ANEXO 1

Mandato

Regulamento RTE-E — Coordenadora RTE-E para o projeto de sincronização do Báltico

Introdução

A coordenadora europeia do projeto de sincronização do Báltico (a seguir designada por «coordenadora») é nomeada pela Comissão Europeia em conformidade com o artigo 6.o do Regulamento (UE) 2022/869 relativo às orientações para as infraestruturas energéticas transeuropeias (Regulamento RTE-E). A coordenadora será responsável por facilitar a execução do projeto de sincronização do Báltico, que é um projeto de interesse comum ao abrigo do Regulamento RTE-E, sob os auspícios do Grupo de Alto Nível do Plano de Interconexão do Mercado Energético do Báltico (PIMEB), presidido pela Comissão.

Duração do mandato

A coordenadora será nomeada por um período inicial de um ano, renovável duas vezes, sob reserva de um desempenho satisfatório e das necessidades do projeto. A Comissão Europeia reserva-se o direito de revogar a qualquer momento a nomeação da coordenadora selecionada, em caso de inatividade, de contribuição insuficiente ou de baixa qualidade para o projeto de sincronização do Báltico ou quando a coordenadora deixar de cumprir qualquer um dos requisitos de seleção.

Tarefas específicas e prazos de resposta correspondentes

A missão da coordenadora está ligada à execução bem-sucedida e atempada de todas as tarefas, ações e investimentos relacionados com a sincronização do Báltico enquanto projeto de interesse comum ao abrigo do Regulamento RTE-E sob os auspícios do PIMEB, em conformidade com os prazos e o plano de execução do projeto. A coordenadora providenciará as competências críticas necessárias e efetuará o acompanhamento rigoroso necessário para a conclusão atempada e ordenada do projeto e dos restantes investimentos conexos até que estejam prontas todas as infraestruturas e equipamentos ligados ao projeto de sincronização.

A coordenadora deve acompanhar de perto a última fase de execução, bem como a evolução dos restantes investimentos em infraestruturas, prestar aconselhamento e facilitar as eventuais medidas que tenham de ser tomadas pelas partes interessadas e informar a Comissão e os Estados-Membros sobre os progressos na matéria. Facilitará a cooperação entre os Estados-Membros em causa, os promotores dos projetos e outras partes interessadas pertinentes, a fim de assegurar a execução atempada e bem-sucedida do projeto. A coordenadora adotará uma abordagem proativa e contribuirá ativamente, juntamente com a Comissão Europeia e os Estados-Membros em causa, para a realização de quaisquer tarefas e funções necessárias ao projeto, incluindo a participação em grupos de trabalho, reuniões ou seminários. A coordenadora convocará e organizará essas reuniões em conjunto com a Comissão, se as considerar necessárias para a execução do seu mandato. A coordenadora terá em conta a coordenação do projeto no contexto do PIMEB e de todas as outras atividades objeto de acompanhamento no PIMEB. Trabalhará em estreita colaboração com os Estados-Membros em causa, todas as partes interessadas pertinentes, em especial os promotores dos projetos, e com os serviços da Comissão. O trabalho da coordenadora europeia será efetuado em inglês.

Em especial, a coordenadora assegurará que a Comissão possa prestar o apoio necessário aos Estados-Membros e aos promotores de projetos envolvidos na execução das tarefas previstas no artigo 6.o, n.o 2, do Regulamento RTE-E:

—	promoverá o projeto de sincronização do Báltico e o diálogo transfronteiriço entre os promotores dos projetos e todas as partes interessadas em causa;

—	prestará assistência a todas as partes na medida do necessário e conforme solicitado, nas suas ações de consulta das partes interessadas em causa, debate de rotas alternativas, se for caso disso, e obtenção das autorizações necessárias para os projetos;

—	se for caso disso, aconselhará os promotores dos projetos sobre o financiamento do projeto;

—

assegurará a prestação de um apoio e de uma orientação estratégica adequados por parte dos Estados-Membros envolvidos para a preparação e a execução dos projetos e facilitará o entendimento comum e o intercâmbio de informações, no sentido de agirem de comum acordo e de forma coesa e coerente, por todas as entidades relevantes para o projeto;

—

apresentará anualmente à Comissão e ao grupo regional de eletricidade do PIMEB e, se for caso disso, no fim do seu mandato, um relatório sobre os progressos do projeto de sincronização do Báltico e sobre as dificuldades e obstáculos suscetíveis de atrasar significativamente a data de realização dos investimentos em causa ou da conclusão das ações pertinentes. O relatório será transmitido ao Parlamento Europeu.

A coordenadora realizará todas as deslocações em serviço que sejam necessárias aos locais pertinentes ligados à execução do projeto ou onde se realizem reuniões relacionadas com o projeto.

O esforço de coordenação deve ser proporcional à complexidade e aos custos estimados dos projetos.

Metodologia a seguir

A coordenadora trabalhará em estreita cooperação com a Comissão, em especial a Direção-Geral da Energia, os Estados-Membros em causa, os promotores de projetos e outras partes interessadas pertinentes. A coordenadora terá igualmente em conta a coordenação do projeto no quadro do PIMEB e o contexto de todas as outras atividades objeto de acompanhamento no PIMEB.

Apoio de secretariado e reembolso das despesas de deslocação em serviço

A coordenadora receberá um montante mensal fixo de 3 000 EUR para cobrir as despesas de secretariado que não sejam pagas diretamente pelos serviços da Comissão (comunicação, mobiliário de escritório, espaço de escritório, secretariado) e as deslocações em serviço em conformidade com as regras da Comissão. O orçamento anual das deslocações em serviço é de 15 000 EUR. As regras pormenorizadas sobre o reembolso das deslocações em serviço constarão de um documento separado («vade-mécum»).

Confidencialidade e conflito de interesses

A coordenadora não pode utilizar nem divulgar quaisquer documentos ou informações de que tome conhecimento no exercício das suas funções, a menos que essas informações já sejam do domínio público. A coordenadora deve igualmente evitar qualquer situação que dê origem a um conflito de interesses relativamente às áreas em que seja solicitada a sua intervenção.

Aceitação do mandato

Ao aceitar o presente mandato, a coordenadora reconhece que leu, compreendeu e aceitou o mandato e as condições estabelecidas no presente documento.

ANEXO 2

Vade-mécum sobre as regras de trabalho específicas da coordenadora europeia

Organização das deslocações em serviço

O presente documento descreve o procedimento a seguir para todas as deslocações em serviço realizadas no contexto das atividades da coordenadora europeia (a seguir designada por «coordenadora»).

O ponto de contacto da coordenadora na Comissão será a Unidade C4 (Infraestruturas e Cooperação Regional) da DG ENER. O pessoal desta unidade assistirá na organização das deslocações em serviço e, se necessário, acompanhará a coordenadora.

Preparação da deslocação em serviço

Ordem de deslocação em serviço

As deslocações em serviço da coordenadora devem ser registadas na ferramenta institucional MIPS+ (sistema integrado de tratamento das deslocações em serviço) e respeitar as regras gerais estabelecidas no documento Guide to missions and authorised travel accompanying the Commission Decision on the general provisions for implementing Articles 11, 12 and 13 of Annex VII to the Staff Regulations of Officials (mission expenses) and on authorised travel («Guia das deslocações em serviço e das viagens autorizadas que acompanha a Decisão da Comissão relativa às disposições gerais de execução dos artigos 11.o, 12.o e 13.o do anexo VII do Estatuto dos Funcionários (despesas de deslocação em serviço) e às viagens autorizadas» — não traduzido para português).

As deslocações em serviço só são consideradas válidas se aprovadas pelo diretor da DG ENER C (gestor orçamental). O pedido de deslocação em serviço deve incluir a data e o calendário da deslocação, o destino e o objetivo.

Reserva de meios de transporte

Com base na ordem de deslocação em serviço aprovada, os meios de viagem podem ser reservados através da agência oficial de viagens, com a ajuda da Unidade C4 da DG ENER ou pessoalmente pela coordenadora. Neste último caso, a coordenadora partilhará os bilhetes e recibos com um preço claramente indicado com a Unidade C4 da DG ENER. A DG ENER C4 registará a viagem na MIPS+.

A coordenadora pode solicitar bilhetes flexíveis se existir um risco significativo de que a missão seja anulada ou alterada.

Reembolso das despesas de alojamento

A coordenadora pode escolher o alojamento, tendo em conta os limites máximos para o reembolso das despesas de alojamento. As despesas de alojamento serão reembolsadas, mediante apresentação da fatura, até ao limite máximo fixado para o local da deslocação em serviço ou, se o gestor orçamental autorizar a superação do limite máximo, o montante total da fatura será reembolsado.

As despesas das noites suplementares em caso de viagem combinada com férias não serão cobertas.

Despesas de táxi

As transferências de táxi podem ser autorizadas pelo gestor orçamental se os transportes públicos não constituírem uma alternativa adequada. As despesas serão reembolsadas mediante a apresentação de documentos comprovativos.

As viagens de táxi devem ter lugar dentro do horário indicado na ordem de deslocação em serviço.

Conflito de interesses

Deve evitar-se qualquer situação que dê origem a um conflito de interesses relativamente aos domínios em que seja solicitada a intervenção da coordenadora. A coordenadora deve informar imediatamente a Comissão de qualquer conflito de interesses que surja durante o seu mandato.

Além disso, a coordenadora não pode utilizar nem revelar quaisquer documentos ou informações de que tome conhecimento no exercício das suas funções, a menos que essas informações já sejam do domínio público. Todos os resultados produzidos pela coordenadora são propriedade da União, que os pode utilizar ou publicar conforme entender.

As deslocações em serviço não podem ser pagas pelos organizadores de um evento. O mesmo se aplica às deslocações em serviço oferecidas pelos Estados-Membros. As viagens/deslocações em serviço serão cobertas pela Comissão Europeia.

A fim de utilizar da melhor forma o orçamento da deslocação em serviço, se possível, as reuniões ou visitas devem ser agrupadas para reduzir o seu número, direcionadas e otimizadas.

Deve ser dada prioridade a modos de transporte mais ecológicos para as deslocações em serviço. Qualquer oferta de presentes relacionada com o exercício das funções da coordenadora deve ser recusada, a menos que seja de valor simbólico e não exceda 50 EUR. A coordenadora fica vinculada pelo guia das deslocações em serviço da Comissão a que se refere a decisão da Comissão relativa à sua nomeação.

Após a deslocação em serviço

Relatório da deslocação em serviço

A coordenadora deve apresentar um relatório da deslocação em serviço. Se for acompanhada por um representante da Unidade C4 da DG ENER, a coordenadora pode recorrer ao apoio deste para apresentar o relatório. O relatório da deslocação em serviço será transmitido ao diretor da DG ENER C para informação e anexado ao pedido de reembolso de despesas. Estes documentos podem, em determinada fase, ser solicitados pelo Parlamento Europeu ou pelo Tribunal de Contas Europeu para avaliar a justificação das despesas.

Data:

Nome próprio e apelido:

Assinatura: