgeteilt werden, die den betroffenen Zeiträumen entsprechen. Das Ziel ist es, eine transparente Durchführung und Überwachung sicherzustellen und die Kontrollen zu erleichtern.

Beispiel 3: Verschiedene Kategorien förderfähiger Kosten (ESF+)

Beispiel einer Schulungsmaßnahme mit folgender Kombination:

—	Kosten je Einheit für die Vergütung der Ausbilder, z. B. 450 EUR pro Tag;

—	tatsächliche Kosten: Raummiete = 800 EUR pro Monat für die Dauer von zwölf Monaten

—	Pauschalsatz für die indirekten Kosten, z. B. 10 % der direkten Kosten.

Nach Beendigung der Schulungsmaßnahme wird der Zuschuss auf folgender Grundlage gezahlt, wenn die Ausbilder nachweislich 200 Schulungstage absolviert haben:

Direkte Kosten (Typ 1 (21) ):

Vergütung der Ausbilder: 200 Tage x 450 EUR = 90 000 EUR

Schulungsraum: 12 Monate x 800 EUR = 9 600 EUR

Zwischensumme der direkten Kosten: 99 600 EUR

Indirekte Kosten (Typ 2): 10 % der direkten Kosten = 10 % x 99 600 EUR = 9 960 EUR

Förderfähige Ausgaben: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR= 109 560 EUR

In diesem Fall sind verschiedene Kostenkategorien beteiligt: Vergütung der Ausbilder, Mietkosten für den Raum, indirekte Kosten. Um sicherstellen zu können, dass keine Ausgaben doppelt finanziert wurden, müssen sich die Behörden davon überzeugen, dass die Kosten je Einheit nicht auf Ausgaben angewandt wurden, die im Zusammenhang mit der Anmietung des Raums oder den indirekten Kosten stehen (unter anderem Lohn/Gehalt von Verwaltungsmitarbeitern oder des Buchhalters). Das Gleiche gilt umgekehrt für die Definition der indirekten Kosten, denen keine Kosten zugeordnet werden dürfen, die von den Kosten je Einheit oder den tatsächlichen Kosten für die Raummiete abgedeckt sind.

Besteht die Gefahr von Überschneidungen oder kann nicht nachgewiesen werden, dass keine Überschneidungen vorliegen, muss die Verwaltungsbehörde die Option der Förderung des Vorhabens wählen, mit der sich eine etwaige Doppelfinanzierung (bzw. ein etwaiges Risiko einer Doppelfinanzierung) am besten verhindern lässt.

Beispiele für kombinationen vereinfachter kostenoptionen, die in der dachverordnung nicht zulässig sind

Artikel 56 und Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung.

Artikel 54 und Artikel 56 der Dachverordnung.

Ein Pauschalsatz von bis zu 40 % der förderfähigen direkten Personalkosten, der zur Deckung der verbleibenden Kosten eines Vorhabens verwendet wird (Artikel 56 der Dachverordnung), kann nicht auf Personalkosten angewandt werden, die auf der Grundlage eines Pauschalsatzes von bis zu 20 % der direkten Kosten, bei denen es sich nicht um direkte Personalkosten handelt, berechnet werden (Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung).

Begründung: Aufgrund von Artikel 56 Absatz 3 der Dachverordnung nicht möglich, da dieselbe Kostenkategorie (d. h. Personalkosten) nicht als Grundlage für die Berechnung eines Pauschalsatzes für alle verbleibenden Kosten eines Vorhabens dienen kann und gleichzeitig als Pauschalsatz auf der Grundlage eines Teils der Kosten berechnet werden kann, die in den verbleibenden Kosten eines Vorhabens enthalten sind (d. h. direkte Kosten).

Pauschalsatz von bis zu 7 % der förderfähigen direkten Kosten/bis zu 15 % der förderfähigen direkten Personalkosten/bis zu 25 % der förderfähigen direkten Kosten (Artikel 54 der Dachverordnung) zur Berechnung indirekter Kosten (Artikel 54 der Dachverordnung) kann nicht mit einem Pauschalsatz von bis zu 40 % der förderfähigen direkten Personalkosten kombiniert werden, der zur Deckung der verbleibenden Kosten eines Vorhabens verwendet wird (Artikel 56 der Dachverordnung).

Begründung: Dieselbe Kostenkategorie (d. h. die indirekten Kosten) würde zweimal abgedeckt.

Beispiele für kombinationen vereinfachter kostenoptionen

Die nachstehende Tabelle gibt einen Überblick über die Kombinationen vereinfachter Kostenoptionen, die in der Regel möglich/unmöglich sind. Jede Situation muss jedoch von Fall zu Fall geprüft werden.

Die Verwaltungsbehörden müssen die relevanten Kostenkategorien (direkt/indirekt) klar definieren und sicherstellen, dass es keine Doppelfinanzierung der abgedeckten Kosten gibt.

(j – ja, möglich, n – nein, nicht möglich)

Kombinationen	Bis zu 20 % Personalkosten	Bis zu 7 % indirekte Kosten	Bis zu 15 % indirekte Kosten	Bis zu 15 % Reisekosten	Stundensatz Personalkosten (*1)	Bis zu 40 % aller sonstigen Kosten
Bis zu 20 % Personalkosten		j	j	j	n	n
Bis zu 7 % indirekte Kosten	j		n	j	j	n
Bis zu 15 % indirekte Kosten	j	n		j	j	n
Bis zu 15 % Reisekosten	j	j	j		j	n
Stundensatz Personalkosten (*1)	n	j	j	j		j
Bis zu 40 % aller sonstigen Kosten	n	n	n	n	j

KAPITEL 3: EINRICHTEN VEREINFACHTER KOSTENOPTIONEN

3.1. Vereinfachte Kostenoptionen müssen im Voraus definiert werden

Für die Erstattung des Unionsbeitrags können vereinfachte Kostenoptionen erst verwendet werden, wenn sie durch einen Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung oder nach ihrer Annahme in einem delegierten Rechtsakt der Kommission gemäß Artikel 94 Absatz 1 der Dachverordnung genehmigt wurden.

Vereinfachte Kostenoptionen, die für die Erstattung von Zuschüssen verwendet werden, die die Mitgliedstaaten dem Begünstigten gewähren, müssen ebenfalls ex-ante (d. h. im Voraus) festgelegt werden. Gemäß Artikel 73 Absatz 3 der Dachverordnung und Artikel 22 Absatz 6 der Interreg-Verordnung für die Interreg-Programme muss die Verwaltungsbehörde sicherstellen, dass dem Begünstigten oder dem federführenden Partner eines Interreg-Vorhabens ein Dokument zur Verfügung gestellt wird, in dem die Bedingungen für die Unterstützung für jedes Vorhaben dargelegt sind. In diesem Dokument sind die Begünstigten über die genauen Anforderungen an den Nachweis der geltend gemachten Ausgaben und des einzelnen zu erzielenden Outputs oder zu erbringenden Leistungen zu informieren.

Im Einklang mit Artikel 73 Absatz 3 der Dachverordnung und Artikel 22 Absatz 6 der Interreg-Verordnung für die Interreg-Programme müssen die Methode zur Ermittlung der Kosten des Vorhabens und die Bedingungen für die Zahlung spätestens in dem Dokument niedergelegt werden, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind. Die entsprechenden Methoden und Bedingungen könnten in die Programmregeln oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen aufgenommen werden.

Um die Einhaltung des Grundsatzes der Transparenz und der Gleichbehandlung zu gewährleisten, sollte in den an die potenziellen Begünstigten gerichteten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen auf die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen zur Erstattung von Kosten hingewiesen werden. In den Fällen, in denen keine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht wird, sollte die Anwendung von vereinfachten Kostenoptionen in den Programmregeln oder den nationalen Regeln für die betreffenden Vorhaben erwähnt werden.

Darüber hinaus sollte eine rückwirkende Anwendung für bereits ausgewählte und durchgeführte Vorhaben auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten vermieden werden, da die Gleichbehandlung der Begünstigten möglicherweise nicht gewährleistet ist. Vereinfachte Kostenoptionen können für Vorhaben verwendet werden, die nach Beginn ihrer Durchführung ausgewählt werden. Die Unterstützung sollte jedoch mit Artikel 63 Absatz 6 der Dachverordnung im Einklang stehen, wonach Vorhaben nicht für eine Unterstützung aus den Fonds ausgewählt werden sollten, wenn sie physisch abgeschlossen oder vollständig durchgeführt wurden, bevor der Antrag auf Finanzierung im Rahmen des Programms eingereicht wurde. Vereinfachte Kostenoptionen, die auch förderfähige Ausgaben abdecken, die den Begünstigten vor der Auswahl der Vorhaben entstanden sind, können bei solchen Vorhaben verwendet werden, und in einigen Fällen ist ihre Verwendung obligatorisch (siehe Kapitel 1.4). Ob die Begünstigten bereits vor der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Ausgaben getätigt haben, ist für die Nutzung der vereinfachten Kostenoptionen unerheblich, solange die Maßnahmen, die die Grundlage für die Erstattung bilden, innerhalb des Förderzeitraums durchgeführt werden müssen (Artikel 63 Absatz 2 der Dachverordnung) und diese Ausgaben nicht Teil der zuvor bei der Kommission geltend gemachten Ausgaben waren.

Sobald die Kosten je Einheit, der Pauschalsatz oder der Betrag (bei Pauschalbeträgen) festgelegt sind, sollten sie während oder nach der Durchführung eines Vorhabens nicht geändert werden, um einen Kostenanstieg oder eine unzureichende Ausschöpfung der verfügbaren Mittel auszugleichen. Wenn der Durchführungszeitraum besonders lang ist, wäre es ein bewährtes Verfahren, im Voraus eine Anpassungsmethode festzulegen, in der dargelegt wird, wann und wie die Kosten je Einheit, der Pauschalsatz oder der Betrag geändert werden könnten (zu den Anpassungsmethoden siehe Kapitel 3.4 dieses Leitfadens) (22). Jede Änderung der Kosten je Einheit, des Pauschalsatzes oder des Betrags ohne Anpassungsmethode wird als neue vereinfachte Kostenoption betrachtet. Bei mehrjährigen Vorhaben hingegen besteht in Ausnahmefällen die Möglichkeit, die Konten abzuschließen und Zahlungen auf der Grundlage der diesbezüglichen Maßnahmen des Vorhabens nach Erreichen einer ersten Etappe zu leisten und danach für die restliche Etappe/Dauer des Vorhabens die Option der Pauschalfinanzierung, Kosten je Einheit oder der Pauschalbeträge anzuwenden. In diesen Fällen muss der Zeitabschnitt, für den tatsächliche Kosten angegeben werden, klar von dem Abschnitt getrennt werden, für den die Kosten auf der Grundlage der vereinfachten Kostenoptionen angegeben werden, um zu vermeiden, dass Projektkosten doppelt gemeldet werden.

3.2. Methoden

Die Methoden für die Festlegung vereinfachter Kostenoptionen sind in Artikel 53 Absatz 3 der Dachverordnung und Artikel 94 Absatz 2 der Dachverordnung festgelegt. Im Allgemeinen sind diese Methoden für die Einrichtung vereinfachter Kostenoptionen auf der unteren und der oberen Ebene identisch (mit einigen Ausnahmen, die in diesem Kapitel ausdrücklich genannt werden).

3.2.1. Eine faire, ausgewogene und überprüfbare Berechnungsmethode

Die Beträge, Sätze und Kosten je Einheit können auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Berechnungsmethode gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a der Dachverordnung und Artikel 94 Absatz 2 Unterabsatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung festgelegt werden.

Allgemeine grundsätze

Die Berechnung muss fair sein.

Die Berechnung muss angemessen sein, d. h. auf realistischen und nicht auf überzogenen oder extremen Annahmen beruhen. Wenn sich zum Beispiel in der Vergangenheit für bestimmte Kosten je Einheit ein Betrag zwischen 1 EUR und 2 EUR herauskristallisiert hat, geht die Kommission nicht davon aus, dass 7 EUR angesetzt werden. Unter diesem Gesichtspunkt ist das Verfahren für die Festlegung der Kosten je Einheit, des Pauschalsatzes oder des Pauschalbetrags von größter Bedeutung. Die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) muss in der Lage sein, ihre (bzw. seine) Entscheidungen zu erläutern und zu begründen. Eine faire Berechnungsmethode kann Unterschiede bei den Sätzen/Beträgen unter Berücksichtigung spezifischer Bedingungen oder Bedürfnisse rechtfertigen. So kann beispielsweise die Durchführung eines Projekts in einer abgelegenen Region wegen der höheren Beförderungskosten insgesamt höhere Kosten verursachen als in einer zentral gelegenen Region;

Die Berechnung muss ausgewogen sein.

„Ausgewogenheit“ bedeutet vor allem, dass bestimmte Begünstigte oder Vorhaben nicht gegenüber anderen bevorzugt werden. Bei der Berechnung der Kosten je Einheit, des Pauschalbetrags oder des Pauschalsatzes muss die Gleichbehandlung ähnlicher Begünstigter bzw. ähnlicher Vorhaben gewährleistet sein. Etwaige Unterschiede bei den Beträgen oder Sätzen sollten auf objektiven Begründungen beruhen, d. h. auf objektiven Merkmalen der Begünstigten oder Vorhaben.

Die Berechnung muss überprüfbar sein.

Die Festlegung von Pauschalsätzen, Kosten je Einheit oder Pauschalbeträgen sollte dokumentiert werden und damit überprüfbar sein (23). Die Verwaltungsbehörde muss darlegen können, auf welcher Grundlage die vereinfachten Kostenoptionen festgesetzt wurden. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung des Grundsatzes einer wirtschaftlichen Haushaltsführung sicherstellen zu können.

Die Stelle, welche die Methode der vereinfachten Kostenoption festlegt, sollte mindestens Folgendes dokumentieren:

—	die Beschreibung der Berechnungsmethode einschließlich der wichtigsten Berechnungsschritte;

—	die Quellen der für die Analyse und die Berechnungen verwendeten Daten einschließlich einer Bewertung der Relevanz der Daten für die ins Auge gefassten Vorhaben und eine Bewertung der Qualität der Daten;

—	die Berechnung selbst, die zur Festlegung des Werts der vereinfachten Kostenoption herangezogen wurde.

Datenquellen

Bei der Festlegung vereinfachter Kostenoptionen müssen die verwendeten Daten für die in Betracht gezogenen vereinfachten Kostenoptionen relevant sein. Die Quellen der für die Berechnungen verwendeten Daten – einschließlich einer Bewertung der Relevanz der Daten für die ins Auge gefassten Vorhaben und eine Bewertung der Qualität der Daten – sollten bereitgestellt und dokumentiert werden.

Es gibt keinen vordefinierten Mindestdatensatz, der für die Berechnung vereinfachter Kostenoptionen erforderlich ist. Sie hängt von den Merkmalen der Bevölkerung ab. Sind die Daten sehr weit verstreut, muss die Zahl der Daten hoch sein. Wenn die Daten hingegen homogen und für die Bevölkerung repräsentativ sind, kann der Datensatz niedriger sein.

Die Daten können aus verschiedenen Quellen entnommen werden. Die Zuverlässigkeit der verwendeten Daten hängt von der verwendeten Datenquelle ab. So gelten beispielsweise Daten der nationalen statistischen Ämter oder von EUROSTAT als zuverlässig. Bei einigen Datenquellen könnten detailliertere Überprüfungen erforderlich sein, um die Zuverlässigkeit der Daten zu bestätigen. In einigen Fällen kann das fachliche Urteil der Prüfbehörde herangezogen werden, um zu entscheiden, ob zusätzliche stichprobenartige Kontrollen durchzuführen sind oder nicht (unter Berücksichtigung der der Prüfbehörde vorliegenden Informationen über die Art der Daten, die Art der Zusammenstellung, die internen Verfahren der Stellen zur Genehmigung der bereitgestellten Informationen usw.). Die Ex-ante-Bewertung der Methodik durch die Prüfbehörde ist jedoch nicht obligatorisch (aber empfohlen) für die Festlegung von vereinfachten Kostenoptionen auf der unteren Ebene.

Wenn Daten aus verlässlichen Quellen (z. B. veröffentlichte Berichte und amtliche Internetdatenbanken) nicht direkt als solche verwendet werden (d. h. automatisch aus der Datenbank der Quelle generiert werden), sondern in einheitlicher Form zusammengestellt werden, ist es ein bewährtes Verfahren, (stichprobenartig) zu vergleichen, ob die erhobenen Zahlen mit offiziellen Berichten übereinstimmen. Da dies jedoch in der Praxis nicht immer leicht zu bewerkstelligen sein wird, kann die Prüfbehörde bei einer Ex-ante-Bewertung der Methodik nach ihrem fachlichen Ermessen entscheiden, ob eine zusätzliche Prüfung auf Stichprobenbasis durchgeführt werden sollte oder nicht, wobei alle der Prüfbehörde vorliegenden Informationen über die Art der Daten, die Art der Zusammenstellung, die internen Verfahren einer Stelle, die die bereitgestellten Informationen zusammenstellt, usw. zu berücksichtigen sind.)

Die verwendung von „statistischen“, überprüften historischen daten oder üblichen kostenrechnungsverfahren

Bei der Festlegung ihrer vereinfachten Kostenoptionen können die Verwaltungsbehörden statistische Daten (aus verschiedenen Quellen), überprüfte historische Daten (über Projekte oder Vorhaben, die aus einem Fonds der Dachverordnung finanziert werden) (24) oder übliche Kostenrechnungsverfahren verwenden.

Beschließt die Verwaltungsbehörde, statistische oder überprüfte historische Daten zu verwenden, so sollte sie Folgendes beschreiben:

—	die abgedeckten Kostenkategorien;

—	die angewendete Berechnungsmethode;

—

die Länge der zu erhaltenden Reihen: Es sollten Daten über einen repräsentativen Zeitraum erhoben werden, um mögliche außergewöhnliche Umstände zu identifizieren, die sich auf die tatsächlichen Kosten in einem bestimmten Jahr ausgewirkt hätten sowie die Tendenzen in Bezug auf die Höhe der Kosten. Dieser Referenzzeitraum von drei Jahren sollte gewählt werden, um die jährlichen Schwankungen zu berücksichtigen. So könnte beispielsweise ein Zeitraum von drei Jahren als repräsentativ angesehen werden. Wenn die Verwaltungsbehörde jedoch nachweisen kann, dass die Verwendung von Daten über einen Zeitraum von weniger als drei Jahren gerechtfertigt ist, kann dies akzeptiert werden (wenn z. B. ein neues Programm eingerichtet wurde und Daten für nur zwei Jahre verfügbar sind, könnte dies ausreichen; wenn keine Dreijahresdaten vorhanden sind, können je nach den Besonderheiten des Falles auch Zweijahresdaten akzeptiert werden). Dies muss im Einzelfall bewertet werden.

—	den anzuwendenden Referenzbetrag, beispielsweise die Durchschnittskosten im Referenzzeitraum oder die Kosten, wie sie für die letzten Jahre verbucht wurden;

—	gegebenenfalls Anpassungen, die für die Aktualisierung des Referenzbetrags erforderlich sind. Es kann eine Anpassung vorgenommen werden, um die Kosten aus den Vorjahren auf die aktuellen Preise zu aktualisieren.

Gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a Ziffern ii und iii kann die Verwaltungsbehörde auch spezifische Daten einzelner Begünstigter verwenden, um vereinfachte Kostenoptionen für einzelne Begünstigte festzulegen. Angesichts der Anforderungen, die mit der Verwendung begünstigtenspezifischer Daten verknüpft sind, stellen diese Methoden Vereinfachungen dar, beispielsweise für Begünstigte, die während des Programmplanungszeitraums viele Projekte durchführen.

Die überprüften Daten aus der bisherigen Tätigkeit einzelner Begünstigter

Diese Methode basiert auf der Erhebung früherer Kostenrechnungsdaten des Begünstigten für tatsächliche Kosten, die in Bezug auf die durch die festgesetzte vereinfachte Kostenoption Kosten abgedeckten Kategorien förderfähiger Kosten entstehen. Diese Daten sollten gegebenenfalls nur die von dem Vorhaben betroffene Kostenstelle oder Abteilung des Begünstigten betreffen, die mit dem Vorhaben befasst ist. Dies setzt in der Tat voraus, dass der Begünstigte ein akzeptables analytisches Rechnungssystem hat. Es impliziert auch, dass alle nicht förderfähigen Ausgaben aus der Berechnung zur Stützung der vereinfachten Kostenoptionen herausgefiltert werden.

Anwendung der üblichen Kostenrechnungsverfahren einzelner Begünstigter

Übliche Kostenrechnungsverfahren sind die Verfahren, die der Begünstigte für seine üblichen laufenden Tätigkeiten und Finanzen anwendet (einschließlich solcher, die nicht an eine EU-Förderung geknüpft sind). Diese Methoden müssen die nationalen Rechnungslegungsvorschriften und -grundsätze einhalten. Die Dauer der Anwendung ist nicht kritisch. Ein Kostenrechnungsverfahren ist nicht „üblich“, wenn es für ein bestimmtes Vorhaben oder eine Reihe von Vorhaben, z. B. solche, die von der EU gefördert werden, angepasst wurde und sich von der/den in anderen Fällen verwendeten Kostenrechnungsverfahren unterscheidet.

Es ist wichtig, zwischen tatsächlichen Kosten und Kosten zu unterscheiden, die gemäß den üblichen Kostenrechnungsverfahren einzelner Begünstigter festgesetzt werden.

Tatsächliche Kosten bedeuten also möglichst genau berechnete Kosten („dem Begünstigten tatsächlich entstandene und gezahlte Kosten“) für den Zeitraum des Vorhabens. Beispielsweise werden für die Personalkosten pro Stunde Standardstunden als Nenner akzeptiert (siehe beispielsweise die 1 720 Stunden aus Abschnitt 2.3.2). Im Zähler für die Berechnung der „tatsächlichen Kosten“ stehen jedoch die gesamten förderfähigen Personalkosten für jede einzelne Person, die dem Vorhaben zugewiesen wurde.

Die auf den Kostenrechnungsverfahren des Begünstigten basierenden Personalkosten pro Stunde könnten auf der Grundlage der durchschnittlichen Kosten der Vergütung einer größeren Gruppe von Arbeitnehmern berechnet werden. Dieser Durchschnitt ist normalerweise nach der Position der Arbeitnehmer oder anhand ähnlicher Vorhaben ausgewählt, was mit den Bruttopersonalkosten korreliert, aber der Vergleich kann auch eine Kostenstelle oder Abteilung (bezogen auf das Vorhaben) betreffen, wobei die Bruttopersonalkosten innerhalb der Gesamtgruppe von Arbeitnehmern sehr unterschiedlich sein können.

Um folglich die Gleichbehandlung der Begünstigten sicherzustellen und zu gewährleisten, dass der Zuschuss keine nicht förderfähigen Kosten abdeckt, muss das Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind und das die Begünstigten zur Anwendung ihrer Kostenrechnungsverfahren befugt, Mindestvoraussetzungen enthalten. Mit diesen Mindestvoraussetzungen soll sichergestellt werden, dass die Kostenrechnungsverfahren theoretisch und praktisch zu einem fairen und ausgewogenen System führen. Dies impliziert, dass der Begünstigte ein analytisches Rechnungssystem hat. Es impliziert auch, dass alle nicht förderfähigen Ausgaben aus der Berechnung herausgefiltert werden.

Gemeinsame Anforderungen für die Verwendung individueller begünstigtenspezifischer Daten

Die Verwaltungsbehörde muss diese individuellen begünstigtenspezifischen Daten durch einen fallbezogenen Ansatz bewerten. Dies muss spätestens bei der Aushändigung des Dokuments, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind, an den Begünstigten geschehen. Abhängig von der Zusicherung, die das interne Verwaltungs- und Kontrollsystem der Verwaltungsbehörde gegeben haben, kann es erforderlich sein, dass begünstigtenspezifische Daten von einem externen Rechnungsprüfer überprüft werden oder im Fall öffentlicher Einrichtungen durch einen zuständigen und unabhängigen Rechnungsführer, um die Zuverlässigkeit der Referenzdaten sicherzustellen, die von der Verwaltungsbehörde verwendet werden. Eine Bescheinigung historischer Daten kann als Teil vorgeschriebener oder vertraglicher Rechnungsprüfungen erfolgen. Alle Bescheinigungen, die auf diese Weise durchgeführt werden, setzen grundlegende Kenntnisse des externen Rechnungsprüfers oder des unabhängigen Rechnungsführers der Dachverordnung und der fondsspezifischen Verordnungen in Bezug auf beispielsweise den Prüfpfad, die Förderfähigkeit zugrunde liegender Kosten und das anzuwendende Recht voraus. Daher kann die Prüfbehörde durchaus aufgefordert werden, diesen Prozess zu unterstützen.

Wenn das Risiko von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten von verwendeten, früheren Kostenrechnungsdaten beispielsweise als niedrig eingestuft wird, kann die Berechnungsmethode auf Daten basieren, die nicht im Voraus von einem Rechnungsprüfer geprüft wurden. Die Verwaltungsbehörde muss auf objektive Weise nachweisen können, dass das Risiko tatsächlich niedrig ist und warum sie das Rechnungssystem des Begünstigten als zuverlässig, vollständig und genau ansieht.

Die verwendung von anderen objektiven informationen oder einer experteneinschätzung

Andere objektive Informationen können z. B. folgende Form annehmen:

—	Umfragen, Marktforschung usw. (auf eine ordnungsgemäße Dokumentation ist zu achten);

—	Daten zur Vergütung für gleichwertige Arbeit.

Experteneinschätzungen sollten auf einem bestimmten Satz von Kriterien und/oder Fachkenntnissen basieren, die in einem bestimmten Wissensgebiet, Anwendungs- oder Produktbereich, einem bestimmten Fachgebiet, einer Branche usw. erworben wurden. Sie müssen dokumentiert und auf die besonderen Umstände des jeweiligen Falls abgestimmt sein. In der Dachverordnung ist nicht definiert, was unter Experteneinschätzung zu verstehen ist. Es obliegt den Verwaltungsbehörden, die Anforderungen für eine Einstufung als Experte festzulegen und sicherzustellen, dass kein Interessenkonflikt besteht. Für jeden ausgewählten Sachverständigen müsste die Verwaltungsbehörde nachweisen, dass sie über Fachwissen in dem betreffenden Bereich verfügt und unabhängig ist.

Schwellenwerte, Obergrenzen oder andere in nationalen Vorschriften festgelegte Höchstwerte können als andere objektive Informationen betrachtet werden. Sie können jedoch nur von der Verwaltungsbehörde angewandt werden, sofern die Verwaltungsbehörde nachweisen kann, dass sie einen angemessenen Wert und einen zuverlässigen Näherungswert darstellen.

Verwendung historischer daten aus früheren programmplanungszeiträumen

Die Verwendung überprüfter historischer Daten aus früheren Programmplanungszeiträumen (z. B. 2007-2013 und 2014-2020) kann akzeptiert werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Beträge weiterhin relevant sind. Dies bedeutet, dass die Programmbehörden sicherstellen sollten, dass diese Daten nach wie vor ein zuverlässiger Näherungswert für die tatsächlichen Kosten sind, und sie erforderlichenfalls anpassen sollten.

3.2.2. Entwurf des Haushaltsplans

Wie in Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe b und Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung dargelegt, ist eine weitere Methode zur Festlegung vereinfachter Kostenoptionen ein Haushaltsplanentwurf.

Gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe b der Dachverordnung gilt dies bei vereinfachten Kostenoptionen, die auf der „unteren Ebene“ (Mitgliedstaat – Begünstigte) angewendet werden, nur für Vorhaben, deren Gesamtkosten 200 000 EUR nicht überschreiten und die im Einzelfall festgelegt und von der das Vorhaben auswählenden Stelle vorab genehmigt werden müssen. Die Gesamtkosten des Vorhabens entsprechen allen Kosten, die für die Durchführung des Vorhabens gemäß dem Dokument mit den Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens erforderlich sind. Gemäß Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung gibt es keine solche Beschränkung für die Einführung vereinfachter Kostenoptionen, die auf der „oberen Ebene“ (Kommission – Mitgliedstaat) verwendet werden.

Bei Kleinprojekten, die aus Interreg-Programmen finanziert werden, kann der Begünstigte, der den Kleinprojektefonds verwaltet, gemäß Artikel 25 Absatz 6 der Interreg-Verordnung im Einzelfall den Haushaltsplanentwurf nutzen, um vereinfachte Kostenoptionen für die Erstattung an die Endempfänger festzulegen, wenn der öffentliche Beitrag zu dem Kleinprojekt 100 000 EUR nicht überschreitet.

Die Möglichkeit, einen Haushaltsentwurf zu verwenden, kann die Durchführung der verpflichtend vorgeschriebenen Anwendung vereinfachter Kostenoptionen für kleine Vorhaben vereinfachen (siehe auch Artikel 53 Absatz 2 der Dachverordnung). Diese Methode ermöglicht die Berechnung einiger vereinfachter Kosten, wenn das Vorhaben sehr speziell ist.

Bei einem Haushaltsplanentwurf, der auf der „unteren Ebene“ verwendet wird, muss die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) in der oder parallel zur Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen die Grundsätze der Berechnungsmethode darlegen.

Es wird diesbezüglich sehr empfohlen, dass die Verwaltungsbehörden (oder die Begleitausschüsse für Interreg-Programme) Parameter oder Höchstgrenzen für die Kosten festlegen, die verwendet werden, um wenigstens die wichtigsten budgetierten Kosten gegen diese Parameter abzugleichen. Die Verwaltungsbehörde kann auch Mindestmaßstäbe für die Qualität der erwarteten Leistungen oder Ergebnisse festlegen. Das Fehlen solcher Parameter, Mindestmaßstäbe oder Höchstgrenzen für die Kosten kann es jeder Verwaltungsbehörde (oder jedem Begleitausschuss für Interreg-Programme) erschweren, die Gleichbehandlung und die Einhaltung der wirtschaftlichen Haushaltsführung zu gewährleisten.

Auf der Grundlage der Programmregeln ist es dann Sache der Antragsteller, detaillierte und sachliche Finanzpläne zu erstellen und vorzulegen und Unterlagen zum Nachweis aller im Haushaltsplan enthaltenen Kosten vorzulegen. Vereinfachte Kostenoptionen (einschließlich Etappenziele für Pauschalbeträge) sollten in enger Zusammenarbeit mit den Antragstellern (oder Begünstigten nach der Auswahl der Vorhaben) festgelegt werden, damit sie wissen, was zu leisten ist und welche Informationen/Nachweise vorzulegen sind, um Zahlungen zu generieren.

Anschließend werden die Haushaltsentwürfe von der Verwaltungsbehörde bewertet. Selbst wenn es empfohlen wird, ist es bei der Bewertung des Finanzplans nicht erforderlich, dass die Verwaltungsbehörde den von dem potenziellen Begünstigen vorgelegten detaillierten Finanzplan mit vergleichbaren Vorhaben vergleicht. Wenn derselbe Begünstigte mehrmals unterstützt wird, wird es empfohlen, den detaillierten Finanzplan mit vorher unterstützten Vorhaben zu vergleichen.

Schließlich wandelt die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) den Haushaltsplanentwurf in vereinfachte Kostenoptionen (d. h. Pauschalsätze, Pauschalbeträge und Kosten je Einheit) vor oder nach der Auswahl der Vorhaben (aber vor der Veröffentlichung des Dokuments mit den Bedingungen für die Unterstützung, die vereinfachte Kostenoptionen umfassen müssen) um. Die festgelegten vereinfachten Kostenoptionen (und mögliche Etappenziele für Pauschalbeträge) sollten sich in dem Dokument widerspiegeln, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind. Die Verwaltungsbehörde/der Begleitausschuss kann die Bewertung und Umwandlung von Haushaltsentwürfen in vereinfachte Kostenoptionen nicht an Begünstigte delegieren. Bei Kleinprojekten, die im Rahmen von Kleinprojektefonds für Interreg-Programme ausgewählt werden, bewertet der Begünstigte, der den Kleinprojektefonds verwaltet, den Haushaltsplanentwurf.

Die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) sollte ihre (bzw. seine) Bewertung des Haushaltsplanentwurfs und der zugehörigen Belege für die Berechnung oder den Nachweis der Kosten aller Kategorien des Haushaltsplanentwurfs nachweisen und archivieren. Der Haushaltsplanentwurf ist nicht Teil des zwischen der Verwaltungsbehörde und dem Begünstigten erstellten Dokuments, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens festgelegt sind. Die Verwaltungsüberprüfungen des Vorhabens/Projekts basieren nur auf der Art der angewendeten vereinfachten Kostenoptionen, nicht auf dem Haushaltsplan selbst.

Vereinfachte Kostenoptionen können sich auf einen Haushaltsplanentwurf stützen, der sich auf den gesamten oder einen Teil des Haushaltsplans des Vorhabens oder Projekts bezieht. Beispiel: Für ein Vorhaben, das aus fünf verschiedenen Tätigkeiten besteht:

—	werden die Tätigkeiten 1 und 2 der Vorhaben auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten oder auf der Grundlage einer anderen vereinfachten Kostenoption erstattet;

—	werden die Tätigkeiten 3, 4 und 5 der Vorhaben als Kosten je Einheit auf der Grundlage eines Haushaltsplanentwurfs erstattet.

Darüber hinaus können die in den Artikeln 54 bis 56 der Dachverordnung verankerten Pauschalsätze zur Bestimmung der relevanten Kostenkategorien eines Haushaltsplanentwurfs herangezogen werden.

Die oben erläuterten Grundsätze gelten auch für einen Haushaltsplanentwurf, der auf der „oberen Ebene“ verwendet wird.

Beispiel 1

Die Vorhaben umfassen einen Pauschalbetrag von weniger als 100 000 EUR für ein kleines Vorbereitungsprojekt (z. B. zur Verringerung der Umweltauswirkungen durch saure Sulfatböden).

In der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen legt die zwischengeschaltete Stelle 1) die Verwendung der Pauschalbeträge fest und definiert klar die wichtigsten Aufgaben zur Erreichung des festgelegten Ergebnisses, die Etappenziele und den Zeitplan der Tätigkeiten sowie 2) detaillierte Kriterien, mit denen die wichtigsten veranschlagten Kosten verglichen werden.

In seinem Antrag legt der Begünstigte seinen Haushaltsplanentwurf vor und legt Unterlagen zum Nachweis aller im Haushaltsplan enthaltenen Kosten vor. Der Begünstigte legt für jede Aufgabe des Projekts detaillierte Informationen zu jeder Haushaltslinie vor. Diese werden dann von der zwischengeschalteten Stelle auf der Grundlage 1) der Förderfähigkeit der Kosten und 2) der Nachweise für die Kosten bewertet. Erforderlichenfalls fordert die zwischengeschaltete Stelle zusätzliche Informationen und Daten an (z. B. weitere Vergleiche mit ähnlichen Projekten).

Der Haushaltsplanentwurf sieht wie folgt aus:

Kostenüberblick

Insgesamt (in EUR)

1.	Summe der Lohn-/Gehaltskosten

58 440

2.	Externe Leistungen

1 000

3.	Ausrüstungsinvestitionen

4.	Sonstige direkte Kosten

5.	Indirekte Kosten

14 026

Gesamt

73 466

Nach Prüfung des Haushaltsplanentwurfs genehmigt die zwischengeschaltete Stelle die veranschlagten Kosten und legt einen Pauschalbetrag von 73 466 EUR fest, der dem Begünstigten nach Durchführung des Projekts zu zahlen ist.

In der Durchführungsphase des Projekts müssen die tatsächlichen Kosten nicht nachgewiesen werden. Zuschüsse werden auf der Grundlage des vorab festgelegten Pauschalbetrags und nach Erreichen des Ergebnisses erstattet.

Beispiel 2

Ein Begünstigter plant, ein Seminar für 50 Teilnehmer zu organisieren, um neue Umsetzungsinstrumente vorzustellen.

Das Personal verbringt Zeit mit der Planung und Organisation der Veranstaltung, der Veranstaltungsort wird angemietet, einige Sprecher reisen aus dem Ausland an, die Protokolle der Veranstaltung werden veröffentlicht. Es gibt auch indirekte Kosten, die im Zusammenhang mit dem Personal stehen (Buchführungskosten, Direktor, usw.) und Strom, Telefonrechnungen, IT-Unterstützung usw.

Der Haushaltsplanentwurf sieht wie folgt aus (25):

Summe der direkten Kosten	45 000	Summe der indirekten Kosten	7 000
Direkte Personalkosten	30 000	Indirekte Personalkosten	4 000
Raumkosten	4 000	Strom, Telefon	3 000
Reisekosten	5 000
Mahlzeiten	1 000
Information/Werbung	5 000

Die Verwaltungsbehörde und der Begünstigte erörtern und vereinbaren diesen Haushaltsplanentwurf. Die Berechnung der vereinfachten Kostenoption erfolgt auf der Grundlage der Informationen, die der Verwaltungsbehörde zur Verfügung gestellt und von ihr überprüft werden.

Die Verwaltungsbehörde könnte entscheiden, den Zuschuss auf der Grundlage von Kosten je Einheit basierend auf der Anzahl der Seminarteilnehmer zu berechnen: Kosten je Einheit = 52 000 EUR/50 = 1 040 EUR/Teilnehmer.

In dem zwischen der Verwaltungsbehörde und dem Begünstigten erstellten Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens dargelegt sind, sind die Kosten je Einheit (was ein Teilnehmer ist), die maximale (Mindest-) Teilnehmerzahl, der Prüfpfad und seine Kosten je Einheit (1 040 EUR) zu definieren.

Verweis auf Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe b der Dachverordnung in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung niedergelegt sind.

Weitere Beispiele für die Einführung vereinfachter Kostenoptionen auf der Grundlage eines Haushaltsentwurfs sind Anhang 1 zu entnehmen.

3.2.3. Anwendung vereinfachter Kostenoptionen in den Politikbereichen der Union

Gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe c und Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe c der Dachverordnung kann die Verwaltungsbehörde für eine ähnliche Art von Vorhaben die entsprechenden Kosten je Einheit, Pauschalbeträge und Pauschalfinanzierungen in der Unionspolitik verwenden. Das wichtigste Ziel dieser Methode ist die Harmonisierung der Vorschriften in den verschiedenen Politikbereichen der Union. Damit soll klargestellt werden, dass in Fällen, in denen für eine bestimmte Art von Vorhaben in einem EU-Politikbereich bereits vereinfachte Kostenoptionen entwickelt wurden, der Mitgliedstaat diese Anstrengungen im Rahmen der Fonds der Dachverordnung nicht wiederholen muss und die Methode und ihre Ergebnisse wiederverwenden kann.

Alle im Rahmen der Politikbereiche der Union anwendbaren Methoden könnten für ähnliche Vorhaben verwendet werden, wenn die Unionspolitiken zum Zeitpunkt der Einführung der Methode in Kraft sind. Die Methoden der Politikbereich der Union können ohne zusätzliche Berechnungen verwendet werden.

Die Methode muss in ihrer Gesamtheit angewendet werden: beispielsweise die Festlegung von direkten/indirekten Kosten, förderfähigen Ausgaben, Zweck, Aktualisierungen und nicht nur ihre Ergebnisse (der Satz von x %). Generell sollten alle Elemente der Methode, die sich auf die Kosten je Einheit/Pauschalbeträge/Pauschalsätze auswirken können, berücksichtigt werden. Es ist eine Einzelfallprüfung erforderlich.

Es gibt in der Dachverordnung keinen Hinweis darauf, was unter Ähnlichkeit von Vorhaben zu verstehen ist. Es ist Sache der Verwaltungsbehörde im Einzelfall zu beurteilen, ob in einem bestimmten Fall die Bedingung der Ähnlichkeit erfüllt ist.

Wurde die Methode in dem EU-Politikbereich während des Programmplanungszeitraums geändert, sollte dieselbe Änderung auf die Vorhaben Anwendung finden, die im Rahmen von Aufforderungen nach der Änderung ausgewählt wurden.

Jede Änderung in Bezug auf die Methode im Rahmen der Politik der Union, die zur Festlegung einer Methode gemäß Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe c der Dachverordnung verwendet wurde, muss in Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung durch einen Antrag auf Änderung des Programms berücksichtigt werden, der durch Beschluss der Kommission genehmigt werden muss.

Beispiele für vereinfachte Kostenoptionen in Politikbereichen der Union sind:

—	Erasmus+ stärkt Zusammenarbeit in der Hochschulbildung: Pauschalbeträge und Kosten je Einheit (z. B. Reisekostensätze, sprachliche Unterstützung, vorbereitende Besuche, Kursgebühren, Organisation der Intensivprogramme) werden im Programm verwendet.

—	Programm „Bürgerinnen und Bürger, Gleichstellung, Rechte und Werte (CERV)“ : Pauschalbeträge pro Teilnehmer vor Ort und bei Präsenzveranstaltungen sind im Beschluss der Kommission zur Genehmigung der Verwendung von Pauschalbeträgen für Maßnahmen im Rahmen des CERV-Programms (2021-2027) festgelegt.

—

Horizont Europa: Drei Arten von vereinfachten Kostenoptionen sind im Rahmen von Horizont Europa (Pauschalfinanzierungen, Kosten je Einheit, Pauschalbeträge) zu finden, die in Beschlüssen der Kommission festgelegt sind; – z. B. Kosten je Einheit für KMU-Eigentümer, Kosten je Einheit für die Mobilität des Personals, Pauschalbeträge und Kosten je Einheit für Marie-Skłodowska-Curie-Maßnahmen;

—

Europäisches Solidaritätskorps: Beschluss zur Genehmigung der Verwendung von Pauschalbeträgen, Kosten je Einheit (z. B. Reisekosten, organisatorische Unterstützung, Unterstützung des Projektmanagements, Personalkosten, sprachliche Unterstützung, Coaching-Kosten) und Pauschalfinanzierungen für Freiwilligentätigkeiten, Praktika, Arbeitsstellen und Solidaritätsprojekte.

3.2.4. Anwendung vereinfachter Kostenoptionen im Rahmen von vollständig von den Mitgliedstaaten finanzierten Förderprogrammen

Gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe d und Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe d der Dachverordnung kann die Verwaltungsbehörde die entsprechenden Kosten je Einheit, Pauschalbeträge und Pauschalfinanzierungen verwenden, die im Rahmen von Regelungen für Zuschüsse gelten, die vollständig vom Mitgliedstaat für eine ähnliche Art von Vorhaben finanziert werden. Vereinfachte Kostenoptionen, die im Rahmen nationaler Förderprogramme (z. B. Stipendien, Tagegelder) verwendet werden, können ohne zusätzliche Berechnungen verwendet werden, wenn die nationalen Programme zum Zeitpunkt der Ausarbeitung der Methode in Kraft sind.

Gemäß Artikel 54 Absatz 2 der Dachverordnung können Pauschalsätze für indirekte Kosten, die gemäß Artikel 67 Absatz 5 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013, d. h. auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Methode, berechnet werden, für ähnliche Vorhaben verwendet werden, die im Programmplanungszeitraum 2021-2027 finanziert werden. Diese Pauschalsätze können für die Zwecke von Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung verwendet werden, d. h. zur Begründung des Satzes von bis zu 25 % der förderfähigen direkten Kosten zur Erstattung indirekter Kosten. Daher gilt für diese Pauschalsätze die in Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe c der Dachverordnung festgelegte Obergrenze von bis zu 25 %.

Für ähnliche Vorhaben, die aus den Fonds der Dachverordnung unterstützt werden, können alle anwendbaren nationalen Methoden angewandt werden (siehe Kapitel 3.2.3 zum Begriff „Ähnlichkeit“). Zum Beispiel kann ein Vorhaben zur Unterstützung von Lehrstellen, die vollständig aus nationalen/regionalen Mitteln finanziert wird, als nationales Programm betrachtet werden. Die Methode sollte in ihrer Gesamtheit und nicht nur in ihrem Ergebnis wiederverwendet werden. Regionale oder andere lokale Berechnungsmethoden können ebenfalls verwendet werden, müssen aber in der Regel auf das geografische Gebiet angewandt werden, in dem sie verwendet werden, oder auf ein kleineres Gebiet (z. B. kann eine Methode, die nur in einer Region angewandt wird, von der betreffenden Region wiederverwendet werden, nicht aber von einer anderen Region dieses Mitgliedstaats, in der diese Methode nicht anwendbar ist). Wenn die Bedingungen jedoch hinreichend vergleichbar sind, können andere angewandte Methoden als Beispiel oder Modell dienen (siehe Kapitel 3.2.7).

Wurde die Methode während des Programmplanungszeitraums geändert, sollte dieselbe Änderung auf die Vorhaben Anwendung finden, die im Rahmen von Aufforderungen ausgewählt wurden, die nach der Änderung veröffentlicht wurden.

Jede Änderung in Bezug auf die nationale Methode, die zur Festlegung einer Methode gemäß Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe d der Dachverordnung verwendet wurde, muss sich in der Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung durch einen Antrag auf Änderung des Programms widerspiegeln, der durch Beschluss der Kommission genehmigt werden muss.

3.2.5. Verwendung von Pauschalsätzen und spezifischen Methoden, die durch oder auf der Grundlage der Dachverordnung oder der fondsspezifischen Verordnungen festgelegt wurden

In der Dachverordnung und in den fondsspezifischen Verordnungen sind mehrere spezifische Pauschalsätze festgelegt, d. h. „standardisierte“ Pauschalsätze. Die in der Dachverordnung und der Interreg-Verordnung festgelegten Pauschalsätze werden in Kapitel 2.2 erörtert. Damit soll Rechtssicherheit gegeben und die anfängliche Arbeitsbelastung oder der Bedarf an verfügbaren Daten zur Errichtung des Pauschalfinanzierungssystems verringert werden, da keine Berechnungen zur Festsetzung der anzuwendenden Sätze durchzuführen sind. Solche Methoden sind jedoch nicht auf alle Arten von Vorhaben anwendbar.

Vereinfachte Kostenoptionen, die auf der „oberen Ebene“ durch einen Beschluss der Kommission zur Genehmigung eines Programms oder einer Programmänderung gemäß Artikel 94 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Dachverordnung und Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung festgelegt werden, können auf der Grundlage von Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe e der Dachverordnung auf der „unteren Ebene“ für das spezifische Programm verwendet werden. Die vereinfachte Kostenoptionen können jedoch nur insoweit verwendet werden, als sie dazu bestimmt sind, die Kosten der Begünstigten für eine geeignete (oder dieselbe) Art von Vorhaben zu decken, da sie andernfalls keinen verlässlichen Näherungswert für die tatsächlichen Kosten darstellen würden. Darüber hinaus sind vereinfachte Kostenoptionen, die auf der Grundlage von Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung festgelegt wurden, programmspezifisch und können nicht automatisch bei der Durchführung anderer Programme oder in anderen Mitgliedstaaten genutzt werden. Sie können jedoch von den Programmbehörden als Beispiel für die Entwicklung ihrer programmspezifischen Programme herangezogen werden, die der Kommission zur Genehmigung vorgelegt werden müssen.

In den fondsspezifischen Verordnungen können zusätzliche Methoden festgelegt werden (siehe Tabelle in Kapitel 2.2.1).

Dritte, deren Ausgaben vom Begünstigten eines Vorhabens erstattet werden, fallen nicht unter die Artikel 53 bis 56 der Dachverordnung. Dies bedeutet, dass die Bestimmungen der Dachverordnung oder der fondsspezifischen Verordnungen (sofern nicht ausdrücklich erwähnt) nicht direkt auf die anschließende Unterstützung Dritter durch die Begünstigten angewandt werden. Im Falle des Interreg-Kleinprojektfonds kann der Begünstigte, der die Unterstützung an die Endempfänger umverteilt, eine Methode für die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen festlegen, die sich an der Dachverordnung oder den Interreg-Vorschriften für vereinfachte Kostenoptionen orientiert.

3.2.6. Anwendung vereinfachter Kostenoptionen aus früheren Programmplanungszeiträumen

Es ist möglich, in früheren Programmplanungszeiträumen festgelegte Methoden anzuwenden, wenn die Bedingungen im vorangegangenen Programmplanungszeitraum relevant und für den Programmplanungszeitraum 2021-2027 gültig sind (Art der Tätigkeiten, abgedeckte Kostenkategorien usw.) und die ursprünglichen Daten überprüfbar sind. In diesem Fall sollte die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) sicherstellen, dass die Methode an die neuen für den Programmplanungszeitraum 2021-2027 geltenden Rechtsvorschriften angepasst wird. Sollte eine solche Methodik auf „oberer Ebene“ vorgeschlagen werden, müsste die Prüfbehörde sie zum gegenwärtigen Zeitpunkt bewerten (wenn die Methodik in den vorangegangenen Programmplanungszeiträumen geprüft wurde, kann auf die frühere Prüftätigkeit zurückgegriffen werden, sofern ein angemessener Prüfpfad zur Verfügung steht).

3.2.7. Wiederverwendung/Recycling vereinfachter Kostenoptionen, die innerhalb desselben Mitgliedstaats oder in anderen Mitgliedstaaten eingerichtet wurden

Verschiedene vereinfachte Kostenoptionen können in einem Mitgliedstaat nebeneinander bestehen, d. h. vereinfachte Kostenoptionen, die in bestimmten oder allen nationalen/regionalen Programmen auf der oberen und/oder unteren Ebene eingerichtet werden. Diese Methoden können für Verwaltungsbehörden anderer Programme oder anderer Mitgliedstaaten, die ähnliche Programme einrichten möchten, von Interesse sein. Da diese vereinfachten Kostenoptionen und die entsprechenden Beträge/Sätze jedoch programmspezifisch (oder sogar Aufforderungen) sind, können sie nicht automatisch im Rahmen anderer Programme oder von anderen Mitgliedstaaten genutzt werden. Die Verwaltungsbehörden müssen die Methodik überprüfen und erforderlichenfalls an die Besonderheiten ihres Programms (Art der Tätigkeiten, abgedeckte Kostenkategorien usw.) anpassen. Darüber hinaus müssen die Datenquellen, Berechnungen und Beträge auch an das Programm angepasst werden, in dessen Rahmen vereinfachte Kostenoptionen durchgeführt werden.

Diese Überlegungen stehen für die Entwicklung vereinfachter Kostenoptionen sowohl auf der oberen als auch der unteren Ebene. Auf der „oberen Ebene“ muss die neue vereinfachte Kostenoption von der Prüfbehörde bewertet werden, bevor sie der Kommission vorgelegt wird. Wird eine neue vereinfachte Kostenoption auf der unteren Ebene verwendet, wird dringend empfohlen, die Prüfbehörde um ihre Ex-ante-Bewertung zu ersuchen.

3.3. Verfahrensschritte zur Genehmigung einer vereinfachten Kostenoption im Programm („obere Ebene“)

Gemäß Artikel 94 Absatz 1 der Dachverordnung können vereinfachte Kostenoptionen für die Erstattung des Unionsbeitrags zu einem Programm auf den Beträgen und Sätzen beruhen, die in einem Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder der Programmänderung festgelegt sind. Die Mitgliedstaaten können auch vereinfachte Kostenoptionen verwenden, die in einem von der Kommission erlassenen delegierten Rechtsakt festgelegt sind (siehe Kapitel 4.4).

Gemäß Artikel 94 Absatz 2 der Dachverordnung müssen die Mitgliedstaaten der Kommission im Rahmen der Einreichung des Programms oder eines Antrags auf Änderung des Programms einen Vorschlag gemäß den Mustern in Anlage 1 der Anhänge V oder VI der Dachverordnung vorlegen. Daher findet das Verfahren für die Genehmigung oder Änderung eines Programms Anwendung.

Die Vorlage von Anlage 1 ist erforderlich, wenn vereinfachte Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“ angewandt werden, unabhängig von der Form der Erstattung zwischen der Verwaltungsbehörde und dem Begünstigten. Die Vorlage von Anlage 1 ist nicht erforderlich, wenn vereinfachte Kostenoptionen ausschließlich auf der „unteren Ebene“ oder bei vereinfachten Kostenoptionen aus einem delegierten Rechtsakt angewandt werden. Die Beträge und Anpassungsmethoden für letztere werden in einem delegierten Rechtsakt gemäß Artikel 94 Absatz 4 der Dachverordnung festgelegt (siehe Kapitel 4.4).

Ein informeller Austausch mit der Kommission vor der Einreichung eines Programms oder eines Änderungsantrags wird empfohlen, da er das förmliche Genehmigungsverfahren erleichtert und beschleunigt.

Bei der Vorlage der Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung müssen die Mitgliedstaaten oder das Interreg-Programm die Quelle der Daten angeben, die zur Berechnung der vereinfachten Kostenoptionen verwendet wurden und detaillierte Informationen darüber mitteilen, woher die Daten stammen, wo sie gespeichert sind, wo sie gespeichert sind, welche Stichtage vorliegen und wie diese validiert werden. Die Prüfbehörde bewertet im Rahmen ihrer Prüfungsbewertung vor der Übermittlung von Anlage 1 der Anhänge V oder VI der Dachverordnung an die Kommission, ob die verwendeten Daten zuverlässig und relevant sind.

Die positive Ex-ante-Bewertung der Vorschläge der Mitgliedstaaten durch die Prüfbehörde ist eine Voraussetzung für die Vorlage von Anlage 1 zur Genehmigung durch die Kommission.

In dem Beschluss zur Genehmigung oder Änderung des Programms werden die Arten von Vorhaben, die auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen gemäß Anlage 1 erstattet werden, die Definition und die Beträge, für die diese vereinfachten Kostenoptionen gelten, sowie die Methoden zur Anpassung der Beträge festgelegt.

Im Rahmen eines Programms genehmigte vereinfachte Kostenoptionen werden verbindlich, und es ist nicht mehr möglich, dass der Unionsbeitrag für die betreffenden Arten von Vorhaben in anderer Form erstattet wird (z. B. tatsächlich angefallene Kosten).

Weitere Anweisungen und Beispiele für das Ausfüllen von Anlage 1 sind Anhang 2 zu entnehmen.

3.4. Zeitliche Anpassung vereinfachter Kostenoptionen (Anpassungsmethode)

Die Methode zur Festlegung der vereinfachten Kostenoptionen kann eine Beschreibung einer Anpassungsmethode für die Beträge der vereinfachten Kostenoptionen umfassen. Die Anpassung der Beträge ist nicht obligatorisch, aber es wird dringend empfohlen, insbesondere bei vereinfachten Kostenoptionen, die über einen längeren Zeitraum genutzt werden, um der Inflation oder wirtschaftlichen Veränderungen (z. B. bei den Energiekosten, der Höhe der Gehälter usw.) Rechnung zu tragen und sicherzustellen, dass die vereinfachte Kostenoption ein verlässlicher Näherungswert für die tatsächlichen Kosten bleibt. Wenn – für vereinfachte Kostenoptionen, die auf der oberen Ebene verwendet werden – die Anpassungsmethode in Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung enthalten ist, gilt die Anwendung der Anpassung darüber hinaus nicht als Änderung der Methode der vereinfachten Kostenoption und erfordert keine Programmänderung.

Die Methode zur Festlegung der vereinfachten Kostenoptionen sollte ausreichende Einzelheiten über die vorgesehene Anpassungsmethode enthalten (z. B. verwendeter Index, Zeitpunkt und Häufigkeit der Anpassung, Formel für die Anpassung usw.).

Ein bewährtes Verfahren besteht darin, die Anpassung an den spezifischen Index für die wichtigsten Kostenkategorien zu koppeln, die von den vereinfachten Kostenoptionen abgedeckt werden; den Mitgliedstaaten steht es jedoch frei, andere Anpassungsmethoden festzulegen, sofern diese dokumentiert und hinreichend begründet sind.

Die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) kann beschließen, keine Anpassungsmethode in die Methode aufzunehmen, wenn sie (bzw. er) der Auffassung ist, dass die vereinfachten Kostenoptionen während des Anwendungszeitraums keiner Anpassung bedürfen.

KAPITEL 4: DIE UMSETZUNG VEREINFACHTER KOSTENOPTIONEN

4.1 Währung, die für vereinfachte Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“ verwendet wird

Gemäß Artikel 87 der Dachverordnung müssen alle in den Programmen festgelegten Beträge, die der Kommission von den Mitgliedstaaten gemeldet oder gemeldet werden, auf Euro lauten. Diese Bestimmung gilt auch für Anlage 1 der Anhänge V oder VI der Dachverordnung, da die Anlage Teil des Programms ist. Dies führt in der Praxis zu folgenden Ergebnissen:

—	die Beträge der vereinfachten Kostenoptionen in Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung sind in Euro festzulegen;

—	der Beschluss zur Genehmigung des Programms oder der Programmänderung muss Beträge in Euro enthalten;

—

die in den Zahlungsanträgen anzugebenden Beträge der vereinfachten Kostenoption sind ebenfalls in Euro anzugeben.

Unabhängig vom Ergebnis der Umwandlung auf nationaler Ebene darf sich der Betrag, der in einen Zahlungsantrag an die Kommission aufzunehmen ist, nicht von dem Betrag der vereinfachten Kostenoption unterscheiden, der im Beschluss der Kommission genehmigt wurde.

Im Falle von Mitgliedstaaten, die den Euro nicht als Währung eingeführt haben, könnten diese Anforderungen das Risiko von Differenzen zwischen den in den Zahlungsanträgen anzugebenden Beträgen und den Beträgen erhöhen, die die Verwaltungsbehörden den Begünstigten in der Landeswährung aufgrund von Wechselkursschwankungen zwischen dem Euro und der Landeswährung erstatten.

Die Mitgliedstaaten können diese Situation abmildern, indem sie beispielsweise in Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung Folgendes aufnehmen:

—	einen festen Wechselkurs (z. B. auf der Grundlage einer Prognose des Wechselkurses);

—

eine Anpassungsmethode, die verhindert, dass die von der Kommission in Euro erstatteten Beträge von den Beträgen abweichen, die den Begünstigten von den Verwaltungsbehörden erstattet werden (z. B. Anpassung des in Anlage 1 verwendeten Wechselkurses im Falle einer vorab festgelegten Abweichung – nach oben oder unten – zwischen dem auf der InforEuro-Seite veröffentlichten Kurs über einen bestimmten Zeitraum und dem ursprünglichen Wechselkurs zum Zeitpunkt der Vorlage von Anlage 1 bei der Kommission).

4.2 Fristgerechte Anwendung vereinfachter Kostenoptionen, die im Programm angenommen wurden

Die Kommission beginnt mit der Erstattung an den Mitgliedstaat auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen, sobald diese im Rahmen eines Programms durch einen Beschluss der Kommission zur Genehmigung des Programms oder seiner Änderung genehmigt wurden. Erst ab diesem Zeitpunkt kann die Verwaltungsbehörde die vereinbarten Beträge in Zahlungsanträge an die Kommission aufnehmen.

Es ist jedoch möglich, dass auf Ebene der Begünstigten bereits vereinfachte Kostenoptionen umgesetzt werden, bevor die Kommission die in Anlage I der Anhänge V und VI der Dachverordnung vorgelegte Methode genehmigt hat. Bis zum Erlass eines Beschlusses gemäß Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung kann die Verwaltungsbehörde der Kommission die Beträge melden, die den den Begünstigten von der Verwaltungsbehörde erstatteten Kosten entsprechen („untere Ebene“). Dies bedeutet, dass die Verwaltungsbehörden die Ausgaben für die vereinfachten Kostenoptionen im Einklang mit Artikel 91 Absatz 4 Buchstabe c der Dachverordnung in Spalte B des Zahlungsantrags (Anhang XXIII der Dachverordnung) aufnehmen können (weitere Informationen zu Zahlungsanträgen sind Kapitel 4.3 zu entnehmen). Die in Spalte B geltend gemachten Ausgaben sollten jedoch nicht erneut in Spalte C des Zahlungsantrags aufgenommen werden.

Um etwaige Unstimmigkeiten zwischen den auf beiden Ebenen für dieselben vereinfachten Kostenoptionen genehmigten Methoden zu vermeiden, wird den Mitgliedstaaten empfohlen, die vereinfachte Kostenoption gemäß Artikel 94 der Dachverordnung vorzulegen und die Genehmigung der Kommission für die obere Ebene einzuholen, bevor die betreffenden vereinfachten Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“ verwendet werden.

Nach Annahme des Beschlusses über das Programm oder seiner Änderung beginnt die Kommission mit der Erstattung des Beitrags der Union zu einem Programm auf der Grundlage der darin enthaltenen vereinfachten Kostenoptionen. Die Verwaltungsbehörde wird diese Beträge im Einklang mit Artikel 91 Absatz 4 Buchstabe b der Dachverordnung in Spalte C des Zahlungsantrags (Anhang XXIII der Dachverordnung) aufnehmen (siehe auch Kapitel 4.3).

Der Beschluss der Kommission zur Genehmigung einer vereinfachten Kostenoption gemäß Artikel 94 der Dachverordnung hat keine Auswirkungen auf die Förderfähigkeit der Ausgaben, d. h., dass infolge dieses Beschlusses keine neuen Ausgaben förderfähig werden. Die Vorschriften über die Förderfähigkeit von Ausgaben sind in den nationalen Vorschriften und in Artikel 63 der Dachverordnung festgelegt. Die Entscheidung der Kommission wirkt sich nur auf die Art der Erstattung zwischen der Kommission und den Mitgliedstaaten aus.

4.3. Geltendmachung vereinfachter Kostenoptionen in den Zahlungsanträgen

Gemäß Artikel 91 Absatz 3 der Dachverordnung sind die Zahlungsanträge gemäß Anhang XXIII der Dachverordnung nach Priorität (spezifisches Ziel und Art der Tätigkeit für AMIF-, BMVI- und ISF-Programme) und gegebenenfalls nach Regionenkategorie einzureichen.

Für die auf der „oberen Ebene“ verwendeten vereinfachten Kostenoptionen müssen die Beträge, die durch einen Beschluss der Kommission gemäß Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung genehmigt wurden oder in dem in Artikel 94 Absatz 4 der Dachverordnung genannten delegierten Rechtsakt festgelegt sind, in Spalte C des Anhangs XXIII der Dachverordnung angegeben werden.

Die Beträge der vereinfachten Kostenoptionen, die der Mitgliedstaat auf der „unteren Ebene“ für die Erstattung an den Begünstigten durch die Mitgliedstaaten festgelegt hat und die nicht unter die vereinfachten Kostenoptionen fallen, die auf der „oberen Ebene“ verwendet werden, sind in Spalte B des Anhangs XXIII der Dachverordnung aufzunehmen. Gemäß Artikel 91 Absatz 4 Buchstabe c der Dachverordnung entsprechen die in einem Zahlungsantrag enthaltenen Beträge bei Zuschüssen, die in Form von vereinfachten Kostenoptionen erstattet werden, den auf der anwendbaren Grundlage berechneten Kosten (d. h. den vereinfachte Kostenoptionen).

Die den Begünstigten für die unter Artikel 91 Absatz 4 Buchstabe b der Dachverordnung fallenden Fälle erstatteten Beträge, d. h. die Erstattung des Unionsbeitrags in Form vereinfachter Kostenoptionen, die in Spalte C aufgeführt sind, dürfen nicht in Spalte B aufgenommen werden, um eine Doppelfinanzierung derselben Ausgaben zu vermeiden. Es gibt Unterschiede in der Art und Weise, wie die vereinfachten Kostenoptionen in den Zahlungsanträgen und Konten ausgewiesen werden. Insbesondere ist in der Rechnungslegung der Gesamtbetrag der zur Erstattung geltend gemachten förderfähigen Ausgaben in Spalte A der Rechnungslegung enthalten (d. h. tatsächliche Kosten, nicht mit Kosten verknüpfte Finanzierungen und alle vereinfachte Kostenoptionen, unabhängig davon, ob sie Artikel 94 der Dachverordnung unterliegen oder nicht).

Die mit dem Beschluss der Kommission genehmigten Beträge sind verbindlich, sodass die Mitgliedstaaten der Kommission die genehmigten Beträge melden müssen, d. h. sie dürfen keine Beträge in die Zahlungsanträge aufnehmen, die sich von denen unterscheiden, die im Beschluss zur Genehmigung des Programms (oder seiner Änderung) enthalten sind. Änderungen der Beträge, die im Beschluss zur Genehmigung des Programms (oder seiner Änderung) nicht unter die Anpassungsmethode fallen, erfordern eine Änderung des Beschlusses.

Gemäß Artikel 93 Absatz 5 der Dachverordnung sollte die Unterstützung aus den Fonds für eine Priorität bei der Zahlung des Restbetrags des abschließenden Geschäftsjahres über keinem der folgenden Beträge liegen:

—	dem in Zahlungsanträgen geltend gemachten öffentlichen Beitrag;

—	der an die Begünstigten ausgezahlten oder auszuzahlenden Unterstützung aus den Fonds;

—	dem vom Mitgliedstaat beantragten Betrag.

4.4 Anwendung vereinfachter Kostenoptionen, die in delegierten Rechtsakten der Kommission festgelegt sind

Gemäß Artikel 94 Absatz 4 der Dachverordnung kann die Kommission einen delegierten Rechtsakt erlassen, in dem auf Unionsebene Kosten je Einheit, Pauschalbeträge, Pauschalfinanzierungen, deren Beträge und Anpassungsmethoden im Einklang mit den Berechnungsmethoden gemäß Artikel 94 Absatz 2 der Dachverordnung festgelegt werden.

Nach dem Erlass des delegierten Rechtsakts können die Mitgliedstaaten die Erstattung des Beitrags der Union zu dem Programm beantragen, indem sie die im Rechtsakt festgelegten (und gegebenenfalls im Einklang mit den im delegierten Rechtsakt genehmigten Anpassungsmethoden angepassten) Beträge und Sätze verwenden; diese Beträge sind in Spalte C des Anhangs XXIII der Dachverordnung anzugeben. Es ist wichtig, dass bei der Durchführung des Vorhabens die Vorschriften des delegierten Rechtsakts eingehalten werden, unter anderem in Bezug auf förderfähige Tätigkeiten und den Prüfpfad. Die Mitgliedstaaten können ihre Zahlungsanträge mit dem entsprechenden Betrag, der im delegierten Rechtsakt festgelegt ist, ohne vorherige Genehmigung durch die Kommission einreichen.

KAPITEL 5: BEREICHSÜBERGREIFENDE GRUNDSÄTZE

5.1. Vergabe öffentlicher Aufträge und Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

Seit dem Programmplanungszeitraum 2021-2027 können vereinfachte Kostenoptionen auch bei Vorhaben oder Projekten verwendet werden, die Teil eines Vorhabens sind, das vom Begünstigten ausschließlich im Wege der Vergabe öffentlicher Aufträge durchgeführt wird.

Vorhaben auf der Grundlage von öffentlichen Aufträgen betrachtet die Kommission als Vorhaben, die durch die Vergabe von öffentlichen Aufträgen gemäß der Richtlinie 2009/81/EG, der Richtlinie 2014/24/EU und der Richtlinie 2014/25/EU bzw. durch die Vergabe von öffentlichen Aufträgen durchgeführt werden, die unter den in den genannten Richtlinien angegebenen Schwellenwerten liegen.

Es gibt keine Ausnahme von der obligatorischen Anwendung der vereinfachten Kostenoption für Vorhaben unter 200 000 EUR, die ausschließlich im Wege der Vergabe öffentlicher Aufträge durchgeführt werden. Die Verwaltungsbehörden (oder die Begleitausschüsse für Interreg-Programme) müssen sicherstellen, dass die Vorschriften über vereinfachte Kostenoptionen mit den Vorschriften der Union und den nationalen Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge vereinbar sind.

Die Frage, ob ein Vorhaben vollständig beschafft wird, sollte sich nicht auf die in Artikel 53 Absatz 3 und Artikel 94 Absatz 2 der Dachverordnung festgelegten Berechnungsmethoden auswirken, die für alle Arten von Vorhaben, die vollständig beschafft werden oder nicht, identisch sind. Die Verwaltungsbehörden sollten eine Methode auf der Grundlage ausreichender zuverlässiger Daten entwickeln und Anpassungsmethoden vorsehen, die sicherstellen, dass die Beträge vereinfachter Kostenoptionen während der Durchführung der Vorhaben ein Näherungswert für die tatsächlichen Kosten bleiben. Die Anpassung des Betrags der vereinfachten Kostenoptionen an die Preise, die sich aus den im Rahmen des betreffenden Vorhabens vergebenen öffentlichen Vergabeverfahren ergeben, ist nicht zulässig. Darüber hinaus müssen vereinfachte Kostenoptionen, einschließlich etwaiger Anpassungsmethoden, vorab von den Verwaltungsbehörden festgelegt werden und sollten in das Dokument aufgenommen werden, in dem die Bedingungen für die Unterstützung festgelegt sind.

5.2. Vereinbarkeit der vereinfachten Kostenoptionen mit den Vorschriften für staatliche Beihilfen

Es muss betont werden, dass die in dem Vertrag niedergelegten Vorschriften über staatliche Beihilfen allgemein anzuwenden sind. Wenn eine Finanzierung in Form von vereinfachten Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“ eine staatliche Beihilfe im Sinne von Artikel 107 AEUV darstellt, müssen diese Vorschriften eingehalten werden.

Die Verwaltungsbehörden (oder die Begleitausschüsse für Interreg-Programme) müssen daher sicherstellen, dass die Kostenkategorien, für die vereinfachte Kostenoptionen festgelegt werden, sowohl nach den Vorschriften über die Fonds der Dachverordnung als auch nach den Vorschriften für staatliche Beihilfen förderfähig sind. Sie müssen auch sicherstellen, dass die in den Vorschriften für staatliche Beihilfen und den Anreizeffekt festgelegten Beihilfehöchstintensitäten eingehalten werden. Bei Ausgleichsleistungen für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse, die eine staatliche Beihilfe darstellen, muss der Ausgleichsbetrag eingehalten werden.

Nach den EU-Beihilfevorschriften müssen alle neuen Beihilfemaßnahmen vorab bei der Kommission angemeldet werden. Die Mitgliedstaaten müssen die Entscheidung der Kommission abwarten, bevor sie die Maßnahme durchführen können. Gruppenfreistellungsverordnungen, d. h. die Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung (EU) Nr. 651/2014 (AGVO (26) und u. a. die Gruppenfreistellungsverordnung für den Fischereisektor (EU) 2022/2473 (GVO Fischerei) (27), sehen Ausnahmen von der Verpflichtung der Mitgliedstaaten vor, Beihilferegelungen und Ad-hoc-Beihilfen, die die darin festgelegten Bedingungen erfüllen, bei der Kommission anzumelden. Ebenso sind in der Entscheidung über staatliche Beihilfen in Form von Ausgleichsleistungen für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (28) (im Folgenden „DAWI-Beschluss“) die Voraussetzungen festgelegt, unter denen staatliche Beihilfen, die Unternehmen, die mit der Erbringung von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse betraut sind, als Ausgleich für die Erbringung von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse gewährt werden, von der Pflicht zur vorherigen Anmeldung befreit sind. Auch andere Dokumente wie sektorspezifische Leitlinien der Kommission (29) sollten bei der Gestaltung staatlicher Beihilfen berücksichtigt werden, da sie die Voraussetzungen dafür festlegen, dass angemeldete staatliche Beihilfen als mit dem Binnenmarkt vereinbar angesehen werden können.

Jedoch unterliegt nicht jede von öffentlichen Behörden gewährte Unterstützung den Vorschriften für staatliche Beihilfen. Zunächst ist zu prüfen, ob die für ein Vorhaben gewährte Unterstützung als staatliche Beihilfe im Sinne von Artikel 107 Absatz 1 AEUV anzusehen ist. Mehr Informationen zum Begriff der staatlichen Beihilfe (30) sind enthalten in der Mitteilung der Kommission, in der die Kommission ausführt, wie sie den Artikel 107 Absatz 1 AEUV ausgehend von der Rechtsprechung des Gerichthofs der Europäischen Union versteht. Auch die Bestimmungen der Verordnungen (31) zu „De-Minimis“-Beihilfen sollten beachtet werden. Beihilfen, die „De-minimis“-Beihilfen darstellen, sind keine staatlichen Beihilfen im Sinne von Artikel 107 Absatz 1 AEUV. Fällt also ein aus den Fonds der Dachverordnung finanziertes Vorhaben in den Anwendungsbereich der entsprechenden „De-minimis“-Verordnung, bedeutet dies, dass der Beitrag der Fonds der Dachverordnung keine staatliche Beihilfe darstellt. Im Falle von „De-minimis“-Beihilfen muss daher nicht geprüft werden, ob die Vorschriften für staatliche Beihilfen eingehalten werden, sondern nur die Vorschriften über die Fonds der Dachverordnung und die Bedingungen für die Einstufung der Unterstützung als „De-minimis“-Beihilfe.

Ausgleichsleistungen für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (DAWI) können ebenfalls keine staatlichen Beihilfen darstellen und daher nicht in den Anwendungsbereich der Beihilfevorschriften fallen. In der Mitteilung der Kommission über Vorschriften für Ausgleichsleistungen für die Erbringung von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (32) wird erläutert, unter welchen Umständen dies geschieht.

Allgemeine grundsätze für die vereinbarkeit vereinfachter kostenoptionen mit den vorschriften über staatliche beihilfen für die erstattung von zuschüssen, die den begünstigten von den mitgliedstaaten gewährt werden

Bei der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen sind die Vorschriften für staatliche Beihilfen und „De-minimis“-Beihilfen in der Phase der Ausarbeitung der Methodik sowie in der Phase der Auswahl der Vorhaben/Durchführung, je nach Einzelfall, zu berücksichtigen.

Um sicherzustellen, dass die aus den Dachverordnungsfonds geförderten Vorhaben mit der AGVO, anderen Gruppenfreistellungsverordnungen, dem DAWI-Beschluss und den einschlägigen Leitlinien der Kommission im Einklang stehen, sind folgende Elemente zu berücksichtigen:

— Förderfähigkeit von Kosten im Rahmen vereinfachter Kostenoptionen von der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung und den Vorschriften für die Fonds der Dachverordnung abgedeckt werden

Erstens: Wenn die Verwaltungsbehörde eine Unterstützung gewähren möchte, die als staatliche Beihilfe angesehen wird, sollten die Bedingungen für die Gewährung der Beihilfe entsprechend der jeweiligen Beihilfekategorie/Freistellungsbestimmung gemäß AGVO geprüft werden.

Anschließend sollte die Verwaltungsbehörde sicherstellen, dass im Rahmen dieser Beihilfekategorie die für ein Vorhaben vorgesehenen Kosten förderfähig sind, und zwar sowohl auf der Grundlage der einschlägigen Freistellungsbestimmungen der AGVO als auch der Vorschriften über die Fonds der Dachverordnung.

In dieser Hinsicht ermöglicht Artikel 7 Absatz 1 der AGVO, dass förderfähige Kosten im Rahmen der AGVO gemäß den vereinfachten Kostenoptionen der Dachverordnung berechnet werden, sofern das Vorhaben zumindest teilweise aus einem Unionsfonds finanziert wird, der die Nutzung dieser vereinfachten Kostenoptionen zulässt, und die Kostenkategorie gemäß der entsprechenden Ausnahme in der AGVO förderfähig ist.

Das bedeutet, dass in den Fällen, in denen eine vereinfachte Kostenoption gemäß der Dachverordnung oder den fondsspezifischen Verordnungen festgelegt wurde, der auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen erstattete Betrag für die Zwecke der Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften für staatliche Beihilfen verwendet wird, sofern die Kostenkategorie als solche nach den Vorschriften für staatliche Beihilfen beihilfefähig ist und die Beihilfe alle Bedingungen der AGVO erfüllt.

Wenn vereinfachte Kostenoptionen verwendet werden, sollten die Kostenkategorien, die auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen berechnet werden, in der Methodik angegeben werden, die zur Ermittlung des Betrags der vereinfachten Kostenoptionen verwendet wird. Wenn vereinfachte Kostenoptionen, die in der Dachverordnung oder anderen fondsspezifischen Vorschriften festgelegt sind, verwendet werden, sollte dies von der Verwaltungsbehörde bei der Veröffentlichung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für Vorhaben, die möglicherweise den Vorschriften für staatliche Beihilfen unterliegen, dadurch sichergestellt werden, dass die Kostenkategorien festgelegt werden, die aus den Fonds der Dachverordnung für dieses Vorhaben finanziert werden und die auch mit der AGVO konform sind. In dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens niedergelegt sind, sollte ferner angegeben werden, welche Kostenkategorien für dieses Vorhaben als förderfähig gelten.

Die Verwaltungsbehörden müssen bei der Veröffentlichung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für Vorhaben, die möglicherweise den Vorschriften für staatliche Beihilfen unterliegen, für die Antragsteller die Kostenkategorien festlegen, die für dieses Vorhaben aus den Dachverordnungsfonds finanziert werden, sodass überprüft werden kann, ob sie einer der AGVO-Bestimmungen entsprechen, d. h. ob die Kostenkategorien ordnungsgemäß definiert wurden und mit den einschlägigen AGVO-Bestimmungen im Einklang stehen. Es gibt Kategorien von Kosten, die für eine Erstattung aus den Fonds der Dachverordnung infrage kommen, aber nach den AGVO-Bestimmungen nicht förderfähig sind.

Anhang 3 enthält ein Beispiel für die Vereinbarkeit der vereinfachten Kostenoptionen mit den Vorschriften über staatliche Beihilfen.

— Förderfähigkeit von Kosten im Rahmen der AGVO mit dem DAWI-Beschluss und gemäß Vorschriften über die Fonds der Dachverordnung

Das Vorhaben sollte in den kombinierten Anwendungsbereich des DAWI-Beschlusses 2021/21 der Kommission und der einschlägigen Bestimmungen über den Umfang der Unterstützung in der Dachverordnung und in den fondsspezifischen Verordnungen fallen.

— Gewährleistung der Einhaltung der Beihilfehöchstintensität im Rahmen der AGVO oder des Beihilfehöchstbetrags im Rahmen des DAWI-Beschlusses

Wurde gemäß den Artikeln 53 bis 56 der Dachverordnung oder den einschlägigen Bestimmungen der fondsspezifischen Verordnungen eine vereinfachte Kostenoption festgelegt, wird dieser Betrag zur Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften für staatliche Beihilfen verwendet.

Die Verwaltungsbehörden müssen sich auf eine vernünftige und vorsichtige Hypothese stützen, um sicherzustellen, dass die Beträge der vereinfachten Kostenoptionen einen verlässlichen Näherungswert für die tatsächlichen Kosten darstellen. Dadurch können die Beträge der vereinfachten Kostenoptionen verwendet werden, um den Nachweis der Einhaltung der maximalen Beihilfeintensität, der maximalen Beihilfebeträge oder der Anmeldeschwellen gemäß der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung oder der Ausgleichshöhe gemäß dem DAWI-Beschluss zu erleichtern. Die Methodik wird geprüft, um sicherzustellen, dass sie den anwendbaren Vorschriften über die Fonds der Dachverordnung und für staatliche Beihilfe entspricht.

Ein Beispiel lässt sich Anhang 3 entnehmen.

— Gewährleistung der Einhaltung des Anreizeffekts

Nach Artikel 6 der AGVO gilt die AGVO für die meisten Beihilfekategorien nur für Beihilfen mit Anreizeffekt. Es wird davon ausgegangen, dass die Beihilfe einen Anreizeffekt hat, wenn der Beihilfeempfänger vor Beginn der Arbeiten an dem Vorhaben oder der Tätigkeit bei dem betreffenden Mitgliedstaat einen schriftlichen Beihilfeantrag mit dem in Artikel 6 Absatz 2 AGVO vorgeschriebenen Inhalt gestellt hat (bei Ad-hoc-Beihilfen für große Unternehmen gelten auch die zusätzlichen Voraussetzungen des Artikels 6 Absatz 3 AGVO).

Handelt es sich bei der Unterstützung um eine staatliche Beihilfe, müssen die Verwaltungsbehörden vorab sicherstellen, dass der Anreizeffekt eingehalten wird, unabhängig davon, ob vereinfachte Kostenoptionen genutzt werden oder nicht. Die Verwaltungsbehörden müssen sicherstellen, dass die Begünstigten keine vertraglichen Vereinbarungen geschlossen haben, die ihre Bereitschaft zur Durchführung von Vorhaben auch ohne Beihilfe belegen. Diese Ex-ante-Prüfung könnte dadurch erfolgen, dass vom Antragsteller eine Eigenerklärung verlangt wird, aus der hervorgeht, dass er keine feste rechtliche Verpflichtung eingegangen ist (Beginn der Arbeiten im Sinne der AGVO vor Einreichung seines Antrags). Eigenerklärungen könnten als zulässig angesehen werden, um den Anreizeffekt nachzuweisen, sofern ein wirksames Kontrollsystem vorhanden ist, das Stichprobenkontrollen dieser Eigenerklärungen ermöglicht.

Besondere bestimmungen der agvo und anwendung vereinfachter kostenoptionen

Mit Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe e der AGVO wird ein Pauschalsatz von bis zu 20 % eingeführt, der bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten zur Berechnung zusätzlicher Gemeinkosten und sonstiger Betriebskosten, einschließlich Material-, Liefer- und ähnlicher Kosten, die unmittelbar infolge des Vorhabens anfallen, angewandt werden kann. Die Anwendung des Pauschalsatzes gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe e der AGVO ist eine Alternative zur Anwendung vereinfachter Kostenoptionen, die im Rahmen der Dachverordnungsprogramme oder eines anderen Unionsfonds festgelegt wurden und die Anwendung vereinfachter Kostenoptionen ermöglichen, unbeschadet dieser Optionen. Der Pauschalsatz ist auf die gesamten förderfähigen Kosten von Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstaben a bis d der AGVO anzuwenden. Der Mitgliedstaat kann den mit der AGVO eingeführten Pauschalsatz für Vorhaben, die gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe c der Dachverordnung aus den Kohäsionsfonds kofinanziert werden, als entsprechenden Pauschalsatz verwenden, der in den Politikbereichen der Union für eine ähnliche Art von Vorhaben gilt (33). Bei der Anwendung der in anderen Politikbereichen der Union verwendeten Methoden muss der Mitgliedstaat sicherstellen, dass die Methode vollständig angewandt wird und dass die Methode auf ähnliche Arten von Vorhaben angewandt wird.

Bei Ausbildungsbeihilfen, die unter Artikel 31 der AGVO fallen, ist es möglich, den Pauschalsatz für indirekte Kosten, der auf der Grundlage der in Artikel 54 Absatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung aufgeführten direkten Kosten berechnet wird, auf die unter Artikel 31 der AGVO fallende Ausbildungsbeihilferegelung anzuwenden. Um die Vereinbarkeit mit dem Binnenmarkt zu gewährleisten, sollten indirekte Kosten gemäß Artikel 54 Unterabsatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung, die als Prozentsatz der direkten Kosten berechnet werden, nur auf der Grundlage der Kategorien direkter Kosten berechnet werden, die in Artikel 31 Absatz 3 der AGVO als förderfähig definiert sind, wobei die spezifischen Beschränkungen für jede von ihnen in derselben AGVO-Bestimmung zu berücksichtigen sind.

5.3. EFRE- und ESF+-spezifisch: Querfinanzierung

Wenn der EFRE oder der ESF+ ein Vorhaben, dessen Kosten im Rahmen des anderen Fonds förderfähig sind, ganz oder teilweise unterstützen („Querfinanzierung“), kann gemäß Artikel 25 Absatz 2 der Dachverordnung die Querfinanzierung bis zu einer Obergrenze von 15 % der Unterstützung aus diesen Fonds für jede Priorität eines Programms verwendet werden. Die Förderfähigkeitsregeln des anderen Fonds, d. h. desjenigen, aus dem die Querfinanzierung stammt, gelten für dieses (Teil des) Vorhabens.

Mit Ausnahme von Pauschalsätzen kann eine einzige vereinfachte Kostenoption in Bezug auf Ausgaben verwendet werden, die unter dem einen oder dem anderen Fonds förderfähig sind. Die Anwendung der vereinfachten Kostenoptionen setzt nach wie vor voraus, dass die Mitgliedstaaten die oben genannte Obergrenze von 15 % einhalten.

Insbesondere bei der Pauschalfinanzierung sollten im Fall einer Querfinanzierung gesonderte Pauschalsätze angewandt werden, einer für den ESF+-Teil und der andere für den EFRE-Teil des Vorhabens. Die im Rahmen des ESF+ und des EFRE für ähnliche Vorhaben festgesetzten Pauschalsätze werden auf den ESF+- bzw. den EFRE-Teil angewandt. Die Verwendung eines Durchschnitts der beiden Sätze ist nicht möglich, da die Ausgaben rückverfolgbar sein müssen, um die Einhaltung der Gesamtobergrenze von 15 % für Querfinanzierungen zu gewährleisten. Wurde für den anderen Fonds für eine ähnliche Vorhabenart kein Satz festgelegt (z. B. weil die Option bei dem anderen Fonds nicht angewandt wird oder weil im Rahmen des anderen Fonds keine ähnlichen Vorhaben gefördert werden), muss die Verwaltungsbehörde den anwendbaren Satz nach den geltenden allgemeinen rechtlichen Grundsätzen festlegen, die in Artikel 53 Absatz 3 und Artikel 54 der Dachverordnung niedergelegt sind.

Beispiel 1: Eine ESF+-EFRE-Querfinanzierung mit Kosten je Einheit oder Pauschalbeträgen

Wenn für ein ESF+-Vorhaben die Kosten je Einheit von 6 EUR pro Stunde x Teilnehmer den Erwerb von Infrastruktur für einen Betrag von 0,50 EUR pro Stunde beinhalten, der im Rahmen des EFRE förderfähig ist, beträgt der querfinanzierte Betrag 0,50 EUR x Anzahl der geleisteten „Stunden x Teilnehmer“.

Derselbe Grundsatz gilt für Pauschalbeträge: Wenn der Entwurf eines detaillierten Finanzplans „querfinanzierte Ausgaben“ umfasst, werden diese Ausgaben gesondert verbucht und überwacht. Von einem Pauschalbetrag von 20 000 EUR, der aus einem Programm im Rahmen des ESF+ gefördert wird, entfallen beispielsweise 5 000 EUR auf EFRE-Ausgaben. Bei Abschluss des Vorhabens wird sich die Querfinanzierung entweder auf den im Voraus festgesetzten Betrag belaufen (5 000 EUR von 20 000 EUR) oder auf „null“, da der vorgegebene Output nicht erreicht wurde. Das mit den Pauschalbeträgen verbundene binäre Prinzip wird auf querfinanzierte Ausgaben übertragen, wenn es nicht durch die Festlegung von Etappenzielen abgemildert wird.

Beispiel 2: Eine ESF+-EFRE-Querfinanzierung mit Pauschalfinanzierung

Wird ein Pauschalsatz für indirekte Kosten auf der Grundlage direkter Kosten verwendet, entspricht der querfinanzierte Betrag dem Betrag der „querfinanzierten direkten Kosten“ zuzüglich der indirekten Kosten, die auf der Grundlage des für diese „querfinanzierten direkten Kosten“ geltenden Pauschalsatzes berechnet werden.

Beispiel: Bei einem im Rahmen eines Programms des EFRE geförderten Vorhaben im Wert von 15 000 EUR entfallen 3 000 EUR auf direkte ESF+-Kosten; die indirekten Kosten werden unter Anwendung des Prozentsatzes von 15 % von diesen direkten Kosten abgeleitet (450 EUR). Folglich würde sich der querfinanzierte Betrag auf 3 450 EUR belaufen. Sind die direkten Kosten bei Abschluss des Vorhabens niedriger, wird der querfinanzierte Betrag (einschließlich indirekter Kosten) entsprechend gekürzt.

5.4. Anforderungen an die Erhebung, Speicherung und Veröffentlichung von Daten

Gemäß Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe e der Dachverordnung ist die Verwaltungsbehörde verpflichtet, die für die Begleitung, Evaluierung, Finanzverwaltung, Überprüfungen und Prüfungen erforderlichen Daten zu jedem Vorhaben gemäß Anhang XVII der Dachverordnung elektronisch aufzuzeichnen und zu speichern.

Gemäß der Einleitung zu Anhang XVII der Dachverordnung sollten nur Datenfelder ausgefüllt werden, die für das betreffende Vorhaben relevant sind. Es gibt spezifische Datenfelder für die Erstattung in Form vereinfachter Kostenoptionen, entweder für die Erstattung von Zuschüssen an den Begünstigten (Felder 86 – 96) oder für die Erstattung des Unionsbeitrags zu Programmen (Felder 112 – 114).

Informationen in den Datenfeldern 23 und 24 über Auftragnehmer, ihre wirtschaftlichen Eigentümer, Verträge und Unterauftragnehmer müssen nicht erfasst und gespeichert werden, wenn indirekte Kosten durch einen Pauschalsatz, Kosten je Einheit oder Pauschalbetrag abgedeckt sind (34). Wenn eine vereinfachte Kostenoption sowohl direkte als auch indirekte Kosten abdeckt, gilt die Verpflichtung zur Aufzeichnung und Speicherung von Daten über Auftragnehmer, ihre wirtschaftlichen Eigentümer, Verträge und Unterauftragnehmer nur für die direkten Kosten.

Darüber hinaus müssen die Verwaltungsbehörden gemäß Artikel 49 Absatz 3 der Dachverordnung auf ihrer Website eine Liste der für eine Unterstützung aus den Fonds ausgewählten Vorhaben veröffentlichen. Die gemäß Artikel 49 Absatz 3 der Dachverordnung erforderlichen Informationen sollten auf Anhang XVII der Dachverordnung beruhen, und für die Zwecke von Artikel 49 Absatz 3 der Dachverordnung sollten außer den in Anhang XVII der Dachverordnung aufgeführten keine zusätzlichen Daten erhoben werden. Wie bereits erwähnt, sind die Verwaltungsbehörden nicht verpflichtet, Daten zu Auftragnehmern in Anhang XVII der Dachverordnung für indirekte Kosten, für die Kosten je Einheit, Pauschalbeträge oder Pauschalsätze gelten, elektronisch zu erfassen und zu speichern. Daher gilt die Verpflichtung gemäß Artikel 49 Absatz 3 Buchstabe a der Dachverordnung, den Namen der Auftragnehmer des Begünstigten zu veröffentlichen, nicht für den Namen des Auftragnehmers im Falle der Vergabe öffentlicher Aufträge für indirekte Kosten, die unter eine vereinfachte Kostenoption fallen.

5.5. Vereinfachte Kostenoptionen und Förderzeitraum

Gemäß Artikel 63 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Dachverordnung sind im Zusammenhang mit Kosten je Einheit und Pauschalbeträgen die Maßnahmen, die die Grundlage für die Erstattung bilden, zwischen dem Datum der Einreichung des Programms bei der Kommission oder ab dem 1. Januar 2021, je nachdem, welcher Zeitpunkt früher liegt, und dem 31. Dezember 2029 durchzuführen. Dies bedeutet, dass für den Förderzeitraum nicht der tatsächliche Zeitpunkt der Zahlung der tatsächlich angefallenen Kosten durch den Begünstigten maßgeblich ist, sondern die Maßnahmen, die die Grundlage für die Erstattung bilden.

Was die Pauschalsätze betrifft, so müssen nur die Kostenkategorien, auf die der Pauschalsatz angewandt wird (Grundkosten), dem Begünstigten entstehen und bei der Durchführung von Vorhaben innerhalb des Förderzeitraums gemäß Artikel 63 Absatz 2 Unterabsatz 1 der Dachverordnung gezahlt werden, wenn sie auf tatsächlichen Kosten beruhen. Wenn beispielsweise indirekte Kosten gemäß Artikel 54 der Dachverordnung in Form eines Pauschalsatzes von bis zu 25 % der förderfähigen direkten Kosten berechnet werden, müssen die Grundlagenkosten für die Berechnung des Pauschalsatzes (förderfähige direkte Kosten des Vorhabens) dem Begünstigten entstehen und bei der Durchführung der Vorhaben innerhalb des Förderzeitraums, d. h. bis zum 31. Dezember 2029, gezahlt werden.

KAPITEL 6: VERWALTUNGSÜBERPRÜFUNGEN UND PRÜFUNG

Vereinfachte Kostenoptionen machen es erforderlich, dass im Voraus Näherungswerte für die Kosten bestimmt werden, die z. B. auf historischen oder statistischen Daten basieren. Da es sich um Durchschnitts- oder Medianbeträge oder um das Ergebnis anderer statistisch fundierter Methoden handelt, können die vereinfachten Kostenoptionen die dem Begünstigten tatsächlich entstandenen und bei der Durchführung der Vorhaben gezahlten Kosten in begrenztem Umfang über- oder unterkompensieren. Dies wird jedoch nach den geltenden Regeln als akzeptabel angesehen, da die nach einer korrekten Methodik ermittelten vereinfachten Kostenoptionen als zuverlässiger Ersatz für die tatsächlichen Kosten gelten; eine solche Überkompensation stellt keine ungerechtfertigte Bereicherung dar.

Werden vereinfachte Kostenoptionen angewandt, werden die den Begünstigten tatsächlich entstandenen Kosten bei Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen nicht nachträglich überprüft; es wird geprüft, ob die Methodik, mit der die vereinfachten Kostenoptionen im Voraus eingerichtet werden, mit den geltenden Vorschriften übereinstimmt und ob sie korrekt angewendet wird.

In diesem Kapitel wir der Ansatz für Verwaltungskontrollen und Rechnungsprüfungen von vereinfachten Kostenoptionen beschrieben.

6.1. Allgemeiner Ansatz im Hinblick auf Verwaltungsüberprüfungen und Prüfung

Werden vereinfachte Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“ zur Feststellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben verwendet, so werden sowohl bei den Prüfungen der Kommission als auch bei den nationalen Prüfungen die korrekte Gestaltung der Methodik überprüft. Die korrekte Anwendung der Methodik wird im Rahmen von Prüfungen und Verwaltungsüberprüfungen der Kommission und der Mitgliedstaaten überprüft.

In Artikel 74 Absatz 1 Buchstabe a der Dachverordnung ist festgelegt, dass die Verwaltungsbehörde überprüft, ob die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen bereitgestellt wurden, das Vorhaben mit dem anwendbaren Recht, dem Programm und den Bedingungen für die Unterstützung des Vorhabens in Einklang steht.

Darüber hinaus sieht Artikel 74 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer ii der Dachverordnung vor, dass die Verwaltungsbehörde bei Kosten, die auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen erstattet werden, überprüft, ob die Bedingungen für die Erstattung von Ausgaben an den Begünstigten erfüllt sind.

Die Anforderungen von Artikel 74 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 77 Absatz 1 der Dachverordnung sowie Anhang XIII der Dachverordnung, wonach die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen geliefert wurden und das Vorhaben den geltenden Rechtsvorschriften entspricht, bedeuten nicht, dass bei Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen die zugrunde liegenden Kosten (z. B. Rechnungen, Zahlungsunterlagen) überprüft oder dokumentiert werden sollten. Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen erstrecken sich weder auf die dem Begünstigten tatsächlich entstandenen Kosten (z. B. Rechnungen, Belege) noch auf die spezifischen öffentlichen Vergabeverfahren, die den auf der Grundlage der vereinfachten Kostenoptionen erstatteten Ausgaben zugrunde liegen. Folglich sollten diese zugrunde liegenden Finanz- oder Auftragsunterlagen nicht angefordert, um die dem Begünstigten entstandenen und von ihm bezahlten Beträge (Ausgaben) zu überprüfen.

Bei vereinfachten Kostenoptionen, die von der Kommission für die „obere Ebene“ genehmigt wurden, dienen Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen gemäß Artikel 94 Absatz 3 der Dachverordnung ausschließlich dazu, zu überprüfen, ob die Bedingungen für eine Erstattung durch die Kommission erfüllt sind.

Die Förderfähigkeitsregeln sind unabhängig von der Art der Erstattung einzuhalten. Daher muss auch dann, wenn vereinfachte Kostenoptionen in Vorhaben verwendet werden, die Förderfähigkeit des Vorhabens, des Begünstigten und der Teilnehmer (falls zutreffend) sichergestellt werden.

Prüfpfad

Alle für den Prüfpfad gemäß Anhang XIII der Dachverordnung erforderlichen Unterlagen sind gemäß Artikel 69 Absatz 6 der Dachverordnung aufzubewahren.

Vereinfachte kostenoptionen und risikobasierte verwaltungsüberprüfungen

Gemäß Artikel 74 Absatz 2 der Dachverordnung werden Verwaltungsüberprüfungen auf der Grundlage einer vorab durchgeführten Risikobewertung durchgeführt. Wenn die Verwaltungsbehörde der Risikobewertung zufolge die im Rahmen einer vereinfachte Kostenoptionen geltend gemachten Ausgaben überprüfen muss (vereinfachte Kostenoptionen sind nicht automatisch aus der Risikobewertung auszuschließen), werden die Kontrollen die in diesem Kapitel aufgeführten spezifischen Punkte umfassen.

Interessenkonflikte

Interessenkonflikte sind auch bei Vorhaben zu lösen, bei denen vereinfachte Kostenoptionen verwendet werden. Es gelten die Leitlinien der Kommission (35) zur Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten gemäß der Haushaltsordnung. Diese Leitlinien enthalten einschlägige Beispiele. Die Nichtförderfähigkeit von Ausgaben ist von Fall zu Fall zu entscheiden, je nach Ausmaß des festgestellten Interessenkonflikts (das gesamte Vorhaben oder nur ein Teil des Vorhabens).

Beispiel: Der Europäische Sozialfonds (ESF) unterstützte ein Forschungsprojekt an einer Universität. Das Projekt erhielt finanzielle Unterstützung für die Einstellung befristet beschäftigter Forscher (die Erstattung erfolgte auf der Grundlage von Standardeinheitskosten pro Monat und Forscher). Das Projekt wurde im Rahmen eines wettbewerblichen Auswahlverfahrens genehmigt. Bei einer Prüfung des Projekts wurden Interessenkonflikte im Verfahren zur Auswahl der Forscher aufgedeckt. Trotz der vorgeschriebenen Unparteilichkeitsvorschriften prüften einige Bewerter Anträge, bei denen sie gemeinsam mit den Antragstellern Veröffentlichungen verfasst hatten, die von der Universität oder der Verwaltungsbehörde nicht ordnungsgemäß offengelegt oder behandelt wurden. Folglich stellten die Prüfer einen Interessenkonflikt fest, der die Transparenz und Fairness des Auswahlverfahrens beeinträchtigte. Die Prüfer stellten die Rechtmäßigkeit der geltend gemachten Ausgaben für die beteiligten Forscher in Frage.

6.2. Überprüfung der korrekten Festlegung der Methodik für die vereinfachte Kostenoption

Die Überprüfung der Methodik erfolgt auf der Ebene der Verwaltungsbehörde oder der zwischengeschalteten Stelle.

Die Prüfbehörde bewertet die Festlegung der Methodik ex-ante oder während der Durchführung wie folgt:

—

Bei vereinfachten Kostenoptionen, die auf der „oberen Ebene“ (Artikel 94 der Dachverordnung) verwendet werden, muss die Prüfbehörde die Methode vorab bewerten, bevor der Kommission Anlage 1 der Anhänge V und VI der Dachverordnung vorgelegt wird. Nach Genehmigung der vereinfachten Kostenoption durch die Kommission wird die Methode von der Kommission nicht erneut geprüft.

—

Bei vereinfachten Kostenoptionen, die auf der „unteren Ebene“ (Artikel 53 der Dachverordnung) verwendet werden, wird dringend empfohlen, dass die Prüfbehörde die Methodik ex ante bewertet und das Ergebnis ihrer Bewertung vor der Umsetzung vorlegt. Alternativ wird die Prüfbehörde dies während der Durchführung bewerten, wenn Ausgaben geprüft werden, die Begünstigten auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen erstattet wurden. Eine Ex-ante-Bewertung und Validierung der Methodik durch die Prüfbehörde können das Risiko von Unregelmäßigkeiten erheblich verringern. Darüber hinaus kann die Prüfbehörde das Ergebnis ihrer Bewertung für künftige (Zuverlässigkeits-)Prüfungen verwenden, wenn bei Vorhaben, bei denen vereinfachte Kostenoptionen verwendet werden, Stichproben gezogen werden. Für das Programm hat dieser Ansatz den Vorteil, dass er dazu beiträgt, systemische Fehler zu vermeiden, die finanzielle Folgen haben könnten, wenn sie erst während der Umsetzung entdeckt werden. Wenn die Ex-ante-Bewertung durchgeführt wird und die Prüfbehörde zu einem positiven Ergebnis kommt (d. h. eine formale Validierung der Methodik der vereinfachten Kostenoption), kann die Prüfbehörde das Ergebnis ihrer Bewertung für künftige Prüfungen verwenden, wenn Vorhaben, bei denen dieselben vereinfachten Kostenoptionen angewendet werden, stichprobenartig geprüft werden.

Die Überprüfung der Methodik der vereinfachten Kostenoption wird in der Regel für ein Programm (oder Teile davon) oder mehrere Programme unter der Verantwortung einer Verwaltungsbehörde oder einer zwischengeschalteten Stelle durchgeführt. Bei vereinfachten Kostenoptionen, die auf eigenen Daten der Begünstigten gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a Ziffern ii und iii und Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe b der Dachverordnung basieren, wird diese Überprüfung für spezifische Begünstigte durchgeführt.

In der Praxis wird die Prüfbehörde überprüfen, ob die vereinfachte Kostenoption in Übereinstimmung mit den Anforderungen an die Berechnungsmethoden gemäß Artikel 53 Absatz 3 der Dachverordnung für die „untere Ebene“ und Artikel 94 Absatz 2 der Dachverordnung für die „obere Ebene“ und den von den Programmbehörden für eine solche vereinfachte Kostenoption festgelegten einschlägigen Bestimmungen eingerichtet wurde.

Die Bewertung der von der Verwaltungsbehörde entwickelten Methodik für jede Art von vereinfachte Kostenoptionen durch die Prüfbehörde umfasst:

—	Prüfung, ob die Methodik auf der Grundlage der in der Dachverordnung beschriebenen Methoden konzipiert und ordnungsgemäß beschrieben wurde;

—	Überprüfung, ob die von den vereinfachte Kostenoptionen abgedeckten Kostenkategorien förderfähig sind;

—	Überprüfung, ob der Prüfpfad für die zu erbringenden Leistungen beschrieben und angemessen ist;

—	Falls bei ein und demselben Vorhaben eine Kombination mehrerer vereinfachte Kostenoptionen und/oder tatsächlicher Kosten möglich ist, ist zu prüfen, ob kein Risiko einer Doppelfinanzierung besteht (z. B. sind die Kostenkategorien, für die Pauschalsätze gelten, klar voneinander getrennt);

—	Wenn eine Anpassungsmethode vorgeschlagen wird, zu bewerten, ob die Anpassungsmethode für die spezifische vereinfachte Kostenoptionen relevant ist, und

—	Werden vereinfachte Kostenoptionen für Vorhaben verwendet, die den Vorschriften über staatliche Beihilfen unterliegen, so sind die von den vereinfachte Kostenoptionen abgedeckten Kosten nach den Vorschriften über staatliche Beihilfen förderfähig.

Darüber hinaus sind folgende Elemente zu prüfen:

Bei vereinfachten Kostenoptionen auf der Grundlage einer fairen, ausgewogenen und überprüfbaren Berechnungsmethode:

—	die Überprüfung, ob die Informationen zur Berechnungsmethode dokumentiert sind, leicht nachvollziehbar und korrekt sind;

—	die Überprüfung, ob die in die Berechnungen einbezogenen Kosten relevant und förderfähig sind;

—	die Überprüfung der Zuverlässigkeit/Genauigkeit von Daten.

Vereinfachte Kostenoptionen auf der Grundlage eines Haushaltsplanentwurfs:

—

Überprüfung, ob der Haushalt von der Verwaltungsbehörde vorab überprüft und genehmigt wurde. Handelt es sich um eine „untere“ vereinfachte Kostenoptionen, wird bei den Prüfungen überprüft, ob die Gesamtkosten des Vorhabens 200 000 EUR bzw. bei Projekten, die im Rahmen eines Kleinprojektefonds durchgeführt werden, 100 000 EUR nicht überschreiten (Artikel 25 Interreg-Verordnung).

Bei vereinfachten Kostenoptionen auf der Grundlage der entsprechenden Kosten je Einheit, Pauschalbeträgen und Pauschalfinanzierungen, die in den Politikbereichen der Union gelten:

—

Die Vorschriften für die entsprechenden vereinfachten Kostenoptionen der EU-Politik galten zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (für vereinfachte Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“) oder zum Zeitpunkt der Einreichung der Programmänderung bei der Kommission (für vereinfachte Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“) noch.

—	Überprüfung der Wiederverwendung der gesamten Methodik.

—	Überprüfung, ob die Dachverordnung für ähnliche Vorhaben verwendet wird.

Für vereinfachte Kostenoptionen auf der Grundlage der entsprechenden Kosten je Einheit, Pauschalbeträge und Pauschalfinanzierungen in den Mitgliedstaaten:

—

Die Vorschriften für die entsprechenden vereinfachten Kostenoptionen der Mitgliedstaaten galten zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (für vereinfachte Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“) oder zum Zeitpunkt der Einreichung der Programmänderung bei der Kommission (für vereinfachte Kostenoptionen auf der „oberen Ebene“) noch.

—	Überprüfung, ob die gesamte Methodik wiederverwendet wurde;

—	Überprüfung, ob die vereinfachte Kostenoptionen-Methodik im Rahmen der nationalen Politik im Rahmen von Zuschussregelungen angewandt wird, die vollständig vom Mitgliedstaat finanziert werden;

—	Überprüfung, ob die Dachverordnung für ähnliche Vorhaben verwendet wird.

Die Prüfung der Methodik der vereinfachten Kostenoptionen konzentriert sich darauf, zu überprüfen, ob die Bestimmungen der Dachverordnung zur Festlegung einer Methodik eingehalten werden. Die Wahl der Berechnungsmethode bleibt in der alleinigen Verantwortung der Verwaltungsbehörde. Die Verwaltungsbehörde sollte entsprechende Aufzeichnungen zur Berechnungsmethode führen und in der Lage sein, die Grundlage für die Festsetzung der Pauschalsätze, Kosten je Einheit oder Pauschalbeträge darzulegen. Die zur Dokumentation der Berechnungsmethode geführten Aufzeichnungen unterliegen den Anforderungen an die Verfügbarkeit von Unterlagen gemäß Artikel 82 der Dachverordnung.

Bei Pauschalsätzen, Pauschalbeträgen und Kosten je Einheit, die in der Dachverordnung oder in den fondsspezifischen Verordnungen festgelegt sind, die keine Berechnung zur Bestimmung des anwendbaren Satzes erfordern („standardisierte“ vereinfachte Kostenoptionen), konzentriert sich die Überprüfung durch die Prüfbehörde auf die Definition von Kostenkategorien (z. B. direkte Kosten, indirekte Kosten, direkte Personalkosten). Die Prüfer überprüfen, ob die von den Pauschalsätzen abgedeckten Kostenkategorien entweder vom Mitgliedstaat in den nationalen Vorschriften oder von der Verwaltungsbehörde (oder dem Begleitausschuss für Interreg-Programme) im Programm oder in den veröffentlichten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen festgelegt werden und eine Doppelfinanzierung vermieden wird.

6.3. Überprüfung durch die Verwaltungsbehörde und Prüfung der korrekten Anwendung der Methodik während der Durchführung

—

Bei der Anwendung eines Pauschalsatzes, von Kosten je Einheit oder eines Pauschalbetrags ist es nicht erforderlich, die tatsächlichen Kosten der Ausgabenkategorien zu begründen, die durch vereinfachte Kostenoptionen abgedeckt sind, gegebenenfalls einschließlich Abschreibungen und Sachleistungen (36).

—	Die Einhaltung der Vorschriften über staatliche Beihilfen ist zu überprüfen, wenn vereinfachte Kostenoptionen auf der „unteren Ebene“ verwendet werden, d. h. als Erstattungsmethode für Begünstigte (siehe Kapitel 6.5).

—

Es gibt keine Rechtsgrundlage für die Überprüfung der tatsächlich angefallenen und gezahlten Kosten für Kostenkategorien, die unter vereinfachte Kostenoptionen fallen, die im Einklang mit der Dachverordnung festgelegt wurden, weshalb die zugrunde liegenden Unterlagen zum Nachweis der tatsächlichen Kosten nicht verlangt werden müssen (z. B. müssen Begünstigte keine Rechnungen für tatsächliche Kosten vorlegen, um zu überprüfen, ob dem Begünstigten bei Anwendung von Artikel 54 Buchstabe b der Dachverordnung tatsächlich indirekte Kosten in Höhe von 15 % entstanden sind).

—	Die ordnungsgemäße Anwendung der festgelegten Methode wird auf Ebene der Verwaltungsbehörde für vereinfachte Kostenoptionen, die auf der „oberen Ebene“ verwendet werden, und auf Ebene der Begünstigten für vereinfachte Kostenoptionen, die auf der „unteren Ebene“ verwendet werden, überprüft.

Die Verwaltungsbehörde/zwischengeschaltete Stelle überprüft bei Verwaltungsüberprüfungen die korrekte Anwendung der vereinfachten Kostenoptionen-Methodik. Die Prüfbehörde überprüft sie im Rahmen ihrer Prüfungen (Vorhabenprüfungen, thematische Prüfungen, Systemprüfungen).

6.3.1 Überprüfung der korrekten Anwendung von Pauschalsätzen

Zur Überprüfung der korrekten Anwendung des Pauschalfinanzierungssystems werden folgende Elemente geprüft:

—

Die Verwaltungsbehörde (oder der Begleitausschuss für Interreg-Programme) definierte die Kostenkategorien, für die der Pauschalsatz gilt, und die Kosten, für die der Pauschalsatz gilt (im Folgenden „Grundlagenkosten“). Die Verwaltungsbehörden sollten entweder eine klare Definition der Kostenkategorien oder eine vorab festgelegte Liste aller Kategorien förderfähiger Kosten, die unter den Pauschalsatz fallen, und derjenigen, auf denen der Pauschalsatz beruht (und gegebenenfalls der anderen Kategorien förderfähiger Kosten), festlegen.

—	Die Anwendung des Pauschalsatzes ist in dem Dokument vorgesehen, in dem die Bedingungen für die Unterstützung festgelegt sind;

—	Die als Berechnungsgrundlage herangezogenen Kosten („Grundlagenkosten“) sind förderfähig, rechtmäßig und ordnungsgemäß (37);

—

es erfolgt keine doppelte Berücksichtigung desselben Kostenpostens, d. h. dass die „Grundlagenkosten“ oder andere tatsächliche Kosten keinen Kostenposten enthalten, der normalerweise unter die Pauschale fällt. Wenn beispielsweise Verwaltungskosten durch einen Pauschalsatz für indirekte Kosten gedeckt werden, sollten sie nicht auf der Grundlage der tatsächlich angefallenen Kosten geltend gemacht werden;

—	Der geltend gemachte Betrag wird korrekt berechnet, indem der Pauschalsatz auf die „Grundlagenkosten“ angewandt wird;

—

der durch Anwendung des Pauschalsatzes berechnete Betrag wird anteilig angepasst, wenn der Wert der Grundlagenkosten, auf die der Pauschalsatz angewendet wird, geändert wurde. Jede Senkung des förderfähigen Betrags der „Grundlagenkosten“, die nach Überprüfungen der Kategorien förderfähiger Kosten akzeptiert wird, auf die der Pauschalsatz angewandt wird (z. B. nach einer finanziellen Korrektur), wirkt sich proportional auf den akzeptierten Betrag für die Kostenkategorien aus, die durch Anwendung eines Pauschalsatzes auf die „Grundlagenkosten“ berechnet wurden.

—	Sind in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung niedergelegt sind, weitere Bedingungen festgelegt, muss bei Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen auch überprüft werden, ob diese Bedingungen erfüllt sind;

—	Gegebenenfalls werden die Vorschriften für staatliche Beihilfen bei vereinfachten Kostenoptionen eingehalten, die zur Erstattung an die Begünstigten verwendet werden (siehe Kapitel 6.5).

—

Die Kostenkategorien, für die der Pauschalsatz gilt, sind für die Durchführung des Vorhabens erforderlich; in der Auswahlphase prüft die Verwaltungsbehörde, ob die Kostenkategorien, für die der Pauschalsatz gilt, erforderlich sind, und zwar auf der Grundlage der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Tätigkeiten, die im Finanzierungsantrag und im Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung dargelegt sind, aufgeführt sind.

Es sind keine Prüfungen durchzuführen in Bezug auf:

—	die ausgehend von einem Pauschalsatz erstatteten Beträge der tatsächlich entstandenen Kosten des Begünstigten oder der entsprechenden (finanziellen) Belege;

—	Belege zur Überprüfung, ob der Betrag des Pauschalsatzes vom Begünstigten für die korrekte Kostenkategorie ausgegeben wurde;

—	Das Rechnungsführungssystem der Begünstigten.

Da technische Hilfe, die auf der Grundlage eines Pauschalsatzes erstattet wird (38), automatisch in SFC2021 auf der Grundlage der gemeldeten Ausgaben berechnet wird, müssen die Verwaltungs- oder Prüfbehörden keine Kontrollen durchführen. Kürzungen der Ausgaben, die die Grundlage für die Berechnung des Pauschalsatzes bilden, infolge der Anwendung von Finanzkorrekturen wirken sich auf die automatische Berechnung des Pauschalsatzes aus, was zu einer proportionalen Kürzung der Unterstützung für die technische Hilfe führt.

6.3.2 Überprüfung der korrekten Anwendung der Kosten je Einheit

Die Überprüfung der korrekten Anwendung von Kosten je Einheit beinhaltet eine Beurteilung, ob die Bedingungen in Bezug auf Prozess, Outputs und/oder Ergebnisse für die Kostenerstattung erfüllt wurden.

Zur Überprüfung der korrekten Anwendung der Kosten je Einheit werden folgende Elemente geprüft:

—	Die Verwendung der Kosten je Einheit ist in dem Dokument vorgesehen, in dem die Bedingungen für die Unterstützung festgelegt sind;

—

die vom Projekt gelieferten Einheiten im Sinne von quantifizierten Inputs, Outputs oder Ergebnissen, die von den Kosten je Einheit abgedeckt werden, sind dokumentiert und damit überprüfbar sind und real. Kosten je Einheit im Zusammenhang mit Outputs und Ergebnissen, die nicht erreicht wurden, können nicht geltend gemacht werden;

—	der angegebene Betrag entspricht den festgelegten Kosten je Einheit multipliziert mit den tatsächlich gelieferten Einheiten des Projekts;

—	es gibt keine doppelte Angabe desselben Kostenpostens (Kosten, die im Rahmen anderer Erstattungsformen geltend gemacht werden, enthalten keine Kostenposten, die von den Kosten je Einheit abgedeckt werden);

—	Sind in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung niedergelegt sind, weitere Bedingungen festgelegt, muss bei Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen auch überprüft werden, ob diese Bedingungen erfüllt sind;

—	Gegebenenfalls werden die Vorschriften für staatliche Beihilfen bei vereinfachten Kostenoptionen, die zur Erstattung an die Begünstigten verwendet werden, eingehalten (siehe Kapitel 6.5).

Es sind keine Prüfungen durchzuführen in Bezug auf:

—	die ausgehend von Kosten je Einheit erstatteten Beträge der tatsächlich entstandenen Kosten des Begünstigten oder der entsprechenden (finanziellen) Belege;

—	Belege zur Überprüfung, ob der als Kosten je Einheit erstattete Betrag vom Begünstigten für die korrekte Kostenkategorie ausgegeben wurde.

—	Das Rechnungsführungssystem der Begünstigten

6.3.3. Überprüfung der korrekten Anwendung von Pauschalbeträgen

Im Falle von Pauschalbeträgen ist es wichtig, Gewähr zu erlangen, dass die gemeldeten Outputs/Ergebnisse real sind. Die Kontrolle besteht somit darin, folgende Elemente zu prüfen:

—	Die Verwendung des Pauschalbetrags ist in dem Dokument vorgesehen, in dem die Bedingungen für die Unterstützung festgelegt sind;

—	Die vereinbarten Schritte (gegebenenfalls Etappenziele) des Projekts wurden vollständig abgeschlossen und Outputs/Ergebnisse wurden gemäß den von den Programmbehörden festgelegten Bedingungen erbracht (die Outputs/Ergebnisse müssen dokumentiert werden).

—	Es gibt keine doppelte Angabe desselben Kostenpostens (Kosten, die im Rahmen anderer Erstattungsformen geltend gemacht werden, enthalten keine Kostenpositionen, die durch den Pauschalbetrag abgedeckt werden);

—	Sind in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung niedergelegt sind, weitere Bedingungen festgelegt, muss bei Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen auch überprüft werden, ob diese Bedingungen erfüllt sind;

—	Gegebenenfalls werden die Vorschriften für staatliche Beihilfen bei vereinfachten Kostenoptionen, die zur Erstattung an die Begünstigten verwendet werden, eingehalten (siehe Kapitel 6.5).

Es sind keine Prüfungen durchzuführen in Bezug auf:

—	die tatsächlichen Kosten, die dem Begünstigten im Zusammenhang mit den erbrachten Outputs/Ergebnissen entstanden sind;

—	Belege für die tatsächlichen Kosten, aus denen hervorgeht, dass der Betrag des Pauschalbetrags vom Begünstigten tatsächlich für die vordefinierten Arten von Kosten/Tätigkeiten ausgegeben wurde;

—	Das Rechnungsführungssystem der Begünstigten.

6.4. Überprüfung des Nichtvorliegens einer Doppelfinanzierung bei der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

Keine doppelfinanzierung innerhalb ein und desselben vorhabens

Der Aspekt der Doppelfinanzierung muss bereits bei der Gestaltung der Methodik berücksichtigt werden, indem die Kategorien von Kosten, die von vereinfachten Kostenoptionen abgedeckt werden, und Kosten, die durch andere Erstattungsformen erstattet werden, klar definiert und unterschieden werden. Bei Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen müssen im Falle einer Kombination von vereinfachten Kostenoptionen die Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen zusätzlich zu den oben beschriebenen Überprüfungen für die einzelnen Arten von vereinfachten Kosten bestätigen, dass alle Kosten des Vorhabens nur einmal geltend gemacht werden. Dazu gehört die Überprüfung, dass durch die angewendeten Methoden sichergestellt wird, dass keine Ausgaben eines Vorhabens unter mehr als einer Art von vereinfachten Kostenoptionen und gegebenenfalls direkten Kosten verbucht werden können (doppelte Angabe von Kosten, z. B. sowohl als direkte als auch als indirekte Kosten).

Bei den Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen sollte auch überprüft werden, dass keine doppelte Berücksichtigung desselben Kostenpostens erfolgt, d. h. dass die „Grundlagenkosten“ oder andere tatsächliche Kosten keinen Kostenposten enthalten, der normalerweise unter einen Pauschalsatz fällt. So dürfen beispielsweise Buchhaltungskosten, die durch eine Pauschale für indirekte Kosten gemäß Artikel 54 abgedeckt sind, nicht in eine andere Kostenkategorie aufgenommen werden, wie z. B. direkte Kosten für die Hinzuziehung externer Sachverständiger, wenn sie auch Buchhaltungskosten enthalten, um das Risiko einer Doppelfinanzierung zu vermeiden.

Keine doppelfinanzierung aus anderen eu-fonds, -Programmen und -Instrumenten

Das Fehlen von Doppelfinanzierungen kann auf verschiedenen Ebenen (Programmplanung, Auswahl oder Durchführung) angegangen werden; Die Mitgliedstaaten können geeignete Maßnahmen konzipieren (und von den Begünstigten deren Umsetzung verlangen), um Doppelfinanzierungen zu vermeiden. In diesem Kapitel werden Beispiele für Maßnahmen zur Vermeidung von Doppelfinanzierungen auf jeder dieser Ebenen vorgestellt.

Die Partnerschaftsvereinbarung muss die Koordinierung, Abgrenzung und Komplementaritäten in Bezug auf die Fonds sowie gegebenenfalls die Koordinierung zwischen nationalen und regionalen Programmen enthalten.

Beispiel 1: Eindeutige Abgrenzung

In der Partnerschaftsvereinbarung wird beschrieben, dass im Rahmen des Programms X nationale Straßen finanziert werden, während mit dem Programm Y Landesstraßen finanziert werden sollen oder es eine eindeutige geografische Abgrenzung gibt.

In Fällen, in denen die Partnerschaftsvereinbarung keine deutliche Abgrenzung enthält, müssen auf Ebene des Mitgliedstaats angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um eine Doppelfinanzierung zu vermeiden.

Beispiel 2: Überprüfungen in der Auswahlphase

Die Verwaltungsbehörde eines Programms übermittelt anderen Verwaltungsbehörden desselben Mitgliedstaats ihre Liste der zur Auswahl vorgeschlagenen Vorhaben und fordert sie auf, mit ihren eigenen Listen ausgewählter Projekte zu vergleichen, um eindeutige Überschneidungen zu vermeiden (z. B. erhält dieselbe lokale Behörde Zuschüsse aus zwei Quellen, um dasselbe Segment des Ufers eines Flusses zu konsolidieren).

Beispiel 3: Thematische Überprüfungen durch die Verwaltungsbehörden

Die Koordinierungsstelle in einem Mitgliedstaat hat ein KI-Instrument eingerichtet, mit dem die Listen von Vorhaben aus Programmen, die Überschneidungen in Finanzierungsbereichen aufweisen, und Scans für ähnliche Begünstigte und eine Beschreibung der Vorhaben verglichen werden. Im Falle von Übereinstimmungen warnt sie die Mitarbeiter der jeweiligen Verwaltungsbehörden, die zusätzliche Kontrollen durchführen, um Doppelfinanzierungen zu vermeiden.

Bei einer thematischen Überprüfung des Personals, das in den über vereinfachte Kostenoptionen finanzierten Vorhaben eingestellt wurde, ermittelte die Verwaltungsbehörde dieselbe Person, die im selben Zeitraum in drei verschiedenen Projekten beschäftigt war. Bei zwei Projekten wurden Personalkosten auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten und bei einem Projekt Personalkosten auf der Grundlage von Stundensätzen erstattet. Bei der Überprüfung der für die ersten beiden Projekte für die betreffende Person angegebenen Stunden stellte die Verwaltungsbehörde fest, dass die nach den nationalen Vorschriften zulässige Gesamtarbeitszeit überschritten wurde. Dies bedeutete, dass die betreffende Person nicht an einem zusätzlichen Projekt hätte arbeiten können, selbst wenn sie auf der Grundlage von Stundensätzen vergütet worden wäre.

Gemäß Artikel 63 Absatz 9 der Dachverordnung kann das Vorhaben aus einem oder mehreren Fonds oder aus einem oder mehreren Programmen und aus anderen Unionsinstrumenten unterstützt werden, solange dieselben Ausgaben nur einmal geltend gemacht werden. Es muss sichergestellt und überprüft werden, dass keine Doppelfinanzierung vorliegt, auch wenn die Erstattung an die Begünstigten in Form von vereinfachten Kostenoptionen erfolgt.

Beispiel 4: Kontrollen auf Ebene des Begünstigten

Die Verwaltungsbehörde führt die Verwaltungsüberprüfungen auf der Ebene eines Begünstigten durch. Für das Vorhaben wird der Pauschalsatz von 40 % verwendet, der auf direkte Personalkosten angewandt wird. Im Rahmen der Überprüfung der Personalkosten (Grundlagenkosten) durch die Verwaltungsbehörde wird die Aufgabenbeschreibung einer Person überprüft. In der Stellenbeschreibung wird darauf hingewiesen, dass 100 % der vom jeweiligen Personal durchgeführten Tätigkeiten für aus dem EFRE finanzierte Vorhaben bestimmt sind, während das überprüfte Vorhaben aus dem ESF+ finanziert wird.

Letztlich liegt es in der Verantwortung der Mitgliedstaaten, die erforderlichen Maßnahmen zu konzipieren und umzusetzen, um eine Doppelfinanzierung gemäß Artikel 63 Absatz 9 der Dachverordnung zu vermeiden. Die Prüfungen der Kommission werden sich insbesondere darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass solche Maßnahmen vorhanden sind, und, wenn dies nicht der Fall ist, Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Eigenerklärungen der Begünstigten, dass sie keine Finanzierung für dieselbe Art von Tätigkeiten aus anderen Fonds beantragen werden, können verwendet werden, wenn sie durch zusätzliche Informationsquellen (im Einzelfall) bestätigt werden. Die Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen können die Abfrage der nationalen oder Europäischen Datenbanken und die Überprüfung der von den Begünstigten auf ihren Websites und Standorten ergriffenen Publizitätsmaßnahmen umfassen. Im Zweifelsfall müssen die Verwaltungs- und Prüfbehörden eingehendere Kontrollen durchführen und zusätzliche Informationen von den Begünstigten einholen.

Beispiel 5: Verdacht auf Doppelfinanzierung

Auf der Ebene eines Begünstigten wurden zwei Projekte im Zusammenhang mit der Schaffung einer Fahrradspur ermittelt, wobei das aus dem EFRE finanzierte Projekt Gegenstand einer Vorhabenprüfung war. Die Prüfer stellten fest, dass ein Teil der Fahrradspur im Rahmen von Projekten eingereicht wurde, die einmal für EFRE-Mittel und zweitens für ELER-Mittel eingereicht wurden. Die von der Verwaltungsbehörde auf Ersuchen der Prüfer durchgeführten Überprüfungen bestätigten, dass die Ausgaben für die Beschilderung sowohl aus dem EFRE als auch aus dem ELER finanziert wurden, was zu einer Doppelfinanzierung eines Teils des Vorhabens führte.

6.5. Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften über staatliche Beihilfen bei Anwendung vereinfachter Kostenoptionen als Erstattungsform

Bei der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen für die Erstattung an die Begünstigten ist eine Überprüfung der Beihilfe- und „De-minimis“-Vorschriften erforderlich. Wird die Unterstützung als staatliche Beihilfe betrachtet, werden zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften über staatliche Beihilfen die Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen folgende Elemente umfassen:

— Förderfähigkeit der von den vereinfachten Kostenoptionen abgedeckten Kosten nach den AGVO-Vorschriften und dem DAWI-Beschluss

Gelten die Vorschriften für staatliche Beihilfen (siehe Kapitel 5.2), müssen die von den vereinfachten Kostenoptionen abgedeckten Kosten nach den AGVO-Vorschriften oder dem DAWI-Beschluss beihilfefähig sein. Um die Förderfähigkeit zu prüfen, überprüfen die Verwaltungsbehörde und die Prüfbehörde, ob die auf der Ebene der Methodik ermittelten Kostenkategorien, die in den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht und im Dokument mit den Fördervoraussetzungen angegeben sind, nach den AGVO-Vorschriften oder dem DAWI-Beschluss förderfähig sind.

Bei Vorhaben, bei denen die in den Verordnungen festgelegten Pauschalsätze verwendet werden, wird die Förderfähigkeit der Kosten überprüft, indem das Dokument mit den Bedingungen für die Unterstützung überprüft wird, um sicherzustellen, dass im Rahmen des Vorhabens nur förderfähige Kostenkategorien finanziert werden.

— Die Beihilfehöchstintensität/der Beihilfehöchstbetrag/der Ausgleich wird eingehalten.

Wenn vereinfachte Kostenoptionen gemäß den Artikeln 53 bis 56 der Dachverordnung oder den einschlägigen Bestimmungen der fondsspezifischen Verordnungen festgelegt wurden, wird dieser Betrag für die Zwecke der Überprüfung der Beihilfehöchstintensität oder – im Falle von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse – des Ausgleichs verwendet. Daher wird – ähnlich wie bei der Verwendung der tatsächlichen Kosten im Rahmen der AGVO oder des DAWI-Beschlusses – der Betrag der vereinfachten Kostenoption verwendet, um die Einhaltung der Beihilfehöchstintensität in der betreffenden Beihilfekategorie zu überprüfen oder die Höhe des Ausgleichs nach den DAWI-Vorschriften zu berechnen.

— Der Anreizeffekt ist gemäß Artikel 6 der AGVO gewahrt.

Die Verwaltungsbehörde muss vorab prüfen, ob der Begünstigte den Anreizeffekt respektiert.

Sowohl die Verwaltungs- als auch die Prüfbehörde müssen prüfen, ob der Begünstigte keine vertragliche Vereinbarung geschlossen hat, die seine Bereitschaft zeigt, das Projekt auch ohne Beihilfe weiterzuverfolgen. Diese Prüfung könnte dadurch erfolgen, dass vom Antragsteller eine Eigenerklärung verlangt wird, aus der hervorgeht, dass er vor Einreichung des Antrags keine feste rechtliche Verpflichtung eingegangen ist (Beginn der Arbeiten im Sinne der AGVO). Eigenerklärungen könnten als zulässig angesehen werden, um den Anreizeffekt nachzuweisen, sofern ein wirksames Kontrollsystem vorhanden ist, das Stichprobenkontrollen dieser Eigenerklärungen ermöglicht.

6.6. Betrugsfälle und gravierende Mängel

Betrugsvorwürfe im Zusammenhang mit Maßnahmen, die über vereinfachte Kostenoptionen finanziert werden, werden entweder über das nationale System behandelt oder, falls die Kommission solche Informationen erhält, gegebenenfalls an das OLAF, die nationalen Ermittlungsstellen und die Europäische Staatsanwaltschaft weitergeleitet und in gleicher Weise verfolgt wie Betrugsvorwürfe, wenn vereinfachte Kostenoptionen nicht Teil des Programms sind.

Die Entscheidung der zuständigen Stelle sowie die nationalen Rechtsvorschriften sind zu berücksichtigen. Es sei jedoch daran erinnert, dass eine rechtskräftige Verurteilung, mit der eine bestimmte Person für eine betrügerische Handlung, die im Zusammenhang mit Unionsmitteln begangen wurde, strafrechtlich haftbar gemacht wird, häufig nicht erforderlich sein wird, um eine Unregelmäßigkeit festzustellen und Finanzkorrekturen vorzunehmen (39).

In Fällen, in denen der Betrug Vorhaben betrifft, die unter Verwendung vereinfachter Kostenoptionen erstattet werden, gelten auch die unter Verwendung dieser vereinfachte Kostenoptionen gemeldeten Ausgaben als vorschriftswidrig.

Gibt es Hinweise auf einen gravierenden Mangel, für den keine Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden, kann die Kommission die damit verbundenen Zahlungen unterbrechen bzw. aussetzen (Artikel 96 und 97 der Dachverordnung). Kommt die Kommission zu dem Schluss, dass ein gravierender Mangel vorliegt, der die bereits an das Programm ausgezahlte Unterstützung aus den Fonds gefährdet, nimmt sie Finanzkorrekturen vor, indem sie die Unterstützung aus den Fonds für ein Programm verringert (Artikel 104 der Dachverordnung).

6.7 Potenzielle Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Anwendung vereinfachter Kostenoptionen

Zu den Feststellungen, die als Fehler angesehen werden könnten, gehören auf der Ebene der Festlegung der Methodik:

—

Die zur Berechnung der vereinfachten Kostenoptionen verwendete Methode entspricht nicht den regulatorischen Bedingungen (z. B. war die für die Entwicklung einer vereinfachten Kostenoption verwendete Methode nicht fair, gerecht und überprüfbar). So wurden beispielsweise die Kosten je Einheit für eine Schulung nur auf der Grundlage von Daten aus 4 Projekten ermittelt. Die Quelle der Daten war nicht klar und die Relevanz der in Betracht gezogenen Projekte für die historischen Daten nicht nachgewiesen wurde;

—

Die für die Berechnung der vereinfachten Kostenoptionen berücksichtigte Stichprobe ist nicht repräsentativ. So beruhten beispielsweise die ermittelten Kosten je Einheit für Gehälter auf Einzelprojektdaten, die sechs Monate (Juli bis Dezember) abdeckten, während die Gehaltskosten im Laufe des Jahres Schwankungen aufwiesen. Die Stichprobe wurde nicht als repräsentativ angesehen, da sie verschiedene Schwankungen der Gehaltskosten im Laufe eines Jahres nicht abdeckte;

—

Die Ergebnisse der Berechnungsmethode wurden zur Ermittlung der vereinfachten Kostenoptionen nicht korrekt verwendet. Zum Beispiel wurden im Falle von Kosten je Einheit für Stundensätze, die auf der Grundlage der Personalkosten aus dem vorangegangenen Programmplanungszeitraum festgelegt wurden, die Ergebnisse der Berechnungsmethode mit einem Index angepasst, der nicht mit der Entwicklung der Gehaltskosten in Zusammenhang stand;

—

Nicht förderfähige Kosten werden in die Berechnung zur Ermittlung der vereinfachten Kostenoption einbezogen. Im Falle von Kosten je Einheit für einen Stundensatz, die auf der Grundlage historischer Daten festgelegt wurden, wurde beispielsweise eine optionale Versicherung für Arbeitnehmer, die nicht als förderfähige Kosten galt, in die Berechnung einbezogen;

—

Die vereinfachte Kostenoptionen wurden auf der Grundlage der Anwendung entsprechender Kosten je Einheit, Pauschalbeträge und Pauschalfinanzierungen im Rahmen von vollständig vom Mitgliedstaat finanzierten Finanzhilfeprogrammen für eine ähnliche Art von Vorhaben festgelegt, doch wurde das nationale System nicht in seiner Gesamtheit genutzt. Im Falle von Kosten je Einheit, die für Lohnkosten auf der Grundlage der Vergütung von Beschäftigten ermittelt werden, die im öffentlichen Interesse tätig sind, wurden im nationalen Recht beispielsweise Bedingungen für die Höhe des Dienstalters (eine Mindestanzahl von Jahren Erfahrung) festgelegt, um die Kosten je Einheit anzuwenden. Diese Bedingungen wurden in der Methode der Kosten je Einheit nicht berücksichtigt.

Zu den Feststellungen, die als Fehler oder Unregelmäßigkeiten auf der Ebene der Anwendung der Methodik angesehen werden könnten, gehören die folgenden:

—	Ein Begünstigter hat die von der Verwaltungsbehörde festgelegten vereinfachten Kostenoptionen nicht angewandt, um Ausgaben geltend zu machen;

—

vereinfachte Kostenoptionen werden rückwirkend angewandt: so wurde beispielsweise die Methode zur Festlegung eines Pauschalsatzes geändert und der Pauschalsatz für neu ausgewählte Projekte von 2 % auf 3 % erhöht. Der neue Pauschalsatz von 3 % wurde jedoch zur Erstattung von Ausgaben für bereits ausgewählte Vorhaben verwendet.

—

Ein und derselbe Ausgabenposten wurde doppelt angegeben: als „Grundlagenkosten“ (berechnet auf der Grundlage des Prinzips der tatsächlichen Kosten, des Pauschalbetrags oder der Kosten je Einheit) und als „berechnete“ förderfähige Kosten (im Pauschalsatz inbegriffen). Wenn Kosten, für die ein Pauschalsatz gilt, auch als tatsächliche Kosten geltend gemacht werden, gilt der als tatsächliche Kosten geltend gemachte Betrag als nicht förderfähig.

—

Bei Pauschalsätzen, wenn die „Grundlagenkosten“ ohne proportionale Reduzierung der „berechneten“ förderfähigen Kosten herabgesetzt werden (im Pauschalsatz inbegriffen). Wenn bei einer Verwaltungsüberprüfung oder Prüfung eine Unregelmäßigkeit in den Kategorien der förderfähigen Kosten, auf die ein Pauschalsatz angewendet wird, festgestellt wird, muss auch die Gesamterstattung im Rahmen des Pauschalsatzes gekürzt werden.

—	Bei Pauschalbeträgen, fehlende Unterlagen für den Nachweis der Outputs, oder wenn Outputs nur teilweise belegt, aber vollständig bezahlt werden.

—	Der Pauschalbetrag für die spezifische Leistung wurde der Kommission gemeldet, nach einer Prüfung gilt die Leistung jedoch als nicht erreicht. Wird die Leistung zu einem späteren Zeitpunkt erbracht, kann der entsprechende Betrag zu diesem Zeitpunkt geltend gemacht werden.

—	Alle Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit den Methoden der vereinfachten Kostenoptionen und ihrer Anwendung sind zu beseitigen.

Beispiel 1: EFRE

Eine Kommune erhält einen Zuschuss von höchstens 1 000 000 EUR der förderfähigen Kosten für den Bau einer Straße.

Der Antrag auf Zahlung für das Projekt sieht wie folgt aus:

Projekt 1: Arbeit (öffentliches Auftragsvergabeverfahren)	700 000 EUR
Projekt 2: Sonstige Kosten:	300 000 EUR
Direkte Personalkosten (Typ 1)	50 000 EUR
Sonstige direkte Kosten (Typ 3)	242 500 EUR
Indirekte Kosten (Typ 2)	Direkte Personalkosten x 15 % = 7 500 EUR
Angegebene Kosten insgesamt	1 000 000 EUR

Die von dem Begünstigten geltend gemachten Ausgaben werden von der Verwaltungsbehörde überprüft. Bei den geltend gemachten direkten Personalkosten werden nicht förderfähige Ausgaben vorgefunden.

Der akzeptierte Antrag auf Zahlung sieht wie folgt aus:

Projekt 1: Arbeit (öffentliches Auftragsvergabeverfahren)	700 000 EUR
Projekt 2: Sonstige Kosten:	288 500 EUR
Direkte Personalkosten (Typ 1)	40 000 EUR
Sonstige direkte Kosten (Typ 3)	242 500 EUR
Indirekte Kosten (Typ 2)	Direkte Personalkosten x 15 % = 6 000 EUR
Insgesamt förderfähige Kosten nach anteiligem Abzug:	988 500 EUR

Beispiel 2: ESF+

Es werden Kosten je Einheit in Höhe von 5 000 EUR für jeden Teilnehmer gezahlt, der die Schulung beendet.

Die Schulung beginnt im Januar und endet im Juni; es wird erwartet, dass 20 Personen teilnehmen. Die erwarteten förderfähigen Ausgaben belaufen sich auf 20 x 5 000 EUR = 100 000 EUR. Der Anbieter der Schulung schickt jeden Monat eine Rechnung, die sich auf 10 % des Zuschusses beläuft: 10 000 EUR Ende Januar, 10 000 EUR Ende Februar usw.

Da jedoch keiner der Teilnehmer die Schulung vor Ende Juni beendet, dürfen diese Zahlungen bei der Kommission nicht geltend gemacht werden. Erst wenn nachgewiesen wurde, dass einige Personen die Schulung beendet haben, kann der Kommission eine entsprechende Ausgabe gemeldet werden: wenn 15 Personen die Schulung beendet haben, können der Kommission 15 x 5 000 EUR = 75 000 EUR gemeldet werden.

(1) Verordnung (EU) 2021/1060 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Juni 2021 zur Festlegung der gemeinsamen Bestimmungen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds Plus, den Kohäsionsfonds, den Fonds für einen gerechten Übergang und den Europäischen Meeres-, Fischerei- und Aquakulturfonds sowie mit Haushaltsvorschriften für diese Fonds und für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds, den Fonds für die innere Sicherheit und das Instrument für finanzielle Hilfe im Bereich Grenzverwaltung und Visa (ABl. L 231 vom 30.6.2021, S. 159).

(2) Siehe z. B. Europäischer Rechnungshof – Vereinfachung der Umsetzung der Kohäsionspolitik nach 2020, Themenpapier, Mai 2018; Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2011, Kapitel 6 Ziffer 30; Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2012, Kapitel 6 Ziffer 42; Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2014, Kapitel 6 Ziffer 79; Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2018, Kapitel 6 Ziffer 24; Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2020, Kapitel 5 Ziffer 23; Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2021, Kapitel 5 Ziffer 23;

(3) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/BRP_Cohesion_simplification/Briefing_paper_Cohesion_simplification_DE.pdf.

(4) Gemäß Anhang V (oder VI) Anlage 1 Abschnitt C Nummer 5 der Dachverordnung.

(5) Weitere Einzelheiten sind Kapitel 6 dieses Dokuments über Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen zu entnehmen.

(6) Verordnung (EU) 2021/1059 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Juni 2021 über besondere Bestimmungen für das aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung sowie aus Finanzierungsinstrumenten für das auswärtige Handeln unterstützte Ziel „Europäische territoriale Zusammenarbeit“ (ABl. L 231 vom 30.6.2021, S. 94).

(7) Für die nicht dem Euro-Währungsgebiet angehörenden Mitgliedstaaten sollte die Umrechnung in EUR auf der Grundlage der Beträge erfolgen, die in dem Dokument, in dem die Bedingungen für die Unterstützung festgelegt sind, definiert sind, indem der monatliche Wechselkurs der Kommission (InforEuro) für den Monat, in dem das Dokument unterzeichnet wurde, zugrunde gelegt wird.

(8) Die obligatorische Anwendung vereinfachter Kostenoptionen gilt, wenn der Unionsbeitrag für technische Hilfe in einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 36 Absatz 4 der Dachverordnung geleistet wird.

(9) Bei diesen Vorhaben können jedoch vereinfachte Kostenoptionen angewendet werden, obwohl deren Anwendung nicht vorgeschrieben ist. Zur Anwendung vereinfachter Kostenoptionen bei Vorhaben, die staatliche Beihilfen erhalten und in den Anwendungsbereich der AGVO fallen, siehe auch Kapitel 5.2.

(10) Die direkten Kosten können auch in Form einer anderen vereinfachten Kostenoption erstattet werden, z. B. in Form von Kosten je Einheit, die auf der Grundlage einer Methode gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstaben a bis d der Dachverordnung berechnet werden. Zu Kombinationen verschiedener vereinfachter Kostenoptionen siehe Kapitel 2.5.

(11) Direkte Personalkosten können auch in Form einer anderen vereinfachten Kostenoption erstattet werden.

(12) Direkte Personalkosten können auch in Form von Kosten je Einheit oder Pauschalbeträgen erstattet werden (jedoch nicht in Form einer Pauschalfinanzierung, siehe Kapitel 2.5).

(13) Allerdings sind nicht alle Pauschalsätze kombinierbar. Insbesondere darf der Pauschalsatz gemäß Artikel 56 Absatz 1 der Dachverordnung nicht mit den Pauschalsätzen gemäß Artikel 54 oder Artikel 55 Absatz 1 der Dachverordnung kombiniert werden (siehe Kapitel 2.2.4). Weitere Informationen zur Kombination von vereinfachten Kostenoptionen sind Kapitel 2.5 zu entnehmen.

(14) Vorausgesetzt, die direkten Kosten des Vorhabens beinhalten keine öffentlichen Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsaufträge, deren Wert die in Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates bzw. in Artikel 15 der Richtlinie 2014/25/EU des Europäischen Parlaments und des Rates festgelegten Schwellenwerte überschreitet. Darüber hinaus wird dieser Pauschalsatz für den AMIF, den ISF und den BMVI nur auf die direkten Kosten des Vorhabens angewandt, das keiner öffentlichen Auftragsvergabe unterliegt.

(15) Gehälter/Löhne und Unterstützungsgelder, die den Teilnehmern gezahlt werden, sind als zusätzliche förderfähige Kosten zu betrachten, die nicht im Pauschalsatz enthalten sind.

(16) Artikel 22 Absatz 1 Buchstabe a der ESF+-Verordnung: die Kosten für den Kauf von Nahrungsmitteln und/oder materieller Basisunterstützung einschließlich der Kosten für den Transport der Nahrungsmittel und/oder der materiellen Basisunterstützung zu den Begünstigten, die die Nahrungsmittel und/oder die materielle Basisunterstützung an die Endempfänger abgeben;

(17) Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65).

(18) Richtlinie 2014/25/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die Vergabe von Aufträgen durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie der Postdienste und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/17/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 243).

(19) Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU bezieht sich auf „Aufträge, deren … Wert ohne Mehrwertsteuer (MwSt.)“ die dort genannten Schwellenwerte nicht unterschreitet. Dieselbe Bestimmung ist in Artikel 15 der Richtlinie 2014/25/EU enthalten.

(20) Die Personalkosten können auch nach einer anderen in der Dachverordnung festgelegten Methodik ermittelt werden, z. B. könnten die Kosten je Einheit mit einem anderen Nenner als 1 720 Stunden auf der Grundlage von Artikel 53 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 53 Absatz 3 der Dachverordnung ermittelt werden.

(21) Für eine Erläuterung der verschiedenen Kostenarten siehe Kapitel 2.2.1.

(*1) Artikel 55 Absatz 2 der Dachverordnung, d. h. 1 720 h-Methode oder Stundensatz, der sich ergibt, indem die zuletzt dokumentierten monatlichen Bruttobeschäftigungskosten durch die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit des Vorhabens geteilt werden

(22) Bei Unterstützung, die nicht über eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben wird, sollte dies in dem allgemeinen Dokument angegeben werden, in dem die Methodik der Unterstützung beschrieben wird.

(23) Unabhängig davon, wann die Methode gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a oder Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung festgelegt wurde, muss sie überprüfbar sein, solange sie angewendet wird.

(24) Geplante Haushaltsmittel (z. B. aus einer früheren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen) können nicht als Datenquelle für die Berechnungsmethode gemäß Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe a und Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe a der Dachverordnung verwendet werden, da die historischen Daten überprüft werden müssen.

Die geplanten Haushaltsmittel des spezifischen Vorhabens können für die Einrichtung einer vereinfachten Kostenoption auf der Grundlage eines Haushaltsplanentwurfs gemäß Artikel 53 Buchstabe b der Dachverordnung für Vorhaben unter 200 000 EUR und gemäß Artikel 94 Absatz 2 Buchstabe b der Dachverordnung verwendet werden.

(25) Dieser Haushaltsplanentwurf dient nur Illustrationszwecken. Er sollte nicht als ausreichend detaillierter Haushaltsplanentwurf angesehen werden.

(26) Verordnung (EU) Nr. 651/2014 der Kommission vom 17. Juni 2014 zur Feststellung der Vereinbarkeit bestimmter Gruppen von Beihilfen mit dem Binnenmarkt in Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (ABl. L 187 vom 26.6.2014, S. 1).

(27) Verordnung (EU) Nr. 2022/2473 der Kommission vom 14. Dezember 2022 zur Feststellung der Vereinbarkeit bestimmter Gruppen von Beihilfen zugunsten von in der Erzeugung, Verarbeitung und Vermarktung von Erzeugnissen der Fischerei und der Aquakultur tätigen Unternehmen mit dem Binnenmarkt in Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (ABl. L 327 vom 21.12.2022, S. 82).

(28) Beschluss 2012/21/EU der Kommission vom 20. Dezember 2011 über die Anwendung von Artikel 106 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der europäischen Union auf staatliche Beihilfen in Form von Ausgleichsleistungen zugunsten bestimmter Unternehmen, die mit der Erbringung von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse betraut sind (ABl. L 7 vom 11.1.2012, S. 3).

(29) Siehe beispielsweise die Leitlinien für staatliche Klima-, Umweltschutz- und Energiebeihilfen (2022/C 80/01).

(30) Bekanntmachung der Kommission zum Begriff der staatlichen Beihilfe im Sinne des Artikels 107 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (ABl. C 262 vom 19.7.2016, S. 1).

(31) Verordnung (EU) Nr. 2023/2831 der Kommission vom 13. Dezember 2023 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf De-minimis-Beihilfen ( Amtsblatt der Europäischen Union L, 2023/2831, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj); Verordnung (EU) Nr. 717/2014 der Kommission vom 27. Juni 2014 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf De-minimis-Beihilfen im Fischerei- und Aquakultursektor (ABl. L 190 vom 28.6.2014, S. 45); Verordnung (EU) 2023/2832 der Kommission vom 13. Dezember 2023 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf De-minimis-Beihilfen an Unternehmen, die Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse erbringen ( Amtsblatt der Europäischen Union L, 2023/2832, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2832/oj).

(32) Mitteilung der Kommission über Vorschriften für Ausgleichsleistungen für die Erbringung von Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse (ABl. C 8 vom 11.1.2012, S. 4).

(33) Weitere Informationen zur Berechnungsmethode in Artikel 53 Absatz 3 Buchstabe c der Dachverordnung sind Kapitel 3.2 zu entnehmen.

(34) Bitte beachten Sie, dass die Angaben in Feld 23 (Angaben zu Auftragnehmern, ihren wirtschaftlichen Eigentümern und Verträgen) nur dann erfasst werden müssen, wenn das Vorhaben im Einklang mit den Unionsvorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge durchgeführt wird (d. h. die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der in der Richtlinie 2014/24/EU oder der Richtlinie 2014/25/EU festgelegten Schwellenwerte). Angaben zu Unterauftragnehmern in Feld 24 muss auf der ersten Ebene der Unterauftragsvergabe nur bei vorhandenen Angaben über einen Auftragnehmer in Feld 23 und nur bei Unteraufträgen im Gesamtwert von mehr als 50 000 EUR aufgezeichnet werden.

(35) Bekanntmachung der Kommission - Bekanntmachung der Kommission Leitlinien zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten gemäß der Haushaltsordnung (ABl. C 121 vom 9.4.2021, S. 1).eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

(36) Sachleistungen gemäß Artikel 67 Absatz 1 der Dachverordnung können bei der Berechnung des Wertes eines Pauschalsatzes, Kosten je Einheit oder eines Pauschalbetrags berücksichtigt werden, sofern Artikel 67 Absatz 1 der Dachverordnung eingehalten wird. Wenn die vereinfachte Kostenoption angewendet wird, besteht jedoch keine Notwendigkeit, das Vorliegen von Sachleistungen zu überprüfen und folglich, ob die Bedingungen gemäß Artikel 67 Absatz 1 der Dachverordnung erfüllt sind.

(37) Und korrekt berechnet werden, wenn sie auf der Grundlage vereinfachter Kostenoptionen angegeben werden.

(38) Gemäß Artikel 36 Absatz 5 der Dachverordnung und Artikel 27 Absatz 2 der Interreg-Verordnung für Interreg-Programme.

(39) Das Vorliegen einer Unregelmäßigkeit setzt die Kombination von drei Elementen voraus, nämlich erstens das Vorliegen eines Verstoßes gegen das anwendbare Recht, zweitens den Umstand, dass dieser Verstoß auf einer Handlung oder Unterlassung eines Wirtschaftsteilnehmers beruht, und drittens das Vorliegen eines tatsächlichen oder potenziellen Schadens für den Unionshaushalt. Die Vorsätzlichkeit oder Fahrlässigkeit des Verhaltens kann nicht als wesentliches Element für die Feststellung einer Unregelmäßigkeit im Sinne dieser Bestimmung angesehen werden (Urteil des Gerichtshofs vom 1. Oktober 2020, Elme Messer, C-743/18, EU:C:2020:767, insbesondere Rn. 62).

Kategorien förderfähiger Kosten, auf welche der Satz zur Berechnung der Beträge anderer förderfähigen Kosten anzuwenden ist (Typ 1)	Personalkosten = 90 000 + 12 000 = 102 000 EUR
Der Pauschalsatz selbst	47 %
Andere Kategorien förderfähiger Kosten, die mit dem Pauschalsatz berechnet werden (Typ 2)	Sonstige Kosten = 47 % der Personalkosten = 47 % x 102 000 = 47 940 EUR
Andere Kategorien förderfähiger Kosten, auf die der Satz nicht angewendet wird und die nicht mit dem Pauschalsatz berechnet werden (Typ 3)	entfällt

Personalkosten (Typ 1):	102 000	Andere Kosten (Typ 2) = 47 % Personalkosten	47 940
Direkte Personalkosten	90 000	(berechnet)
Indirekte Personalkosten	12 000	Förderfähige Gesamtkosten	149 940

Kategorien förderfähiger Kosten, auf welche der Satz zur Berechnung der Beträge der indirekten förderfähigen Kosten anzuwenden ist (Typ 1)	Förderfähige direkte Kosten = 135 000 EUR
Der Pauschalsatz	11,1 %
Kategorien förderfähiger Kosten, die mit dem Pauschalsatz berechnet werden (Typ 2)	Indirekte Kosten (berechnet) = 11,1 % der förderfähigen direkten Kosten = 11,1 % x 135 000 = 14 985 EUR
Kategorien förderfähiger Kosten, auf die der Satz nicht angewendet wird und die nicht mit dem Pauschalsatz berechnet werden (Typ 3)	Nicht anwendbar, da es keine anderen förderfähigen Kosten gibt.

Priorität	Fonds	Spezifisches Ziel	Regionenkategorie	Geschätzter Anteil der Gesamtmittelzuweisung innerhalb der Priorität, für die die vereinfachte Kostenoption angewandt wird, in %	Art(en) der abgedeckten Vorhaben		Indikator, der eine Erstattung nach sich zieht		Einheit für die Messung für den Indikator, der eine Erstattung nach sich zieht	Art der vereinfachten Kostenoption (Kosten je Einheit, Pauschalbeträge oder Pauschalsätze)	Betrag (in EUR) oder Prozentsatz (bei Pauschalfinanzierungen) der vereinfachten Kostenoption
					Code1 (1)	Beschreibung	Code2 (2)	Beschreibung
2	EFRE	RSO2.2	weniger entwickelt	0,15 %	053. Intelligente Energiesysteme (einschließlich intelligenter Netze und IKT-Systeme) und Speicherung	Energiespeicher		Kapazität des eingebauten Energiespeichers	kWh	Kosten je Einheit	100 EUR = Kosten je Einheit kWh Energiespeicher für Lithiumferrophosphat 70 EUR = Kosten je Einheit kWh Energiespeicher für Lithium-Ionen
2	KF	RSO2.2		0,10 %	053. Intelligente Energiesysteme (einschließlich intelligenter Netze und IKT-Systeme) und Speicherung	Energiespeicher		Kapazität des eingebauten Energiespeichers	kWh	Kosten je Einheit	100 EUR = Kosten je Einheit kWh Energiespeicher für Lithiumferrophosphat 70 EUR = Kosten je Einheit kWh Energiespeicher für Lithium-Ionen

Öffentliche Förderung (national + ESF)	193 500 EUR
Private Förderung (Selbstfinanzierung)	193 500 EUR
Intensität der staatlichen Beihilfe	50 %

Summe der direkten Kosten	135 000	Summe der indirekten Kosten	15 000
Direkte Personalkosten	90 000	Indirekte Personalkosten	12 000
Raumkosten	12 000	Strom, Telefon usw.	3 000
Reisekosten	15 000
Mahlzeiten	3 000
Information/Werbung	15 000

Direkte Kosten (Typ 1)	135 000	Indirekte Kosten (Typ 2) = 11,1 % der direkten Kosten	14 985
Direkte Personalkosten	90 000	(berechnet)
Raumkosten	12 000
Reisekosten	15 000	Förderfähige Gesamtkosten	149 985
Mahlzeiten	3 000
Information/Werbung	15 000
(Üblicherweise basierend auf tatsächlichen Kosten)

Direkte Kosten (in EUR)		Indirekte Kosten (in EUR)
Ausbilder — Vergütung	100 000	Verwaltungskosten	17 500
Ausbilder — Reisekosten	10 000	Miete	15 000
Auszubildende — Vergütung	140 000	Gemeinkosten	12 500
Auszubildende — Unterbringung	55 000	Summe der indirekten Kosten	45 000
Auszubildende — Reisekosten	25 000
Nicht abschreibbare Konsumgüter	5 000
Öffentlichkeitsarbeit	2 000
Organisationskosten	5 000
Summe der direkten Kosten	342 000

Summe der beihilfefähigen Kosten, die bei der Kommission geltend zu machen sind	1 290 EUR x 200 = 258 000 EUR
Öffentliche Förderung (national + ESF+)	129 000 EUR
Private Förderung (Selbstfinanzierung)	129 000 EUR
Intensität der staatlichen Beihilfe	50 %