PRÍLOHA I

Referenčné podmienky

Nariadenie TEN-E – koordinátor TEN-E pre projekt synchronizácie Pobaltia

Úvod

Európskeho koordinátora pre projekt synchronizácie Pobaltia (ďalej len „koordinátor“) vymenúva Európska komisia v súlade s článkom 6 nariadenia (EÚ) 2022/869 o usmerneniach pre transeurópsku energetickú infraštruktúru (nariadenie o TEN-E). Koordinátor bude zodpovedný za podporu realizácie projektu synchronizácie Pobaltia pod záštitou skupiny na vysokej úrovni pre plán prepojenia baltského trhu s energiou (BEMIP), ktorej predsedá Komisia; projekt je v nariadení o TEN-E uvedený ako projekt spoločného záujmu.

Trvanie obdobia poverenia

Koordinátor bude vymenovaný na počiatočné obdobie jedného roka, ktoré sa môže dvakrát predĺžiť, ak sa projekt uspokojivo vykoná a ak to bude potrebné. Európska komisia si vyhradzuje právo vymenovanie vybraného koordinátora kedykoľvek odvolať, ak sa úlohy v rámci projektu synchronizácie Pobaltia neplnia, vykonávajú nedostatočne alebo nekvalitne, alebo ak už koordinátor nespĺňa kritériá výberu.

Osobitné úlohy a zodpovedajúce termíny

Poslanie koordinátora priamo je priamo spojené s úspešným a včasným vykonávaním všetkých úloh, opatrení a investícií súvisiacich so synchronizáciou Pobaltia ako projektu spoločného záujmu podľa nariadenia o TEN-E pod záštitou skupiny BEMIP a v súlade s termínmi a plánom realizácie projektu. Koordinátor zabezpečí požadované kritické odborné znalosti a dôkladné následné opatrenia potrebné na včasné a riadne dokončenie projektu a zostávajúcich súvisiacich investícií, kým sa nezavedie všetka infraštruktúra a vybavenie spojené s projektom synchronizácie.

Koordinátor by mal pozorne monitorovať záverečnú fázu vykonávania, ako aj pokrok pri zostávajúcich investíciách do infraštruktúry, poskytovať poradenstvo a uľahčovať všetky opatrenia, ktoré musia zainteresované strany prijať, a podávať Komisii a členským štátom správy o príslušnom pokroku. Koordinátor uľahčí spoluprácu medzi dotknutými členskými štátmi, predkladateľmi projektov a inými príslušnými zainteresovanými stranami s cieľom zabezpečiť včasnú a úspešnú realizáciu projektu. Koordinátor bude uplatňovať proaktívny prístup a spolu s Európskou komisiou a dotknutými členskými štátmi bude aktívne prispievať k plneniu všetkých úloh a povinností potrebných pre projekt vrátane účasti na pracovných skupinách, schôdzach alebo seminároch. Koordinátor zvolá a zorganizuje takéto schôdze spolu s Komisiou, ak ich bude považovať za potrebné na vykonávanie svojho mandátu. Koordinátor zohľadní koordináciu projektov súvisiacich s BEMIP a všetky ostatné činnosti vykonávané v rámci BEMIP. Bude úzko spolupracovať s príslušnými členskými štátmi a všetkými príslušnými zainteresovanými stranami, najmä predkladateľmi projektov, a s útvarmi Komisie. Pracovným jazykom európskeho koordinátora bude angličtina.

Koordinátor predovšetkým zabezpečí, aby mohla Komisia poskytovať potrebnú podporu dotknutým členským štátom a predkladateľom projektov v podobe vykonávania úloh stanovených v článku 6 ods. 2 nariadenia o TEN-E:

—	bude podporovať projekt synchronizácie Pobaltia a cezhraničný dialóg medzi predkladateľmi projektov a všetkými zainteresovanými stranami;

—	bude podľa potreby a na požiadanie pomáhať všetkým stranám pri konzultáciách s dotknutými zainteresovanými stranami, pri diskusiách o alternatívnych trasách (v prípade potreby) a pri získavaní potrebných povolení pre projekty;

—	v prípade potreby bude realizátorom projektu poskytovať poradenstvo v otázkach financovania projektu;

—	zabezpečí, aby dotknuté členské štáty poskytovali primeranú podporu a strategické riadenie pri príprave a realizácii projektu, a uľahčí spoločné porozumenie a výmenu informácií s cieľom dosiahnuť, aby všetky subjekty relevantné pre uvedený projekt konali na základe dohody, súdržne a koherentne;

—

každoročne a v prípade potreby na konci svojho funkčného obdobia predloží Komisii a regionálnej skupine BEMIP zodpovednej za elektrickú energiu správu o pokroku projektu synchronizácie Pobaltia a o všetkých ťažkostiach a prekážkach, ktoré by mohli viesť k výraznému oneskoreniu pri realizácii príslušných investícií alebo príslušných opatrení. Táto správa sa postúpi Európskemu parlamentu.

Koordinátor absolvuje všetky potrebné služobné cesty do príslušných lokalít súvisiacich s realizáciou projektu alebo na miesta, kde sa konajú schôdze súvisiace s projektom.

Koordinačné úsilie je úmerné zložitosti a odhadnutým nákladom na projekty.

Metodika, ktorú treba dodržiavať

Koordinátor bude úzko spolupracovať s Komisiou, najmä s Generálnym riaditeľstvom pre energetiku, ako aj s dotknutými členskými štátmi, predkladateľmi projektov a inými príslušnými zainteresovanými stranami. Koordinátor zohľadní aj koordináciu projektov prostredníctvom skupiny BEMIP a kontext všetkých ostatných činností vykonávaných v rámci BEMIP.

Administratívna výpomoc a náhrada výdavkov na služobné cesty

Koordinátor bude dostávať mesačný paušálny poplatok vo výške 3 000 EUR na pokrytie nákladov spojených s administratívnou výpomocou, ak ju priamo neposkytnú útvary Komisie (s komunikáciou, rôznym kancelárskym nábytkom, kancelárskymi priestormi a službami sekretariátu), a nákladmi spojenými s reprezentatívnymi služobnými cestami v súlade s pravidlami Komisie. Ročný rozpočet na služobné cesty je 15 000 EUR. Podrobné pravidlá týkajúce sa náhrady výdavkov za služobné cesty budú uvedené v samostatnom dokumente („príručka“).

Dôvernosť a konflikt záujmov

Koordinátor nesmie použiť alebo šíriť ďalej žiaden dokument alebo informáciu, s ktorými sa oboznámi počas vykonávania svojich úloh, s výnimkou prípadov, keď už boli tieto informácie zverejnené. Koordinátor sa musí okrem toho vyhýbať akejkoľvek situácii, ktorá by mohla spôsobiť konflikt záujmov vzhľadom na oblasti, v ktorých má konať.

Prijatie referenčných podmienok

Prijatím tohto mandátu koordinátora potvrdzuje, že si prečítal, pochopil a akceptoval mandát a podmienky stanovené v tomto dokumente.

PRÍLOHA II

Príručka k osobitným pracovným pravidlám pre európskych koordinátorov

Organizácia služobných ciest

V tomto dokumente sa opisuje postup, ktorý sa má dodržiavať pri všetkých služobných cestách vykonávaných v rámci činností európskeho koordinátora (ďalej len „koordinátor“).

Kontaktným miestom koordinátora v Komisii bude oddelenie C4 (Infraštruktúra a regionálna spolupráca) GR ENER. Zamestnanci tohto oddelenia budú pomáhať pri organizácii služobných ciest a v prípade potreby budú koordinátora sprevádzať.

Príprava služobnej cesty

Cestovný príkaz

Služobné cesty koordinátora sa musia zadať do interného nástroja MIPS+ (integrovaný systém spracovania služobných ciest) a mali by sa riadiť všeobecnými pravidlami stanovenými v  „Príručke pre služobné cesty a povolené cesty“, ktorá je sprievodným dokumentom k rozhodnutiu Komisie o všeobecných ustanoveniach na vykonávanie článkov 11, 12 a 13 prílohy VII k služobnému poriadku úradníkov (výdavky na služobné cesty) a o povolených cestách.

Služobné cesty sú povolené len vtedy, ak ich schváli riaditeľ GR ENER C (povoľujúci úradník). Žiadosť o služobnú cestu by mala obsahovať dátum a čas, ako aj cieľ a účel služobnej cesty.

Rezervácia dopravných prostriedkov

Na základe schváleného cestovného príkazu je možné rezervovať si dopravný prostriedok cez oficiálnu cestovnú kanceláriu s pomocou oddelenia C4 GR ENER, alebo si ju môže osobne rezervovať samotný koordinátor. Ak si koordinátor zarezervuje služobnú cestu sám, zašle cestovné lístky a faktúry s jasne uvedenou cenou oddeleniu C4 GR ENER. Oddelenie C4 GR ENER zadá informácie o tejto ceste do MIPS+.

Koordinátor môže požiadať o flexibilné cestovné lístky, ak existuje reálne riziko, že sa služobná cesta zruší alebo zmení.

Náhrada výdavkov za ubytovanie

Koordinátor si môže sám zvoliť ubytovanie, pričom zohľadní platné stropy pre úhradu výdavkov na ubytovanie. Náklady na ubytovanie sa uhradia po predložení faktúry, a to až do výšky stropu stanoveného pre dané miesto služobnej cesty. Ak povoľujúci úradník povolil prekročenie tohto stropu, uhradí sa celá suma faktúry.

Náklady na dodatočné noci v prípade cestovania spojeného s dovolenkou sa neuhrádzajú.

Výdavky na taxík

Povoľujúci úradník môže povoliť jazdu taxíkom, ak nie je k dispozícii vhodné spojenie verejnou dopravou. Náklady sa uhradia po predložení príslušných dokladov.

Cesty taxíkom by sa mali uskutočniť v lehote uvedenej v služobnom príkaze.

Konflikt záujmov

Koordinátor sa musí vyhýbať akejkoľvek situácii, ktorá by mohla spôsobiť konflikt záujmov vzhľadom na oblasti, v ktorých má konať. Koordinátor musí Komisii bezodkladne oznámiť každý konflikt záujmov, ktorý vznikne počas výkonu jeho funkcie.

Okrem toho nesmie koordinátor použiť alebo šíriť ďalej žiaden dokument alebo informáciu, s ktorými sa oboznámi počas vykonávania svojich úloh, s výnimkou prípadov, keď už boli tieto informácie zverejnené. Všetky výsledky, ktoré koordinátor dosiahne, sú majetkom Únie, ktorá ich môže používať alebo zverejňovať, ako uzná za vhodné.

Náklady na služobné cesty nesmú hradiť organizátori podujatí. Platí to aj pre služobné cesty ponúkané členskými štátmi. Cestovné a služobné cesty bude zabezpečovať Európska komisia.

V záujme čo najlepšieho využitia rozpočtu na služobné cesty by sa mali takéto stretnutia alebo návštevy podľa možnosti zoskupiť, aby sa znížil ich počet a zabezpečila ich cielená a optimalizovaná organizácia.

Pri služobných cestách by sa mali uprednostniť ekologickejšie druhy dopravy. Ponuky darov v súvislosti s výkonom funkcie koordinátora by sa mali zamietnuť, pokiaľ tieto dary nemajú len symbolickú hodnotu a ich hodnota nepresahuje 50 EUR. Koordinátor je viazaný príručkou Komisie pre služobné cesty, ktorá je uvedená v rozhodnutí Komisie o vymenovaní koordinátora.

Po skončení služobnej cesty

Správa zo služobnej cesty

Koordinátor musí predložiť správu zo služobnej cesty. Ak koordinátora sprevádza zástupca oddelenia C4 GR ENER, môže pri vypracovaní správy využiť jeho pomoc. Správa zo služobnej cesty sa na informačné účely zašle riaditeľovi GR ENER C a pripojí sa k žiadosti o náhradu výdavkov. Tieto dokumenty si môže v určitej fáze vyžiadať aj Európsky parlament alebo Európsky dvor audítorov, aby posúdili odôvodnenosť výdavkov.

Dátum:

Meno, priezvisko:

Podpis: