1.   Kontrolní komise se skládá ze tří členů a sídlí v Bruselu.

2.   Komise poskytne členům kontrolní komise odpovídající logistickou podporu, zejména kancelářské prostory a podporu v oblasti informačních technologií.

3.   Kontrolní komisi je nápomocen sekretariát se sídlem v Kyjevě pod vedením vedoucího sekretariátu. Sekretariát bude přijímat instrukce a pokyny od předsedy kontrolní komise, který bude jmenován v souladu s článkem 6 tohoto rozhodnutí.

4.   Na členy kontrolní komise a jejich zaměstnance, včetně zaměstnanců sekretariátu, se vztahuje článek 2 rozhodnutí Komise 1999/396/ES, ESUO, Euratom o podmínkách a postupech vnitřního vyšetřování pro boj proti podvodům, úplatkářství a jiné nedovolené činnosti poškozující zájmy Společenství (2).

1.   Členy kontrolní komise jmenuje Komise na základě výzvy k vyjádření zájmu. Funkční období členů kontrolní komise začíná dnem stanoveným pro tento účel v rozhodnutí o jmenování členů kontrolní komise.

2.   Členové kontrolní komise jsou občany Unie s prokázanými zkušenostmi v oblasti auditu, monitorování a kontroly a/nebo boje proti podvodům, korupci, střetu zájmů a nesrovnalostem, pokud možno na vedoucí pozici v orgánech EU nebo v orgánech veřejné moci členských států.

3.   Členové kontrolní komise jsou jmenováni jako zvláštní poradci Komise ve smyslu článku 5 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (3) na období dvou let. Jejich smlouvy jsou obnovitelné a zajišťují jejich plnou nezávislost na jakémkoli vnějším vlivu při výkonu jejich povinností. Členové kontrolní komise prošli bezpečnostní prověrkou, nebo pokud se tak ještě nestalo, jsou ochotni podstoupit bezpečnostní prověrku členského státu, jehož jsou státními příslušníky.

4.   Výběrové řízení vede generální ředitel GŘ NEAR s podporou poroty, jejíž členy vybere z relevantních generálních ředitelství Komise. Porota předloží generálnímu řediteli seznam kandidátů sestavený na základě výsledků výzvy k vyjádření zájmu a následných pohovorů. Generální ředitel vybere členy kontrolní komise a tři náhradníky, kteří nahradí člena kontrolní komise, pokud již není schopen nebo ochoten plnit své úkoly.

5.   Pokud člen kontrolní komise přestane splňovat podmínky požadované pro výkon jeho povinností stanovené v tomto rozhodnutí a ve smlouvě, jež s ním byla uzavřena, může být Komisí odvolán.

6.   Není-li člen kontrolní komise schopen po omezenou dobu vykonávat své povinnosti ze zdravotních nebo jiných důvodů, může Komise po konzultaci s ním dočasně jmenovat náhradníka na dobu, kdy dotyčný člen kontrolní komise není schopen plnit své úkoly, dokud se nebude moci znovu ujmout své funkce.

7.   Omezená doba uvedená v odstavci 6 nepřesáhne šest měsíců.

1.   Generální ředitel GŘ NEAR jmenuje jednoho z členů předsedou kontrolní komise a jednoho z členů místopředsedou. Pokud není předseda schopen vykonávat svou funkci, vykonává ji místopředseda.

2.   V případě, že se funkce předsedy uvolní, vykonává jeho povinnosti místopředseda, dokud generální ředitel GŘ NEAR nejmenuje nového předsedu.

1.   Předseda zastupuje komisi. Předsedá jejím zasedáním a organizuje její práci.

2.   Předseda může na každého člena kontrolní komise a vedoucího sekretariátu přenést pravomoc podepisovat dokumenty jménem kontrolní komise.

3.   Předseda stanoví harmonogram a program zasedání kontrolní komise.

4.   Předseda odpovídá za vypracování jednacího řádu kontrolní komise do šesti měsíců od zahájení její činnosti.

1.   Každoročně se v Bruselu uskuteční nejméně šest zasedání kontrolní komise, která se v odůvodněných případech mohou konat i na jiných místech nebo on-line. Pokud to okolnosti dovolí, kontrolní komise rovněž každoročně vykoná nejméně šest návštěv Kyjeva.

2.   Předseda zajistí, aby pro každé zasedání kontrolní komise bylo dosaženo požadované usnášeníschopnosti v počtu dvou členů.

3.   Předseda zajistí, aby zasedání kontrolní komise sloužila k projednání zjištění sekretariátu, poskytování pokynů pro práci sekretariátu a předkládání zpráv Komisi.

4.   Předseda může podle potřeby svolat další zasedání, která se mohou konat rovněž v hybridním formátu. Zasedání je třeba svolávat s dostatečným předstihem, aby se jich mohli zúčastnit všichni členové a přizvané osoby.

1.   Sekretariát kontrolní komise se skládá z týmu odborníků v oblasti řízení a kontroly, auditu a dalších relevantních oborů, jakož i z asistentů najímaných prostřednictvím smlouvy o poskytování služeb na základě nabídkového řízení vyhlášeného GŘ NEAR.

2.   Práci sekretariátu řídí vedoucí sekretariátu, tj. úředník Komise, kterého jmenuje GŘ NEAR.

3.   Sekretariát je kontrolní komisi nápomocen při plnění jejích úkolů, zejména tím, že shromažďuje a prostřednictvím vedoucího sekretariátu poskytuje veškeré relevantní informace.

1.   Komise může k účasti na činnostech kontrolní komise přizvat zástupce členských států a jiných dárců. Komise může další dárce přispívající do nástroje vyzvat, aby do kontrolní komise jmenovali pozorovatele.

2.   Na pozvání Komise se pozorovatelé mohou v tomto postavení účastnit zasedání kontrolní komise a mít přístup k informacím. Předseda kontrolní komise může v řádně odůvodněných případech, jako je důvěrnost nebo ochrana údajů, a po konzultaci s ostatními členy kontrolní komise odepřít pozorovatelům přístup k informacím.

3.   Předseda kontrolní komise může po konzultaci s ostatními členy kontrolní komise přizvat pozorovatele k účasti na jednáních kontrolní komise a vyzvat je, aby předložili ústní a písemné připomínky.

4.   Pozorovatelé se neúčastní procesu přijímání zpráv nebo doporučení.

1.   Pokud se kterýkoli člen kontrolní komise nebo jiná osoba účastnící se zasedání kontrolní komise, a to i jako pozorovatel, ocitne ve střetu zájmů nebo v situaci, která by tak mohla být veřejností vnímána, neprodleně informuje ostatní členy kontrolní komise a sekretariát a zdrží se účasti na příslušných jednáních i přijímání příslušných zpráv a doporučení kontrolní komise.

2.   Nastane-li situace uvedená v odstavci 1, přijme předseda kontrolní komise poté, co je náležitě informován, veškerá odpovídající opatření.

3.   Jakmile se předseda kontrolní komise obeznámí se situací uvedenou v odstavci 1, informuje o ní co nejdříve generálního ředitele GŘ NEAR.

1.   Kontrolní komise je Komisi nápomocna tím, že průběžně monitoruje ukrajinské systémy řízení a kontroly, pokud jde o využívání finančních prostředků Unie v rámci nástroje, a upozorňuje na veškeré systémové problémy nebo potenciální slabiny těchto systémů. Kontrolní komise mimo jiné posuzuje systémy, které Ukrajina zavedla pro prevenci, nápravu, oznamování, účinné řešení, vyšetřování a stíhání možných případů podvodů, korupce, střetu zájmů a jakýchkoli jiných nesrovnalostí v souvislosti s výdaji financovanými v rámci nástroje.

2.   Kontrolní komise má právo vyžádat si od příslušných orgánů informace a kdykoli, a to i prostřednictvím svého sekretariátu, provádět vlastní ověřování a kontroly na místě týkající se ukrajinského systému řízení a kontroly, jakož i postupů a výdajů pro provádění kroků uvedených v prováděcím rozhodnutí Rady o schválení posouzení Plánu pro Ukrajinu, které již Komise posoudila prostřednictvím čtvrtletních žádostí o platbu. Výsledné zprávy, které jsou sdíleny s Komisí, obsahují případná doporučení pro Ukrajinu týkající se zlepšení jejího systému řízení a kontroly. Jednáním kontrolní komise nejsou dotčeny pravomoci Komise, úřadu OLAF, Evropského účetního dvora ani úřadu EPPO.

3.   Kontrolní komise předkládá Komisi zprávy, včetně kopie doporučení uvedených v odstavci 2, s četností odpovídající alespoň jedné zprávě za tři měsíce na základě pracovního programu předloženého pro informaci Komisi do tří měsíců ode dne zahájení činnosti kontrolní komise. Tyto zprávy představují stanovisko komise k výkonnosti a účinnosti ukrajinského systému řízení a kontroly. Informace, které komise získala nebo na něž byla upozorněna a které se týkají zjištěných případů špatného řízení výdajů financovaných v rámci nástroje nebo vážných obav souvisejících se špatným řízením těchto výdajů, jsou neprodleně sdíleny s Komisí.

4.   Kontrolní komise přijímá doporučení pro Ukrajinu ve všech případech, kdy příslušné ukrajinské orgány podle jejího názoru nepřijaly nezbytná opatření k prevenci, odhalování, nápravě, vyšetřování a stíhání podvodů, korupce, střetu zájmů a nesrovnalostí, které ovlivnily řádné finanční řízení výdajů financovaných v rámci nástroje nebo u nichž existuje závažné riziko, že by ho ovlivnit mohly, a ve všech případech, kdy zjistí nedostatky s dopadem na koncepci a fungování kontrolního systému zavedeného ukrajinskými orgány.

5.   Zprávy a informace kontrolní komise se ve vhodných případech a pokaždé, kdy je zapotřebí přijmout opatření k prevenci, odhalování, nápravě, vyšetřování a stíhání podvodů, korupce, střetu zájmů, nesrovnalostí nebo jakéhokoli jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie, neprodleně zasílají Komisi, Evropskému úřadu pro boj proti podvodům a Úřadu evropského veřejného žalobce v souladu s jejich příslušnými pravomocemi. Kontrolní komise může rovněž v případě potřeby sdílet své zprávy a informace s příslušnými ukrajinskými orgány, zejména tehdy, kdy tyto orgány musí přijmout opatření k prevenci, odhalování, nápravě, vyšetřování a stíhání podvodů, korupce, střetu zájmů, nesrovnalostí nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie.

6.   Kontrolní komise požádá Ukrajinu o pomoc při získávání informací a dokumentů, včetně jakýchkoli elektronických údajů, a může Ukrajinu požádat, aby přijala veškerá nezbytná opatření k usnadnění práce osob pověřených prováděním ověřování a kontrol na místě, aniž jsou dotčena platná ustanovení EU a Ukrajiny o ochraně údajů a zabezpečení údajů.

7.   Kontrolní komise zajišťuje pravidelný dialog a spolupráci s Evropským účetním dvorem, jakož i s ukrajinskou Účetní komorou a případně dalšími institucemi.

1.   Každý člen kontrolní komise a zaměstnanci sekretariátu kontrolní komise zajistí přísnou důvěrnost informací, které obdrželi prostřednictvím své práce nebo v souvislosti s ní. Zejména zajistí ochranu osobních, důvěrných a obchodně citlivých informací.

2.   Osobní údaje se zpracovávají v souladu s pravidly stanovenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 (4), která se použijí obdobně.

3.   Kontrolní komise přijme vnitřní postupy a politiky v oblasti ochrany údajů v souladu s nařízením (EU) 2018/1725.

4.   Kontrolní komise přijme pokyny k ochraně důvěrných a obchodně citlivých informací.

1.   Předseda a ostatní členové kontrolní komise usilují o dosažení konsenzu ohledně obsahu zpráv a doporučení. Nelze-li konsenzu dosáhnout, rozhodne o obsahu většina členů kontrolní komise. V případě rovnosti hlasů bude rozhodující hlas předsedy. O hlasování může požádat předseda nebo kterýkoli člen kontrolní komise.

2.   Kontrolní komise zasílá své zprávy, včetně doporučení určených Ukrajině, Komisi. Komise sdílí tato doporučení s Ukrajinou.

3.   Provádění doporučení průběžně sleduje kontrolní komise.