ALLEGATO 1

Condizioni del mandato

Regolamento TEN-E – Coordinatore TEN-E per il progetto di sincronizzazione del Baltico

Introduzione

Il coordinatore europeo per il progetto di sincronizzazione del Baltico (di seguito «il coordinatore») è nominato dalla Commissione europea a norma dell’articolo 6 del regolamento (UE) 2022/869 sugli orientamenti per le infrastrutture energetiche transeuropee (regolamento TEN-E). Il coordinatore avrà il compito di agevolare l’attuazione del progetto di sincronizzazione del Baltico, un progetto di interesse comune (PIC) ai sensi del regolamento TEN-E, sotto l’egida del gruppo ad alto livello sul piano di interconnessione del mercato energetico del Baltico (BEMIP) presieduto dalla Commissione.

Durata del mandato

Il coordinatore sarà nominato per un periodo iniziale di un anno, rinnovabile due volte in funzione dei risultati soddisfacenti e delle esigenze del progetto. La Commissione europea si riserva il diritto di revocare la nomina del coordinatore selezionato in qualsiasi momento, in caso di inattività, di contributo insufficiente o di scarsa qualità al progetto di sincronizzazione del Baltico o qualora il coordinatore non soddisfi più uno dei requisiti di selezione.

Compiti specifici e relative scadenze

La missione del coordinatore è legata all’attuazione efficace e tempestiva di tutti i compiti, le azioni e gli investimenti connessi alla sincronizzazione del Baltico in quanto PIC, come previsto dal regolamento TEN-E e sotto l’egida del BEMIP, in linea con le scadenze e il piano di attuazione del progetto. Il coordinatore fornirà le competenze critiche e il monitoraggio successivo necessari a concludere in modo tempestivo e ordinato il progetto e i restanti investimenti correlati, fino a quando non saranno state predisposte tutte le infrastrutture e le attrezzature connesse al progetto di sincronizzazione.

Il coordinatore dovrebbe monitorare attentamente l’ultima fase di attuazione e i progressi compiuti negli investimenti infrastrutturali restanti, fornire consulenza e agevolare l’adozione delle misure necessarie da parte dei portatori di interessi e riferire alla Commissione e agli Stati membri in merito ai progressi. Agevolerà la cooperazione tra gli Stati membri interessati, i promotori dei progetti e altri portatori di interessi pertinenti al fine di garantire l’attuazione tempestiva ed efficace del progetto. Il coordinatore adotterà un approccio proattivo e contribuirà attivamente, insieme alla Commissione europea e agli Stati membri interessati, all’adempimento delle funzioni e dei compiti richiesti dal progetto, compresa la partecipazione a gruppi di lavoro, riunioni o seminari. Il coordinatore convocherà e organizzerà le suddette riunioni insieme alla Commissione se le riterrà necessarie per l’esecuzione del mandato. Il coordinatore armonizzerà il coordinamento del progetto con il BEMIP e con tutte le altre attività portate avanti nell’ambito del BEMIP. Lavorerà a stretto contatto con gli Stati membri interessati, con tutti i portatori di interessi, con i promotori dei progetti e con i servizi della Commissione. Le attività del coordinatore europeo saranno svolte in inglese.

In particolare, il coordinatore garantirà che la Commissione fornisca il sostegno necessario agli Stati membri e ai promotori dei progetti interessati attraverso l’esecuzione dei compiti di cui all’articolo 6, paragrafo 2, del regolamento TEN-E:

—	promuoverà il progetto di sincronizzazione del Baltico e il dialogo transfrontaliero tra i promotori del progetto e tutti i portatori di interessi;

—	assisterà tutte le parti, come necessario e richiesto, nella consultazione dei portatori di interessi coinvolti, discutendo, se del caso, percorsi alternativi, e nell’ottenimento delle autorizzazioni necessarie per i progetti;

—	ove opportuno, fornirà consulenza ai promotori del progetto sul finanziamento dello stesso;

—

assicurerà che vengano forniti un sostegno adeguato e una direzione strategica da parte degli Stati membri interessati per la preparazione e l’attuazione dei progetti e agevolerà l’intesa comune e lo scambio di informazioni per un’azione concordata, coesa e coerente da parte di tutti i soggetti pertinenti per il progetto;

—

presenterà ogni anno, e ove opportuno al termine del suo mandato, una relazione alla Commissione e al gruppo regionale del BEMIP per l’energia elettrica sui progressi del progetto di sincronizzazione del Baltico e sugli ostacoli e le difficoltà eventuali che potrebbero ritardare in maniera considerevole la data di messa in servizio degli investimenti pertinenti o la realizzazione degli interventi pertinenti. La relazione sarà trasmessa al Parlamento europeo.

Il coordinatore effettuerà tutte le missioni necessarie nei siti pertinenti connessi all’attuazione del progetto o dove hanno luogo riunioni relative al progetto.

L’attività di coordinamento sarà proporzionata alla complessità e ai costi stimati dei progetti.

Metodologia da seguire

Il coordinatore lavorerà in stretta cooperazione con la Commissione, in particolare la direzione generale dell’Energia, con gli Stati membri interessati, i promotori dei progetti e altri portatori di interessi. Il coordinatore armonizzerà terrà inoltre conto del coordinamento del progetto nel quadro del BEMIP e di tutte le altre attività oggetto di un follow-up nell’ambito del BEMIP.

Assistenza di segreteria e rimborso delle spese di missione

Al coordinatore verrà riconosciuto un importo forfettario mensile di 3 000 EUR a copertura delle spese relative all’assistenza di segreteria (comunicazione, mobilio per l’ufficio, locali da destinare a uffici, segretariato), qualora non sia fornita direttamente dai servizi della Commissione, e delle spese connesse alla rappresentanza per viaggi e missioni, conformemente alle norme della Commissione. Il bilancio annuale per le missioni ammonta a 15 000 EUR. Le norme dettagliate sul rimborso delle missioni saranno citate in un documento separato («vademecum»).

Riservatezza e conflitto di interessi

Il coordinatore non utilizza né divulga documenti o informazioni di cui sia venuto a conoscenza nell’esercizio delle sue funzioni, a meno che tali informazioni non siano già state rese pubbliche. Il coordinatore evita altresì qualsiasi situazione che presenti un conflitto di interessi relativo ai settori nei quali è richiesto il suo intervento.

Accettazione delle condizioni del mandato

Accettando questo mandato il coordinatore riconosce di aver letto, compreso e accettato il mandato e le condizioni stabilite nel presente documento.

ALLEGATO 2

Vademecum sulle norme di lavoro specifiche per il coordinatore europeo

Organizzazione delle missioni

Il presente documento descrive la procedura da seguire per tutte le missioni svolte nell’ambito delle attività del coordinatore europeo (di seguito «il coordinatore»).

Il punto di contatto del coordinatore presso la Commissione sarà l’unità C4 (Infrastrutture e cooperazione regionale) della DG ENER. Il personale dell’unità assisterà nell’organizzazione delle missioni e, ove necessario, accompagnerà il coordinatore.

Preparazione della missione

Ordine di missione

Le missioni del coordinatore devono essere registrate nello strumento istituzionale MIPS+ (sistema integrato di trattamento delle missioni) e dovrebbero seguire le norme generali stabilite nella «Guida alle missioni e ai viaggi autorizzati» che accompagna la decisione della Commissione relativa alle disposizioni generali di esecuzione dell’allegato VII, articoli 11, 12 e 13, dello statuto dei funzionari (spese di missione) e ai viaggi autorizzati.

Le missioni sono considerate valide solo se approvate dal direttore della direzione C della DG ENER (ordinatore). La richiesta di missione dovrebbe includere la data e l’orario della missione, la destinazione e lo scopo.

Prenotazione dei mezzi di trasporto

Sulla base dell’ordine di missione approvato, i mezzi di trasporto possono essere prenotati tramite l’agenzia di viaggi ufficiale con l’aiuto dell’unità C4 della DG ENER o personalmente dal coordinatore. In quest’ultimo caso il coordinatore trasmetterà all’unità C4 della DG ENER i biglietti e le ricevute in cui sia chiaramente indicato il prezzo. La DG ENER C4 inserirà l’organizzazione del viaggio nel sistema MIPS+.

Il coordinatore è autorizzato a richiedere biglietti flessibili se vi è un rischio significativo che la missione sia annullata o modificata.

Rimborso delle spese di alloggio

Il coordinatore può scegliere l’alloggio, tenendo conto dei massimali per il rimborso delle spese di alloggio. Le spese di alloggio saranno rimborsate, su presentazione della fattura, fino al raggiungimento del massimale previsto per il luogo della missione o, se l’ordinatore ha autorizzato il superamento del massimale, per l’intero importo della fattura.

Il costo di pernottamenti supplementari in caso di viaggio combinato con ferie non sarà coperto.

Spese per gli spostamenti in taxi

I trasferimenti in taxi possono essere autorizzati dall’ordinatore se il trasporto pubblico non rappresenta un’alternativa adeguata. I costi sono rimborsati su presentazione di documenti giustificativi.

Gli spostamenti in taxi dovrebbero svolgersi nei tempi indicati nell’ordine di missione.

Conflitto di interessi

Il coordinatore evita qualsiasi situazione che presenti un conflitto di interessi relativo ai settori nei quali è richiesto il suo intervento. Il coordinatore segnala immediatamente alla Commissione eventuali conflitti di interessi che dovessero sorgere nel corso del suo mandato.

Inoltre, il coordinatore non utilizza n divulga documenti o informazioni di cui sia venuto a conoscenza nell’esercizio delle sue funzioni, a meno che tali informazioni non siano già state rese pubbliche. Tutti i risultati ottenuti dal coordinatore sono di proprietà dell’Unione, che può utilizzarli e pubblicarli qualora lo ritenga necessario.

Le missioni non possono essere pagate dagli organizzatori di un evento. Ciò vale anche per le missioni offerte dagli Stati membri. Le spese per l’organizzazione di viaggi/missioni saranno coperte dalla Commissione europea.

Per utilizzare al meglio il bilancio per le missioni, le riunioni dovrebbero, se possibile, essere accorpate per ridurne il numero e organizzate in modo mirato e ottimizzato.

È opportuno dare priorità ai modi di trasporto più ecologici per le missioni. Qualsiasi offerta di regali in relazione all’esercizio delle funzioni del coordinatore dovrebbe essere respinta, a meno che il valore sia simbolico e non superi i 50 EUR. Il coordinatore è vincolato dalla guida delle missioni della Commissione richiamata nella decisione di nomina della Commissione.

Dopo la missione

Resoconto di missione

Il coordinatore fornisce un resoconto della missione. Se è accompagnato da un rappresentante dell’unità C4 della DG ENER, il coordinatore può avvalersi del suo aiuto per elaborare il resoconto. Il resoconto di missione sarà trasmesso per informazione al direttore della direzione C della DG ENER e allegato alla richiesta di rimborso delle spese. Tali documenti possono, in futuro, essere richiesti dal Parlamento europeo o dalla Corte dei conti europea per valutare la giustificazione delle spese.

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