1.   Il comitato viene adito nei casi e secondo le procedure di cui al regolamento di applicazione del 10o FES e, ove pertinente, alla decisione sull’associazione d’oltremare. Per le competenze che gli sono state attribuite ai sensi della decisione sull’associazione d’oltremare, il comitato è denominato «comitato FES-PTOM».

2.   Oltre ai casi di consultazione previsti al paragrafo 1:

1.   Il comitato è convocato dal presidente, di sua iniziativa o su richiesta di uno Stato membro.

2.   Il comitato può indire riunioni congiunte con altri comitati in merito a questioni di interesse comune che rientrino nelle rispettive competenze.

1.   Il presidente stabilisce il progetto di ordine del giorno e lo sottopone al comitato.

2.   L’ordine del giorno fa una distinzione tra:

3.   Ciascuna delegazione può chiedere l’iscrizione di un punto all’ordine del giorno delle riunioni del comitato. Le informazioni fornite in tale contesto possono essere comunicate oralmente.

4.   L’ordine del giorno comprende l’approvazione del verbale della riunione precedente.

1.   Il presidente trasmette ai membri del comitato, tramite la segreteria, nelle lingue ufficiali della Comunità, la convocazione, il progetto di ordine del giorno e i progetti di misure per i quali è richiesto il parere del comitato e ogni altro documento di lavoro, di norma almeno quindici giorni lavorativi prima della data della riunione.

2.   Nei casi urgenti, e qualora le misure debbano essere applicate immediatamente, il presidente può, su richiesta di un membro del comitato o di propria iniziativa, abbreviare il termine previsto al paragrafo 1 fino a cinque giorni lavorativi prima della data della riunione.

3.   Nei casi di estrema urgenza debitamente comprovati (ad esempio, circostanze economiche, sociali e politiche gravi, catastrofi naturali verificatesi nel paese beneficiario, crisi umanitarie o altre circostanze esterne analoghe che richiedono una reazione molto rapida), il presidente può modificare in via eccezionale, su richiesta di un membro del comitato o di propria iniziativa, i termini di cui ai paragrafi 1 e 2.

4.   I paragrafi 2 e 3 non si applicano ai documenti di strategia, ai programmi indicativi pluriennali e ai relativi adeguamenti a seguito delle revisioni intermedie e finali di cui agli articoli 4 e 5 del regolamento di applicazione del 10o FES.

5.   Per quanto riguarda i progetti di misure sottoposti per parere al comitato con procedura orale, le delegazioni dovrebbero indicare per iscritto alla segreteria del comitato, almeno tre giorni lavorativi prima della data della riunione:

Le delegazioni trasmettono per iscritto, entro lo stesso termine, osservazioni e richieste di informazioni complementari.

Nella misura del possibile, la Commissione fornisce per iscritto, prima della riunione del comitato, le informazioni complementari e le risposte alle osservazioni formulate.

1.   Le questioni sottoposte per parere al comitato sono discusse alle condizioni e secondo la procedura definite, rispettivamente, all’articolo 11, paragrafo 3, del regolamento di applicazione del 10o FES e all’articolo 8, paragrafi 2 e 3, dell’accordo interno.

2.   Quando si utilizza la procedura orale e in riunione vengono apportate modifiche sostanziali o aggiunti nuovi elementi fattuali al progetto di misure, il presidente, di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato membro, può rinviare la votazione su uno dei punti iscritti all’ordine del giorno alla fine della riunione o a una riunione successiva.

3.   Qualora il presidente, nella situazione di cui al paragrafo 2, non decida il rinvio della votazione chiesto da una o più delegazioni, la o le delegazioni in questione possono formulare una riserva, che può essere sciolta entro un termine massimo di tre giorni lavorativi a decorrere dalla data del giorno successivo alla riunione. Allo scadere di tale termine il parere del comitato è considerato definitivo. La Commissione informa gli Stati membri in merito alla posizione definitiva adottata dallo Stato membro o dagli Stati membri le cui delegazioni hanno formulato una riserva in sede di comitato.

4.   Su richiesta di una delegazione, si può rimandare la votazione quando i documenti relativi a un determinato punto all’ordine del giorno non sono stati inviati ai membri entro i termini previsti all’articolo 5, paragrafi 1 e 2. In tal caso, il presidente può decidere di prolungare il periodo di consultazione, che tuttavia non può protrarsi oltre la fine della riunione successiva. Si può eventualmente applicare la procedura scritta prevista all’articolo 11 del presente regolamento interno.

Tuttavia, su proposta del presidente o su richiesta di un membro, il comitato può decidere a maggioranza semplice dei suoi membri di mantenere tale punto all’ordine del giorno per l’urgenza della questione.

5.   In sede di esame dei programmi d’azione annuali, qualsiasi delegazione può chiedere il ritiro di un progetto o programma dal programma d’azione annuale. Se la richiesta è appoggiata da una minoranza di blocco di delegazioni, secondo quanto previsto dall’articolo 9, paragrafo 3, in combinato disposto con l’articolo 8, paragrafo 2, dell’accordo interno, il programma d’azione annuale è adottato dalla Commissione senza il progetto o programma in questione, secondo la procedura di gestione di cui all’articolo 11, paragrafo 3, del regolamento di applicazione del 10o FES. A meno che la Commissione, in linea con le opinioni delle delegazioni in seno al comitato, rinunci a portare avanti il progetto o programma ritirato, questo è ripresentato al comitato, al di fuori del programma d’azione annuale, sotto forma di proposta di finanziamento che la Commissione adotterà successivamente secondo la procedura di gestione di cui all’articolo 11, paragrafo 3, del regolamento di applicazione del 10o FES.

1.   A norma dell’articolo 11, paragrafo 4, del regolamento di applicazione del 10o FES, il comitato procede a uno scambio di opinioni sulle conclusioni generali delle revisioni operative annuali e della relazione annuale di cui all’articolo 14, paragrafo 3, del regolamento di applicazione del 10o FES. Ciascuna delegazione può inoltre chiedere uno scambio di opinioni sulle valutazioni di cui all’articolo 15, paragrafo 2, del regolamento di applicazione del 10o FES.

Ciascuna delegazione può, in qualsiasi momento, chiedere alla Commissione di fornire informazioni al comitato e di avere uno scambio di opinioni sulle questioni connesse ai compiti di cui all’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento di applicazione del 10o FES.

2.   Detti scambi di opinioni possono condurre alla formulazione di raccomandazioni delle delegazioni, di cui la Commissione tiene conto. Gli interventi devono essere riportati nel verbale del comitato. Gli interventi appoggiati da una maggioranza qualificata di delegazioni, a norma dell’articolo 8, paragrafo 3, in combinato disposto con l’articolo 8, paragrafo 2, dell’accordo interno, sono registrati come raccomandazioni.

1.   Ciascuna delegazione è considerata un membro del comitato. Ciascuno Stato membro decide la composizione della propria delegazione e ne informa il presidente.

2.   Previa autorizzazione del presidente, le delegazioni possono farsi accompagnare da esperti non governativi, a spese dello Stato membro interessato. L’autorizzazione del presidente viene concessa solo se i delegati che desiderano farsi accompagnare per un punto specifico all’ordine del giorno ne hanno informato preventivamente per iscritto la segreteria del comitato. Se il presidente non si oppone alla partecipazione di un esperto prima della riunione del comitato, l’autorizzazione si considera concessa.

3.   La delegazione di uno Stato membro può garantire eventualmente la rappresentanza di un solo altro Stato membro. Il presidente ne è informato per iscritto dalla delegazione che si fa rappresentare al più tardi prima dell’inizio della riunione.

4.   Il quorum richiesto per la validità delle deliberazioni del comitato è quello che consente di formulare un parere alla maggioranza qualificata prevista dall’articolo 11, paragrafo 3, del regolamento di applicazione del 10o FES.

1.   Il presidente può decidere di consultare esperti in merito a punti particolari su richiesta di una delegazione o di propria iniziativa.

2.   Tali esperti, nonché quelli di cui all’articolo 9, paragrafo 2, non presenziano, né partecipano alle votazioni del comitato.

1.   Per quanto riguarda i progetti di misure cui si applica la procedura scritta, le delegazioni dispongono di quindici giorni lavorativi a decorrere dall’invio dei progetti di misure per prendere posizione. Si presuppone che le delegazioni del comitato che non hanno reso nota la loro opposizione o la loro volontà di non pronunciarsi in merito al progetto di misure entro il termine fissato nella comunicazione abbiano espresso il loro accordo tacito sul progetto.

In caso di urgenza o di estrema urgenza, si applicano i termini di cui all’articolo 5, paragrafi 2 e 3. I casi di urgenza o estrema urgenza devono essere debitamente motivati, per iscritto, dalla Commissione. In caso di estrema urgenza, si tiene conto dell’accordo delle delegazioni solo quando è stato espressamente notificato. In caso di mancata notifica entro 48 ore, si considera che la delegazione si sia astenuta.

2.   Se, tuttavia, un membro del comitato chiede che il progetto di misure sia esaminato durante una riunione del comitato, la procedura scritta viene chiusa senza esito e il progetto di misure viene rinviato alla successiva riunione del comitato.

3.   La Commissione informa per iscritto i membri del comitato dell’esito di una procedura scritta non appena viene adottata la decisione in questione.

1.   Nel corso di ciascuna riunione, il presidente redige un elenco delle presenze che specifica le autorità o gli organi a cui appartengono i partecipanti. L’elenco delle presenze viene distribuito ai partecipanti durante la riunione.

2.   All’inizio di ciascuna riunione, qualunque delegazione la cui partecipazione ai lavori del comitato sollevi un conflitto d’interessi per un punto determinato dell’ordine del giorno è tenuta ad informarne il presidente. I membri delle delegazioni che non appartengono ad un’autorità o a un organo di uno Stato membro devono firmare una dichiarazione attestante che la loro partecipazione non solleva conflitti d’interessi.

In caso di conflitto d’interessi, il membro evita, su richiesta del presidente, di partecipare alla discussione sui punti dell’ordine del giorno in questione.

1.   La corrispondenza relativa al comitato viene inviata alla Commissione, all’attenzione della segreteria del comitato.

2.   La corrispondenza della segreteria destinata alle delegazioni viene inviata anche alla Rappresentanza permanente dello Stato membro corrispondente per via elettronica, nel modo più rapido e affidabile.

3.   Tranne casi eccezionali, la corrispondenza tra la Commissione e le delegazioni viene inoltrata, in entrambi i sensi, mediante lo strumento informatico predisposto a tal fine.

1.   Per quanto riguarda l’accesso del pubblico ai documenti si applicano al comitato FES i principi e le condizioni applicabili alla Commissione. Qualora la domanda di accesso venga rivolta ad uno Stato membro, quest’ultimo è tenuto a conformarsi all’articolo 5 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1).

2.   Le deliberazioni del comitato hanno carattere di riservatezza per tutti i partecipanti.

1.   La Commissione copre le spese di funzionamento del comitato, comprese le spese di viaggio di un partecipante per Stato membro.

Se la dotazione finanziaria attribuita lo consente ed entro i limiti della medesima, la Commissione assume a proprio carico le spese di viaggio per due membri delle delegazioni che ne fanno richiesta.

2.   La Commissione è autorizzata a rimborsare le spese di viaggio e di soggiorno degli esperti invitati a norma dell’articolo 8, paragrafo 1.

3.   La Commissione mette a disposizione del comitato i locali e il materiale necessari al suo funzionamento.