ANEXA 1

Caiet de sarcini

Regulamentul TEN-E – Coordonatorul TEN-E pentru proiectul de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice

Introducere

Coordonatorul european pentru proiectul de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice (denumit în continuare „coordonatorul”) este numit de Comisia Europeană în conformitate cu articolul 6 din Regulamentul (UE) 2022/869 privind liniile directoare pentru infrastructurile energetice transeuropene (Regulamentul TEN-E). Coordonatorul va fi responsabil pentru facilitarea implementării proiectului de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice, care este un proiect de interes comun (PIC) în temeiul Regulamentului TEN-E, sub auspiciile grupului la nivel înalt pentru Planul de interconectare a pieței energiei din zona baltică (Baltic Energy Market Interconnection Plan, BEMIP), prezidat de Comisie.

Durata mandatului

Coordonatorul va fi numit pentru o perioadă inițială de un an, care poate fi prelungită de două ori, sub rezerva obținerii unor rezultate satisfăcătoare și în funcție de nevoile proiectului. Comisia Europeană își rezervă dreptul de a retrage, în orice moment, numirea coordonatorului ales, în caz de inactivitate, de contribuție insuficientă sau de slabă calitate la proiectul de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice sau în cazul în care coordonatorul nu mai îndeplinește vreuna dintre cerințele de selecție.

Sarcini specifice și termenele corespunzătoare

Misiunea coordonatorului este legată de realizarea cu succes și la timp a tuturor sarcinilor, acțiunilor și investițiilor legate proiectul de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice, ca PIC în temeiul Regulamentului TEN-E, sub auspiciile BEMIP în concordanță cu termenele proiectului și cu planul de implementare a acestuia. Coordonatorul va oferi expertiza critică necesară și monitorizarea strânsă care se impun în vederea finalizării la timp și în mod organizat a proiectului și a investițiilor conexe restante, până la instalarea întregii infrastructuri și a tuturor echipamentelor legate de proiectul de sincronizare.

Coordonatorul ar trebui să monitorizeze îndeaproape ultima etapă a implementării și progresele înregistrate în ceea ce privește investițiile restante în infrastructură, să ofere consiliere și să faciliteze orice măsuri care trebuie luate de părțile interesate, precum și să transmită Comisiei și statelor membre un raport cu privire la progresele relevante. Coordonatorul va facilita cooperarea dintre statele membre în cauză, inițiatorii de proiecte și alte părți interesate relevante pentru a asigura implementarea la timp și cu succes a proiectului. Coordonatorul va adopta o abordare proactivă și va contribui activ, alături de Comisia Europeană și de statele membre în cauză, la îndeplinirea oricăror sarcini și atribuții necesare pentru proiect, inclusiv participarea la grupuri de lucru, reuniuni sau ateliere. Coordonatorul va convoca și va organiza astfel de reuniuni împreună cu Comisia, în cazul în care le consideră necesare pentru implementarea mandatului său. Coordonatorul va ține seama de coordonarea proiectului în contextul BEMIP și al tuturor celorlalte activități monitorizate în cadrul BEMIP. El va colabora îndeaproape cu statele membre relevante, cu toate părțile interesate relevante, în special cu inițiatorii proiectelor și cu serviciile Comisiei. Activitatea coordonatorului european se va desfășura în limba engleză.

În special, coordonatorul va asigura capacitatea Comisiei de a oferi sprijinul necesar statelor membre și inițiatorilor de proiecte în cauză, prin îndeplinirea sarcinilor prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul TEN-E:

—	va promova proiectul de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice și dialogul transfrontalier între inițiatorii proiectelor și toate părțile interesate implicate;

—	va acorda asistență tuturor părților, în funcție de necesități și daca i se solicită acest lucru, în acțiunile lor de consultare a părților interesate implicate, de discutare a unor rute alternative, după caz, și de obținere a autorizațiilor necesare pentru proiecte;

—	dacă este cazul, va oferi consiliere inițiatorilor proiectului cu privire la finanțarea proiectului;

—

va asigura acordarea de către statele membre în cauză a unui sprijin adecvat și a unei conduceri strategice pentru pregătirea și implementarea proiectului și va facilita înțelegerea comună și schimbul de informații cu scopul ca toate entitățile relevante pentru proiect să acționeze în acord și într-un mod armonios și coerent;

—

va transmite Comisiei și grupului regional BEMIP Electricity în fiecare an și, dacă este cazul, la terminarea mandatului său, un raport privind progresele înregistrate de proiectul de sincronizare a rețelei din zona Mării Baltice și privind toate dificultățile și obstacolele care ar putea conduce la o întârziere semnificativă a datei de punere în funcțiune a investițiilor relevante sau a realizării acțiunilor relevante. Raportul va fi înaintat Parlamentului European.

Coordonatorul va efectua toate misiunile necesare în siturile relevante legate de implementarea proiectului sau acolo unde au loc reuniuni legate de proiect.

Efortul de coordonare va fi proporțional cu complexitatea proiectelor și cu costurile estimate ale acestora.

Metodologia de urmat

Coordonatorul va lucra în strânsă cooperare cu Comisia, în special cu Direcția Generală Energie, cu statele membre în cauză, cu inițiatorii proiectelor și cu alte părți interesate relevante. Coordonatorul va ține seama, de asemenea, de coordonarea proiectului prin intermediul BEMIP și în contextul tuturor celorlalte activități monitorizate în cadrul BEMIP.

Asistență de secretariat și rambursarea cheltuielilor de delegație

Coordonatorului i se acordă o sumă forfetară lunară de 3 000 EUR pentru a acoperi costurile legate de asistența de secretariat, în cazul în care aceasta nu este furnizată direct de serviciile Comisiei (comunicare, mobilier de birou, spațiu de birouri, secretariat) și cheltuielile legate de reprezentare în contextul deplasărilor și al misiunilor, în conformitate cu normele Comisiei. Bugetul anual al misiunii este de 15 000 EUR. Normele detaliate privind rambursarea pentru misiuni vor fi reamintite într-un document separat („Vademecum”).

Confidențialitate și conflict de interese

Coordonatorul nu poate utiliza sau divulga niciun document sau informație de care are cunoștință în cursul exercitării atribuțiilor sale, cu excepția cazului în care aceste informații se află deja în domeniul public. De asemenea, coordonatorul trebuie să evite orice situație care generează un conflict de interese în domeniile în care i se solicită intervenția.

Acceptarea caietului de sarcini

Prin acceptarea prezentului mandat, coordonatorul recunoaște că a citit, a înțeles și a acceptat caietul de sarcini și condițiile stabilite în prezentul document.

ANEXA 2

Vademecum privind normele de lucru specifice ale coordonatorului european

Organizarea misiunilor

Prezentul document descrie procedura care trebuie urmată pentru toate misiunile efectuate în contextul activităților coordonatorului european (denumit în continuare „coordonatorul”).

Punctul de contact al coordonatorului din cadrul Comisiei va fi Unitatea C4 (Infrastructură și cooperare regională) a DG ENER. Personalul său va oferi asistență pentru organizarea misiunilor și, dacă este necesar, îl va însoți pe coordonator.

Pregătirea misiunii

Ordinul de misiune

Misiunile coordonatorului trebuie să fie codificate în instrumentul instituțional MIPS + (Sistemul integrat de prelucrare a misiunilor) și ar trebui să respecte normele generale stabilite în „Ghidul privind delegațiile și deplasările autorizate” care însoțește Decizia Comisiei privind dispozițiile generale de punere în aplicare a articolelor 11, 12 și 13 din anexa VII la Statutul funcționarilor (cheltuieli de delegație) și privind deplasările autorizate.

Misiunile sunt considerate valabile numai dacă sunt aprobate de directorul direcției C a DG ENER (denumit în continuare „ordonatorul de credite”). Cererea de misiune ar trebui să includă data și calendarul misiunii, destinația și scopul acesteia.

Rezervarea mijloacelor de transport

Pe baza ordinului de misiune aprobat, mijloacele de transport pot fi rezervate prin intermediul agenției de voiaj oficiale cu ajutorul unității C4 a DG ENER sau personal de către coordonator. În acest din urmă caz, coordonatorul va transmite biletele și chitanțele, cu prețul indicat în mod clar, unității C4 a DG ENER. Unitatea C4 a DG ENER va codifica serviciile de călătorie în MIPS +.

Coordonatorul poate solicita bilete flexibile în cazul în care există un risc semnificativ ca misiunea să fie anulată sau modificată.

Rambursarea cheltuielilor de cazare

Coordonatorul poate alege cazarea, ținând seama de plafoanele pentru rambursarea cheltuielilor de cazare. Cheltuielile de cazare vor fi rambursate, la prezentarea facturii, în limita plafonului stabilit pentru locul misiunii sau, în cazul în care ordonatorul de credite a autorizat depășirea plafonului, va fi rambursată valoarea totală a facturii.

Costul nopților suplimentare în cazul deplasărilor combinate cu vacanțe nu va fi acoperit.

Cheltuieli aferente deplasărilor cu taxiul

Transferurile cu taxiul pot fi autorizate de ordonatorul de credite în cazul în care transportul public nu constituie o alternativă adecvată. Costurile se rambursează după prezentarea documentelor justificative.

Deplasările cu taxiul trebuie să aibă loc în intervalul de timp indicat în ordinul de misiune.

Conflictul de interese

Trebuie evitată orice situație care generează un conflict de interese în domeniile în care se solicită intervenția coordonatorului. Coordonatorul informează imediat Comisia cu privire la orice conflict de interese care apare pe durata mandatului său.

În plus, coordonatorul nu poate utiliza sau divulga niciun document sau nicio informație de care are cunoștință în cursul exercitării atribuțiilor sale, cu excepția cazului în care aceste informații se află deja în domeniul public. Toate rezultatele obținute de coordonator sunt proprietatea Uniunii, care le poate utiliza sau le poate publica după cum consideră necesar.

Misiunile nu pot fi plătite de organizatorii unui eveniment. Acest lucru este valabil și pentru misiunile oferite de statele membre. Costurile aferente organizării deplasărilor/misiunilor vor fi acoperite de Comisia Europeană.

Pentru a utiliza în mod optim bugetul misiunii, dacă este posibil, este necesar ca reuniunile sau vizitele să fie grupate în vederea reducerii numărului lor, să fie la obiect și optimizate.

Este necesar să se acorde prioritate modurilor de transport mai ecologice pentru misiuni. Orice ofertă de cadouri în legătură cu îndeplinirea sarcinilor coordonatorului trebuie refuzată, cu excepția cazului în care valoarea acesteia este simbolică și nu depășește 50 EUR. Coordonatorul este obligat să respecte ghidul Comisiei privind misiunile, la are se face trimitere în decizia Comisiei privind numirea sa.

După încheierea misiunii

Raportul de misiune

Coordonatorul trebuie să prezinte un raport de misiune. În cazul în care este însoțit de un reprezentant al unității C4 a DG ENER, coordonatorul poate să se bazeze pe sprijinul acestuia pentru furnizarea raportului. Raportul de misiune va fi transmis, spre informare, directorului direcției C a DG ENER și va fi anexat la cererea de rambursare a cheltuielilor. Aceste documente pot fi solicitate ulterior de către Parlamentul European sau de către Curtea de Conturi Europeană pentru a evalua justificarea cheltuielilor.

Data:

Prenume, nume:

Semnătura: