BIJLAGE 1

Omschrijving van de opdracht

TEN-E-verordening — TEN-E-coördinator voor het Baltische synchronisatieproject

Inleiding

De Europese coördinator voor het Baltische synchronisatieproject (hierna “de coördinator” genoemd) wordt benoemd door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 6 van Verordening (EU) 2022/869 betreffende richtsnoeren voor de trans-Europese energie-infrastructuur (TEN-E-verordening). De coördinator is verantwoordelijk voor het faciliteren van de uitvoering van het Baltische synchronisatieproject, een project van gemeenschappelijk belang (PGB) in het kader van de TEN-E-verordening, onder auspiciën van de door de Commissie voorgezeten Groep op hoog niveau voor het interconnectieplan voor de energiemarkt in het Oostzeegebied (BEMIP).

Duur van het mandaat

De coördinator wordt benoemd voor een eerste periode van één jaar, die twee keer kan worden verlengd, afhankelijk van de behoeften van het project en als de coördinator goed werk levert. De Europese Commissie behoudt zich het recht voor om de benoeming van de geselecteerde coördinator te allen tijde in te trekken als de coördinator inactief is, hun bijdragen aan het Baltische synchronisatieproject onvoldoende of van lage kwaliteit zijn, of wanneer de coördinator niet langer aan een van de selectievereisten voldoet.

Specifieke taken en desbetreffende termijnen

De missie van de coördinator houdt verband met de succesvolle en tijdige uitvoering van alle taken, acties en investeringen in verband met de Baltische synchronisatie als PGB in het kader van de TEN-E-verordening onder auspiciën van BEMIP, in overeenstemming met de termijnen en het uitvoeringsplan van het project. De coördinator zorgt voor de vereiste kritieke deskundigheid en de nauwe follow-up die nodig is voor de tijdige en ordelijke voltooiing van het project en van de resterende daarmee verband houdende investeringen totdat alle infrastructuur en uitrusting in verband met het synchronisatieproject voorhanden is.

De coördinator moet nauwlettend toezien op de laatste uitvoeringsfase en op de voortgang van de resterende infrastructuurinvesteringen, advies verstrekken en alle maatregelen faciliteren die door de belanghebbenden moeten worden genomen, en verslag uitbrengen aan de Commissie en de lidstaten over de relevante vooruitgang. Zij zullen de samenwerking tussen de betrokken lidstaten, projectontwikkelaars en andere relevante belanghebbenden vergemakkelijken om de tijdige en succesvolle uitvoering van het project te waarborgen. De coördinator zal proactief optreden en samen met de Europese Commissie en de betrokken lidstaten actief bijdragen aan de uitvoering van alle taken en plichten die voor het project vereist zijn, met inbegrip van deelname aan werkgroepen, vergaderingen of workshops. De coördinator zal dergelijke vergaderingen samen met de Commissie bijeenroepen en organiseren indien zij deze nodig achten voor de uitvoering van hun mandaat. De coördinator moet rekening houden met de projectcoördinatie in de context van BEMIP en van alle andere activiteiten die in BEMIP worden opgevolgd. Zij zal nauw samenwerken met de betrokken lidstaten, alle relevante belanghebbenden, met name de projectontwikkelaars, en met de diensten van de Commissie. De werkzaamheden van de Europese coördinator worden in het Engels uitgevoerd.

De coördinator zorgt er met name voor dat de Commissie de betrokken lidstaten en projectontwikkelaars de nodige ondersteuning kan bieden bij de uitvoering van de in artikel 6, lid 2, van de TEN-E-verordening bedoelde taken:

—	zij zullen het Baltische synchronisatieproject en de grensoverschrijdende dialoog tussen de projectontwikkelaars en alle betrokken belanghebbenden bevorderen;

—	zij zullen alle partijen waar nodig en op verzoek bijstaan tijdens de raadpleging van de betrokken belanghebbenden, de bespreking van alternatieve routes, in voorkomend geval, en bij het verkrijgen van de nodige vergunningen voor de projecten;

—	zij zullen in voorkomend geval de projectontwikkelaars van advies dienen omtrent de financiering van het project;

—

zij zullen ervoor zorgen dat de betrokken lidstaten de nodige steun en strategische leiden verlenen voor de voorbereiding en uitvoering van het project en zullen het gemeenschappelijk begrip en de uitwisseling van informatie vergemakkelijken zodat alle voor het project relevante entiteiten in onderling overleg en op samenhangende en coherente wijze kunnen handelen;

—

zij zullen ieder jaar en, in voorkomend geval, na de beëindiging van hun mandaat, een verslag indienen bij de Commissie en de regionale BEMIP-groep voor elektriciteit over de vooruitgang van het Baltische synchronisatieproject en over alle moeilijkheden en belemmeringen die de inbedrijfstelling van de projecten waarschijnlijk aanzienlijk zullen vertragen. Dit verslag wordt toegezonden aan het Europees Parlement.

De coördinator voert alle nodige dienstreizen uit naar de relevante locaties die verband houden met de uitvoering van het project of waar vergaderingen in verband met het project worden gehouden.

De coördinatie-inspanning is evenredig met de complexiteit en de geraamde kosten van de projecten.

Te hanteren methodologie

De coördinator werkt nauw samen met de Commissie, met name het directoraat-generaal Energie, de betrokken lidstaten, projectontwikkelaars en andere relevante belanghebbenden. De coördinator moet ook rekening houden met de projectcoördinatie via BEMIP en in de context van alle andere activiteiten die in BEMIP worden opgevolgd.

Secretariële ondersteuning en vergoeding van de kosten van dienstreizen

De coördinator ontvangt een maandelijks vast bedrag van 3 000 EUR om de kosten te dekken van secretariële ondersteuning die niet rechtstreeks wordt verstrekt door de diensten van de Commissie (communicatie, divers kantoormeubilair, kantoorruimte, secretariaat) en van uitgaven in verband met representatie tijdens dienstreizen, conform de regels van de Commissie. Het jaarlijkse budget voor dienstreizen bedraagt 15 000 EUR. Gedetailleerde regels voor de vergoeding van dienstreizen zullen worden herhaald in een afzonderlijk document (“vademecum”).

Vertrouwelijkheid en belangenconflicten

De coördinator mag geen documenten of informatie gebruiken of bekendmaken waarvan zij bij de vervulling van hun taken kennis krijgen, tenzij die informatie al openbaar is. De coördinator moet elke situatie vermijden die aanleiding geeft tot een belangenconflict op de gebieden waarop hen wordt gevraagd op te treden.

Aanvaarding van de omschrijving van de opdracht

Door dit mandaat te aanvaarden, erkent de coördinator dat zij de in dit document uiteengezette omschrijving van de opdracht en de voorwaarden hebben gelezen, begrepen en aanvaard.

BIJLAGE 2

Vademecum over specifieke werkregels voor de Europese coördinator

Organisatie van dienstreizen

In dit document wordt de procedure beschreven die moet worden gevolgd voor alle dienstreizen in het kader van de activiteiten van de Europese coördinator (hierna “de coördinator” genoemd).

Het contactpunt van de coördinator bij de Commissie is DG ENER, eenheid C4 (Infrastructuur en Regionale Samenwerking). Het personeel zal helpen bij de organisatie van de dienstreizen en, indien nodig, de coördinator begeleiden.

Voorbereiding van de dienstreis

Dienstreisopdracht

Dienstreizen van de coördinator moeten worden gecodeerd in het institutionele instrument MIPS+ (geïntegreerd verwerkingssysteem voor dienstreizen) en moeten voldoen aan de algemene regels die zijn vastgesteld in de handleiding voor dienstreizen en toegestane reizen bij het besluit van de Commissie betreffende de algemene uitvoeringsbepalingen voor de artikelen 11, 12 en 13 van bijlage VII bij het Statuut van de ambtenaren (kosten van dienstreizen) en inzake toegestane reizen.

Dienstreizen worden alleen als geldig beschouwd indien zij zijn goedgekeurd door de directeur van DG ENER C (ordonnateur). In het verzoek om een dienstreis moeten de datum en het tijdstip van de dienstreis, de bestemming en het doel worden vermeld.

Boeking van vervoermiddelen

Op basis van de goedgekeurde dienstreisopdracht kunnen de reismiddelen worden geboekt via het officiële reisbureau met de hulp van eenheid C4 van DG ENER of door de coördinator persoonlijk. In het laatste geval deelt de coördinator de tickets en ontvangstbewijzen met een duidelijk aangegeven prijs met eenheid C4 van DG ENER. DG ENER C4 voert de reisarrangementen in MIPS+ in.

De coördinator mag flexibele tickets aanvragen als er een aanzienlijk risico bestaat dat de dienstreis wordt geannuleerd of gewijzigd.

Vergoeding van hotelkosten

De coördinator kan de accommodatie kiezen, rekening houdend met de plafonds voor de vergoeding van verblijfskosten. Verblijfkosten worden na overlegging van de factuur vergoed tot het maximumbedrag van de plaats van de dienstreis of, indien de ordonnateur toestemming heeft verleend om het maximum te overschrijden, het volledige bedrag van de factuur.

De kosten van extra nachten in geval van reizen in combinatie met vakantie worden niet gedekt.

Taxikosten

Verplaatsingen per taxi kunnen door de ordonnateur worden toegestaan indien het openbaar vervoer geen geschikt alternatief is. De kosten worden vergoed na overlegging van de nodige bewijsstukken.

Taxireizen moeten plaatsvinden binnen het in de dienstreisopdracht aangegeven tijdschema.

Belangenconflicten

Elke situatie die aanleiding geeft tot een belangenconflict op de gebieden waarop de coördinator wordt gevraagd op te treden, moet worden vermeden. De coördinator stelt de Commissie onmiddellijk in kennis van elk belangenconflict dat zich tijdens het mandaat voordoet.

Ook mag de coördinator geen documenten of informatie gebruiken of bekendmaken waarvan zij bij de vervulling van hun taken kennis krijgen, tenzij die informatie al openbaar is. Alle door de coördinator geleverde resultaten zijn eigendom van de Unie, die ze naar eigen goeddunken mag gebruiken of publiceren.

Dienstreizen kunnen niet worden betaald door de organisatoren van een evenement. Dit geldt ook voor door de lidstaten aangeboden missies. Reizen/dienstreizen worden betaald door de Europese Commissie.

Om optimaal gebruik te maken van het budget voor dienstreizen moeten vergaderingen of bezoeken indien mogelijk worden gegroepeerd om het aantal doelgericht en zo goed mogelijk te verminderen.

Bij de missies moet prioriteit worden gegeven aan groenere vervoerswijzen. Aangeboden geschenken in verband met de uitvoering van de taken van de coördinator moet worden afgewezen, tenzij zij een symbolische waarde hebben van maximaal 50 EUR. De coördinator is gebonden aan de handleiding van de Commissie voor dienstreizen als referentie in het besluit van de Commissie voor hun benoeming.

Na de dienstreis

Dienstreisverslagen

De coördinator moet een verslag van de dienstreis indienen. Indien de coördinator wordt vergezeld door een vertegenwoordiger van eenheid C4 van DG ENER, mag de coördinator een beroep doen op de vertegenwoordiger voor het opstellen van het verslag. Het verslag van de dienstreis zal ter informatie aan de directeur van DG ENER C worden toegezonden en bij het verzoek om vergoeding van onkosten worden gevoegd. Deze documenten kunnen in een bepaald stadium door het Europees Parlement of de Europese Rekenkamer worden opgevraagd om de gegrondheid van de uitgaven te beoordelen.

Datum:

Voornaam, achternaam:

Handtekening: