1. MELLÉKLET

Feladatmeghatározás

TEN-E rendelet – a balti-tengeri szinkronizálási projekt TEN-E koordinátora

Bevezetés

A balti-tengeri szinkronizálási projekt európai koordinátorát (a továbbiakban: koordinátor) az Európai Bizottság nevezi ki a transzeurópai energiaipari infrastruktúrára vonatkozó iránymutatásokról szóló (EU) 2022/869 rendelet (TEN-E rendelet) 6. cikkével összhangban. A koordinátor feladata, hogy megkönnyítse a balti-tengeri szinkronizálási projekt végrehajtását, amely a TEN-E rendelet szerinti közös érdekű projekt, a balti energiapiacok összekapcsolási tervével foglalkozó magas szintű munkacsoport (a továbbiakban: BEMIP) égisze alatt, amelynek elnöke a Bizottság.

A megbízatás időtartama

A koordinátort első alkalommal egy egyéves időszakra nevezik ki, amely kétszer megújítható, feltéve, hogy a projekt kielégítő teljesítményt nyújt, és figyelembe véve a projekt igényeit. Az Európai Bizottság fenntartja magának a jogot, hogy bármikor visszavonja a kiválasztott koordinátor kinevezését abban az esetben, ha a balti-tengeri szinkronizálási projekthez nem járul hozzá egyáltalán, vagy nem megfelelően, illetve alacsony színvonalon járul hozzá, vagy ha a koordinátor már nem felel meg a kiválasztási követelményeknek.

Konkrét feladatok és a megfelelő határidők

A koordinátor küldetése a BEMIP égisze alatt megvalósuló, a TEN-E rendelet értelmében a balti-tengeri szinkronizálással mint közös érdekű projekttel kapcsolatos valamennyi feladat, intézkedés és beruházás sikeres és időben történő végrehajtásához kapcsolódik a projekt határidőinek és végrehajtási tervének megfelelően. A koordinátor biztosítja a projekt és a fennmaradó kapcsolódó beruházások időben történő és rendezett teljesítéséhez szükséges kritikus szakértelmet és szoros nyomon követést mindaddig, amíg a szinkronizálási projekthez kapcsolódó valamennyi infrastruktúra és berendezés rendelkezésre nem áll.

A koordinátornak szorosan nyomon kell követnie a végrehajtás utolsó szakaszát, valamint a fennmaradó infrastrukturális beruházások előrehaladását, tanácsot kell adnia és elő kell segítenie az érdekelt felek által meghozandó intézkedések végrehajtását, továbbá jelentést kell tennie a Bizottságnak és a tagállamoknak az elért eredményekről. A koordinátor elősegíti az érintett tagállamok, a projektgazdák és más érdekelt felek közötti együttműködést a projekt időben történő és sikeres végrehajtásának biztosítása érdekében. A koordinátor proaktív megközelítést alkalmaz, és az Európai Bizottsággal, valamint az érintett tagállamokkal együtt aktívan hozzájárul a projekthez szükséges feladatok és kötelezettségek teljesítéséhez, beleértve a munkacsoportokban, üléseken vagy munkaértekezleteken való részvételt is. A koordinátor a Bizottsággal együtt összehívja és megszervezi ezeket az üléseket, amennyiben azokat megbízatásának végrehajtásához szükségesnek tartja. A koordinátor figyelembe veszi a projekt koordinációját a BEMIP-pel összefüggésben, valamint a BEMIP keretében nyomon követett összes többi tevékenység vonatkozásában. Szorosan együttműködik az érintett tagállamokkal, valamennyi érdekelt féllel, különösen a projektgazdákkal és a Bizottság szolgálataival. Az európai koordinátor munkája angol nyelven zajlik.

A koordinátor különösen azt fogja biztosítani, hogy a Bizottság megadhassa a szükséges támogatást a TEN-E rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében előírt feladatok végrehajtásában érintett tagállamok és projektgazdák számára:

—	előmozdítja a balti-tengeri szinkronizálási projektet, valamint a projektgazdák és valamennyi érdekelt fél közötti, határokon átnyúló párbeszédet;

—	szükség szerint és kérésre segítséget nyújt valamennyi félnek az érintett érdekelt felekkel folytatott egyeztetésben, adott esetben az alternatív útvonalak megvitatásában és a projektekre vonatkozó szükséges engedélyek megszerzésében;

—	adott esetben tanácsokkal látja el a projektgazdákat a projekt finanszírozásával kapcsolatban;

—

biztosítja, hogy az érintett tagállamok megfelelő támogatást és stratégiai iránymutatást nyújtsanak a projekt előkészítéséhez és végrehajtásához, és elősegíti a közös értelmezést és az információcserét annak érdekében, hogy a projekt szempontjából releváns valamennyi szervezet egyetértéssel, valamint egységes és következetes módon járjon el;

—

minden évben, és adott esetben megbízatása teljesítését követően jelentést nyújt be a Bizottságnak és a BEMIP villamos energiával foglalkozó regionális csoportjának a balti-tengeri szinkronizálási projekt előrehaladásáról, valamint minden olyan nehézségről és akadályról, amely valószínűleg jelentősen késlelteti a vonatkozó beruházások üzembe helyezésének időpontját vagy a vonatkozó intézkedések megvalósítását. A jelentést az Európai Parlament elé fogják terjeszteni.

A koordinátor minden szükséges kiküldetést elvégez a projekt végrehajtásához kapcsolódó érintett helyszíneken, illetve ott, ahol a projekttel kapcsolatos üléseket tartanak.

A koordinációs törekvéseknek a projektek összetett jellegével és becsült költségeivel arányosnak kell lenniük.

Követendő módszertan

A koordinátor szorosan együttműködik a Bizottsággal, különösen az Energiaügyi Főigazgatósággal, az érintett tagállamokkal, a projektgazdákkal és más érdekelt felekkel. A koordinátor figyelembe veszi a BEMIP-en keresztül történő projektkoordinációt, valamint a BEMIP keretében nyomon követett összes többi tevékenység összefüggéseit.

Titkársági segítségnyújtás és kiküldetési költségek megtérítése

A koordinátor havi 3 000 EUR átalányösszegű juttatásban részesül, amely – amennyiben nem közvetlenül a Bizottság szolgálatai biztosítják – a titkársági segítségnyújtással (a kommunikációval, a különféle irodabútorokkal, az irodahelyiségekkel, a titkársággal) kapcsolatos költségek, valamint a bizottsági szabályoknak megfelelően az utazást igénylő kiküldetésekkel és a reprezentációval kapcsolatos kiadások fedezésére szolgál. Az éves kiküldetési költségvetés 15 000 EUR. A kiküldetések költségeinek visszatérítésére vonatkozó részletes szabályokat külön dokumentum („Útmutató”) ismerteti.

Titoktartás és összeférhetetlenség

A koordinátor kötelezettséget vállal arra, hogy nem használ fel és nem ad át másnak olyan dokumentumot vagy információt, amelynek feladatai ellátása közben birtokába jut, kivéve akkor, ha ezek az információk egyébként már nyilvánosan hozzáférhetők. A koordinátor kerül minden olyan helyzetet, amely összeférhetetlenséget eredményezhet azokon a területeken, amelyeken be kell avatkoznia.

A feladatmeghatározás elfogadása

E megbízatás elfogadásával a koordinátor elismeri, hogy elolvasta, megértette és elfogadta az ebben a dokumentumban meghatározott feladatmeghatározást és feltételeket.

2. MELLÉKLET

Az európai koordinátor tekintetében meghatározott egyedi működési szabályokra vonatkozó útmutató

A kiküldetések megszervezése

Ez a dokumentum az európai koordinátor (a továbbiakban: koordinátor) tevékenységeivel összefüggésben végzett valamennyi kiküldetés esetében követendő eljárást ismerteti.

A koordinátor kapcsolattartója a Bizottságnál az Energiaügyi Főigazgatóság C4. egysége (Infrastrukturális és Regionális Együttműködés). Munkatársai segítséget nyújtanak a kiküldetések megszervezésében, és szükség esetén elkísérik a koordinátort.

A kiküldetés előkészítése

Kiküldetési megbízás

A koordinátor kiküldetéseit be kell jegyezni a MIPS+ szervezeti eszközbe (Kiküldetések integrált kezelési rendszere), és azoknak követniük kell az „Útmutató a kiküldetésekről és az engedélyezett utazásokról” című dokumentumban meghatározott általános szabályokat, amely az Európai Közösségek tisztviselői személyzeti szabályzata VII. mellékletének 11., 12. és 13. cikkére vonatkozó általános végrehajtási rendelkezésekről (kiküldetési költségek) és az engedélyezett utazásokról szóló bizottsági határozatot kíséri.

A kiküldetések csak akkor tekinthetők érvényesnek, ha azokat a DG ENER C. igazgatóság vezetője (engedélyezésre jogosult tisztviselő) jóváhagyta. A kiküldetés iránti kérelemnek tartalmaznia kell a kiküldetés dátumát és időpontját, a célállomást és a célt.

Közlekedési eszközök lefoglalása

A jóváhagyott kiküldetési megbízás alapján az utazási eszközök a hivatalos utazási irodán keresztül foglalhatók a DG ENER C4. egysége segítségével vagy a koordinátor által személyesen. Ez utóbbi esetben a koordinátor a jegyeket és a nyugtákat egyértelműen feltüntetett árral benyújtja a DG ENER C4. egységének. A DG ENER C4. egysége kódolja az utazást a MIPS+-ban.

A koordinátor rugalmasan felhasználható jegyeket is kérhet, ha jelentős a kockázata annak, hogy a kiküldetést törlik vagy módosítják.

Szállodai költségek megtérítése

A koordinátor maga választhat szállást, a szállásköltségek megtérítésére vonatkozó felső határok figyelembevételével. A szállásköltségeket a számla bemutatása ellenében a kiküldetés helyszínére vonatkozó felső határig térítik meg, vagy ha az engedélyezésre jogosult tisztviselő engedélyezte a felső határ túllépését, a számla teljes összegét visszatérítik.

Szabadsággal kombinált utazás esetén a többletéjszakák költségét nem fedezik.

Taxiköltségek

Ha a tömegközlekedés nem megfelelő alternatíva, az engedélyezésre jogosult tisztviselő engedélyezheti a taxival történő transzfereket. A költségeket az igazoló dokumentumok bemutatása alapján térítik meg.

A taxiutakra a kiküldetési megbízásban megjelölt időszakon belül kell sort keríteni.

Összeférhetetlenség

Kerülni kell minden olyan helyzetet, amely összeférhetetlenséget eredményezhet azokon a területeken, amelyeken a koordinátornak be kell avatkoznia. A koordinátornak haladéktalanul értesítenie kell a Bizottságot mindennemű összeférhetetlenségről, amely megbízatásának időtartama alatt felmerül.

Továbbá a koordinátor kötelezettséget vállal arra, hogy nem használ fel és nem hoz nyilvánosságra olyan dokumentumot vagy információt, amelynek feladatai ellátása közben birtokába jut, kivéve akkor, ha ezek az információk egyébként már nyilvánosan hozzáférhetők. A koordinátor tevékenységének eredményei az Unió tulajdonát képezik, amely azokat a szükségesnek ítélt körben felhasználhatja és nyilvánosságra hozhatja.

A kiküldetések költségeit a rendezvény szervezői nem viselhetik. Ez a tagállamok által felajánlott kiküldetésekre is vonatkozik. Az utazással/kiküldetéssel kapcsolatos teendőket az Európai Bizottság fedezi.

A kiküldetési költségvetés optimális felhasználása érdekében ügyelni kell arra, hogy több ülés vagy látogatás esetén a célzott és optimalizált szervezés érdekében azokat azonos időre ütemezzék.

A kiküldetések során előnyben kell részesíteni a környezetbarátabb közlekedési módokat. A koordinátor feladatainak ellátásával összefüggő ajándékokat el kell utasítani, kivéve, ha azok szimbolikus jellegűek, és értékük nem haladja meg az 50 EUR-t. A koordinátort köti a Bizottság kiküldetésekre vonatkozó útmutatója, amely a kinevezésükre vonatkozó bizottsági határozatban referenciaként szerepel.

A kiküldetés után

Kiküldetési jelentés

A koordinátornak jelentést kell benyújtania a kiküldetésről. Ha a koordinátort elkíséri a DG ENER C4. egységének képviselője, a koordinátor igénybe veheti a képviselő támogatását a jelentés elkészítéséhez. A kiküldetési jelentést tájékoztatásul megküldik a DG ENER C. igazgatóság vezetőjének, és csatolják a költségtérítési kérelemhez. Ezeket a dokumentumokat az Európai Parlament vagy az Európai Számvevőszék egy bizonyos szakaszban bekérheti a költségek indokoltságának értékelése céljából.

Dátum:

Utónév, vezetéknév:

Aláírás: