BILAGA 1

Uppdragsbeskrivning

TEN-E-förordningen – TEN-E-samordnare för projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät

Inledning

Den europeiska samordnaren för projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät (samordnaren) utses av Europeiska kommissionen i enlighet med artikel 6 i förordning (EU) 2022/869 om riktlinjer för transeuropeisk energiinfrastruktur (TEN-E-förordningen). Samordnaren kommer att ansvara för att underlätta genomförandet av projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät, som är ett projekt av gemensamt intresse enligt TEN-E-förordningen, under överinseende av högnivågruppen för den baltiska energimarknadens sammanlänkningsplan, vilken leds av kommissionen.

Mandatperiodens längd

Samordnaren kommer att utses för en inledande period på ett år, vilken kan förnyas två gånger under förutsättning att resultaten är tillfredsställande och detta är nödvändigt för projektet. Europeiska kommissionen förbehåller sig rätten att när som helst dra tillbaka utnämningen av den utvalda samordnaren om den personens bidrag till projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät är otillräckligt eller av låg kvalitet eller om personen inte längre uppfyller urvalskraven.

Särskilda uppgifter och motsvarade tidsfrister

Samordnarens uppdrag gäller framgångsrikt och snabbt genomförande av alla uppgifter, åtgärder och investeringar som rör projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät, ett projekt av gemensamt intresse enligt TEN-E-förordningen, under överinseende av den baltiska energimarknadens sammanlänkningsplan och i linje med projektets tidsfrister och genomförandeplan. Samordnaren ska tillhandahålla den nödvändiga kritiska expertis och nära uppföljning som krävs för att projektet och de återstående investeringar som kopplas till det ska kunna slutföras i tid och på ett ordnat sätt fram till dess att all infrastruktur och utrustning som hör samman med synkroniseringsprojektet finns på plats.

Samordnaren bör noga övervaka den sista fasen av genomförandet samt framstegen med de återstående infrastrukturinvesteringarna, ge råd och underlätta eventuella åtgärder som måste vidtas av berörda parter och rapportera tillbaka till kommissionen och medlemsstaterna om de relevanta framstegen. Samordnaren ska underlätta samarbetet mellan berörda medlemsstater, projektansvariga och andra berörda parter för att se till att projektet kan genomföras snabbt och framgångsrikt. Samordnaren ska inta en proaktiv hållning och, tillsammans med Europeiska kommissionen och de berörda medlemsstaterna, aktivt bidra till fullgörandet av de uppgifter och åligganden som krävs för projektet, inbegripet deltagande i arbetsgrupper, möten eller workshoppar. Samordnaren ska sammankalla och anordna sådana möten tillsammans med kommissionen om han eller hon anser att mötena är nödvändiga för att uppdraget ska kunna genomföras. Samordnaren ska beakta projektsamordningen inom ramen för den baltiska energimarknadens sammanlänkningsplan, samt all annan verksamhet som följs upp inom ramen för den planen. Han eller hon ska ha ett nära samarbete med de berörda medlemsstaterna, alla berörda parter, särskilt de projektansvariga, och med kommissionens avdelningar. Den europeiska samordnarens arbetsspråk ska vara engelska.

Samordnaren ska särskilt se till att kommissionen kan ge nödvändigt stöd till de medlemsstater och projektansvariga som berörs av genomförandet av de uppgifter som anges i artikel 6.2 i TEN-E-förordningen. Han eller hon ska göra följande:

—	Främja projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät och den gränsöverskridande dialogen mellan de projektansvariga och alla berörda parter.

—	Vid behov och på begäran bistå alla parter i deras arbete med att höra berörda parter, med att diskutera alternativa sträckningar om så är lämpligt och med att inhämta nödvändiga tillstånd för projekten.

—	I förekommande fall, ge de projektansvariga råd om projektfinansieringen.

—

Säkerställa att de berörda medlemsstaterna tillhandahåller lämpligt stöd och strategisk ledning i fråga om förberedelse och genomförande av projektet, samt underlätta informationsutbytet och den gemensamma förståelsen så att alla enheter som är relevanta för projektet kan agera i samförstånd, på ett sammanhållet och konsekvent sätt.

—

Varje år, och vid behov i slutet på mandatet, lämna en rapport till kommissionen och den regionala elgruppen för den baltiska energimarknadens sammanlänkningsplan om framstegen med projektet för synkronisering av de baltiska staternas elnät och om eventuella svårigheter och hinder som riskerar att avsevärt försena idrifttagandet av de relevanta investeringarna eller slutförandet av relevanta åtgärder. Rapporten kommer att skickas vidare till Europaparlamentet.

Samordnaren ska genomföra alla tjänsteresor som krävs till platser som är relevanta för genomförandet av projektet eller till möten med anknytning till projektet.

Samordningsinsatsen ska stå i proportion till projektens komplexitet och beräknade kostnader.

Metod som ska följas

Samordnaren ska ha ett nära samarbete med kommissionen, särskilt generaldirektoratet för energi, de berörda medlemsstaterna, projektansvariga och andra berörda parter. Samordnaren ska också beakta projektsamordningen inom ramen för den baltiska energimarknadens sammanlänkningsplan, samt all annan verksamhet som följs upp inom ramen för den planen.

Administrativt stöd och ersättning för utgifter i samband med tjänsteresor

Samordnaren kommer att beviljas ett månatligt schablonbelopp på 3 000 euro för att täcka kostnaderna för administrativt stöd, om sådant inte direkt tillhandahålls av kommissionens avdelningar (för kommunikation, olika slags kontorsmöbler, kontorsutrymmen, administrativt stöd) och kostnader för representation i samband med resor i enlighet med kommissionens regler. Den årliga budgeten för tjänsteresor är 15 000 euro. Närmare bestämmelser om ersättning för tjänsteresor återfinns i ett separat dokument (Anvisningar).

Sekretess och intressekonflikter

Samordnaren får inte använda eller sprida handlingar eller information som kommer till hans eller hennes kännedom i tjänsten, såvida inte den informationen redan är allmänt tillgänglig. Samordnaren ska undvika alla situationer som kan ge upphov till en intressekonflikt inom de områden där han eller hon har ombetts att ingripa.

Godkännande av uppdragsbeskrivningen

Genom att godta detta mandat bekräftar samordnaren att han eller hon har läst, förstått och godkänt den uppdragsbeskrivning och de villkor som anges i detta dokument.

BILAGA 2

Anvisningar om särskilda arbetsregler för den europeiska samordnaren

Organisation av tjänsteresor

I detta dokument beskrivs det förfarande som ska följas för alla tjänsteresor som utförs inom ramen för den europeiska samordnarens (samordnaren) verksamhet.

Samordnarens kontaktpunkt vid kommissionen är GD Energi enhet C4 (Infrastruktur och regionalt samarbete). Enhetens personal kommer att bistå vid organisationen av tjänsteresorna och vid behov följa med samordnaren.

Förberedelser för tjänsteresor

Tjänstereseorder

Samordnarens tjänsteresor måste införas i kommissionens integrerade system för hantering av tjänsteresor (Mips+) och bör följa de allmänna reglerna i handledningen för tjänsteresor och godkända resor som åtföljer kommissionens beslut om de allmänna bestämmelserna om genomförande av artiklarna 11, 12 och 13 i bilaga VII till tjänsteföreskrifterna för EU-tjänstemän (kostnader i samband med tjänsteresor) och om godkända resor.

För att vara giltiga måste tjänsteresorna godkännas av direktören för GD Energi direktorat C (utanordnare). Begäran om tjänsteresa ska innehålla datum och tidpunkt för resan, destination och syfte.

Bokning av resor

På grundval av den godkända tjänstereseordern kan samordnaren själv boka resorna eller be GD Energi enhet C4 att boka dem via den officiella resebyrån. Om samordnaren själv bokar resorna ska han eller hon sända biljetterna och kvittona med tydligt angivet pris till GD Energi enhet C4. GD Energi enhet C4 kommer att införa researrangemangen i Mips+.

Samordnaren har rätt att begära flexibla biljetter om det finns en betydande risk för att resan måste ställas in eller ändras.

Ersättning för hotellkostnader

Samordnaren får själv välja inkvartering, med beaktande av ersättningstaken för kostnader för logi. Kostnader för logi ersätts mot uppvisande av fakturan upp till det ersättningstak som är tillämpligt för platsen för tjänsteresan. Om utanordnaren har gett samordnaren tillstånd att överskrida taket kommer hela fakturabeloppet att ersättas.

Kostnader för extranätter vid tjänsteresor i kombination med semester kommer inte att täckas.

Taxikostnader

Taxiresor får godkännas av utanordnaren om kollektivtrafiken inte är ett lämpligt alternativ. Kostnaderna ersätts vid inlämning av styrkande handlingar.

Taxiresorna bör äga rum inom det tidsspann som anges i tjänstreseordern.

Intressekonflikt

Samordnaren ska undvika alla situationer som kan ge upphov till en intressekonflikt inom de områden där han eller hon uppmanas att ingripa. Samordnaren ska omedelbart underrätta kommissionen om alla intressekonflikter som uppstår under mandatperioden.

Samordnaren får inte använda eller offentliggöra handlingar eller information som kommer till hans eller hennes kännedom i tjänsten, såvida inte den informationen redan är allmänt tillgänglig. Alla resultat som samordnaren producerar ska vara unionens egendom, som unionen kan använda eller offentliggöra efter eget gottfinnande.

Tjänsteresor får inte betalas av dem som organiserar ett evenemang. Detta gäller även för tjänsteresor som erbjuds av medlemsstaterna. Europeiska kommissionen kommer att stå för arrangemangen för resor/tjänsteresor.

För att på bästa sätt utnyttja budgeten för tjänsteresor bör samordnaren om möjligt gruppera möten och besök för att minska antalet tjänsteresor. Tjänsteresorna bör vara målinriktade och optimerade.

Under tjänsteresorna bör prioritet ges till mer miljövänliga transportsätt. Samordnaren bör tacka nej till alla gåvor i samband med utförandet av uppdraget, om inte gåvorna är symboliska och värdet på dem understiger 50 euro. Samordnaren ska vara bunden av kommissionens handledning för tjänsteresor, vilken kommissionens utnämningsbeslut hänvisar till.

Efter tjänsteresan

Uppdragsrapport

Samordnaren ska lämna in en uppdragsrapport. Om samordnaren åtföljs av en företrädare för GD Energi enhet C4 får samordnaren begära denna företrädares hjälp med att utarbeta rapporten. Uppdragsrapporten kommer att översändas till direktören för GD Energi direktorat C för kännedom och bifogas begäran om ersättning för utgifter. Dessa handlingar kan i något skede komma att begäras in av Europaparlamentet eller Europeiska revisionsrätten i syfte att bedöma om utgifterna är motiverade.

Datum:

Förnamn och efternamn:

Underskrift: