1.   Spørgsmål forelægges for udvalget i de tilfælde og ifølge de procedurer, der er fastsat i gennemførelsesforordningen for 10. EUF og eventuelt i associeringsafgørelsen. Når der er tale om beføjelser, som tillægges udvalget ved associeringsafgørelsen, betegnes det »EUF-OLT-Udvalget«.

2.   Foruden de i stk. 1 omhandlede tilfælde, hvor spørgsmål forelægges for udvalget, gælder følgende

1.   Udvalget indkaldes af formanden, enten på dennes initiativ eller på anmodning af en medlemsstat.

2.   Der kan afholdes fællesmøder mellem udvalget og andre udvalg om spørgsmål af fælles interesse, der henhører under deres respektive beføjelser.

1.   Formanden udarbejder et forslag til dagsorden og forelægger det for udvalget.

2.   Der skelnes i dagsordenen mellem:

3.   Hver delegation kan anmode om at få et punkt opført på dagsordenen for udvalgets møder. Oplysninger om det pågældende punkt kan gives mundtligt.

4.   Dagsordenen omfatter godkendelse af referatet af det foregående møde.

1.   Som hovedregel sender formanden via sekretariatet senest 15 arbejdsdage inden mødet den mødeindkaldelse, det forslag til dagsorden og det udkast til foranstaltninger, som udvalget er blevet anmodet om at afgive udtalelse om, samt de øvrige arbejdsdokumenter til udvalgets medlemmer på Fællesskabets officielle sprog.

2.   I hastende sager, og når de foranstaltninger, der skal vedtages, skal anvendes straks, kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ afkorte fristen i stk. 1 til fem arbejdsdage inden mødet.

3.   I behørigt begrundede, særligt hastende tilfælde (f.eks. i tilfælde af alvorlige økonomiske, sociale eller politiske problemer, naturkatastrofer i modtagerlandet, humanitære kriser eller andre eksterne omstændigheder af lignende art, der kræver en meget hurtig reaktion) kan formanden efter anmodning fra et udvalgsmedlem eller på eget initiativ undtagelsesvis fravige de frister, der er fastsat i stk. 1 og 2.

4.   Stk. 2 og 3 finder ikke anvendelse på strategidokumenter og flerårige vejledende programmer og justeringen heraf som følge af de midtvejsundersøgelser og afsluttende undersøgelser, der er omhandlet i artikel 4 og 5 i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

5.   Med hensyn til de udkast til foranstaltninger, der forelægges udvalget til udtalelse ved mundtlig procedure, meddeler delegationerne senest tre arbejdsdage inden mødet udvalgets sekretariat:

Delegationerne fremsætter deres bemærkninger og anmodninger om yderligere oplysninger skriftligt inden for samme frist.

Kommissionen fremsender så vidt muligt yderligere oplysninger og besvarer bemærkninger skriftligt inden udvalgets møde.

1.   Når et spørgsmål forelægges for udvalget til udtalelse, drøftes det på de betingelser og ifølge de procedurer, som er fastsat i henholdsvis artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF og artikel 8, stk. 2 og 3, i den interne aftale mellem medlemsstaternes regeringer.

2.   Når den mundtlige procedure anvendes, og der under mødet foretages en væsentlig ændring af eller tilføjes nye faktuelle elementer til udkastet til foranstaltninger, kan formanden på eget initiativ eller efter anmodning fra en medlemsstat udsætte afstemningen om et punkt på dagsordenen til mødets slutning eller til et efterfølgende møde.

3.   Hvis formanden i den i stk. 2 nævnte situation beslutter ikke at imødekomme en anmodning fra en eller flere delegationer om udsættelse af en afstemning, kan den eller de pågældende delegationer tage et forbehold, som kan ophæves inden for en frist på højst tre arbejdsdage, der begynder at løbe dagen efter mødets afholdelse. Ved udløbet af denne frist får udvalgets udtalelse gyldighed. Kommissionen orienterer medlemsstaterne om den eller de pågældende medlemsstaters endelige holdning.

4.   Afstemningen om et spørgsmål kan udsættes efter anmodning fra en delegation, såfremt dokumenterne vedrørende et bestemt punkt på dagsordenen ikke er blevet fremsendt til medlemmerne inden for de frister, der er fastsat i artikel 5, stk. 1 og 2. I så fald kan formanden beslutte at forlænge høringsperioden, dog højst indtil det følgende mødes slutning. Den skriftlige procedure, jf. artikel 11, kan eventuelt anvendes.

Efter forslag fra formanden eller på anmodning af et udvalgsmedlem kan udvalget imidlertid med simpelt flertal blandt medlemmerne beslutte at bevare dette punkt på dagsordenen, fordi sagen haster.

5.   I forbindelse med en gennemgang af de årlige handlingsprogrammer kan enhver delegation anmode om, at et projekt eller program fjernes fra det årlige handlingsprogram. Hvis denne anmodning støttes af et blokerende mindretal af delegationerne som fastlagt i artikel 9, stk. 3, sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, vedtages det årlige handlingsprogram af Kommissionen uden det pågældende projekt eller program efter forvaltningsproceduren i artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF. Medmindre Kommissionen i overensstemmelse med de synspunkter, som er fremsat af delegationerne i udvalget, ikke ønsker at forfølge det projekt eller program, der er fjernet, forelægges det senere for udvalget på ny uden for det årlige handlingsprogram i form af et finansieringsforslag, der så vedtages af Kommissionen efter forvaltningsproceduren i artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

1.   I overensstemmelse med artikel 11, stk. 4, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF drøfter udvalget de generelle konklusioner af de årlige operationelle undersøgelser og den årsberetning, der er omhandlet i artikel 14, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF. Hver delegation kan også anmode om en drøftelse af de evalueringer, der er omhandlet i artikel 15, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

Hver delegation kan når som helst anmode Kommissionen om at give udvalget oplysninger og om en drøftelse af spørgsmål vedrørende de opgaver, som er beskrevet i artikel 11, stk. 2, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

2.   Sådanne drøftelser kan føre til, at delegationerne fremsætter henstillinger, som Kommissionen skal tage hensyn til. Udvalgets referater skal afspejle de fremsatte indlæg. Et indlæg, som støttes af et kvalificeret flertal af delegationerne som fastsat i artikel 8, stk. 3, sammenholdt med artikel 8, stk. 2, i den interne aftale, protokolleres som en henstilling.

1.   Hver medlemsstats delegation betragtes som ét medlem af udvalget. Hver medlemsstat bestemmer selv sammensætningen af sin delegation og underretter formanden herom.

2.   Med formandens tilladelse kan delegationerne ledsages af ikke-statslige eksperter; udgifterne hertil afholdes af den pågældende medlemsstat. Formandens tilladelse indhentes ved, at de delegerede forud for mødet skriftligt underretter udvalgets sekretariat om, at de ønsker at lade sig ledsage med henblik på et specifikt punkt på dagsordenen. Hvis formanden ikke inden det pågældende udvalgsmøde gør indsigelse mod, at en ekspert deltager, anses tilladelsen for givet.

3.   En delegation kan i givet fald repræsentere én anden medlemsstat. Formanden underrettes skriftligt senest dagen før mødets begyndelse af den delegation, der lader sig repræsentere.

4.   Udvalget er beslutningsdygtigt, når der er det antal udvalgsmedlemmer til stede, der kræves for, at udvalget kan afgive udtalelse med kvalificeret flertal i overensstemmelse med artikel 11, stk. 3, i gennemførelsesforordningen for 10. EUF.

1.   Formanden kan efter anmodning fra en delegation eller på eget initiativ vedtage at høre eksperter om særlige spørgsmål.

2.   Disse eksperter og de eksperter, der er omhandlet i artikel 9, stk. 2, deltager ikke i udvalgets afstemninger.

1.   Delegationerne har en frist på 15 arbejdsdage til at tage stilling til de udkast til foranstaltninger, der behandles efter den skriftlige procedure, regnet fra afsendelsen af udkastet til foranstaltningerne. Delegationer i udvalget, der ikke inden for den angivne frist har gjort indsigelse eller meddelt, at de agter at afholde sig fra at udtale sig om udkastet, anses for at have tiltrådt udkastet.

I hastende eller særligt hastende tilfælde anvendes fristerne i artikel 5, stk. 2 og 3. De hastende eller særligt hastende tilfælde skal behørigt begrundes skriftligt af Kommissionen. I særligt hastende tilfælde har delegationerne først tiltrådt udkastet, når de udtrykkeligt har givet meddelelse herom. Hvis en delegation ikke har givet meddelelse inden for 48 timer, anses den for at afholde sig fra at udtale sig.

2.   Hvis et udvalgsmedlem anmoder om, at udkastet til foranstaltninger behandles på et udvalgsmøde, afsluttes den skriftlige procedure, og de foreslåede foranstaltninger udsættes til næste udvalgsmøde.

3.   Kommissionen underretter skriftligt udvalgsmedlemmerne om resultatet af den skriftlige procedure, så snart den pågældende afgørelse er vedtaget.

1.   Ved hvert udvalgsmøde udarbejder formanden en tilstedeværelsesliste med angivelse af de myndigheder eller organer, som deltagerne henhører under. Tilstedeværelseslisten uddeles til deltagerne under mødet.

2.   Ved begyndelsen af hvert møde skal delegationer i givet fald gøre udvalgets formand opmærksom på, at deres deltagelse i behandlingen af et bestemt punkt på dagsordenen afstedkommer en interessekonflikt. Delegationsmedlemmer, der ikke repræsenterer en medlemsstats myndigheder eller organer, underskriver en erklæring om, at deres deltagelse ikke afstedkommer interessekonflikter.

Hvis en sådan interessekonflikt skulle opstå, afholder det pågældende medlem sig efter anmodning fra formanden fra at deltage i drøftelserne vedrørende det pågældende punkt.

1.   Korrespondance vedrørende udvalget stiles til udvalgets sekretariat og sendes til Kommissionen.

2.   Korrespondance, som sekretariatet sender til delegationerne, sendes også elektronisk til den pågældende medlemsstats faste repræsentant på den hurtigste og mest pålidelige måde.

3.   Med undtagelse af særlige tilfælde foregår korrespondancen mellem Kommissionen og delegationerne ved hjælp af de til formålet bestemte elektroniske hjælpemidler.

1.   De principper og betingelser for at give offentligheden adgang til dokumenter, der gælder for Kommissionen, finder anvendelse på EUF-Udvalget. Hvis anmodningen om aktindsigt rettes til en medlemsstat, skal denne henholde sig til artikel 5 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1).

2.   Drøftelserne i udvalget er fortrolige, hvilket gælder for alle deltagerne.

1.   Udgifter til afholdelse af møder, herunder rejseudgifter for én deltager pr. medlemsstat, afholdes af Kommissionen.

Kommissionen afholder, hvis det er muligt inden for rammerne af de foreliggende bevillinger, rejseudgifterne for to medlemmer af de delegationer, der anmoder herom.

2.   Kommissionen har tilladelse til at godtgøre udgifter til rejse og ophold for de eksperter, som er indbudt i overensstemmelse med artikel 8, stk. 1.

3.   Kommissionen stiller lokaler og nødvendigt udstyr til rådighed for udvalget.