AKT Nr. 1/99 DER GEMEINSAMEN KONTROLLINSTANZ VON EUROPOL

vom 22. April 1999

zur Festlegung ihrer Geschäftsordnung

(1999/C 149/01)

DIE GEMEINSAME KONTROLLINSTANZ -

gestützt auf das Übereinkommen aufgrund von Artikel K.3 des Vertrags über die Europäische Union über die Errichtung eines Europäischen Polizeiamts (Europol-Übereinkommen)(1), insbesondere auf Artikel 24 Absatz 7,

in der Erwägung, daß die gemeinsame Kontrollinstanz durch einstimmigen Beschluß eine Geschäftsordnung festlegen muß -

GIBT SICH FOLGENDE GESCHÄFTSORDNUNG:

GESCHÄFTSORDNUNG

DER GEMEINSAMEN KONTROLLINSTANZ VON EUROPOL

INHALT

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

TITEL I

AUFGABEN UND BEFUGNISSE DER GEMEINSAMEN KONTROLLINSTANZ

Artikel 1

Aufgaben

(1) Die Aufgabe der gemeinsamen Kontrollinstanz besteht darin, nach Maßgabe des Übereinkommens die Tätigkeit von Europol daraufhin zu überprüfen, ob durch die Speicherung, die Verarbeitung und die Nutzung der bei Europol vorhandenen Daten die Rechte der Person verletzt werden. Darüber hinaus kontrolliert die gemeinsame Kontrollinstanz die Zulässigkeit der Übermittlung der von Europol stammenden Daten (Artikel 24 Absatz 1 Sätze 1 und 2 des Übereinkommens).

(2) Zu diesem Zweck nimmt die gemeinsame Kontrollinstanz insbesondere folgende Aufgaben wahr:

a) Prüfung der Errichtungsanordnungen (Artikel 12 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 Satz 3 des Übereinkommens);

b) Prüfung der Regelung für die Protokollierung der Abrufe von personenbezogenen Daten (Artikel 16 Satz 1 des Übereinkommens);

c) Prüfung der allgmeinen Regeln für die Übermittlung personenbezogener Daten durch Europol an Drittstaaten und Drittstellen (Artikel 18 Absatz 2 Satz 2 des Übereinkommens);

d) Prüfung von Fragen betreffend

- die Anwendung und Auslegung des Übereinkommens im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Europol bei der Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten (Artikel 24 Absatz 3 Alternative 1 des Übereinkommens),

- die von den nationalen Kontrollinstanzen der Mitgliedstaaten unabhängig vorgenommenen Kontrollen (Artikel 24 Absatz 3 Alternative 2 des Übereinkommens),

- die Geltendmachung des Auskunftsanspruchs (Artikel 24 Absatz 3 Alternative 3 des Übereinkommens),

- die Erarbeitung harmonisierter Vorschläge im Hinblick auf gemeinsame Lösungen für die bestehenden Probleme (Artikel 24 Absatz 3 Alternative 4 des Übereinkommens);

e) Überprüfung der Zulässigkeit und Richtigkeit einer etwaigen Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch Europol auf Antrag der betreffenden Person (Artikel 24 Absatz 4 des Übereinkommens);

f) Erstellung von Tätigkeitsberichten in regelmäßigen Abständen (Artikel 24 Absatz 6 des Übereinkommens).

Artikel 2

Befugnisse

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz verfügt zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben über die im Übereinkommen vorgesehenen Befugnisse.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz ist insbesondere berechtigt, von Europol Auskünfte einzuholen, Einsicht in alle Unterlagen und Akten sowie Zugriff auf die von Europol gespeicherten Daten und jederzeit ungehindert Zutritt zu allen Diensträumen von Europol zu erhalten (Artikel 24 Absatz 2 des Übereinkommens). Dazu zählen auch Informationen über Hardware und Software und der Zugriff darauf, wenn dies für die Erfuellung der Aufgaben der gemeinsamen Kontrollinstanz erforderlich ist. Näheres kann durch Vereinbarungen zwischen der gemeinsamen Kontrollinstanz und dem Verwaltungsrat von Europol geregelt werden.

Artikel 3

Ausschüsse

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz setzt den Ausschuß nach Artikel 24 Absatz 7 des Übereinkommens ein.

(2) Sie kann eine oder mehrere interne Kommissionen einsetzen und deren Zusammensetzung und Mandat bestimmen (Artikel 24 Absatz 8 des Übereinkommens).

TITEL II

GESCHÄFTSORDNUNG DER GEMEINSAMEN KONTROLLINSTANZ

Artikel 4

Zusammensetzung

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz setzt sich aus höchstens zwei Mitgliedern oder Vertretern jeder nationalen Kontrollinstanz zusammen, die eine Delegation bilden. Jedes Mitglied kann einen Stellvertreter haben. Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz und ihre Stellvertreter werden von jedem Mitgliedstaat für fünf Jahre ernannt (Artikel 24 Absatz 1 Satz 3 des Übereinkommens); Wiederernennung ist zulässig.

(2) Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz und ihre Stellvertreter sind unabhängig, bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nicht an Weisungen gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. Sie dürfen insbesondere nicht gleichzeitig Mitglied eines anderen nach dem Übereinkommen eingesetzten Gremiums oder Mitglied des Personals von Europol sein.

Entsteht ein Interessenkonflikt, so legt die betroffene Person dieses Interesse offen und nimmt nicht an den Beratungen und der Beschlußfassung in der betreffenden Angelegenheit teil. Sie kann nötigenfalls mit der Mehrheit der Stimmen, die in geheimer Abstimmung von den an der Sitzung teilnehmenden Delegationen abgegeben werden, ausgeschlossen werden. Vor einem Ausschluß wird die betroffene Person gehört, nimmt jedoch nicht an der Beschlußfassung teil. Eine Person, die zurücktritt oder ausgeschlossen wird, kann durch ihren Stellvertreter ersetzt werden.

(3) Nur Personen mit der erforderlichen Befähigung können zu Mitgliedern der gemeinsamen Kontrollinstanz oder zu Stellvertretern ernannt werden (Artikel 24 Absatz 1 Satz 3 des Übereinkommens). Dabei wird besonders auf die Anforderungen für den Beschwerdeausschuß geachtet.

(4) Ist ein Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz verhindert, an einer Sitzung teilzunehmen, kann es sich von seinem Stellvertreter vertreten lassen.

(5) Die Mitgliedschaft in der gemeinsamen Kontrollinstanz endet, wenn die betroffene Person zurücktritt. Die Mitgliedschaft endet ebenfalls, wenn die betreffende Person aus dem Dienst der nationalen Kontrollinstanz als deren Mitglied oder Vertreter ausscheidet, es sei denn, sie wird von dem betreffenden Mitgliedstaat erneut in ihrem Amt bestätigt. Die Ernennung zum Mitglied darf nur im Einklang mit den nationalen Rechtsvorschriften widerrufen werden. Dies gilt entsprechend auch für die Stellvertreter.

Artikel 5

Vorsitz

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz wählt aus ihren Reihen einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen, die in geheimer Abstimmung von den an der Sitzung teilnehmenden Delegationen abgegeben werden. Der stellvertretende Vorsitzende darf nicht der Delegation des Vorsitzenden angehören. Erreicht keiner der Kandidaten im ersten Wahlgang die erforderliche Mehrheit, so findet ein zweiter Wahlgang zwischen den beiden Kandidaten statt, die die meisten Stimmen auf sich vereinigt haben. Der Vorsitzende und sein Stellvertreter werden für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Eine Wiederwahl für eine zweite Amtszeit von einem Jahr ist möglich.

(2) Der Vorsitzende vertritt die gemeinsame Kontrollinstanz und führt in ihren Sitzungen den Vorsitz. Er überwacht den ordnungsgemäßen Ablauf ihrer Tätigkeit. Er beruft die Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er eröffnet und schließt die Sitzungen. Er stellt die vorläufige Tagesordnung auf und sorgt für die Durchführung der Beschlüsse der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(3) Der stellvertretende Vorsitzende nimmt die Aufgaben des Vorsitzenden wahr, wenn dieser verhindert ist. Bei Abwesenheit des stellvertretenden Vorsitzenden nimmt das Mitglied mit dem höchsten Lebensalter die Aufgaben des stellvertretenden Vorsitzenden wahr. Die erste Sitzung der gemeinsamen Kontrollinstanz wird von dem Mitglied mit dem höchsten Lebensalter einberufen und geleitet, bis der Vorsitzende gewählt ist.

(4) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann zur Vorbereitung ihrer Beratungen über ein spezifisches Thema aus ihren Reihen auf Vorschlag des Vorsitzenden einen oder mehrere Berichterstatter bestellen. Handelt es sich um eine dringende Angelegenheit, so kann der Vorsitzende die Bestellung kraft seines Amtes vornehmen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(5) Der Vorsitzende oder eine Mehrheit der Delegationen können die Anwesenheit des Direktors in Sitzungen verlangen sowie Mitglieder des Personals von Europol, nationale Sachverständige, Verbindungsbeamte und andere Personen zur Teilnahme einladen.

Artikel 6

Arbeitsweise

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz tritt mindestens viermal jährlich zusammen. Darüber hinaus tritt sie auf Veranlassung des Vorsitzenden zusammen oder wenn mindestens drei Delegationen einen entsprechend begründeten schriftlichen Antrag stellen oder dies in einer vorangehenden Sitzung mündlich beantragen. Der Vorsitzende des Verwaltungsrats und der Direktor von Europol sind befugt, Themen zur Aufnahme in die Tagesordnung und die Einberufung der gemeinsamen Kontrollinstanz vorzuschlagen.

(2) Außer in den vom Vorsitzenden als dringend erachteten Fällen wird die Einberufung mindestens zwei Wochen vor der Sitzung schriftlich mitgeteilt. Die Einberufung enthält die vorläufige Tagesordnung und die Sitzungsunterlagen, es sei denn, daß die Art der Unterlagen dies nicht zuläßt. Die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn jeder Sitzung angenommen.

(3) Die gemeinsame Kontrollinstanz ist nur beschlußfähig, wenn mindestens zwei Drittel der Delegationen an der Sitzung teilnehmen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Delegationen gefaßt, sofern in dieser Geschäftsordnung nichts anderes vorgesehen ist. Jede Delegation hat eine Stimme. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag.

(4) Die Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz sind nicht öffentlich. Ihre Dokumente sind vertraulich, sofern die gemeinsame Kontrollinstanz nichts anderes beschließt. Von Europol vorgelegte Dokumente unterliegen jedoch der Geheimschutzregelung nach Artikel 31 Absatz 1 des Übereinkommens.

(5) Die gemeinsame Kontrollinstanz stützt sich in ihren Sitzungen auf Unterlagen und Entwürfe von Dokumenten, die in allen Amtssprachen der Organe der Europäischen Union ausgearbeitet wurden. Ausnahmen von dieser Regel sind nur in Dringlichkeitsfällen zulässig; jede Delegation hat jedoch das Recht, eine Übersetzung in ihre eigene Sprache zu verlangen.

(6) Beschlüsse der gemeinsamen Kontrollinstanz können im Wege des schriftlichen Verfahrens gefaßt werden, wenn alle Delegationen diesem Verfahren in einer Sitzung zugestimmt haben. In dringenden Fällen ist der Vorsitzende befugt, das schriftliche Verfahren von sich aus einzuleiten. In beiden Fällen übermittelt der Vorsitzende den Mitgliedern der gemeinsamen Kontrollinstanz einen Beschlußentwurf. Bringen die Delegationen gegen den in die einzelnen Amtssprachen übersetzten Beschlußentwurf binnen einer vom Vorsitzenden festgelegten Frist von mindestens vierzehn Tagen nach dessen Erhalt keine Einwände vor, so gilt der Entwurf als angenommen. Beantragt eine Delegation binnen fünf Arbeitstagen nach Erhalt des Beschlußentwurfs, daß darüber von der gemeinsamen Kontrollinstanz mündlich beraten wird, so wird das schriftliche Verfahren abgebrochen.

Artikel 7

Kontrollen vor Ort und Sachverständige

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann im Rahmen ihrer Befugnisse nach Artikel 24 des Übereinkommens Datenschutzkontrollen bei Europol durchführen.

(2) Mit der Durchführung dieser Kontrollen kann die gemeinsame Kontrollinstanz ein oder mehrere Mitglieder beauftragen. Soweit die gemeinsame Kontrollinstanz dies für zweckmäßig erachtet, können die betreffenden Mitglieder von Sachverständigen unterstützt werden, die nur aus einer von der gemeinsamen Kontrollinstanz vorab erstellten und Europol übermittelten Liste ausgewählt werden. Die Sachverständigen dieser Liste sind Mitarbeiter der nationalen Kontrollinstanzen und von Regierungsstellen, es sei denn, sie sind dort nicht verfügbar. Alle Sachverständigen müssen die nach ihren nationalen Rechtsvorschriften geltenden Sicherheitsanforderungen erfuellen.

(3) Wenn der Vorsitzende einen Fall als dringend betrachtet, kann er die betreffenden Mitglieder und Sachverständigen kraft seines Amtes bestellen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(4) Die mit der Durchführung einer Kontrolle beauftragten Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz erstatten der gemeinsamen Kontrollinstanz über die Ergebnisse ihrer Arbeit Bericht.

Artikel 8

Verfahren bei Verstößen

Stellt die gemeinsame Kontrollinstanz Verstöße gegen die Bestimmungen des Übereinkommens bei der Speicherung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten fest, so unterrichtet sie den Direktor von Europol entsprechend und fordert ihn schriftlich auf, innerhalb einer von ihr festgelegten Frist zu antworten. Ist die gemeinsame Kontrollinstanz der Auffassung, daß die Antwort unzureichend ist oder nicht rechtzeitig erfolgte, oder treten sonstige Schwierigkeiten auf, so befaßt sie den Verwaltungsrat schriftlich mit der Angelegenheit (Artikel 24 Absatz 5 Satz 3 des Übereinkommens). Die Nichtbefolgung einer rechtskräftigen Entscheidung des Beschwerdeausschusses gilt als Verstoß gegen das Übereinkommen.

Artikel 9

Protokoll

Über alle Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz wird Protokoll geführt. Der Protokollentwurf wird vom Sekretariat unter der Aufsicht des Vorsitzenden ausgearbeitet und der gemeinsamen Kontrollinstanz in ihrer nächsten Sitzung zur Annahme vorgelegt. Jedes Mitglied hat das Recht, eine Änderung des Protokollentwurfs zu beantragen, damit die von dem betreffenden Mitglied in der Sitzung vorgetragenen Bemerkungen zum Ausdruck gebracht werden.

Artikel 10

Tätigkeitsbericht

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz erstellt mindestens alle zwei Jahre einen Tätigkeitsbericht. Spätestens einen Monat vor der Übermittlung des Tätigkeitsberichts an den Rat erhält der Verwaltungsrat Gelegenheit zur Abgabe einer Stellungnahme, die dem Bericht beigefügt wird (Artikel 24 Absatz 6 des Übereinkommens).

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz entscheidet über die Veröffentlichung ihres Tätigkeitsberichts und legt gegebenenfalls die entsprechenden Modalitäten fest.

TITEL III

GESCHÄFTSORDNUNG DES BESCHWERDEAUSSCHUSSES

Artikel 11

Aufgaben des Beschwerdeausschusses

(1) Der Beschwerdeausschuß (nachstehend als "Ausschuß" bezeichnet) prüft Beschwerden im Sinne des Artikels 19 Absätze 6, 7 und 8, des Artikels 20 Absatz 4 und des Artikels 22 Absatz 3 des Übereinkommens.

(2) Der Ausschuß fällt rechtskräftige Entscheidungen in den in Absatz 1 genannten Angelegenheiten.

(3) Außer den in Artikel 2 Absatz 2 genannten Befugnissen verfügt der Ausschuß über die in diesem Kapitel vorgesehenen Befugnisse.

Artikel 12

Zusammensetzung

(1) Der Ausschuß setzt sich aus jeweils einem Mitglied jeder Delegation in der gemeinsamen Kontrollinstanz zusammen. Jedes Mitglied kann einen Stellvertreter haben. Die Mitglieder des Ausschusses und ihre Stellvertreter werden nach Benennung durch die betreffende Delegation von der gemeinsamen Kontrollinstanz für fünf Jahre ernannt; Wiederernennung ist zulässig.

(2) Die Ausschußmitglieder und ihre Stellvertreter müssen die nötige Befähigung zur Prüfung der Beschwerden nach Artikel 11 Absatz 1 und zur Entscheidung darüber besitzen, wozu unter anderem juristische Fachkompetenz sowie Erfahrung bei der Lösung von Konflikten und in Datenschutzfragen zählen.

(3) Ist ein Mitglied des Ausschusses verhindert, an einer Sitzung teilzunehmen, kann es von seinem Stellvertreter vertreten werden.

(4) Die Mitgliedschaft im Ausschuß endet mit dem Rücktritt der betreffenden Person oder ihrem Ausscheiden aus der gemeinsamen Kontrollinstanz. Dies gilt entsprechend auch für die Stellvertreter.

Artikel 13

Unabhängigkeit und Unparteilichkeit

(1) Die Mitglieder und ihre Vertreter sind bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten unabhängig und unparteilich, nicht an Weisungen der gemeinsamen Kontrollinstanz oder anderer gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. Während ihrer Amtszeit dürfen sie keine Tätigkeiten aufnehmen, die mit ihrer Unabhängigkeit und Unparteilichkeit als Mitglieder des Ausschusses oder mit der erforderlichen Verfügbarkeit im Dienst des Ausschusses unvereinbar sind. Tätigkeiten, die im Auftrag der nationalen Kontrollinstanz ausgeführt werden oder ausgeführt worden sind, gelten nicht als unvereinbar mit der Arbeit im Ausschuß. Dieser Absatz gilt auch für Stellvertreter.

(2) Ist ein Mitglied des Ausschusses oder ein Stellvertreter mit einem Fall in einer Weise befaßt gewesen, die seine Unparteilichkeit ernstlich in Frage stellt, oder treten sonstige Umstände auf, die die ordnungsgemäße Entscheidung über eine Beschwerde beeinträchtigen können, legt die betreffende Person dies offen und tritt von dem Fall zurück.

(3) Wird ein Mitglied oder Stellvertreter von einer Partei aus Gründen im Sinne der Absätze 1 und 2 abgelehnt, hört der Ausschuß die betroffene Person und die anderen Parteien und entscheidet anschließend in Abwesenheit des Betroffenen in geheimer Abstimmung über die Ablehnung.

(4) Eine Person, die nach Absatz 3 von einem Fall zurücktritt oder ausgeschlossen wird, wird durch ihren Stellvertreter ersetzt.

Artikel 14

Vorsitz

(1) Der Ausschuß wählt aus seinen Reihen einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen, die von den an der Sitzung teilnehmenden Mitgliedern in geheimer Abstimmung abgegeben werden. Erreicht keiner der Kandidaten die erforderliche Mehrheit im ersten Wahlgang, so findet ein zweiter Wahlgang zwischen den beiden Kandidaten statt, die die meisten Stimmen auf sich vereinigt haben. Der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende der gemeinsamen Kontrollinstanz kann weder zum Vorsitzenden oder zum stellvertretenden Vorsitzenden des Ausschusses gewählt werden noch derselben Delegation angehören. Der Vorsitzende und sein Stellvertreter werden für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Eine Wiederwahl für eine zweite Amtszeit von einem Jahr ist möglich.

(2) Der Vorsitzende führt in den Sitzungen des Ausschusses den Vorsitz. Er überwacht den ordnungsgemäßen Ablauf der Arbeiten des Ausschusses. Er beruft die Sitzungen des Ausschusses ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er erstellt die vorläufige Tagesordnung.

(3) Der stellvertretende Vorsitzende nimmt die Aufgaben des Vorsitzenden wahr, wenn dieser verhindert ist. Bei Abwesenheit des stellvertretenden Vorsitzenden nimmt das Mitglied mit dem höchsten Lebensalter die Aufgaben des stellvertretenden Vorsitzenden wahr. Die erste Sitzung des Ausschusses wird von dem Mitglied mit dem höchsten Lebensalter einberufen und geleitet, bis der Vorsitzende gewählt ist.

(4) Der Ausschuß kann zur Vorbereitung seiner Beratungen aus seinen Reihen auf Vorschlag des Vorsitzenden einen oder mehrere Berichterstatter bestellen. In diesen Fällen stammt das zum Berichterstatter bestellte Mitglied grundsätzlich aus dem Mitgliedstaat, aus dem der Antragsteller kommt oder, falls der Antragsteller aus einem Nichtmitgliedstaat stammt, aus dem Mitgliedstaat, in dem der Fall seine engsten Anknüpfpunkte hat. Handelt es sich um eine dringende Angelegenheit, kann der Vorsitzende die Bestellung kraft seines Amtes vornehmen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder des Ausschusses. Der Berichterstatter prüft die Beschwerde und legt dem Ausschuß einen Bericht über ihre Zulässigkeit sowie einen Vorschlag für das weitere Vorgehen, insbesondere hinsichtlich der erforderlichen Vorbereitungen vor.

Artikel 15

Vertretung

Der Antragsteller kann von einem Rechtsanwalt oder einem sonstigen Berater unterstützt oder vertreten werden. Der Ausschuß kann einen Rechtsanwalt oder Berater bei schwerwiegendem Fehlverhalten von den Beratungen ausschließen. Wird ein Rechtsanwalt oder Berater ausgeschlossen, so setzt der Vorsitzende der betroffenen Partei eine Frist, damit diese einen anderen Rechtsanwalt oder Berater bestellen kann; die Beratungen werden bis zum Ablauf dieser Frist ausgesetzt. Der Rechtsanwalt oder der Berater muß eine ordnungsgemäße Vollmacht des Antragstellers vorlegen, wenn der Ausschuß ihn hierzu auffordert.

Artikel 16

Sprachen

(1) Das Verfahren wird in einer der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union geführt. Der Antragsteller wählt die Amtssprache, in der das Verfahren geführt wird. Die Verfahrenssprache wird in den mündlichen Erklärungen und in den Unterlagen der Parteien sowie im Protokoll und in den Entscheidungen des Ausschusses verwendet.

(2) Dokumenten in einer anderen Sprache als der Verfahrenssprache wird eine Übersetzung in die Verfahrenssprache beigegeben. Bei langen Dokumenten kann die Übersetzung sich auf Auszüge oder Zusammenfassungen beschränken. Der Ausschuß kann von Amts wegen oder auf Antrag einer Partei jederzeit eine vollständige Übersetzung verlangen.

(3) Erforderlichenfalls werden für jedes Ausschußmitglied und für die Parteien kostenlos Dolmetschdienste und Übersetzungen bereitgestellt. Die Entscheidungen des Ausschusses werden in alle Amtssprachen der Organe der Europäischen Union übersetzt.

(4) In den Fällen, in denen der Antragsteller keine der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union beherrscht, kann der Antrag in einer anderen Sprache gestellt werden. Der Antragsteller ist verpflichtet, eine Zusammenfassung in einer der Amtssprachen vorzulegen. Der Vorsitzende oder der Berichterstatter läßt den Antrag in die gewählte Sprache übersetzen.

Artikel 17

Einleitung des Verfahrens

(1) Die Beschwerde wird durch Vorlage eines schriftlichen Antrags beim Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Entscheidung von Europol beim Antragsteller eingeleitet. Liegt keine Entscheidung vor, so wird die Beschwerde innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der entsprechenden Fristen nach Artikel 19 Absatz 6, Artikel 20 Absatz 4 und Artikel 22 Absatz 3 des Übereinkommens eingeleitet. Bei Zweifeln hinsichtlich der Einhaltung einer Frist wird zugunsten des Antragstellers entschieden.

(2) Der Antragsteller legt die Grundzüge des Antrags dar. Beschwerdeführer, Beschwerdegegenstand und Beschwerdegrund müssen daraus eindeutig hervorgehen. Der Antrag ist mit allen zur Verfügung stehenden Belegen zu versehen. Der Antragsteller kann seine Beschwerde jederzeit zurückziehen.

(3) Das Sekretariat bestätigt den Eingang der Beschwerde innerhalb von vier Wochen und erteilt allgemeine Informationen über den Verlauf des Verfahrens.

(4) Erfuellt der Antrag die in Absatz 2 Sätze 1 und 2 und in Artikel 16 Absatz 4 Satz 2 genannten Anforderungen nicht, so fordert das Sekretariat den Antragsteller auf, etwaige Mängel binnen vier Wochen zu beheben.

(5) Beschwerden, die die Anforderungen nicht erfuellen, werden vom Ausschuß auf Vorschlag des Vorsitzenden oder des Berichterstatters abgelehnt. Eine Beschwerde, bei der die Fristen nach Absatz 1 nicht eingehalten werden, kann entgegengenommen werden, wenn sich die Fristüberschreitung durch besondere Umstände rechtfertigen läßt.

Artikel 18

Vorprüfung

(1) Erfuellt der Antrag die Anforderungen, so wird er vom Ausschuß unter Zugrundelegung der nachstehenden Bestimmungen und unter Berücksichtigung des Übereinkommens, insbesondere der Artikel 19, 20 und 22, geprüft.

(2) Eine Abschrift des Antrags wird Europol übermittelt, damit das Amt binnen vier Wochen hierzu Stellung nehmen kann; eine Verlängerung der Frist um weitere zwei Wochen ist möglich.

(3) Der Ausschuß kann im Einzelfall beschließen, zusätzlich eine oder mehrere nationale Stellen an dem Beschwerdeverfahren zu beteiligen. Der Antragsteller und Europol werden über diesen Beschluß unterrichtet. Die betreffenden nationalen Stellen erhalten eine Abschrift der Bemerkungen von Europol und des Antragstellers, damit sie binnen vier Wochen eigene Bemerkungen vorlegen können; eine Verlängerung der Frist um weitere zwei Wochen ist möglich.

(4) Nach Eingang der Bemerkungen oder nach Ablauf der Fristen wird der Antrag vom Ausschuß innerhalb der darauffolgenden drei Monate behandelt.

Artikel 19

Zusätzliche Informationen

(1) Der Ausschuß kann den Antragsteller, Europol, die nationalen Stellen, die nationalen Kontrollinstanzen oder jede andere Stelle ersuchen, ihm weitere Informationen, Beweismittel oder Bemerkungen vorzulegen. Die Parteien können dem Ausschuß Vorschläge für die Beweiserhebung unterbreiten oder Beweisanträge stellen. Der Ausschuß kommt diesen Vorschlägen und Anträgen in dem für die Prüfung des Falles erforderlichen Maße nach.

(2) Der Ausschuß kann außerdem beschließen, bei Europol vor Ort zu ermitteln. Artikel 7 gilt entsprechend. In diesem Fall wird der Antragsteller oder sein Berater über das Ergebnis der Ermittlungen unterrichtet.

Artikel 20

Zugang zu den Verfahrensakten

(1) Alle Parteien haben auf Wunsch Zugang zu den Verfahrensakten und können beim Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz auf eigene Kosten Auszüge oder Fotokopien anfordern. Der Zugang kann verweigert werden, soweit dies erforderlich ist

- für die ordnungsgemäße Erfuellung der Aufgaben von Europol,

- zum Schutz der öffentlichen Sicherheit und Ordnung in den Mitgliedstaaten oder zur Bekämpfung von Straftaten,

- zum Schutz der Rechte und Freiheiten Dritter

und deswegen das Interesse der betroffenen Person zurücktreten muß.

(2) Europol, die nationalen Stellen und die nationalen Kontrollinstanzen können angeben, inwieweit die von ihnen gegebenen Informationen dem Antragsteller nicht zugänglich gemacht werden sollten, wobei sie die Gründe für eine solche Einschränkung darlegen. Der Ausschuß kann weitere Begründungen verlangen. Sofern der Ausschuß diese Gründe als zulässig erachtet, werden die betreffenden Informationen nicht zugänglich gemacht. Der Ausschuß kann nur wegen Fehlens zulässiger Gründe und nur einstimmig eine gegenteilige Entscheidung treffen. In diesem Fall kann der Ausschuß verlangen, daß dem Antragsteller eine Zusammenfassung zur Verfügung gestellt wird oder daß dem Antragsteller bestimmte Informationen zugänglich gemacht werden.

Artikel 21

Anhörungsverfahren

(1) Die Parteien werden vom Ausschuß gehört, sofern sie dies verlangen. Der Ausschuß hat die Parteien von ihrem Recht auf Anhörung ordnungsgemäß zu unterrichten. Dieses Recht wird auf schriftlichem Wege ausgeübt. Der Ausschuß beschließt auf Antrag, einer der am Verfahren beteiligten Parteien eine mündliche Anhörung durchzuführen, sofern er dies für die Prüfung des Falls als notwendig erachtet. Der Ausschuß hat die Parteien von ihrem Recht auf Beantragung einer mündlichen Anhörung ordnungsgemäß zu unterrichten. Alle Parteien werden über die mündliche Anhörung rechtzeitig unterrichtet und sind berechtigt, ihr beizuwohnen.

(2) Mündliche Anhörungen sind öffentlich, es sei denn, der Ausschuß beschließt kraft seines Amtes oder auf Antrag einer der Parteien, die Öffentlichkeit in den Fällen, in denen dies im Interesse der öffentlichen Sicherheit, insbesondere aus den in Artikel 19 Absatz 3 des Übereinkommens aufgeführten Gründen, oder zum Schutz der Privatsphäre eines Betroffenen geboten ist, ganz oder teilweise auszuschließen oder aber im Falle besonderer Umstände, wenn öffentliche Verhandlungen die ordnungsgemäße Entscheidung über eine Beschwerde beeinträchtigen würden, die Öffentlichkeit in dem Umfang auszuschließen, den der Ausschuß als unbedingt erforderlich erachtet. Stellt ein Mitgliedstaat, der am Verfahren beteiligt ist, oder Europol den Antrag, die Öffentlichkeit vom Verfahren auszuschließen, so kann der Ausschuß eine gegenteilige Entscheidung nur wegen Fehlens der in Satz 1 genannten Gründe und nur einstimmig treffen.

(3) Der Ausschuß kann auf Antrag einer Partei oder von sich aus beschließen, eine Partei in Abwesenheit anderer Parteien zu hören, sofern dies notwendig ist, um das ordnungsgemäße Funktionieren von Europol, die Sicherheit eines Mitgliedstaats oder den Schutz der Interessen des Antragstellers oder eines Dritten zu gewährleisten. Die abwesenden Parteien werden über die in ihrer Abwesenheit geführten Verhandlungen unterrichtet.

Artikel 22

Anhörung von Zeugen und Sachverständigen

(1) Der Ausschuß kann auf Antrag einer Partei oder von sich aus beschließen, Zeugen zu hören. Alle Parteien und die betroffenen Zeugen werden rechtzeitig über die Anhörung unterrichtet. Artikel 21 Absätze 2 und 3 gelten ebenfalls.

(2) Vom Ausschuß geladene Zeugen haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reise- und Aufenthaltskosten sowie auf Entschädigung für entgangene Einkünfte in dem Umfang, den der Ausschuß für angemessen hält. Sie können die erforderlichen Vorschüsse erhalten. Alle Zahlungen werden aus dem Haushalt der gemeinsamen Kontrollinstanz getätigt.

(3) Die Zeugen werden vom Ausschuß gehört. Die Mitglieder des Ausschusses können die Zeugen befragen. Mit Erlaubnis des Vorsitzenden können auch die Parteien die Zeugen befragen. Vor Beginn der Anhörung erinnert der Vorsitzende die Zeugen an ihre Verpflichtung zu wahrheitsgemäßer Aussage.

(4) Der Ausschuß kann einen Sachverständigen bestellen und dessen Mandat festlegen. Der Sachverständige hat Anspruch auf Vergütung seiner Leistungen. Der Ausschuß kann beschließen, den Sachverständigen zu hören. Die Regeln für die Anhörung von Zeugen gelten ebenfalls.

Artikel 23

Abschließende Erklärung

Der Ausschuß fordert alle Parteien auf, Schlußbemerkungen vorzubringen, bevor er eine rechtskräftige Entscheidung trifft.

Artikel 24

Protokoll

(1) Der Ausschuß erstellt über seine Verhandlungen ein Protokoll, in dem der Verlauf jeder Anhörung wiedergegeben ist und die abgegebenen Erklärungen enthalten sind. Die Parteien können beantragen, daß bestimmte Dokumente oder Erklärungen ganz oder teilweise in das Protokoll aufgenommen werden. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden unterzeichnet, den Parteien zugestellt und in die Verfahrensakte aufgenommen. Der Ausschuß sieht Beschränkungen für die in Artikel 21 Absatz 2 oder Artikel 22 Absatz 1 genannten Fälle vor.

(2) Artikel 9 gilt auch für alle Sitzungen des Ausschusses, an denen die Parteien nicht teilnehmen.

Artikel 25

Entscheidungen und Geheimhaltung

(1) Der Ausschuß ist nur beschlußfähig, wenn vier Fünftel der Mitglieder oder ihrer Stellvertreter an der Sitzung teilnehmen.

(2) Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit der an der Sitzung teilnehmenden Mitglieder oder Stellvertreter getroffen, sofern diese Geschäftsordnung oder das Übereinkommen nichts anderes vorsehen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. Alle an der rechtskräftigen Entscheidung beteiligten Personen müssen einer mündlichen Anhörung beigewohnt haben.

(3) Die Beratungen des Ausschusses unterliegen der Geheimhaltung.

(4) Die rechtskräftige Entscheidung des Ausschusses enthält die Namen der an der Entscheidung beteiligten Ausschußmitglieder, das Datum der Verkündung der Entscheidung, den Tenor der Entscheidung, eine kurze Darlegung des Sachverhalts und die Begründung der Entscheidung. Die Entscheidung wird in öffentlicher Sitzung verkündet und den Parteien zugeleitet. Eine Abschrift der Entscheidung wird der gemeinsamen Kontrollinstanz zugeleitet.

Artikel 26

Vorladungen

Vorladungen und andere Mitteilungen an Parteien, Zeugen und Sachverständige ergehen in einer Form, die in angemessener Weise sicherstellt, daß eine ordnungsgemäße Unterrichtung erfolgt ist und dies erforderlichenfalls nachgeprüft werden kann.

Artikel 27

Kosten

(1) Der Ausschuß entscheidet in seiner rechtskräftigen Entscheidung über die Kosten des Verfahrens. Das Verfahren vor dem Ausschuß ist kostenlos. Wird der Beschwerde ganz oder teilweise stattgegeben, so trägt Europol die Kosten, die dem Antragsteller durch das Vorbringen der Beschwerde und das Verfahren entstanden sind, in dem Umfang, den der Ausschuß für angemessen hält.

(2) Kann der Antragsteller sämtliche oder einen Teil der Kosten des Verfahrens nicht tragen, so kann ihm auf Antrag jederzeit ein Zuschuß zu den Kosten gewährt werden. Er fügt seinem Antrag Nachweise für seine Bedürftigkeit bei. Der Ausschuß kann den Zuschuß jederzeit zurückziehen, wenn die Voraussetzungen, unter denen er gewährt worden war, sich im Laufe der Beratungen ändern. Wird der Zuschuß bewilligt, werden die Kosten vom Haushalt der gemeinsamen Kontrollinstanz getragen. Wenn es angemessen ist, kann in der rechtskräftigen Entscheidung von einer Partei verlangt werden, die gewährten Vorschüsse an den Haushalt der gemeinsamen Kontrollinstanz zurückzahlen. Bei der Einreichung seines Antrags erklärt sich der Antragsteller einverstanden, die Kosten zurückzuzahlen, wenn dies in der rechtskräftigen Entscheidung verlangt wird.

Artikel 28

Ordnungsgemäßes Verfahren

In den in dieser Geschäftsordnung nicht geregelten Fällen führt der Ausschuß seine Verfahren im Einklang mit den in Artikel F Absatz 2 des Vertrags über die Europäische Union genannten allgemeinen Grundsätze des Gemeinschaftsrechts durch.

TITEL IV

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 29

Sekretariat

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz wird bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von einem Sekretariat unterstützt, das an ihrem Sitz untergebracht ist. Das Sekretariat ist eine ständige Einrichtung, deren Mitarbeiter allein aufgrund ihrer Befähigung eingestellt werden. Die Mitarbeiter des Sekretariats handeln ausschließlich im Interesse der gemeinsamen Kontrollinstanz, genießen völlige Unabhängigkeit von Europol und nehmen von keiner anderen Behörde Weisungen entgegen. Die Einstellung oder die Abordnung von Personal für das Sekretariat erfolgt auf Vorschlag der gemeinsamen Kontrollinstanz. Die Mitarbeiter des Sekretariats dürfen ohne Erlaubnis des Vorsitzenden der gemeinsamen Kontrollinstanz keine anderen Tätigkeiten ausüben.

(2) Das Sekretariat arbeitet unter der Dienstaufsicht des Vorsitzenden der gemeinsamen Kontrollinstanz gemäß den von der gemeinsamen Kontrollinstanz aufgestellten Regeln. Es steht mit seinen Diensten auch dem Beschwerdeausschuß zur Verfügung. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben untersteht es der Dienstaufsicht des Vorsitzenden des Beschwerdeausschusses. Das Sekretariat führt ein Verzeichnis der Beschwerden und aller übrigen Dokumente.

(3) Das Sekretariat stellt sicher, daß die Verpflichtungen nach Artikel 32 des Übereinkommens auch im Rahmen der Arbeiten der gemeinsamen Kontrollinstanz erfuellt werden.

Artikel 30

Geheimhaltung

(1) Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, die Stellvertreter, die Sachverständigen und die Mitarbeiter des Sekretariats sind verpflichtet, die Sachverhalte, von denen sie in Ausübung ihrer Tätigkeit Kenntnis erhalten, vertraulich zu behandeln, sofern nicht die ordnungsgemäße Erledigung ihrer Aufgaben etwas anderes erfordert. Diese Pflicht besteht auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst fort.

(2) Bei ihrer Ernennung erklären die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, die Stellvertreter, die Sachverständigen und die Mitarbeiter des Sekretariats, daß sie diese Pflichten anerkennen.

(3) Im Falle einer Verletzung der Geheimhaltungspflicht kann ein Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz oder sein Stellvertreter mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen, die von den an einer Sitzung der gemeinsamen Kontrollinstanz teilnehmenden Delegationen in geheimer Abstimmung abgegeben werden, suspendiert werden. Die betroffene Person wird zuvor gehört, nimmt jedoch an der Beschlußfassung nicht teil. Diese Bestimmung gilt entsprechend für den Beschwerdeausschuß, wenn sich die Verletzung der Geheimhaltungspflicht auf die Tätigkeit des Ausschusses bezieht. In diesem Fall wird die gemeinsame Kontrollinstanz unverzüglich unterrichtet.

Im Falle einer Suspendierung wird das suspendierte Mitglied durch seinen Stellvertreter ersetzt. Die Suspendierung wird der für die Ernennung des suspendierten Mitglieds zuständigen nationalen Kontrollinstanz mitgeteilt.

Artikel 31

Haushalt und Kosten

(1) Das Sekretariat arbeitet Vorschläge für einen jährlichen Haushaltsplan für die gemeinsame Kontrollinstanz aus, die nach ihrer Billigung dem Verwaltungsrat im Vorgriff auf die nach Artikel 24 Absatz 9 des Übereinkommens erforderliche Konsultation vorgelegt werden.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz entscheidet über die Auszahlung der ihr zugewiesenen Haushaltsmittel, die vom Sekretariat verwaltet werden.

(3) Die Kosten der gemeinsamen Kontrollinstanz und des Beschwerdeausschusses, einschließlich der Ausgaben für die Mitarbeiter des Beschwerdeausschusses und ihre Stellvertreter, die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind, gehen zu Lasten des Haushalts der gemeinsamen Kontrollinstanz gemäß der von ihr aufgestellten Regeln.

Artikel 32

Änderung der Geschäftsordnung

Änderungen dieser Geschäftsordnung werden von der gemeinsamen Kontrollinstanz einstimmig angenommen und dem Rat zur einstimmigen Billigung vorgelegt (Artikel 24 Absatz 7 Satz 1 des Übereinkommens).

Artikel 33

Evaluierung

Diese Geschäftsordnung wird frühestens ein Jahr und spätestens drei Jahre nach ihrem Inkrafttreten einer Evaluierung durch die gemeinsame Kontrollinstanz unterzogen.

Artikel 34

Inkrafttreten der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Billigung durch den Rat gemäß Artikel 24 Absatz 7 des Übereinkommens in Kraft(2).

Geschehen zu Brüssel am 22. April 1999.

Im Namen der Gemeinsamen Kontrollinstanz

Der Vorsitzende

Fergus GLAVEY

(1) ABl. C 316 vom 27.11.1995, S. 1.

(2) Die Geschäftsordnung ist am 29. April 1999 vom Rat gebilligt worden.

ERKLÄRUNG DES RATES

zu Artikel 4 Absatz 5 und Artikel 12 Absatz 4, die bei der Billigung der Geschäftsordnung der Gemeinsamen Kontrollinstanz von Europol angenommen wurde

Die Mitgliedstaaten gehen einvernehmlich davon aus, daß ein Ausscheiden eines Mitglieds oder eines Stellvertreters aus der Gemeinsamen Kontrollinstanz vor Ablauf der Amtszeit insbesondere nicht aus Gründen erfolgen darf, die mit der Ausübung der Funktion im Beschwerdeausschuß zusammenhängen.