ANNESS 1

Termini ta’ Referenza

Ir-Regolament TEN-E — Il-Koordinatur tat-TEN-E għall-proġett tas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku

Introduzzjoni

Il-koordinatur Ewropew għall-proġett tas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku (minn hawn ’il quddiem imsejjaħ “il-Koordinatur”) jinħatar mill-Kummissjoni Ewropea f’konformità mal-Artikolu 6 tar-Regolament (UE) 2022/869 dwar linji gwida għall-infrastruttura tal-enerġija trans-Ewropea (ir-Regolament TEN-E). Il-Koordinatur se jkun responsabbli li jiffaċilita l-implimentazzjoni tal-proġett tas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku, li huwa Proġett ta’ Interess Komuni (PCI) skont ir-Regolament TEN-E, taħt l-awspiċi tal-Grupp ta’ Livell Għoli tal-Pjan ta’ Interkonnessjoni tas-Suq tal-Enerġija tal-Baltiku (BEMIP) ippresedut mill-Kummissjoni.

Tul tal-Mandat

Il-Koordinatur se jinħatar għal perjodu inizjali ta’ sena, li jista’ jiġġedded darbtejn, soġġett għal prestazzjoni sodisfaċenti u għall-ħtiġijiet tal-proġett. Il-Kummissjoni Ewropea tirriżerva d-dritt li tirtira l-ħatra tal-Koordinatur magħżul, fi kwalunkwe mument, f’każ ta’ inattività, kontribut insuffiċjenti jew ta’ kwalità baxxa għall-proġett tas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku jew meta l-Koordinatur ma jibqax jissodisfa xi wieħed mir-rekwiżiti tal-għażla.

Kompiti Speċifiċi u Skadenzi Korrispondenti

Il-missjoni tal-Koordinatur hija marbuta mal-implimentazzjoni b’suċċess u f’waqtha tal-kompiti, l-azzjonijiet u l-investimenti kollha relatati mas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku bħala PCI skont ir-Regolament TEN-E taħt l-awspiċi tal-BEMIP f’konformità mal-iskadenzi u l-pjan ta’ implimentazzjoni tal-proġett. Il-Koordinatur se jipprovdi l-għarfien espert kritiku meħtieġ u s-segwitu mill-qrib meħtieġa għat-tlestija f’waqtha u ordnata tal-proġett u tal-investimenti relatati li jifdal sakemm l-infrastruttura u t-tagħmir kollha marbuta mal-proġett ta’ sinkronizzazzjoni jkunu daħlu fis-seħħ.

Il-Koordinatur jenħtieġ li jimmonitorja mill-qrib l-aħħar fażi ta’ implimentazzjoni kif ukoll il-progress fil-bqija tal-investimenti fl-infrastruttura, jipprovdi pariri u jiffaċilita kwalunkwe miżura li trid tittieħed mill-partijiet ikkonċernati, u jirrapporta lura lill-Kummissjoni u lill-Istati Membri dwar il-progress rilevanti. Se jiffaċilita l-kooperazzjoni bejn l-Istati Membri kkonċernati, il-promoturi tal-proġett, u partijiet ikkonċernati rilevanti oħra biex tiġi żgurata l-implimentazzjoni f’waqtha u b’suċċess tal-proġett. Il-Koordinatur se jkun qed jieħu approċċ proattiv u jikkontribwixxi b’mod attiv, flimkien mal-Kummissjoni Ewropea u l-Istati Membri kkonċernati, għall-kisba ta’ kwalunkwe kompitu u dmir meħtieġ għall-proġett inkluż li jipparteċipa fi gruppi ta’ ħidma, laqgħat jew workshops. Il-Koordinatur se jsejjaħ u jorganizza laqgħat ta’ dan it-tip flimkien mal-Kummissjoni jekk iqishom meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-mandat tiegħu. Il-Koordinatur se jqis il-koordinazzjoni tal-proġett fil-kuntest tal-BEMIP u tal-attivitajiet l-oħra kollha li jsiru fil-kuntest tal-BEMIP. Jaħdem mill-qrib mal-Istati Membri rilevanti, mal-partijiet ikkonċernati rilevanti kollha, b’mod partikolari, mal-promoturi tal-proġetti u mas-servizzi tal-Kummissjoni. Il-lingwa tal-ħidma tal-Koordinatur Ewropew għandha tkun bl-Ingliż.

B’mod partikolari, il-Koordinatur se jkun qed jiżgura li l-Kummissjoni tkun tista’ tipprovdi l-appoġġ meħtieġ lill-Istati Membri u lill-promoturi tal-proġetti kkonċernati billi jimplimenta l-kompiti previsti fl-Artikolu 6(2) tar-Regolament TEN-E:

—	jippromwovi l-proġett tas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku u d-djalogu transfruntier bejn il-promoturi tal-proġetti u l-partijiet ikkonċernati kollha kkonċernati;

—	jassisti l-partijiet kollha kif inhu meħtieġ u rikjest fl-azzjonijiet ta’ konsultazzjoni tiegħu mal-partijiet ikkonċernati interessati, fid-diskussjoni dwar orjentazzjonijiet alternattivi, fejn xieraq, u fil-ksib tal-permessi meħtieġa għall-proġetti;

—	meta jkun xieraq, jagħti pariri lill-promoturi tal-proġett dwar il-finanzjament tal-proġett;

—	jiżgura li jiġu pprovduti appoġġ u direzzjoni strateġika xierqa mill-Istati Membri kkonċernati għat-tħejjija u l-implimentazzjoni tal-proġett u jiffaċilita l-fehim komuni u l-iskambju ta’ informazzjoni lejn azzjoni bi qbil u b’mod koeżiv u koerenti mill-entitajiet kollha rilevanti għall-proġett;

—

kull sena, u, meta jkun xieraq, mat-twettiq tal-mandat tiegħu, jippreżenta rapport lill-Kummissjoni u lill-grupp reġjonali tal-elettriku tal-BEMIP dwar il-progress tal-proġett tas-sinkronizzazzjoni tal-Baltiku u dwar kwalunkwe diffikultà u ostaklu li x’aktarx idewmu b’mod sinifikanti d-data tal-kummissjoni tal-investimenti rilevanti jew il-kisba tal-azzjonijiet rilevanti. Ir-rapport jintbagħat lill-Parlament Ewropew.

Il-Koordinatur se jkun qed iwettaq il-missjonijiet kollha meħtieġa fis-siti rilevanti marbuta mal-implimentazzjoni tal-proġett jew fejn isiru laqgħat relatati mal-proġett.

L-isforz ta’ koordinazzjoni għandu jkun proporzjonat għall-kumplessità u l-kostijiet stmati tal-proġetti.

Il-metodoloġija li għandha tiġi Segwita

Il-Koordinatur se jaħdem f’kooperazzjoni mill-qrib mal-Kummissjoni, b’mod partikolari mad-Direttorat Ġenerali għall-Enerġija, l-Istati Membri kkonċernati, il-promoturi tal-proġett, u partijiet ikkonċernati rilevanti oħra. Il-Koordinatur se jkun qed iqis ukoll il-koordinazzjoni tal-proġett permezz tal-BEMIP u l-kuntest tal-attivitajiet l-oħra kollha segwiti fil-BEMIP.

Assistenza segretarjali u Rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet

Il-Koordinatur se jingħata ammont b’rata fissa ta’ EUR 3 000 fix-xahar biex ikopri l-kostijiet relatati mal-assistenza segretarjali, meta din ma tkunx ipprovduta direttament mis-servizzi tal-Kummissjoni, (il-komunikazzjoni, l-għamara tal-uffiċċju mixxellanja, l-ispazju tal-uffiċċju, is-segretarjat), u l-ispejjeż relatati mal-ivvjaġġar fir-rigward tar-rappreżentanza tal-missjonijiet f’konformità mar-regoli tal-Kummissjoni. Il-baġit annwali tal-missjonijiet huwa ta’ EUR 15,000. Ir-regoli dettaljati dwar ir-rimborż għall-missjonijiet se jkunu mfakkra f’dokument separat (“Vademecum”).

Kunfidenzjalità u Kunflitt ta’ Interess

Il-Koordinatur ma għandu juża jew jiżvela ebda dokument jew informazzjoni li jsir jaf biha waqt il-qadi ta’ dmirijietu, sakemm tali informazzjoni ma tkunx diġà fid-dominju pubbliku. Il-Koordinatur għandu jevita wkoll kwalunkwe sitwazzjoni li twassal għal kunflitt ta’ interess fir-rigward tal-oqsma li fihom huwa mitlub jintervjeni.

Aċċettazzjoni tat-Termini ta’ Referenza

Meta jaċċetta dan il-mandat, il-Koordinatur jirrikonoxxi li qara, fehem u aċċetta t-termini ta’ referenza u l-kundizzjonijiet stabbiliti f’dan id-dokument.

ANNESS 2

Vademecum dwar regoli ta’ ħidma speċifiċi għall-koordinatur Ewropew

Organizzazzjoni tal-missjonijiet

Dan id-dokument jiddeskrivi l-proċedura li għandha tiġi segwita għall-missjonijiet kollha li jitwettqu fil-kuntest tal-attivitajiet tal-Koordinatur Ewropew (minn hawn ’il quddiem imsejjaħ il-Koordinatur).

Il-punt ta’ kuntatt tal-Koordinatur fil-Kummissjoni se jkun l-Unità C4 tad-DĠ ENER (Infrastruttura u Kooperazzjoni Reġjonali). Il-persunal tiegħu se jassisti fl-organizzazzjoni tal-missjonijiet u, fejn meħtieġ, jakkumpanja lill-Koordinatur.

Tħejjija tal-missjoni

Ordni tal-missjoni

Il-missjonijiet tal-Koordinatur iridu jiġu kkodifikati fl-għodda korporattiva MIPS+ (Sistema Integrata għall-Ipproċessar tal-Missjonijiet) u jenħtieġ li jsegwu r-regoli ġenerali stabbiliti fil-“ Gwida għall-missjonijiet u l-ivvjaġġar awtorizzat” li jakkumpanja d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar id-dispożizzjonijiet ġenerali għall-implimentazzjoni tal-Artikoli 11, 12 u 13 tal-Anness VII tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali (spejjeż tal-missjonijiet) u dwar l-ivvjaġġar awtorizzat.

Il-missjonijiet jitqiesu validi biss jekk jiġu approvati mid-Direttur tad-DĠ ENER C (uffiċjal tal-awtorizzazzjoni). Ir-rikjesta għall-missjoni jenħtieġ li tinkludi d-data u l-ħin tal-missjoni, id-destinazzjoni u l-iskop.

Prenotazzjoni tal-mezzi tat-trasport

Abbażi tal-ordni ta’ missjoni approvata, il-mezzi tal-ivvjaġġar jistgħu jiġu pprenotati permezz tal-aġenzija tal-ivvjaġġar uffiċjali bl-għajnuna tal-Unità C4 tad-DĠ ENER jew mill-Koordinatur personalment. Fil-każ tal-aħħar, il-Koordinatur juri l-biljetti u l-irċevuti bil-prezz indikat b’mod ċar lill-Unità C4 tad-DĠ ENER. Id-DĠ ENER C4 jikkodifika l-arranġamenti tal-ivvjaġġar f’MIPS+.

Il-Koordinatur jista’ jitlob biljetti flessibbli jekk ikun hemm riskju apprezzabbli li l-missjoni tiġi kkanċellata jew emendata.

Rimborż tal-ispejjeż tal-lukanda

Il-Koordinatur jista’ jagħżel l-akkomodazzjoni, filwaqt li jżomm f’rasu l-limiti massimi għar-rimborż tal-ispejjeż tal-akkomodazzjoni. Il-kostijiet tal-akkomodazzjoni jiġu rimborżati, mal-preżentazzjoni tal-fattura, sal-limitu massimu għall-post tal-missjoni jew, jekk l-awtorizzazzjoni biex jinqabeż il-limitu massimu tkun ingħatat mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni, jiġi rimborżat l-ammont sħiħ tal-fattura.

L-ispejjeż ta’ ljieli żejda f’każ ta’ vjaġġar ikkombinat mal-vaganzi ma jkunux koperti.

Spejjeż tat-taxi

It-trasferimenti bit-taxi jistgħu jiġu awtorizzati mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jekk it-trasport pubbliku ma jkunx alternattiva xierqa. Il-kostijiet jiġu rimborżati mal-preżentazzjoni tad-dokumenti ta’ sostenn.

Il-vjaġġi bit-taxi jenħtieġ li jsiru fiż-żmien indikat fl-ordni tal-missjoni.

Kunflitt ta’ interess

Għadha tiġi evitata kull sitwazzjoni li twassal għal kunflitt ta’ interess fir-rigward tal-oqsma li fihom il-Koordinatur jintalab jintervjeni. Il-Koordinatur għandu jinforma minnufih lill-Kummissjoni b’kull kunflitt ta’ interess li jinqala’ matul il-mandat tiegħu.

Barra minn hekk, il-Koordinatur ma għandu juża jew jiżvela ebda dokument jew informazzjoni li jsir jaf biha waqt il-qadi ta’ dmirijietu, sakemm tali informazzjoni ma tkunx diġà fid-dominju pubbliku. Ir-riżultati kollha prodotti mill-Koordinatur se jkunu l-proprjetà tal-Unjoni, li tista’ tużahom jew tippubblikahom kif jidhrilha xieraq.

Il-missjonijiet ma jistgħux jitħallsu mill-organizzaturi ta’ avveniment. Dan japplika wkoll għal missjonijiet offruti mill-Istati Membri. L-arranġamenti tal-ivvjaġġar/tal-missjoni se jkunu koperti mill-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex isir l-aħjar użu mill-baġit tal-missjoni, jekk ikun possibbli, il-laqgħat jew iż-żjarat għandhom jinġabru flimkien biex jitnaqqas in-numru tagħhom, u jkunu mmirati u ottimizzati.

Jenħtieġ li modi ta’ trasport li jkunu aktar ekoloġiċi jingħataw prijorità għall-missjonijiet. Kwalunkwe offerta ta’ rigali b’rabta mal-qadi tad-dmirijiet tal-Koordinatur jenħtieġ li tiġi rrifjutata sakemm ma tkunx ta’ valur simboliku u ma taqbiżx EUR 50. Il-Koordinatur għandu jkun marbut bil-gwida tal-Kummissjoni għall-missjonijiet bħala referenza fid-deċiżjoni tal-Kummissjoni għall-ħatra tiegħu.

Wara l-missjoni

Rapport tal-missjoni

Il-Koordinatur irid jipprovdi rapport tal-missjoni. Jekk il-Koordinatur ikun akkumpanjat minn rappreżentant tal-Unità C4 tad-DĠ ENER, il-Koordinatur jista’ juża l-appoġġ tar-Rappreżentant biex jipprovdi r-rapport. Ir-rapport tal-missjoni jintbagħat lid-Direttur tad-DĠ ENER C għall-informazzjoni, mehmuż mat-talba għar-rimborż tal-ispejjeż. F’ċertu stadju, dawn id-dokumenti jistgħu jintalbu mill-Parlament Ewropew jew mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri biex jivvalutaw il-ġustifikazzjoni tal-ispejjeż.

Data:

Isem, kunjom:

Firma: