PRILOG 1.

Opis poslova

Uredba TEN-E – koordinatorica TEN-E-a za projekt baltičke sinkronizacije

Uvod

Europska komisija imenuje europsku koordinatoricu za projekt baltičke sinkronizacije (dalje u tekstu „koordinatorica”) u skladu s člankom 6. Uredbe (EU) 2022/869 o smjernicama za transeuropsku energetsku infrastrukturu (Uredba TEN-E). Koordinatorica će biti odgovorna za olakšavanje provedbe projekta baltičke sinkronizacije, projekta od zajedničkog interesa (PCI) u okviru Uredbe TEN-E, pod pokroviteljstvom skupine na visokoj razini Plana međusobnog povezivanja baltičkog energetskog tržišta (BEMIP) kojom predsjeda Komisija.

Trajanje mandata

Koordinatorica će biti imenovana na početno razdoblje od godinu dana, koje se može dvaput obnoviti, ovisno o zadovoljavajućim rezultatima i potrebama projekta. Europska komisija zadržava pravo da u bilo kojem trenutku povuče imenovanje odabrane koordinatorice u slučaju neaktivnosti, nedovoljnog ili nekvalitetnog doprinosa projektu baltičke sinkronizacije ili ako koordinatorica više ne ispunjava bilo koji od uvjeta za odabir.

Posebne zadaće i odgovarajući rokovi

Misija koordinatorice povezana je s uspješnom i pravodobnom provedbom svih zadaća, mjera i ulaganja povezanih s baltičkom sinkronizacijom kao projektom od zajedničkog interesa u skladu s Uredbom TEN-E pod pokroviteljstvom BEMIP-a u skladu s rokovima i planom provedbe projekta. Koordinatorica će osigurati potrebno ključno stručno znanje i pomno pratiti pravovremen i uredan dovršetak projekta i preostalih povezanih ulaganja dok se ne uspostave sva infrastruktura i oprema povezane s projektom sinkronizacije.

Koordinatorica bi trebala pomno pratiti posljednju fazu provedbe i napredak u pogledu preostalih ulaganja u infrastrukturu, pružati savjete i olakšavati sve mjere koje dionici trebaju poduzeti te izvješćivati Komisiju i države članice o relevantnom napretku. Olakšavat će suradnju između predmetnih država članica, nositelja projekata i drugih relevantnih dionika kako bi se osigurala pravodobna i uspješna provedba projekta. Koordinatorica će zauzeti proaktivan pristup i aktivno pridonositi, zajedno s Europskom komisijom i predmetnim državama članicama, obavljanju svih zadaća i dužnosti potrebnih za projekt, uključujući sudjelovanje u radnim skupinama, na sastancima ili radionicama. Koordinatorica će sazivati i organizirati takve sastanke zajedno s Komisijom ako ih smatra potrebnima za provedbu svojeg mandata. Koordinatorica će uzeti u obzir koordinaciju projekta u kontekstu BEMIP-a i svih drugih aktivnosti koje se nastavljaju u okviru tog plana. Blisko će surađivati s relevantnim državama članicama, svim relevantnim dionicima, posebno nositeljima projekata, i službama Komisije. Rad europske koordinatorice odvijat će se na engleskom jeziku.

Konkretno, koordinatorica će osigurati da Komisija može pružiti potrebnu potporu državama članicama i nositeljima projekata na koje se odnosi provedba zadaća iz članka 6. stavka 2. Uredbe TEN-E:

—	promicat će projekt baltičke sinkronizacije i prekogranični dijalog između nositelja projekata i svih uključenih dionika,

—	prema potrebi pomagat će svim stranama u savjetovanju s predmetnim dionicima, raspravama o alternativnim pravcima, i ishođenju potrebnih dozvola za projekte,

—	prema potrebi savjetovat će nositelje projekta o financiranju projekta,

—	osigurat će da predmetne države članice na odgovarajući način podupiru i strateški usmjeravaju pripremu i provedbu projekta te omogućiti zajedničko razumijevanje i razmjenu informacija za sporazumno, usklađeno i koherentno djelovanje svih subjekata relevantnih za projekt,

—

svake će godine i, prema potrebi, po završetku svojeg mandata Komisiji i regionalnoj skupini za električnu energiju BEMIP-a podnositi izvješće o napretku projekta baltičke sinkronizacije te o svim poteškoćama i preprekama koje bi mogle znatno odgoditi datum pokretanja relevantnih ulaganja ili provedbu relevantnih mjera. To će izvješće biti podneseno Europskom parlamentu.

Koordinatorica će obavljati sve potrebne misije na relevantnim lokacijama povezanima s provedbom projekta ili na kojima se održavaju sastanci povezani s projektom.

Rad na koordinaciji razmjeran je složenosti i procijenjenim troškovima projekata.

Metodologija koju treba slijediti

Koordinatorica će blisko surađivati s Komisijom, posebno Glavnom upravom za energetiku, predmetnim državama članicama, nositeljima projekata i drugim relevantnim dionicima. Uzet će u obzir i koordinaciju projekta u okviru BEMIP-a i u kontekstu svih drugih aktivnosti koje se nastavljaju u tom planu.

Tajnička podrška i nadoknada troškova službenih putovanja

Koordinatorica će primati mjesečnu paušalnu naknadu u iznosu od 3 000 EUR za pokrivanje troškova povezanih s tajničkom podrškom, ako je ne osiguravaju izravno službe Komisije (komunikacijom, raznim uredskim namještajem, uredskim prostorom, tajništvom) te troškova reprezentacije povezanih s putovanjima i službenim putovanjima u skladu s pravilima Komisije. Godišnji proračun za službena putovanja iznosi 15,000 EUR. Detaljna pravila o povratu troškova službenih putovanja bit će navedena u zasebnom dokumentu („Priručnik”).

Povjerljivost i sukob interesa

Koordinatorica ne smije koristiti niti otkrivati ikakve dokumente ni informacije na koje naiđe tijekom obavljanja svojih dužnosti, osim ako su te informacije već dostupne javnosti. Koordinatorica je dužna i izbjegavati svaku situaciju koja dovodi do sukoba interesa u područjima u kojima se od nje traži da intervenira.

Prihvaćanje mandata

Prihvaćanjem tog mandata koordinatorica potvrđuje da je pročitala, razumjela i prihvatila pravila i uvjete utvrđene u ovom dokumentu.

PRILOG 2.

Priručnik o posebnim pravilima rada za europsku koordinatoricu

Organizacija službenih putovanja

U ovom se dokumentu opisuje postupak koji treba slijediti za sva službena putovanja koja se provode u okviru aktivnosti europske koordinatorice (dalje u tekstu: koordinatorica).

Kontaktna točka koordinatorice u Komisiji bit će Odjel C4 Glavne uprave za energetiku (Infrastruktura i regionalna suradnja). Njegovo osoblje pomagat će u organizaciji službenih putovanja i, prema potrebi, pratiti koordinatoricu.

Priprema službenog putovanja

Putni nalog

Službena putovanja koordinatorice moraju se unijeti u korporativni alat MIPS+ (integrirani sustav za obradu službenih putovanja) i trebaju biti u skladu s općim pravilima utvrđenima u „Vodiču za službena i odobrena putovanja” priloženom Odluci Komisije o općim odredbama za provedbu članaka 11., 12. i 13. Priloga VII. Pravilniku o osoblju za dužnosnike (troškovi službenih putovanja) i o odobrenim putovanjima.

Službena putovanja smatraju se valjanima samo ako ih odobri direktor GU-a ENER C (dužnosnik za ovjeravanje). Zahtjev za službeno putovanje trebao bi uključivati datum i vrijeme službenog putovanja, odredište i svrhu.

Rezervacija prijevoza

Na temelju odobrenog putnog naloga prijevoz može rezervirati službena putnička agencija uz pomoć odjela C4 GU-a ENER ili koordinatorica osobno. U potonjem slučaju koordinatorica će proslijediti karte i račune s jasno naznačenom cijenom odjelu C4 GU-a ENER. GU ENER C4 unosit će putne aranžmane u MIPS+.

Koordinatorica može zatražiti fleksibilne karte ako postoji znatan rizik da će službeno putovanje biti otkazano ili izmijenjeno.

Naknada troškova smještaja

Koordinatorica može odabrati smještaj uzimajući u obzir gornje granice za povrat troškova smještaja. Troškovi smještaja nadoknađuju se po predočenju računa do gornje granice za mjesto službenog putovanja ili, ako je dužnosnik za ovjeravanje odobrio prekoračenje gornje granice, u punom iznosu.

Troškovi dodatnih noćenja u slučaju putovanja u kombinaciji s praznicima neće biti pokriveni.

Troškovi za taksi

Dužnosnik za ovjeravanje može odobriti prijevoz taksijem, ako javni prijevoz nije odgovarajuća alternativa. Troškovi će se nadoknaditi po predočenju popratnih dokumenata.

Putovanja taksijem trebala bi se odvijati u roku navedenom u putnom nalogu.

Sukob interesa

Koordinatorica je dužna izbjegavati svaku situaciju koja dovodi do sukoba interesa u područjima u kojima se od nje traži da intervenira. Koordinatorica Komisiju mora odmah obavijestiti o svakom sukobu interesa do kojeg dođe tijekom njezina mandata.

Nadalje, koordinatorica ne smije koristiti niti otkrivati ikakve dokumente ni informacije na koje naiđe tijekom obavljanja dužnosti, osim ako su te informacije već dostupne javnosti. Svi rezultati koje proizvede koordinatorica vlasništvo su Unije te ih ona može upotrijebiti ili objaviti na način koji smatra primjerenim.

Organizatori događanja ne mogu platiti službena putovanja. To se odnosi i na službena putovanja koje nude države članice. Organizaciju službenih putovanja pokriva Europska komisija.

Kako bi se proračun za službena putovanja iskoristio na najbolji mogući način, sastanke ili posjete trebalo bi grupirati kako bi se smanjio njihov broj, ciljano usmjeriti i optimizirati.

Pri službenim putovanjima prednost treba dati vrstama prijevoza koji su prihvatljiviji za okoliš. Svaku ponudu poklona u vezi s obavljanjem dužnosti koordinatorice treba odbiti, osim ako ima simboličku vrijednost i ne premašuje 50 EUR. Koordinatorica je obvezana Komisijinim vodičem za službena putovanja navedenom u odluci Komisije o njezinu imenovanju.

Nakon službenog putovanja

Izvješće o službenom putovanju

Koordinatorica mora dostaviti izvješće o službenom putovanju. Ako koordinatoricu prati predstavnik odjela C4 GU-a ENER, koordinatorica može sastaviti izvješće uz njegovu potporu. Izvješće o službenom putovanju bit će poslano direktoru GU-a ENER C radi obavijesti i priloženo zahtjevu za povrat troškova. Europski parlament ili Europski revizorski sud može u određenoj fazi zatražiti te dokumente kako bi ocijenio opravdanost troškova.

Datum:

Ime, prezime:

Potpis: