ФИНАНСОВ РЕГЛАМЕНТ, ПРИЛОЖИМ ЗА ЕВРОПОЛ

2010/C 281/01

СЪДЪРЖАНИЕ

Съображения

УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ,

като взе предвид Решение 2009/371/ПВР на Съвета от 6 април 2009 г. за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) с цел засилване на борбата срещу сериозната престъпност (8706/3/08) (1), и по-специално член 37, параграф 3, алинея 9, буква д), и член 44 от него,

като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията (2) от 23 декември 2002 г. относно Рамковия финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (3) относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, изменен с Регламент (ЕО, Евратом) № 652/2008 на Комисията (4),

като има предвид, че:

ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:

ДЯЛ I

ПРЕДМЕТ

Член 1

Настоящият регламент установява основните принципи и правила относно съставянето и изпълнението на бюджета на Европейската полицейска служба.

Член 2

По смисъла на настоящия регламент:

ДЯЛ II

БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ

Член 3

Съставянето и изпълнението на бюджета се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, на ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите и добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност, както е предвидено в настоящия регламент.

ГЛАВА 1

Принципи на единство и точност на бюджета

Член 4

Бюджетът е инструментът, който за всяка финансова година прогнозира и разрешава приходите и разходите, счетени за необходими за Европол.

Член 5

Бюджетът включва:

Член 6

1.   Никакви приходи не могат да бъдат събирани и никакви разходи не могат да бъдат извършвани, без да са регистрирани в даден ред от бюджета.

2.   В бюджета не може да бъде вписан бюджетен кредит, ако не е за разходна позиция, считана за необходима.

3.   Не се допуска финансиране или разрешаване на разходи, надвишаващи разрешените в бюджета бюджетни кредити.

ГЛАВА 2

Принцип на ежегодност на бюджета

Член 7

Бюджетните кредити, вписани в бюджета, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.

Член 8

1.   Бюджетът съдържа едногодишни бюджетни кредити, а когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Последните се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.

2.   Бюджетните кредити за поети задължения обхващат общия размер на правните задължения, поети през текущата финансова година.

3.   Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правни задължения, поети през текущата финансова година и/или предходни финансови години.

4.   Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни. Административните разходи, възникнали по повод на договори за периоди, които или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, надхвърлят финансовата година, се начисляват към бюджета за финансовата година, в която се извършват.

Член 9

1.   Приходите на Европол, посочени в член 5, се вписват в отчетите за финансовата година на основата на събраните през финансовата година суми.

2.   Приходите на Европол водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.

3.   Разрешените кредити в бюджета за дадена финансова година могат да се използват единствено за покриване на поетите и изплатени през същата финансова година задължения за разход, както и за покриване на суми по задължения, поети през предходни финансови години.

4.   Поетите задължения се осчетоводяват на основата на поетите до 31 декември правни задължения.

5.   Плащанията се записват в отчетите за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя най-късно към 31 декември същата година.

Член 10

1.   Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират.

Въпреки това те могат да бъдат пренесени единствено за следващата финансова година, в съответствие с параграфи 2—7, по решение на управителния съвет, което се взема не по-късно от 15 февруари.

2.   Не могат да се пренасят бюджетни кредити, предвидени за разходи за персонала.

3.   Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, по които все още не са поети задължения при приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагането на Финансовия регламент на Европол, е вече извършен до 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.

4.   Бюджетните кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не покриват нуждите. Европол първо използва разрешените кредити за текущата финансова година и едва след тяхното изчерпване прибягва до пренесените бюджетни кредити.

5.   Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.

6.   Пренесени бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година n+1, автоматично се анулират. Пренесените по такъв начин бюджетни кредити подлежат на идентифициране в системата на счетоводна отчетност.

7.   Наличните бюджетни кредити към 31 декември в резултат на целеви приходи по член 19 се пренасят автоматично. Наличните бюджетни кредити, които съответстват на пренесени целеви приходи, трябва да се усвояват първи.

Най-късно до 1 юни на година n+1 Европол информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.

Член 11

При отмяна на бюджетни кредити в резултат на пълно или частично неизпълнение на дейностите, за които те са били предвидени, за всяка финансова година след тази, в която е било поето задължението, съответните кредити по него се анулират.

Член 12

По записаните в бюджета кредити могат да бъдат поемани задължения, считано от 1 януари, след като бюджетът бъде окончателно приет.

Член 13

1.   Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайните административни разходи за сметка на предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не могат да се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.

2.   Разходите, които трябва да се платят авансово, например наемите, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, които ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити. В този случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.

Член 14

1.   Ако бюджетът не е окончателно приет в началото на финансовата година, към действията по поемане на задължения и тези за плащания, свързани с разход, за който е щяло да бъде възможно отнасянето към определен бюджетен ред като част от изпълнението на последния надлежно приет бюджет, се прилагат следните правила.

2.   Задължения могат да бъдат поемани по глави в максимален размер до една четвърт от общия размер на разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година, увеличена с една дванадесета за всеки изминал месец. Плащания могат да бъдат извършвани месечно по глави в размер до една дванадесета от разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година. Не може да се надхвърлят бюджетните кредити, предвидени в прогнозата за приходите и разходите.

3.   По искане на директора и при необходимост поради последователността в дейността на Европол и управленските му нужди, управителният съвет може едновременно да разреши две или повече временни дванадесети части както за действията по поемане на задължения, така и за тези за плащания над автоматично предвидените съгласно параграфи 1 и 2. Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.

ГЛАВА 3

Принцип на балансираност на бюджета

Член 15

1.   Трябва да има баланс между бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания.

2.   Бюджетните кредити не могат да надхвърлят размера на субсидията от Общността, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 5.

3.   Европол няма право да сключва заеми.

4.   Изплатените на Европол средства от Общността представляват по отношение на неговия бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), подточка i) от Общия финансов регламент.

5.   Европол извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания Европол предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.

Член 16

1.   Ако салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 е положително, то се изплаща обратно на Комисията до размера на платената през годината субсидия от Общността. Частта от салдото, която надвишава размера на платената през годината субсидия от Общността, се записва в приходната част на бюджета за следващата финансова година.

Европол предоставя най-късно до 31 март на година n прогноза за оперативния излишък от година n-1, който трябва да се върне на бюджета на Общността по-късно през година n, за да се допълни вече наличната информация за излишъка от година n-2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на Европол за година n+1.

Разликата между вписаната в общия бюджет субсидия от Общността и фактически платената на органа субсидия се анулира.

2.   Ако салдото по сметката за стопанския резултат, предвидено в член 81, е отрицателно, то се записва в бюджета за следващата финансова година.

3.   Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета в хода на бюджетната процедура посредством писмо за внасяне на корекции, внесено по съответния ред, или, когато изпълнението на бюджета е в ход — чрез коригиращ бюджет.

ГЛАВА 4

Принцип на разчетна единица на бюджета

Член 17

Бюджетът се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това за целите на отчитане на паричните потоци счетоводителят или, в случай на авансови средства — администраторът на авансови средства — има право да извършва операции в национална парична единица, както е постановено във финансовите правила на Европол.

ГЛАВА 5

Принцип на универсалност на бюджета

Член 18

Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания при спазване на член 19. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на член 21.

Член 19

1.   За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:

1а.   Възможно е също така предвидените в основния приложим акт приходи да бъдат предназначени за специфични разходи.

2.   Всеки приход по смисъла на параграф 1, букви а)—г), покрива всички извършени преки или косвени разходи за съответната дейност или цел.

3.   В бюджета се обособяват редове за категориите целеви приходи, посочени в параграфи 1 и 1а, и когато е възможно, се посочва размерът им.

Член 20

Директорът може да приема дарения в полза на Европол, като например от фондации, субсидии, дарения и завещания, след предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.

Член 21

1.   Следните удръжки могат да се правят от заявките за плащания, фактурите или отчетите, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:

2.   Стойността на предоставените на Европол стоки и услуги се отразява в бюджета в пълен брутен размер, когато се включват възстановени данъчни тежести:

3.   Отрицателното салдо се записва в бюджета като разход.

4.   За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета, могат да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в баланса за финансовата година.

ГЛАВА 6

Принцип на специфичност на разходите

Член 22

Бюджетните кредити в пълния им размер се разпределят за конкретните цели по дялове и глави, като главите се подразделят на статии и позиции.

Член 23

1.   Директорът може да извършва трансфери от една глава в друга и от една статия в друга без ограничения и от един дял в друг до максимум 10 % от бюджетните кредити за финансовата година, посочени в реда, от който се прави трансферът.

2.   Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет разполага с три седмици, през които да се противопостави на тези трансфери. След този срок те се считат за приети.

3.   Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.

4.   Директорът информира управителния съвет за всички извършени трансфери във възможно най-кратък срок. Директорът информира бюджетния орган за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.

Член 24

1.   Трансфери на бюджетни кредити могат да се правят само в бюджетни редове, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или е предвидено символично записване (pro memoria).

2.   Бюджетните кредити, които съответстват на целевите приходи, могат да се прехвърлят, само ако се използват за целите, за които са отпуснати.

ГЛАВА 7

Принцип на добро финансово управление

Член 25

1.   Бюджетните кредити се усвояват в съответствие с принципа на добро финансово управление, което означава в съответствие с принципите на икономичност, ефективност и ефикасност.

2.   Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от Европол за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена. Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и получените резултати. Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.

3.   За всички области на дейност, обхванати от бюджета, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, достижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се следи по показатели за резултатите по всяка дейност и директорът представя съответната информация на управителния съвет. Настоящата информация се представя ежегодно и най-късно в документите, придружаващи предварителния проектобюджет.

4.   За подобряване на процеса на вземане на решения Европол редовно извършва предварителни и последващи оценки на програмите или дейностите. Оценките се прилагат за всички програми и дейности, при които има изразходване на значителни средства, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.

5.   Когато наблюдението или отчитането по смисъла на настоящия член засяга „оперативна, стратегическа или класифицирана информация на Европол“, директорът може да предвиди подобна информация да бъде претегляна и отчитана единствено от управителния съвет, който има право да вземе окончателно решение дали въпросната информация следва да бъде включена в документ за публикуване.

Член 25а

1.   Бюджетът се изпълнява в съответствие с принципа за ефективен и ефикасен вътрешен контрол.

2.   За целите на изпълнението на бюджета вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури разумна гаранция за постигането на следните цели:

ГЛАВА 8

Принцип на прозрачност

Член 26

1.   Бюджетът се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.

2.   Обобщение на бюджета и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се публикува в Официален вестник на Европейския съюз в срок от три месеца след приемането им.

Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, основните разходни бюджетни редове за административния и оперативния бюджет, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.

3.   Бюджетът, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на бюджетния орган, Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на Европол в срок от четири седмици след тяхното приемане.

4.   Европол предоставя на своя интернет сайт информация за бенефициерите на средства от неговия бюджет, включително за експертите, с които е сключен договор съгласно член 74б. Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Тази информация се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (5).

Когато информацията се публикува без посочване на имена, Европол, при поискване, предоставя информация за съответните бенефициери на Европейския парламент по подходящ начин.

ДЯЛ III

СЪСТАВЯНЕ И СТРУКТУРА НА БЮДЖЕТА

ГЛАВА 1

Съставяне на бюджета

Член 27

1.   Бюджетът се съставя в съответствие с Решението за Европол.

2.   В съответствие с Решението за Европол Европол изпраща на Комисията предварителен проект на прогноза за своите приходи и разходи и общите насоки, въз основа на които е направена прогнозата, до 10 февруари всяка година, а окончателния проект на прогноза — най-късно до 31 март всяка година.

3.   Прогнозата за приходите и разходите на Европол включва:

Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на Европол в сравнение с бюджета му за година n.

4.   Европол изпраща на Комисията и на бюджетния орган най-късно до 31 март всяка година следното:

5.   Като част от процедурата за приемане на общия бюджет Комисията представя прогнозите на Европол пред бюджетния орган и предлага размера на субсидията за Европол, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на неговите потребности. Комисията изготвя щатното разписание на Европол и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити.

6.   Бюджетният орган приема щатното разписание на Европол и всяко следващо негово изменение в съответствие с член 32, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III — „Комисия“ — на общия бюджет.

7.   Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.

Член 28

Всяко изменение в бюджета, включително щатното разписание, се отразяват в коригиращия бюджет, който се приема по същата процедура, както първоначалния, в съответствие с разпоредбите на Решението за Европол и член 27.

ГЛАВА 2

Структура и представяне на бюджета

Член 29

Бюджетът включва приходна и разходна част.

Член 30

Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на Европол, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от Европол и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.

Член 31

В бюджета се посочват:

Член 32

1.   Посоченото в член 27 щатно разписание посочва заедно с утвърдените за финансовата година щатни бройки утвърдените за предходната година щатни бройки и реално запълнените щатни бройки. То представлява абсолютен лимит за Европол; не могат да се извършват назначения над определения лимит. Въпреки това с изключение на степени AD16, AD15, AD14 и AD13 управителният съвет може да изменя щатното разписание с до 10 % от утвърдените щатни бройки при две условия:

2.   Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея, ефектът от работата на непълно работно време, утвърдена от назначаващия орган в съответствие с Правилника за персонала, може да бъде компенсиран с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, Европол взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на лимита по параграф 1, буква б).

ДЯЛ IV

ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА

ГЛАВА 1

Общи разпоредби

Член 33

Директорът изпълнява функциите на разпоредител с бюджетни кредити. Той/тя изпълнява приходната и разходната част на бюджета в съответствие с финансовите правила на Европол на собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити.

Без да се накърняват отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, Европол участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.

Член 34

1.   Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнението на бюджета на служители на Европол, до които се отнася „Правилникът за персонала“, в съответствие с условията, постановени в приетите от управителния съвет финансови правила на Европол. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.

2.   Оправомощените лица могат на свой ред да пределегират предоставените им правомощия, както е предвидено в правилата за прилагането на Финансовия регламент на Европол, посочени в член 99. Всяко действие за вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.

Член 35

1.   На всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и на всяко друго лице, участващо в изпълнението, управлението, одита или контрола на бюджета, се забранява да предприемат всякакви мерки, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на Европол. При възникване на подобен случай съответното лице трябва да се въздържи от тези мерки и да отнесе случая до компетентния орган.

2.   Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на лице по параграф 1 се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.

3.   Посоченият в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния член на персонала. Ако членът на персонала е самият директор, компетентният орган е управителният съвет.

Член 36

1.   Бюджетът се изпълнява от директора в отделите под негово/нейно ръководство.

2.   Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват по договор на лица или организации от частния сектор, когато това е неизбежно.

ГЛАВА 2

Финансови участници

Раздел 1

Принцип на разделяне на функциите

Член 37

Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.

Раздел 2

Разпоредител с бюджетни кредити

Член 38

1.   Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за гарантираното спазване на изискванията за законосъобразност и редовност.

2.   За изпълнението на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни и правни задължения, утвърждава разходи, разрешава плащания и извършва предварителните действия за това изпълнение на бюджетните кредити.

3.   Изпълнението на приходи се състои в изготвяне на прогнози за вземанията, установяване на подлежащи на събиране вземания и издаване на нареждания за тяхното събиране. То включва отказ от установени права за вземания, когато е уместно.

4.   В съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет на основата на равностойните стандарти, които Комисията определя за собствените си отдели, и с оглед на рисковете във връзка с управленската среда и характера на финансираните дейности разпоредителят с бюджетни кредити създава организационната структура, както и вътрешните системи и процедури за управление и контрол, които са най-подходящи за изпълнението на неговите/нейните задължения, включително при необходимост последващи проверки. Разпоредителят с бюджетни кредити създава в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го/я подпомага при управлението на риска в неговата/нейната дейност.

5.   Преди да се разреши определена операция, оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от този, който инициира операцията. Инициирането на дадена операция и нейните предварителна и последваща проверка са отделни функции.

6.   Разпоредителят с бюджетни кредити запазва разходно-оправдателната документация във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.

Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се изтриват, когато не са необходими за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, на контрола и на одита. При всички случаи по отношение на запазването на данните за трафика се прилагат разпоредбите на член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.

Член 39

1.   Посоченото в член 38, параграф 5 иницииране на дадена операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.

2.   Преварителната проверка на операцията, както е посочена в член 38, параграф 5, означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредителят с бюджетни кредити с оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.

3.   Всяка операция подлежи на поне една предварителна проверка. Целта на тази проверка е да установи, че:

За целите на предварителната проверка група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на разходи за лечение, могат да се разглеждат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като една операция.

В случая, посочен в алинея втора, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, в зависимост от оценката на риска, извършва подходяща последваща проверка в съответствие с параграф 4.

4.   Целта на последващата проверка на документите и, когато е необходимо — на място, е да се провери дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Тези проверки могат да бъдат организирани въз основа на извадка с използване на анализ на риска.

5.   Длъжностните лица или останалите служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.

6.   Всички служители, които отговарят за подробния анализ на управлението на финансовите операции, трябва да притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от Европол и баизран на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.

Член 40

1.   Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността и предоставя финансова и управленска информация в потвърждение на това, че съдържащата се в отчета информация представя вярна и обективна гледна точка, освен ако не е посочено друго в евентуално изразени резерви, свързани с определени области на приходите и разходите.

Годишният отчет за дейността посочва резултатите от извършените от него операции по отношение на поставените цели, рисковете, свързани с тези операции, използването на предоставените ресурси и ефикасността и ефективността на системата за вътрешен контрол. Функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията по смисъла на член 71 се запознават с годишния отчет за дейността и всяка друга налична информация.

2.   Управителният съвет представя на бюджетните органи и на Сметната палата анализ и оценка на годишния отчет на разпоредителя с бюджетни кредити за предходната финансова година не по-късно от 15 юни всяка година. Настоящият анализ и оценка се включват в годишния отчет на Европол в съответствие с разпоредбите на учредителните актове. Когато отчитането по смисъла на настоящия член засяга „оперативна, стратегическа или класифицирана информация на Европол“, разпоредителят с бюджетни кредити може да предвиди подобна информация да бъде отчитана единствено от управителния съвет, който има право да вземе окончателно решение дали въпросната информация да бъде включена в документ за публикуване.

Член 41

Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, счита, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си, е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, той е длъжен да информира директора в писмена форма и ако последният не предприеме действия в разумен срок, служителят уведомява инстанцията, посочена в член 47, параграф 4 и управителния съвет. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, служителят информира посочените в приложимото законодателство власти и органи.

Член 42

При оправомощаване и вторично оправомощаване по изпълнението на бюджета в съответствие с член 34 към вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 38, параграфи 1, 2 и 3.

Раздел 3

Счетоводител

Член 43

1.   Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала, който е функционално независим при изпълнение на задълженията си. В Европол той/тя отговаря за:

2.   За изготвянето на отчети, които дават действителна представа за активите на Европол и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити, който гарантира нейната надеждност.

2a.   Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че той е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и честна картина на финансовото положение на Европол.

За тази цел счетоводителят се уверява, че отчетите са изготвени в съответствие с установените счетоводни правила, методи и счетоводни системи и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.

Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.

Разпоредителят с бюджетни кредити остава изцяло отговорен за правомерното използване на средствата, които управлява, както и за законосъобразността и редовността на разходите под негов контрол.

2б.   Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише финансовите отчети.

Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.

2в.   Счетоводителят на Европол подписва годишните отчети и ги изпраща на счетоводителя на Комисията.

3.   При условията на параграф 4 на настоящия член и тези на член 44 единствено счетоводителят е упълномощен да управлява паричните наличности и техните еквиваленти. Той отговаря за тяхното пазене.

4.   При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за персонала, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.

5.   В акта за оправомощаване се указват възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.

Раздел 4

Администратор на авансови средства

Член 44

Когато плащането на незначителни суми и събирането на други приходи, различни от посочените в член 5, се окажат наложителни, могат да бъдат въведени сметки за авансови средства, захранвани от счетоводителя, като отговорни за тях са определените от счетоводителя администратори на авансови средства.

Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не може да надхвърля сума, която се определя от Европол за всеки разход или приход.

Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 66, параграф 1а, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.

ГЛАВА 3

Отговорност на финансовите участници

Раздел 1

Общи правила

Член 45

1.   Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, правомощията на оправомощен и вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат отнемани временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.

2.   Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. Управителният съвет назначава временно друг счетоводител.

3.   Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, счетоводителят може по всяко време да отстрани временно или окончателно администраторите на финансови средства от техните задължения.

Член 46

1.   Разпоредбите на настоящата глава не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от разпоредителите с бюджетни кредити или лицата, посочени в член 45, съгласно приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за противодействие на корупцията сред длъжностните лица на Общностите или на длъжностните лица на държавите-членки.

2.   Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала, без да се засягат разпоредбите на членове 47, 48 и 49. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да увредят интересите на Общността, въпросът се отнася до определените в приложимото законодателство власти и органи.

Раздел 2

Приложими правила за разпоредителя с бюджетни кредити и за оправомощения и вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити

Член 47

1.   Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала.

1а.   Имуществената отговорност възниква по-специално, ако:

2.   Ако смята, че дадено решение в обхвата на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити да изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.

3.   При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.

4.   Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, упражнява същите правомощия по отношение на Европол, каквито има по отношение на отделите на Комисията. Като алтернатива на горепосочения орган, създаден по силата на Общия финансов регламент („общ орган“), управителният съвет може да реши на специализиран принцип да създаде функционално независим орган за разследване на конкретни финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Общността. За случаите, подадени от органите на Общностите, създаденият от Комисията специализиран орган за разглеждане на финансови нередности включва един служител на орган на Общността.

Въз основа на становището на този орган (посоченият по-горе общ орган или специализиран орган) директорът взема решение дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако органът установи наличието на проблеми в системата, той изпраща доклад с препоръки на разпоредителя с бюджетни кредити и на вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет, на функцията за вътрешен одит на Европол и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава, без да споменава имена, на становищата на органа в своя годишен доклад за дейността и посочва предприетите мерки за последващи действия.

5.   От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Европол щети в резултат на сериозно нарушение от негова/нейна страна в хода на изпълнението на служебните му задължения или във връзка с тях.

Назначаващият орган взема обосновано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.

Раздел 3

Правила, приложими за счетоводителя и администратора на авансови средства

Член 48

Счетоводителят може да носи дисциплинарна или имуществена отговорност, както е указано в Правилника за персонала, и по-специално в случаите, когато:

Член 49

Администраторът на авансови средства може да носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за персонала, по-специално в случаите, когато:

ГЛАВА 4

Приходни операции

Раздел 1

Общи разпоредби

Член 50

Европол представя на Комисията искания за плащане на цялата или на част от субсидията от Общността съгласно член 15, параграф 5 при условия и през интервали, договорени с Комисията.

Член 51

Върху средствата, изплатени на Европол от Комисията под формата на субсидия, се начислява лихва в полза на общия бюджет.

Раздел 2

Прогноза за вземанията

Член 52

Прогнозата за вземанията се прави първо от разпоредителя с бюджетни кредити, отговорен за всички мерки или положения, които могат да доведат до пораждане или изменение на вземане на Европол.

Раздел 3

Установяване на вземания

Член 53

1.   Установяването на вземане представлява действие, чрез което оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:

2.   Всяко вземане, определено като безспорно, ликвидно и изискуемо, се установява чрез нареждане за събиране, дадено на счетоводителя за изпълнение заедно с дебитно известие, което се изпраща на длъжника. И двата документа се съставят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

3.   В договорите и споразуменията за безвъзмездни средства, сключени от Европол, се предвижда, че по всеки дълг, който не е изплатен на датата за тази цел, указана в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията (6). Условието, при което на Европол се дължи лихва за просрочено плащане, включително лихвената ставка, се посочва изрично в договорите и споразуменията за безвъзмездни средства.

4.   При надлежно обосновани случаи някои рутинни приходни позиции могат да бъдат установявани условно. Условното установяване обхваща възстановяването на няколко отделни суми, които следователно не е необходимо да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира сумите, установени условно, за да осигури тяхното съответствие с действително установените суми на вземания.

Раздел 4

Разпореждане за събиране

Член 54

Разпореждането за събиране представлява действие, с което отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава указания на счетоводителя чрез нареждане за събиране на вземания да събере вземането, което е установил.

Раздел 5

Събиране

Член 55

1.   Недължимо изплатените суми подлежат на възстановяване.

2.   Счетоводителят предприема мерки за изпълнение на нарежданията за събиране на надлежно установените от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити вземания. Той добросъвестно проверява дали Европол получава приходите си и се грижи за опазването на неговите права.

3.   Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже или частично да се откаже от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление и пропорционалност.

Този отказ се прави с надлежно обосновано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира вземането на такова решение само за вземания в размер на по-малко от 5 000 EUR.

В решението си за отказ той посочва какви действия са предприети за осигуряване на събирането и правните и фактическите си основания.

4.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити анулира установено вземане, когато разкриването на грешка във връзка с правните и фактическите основания посочва, че сумата не е установена правилно. Това анулиране се извършва с решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се обосновава по подходящ начин.

5.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличение или намаление, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера на задължението, при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на органа на Европол. Тази корекция се извършва с решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се обосновава по подходящ начин.

Член 56

1.   При действителното събиране на вземане счетоводителят прави запис в сметките и информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

2.   За всички плащания в брой, извършени на счетоводителя, се издава разписка.

Член 57

1.   Ако не е извършено събиране на вземане в срока, посочен в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за събиране чрез всички законни средства, включително при необходимост чрез прихващане или, ако това не е възможно, чрез принудително изпълнение.

2.   Счетоводителят пристъпва към събиране чрез прихващане с насрещни вземания, които Европол има спрямо даден длъжник, когато последният сам има безспорно, ликвидно и изискуемо вземане спрямо Европол, при условие че прихващането е възможно по закон.

Член 58

Счетоводителят, в сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити, може да разреши допълнителен срок за плащане само по писмена молба на длъжника, с надлежно посочване на причините, при положение че са изпълнени следните две условия:

Член 58а

Счетоводителят води списък на несъбраните дължими суми, в който вземанията на Европол се групират по датата на издаване на нареждането за събиране на вземания. Той посочва и решенията за отказ или частичен отказ от събиране на установени суми. Списъкът се добавя към доклада на Европол за бюджетното и финансовото управление.

Европол съставя списък на правата си за събиране на вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува, като се вземе предвид съответното законодателство за защита на данните.

Член 58б

Правата на Европол за събиране на вземания от трети страни и вземанията на трети страни от Европол са предмет на давностен срок от пет години, който се посочва в договорите и споразуменията за безвъзмездни средства, сключени от Европол.

Раздел 6

Специални разпоредби, валидни за такси и начисления

Член 59

Когато се събират посочените в член 5, буква а) такси и начисления от Европол, в началото на всяка финансова година се прави общ условен разчет за постъпленията от такива такси и начисления.

Когато таксите и начисленията са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се вписват всички подробности за правата на Европол за събиране на вземания. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на Европол за бюджетното и финансовото управление.

Когато Европол използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси и начисления.

Като общо правило Европол предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на пълния размер на дължимите такси или начисления. Когато по изключение е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса или начисление се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.

ГЛАВА 5

Разходни операции

Член 60

1.   Всеки разход се поема като задължение, потвърждава се, разрешава се и се изплаща.

2.   Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.

3.   Работната програма на Европол е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че те са ясно формулирани и са точно посочени приложените критерии. Работната програма включва подробни цели и показатели за резултатите. Такива цели и показатели за резултатите не включват оперативна, стратегическа и класифицирана информация на Европол.

4.   Бюджетните кредити за административни разходи могат да бъдат реализирани без предварително решение за финансиране.

Раздел 1

Поемане на задължения за плащане

Член 61

1.   Поемането на бюджетно задължение представлява операцията, чрез която се заделят необходимите кредити за покриване на последващи плащания в изпълнение на правно задължение.

2.   Правното задължение представлява действие, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити поема или установява задължение, в резултат на което се прави начисление по бюджета.

3.   Бюджетното задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разхода са известни.

4.   Бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен.

5.   Бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи и размерът или крайните бенефициери все още не са окончателно известни. Временното бюджетно задължение се реализира или чрез сключване на едно или повече индивидуални правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи, във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.

Член 62

1.   По отношение на всички мерки, които могат да доведат до разходи за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити трябва първо да поеме бюджетно задължение, преди да сключи правно задължение с трети страни.

2.   Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година n +1.

Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година n.

В края на периодите, посочени в алинеи първа и втора, неусвоеният остатък по тези бюджетни задължения се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

3.   Правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, и съответните бюджетни задължения, освен в случай на разходи за персонала, имат крайна дата на изпълнение, определена съобразно принципа за добро финансово управление.

Всички части на тези задължения, които не са били изпълнени шест месеца след този краен срок, се отменят в съответствие с член 11.

Размерът на бюджетно задължение, съответстващо на правно задължение, за което не е извършвано плащане по смисъла на член 67 в продължение на период от три години след датата на подписването на правното задължение, се отменя.

Член 63

При поемането на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити е длъжен да гарантира, че:

Раздел 2

Утвърждаване на разход

Член 64

Утвърждаването на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити:

Член 65

1.   Потвърждаването на който и да е разход се основава на придружителни документи, потвърждаващи правото на кредитора, въз основа на декларация за действително предоставени услуги, действително извършени доставки или действително извършена работа, или на базата на други документи, оправдаващи плащането.

2.   Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подписване на ваучер с резолюция „предадено за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

3.   В система без използване на компютри „предадено за плащане“ приема формата на печат, включващ подписа на отговорния разоредител с бюджетни кредити. В система с използване на компютри „предадено за плащане“ приема формата на потвърждение с използване на личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.

Раздел 3

Разрешаване на разход

Член 66

1.   Разрешаване на разход е акт, с който отговорният разпоредител с бюджетни кредити чрез издаването на платежно нареждане дава указания на счетоводителя да плати разход, който отговорният разпоредител с бюджетни кредити е утвърдил.

1а.   Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем или доставка на стоки, и в зависимост от извършения от него анализ на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на система за плащания незабавно инкасо.

2.   Платежното нареждане трябва да има дата и да бъде подписано от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и след това да бъде изпратено на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 38, параграф 6.

3.   Когато е необходимо, платежното нареждане, изпратено на счетоводителя, се придружава от документ, който удостоверява, че стоките са включени в инвентарните списъци съгласно член 90, параграф 1.

Раздел 4

Плащане на разход

Член 67

1.   Плащането се извършва при представяне на доказателства, че съответното действие е извършено в съответствие с разпоредбите на Решението за Европол по смисъла на член 49 от Общия финансов регламент, на договора или на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, и обхваща една или повече от следните операции:

Цялото предварително финансиране и междинните плащания се отчитат при окончателното плащане.

2.   В счетоводните сметки се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, всеки път при извършване на такива.

Член 68

Плащането на разход се извършва от счетоводителя в рамките на лимитите на разполагаемите средства.

Раздел 5

Срокове за разходните операции

Член 69

Утвърждаването, разрешаването и плащането на разходи трябва да се извършат в сроковете определени във и в съответствие с разпоредбите на правилата за прилагане на Финансовия регламент на Европол.

ГЛАВА 6

Информационни системи

Член 70

Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите могат да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.

ГЛАВА 7

Вътрешен одитор

Член 71

1.   Европол има функция за вътрешен одит, която следва да се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.

2.   Създаването на функция за вътрешен одит на Европол от управителния съвет не засяга правата на вътрешния одитор на Комисията, който упражнява същите правомощия по отношение на Европол като тези по отношение на отделите на Комисията, с това изключение, че въз основа на член 5 от Решението за Европол управителният съвет може да преразглежда одитния план, представен от вътрешния одитор на Комисията. Във връзка с изпълнението на одитния план директорът може да ограничи обхвата на даден одит, като откаже достъп до стратегическа, оперативна и класифицирана информация, както е определено в член 2, параграф 14 от Финансовия регламент. В случай че директорът реши да ограничи обхвата на даден одит на такива основания, на вътрешния одитор на Комисията се представя обосновка в писмен вид.

3.   Функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията изпълняват отговорностите си без да се засяга член 38, параграф 4.

Член 72

1.   Функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията консултират Европол по въпросите на справяне с рисковете, като излизат със становища относно качеството на системите за управление и контрол и чрез отправяне на препоръки за подобряване на условията за изпълнение на дейностите и насърчаване на доброто финансово управление.

Функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията са отговорни за:

2.   Функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията изпълняват своите задължения по отношение на всички дейности и служби на институцията. Функцията за вътрешен одит на Евопол разполага с пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на тези задължения. Без да се засяга член 71, параграф 2, вътрешният одитор на Комисията разполага със същия пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на тези задължения.

3.   Ръководителят на функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията докладват на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки. Те гарантират, че са предприети действия по препоръките, направени в резултат на одитите.

4.   Ръководителят на функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешният одитор на Комисията представят на управителния съвет и на директора годишен доклад за вътрешния одит, в който по-конкретно се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити и направените препоръки. В годишния доклад се посочват също така и евентуалните систематични проблеми, установени от специализираната група, създадена съгласно член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент.

4a.   Директорът представя на управителния съвет коментари в писмена форма относно предприетите от функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешния одитор на Комисията действия по изпълнение на направените препоръки.

5.   Всяка година управителният съвет изпраща на органа, който отговаря за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, и на Комисията, доклад от функцията за вътрешен одит на Европол и вътрешния одитор на Комисията, включително коментарите на директора, упоменати в параграф 4a.

Член 73

1.   Отговорността на функцията за вътрешен одит по отношение на предприетите действия по изпълнение на функциите за вътрешен одит се определя mutatis mutandis съгласно постановеното в специалните правила, приложими за вътрешния одитор на Комисията. Специалните правила гарантират пълната независимост на функцията за вътрешен одит при изпълнението на нейните задължения и регламентират нейната област на отговорност. В допълнение, разпоредбите на правилата, които се съставят от управителния съвет, се прилагат в съответствие с член 37, параграф 9, буква е) от Решението за Европол.

2.   Отговорността на вътрешния одитор на Комисията се определя съгласно член 87 от Общия финансов регламент.

ДЯЛ V

ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Член 74

1.   По отношение на обществените поръчки се прилагат съответните разпоредби на Общия финансов регламент и на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 при съблюдаване на параграфи 4—7 от настоящия член.

2.   Европол може по свое искане да се присъедини като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Общността.

3.   Европол участва в общата централна база данни, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 95 от Общия финансов регламент.

4.   Европол може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (7), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.

5.   Европол може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В този случай се прилага mutatis mutandis член 125в от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002.

5а.   Европол може да използва съвместни процедури по възлагане на обществени поръчки с международни организации, при условие че при процедурите за обществени поръчки тези организации прилагат стандарти, гарантиращи тяхната равностойност на международно приети стандарти, по-специално по отношение на прозрачността, недопускането на дискриминация и предотвратяването на конфликт на интереси. Единствено директорът е оправомощен да признава равностойността на гаранциите по отношение на международно приетите стандарти.

6.   За прилагането на член 101 от Общия финансов регламент поканата за участие в тръжна процедура предвижда, че Европол може, преди да бъде подписан договорът, да се откаже от поръчката или да отмени процедурата по възлагането, без кандидатите или оферентите да имат право на предявяване на иск за обезщетение.

7.   За прилагането на член 103 от Общия финансов регламент в поканите за участие в тръжна процедура, стартирана от Европол, е предвидено, че Европол може да преустанови процедурата и да предприеме всички необходими мерки, включително отмяна на процедурата съгласно условията, посочени в този член.

За прилагането на член 103 от Общия финансов регламент договорите, сключени от Европол с икономически оператори, постановяват, че органът може да вземе мерките, посочени в този член, съгласно условията в същия този член.

ДЯЛ VА

ПРОЕКТИ СЪС СЪЩЕСТВЕНО ОТРАЖЕНИЕ ВЪРХУ БЮДЖЕТА

Член 74а

В най-кратък срок управителният съвет уведомява бюджетния орган за намерението си да изпълни какъвто и да било проект, който може да окаже съществено финансово отражение върху финансирането на административния му бюджет, по-специално всички проекти, свързани със собственост, като вземането под наем или закупуването на сгради. Той информира Комисията за това.

Ако един от клоновете на бюджетния орган възнамерява да излезе със становище, в срок от две седмици след получаване на информацията за проекта той уведомява Европол за намерението си да излезе със становище. В случай че не получи отговор, Европол може да пристъпи към извършване на заплануваната операция.

Това становище се изпраща на Европол в срок от четири седмици от уведомлението съгласно втория параграф.

ДЯЛ VБ

ЕКСПЕРТИ

Член 74б

Член 265а от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти. На тези експерти се плаща фиксирана сума за оказване на помощ на Европол, по-специално при оценяване на предложенията и заявленията за безвъзмездни средства или офертите за обществени поръчки, и за оказване на техническа помощ при наблюдението и окончателната оценка на проектите. Европол може да използва списъците, съставени от Комисията или други органи на Общността.

ДЯЛ VI

БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ПРЕДОСТАВЯНИ ОТ ЕВРОПОЛ

Член 75

1.   Когато Европол може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с Решението за Европол или чрез делегиране от Комисията съгласно член 54, параграф 2, буква б) от Общия финансов регламент, се прилагат правилата за прилагане на Общия финансов регламент и на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 при съблюдаване на параграфи 2 и 3 от настоящия член.

2.   Безвъзмездните средства се обхващат от писмени споразумения между Европол и бенефициера.

3.   За прилагането на член 119, параграф 2 от Общия финансов регламент споразуменията за безвъзмездни средства, сключени от Европол, постановяват, че органът може да спре, намали или преустанови отпускането на безвъзмездни средства в случаите, предвидении с член 183 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002, след като на бенефициера е била предоставена възможността да представи своите съображения.

ДЯЛ VII

ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ

ГЛАВА 1

Представяне на отчетите

Член 76

Годишните отчети на Европол включват:

Отчетите на Европол се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината, който отчита, inter alia, степента на усвояване на бюджетните кредити, като съдържа и обобщена информация за трансферите на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.

Член 77

Отчетите трябва да съответстват на правилата и да бъдат точни и изчерпателни, както и да предоставят вярна и честна картина:

Член 78

Финансовите отчети се изготвят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, посочени в правилата за прилагане на Общия финансов регламент, а именно:

Член 79

1.   В съответствие с принципа на отчитането с натрупване финансовите отчети трябва да показват начисленията и приходите за финансовата година, независимо от датата на плащане или събиране на вземане.

2.   Стойността на активите и пасивите се определя в съответствие с правилата за остойностяване, предвидени в счетоводните методи, посочени в член 132 от Общия финансов регламент.

Член 80

1.   Финансовите отчети се представят в евро и включват:

2.   Приложението към финансовите отчети трябва да допълва и коментира информацията, представена в отчетите, посочени в параграф 1, и трябва да предоставя цялата допълнителна информация, предписана в международно приетата счетоводна практика, когато тази информация е свързана с дейността на Европол.

Член 81

Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те включват:

Член 82

Счетоводителят изпраща на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година предварителните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината, посочен в член 76 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира отчетите съгласно предвиденото в член 128 от Общия финансов регламент.

Не по-късно от 31 март на следващата година счетоводителят изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление също на Европейския парламент и на Съвета.

Член 83

1.   Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата, не по-късно от 15 юни на следващата година, представя своите съображения по предварителните отчети на Европол.

2.   След като получи съображенията на Сметната палата по предварителните отчети на Европол, директорът изготвя окончателните отчети на Европол в съответствие с член 43, за което той носи отговорност, и ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.

3.   Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.

4.   Окончателните отчети на Европол, консолидирани с тези на Комисията, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз до 15 ноември на следващата година.

5.   Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на Европол се изпращат едновременно и на Комисията.

ГЛАВА 2

Счетоводна отчетност

Раздел 1

Общи разпоредби

Член 84

1.   Счетоводната система на Европол е системата, която служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по такъв начин, че да могат да се въвеждат, архивират и регистрират цифри.

2.   Отчетите се състоят от общи отчети и бюджетни отчети. Тези отчети се водят в евро на база календарна година.

3.   Цифрите в общите отчети и бюджетните отчети се приемат при приключването на бюджетната година, така че да могат да се изготвят отчетите, посочени в глава 1.

4.   Независимо от параграфи 2 и 3, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.

Член 85

Счетоводните правила и методи и хармонизираният сметкоплан, които се прилагат от Европол, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 133 от Общия финансов регламент.

Раздел 2

Общи сметки

Член 86

Общите сметки документират, в хронологичен ред по метода на двустранното счетоводство, всички събития и операции, които засягат стопанското и финансовото състояние и активите и пасивите на Европол.

Член 87

1.   Движението по сметките и салдата се записват в счетоводните книги.

2.   Всички счетоводни записи, включително корекции по сметките, се основават на оправдателни документи, на които те следва да се позовават.

3.   Счетоводната система следва да е от такова естество, че да оставя следа за всички счетоводни записи.

Член 88

Счетоводителят на Европол, след приключване на бюджетната година и преди датата на представяне на окончателните сметки, прави евентуални корекции, които без да включват плащане или събиране по отношение на годината, са необходими за вярно и справедливо представяне на сметките в съответствие с правилата.

Раздел 3

Бюджетни сметки

Член 89

1.   Бюджетните сметки осигуряват подробно документиране на изпълнението на бюджета.

2.   За целите на параграф 1 бюджетните сметки документират всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV от настоящия регламент.

ГЛАВА 3

Инвентарни списъци на имуществото

Член 90

1.   Европол води инвентарни списъци на имуществото, показващи количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, съставляващи имуществото на Европол, в съответствие с модела, изготвен от счетоводителя на Комисията. Европол проверява дали записите в инвентарните списъци отговарят на действителното положение.

2.   Продажбата на движимо имущество се обявява по подходящ начин.

ДЯЛ VIII

ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА

ГЛАВА 1

Външен одит

Член 91

Сметната палата проверява подробно отчетите на Европол съгласно член 248 от Договора за ЕО.

Член 92

1.   Европол изпраща на Сметната палата бюджета, след като бъде окончателно приет. Европол информира Сметната палата колкото е възможно по-скоро за всички решения и действия съгласно членове 10, 14, 19 и 23.

2.   Европол изпраща на Сметната палата приетите от службата вътрешни финансови правила.

3.   Сметната палата бива информирана за назначаването на разпоредители с бюджетни кредити, счетоводители и администратори на авансови средства, както и за решенията за делегиране на правомощия по член 34, член 43, параграфи 1 и 4, и член 44.

Член 93

Подробната проверка от Сметната палата се извършва в съответствие с членове 139—144 от Общия финансов регламент. Проверката се извършва по начин, който гарантира защитата на оперативната, стратегическата и класифицираната информация на Европол.

ГЛАВА 2

Освобождаване от отговорност

Член 94

1.   По препоръка на Съвета Европейският парламент освобождава директора от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за година n преди 30 април на година n+2. Директорът информира управителния съвет за съображенията на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, която придружава решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.

2.   Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.

3.   Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, в сътрудничество с управителния съвет директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратък срок за премахване или улесняване на премахването на пречките пред вземането на това решение.

Член 95

1.   Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на Европол, полученото салдо и активите и пасивите на Европол, показани във финансовия отчет.

2.   С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, Европейският парламент, след като Съветът направи това, разглежда сметките и финансовите отчети на Европол. Той разглежда също така годишния доклад на Сметната палата заедно с отговорите на директора, всички съответни специални доклади на Сметната палата по отношение на въпросната финансова година и декларацията на Сметната палата, уверяваща в надеждността на отчетите и законността и редовността на транзакциите по тях.

3.   Директорът предоставя на Европейския парламент по искане на последния, по същия начин, както е предвидено в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, всякаква информация, необходима за безпроблемното прилагане на процедурата за освобождаване от отговорност за въпросната година.

Член 96

1.   Директорът предприема необходимите стъпки за действие по съображенията, придружаващи решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност, и по коментарите, придружаващи препоръката за освобождаване от отговорност, приета от Съвета.

2.   По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, взети в светлината на тези съображения и коментари. Той изпраща копие от същия доклад до Комисията и Сметната палата.

ДЯЛ IХ

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Член 97

Европейският парламент, Съветът и Комисията са оправомощени да получават всякаква необходима информация или обяснения по бюджетни въпроси в сферата на тяхната компетентност.

Член 98

Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема правилата за прилагането на Финансовия регламент на Европол по предложение на нейния директор.

Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Преди да влезе в сила настоящият регламент се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.

(1)  ОВ L 121, 15.5.2009 г., стр. 37.

(2)  ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 72.

(3)  ОВ L 248, 16.9.2002 г., стр. 1.

(4)  ОВ L 181, 10.7.2008 г., стр. 23.

(5)  ОВ L 8, 12.1.2001 г., стр. 1.

(6)  ОВ L 357, 31.12.2002 г., стр. 1.

(7)  ОВ L 314, 7.12.1994 г., стр. 1.