AKT nr. 1/99 FRÅN DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN FÖR EUROPOL

av den 22 april 1999

om fastställande av arbetsordningen

(1999/C 149/01)

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN HAR ANTAGIT DENNA ARBETSORDNING

med beaktande av den på grundval av artikel K 3 i Fördraget om Europeiska unionen utarbetade konventionen om upprättandet av en europeisk polisbyrå (Europolkonventionen)(1), särskilt artikel 24.7 i denna, och

av följande skäl:

Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall genom enhälligt beslut fastställa sin arbetsordning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

ARBETSORDNING

FÖR DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN FÖR EUROPOL

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

AVDELNING I

DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETENS UPPGIFTER OCH BEFOGENHETER

Artikel 1

Uppgifter

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall ha till uppgift att i enlighet med denna konvention övervaka Europols verksamhet för att försäkra sig om att lagringen, behandlingen och användningen av de uppgifter som Europol disponerar över inte inkräktar på individens rättigheter. Den skall dessutom övervaka lagenligheten av överföringen av de uppgifter som har Europol som ursprung (artikel 24.1 i konventionen, första och andra meningen).

2. För detta ändamål skall den gemensamma tillsynsmyndigheten särskilt ha följande uppgifter:

a) Granskning av instruktionen för upprättandet av ett dataregister (artikel 12.1, andra meningen, samt 12.2, tredje meningen, i konventionen).

b) Granskning av bestämmelserna om upprättande av rapporter om åtkomst av personuppgifter (artikel 16 i konventionen, första meningen).

c) Granskning av allmänna regler för Europols överföring av personuppgifter till tredje land och utomstående instanser (artikel 18.2 i konventionen, andra meningen).

d) Granskning av frågor om

- tillämpning och tolkning av konventionen i samband med Europols verksamhet när det gäller behandling och användning av personuppgifter (artikel 24.3 i konventionen, första alternativet),

- oberoende kontroller som utförs av de nationella tillsynsmyndigheterna i medlemsstaterna (artikel 24.3 i konventionen, andra alternativet),

- utövandet av rätten till information (artikel 24.3 tredje alternativet i konventionen),

- utarbetandet av harmoniserade förslag till gemensamma lösningar på de problem som finns (artikel 24.3 i konventionen, fjärde alternativet).

e) Granskning, på begäran av en enskild, av att eventuell insamling, lagring, behandling och användning av personuppgifter inom Europol har utförts på ett lagligt och korrekt sätt (artikel 24.4 i konventionen).

f) Regelbundet upprättande av aktivitetsrapporter (artikel 24.6 i konventionen).

Artikel 2

Befogenheter

1. För att utföra sina uppgifter skall den gemensamma tillsynsmyndigheten ha de befogenheter som föreskrivs i konventionen.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall särskilt vara bemyndigad att erhålla information från Europol, att få tillgång till alla dokument och akter liksom tillgång till uppgifter som lagras av Europol och när som helst beviljas fri tillgång till alla Europols lokaler (artikel 24.2 i konventionen). Detta inbegriper information om och tillgång till hårdvara och programvara närhelst det är nödvändigt för att den gemensamma tillsynsmyndigheten skall kunna fullgöra sina uppgifter. Detaljer kan regleras i överenskommelser mellan den gemensamma tillsynsmyndigheten och Europols styrelse.

Artikel 3

Kommittéer

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall inrätta den kommitté som föreskrivs i artikel 24.7 i konventionen.

2. Den kan inrätta en eller flera interna kommittéer och besluta om deras sammansättning och befogenheter (artikel 24.8 i konventionen).

AVDELNING II

ARBETSORDNING FÖR DEN GEMENSAMMA TILLSYNSMYNDIGHETEN

Artikel 4

Medlemskap

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall bestå av högst två medlemmar av eller företrädare för var och en av de nationella tillsynsmyndigheterna vilka skall utgöra en delegation. Varje medlem får ha en suppleant. Medlemmarna i den gemensamma tillsynsmyndigheten och deras suppleanter skall utses för fem år av varje medlemsstat (artikel 24.1, tredje meningen i konventionen), och denna ämbetstid skall kunna förnyas.

2. Medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten och deras suppleanter skall vara oberoende, obundna av instruktioner när de utför sina uppgifter och endast underställda lagen. De får framför allt inte samtidigt vara medlemmar av något annat organ som inrättats enligt konventionen eller ingå i Europols personal.

Om en intressekonflikt uppstår skall den berörda personen anmäla detta intresse och avstå från att delta i diskussionen eller beslutet i frågan. Han kan, om det visar sig nödvändigt, uteslutas med en majoritet av de närvarande delegationernas röster vid en sluten omröstning. Den berörda personen skall höras före en eventuell uteslutning men skall ej delta i beslutet. Om en person träder tillbaka eller utestängs, kan han ersättas av sin suppleant.

3. Endast personer med nödvändiga kvalifikationer får utses till medlemmar eller suppleanter i den gemensamma tillsynsmyndigheten (artikel 24.1 i konventionen, tredje meningen). Särskild hänsyn skall tas till kraven för överklagandekommittén.

4. En medlem av den gemensamma tillsynsmyndigheten som inte kan delta i ett möte får företrädas av sin suppleant.

5. Medlemsskapet i den gemensamma tillsynsmyndigheten skall upphöra när personen i fråga avgår. Den skall även upphöra när denna person upphör att vara medlem i eller företrädare för den nationella tillsynsmyndigheten, såvida ämbetstiden inte förnyas av den berörda medlemsstaten. Förordnandet som medlem kan inte återkallas annat än i enlighet med nationell lagstiftning. Detsamma skall gälla för suppleanterna.

Artikel 5

Ordförande

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall bland sina medlemmar välja en ordförande och en vice ordförande med två tredjedels majoritet av de närvarande delegationernas röster vid en sluten omröstning. Vice ordföranden skall inte vara medlem i ordförandens delegation. Om ingen av kandidaterna får tillräcklig majoritet vid den första omröstningen, skall en andra omröstning äga rum mellan de båda kandidater som fått flest röster. Ordföranden och vice ordföranden skall väljas för en tvåårsperiod. Val för en andra period på ett år skall vara möjligt.

2. Ordföranden skall företräda den gemensamma tillsynsmyndigheten och vara ordförande vid dess möten. Han skall övervaka att dess arbete löper smidigt. Han skall sammankalla den gemensamma tillsynsmyndighetens möten och bestämma plats, datum och tid för mötena. Han skall öppna och avsluta mötena. Han skall utarbeta den preliminära dagordningen och se till att den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut verkställs.

3. Vice ordföranden skall träda i ordförandens ställe om denne inte kan närvara. I vice ordförandens frånvaro skall den i fråga om ålder äldste medlemmen fungera som vice ordförande. Det första mötet i den gemensamma tillsynsmyndigheten skall sammankallas av den i fråga om ålder äldste medlemmen, som också skall sitta som ordförande till dess en ordförande valts.

4. För att förbereda sitt arbete med avseende på en särskild fråga kan den gemensamma tillsynsmyndigheten bland sina medlemmar och på ordförandens förslag utse en eller flera föredragande. Om ärendet är brådskande kan ordföranden i kraft av sitt ämbete göra en sådan utnämning. I så fall skall han utan dröjsmål underrätta den gemensamma tillsynsmyndighetens medlemmar.

5. Ordföranden eller en majoritet av delegationerna kan begära att Europols direktör skall vara närvarande vid mötena och bjuda in personal från Europol, nationella experter, sambandsmän och andra personer.

Artikel 6

Arbetsmetoder

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall sammanträda minst fyra gånger om året. Därutöver skall den sammanträda på ordförandens initiativ och närhelst minst tre delegationer lämnar in ett skriftligt förslag med angivande av skäl eller lägger fram ett muntligt förslag vid ett tidigare möte. Styrelsens ordförande och Europols direktör skall ha rätt att föreslå punkter som skall tas upp på dagordningen och att föreslå att den gemensamma tillsynsmyndigheten skall sammankallas.

2. Med undantag för de fall som ordföranden bedömer som brådskande skall meddelandet om sammankallande av mötet sändas i så god tid att det kommer fram minst två veckor före mötet. Meddelandet skall innehålla den preliminära dagordningen och de handlingar som behövs vid mötet, såvida inte dessa är av sådan art att detta inte är möjligt. Den slutgiltiga dagordningen skall antas vid början av varje möte.

3. Ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten är beslutmässigt endast om minst två tredjedelar av delegationerna deltar. Beslut skall fattas med enkel majoritet av de närvarande delegationerna om inte annat föreskrivs i denna arbetsordning. Varje delegation skall ha en röst. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst.

4. Den gemensamma tillsynsmyndighetens möten skall inte vara offentliga. Dess handlingar skall vara sekretessbelagda om inte den gemensamma tillsynsmyndigheten beslutar något annat. Handlingar som läggs fram av Europol skall emellertid omfattas av de sekretessregler som avses i artikel 31.1 i konventionen.

5. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall sammanträda på grundval av handlingar och utkast till handlingar som är utarbetade på Europeiska unionens institutioners samtliga officiella språk. Undantag från denna regel får göras endast i brådskande fall. Varje delegation skall ha rätt att kräva en översättning till sitt eget språk.

6. Den gemensamma tillsynsmyndighetens beslut kan fattas genom skriftligt förfarande under förutsättning att samtliga delegationer har godtagit detta förfarande vid ett möte. I brådskande fall skall ordföranden ha rätt att ta initiativet till det skriftliga förfarandet. I båda fallen skall ordföranden överlämna ett utkast till beslut till medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Om delegationerna inte gör invändningar mot det till respektive officiella språk översatta utkastet till beslut inom en av ordföranden angiven tid om minst 14 dagar efter mottagandet, skall förslaget betraktas som antaget. Om en delegation inom fem arbetsdagar efter det att den har mottagit utkastet till beslut begär att detta skall diskuteras muntligt av den gemensamma tillsynsmyndigheten, skall det skriftliga förfarandet avbrytas.

Artikel 7

Kontroller på plats och experter

1. Inom ramen för sina befogenheter i enlighet med artikel 24 i konventionen får den gemensamma tillsynsmyndigheten utföra kontroller av dataskyddet vid Europol.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten får utse en eller flera medlemmar att utföra dessa kontroller. Sådana medlemmar får, om den gemensamma tillsynsmyndigheten anser det lämpligt, biträdas av experter, som endast får tas från en förteckning över experter som den gemensamma tillsynsmyndigheten i förväg upprättat och tillställt Europol. De experter som anges i denna förteckning skall komma från nationella tillsynsmyndigheter och regeringsorgan, utom när sådana experter inte finns tillgängliga. Alla experter måste uppfylla de säkerhetskrav som gäller enligt deras nationella lagstiftning.

3. Om ordföranden anser att ett fall är brådskande får han i kraft av sitt ämbete utnämna dessa medlemmar och experter. I detta fall skall han utan dröjsmål underrätta medlemmarna av den gemensamma tillsynsmyndigheten.

4. De medlemmar av den gemensamma tillsynsmyndigheten som har anförtrotts att utföra en kontroll skall avge en rapport om resultatet av sitt arbete till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 8

Förfarande i händelse av överträdelser

Om den gemensamma tillsynsmyndigheten konstaterar att bestämmelserna i denna konvention inte har följts vid lagringen, behandlingen eller användningen av personuppgifter, skall den informera Europols direktör om detta samt skriftligen begära att få svar inom en viss tidsperiod. Om den gemensamma tillsynsmyndighetenanser att svaret är otillräckligt eller för sent inkommet, eller om någon annan svårighet uppstår, skall den gemensamma tillsynsmyndigheten skriftligen hänskjuta ärendet till styrelsen (artikel 24.5 tredje meningen i konventionen). Underlåtenhet att rätta sig efter överklagandekommitténs slutliga beslut skall betraktas som en överträdelse av konventionen.

Artikel 9

Protokoll

Det skall föras protokoll vid alla den gemensamma tillsynsmyndighetens möten. Protokollsutkasten skall förberedas av sekretariatet under ordförandens ledning och föreläggas den gemensamma tillsynsmyndigheten för godkännande vid dess följande möte. Varje medlem skall ha rätt att få protokollsutkastet ändrat så att det återspeglar de kommentarer som den medlemmen gjorde under mötet.

Artikel 10

Aktivitetsrapport

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall upprätta en aktivitetsrapport minst varannat år. Minst en månad före överlämnandet av aktivitetsrapporten till rådet skall styrelsen ges tillfälle att avge ett yttrande som skall bifogas rapporten (artikel 24.6 i konventionen).

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall besluta om aktivitetsrapporten skall offentliggöras eller ej och, om den beslutar att göra detta, avgöra på vilket sätt detta bör ske.

AVDELNING III

ARBETSORDNING FÖR ÖVERKLAGANDEKOMMITTÉN

Artikel 11

Överklagandekommitténs uppgifter

1. Överklagandekommittén (nedan kallad kommittén) skall granska överklaganden enligt artikel 19.6-8, artikel 20.4 och artikel 22.3 i konventionen.

2. Kommittén skall fatta de slutliga besluten när det gäller de frågor som avses i punkt 1.

3. Utöver de befogenheter som avses i artikel 2.2 skall kommittén ha de befogenheter som föreskrivs i denna avdelning.

Artikel 12

Medlemskap

1. Kommittén skall bestå av en medlem av varje delegation i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Varje medlem kan ha en suppleant. Kommitténs medlemmar och deras suppleanter skall utses av den gemensamma tillsynsmyndigheten på förslag av den berörda delegationen för en ämbetstid om fem år som skall kunna förnyas.

2. Kommitténs medlemmar och deras suppleanter skall ha de kvalifikationer som är nödvändiga för att pröva och avgöra de överklaganden som avses i artikel 11.1, inbegripet bland annat juridisk sakkunskap, erfarenhet av konfliktlösning och erfarenhet i frågor som rör dataskydd.

3. En medlem av kommittén som inte kan delta i ett möte får företrädas av sin suppleant.

4. Medlemskapet i kommittén skall upphöra när den berörda personen avgår eller upphör att vara medlem i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Detsamma skall gälla för suppleanterna.

Artikel 13

Oberoende och opartiskhet

1. Medlemmarna i kommittén skall vara oberoende och opartiska, obundna av anvisningar från dengemensamma tillsynsmyndigheten eller någon annan när de utför sina uppgifter och endast underställda lagen. Under sin ämbetstid får de inte ägna sig åt någon verksamhet som är oförenlig med deras oberoende och opartiskhet i egenskap av medlemmar av kommittén eller med kraven på tillgänglighet för tjänstgöring i kommittén. Verksamhet som utövas eller har utövats på den nationella tillsynsmyndighetens vägnar skall inte betraktas som oförenlig med arbete i kommittén. Bestämmelserna i denna punkt skall även gälla suppleanterna.

2. Om en medlem av kommittén eller en suppleant har befattat sig med ärendet på ett sätt som ger anledning att allvarligt tvivla på vederbörandes opartiskhet, eller om det uppkommer någon annan omständighet som kan inverka menligt på ett riktigt avgörande av ett överklagande, skall medlemmen ange detta och träda tillbaka med avseende på ärendet.

3. Om det anförs jäv mot en medlem eller en suppleant mot bakgrund av punkterna 1 och 2 skall kommittén höra personen i fråga och de andra parterna och därefter fatta beslut om jävsinvändningen i den berörda personens frånvaro genom en sluten omröstning.

4. En person som i enlighet med punkt 3 träder tillbaka eller utestängs med avseende på ärendet skall ersättas av sin suppleant.

Artikel 14

Ordförande

1. Kommittén skall bland sina medlemmar välja en ordförande och en vice ordförande med två tredjedels majoritet av de närvarande medlemmarnas röster vid en sluten omröstning. Om ingen av kandidaterna får tillräcklig majoritet vid den första omröstningen skall en andra omröstning äga rum mellan de båda kandidater som fått flest röster. Ordföranden eller vice ordföranden i den gemensamma tillsynsmyndigheten får inte väljas till ordförande eller vice ordförande i kommittén eller vara medlem av samma delegation. Ordföranden och vice ordföranden skall väljas för en tvåårsperiod. Val för en andra period på ett år skall vara möjligt.

2. Ordföranden skall leda kommitténs möten. Han skall övervaka att dess arbete löper smidigt och fungerar väl. Han skall sammankalla kommitténs möten och bestämma plats, datum och tid för mötena. Han skall utarbeta den preliminära dagordningen.

3. Vice ordföranden skall träda i ordförandens ställe om denne inte kan närvara. I vice ordförandens frånvaro skall den i fråga om ålder äldste medlemmen fungera som vice ordförande. Det första mötet i kommittén skall sammankallas av den i fråga om ålder äldste medlemmen, som också skall sitta som ordförande till dess en ordförande valts.

4. För att förbereda sina överläggningar kan kommittén på förslag av ordföranden bland sina medlemmar utse en eller flera föredragande. I sådana fall skall principen vara att den medlem som utses till föredragande skall vara från samma medlemsstat som sökanden kommer ifrån eller, om sökanden kommer från en icke-medlemsstat, från den medlemsstat till vilken ärendet är närmast knutet. Om ärendet är brådskande kan ordföranden i kraft av sitt ämbete göra en sådan utnämning. I så fall skall han utan dröjsmål underrätta kommitténs medlemmar. Föredraganden skall granska överklagandet och för kommittén framlägga en rapport rörande frågan om huruvida överklagandet kan tas upp till prövning samt ett förslag rörande den fortsatta handläggningen, särskilt såvitt avser vilka föreberedande åtgärder som behöver vidtas.

Artikel 15

Företrädare för sökanden

Sökanden kan biträdas eller företrädas av en advokat eller annan rådgivare. Kommittén kan utestänga en advokat eller rådgivare från förfarandet på grund av allvarlig försummelse. Om en advokat eller rådgivare utestängs skall ordföranden bestämma en tidsfrist för den berörda parten så att han kan utse en annan advokat eller rådgivare, och förfarandet skall skjutas upp tills tidsfristen har gått ut. En advokat eller rådgivare skall uppvisa vederbörligt tillstånd från sökanden om kommittén begär det.

Artikel 16

Språk

1. Förfarandet skall genomföras på något av de officiella språken för Europeiska unionens institutioner. Sökanden skall välja på vilket officiellt språk förfarandet skall genomföras. Förfarandets språk skall användas i parternas muntliga uttalanden och skriftliga dokumentation och i kommitténs protokoll och beslut.

2. Handlingar på något annat språk än förfarandets språk skall åtföljas av en översättning till förfarandetsspråk. När det gäller omfattande handlingar får översättningen begränsas till utdrag eller sammanfattningar. Kommittén får i kraft av sitt ämbete eller efter ansökan från någon av parterna när som helst begära en fullständig översättning.

3. Vid behov skall tolktjänster och översättning utan kostnad ställas till förfogande för varje medlem av kommittén och för parterna. Kommitténs beslut skall översättas till alla officiella språk för Europeiska unionens institutioner.

4. Om sökanden inte behärskar något av de officiella språken för Europeiska unionens institutioner får överklagande ske på ett annat språk. Sökanden skall bifoga en sammanfattning på något av de officiella språken. Ordföranden eller föredraganden skall se till att överklagandet översätts till det valda språket.

Artikel 17

Igångsättning av förfarandet

1. Överklagande skall ske skriftligen vid den gemensamma tillsynsmyndighetens sekretariat inom tre månader efter det att sökanden mottog Europols beslut. När det inte finns något beslut skall överklagande ske inom tre månader efter det att de relevanta tidsfrister som avses i artiklarna 19.6, 20.4 och 22.3 i konventionen har gått ut. Vid tvivel om huruvida tidsfristerna har iakttagits skall frågan avgöras till förmån för sökanden.

2. Sökanden skall sammanfatta grunden för överklagandet. Det måste klart framgå vem som överklagar, vad personen överklagar och på vilka grunder. Överklagandet skall åtföljas av all tillgänglig dokumentation. Sökanden kan när som helst återkalla sitt överklagande.

3. Sekretariatet skall bekräfta mottagandet av överklagandet inom fyra veckor och lämna allmän information om förfarandets gång.

4. Om överklagandet inte uppfyller de krav som anges i punkt 2 första och andra meningen och artikel 16.4 andra meningen skall sekretariatet uppmana sökanden att rätta till alla brister inom fyra veckor.

5. Överklaganden som inte uppfyller kraven skall avvisas av kommittén på förslag av ordföranden eller föredraganden. Ett överklagande som inte sker under iakttagande av de tidsfrister som anges i punkt 1 kan godtas om särskilda omständigheter kan anföras som skäl till förseningen.

Artikel 18

Preliminär behandling

1. Om överklagandet uppfyller kraven skall det behandlas av kommittén på grundval av följande bestämmelser och med beaktande av konventionen, särskilt artiklarna 19, 20 och 22.

2. En kopia av överklagandet skall vidarebefordras till Europol för synpunkter, vilka skall lämnas inom fyra veckor med möjlighet till två veckors förlängning.

3. Kommittén får från fall till fall besluta om att engagera en eller flera nationella enheter i överklagandeförfarandet. Sökanden och Eurpool skall informeras om ett sådant beslut. Berörda nationella enheter skall tillsändas en kopia av Europols och sökandens synpunkter så att de kan framföra egna synpunkter, vilka skall lämnas inom fyra veckor, med möjlighet till två veckors förlängning.

4. När synpunkterna har mottagits eller tidsfristerna har gått ut skall överklagandet behandlas av kommittén inom tre månader.

Artikel 19

Ytterligare information

1. Kommittén kan begära att sökanden, Europol, de nationella enheterna, de nationella tillsynsmyndigheterna eller något annat organ skall överlämna information, bevis eller kommentarer till kommittén. Parterna har rätt att lägga fram förslag för kommittén i fråga om bevisupptagning och att ansöka om att bevisning skall tillåtas. Kommittén skall följa upp dessa förslag och ansökningar i den utsträckning som krävs för utredningen av ärendet.

2. Kommittén kan också besluta om utredning på plats vid Europol. Artikel 7 skall också gälla för kommittén. I så fall skall sökanden eller dennes rådgivare informeras om utredningsresultatet.

Artikel 20

Tillgång till den akt som rör förfarandet

1. Samtliga parter skall om de önskar det ha tillgång till den akt som rör förfarandet, och de har rätt att begära att den gemensamma tillsynsmyndighetens kansli ger dem utdrag ur eller fotokopior av denna på deras egen bekostnad. Tillgång skall vägras i den mån det är nödvändigt för att

- Europol vederbörligen skall kunna utföra sina uppgifter på ett riktigt sätt,

- skydda medlemsstaternas säkerhet och allmänna ordning eller för att bekämpa brott,

- skydda utomståendes rättigheter och friheter,

och följaktligen kan inte berörda personens intressen ta överhanden.

2. Europol, de nationella enheterna och de nationella tillsynsmyndigheterna får ange i vilken utsträckning den information de tillhandahåller inte skall göras tillgänglig för sökanden, varvid de skall ange skälen till en sådan restriktion. Kommittén kan begära ytterligare skäl. I den mån kommittén finner dessa skäl godtagbara skall den berörda informationen hållas inne. Kommittén kan - endast om godtagbara skäl saknas och endast enhälligt - fatta ett annat beslut. I så fall kan kommittén kräva att en sammanställning görs tillgänglig för den sökande eller att viss information tillhandahålls den sökande.

Artikel 21

Förhör

1. Parterna skall höras av kommittén om de begär detta. Kommittén skall i behörig ordning informera parterna om deras rätt att bli hörda. Denna rätt skall utövas skriftligen. Kommittén skall besluta om att hålla muntligt förhör på begäran av någon av parterna i förfarandet i den utsträckning som anses nödvändig för ärendets prövning. Kommittén skall i behörig ordning informera parterna om deras rätt att begära muntligt förhör. Alla parter skall i god tid underrättas om det muntliga förhöret och ha rätt att närvara.

2. Ett muntligt förhör skall vara offentligt om inte kommittén i kraft av sitt ämbete eller på begäran av någon av parterna beslutar att allmänheten helt eller delvis skall utestängas, om den allmänna säkerheten, särskilt av de skäl som nämns i artikel 19.3 i konventionen, eller skyddet för en enskild persons privatliv kräver detta eller i den utsträckning kommittén anser det absolut nödvändigt under särskilda omständigheter, då offentlighet vid förhöret skulle inverka menligt på ett riktigt avgörande av överklagandet. Om en medlemsstat, som är part i ärendet, eller Europol begär att allmänheten skall utestängas från förhöret, får kommittén - endast om inget av de skäl som avses i första meningen föreligger och endast enhälligt - fatta ett annat beslut.

3. Kommittén får på begäran av en part eller på eget initiativ besluta att höra en part utan att andra parter är närvarande, när detta är nödvändigt för att Europols arbete skall fungera väl, för att skydda en medlemsstats säkerhet eller för att skydda sökandens eller tredje parts intressen. De frånvarande parterna skall informeras om de förhandlingar som äger rum i deras frånvaro.

Artikel 22

Förhör av vittnen och experter

1. Kommittén kan på begäran av någon av parterna eller på eget initiativ besluta att höra vittnen. Alla berörda parter och vittnen skall i vederbörlig ordning underrättas om förhöret. Artikel 21.2 och 21.3 skall även gälla.

2. Ett vittne som kallas av kommittén skall ha rätt till ekonomisk ersättning för resa och logi samt till kompensation för inkomstbortfall i den utsträckning kommittén anser skäligt. De kan erhålla förskott när så är nödvändigt. Alla utbetalningar skall ske från den gemensamma tillsynsmyndighetens budget.

3. Vittnena skall höras av kommittén. Kommitténs medlemmar kan ställa frågor till vittnena. Med ordförandens tillstånd kan parterna ställa frågor till vittnena. Innan förhöret inleds skall ordföranden påminna vittnena om att de skall tala sanning.

4. Kommittén kan utse en expert och ange dennes uppdrag. Experten har rätt till ersättning för sitt arbete. Kommittén kan besluta att höra experten. Samma regler som gäller förhör av vittnen skall gälla.

Artikel 23

Slutplädering

Innan kommittén fattar ett slutligt beslut skall den uppmana alla parter att lämna sina avslutande kommentarer.

Artikel 24

Protokoll

1. Över förhandlingarna skall kommittén föra protokoll som skall återge händelseförloppet i varje förhör och de uttalanden som gjordes under detta. Parterna kan begära att vissa handlingar eller uttalanden helt eller delvis skall tas till protokollet. Protokollet skall undertecknas av ordföranden, översändas till parterna och läggas till akten i ärendet. I sådana fall som avses i artiklarna 21.2 och 22.1 skall kommittén ålägga restriktioner.

2. Artikel 9 skall även gälla för alla möten i kommittén vid vilka parterna inte är närvarande.

Artikel 25

Beslut och sekretess

1. Kommittémöten skall vara beslutmässiga endast om fyra femtedelar av medlemmarna eller deras suppleanter är närvarande.

2. Beslut skall fattas med enkel majoritet av de medlemmar eller suppleanter som närvarar vid mötet, om inget annat föreskrivs i denna arbetsordning eller i konventionen. Vid lika röstetal skall ordföranden ha utslagsröst. Alla personer som deltar i det slutliga beslutet måste ha varit närvarande vid muntliga förhör.

3. Kommitténs överläggningar skall vara sekretessbelagda.

4. Kommitténs slutliga beslut skall innehålla parternas och deras företrädares namn, namnen på de kommittémedlemmar som deltagit i beslutet, den dag beslutet meddelades, den operativa delen av beslutet, en kort beskrivning av fakta i ärendet och skälen till beslutet. Det skall meddelas vid ett offentligt möte och framföras till de berörda parterna. En kopia av beslutet skall lämnas till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

Artikel 26

Underrättelser

Underrättelser och andra meddelanden till parter, vittnen och experter skall lämnas på ett sätt som rimligen säkerställer att dessa blir informerade i behörig ordning och att detta kan kontrolleras om det är nödvändigt.

Artikel 27

Kostnader

1. Kommittén skall besluta om kostnaderna för förfarandet i sitt slutliga beslut. Förfarandet inför kommittén skall vara kostnadsfritt. Om överklagandet bifalls helt eller delvis skall de nödvändiga kostnader som sökanden ådragit sig för att överklaga och kostnaderna för behandling av överklagandet bäras av Europol, i den utsträckning kommittén anser detta skäligt.

2. Om en sökande inte kan bära alla kostnaderna för förfarandet, kan han när som helst på begäran få hjälp med kostnaderna. När han lämnar i en sådan ansökan skall han bifoga underlag som visar att han behöver denna hjälp. Kommittén kan när som helst dra in hjälpen om förutsättningarna för att få hjälp ändras under förfarandets gång. Om hjälp beviljas kommer kostnaderna att betalas ur den gemensamma tillsynsmyndighetens budget. När det anses skäligt, kan någon av parterna enligt det slutliga beslutet åläggas att återbetala beviljade förskott till tillsynsmyndighetens budget. När sökanden lämnar in sin ansökan skall han förklara sig beredd att återbetala kostnaderna om detta skulle krävas enligt det slutliga beslutet.

Artikel 28

Riktigt förfarande

I fall som inte omfattas av dessa regler skall kommittén förfara i enlighet med de allmänna principerna för gemenskapsrätten som avses i artikel F.2 i Fördraget om Europeiska unionen.

AVDELNING IV

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 29

Sekretariat

1. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall biträdas i sitt arbete av ett sekretariat, där tillsynsmyndigheten har sitt säte. Sekretariatet skall vara ett permanent organ och dess medlemmar skall rekryteras enbart på grundval av kompetens. Sekretariatets medlemmar skall i sitt handlande enbart ha den gemensamma tillsynsmyndighetens bästa för ögonen, vara fullständigt oberoende av Europol och inte ta emot instruktioner från andra myndigheter. Rekrytering eller utstationering till sekretariatet skall ske på förslag av den gemensamma tillsynsmyndigheten. Sekretariatets personal skall inte åta sig andra uppgifter utan tillstånd från tillsynsmyndighetens ordförande.

2. Sekretariatet skall arbeta under ledning av tillsynsmyndighetens ordförande enligt de regler som fastställts av tillsynsmyndigheten. Sekretariatet skall också stå till överklagandekommitténs förfogande. När det fullgör dessa uppdrag skall det arbeta under ledning av denna kommittés ordförande. Sekretariatet skall föra ett register över överklagandena och alla andra handlingar.

3. Sekretariatet skall säkerställa att skyldigheterna enligt artikel 32 i konventionen även iakttas i den gemensamma tillsynsmyndighetens arbete.

Artikel 30

Sekretess

1. Medlemmar i den gemensamma tillsynsmyndigheten, suppleanter, experter och sekretariatets medlemmar skall vara skyldiga att behandla de omständigheter som de får kännedom om inom sin verksamhet konfidentiellt, såvida inte arbetsuppgifternas riktiga utförande kräver något annat. Denna skyldighet skall fortsätta att gälla även när de upphör att vara verksamma i den egenskapen.

2. När de anställs skall medlemmar i den gemensamma tillsynsmyndigheten, suppleanter, experter och sekretariatets medlemmar förklara att de godtar dessa skyldigheter.

3. Vid överträdelse av tystnadsplikten kan en medlem av den gemensamma tillsynsmyndigheten eller dennes suppleant suspenderas genom två tredjedels majoritet av de närvarande delegationernas röster vid en sluten omröstning i ett möte i den gemensamma tillsynsmyndigheten. Den berörda personen skall höras i förväg, men får inte delta i beslutet. Denna bestämmelse skall på samma sätt gälla överklagandekommittén om överträdelsen av tystnadsplikten avser den kommitténs arbete. I det sistnämnda fallet skall den gemensamma tillsynsmyndigheten omedelbart underrättas.

Vid en suspendering skall den suspenderade medlemmens plats intas av hans suppleant. Den nationella tillsynsmyndigheten som är ansvarig för utnämningen av den suspenderade medlemmen skall underrättas om suspenderingen.

Artikel 31

Budget och kostnader

1. Sekretariatet skall förbereda förslag till årsbudget för den gemensamma tillsynsmyndigheten, vilka förslag efter godkännande skall överlämnas till styrelsen före det samråd som föreskrivs i artikel 24.9 i konventionen.

2. Den gemensamma tillsynsmyndigheten skall besluta om utbetalning från den budget som har tilldelats den och budgeten skall förvaltas av sekretariatet.

3. Den gemensamma tillsynsmyndighetens och överklagandekommitténs kostnader, inklusive de utgifter för medlemmarna i överklagandekommittén och deras suppleanter som är nödvändiga för att de skall utföra sina uppgifter, skall betalas från den gemensamma tillsynsmyndighetens budget enligt de regler som den fastställer.

Artikel 32

Ändring av arbetsordningen

Ändringar av denna arbetsordning skall antas enhälligt av den gemensamma tillsynsmyndigheten och skall föreläggas rådet för enhälligt godkännande (artikel 24.7 första meningen i konventionen).

Artikel 33

Utvärdering

Denna arbetsordning skall utvärderas av den gemensamma tillsynsmyndigheten mellan ett och tre år efter det att den träder i kraft.

Artikel 34

Arbetsordningens ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft dagen efter det att den godkänns av rådet i enlighet med artikel 24.7 i konventionen(2).

Utfärdat i Bryssel den 22 april 1999.

På den gemensamma tillsynsmyndighetens vägnar

Fergus GLAVEY

Ordförande

(1) EGT C 316, 27.11.1995, s. 1.

(2) Arbetsordningen godkändes av rådet den 29 april 1999.

RÅDETS FÖRKLARING

om artiklarna 4.5 och 12.4 - antagen vid godkännandet av arbetsordningen för den gemensamma tillsynsmyndigheten för Europol

Medlemsstaterna är eniga om att medlemskap i den gemensamma tillsynsmyndigheten (som medlem eller suppleant) i synnerhet inte får upphöra före ämbetstidens utgång av skäl som hänger samman med verksamhet i överklagandekommittén.