1.   Ovom Odlukom utvrđuju se uvjeti za postupanje s klasificiranim podacima EU-a stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED (6) u skladu s Odlukom (EU, Euratom) 2015/444.

2.   Ova se Odluka primjenjuje se na sve službe Komisije i u svim prostorima Komisije.

1.   Pristup podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED može se odobriti u sljedećim slučajevima:

(a)	nakon što je utvrđena potreba da osoba ima pristup određenim podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED kako bi mogla obavljati poslovnu funkciju ili zadaću za Europsku komisiju;

(b)	nakon što je osoba upoznata sa sigurnosnim pravilima i pripadajućim sigurnosnim standardima i smjernicama za zaštitu podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED i

(c)	ako je osoba dala izjavu o preuzimanju odgovornosti za zaštitu dotičnih podataka.

2.   Stažisti u Komisiji ne smiju obavljati dužnosti koje od njih zahtijevaju pristup podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   Pristup se uskraćuje ili dopušta drugim kategorijama osoblja u skladu s tablicom iz Priloga.

1.   Osoblje koje sastavlja dokument na temelju podataka u smislu članka 1. uvijek odlučuje treba li se taj dokument klasificirati. Klasificiranje dokumenta kao klasificiranog podatka EU-a obuhvaća ocjenu i odluku autora podataka o tome bi li otkrivanje dokumenta neovlaštenim osobama moglo ugroziti interese Europske unije ili jedne ili više država članica. Ako su sastavljači u dvojbi o tome bi li dokument koji sastavljaju trebalo klasificirati stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, trebaju se obratiti nadležnom načelniku odjela ili direktoru.

2.   Dokument se klasificira najmanje stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ako bi njegovo neovlašteno otkrivanje moglo, među ostalim:

(a)	nepovoljno utjecati na diplomatske odnose,

(b)	prouzročiti znatne poteškoće pojedincima,

(c)	otežati održavanje operativne učinkovitosti ili sigurnosti raspoređenog osoblja država članica ili drugih sudionika,

(d)	prekršiti obveze o čuvanju povjerljivosti podataka koje im daju treće strane,

(e)	utjecati na istragu kaznenog djela ili olakšati počinjenje takvog djela,

(f)	dovesti Uniju ili države članice u nepovoljan položaj u trgovačkim ili političkim pregovorima s drugima,

(g)	ometati učinkovito oblikovanje ili provođenje politika Unije,

(h)	ugroziti dobro upravljanje Unijom i njezine misije općenito ili

(i)	dovesti do otkrivanje podataka koji su klasificirani višim stupnjem tajnosti.

3.   Autori podataka mogu kategorijama podataka koje redovito stvaraju dodijeliti standardni stupanj tajnosti. Međutim, pritom su dužni osigurati da se pojedinim podacima dodijeli odgovarajući stupanj tajnosti.

1.   Podaci se klasificiraju odmah po nastanku. Osobne bilješke, preliminarni nacrti ili poruke koji sadržavaju podatke koje treba klasificirati stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED tako se označavaju od početka te se stvaraju i s njima se postupa u skladu s ovom Odlukom.

2.   Ako za konačni dokument više nije potreban stupanj tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, on se deklasificira.

1.   U skladu s člankom 22. stavkom 6. Odluke (EU, Euratom) 2015/444 cjelokupni stupanj tajnosti dokumenta mora biti najmanje jednako visok kao njegov dio s najvišim stupnjem tajnosti. Ako se spajaju podaci iz različitih izvora, konačni se zbirni dokument pregledava kako bi se utvrdio njegov cjelokupni stupanj tajnosti jer može zahtijevati stupanj tajnosti viši od onog koji imaju njegovi sastavni dijelovi.

2.   Dokumenti koji sadržavaju klasificirane i neklasificirane dijelove strukturiraju se i označavaju tako da se dijelovi s različitim stupnjevima tajnosti i/ili osjetljivosti mogu lako identificirati i prema potrebi odvojiti. Tako će se sa svakim dijelom moći postupati na odgovarajući način kad se odvoji od drugih sastavnih dijelova.

1.   Podaci za koje je potrebna tajnost označavaju se te se s njima postupa kao takvima bez obzira na njihov fizički oblik. Stupanj tajnosti jasno se priopćava primateljima, bilo oznakom stupnja tajnosti, ako se podaci dostavljaju u pisanom obliku, na papiru, na prenosivom mediju za pohranu ili u komunikacijskom i informacijskom sustavu (CIS) ili objavom, ako se informacije dostavljaju u usmenom obliku poput razgovora ili prezentacije. Klasificirani materijal fizički se označava kako bi se omogućila jednostavna identifikacija njegova stupnja tajnosti.

2.   Potpuna oznaka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mora biti napisana na dokumentima velikim tiskanim slovima, u cijelosti na francuskom i engleskom jeziku (prvo na francuskom), u skladu sa stavkom 3. Oznaka se ne prevodi na druge jezike.

3.   Oznaka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED piše se kako slijedi:

(a)	na sredini vrha i dna svake stranice dokumenta;

(b)	cijela oznaka stupnja tajnosti u jednom retku, bez razmaka s obje strane kose crte;

(c)	velikim tiskanim slovima crne boje, fonta Times New Roman 16, podebljana i obrubljena sa svake strane.

4.   Pri stvaranju dokumenta stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

(a)	svaka stranica mora biti jasno označena stupnjem tajnosti;

(b)	svaka stranica mora biti numerirana;

(c)	dokument mora imati referentni broj i naslov koji sam po sebi nije klasificirani podatak, osim ako je označen kao takav;

(d)	moraju se navesti svi prilozi i privitci, po mogućnosti na prvoj stranici i

(e)	na dokumentu se mora navesti datum njegova nastanka.

1.   Dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogu imati i druge oznake ili „sigurnosne oznake” kojima se označava, primjerice, područje na koje se dokument odnosi ili posebna distribuciju na temelju nužnosti pristupa. Primjer:

DOPUŠTENO OTKRIVANJE LIHTENŠTAJNU

2.   Na dokumentima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED može se nalaziti sigurnosno upozorenje s posebnim uputama za postupanje i upravljanje dokumentima.

3.   Kad god je to moguće, sve naznake za deklasifikaciju moraju se nalaziti na prvoj stranici dokumenta u trenutku njegova nastanka. Može se upotrijebiti, primjerice, sljedeća oznaka:

RESTREINT UE/EU RESTRICTED do [dd.mm.gggg.]

1.   Dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED stvaraju se elektroničkim sredstvima, ako su takva sredstva dostupna.

2.   Osoblje Komisije za stvaranje podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upotrebljava akreditirani komunikacijski i informacijski sustav. Ako postoji sumnja o tome koji se komunikacijski i informacijski sustav može upotrebljavati, osoblje se savjetuje s lokalnim službenikom za sigurnost (LSS). U savjetovanju sa sigurnosnim tijelom Komisije u izvanrednim situacijama ili u posebnim tehničkim konfiguracijama mogu se primjenjivati posebne procedure.

3.   Dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, uključujući nacrte, kako je propisano člankom 5., ne smiju se slati običnom otvorenom elektroničkom poštom, ispisivati ili skenirati na standardnim pisačima ili skenerima niti se njima smije raspolagati na osobnim uređajima članova osoblja. Za ispisivanje dokumenata stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upotrebljavaju se samo pisači ili kopirni uređaji spojeni na samostalna računala ili na akreditirani sustav.

1.   Autor podataka ima „autorski nadzor” nad podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED koje je stvorio. Autorova prethodna pisana suglasnost mora se tražiti prije nego što se podaci mogu:

(a)	deklasificirati;

(b)	upotrijebiti za druge potrebe od onih koje je utvrdio autor podataka;

(c)	otkriti trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji;

(d)	objaviti strani izvan Komisije, ali unutar EU-a ili

(e)	objaviti ugovaratelju ili mogućem ugovaratelju iz treće zemlje.

2.   Imatelji podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED imaju pristup klasificiranim podacima kako bi mogli obavljati svoje dužnosti. Odgovorni su za ispravno postupanje, pohranu i zaštitu tih podataka u skladu s Odlukom (EU, Euratom) 2015/444. Za razliku od autora klasificiranih podataka imatelji nisu ovlašteni odlučivati o deklasifikaciji ili daljnjem otkrivanju podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.

3.   Ako nije moguće utvrditi autora nekog podatka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, služba Komisije koja ima te klasificirane podatke izvršava autorski nadzor. Prije nego što se podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED otkriju trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji, savjetuje se s Komisijinom stručnom skupinom za sigurnost.

1.   Upotreba prenosivog medija za pohranu nadzire se i evidentira. Upotrebljavaju se samo prenosivi mediji za pohranu koje je dostavila Komisija i koji su šifrirani proizvodom koji je odobrilo sigurnosno tijelo Komisije. Osobni prenosivi mediji za pohranu i oni koji se besplatno dobivaju na konferencijama, seminarima itd. ne smiju se upotrijebiti za prijenos klasificiranih podataka. Kada je to moguće, upotrebljavaju se prenosivi mediji za pohranu usklađeni s Tempestom, u skladu sa smjernicama sigurnosnog tijela Komisije.

2.   Ako se s klasificiranim dokumentom postupa elektronički ili ga se pohranjuje elektronički na prenosivim medijima za pohranu, npr. USB-ovima, CD-ovima ili memorijskim karticama, klasifikacijska oznaka mora biti jasno vidljiva na prikazanim podacima, kao i u nazivu datoteke te na prenosivom mediju za pohranu podataka.

3.   Osoblje mora imati na umu da bi pri pohrani većih količina klasificiranih podataka pohranjenih na prenosivom mediju za pohranu mogao biti potreban veći stupanj tajnosti.

4.   Za prijenos podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED na ili sa prenosivog medija za pohranu upotrebljava se samo CIS koji je odgovarajuće akreditiran.

5.   Pri preuzimanju podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED na prenosive medije za pohranu mora se posebno paziti da na medijima prije prijenosa podataka nema virusa ili zlonamjernog softvera.

6.   Ako je primjenjivo, s prenosivim medijima za pohranu postupa se u skladu sa svim sigurnosnim operativnim postupcima povezanima s upotrijebljenim sustavom za šifriranje.

7.   Dokumenti na prenosivim medijima za pohranu koji više nisu potrebni ili koji su preneseni u odgovarajući CIS na siguran se način uklanjaju ili brišu s pomoću odobrenih proizvoda ili metoda. Ako se prenosivi mediji za pohranu ne pohrane u odgovarajući zaključani uredski ormarić, uništavaju se kad više ne budu potrebni. Pri svakom uništavanju ili brisanju upotrebljava se metoda koja je u skladu sa sigurnosnim pravilima Komisije. Vodi se evidencija prenosivih medija za pohranu, a njihovo uništavanje se bilježi.

1.   U skladu s člankom 19. stavkom 1. točkama (a) i (b) Odluke (EU, Euratom) 2015/444, s podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED može se postupati u administrativnoj zoni ili sigurnosnoj zoni (7) na sljedeći način:

—	osoblje pri postupanju s podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED zatvara vrata ureda;

—	ako osoblje ima posjetitelja, podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED posprema ili prekriva;

—	kad u uredu nema nikoga, osoblje ne ostavlja na vidljivom mjestu podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED;

—	zasloni na kojima su prikazani podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED moraju stalno biti okrenuti od prozora i vrata kako bi se spriječila mogućnost da ih vidjeti neovlaštena osoba.

2.   U skladu s člankom 19. stavkom 1. točkom (c) Odluke (EU, Euratom) 2015/444 s podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED može se postupati izvan sigurnosne ili administrativne zone, ako se imatelj obvezao poštovati kompenzacijske mjere za zaštitu podataka od pristupa neovlaštenih osoba. Kompenzacijske mjere obuhvaćaju najmanje sljedeće:

—	podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne čitaju se na javnim mjestima;

—	klasificirani podaci EU-a uvijek moraju biti pod osobnim nadzorom imatelja;

—	kada se dokumenti ne čitaju ili se o njima ne raspravlja, spremljeni su u odgovarajućem zaključanom ormariću;

—	kada se dokument čita ili se o njemu raspravlja, vrata sobe su zatvorena;

—	o pojedinostima dokumenta ne raspravlja se telefonom na nezaštićenoj liniji ili u nešifriranoj elektroničkoj poruci;

—	dokument se smije kopirati ili skenirati samo na samostojećoj ili akreditiranoj opremi;

—	dokumentom se može rukovati i privremeno se može držati izvan administrativne ili sigurnosne zone samo najkraće potrebno vrijeme;

—	Imatelj klasificiranog dokumenta ne smije ga baciti, već ga vraća na čuvanje u administrativnu ili sigurnosnu zonu ili osigurava njegovo uništenje u odobrenom uništavaču dokumenata.

3.   Papirnati podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED čuvaju se u zaključanom uredskom ormariću u administrativnoj ili sigurnosnoj zoni. Privremeno se mogu čuvati izvan sigurnosne ili administrativne zone pod uvjetom da se imatelj obvezao da će poštovati kompenzacijske mjere.

4.   Za dodatne savjete moguće se obratiti lokalnom službeniku za sigurnost (LSO) relevantne službe Komisije.

5.   Sumnja na sigurnosni incident ili stvarni sigurnosni incident povezani s dokumentom prijavljuju se čim prije lokalnom službeniku za sigurnost.

1.   Podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogu se umnožavati ili prevoditi prema uputama imatelja, pod uvjetom da autor podataka nije odredio nikakva upozorenja. Ipak, radi se samo onoliko kopija koliko je potrebno.

2.   Ako se reproducira samo dio klasificiranog dokumenta, primjenjuju se isti uvjeti kao pri umnožavanju cijelog dokumenta. I odlomci se klasificiraju stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, osim ako ih je autor podataka posebno označio kao neklasificirane.

3.   Sigurnosne mjere primjenjive na izvorne podatke primjenjuju se i na njihove preslike i prijevode.

1.   Kad god je to moguće podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED koji se trebaju prenijeti iz sigurnosnih ili administrativnih zona šalju se elektronički odgovarajućim akreditiranim sredstvima i/ili zaštićeni odobrenim kriptografskim proizvodima.

2.   Ovisno o raspoloživim sredstvima ili posebnim okolnostima, podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogu se fizički prenositi ručno u papirnatom obliku ili na prenosivim medijima za pohranu. Upotreba prenosivih medija za pohranu za prenošenje podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ima prednost nad slanjem papirnatih dokumenata.

3.   Smiju se upotrebljavati samo prenosivi mediji za pohranu koji su šifrirani proizvodom koji je odobrilo sigurnosno tijelo Komisije. S podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED na prenosivom mediju za pohranu koji nije zaštićen šifriranim proizvodom koji je odobrilo sigurnosno tijelo Komisije postupa se na isti način kao i s papirnatim primjerkom.

4.   Pošiljka može sadržavati više od jednog podatka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pod uvjetom da se poštuje načelo nužnosti pristupa podacima.

5.   Upotrebljava se ambalaža kojom se osigurava da se sadržaj pošiljke ne vidjeti. Podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED prenose se u neprozirnoj ambalaži, npr. omotnici, neprozirnoj mapi ili aktovki. Vanjski dio ambalaže ne smije imati nikakvu naznaku naravi ili stupnja tajnosti sadržaja. Ako postoji unutarnji sloj ambalaže, označava se oznakom RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Na oba sloja navodi se ime predviđenog primatelja, naziv radnog mjesta i adresa te povratna adresa za slučaj da se dostava ne može izvršiti.

6.   Sigurnosni incidenti koji uključuju podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED koje prenosi osoblje ili kurirska služba prijavljuju se za istragu Upravi za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse preko lokalnog službenika za sigurnost odgovarajuće službe Komisije.

1.   Uz prenosive medije za pohranu koji se upotrebljavaju za prijenos podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED prilaže se otpremnica u kojoj se navode pojedinosti o prenosivom mediju za pohranu koji sadržava klasificirane podatke, te o svim datotekama koje se na njemu nalaze da ih primatelj može provjeriti.

2.   Na mediju se pohranjuju samo dokumenti koje je potrebno dostaviti. Svi klasificirani podaci na jednom USB ključu, primjerice, trebali bi biti namijenjeni istom primatelju. Pošiljatelj mora imati na umu da bi pri pohrani veće količine klasificiranih podataka pohranjenih na takvim uređajima mogao biti potreban veći stupanj tajnosti za uređaj u cjelini.

3.   Za prijenos podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upotrebljavaju se samo prenosivi mediji za pohranu koji imaju odgovarajuću klasifikacijsku oznaku.

1.   Osoblje može prenositi dokumente stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED unutar zgrade Komisije, ali dokumenti moraju stalno biti uz nositelja i ne smiju se čitati u javnosti.

2.   Dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogu se slati internom poštom u druge urede Europske komisije u običnoj neprozirnoj omotnici, no bez vanjske oznake da je sadržaj klasificiran. Drugim institucijama ili tijelima EU-a koji se izravno služe Komisijinim internim poštanskim sustavom također se mogu na isti način poslati dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Osoblje ili kurirska služba Komisije može prenositi podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED bilo kamo unutar Unije, pod uvjetom da postupaju u skladu sa sljedećim uputama:

(a)	za slanje podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upotrebljava se neprozirna omotnica ili ambalaža. na vanjskoj strani ne smije biti oznaka vrste ili stupnja tajnosti sadržaja;

(b)	podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED nositelj mora stalno imati uza se; i

(c)	omotnica ili paket ne smiju se putem otvarati, a podaci se ne smiju čitati na javnim mjestima.

2.   Osoblje koje želi poslati podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED na druge lokacije u Uniji može dogovoriti dostavu na jedan od sljedećih načina:

—	nacionalnom poštanskom službom koja prati pošiljku ili određenim komercijalnim kurirskim službama koje jamče osobni ručni prijenos, pod uvjetom da ispunjavaju uvjete iz članka 23. ove Odluke;

—	vojnom, državnom ili diplomatskom kurirskom poštom, u koordinaciji s osobljem registarskog ureda.

1.   Podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED osoblje može prenositi ručno između područja Unije i državnog područja treće zemlje.

2.   Osoblje registarskog ureda može dogovoriti jedno od sljedećeg:

—	prijenos poštanskom službom uz praćenje pošiljke ili komercijalnim kurirskim službama koje osiguravaju osobni ručni prijenos;

—	prijenos vojnom ili diplomatskom poštom.

3.   Osoblje pri ručnom prenošenju papirnatih dokumenata ili prenosivih medija za pohranu klasificiranih stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mora ispunjavati sve sljedeće dodatne mjere:

—	pri putovanju javnim prijevozom klasificirani podaci nose se u aktovki ili torbi koju nositelj stalno ima uza sebe. Ne smiju se odlagati u spremnik za prtljagu.

—	Podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED šalju se u dva sloja ambalaže. Na unutarnjem sloju ambalaže nalazi se službeni pečat kojim se označava da je riječ o službenoj pošiljci koja se ne podvrgava sigurnosnom pregledu.

—	Nositelj sa sobom nosi kurirsku potvrdu kojom se potvrđuje da nositelj ima odobrenje za prenošenje pošiljke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED koju je izdao registarski ured odgovarajuće službe.

1.   Za potrebe ove Odluke, „komercijalne kurirske službe” uključuju nacionalne poštanske službe i komercijalna kurirska poduzeća koji nude uslugu u kojoj se podaci uz naknadu dostavljaju osobno ručnim prijenosom ili praćenjem.

2.   Komercijalne kurirske službe mogu angažirati podugovaratelja. Međutim, odgovornost za usklađenost s ovom Odlukom ostaje na kurirskoj službi.

3.   Ako je predviđeni primatelj izvan EU-a, upotrebljavaju se dva sloja ambalaže. Pri pripremi klasificiranih pošiljaka pošiljatelj ima na umu da komercijalne kurirske službe dostavljaju pošiljke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED samo predviđenom primatelju, propisno ovlaštenom zamjeniku, nadzornom službeniku registarskog ureda ili njegovu propisno ovlaštenom zamjeniku ili recepcionaru. Kako bi se smanjio rizik da pošiljka ne dođe do predviđenog primatelja, na vanjskom, i prema potrebi, unutarnjem sloju ambalaže pošiljke nalazi se povratna adresa.

4.   Usluge koje nude komercijalne kurirske službe koje izvršavaju usluge elektroničke preporučene dostave, ne upotrebljavaju se za podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Moraju se poštovati svi uvjeti prijevoza utvrđeni u sporazumu o sigurnosti podataka ili administrativnim dogovorima. U slučaju dvojbe, osoblje se savjetuje sa svojim registarskim uredom ili Upravom za sigurnost u Glavnoj upravi za ljudske resurse i sigurnost.

2.   Za klasificirane podatke koji su zaštićeni kriptografskim proizvodima zahtjev za dvostruku ambalažu može se zanemariti. Međutim, za potrebe adresiranja, a i zato što prenosivi medij za pohranu nosi izričitu oznaku stupnja tajnosti, medij se prenosi najmanje u običnoj omotnici, ali mogu biti potrebne dodatne fizičke mjere zaštite, npr. omotnice sa zračnim jastučićima.

1.   Sastanci na kojima će se raspravljati o podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTREINT održavaju se samo u dvorani za sastanke koja je akreditirana na odgovarajućoj ili višoj razini. Ako ti prostori nisu na raspolaganju, osoblje se savjetuje sa sigurnosnim tijelom Komisije.

2.   Dnevni red u pravilu nije klasificirani podatak. Ako se na dnevnom redu sastanka spominju klasificirani dokumenti, to ne znači nužno da je dnevni red klasificiran. Točke dnevnog reda moraju glasiti tako da ne ugrožavaju zaštitu interesa Unije ili jedne ili više država članica.

3.   Ako su dnevnom redu priložene elektroničke datoteke koje sadržavaju podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTREINT, obvezno ih je zaštititi kriptografskim proizvodima koje je odobrila Komisijino tijelo za kriptomaterijale.

4.   Organizatori sastanka upozoravaju sudionike da se nijedna napomena poslana o točki dnevnog reda s podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTREINT ne smije slati običnom otvorenom elektroničkom poštom ili na drugi način koji nije propisno akreditiran u skladu s člankom 11. ove Odluke.

5.   Organizatori sastanaka nastoje grupirati točke s podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTREINT na dnevnom redu tako da budu jedna iza druge, kako bi omogućili neometan tok sastanka. Samo osobe s utvrđenom nužnošću pristupa podacima mogu biti prisutne tijekom rasprava o klasificiranim točkama.

6.   Sudionike sastanka već se u pozivu upozorava da će se razgovarati o klasificiranim temama i da će se primjenjivati odgovarajuće sigurnosne mjere.

7.   Sudionike se u pozivu ili obavijesti na samom dnevnom redu upozorava da se prijenosni elektronički uređaji trebaju isključiti tijekom rasprave o točkama s podacima stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

8.   Organizatori sastanka prije sastanka sastavljaju potpuni popis vanjskih sudionika.

1.   Ako se klasificirani podaci prenose, npr. kako bi se održala prezentacija u kojoj se prikazuju podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTREINT ili za videokonferenciju, smiju se upotrebljavati samo akreditirani informacijski sustavi u skladu s člankom 11. ove Odluke.

2.   Predsjedatelj sastanaka dužan je pobrinuti se da svi neovlašteni prijenosni elektronički uređaji budu isključeni.

1.   Predsjedatelj na početku povjerljive rasprave objavljuje da sastanak počinje biti povjerljiv. Vrata i prozori se zatvaraju.

2.   Sudionicima i, prema potrebi, usmenim prevoditeljima na početku rasprave daje se samo potreban broj dokumenata.

Dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED e smiju se ostavljati bez nadzora u trenucima odmora tijekom sastanka.

3.   Na kraju sastanka sudionici i usmeni prevoditelji upozoravaju se da klasificirane dokumente ili moguće klasificirane bilješke ne ostavljaju u prostoriji bez nadzora. Klasificirane dokumente ili bilješke koje sudionici na kraju sastanka ne ponesu, organizatori sastanka prikupljaju i uništavaju u odgovarajućim uništavačima dokumenata.

4.   Popis sudionika i sažetak svih klasificiranih podataka koji se dijele s državama članicama i koji su usmeno objavljeni trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama bilježe se tijekom sastanka kako bi bili uključeni u ishod postupka.

1.   Podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED dijele se s drugom institucijom, agencijom, tijelom ili uredom Unije samo ako je za primatelja utvrđena nužnost pristupa podacima i subjekt ima odgovarajući pravni dogovor s Komisijom.

2.   Registarski ured klasificiranih podataka EU-a kojim upravlja Glavno tajništvo u pravilu je, na razini Komisije, glavna točka ulaska i izlaska za razmjenu klasificiranih podataka s drugim institucijama, agencijama, tijelima i uredima Unije. Ipak, podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogu se podijeliti izravno s predviđenim primateljima.

1.   Podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogu se dijeliti s državama članicama ako je za primatelja utvrđena nužnost pristupa podacima.

2.   Klasificirani podaci država članica koji su označeni ekvivalentnom nacionalnom klasifikacijskom oznakom (8) i koji su dostavljeni Komisiji imaju jednaku razinu zaštite kao i podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Podaci RESTREINT UE/EU RESTRICTED otkrivaju se trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji samo ako primatelj ima utvrđenu nužnost pristupa podacima i zemlja ili međunarodna organizacija imaju uspostavljen odgovarajući pravni ili administrativni okvir, npr. sporazum o sigurnosti podataka ili administrativni dogovor s Komisijom. Odredbe takvog sporazuma ili dogovora imaju prednost pred odredbama ove Odluke.

2.   Registarski ured klasificiranih podataka EU-a kojim upravlja Glavno tajništvo u pravilu je, na razini Komisije, glavna točka ulaska i izlaska za razmjenu podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED između Komisije i trećih zemalja i međunarodnih organizacija. Savjetovanje s Komisijinim tijelom za sigurnost obavlja se ako postoje sigurnosni, organizacijski ili operativni razlozi zbog kojih bi bilo primjerenije da kao glavna točka ulaska i izlaska za pitanja koja su u nadležnosti predmetne službe Komisije djeluju lokalni registarski uredi za klasificirane podatke EU-a.

3.   Kako bi se osigurala sljedivost, podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED evidentiraju se:

—	kada stignu u organizacijski subjekt ili kad iz njega izađu i

—	kada stignu u CIS ili kad iz njega izađu.

4.   Takva evidencija može se voditi na papiru ili u elektroničkim očevidnicima.

5.   Postupke evidentiranja klasificiranih podataka koji se obrađuju u akreditiranom CIS-u mogu obavljati procesi unutar samog CIS-a. CIS u tom slučaju uključuje mjere kojima se jamči cjelovitost evidencije.

6.   Za klasificirane podatke primljene od trećih zemalja ili međunarodnih organizacija utvrđuje se jednaka razinu zaštite kao za klasificirane podatke EU-a koji imaju istovjetnu klasifikacijsku oznaku kako je utvrđeno u odgovarajućem sporazumu o sigurnosti podataka ili administrativnom dogovoru.

1.   Ako Komisija ili neka od njezinih službi utvrdi da postoji iznimna potreba za otkrivanjem podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED trećoj zemlji, međunarodnoj organizaciji ili subjektu EU-a, a ne postoji sporazum o sigurnosti podataka ili administrativni dogovor, primjenjuje se postupak iznimnog ad hoc otkrivanja podataka.

2.   Službe Komisije kontaktiraju sa sigurnosnim tijelom Komisije koje se savjetuje s Komisijinom stručnom skupinom za sigurnost.

3.   Nakon savjetovanja sa svojom stručnom skupinom za sigurnost Komisija može na temelju prijedloga člana Komisije nadležnog za sigurnosna pitanja odobriti otkrivanje predmetnih podataka.

1.   Podaci ostaju klasificirani samo onoliko koliko im je potrebna zaštita. Deklasifikacija znači da se podaci više ne smatraju klasificiranima. Kada je to moguće, u trenutku stvaranja klasificiranih podataka EU-a autor podataka navodi mogu li se podaci deklasificirati na određeni datum ili nakon određenog događaja. U protivnom, autor podataka redovito preispituje podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED kako bi utvrdio je li klasifikacija još primjerena.

2.   Podaci klasificirani stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED čiji je autor Komisija automatski će se deklasificirati nakon trideset godina, u skladu s Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 kako je izmijenjena Uredbom Vijeća (EZ, Euratom) br. 1700/2003 (9) te u skladu s člankom 59. stavkom 2. točkom (a) Odluke (EU, Euratom) 2015/444.

3.   Dokumenti Komisije mogu se deklasificirati i na ad hoc osnovi, npr. nakon zahtjeva javnosti za pristup dokumentima.

1.   Podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne smiju se deklasificirati bez dopuštenja autora podataka.

2.   Služba Komisije koja je stvorila klasificirani dokument nadležna je za odluku o tome može li se dokument deklasificirati. Unutar Komisije za sve zahtjeve za deklasifikaciju potrebno je savjetovanje s načelnikom odjela ili direktorom službe u kojoj je dokument nastao. Ako je služba prikupila klasificirane podatke iz različitih izvora, prvo traži pristanak svih stranaka koje su dostavile izvorni materijal, među ostalim u državama članicama, drugim tijelima EU-a, trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.

3.   Ako izvorna služba Komisije više ne postoji i njezine je nadležnosti preuzela druga služba, odluku o deklasifikaciji donosi ta služba. Ako izvorna služba Komisije više ne postoji i njezine nadležnosti nije preuzela druga služba, odluku o deklasifikaciji donose zajednički načelnici odjela ili direktori glavne uprave primatelja.

1.   Izvorna klasifikacijska oznaka na vrhu i dnu svake stranice mora biti vidljivo precrtana (ne izbrisana), u elektroničkom obliku upotrebom funkcije „precrtano”, a u ispisima ručno.

2.   Na prvoj (naslovnoj) stranici žigom se označava da je dokument deklasificiran i dodaju se podaci o tijelu odgovornom za deklasifikaciju i odgovarajući datum.

3.   Izvorni primatelji podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED obavještavaju se o deklasifikaciji. Prvi primatelji odgovorni su za obavještavanje svih daljnjih primatelja kojima su poslali ili kopirali izvorne podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

4.   Komisijina služba za povijesne arhive obavještava se o svim donesenim odlukama o deklasifikaciji.

5.   Na sve prijevode klasificiranih podataka primjenjuju se isti postupci deklasifikacije kao na izvornu jezičnu verziju.

1.   Moguća je i djelomična deklasifikacija (npr. priloga, samo nekih stavaka). Postupak je identičan postupku za deklasifikaciju cijelog dokumenta.

2.   Nakon djelomične deklasifikacije („čišćenja”) podataka stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, nastaje deklasificirani izvadak.

3.   Dijelovi koji ostaju klasificirani zamjenjuju se sljedećom oznakom:

DIO KOJI SE NE DEKLASIFICIRA

ili u samom tekstu, ako je dio koji ostaje klasificiran dio stavka, ili kao stavak, ako je dio koji ostaje klasificiran poseban stavak ili više od jednog stavka.

4.   U tekstu se posebno navodi ako se cijeli prilog ne može deklasificirati i ako zato nije uključen u izvadak.

1.   Komisija ne prikuplja velike količine klasificiranih podataka.

2.   Službe koje su autori podataka u kratkim razmacima rutinski pregledavaju manje količine za uništavanje ili brisanje. U redovitim vremenskim razmacima pregledavaju se i podaci pohranjeni na papiru i podaci pohranjeni u CIS-u.

3.   Osoblje uništava ili na siguran način briše sve dokumente stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED koji više nisu potrebni, pri čemu se poštuju svi zahtjevi za arhiviranje izvornog dokumenta.

4.   Osoblje ne mora obavijestiti autora podataka ako uništi ili izbriše primjerke dokumenata stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   Za nacrte materijala koji sadržavaju klasificirane podatke primjenjuju se iste metode odlaganja kao i za finalizirane klasificirane dokumente.

6.   Za uništavanje dokumenata stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upotrebljavaju se samo odobreni uništavači dokumenata. Za uništavanje dokumenata stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED primjereni su uništavači dokumenata razine 4 modela DIN 32757 i razine 5 modela DIN 66399.

7.   Ostaci uništenog papira iz odobrenih uništavača dokumenata mogu se odložiti kao uobičajeni uredski otpad.

8.   Svi mediji i uređaji koji sadržavaju podatke stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED moraju se na odgovarajući način očistiti nakon isteka njihova životnog ciklusa. Elektronički podaci uništavaju se ili brišu iz izvora informacijske tehnologije i povezanih medija za pohranu tako da je moguće razumno jamčiti da se podaci ne mogu obnoviti. Čišćenjem se uklanjaju podaci iz uređaja za pohranu te uklanjaju sve oznake i dnevnički zapisi.

9.   Kompjuterski mediji za pohranu podataka predaju se lokalnom službeniku za sigurnost ili službeniku za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini i/ili nadzornom službeniku registarskog ureda radi uništavanja i odlaganja.

1.   Načelnik službe priprema, odobrava i po potrebi aktivira planove za evakuaciju i uništavanje u izvanrednoj situaciji kako bi se zaštitili podaci stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED za koje postoji znatan rizik da dođu u neovlaštene ruke tijekom krizne situacije. Prema redoslijedu prioriteta i ovisno o vrsti izvanrednog stanja, razmatra se sljedeće:

(1)	premještanje klasificiranih podataka EU-a na alternativno sigurno mjesto, ako je moguće u administrativnu ili sigurnosnu zonu unutar iste zgrade;

(2)	evakuacija klasificiranih podataka EU-a na alternativno sigurno mjesto, ako je moguće u administrativnu ili sigurnosnu zonu u drugoj zgradi, po mogućnosti zgradi Komisije;

(3)	uništavanje klasificiranih podataka EU-a, ako je moguće upotrebom odobrenih sredstava za uništavanje.

2.   Kad se aktiviraju planovi za izvanredne situacije, prioritet se daje premještanju ili uništavanju viših razina podataka.

3.   Operativne pojedinosti planova za evakuaciju i uništavanje u izvanrednim situacijama i same se klasificiraju stupnjem tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Odluke o tome je li potrebno arhivirati i kada te odgovarajuće praktične mjere koje treba poduzeti moraju biti u skladu s politikom Komisije o upravljanju dokumentima.

2.   Dokumenti stupnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne šalju se u Povijesni arhiv Europske unije u Firenci.