LIITE 1

Tehtävänmääritys

TEN-E-asetus – Baltian maiden synkronointihankkeen TEN-E-koordinaattori

Johdanto

Euroopan komissio nimittää Baltian maiden synkronointihankkeen eurooppalaisen koordinaattorin, jäljempänä ’koordinaattori’, Euroopan laajuisten energiainfrastruktuurien suuntaviivoista annetun asetuksen (EU) 2022/869 (TEN-E-asetus) 6 artiklan mukaisesti. Koordinaattorin tehtävänä on helpottaa Baltian maiden synkronointihankkeen, joka on TEN-E-asetuksen mukainen yhteistä etua koskeva hanke, toteuttamista. Hän toimii komission johtaman Itämeren energiamarkkinoiden yhteenliitäntäsuunnitelman korkean tason ryhmän (BEMIP) alaisuudessa.

Toimeksiannon kesto

Koordinaattori nimitetään aluksi yhden vuoden toimikaudeksi, joka voidaan uusia kahdesti, jos hän on toiminut tyydyttävästi ja se on hankkeen kannalta tarpeellista. Euroopan komissio pidättää itsellään oikeuden peruuttaa valitun koordinaattorin nimittäminen milloin tahansa, jos koordinaattori on laiminlyönyt tehtävänsä, hänen osallistumisensa Baltian maiden synkronointihankkeeseen on ollut riittämätöntä tai heikkolaatuista tai hän ei enää täytä mitään valintavaatimuksista.

Erityistehtävät ja niihin liittyvät määräajat

Koordinaattorin toimeksianto koskee kaikkien Baltian maiden synkronointiin liittyvien tehtävien, toimien ja investointien onnistunutta ja oikea-aikaista toteuttamista. Baltian maiden synkronointi on määrä toteuttaa BEMIP-suunnitelman puitteissa TEN-E-asetuksen mukaisena yhteistä etua koskevana hankkeena hankkeen määräaikoja ja toteutussuunnitelmaa noudattaen. Koordinaattori tarjoaa kriittistä asiantuntemusta ja tiivistä seurantaa, joita tarvitaan hankkeen ja siihen liittyvien jäljellä olevien investointien saattamiseksi päätökseen oikea-aikaisesti ja asianmukaisesti, kunnes kaikki synkronointihankkeeseen liittyvät infrastruktuurit ja laitteet on saatu käyttöön.

Koordinaattorin olisi seurattava tiiviisti toteutuksen viimeistä vaihetta ja jäljellä olevien infrastruktuuri-investointien edistymistä, annettava neuvoja ja helpotettava toimenpiteitä, joita sidosryhmien on toteutettava, ja raportoitava komissiolle ja jäsenvaltioille asian edistymisestä. Koordinaattori helpottaa asianomaisten jäsenvaltioiden, hankkeiden toteuttajien ja muiden asiaankuuluvien sidosryhmien välistä yhteistyötä hankkeen oikea-aikaisen ja onnistuneen toteuttamisen varmistamiseksi. Koordinaattori toimii ennakoivasti ja osallistuu aktiivisesti yhdessä Euroopan komission ja asianomaisten jäsenvaltioiden kanssa hankkeen edellyttämien tehtävien ja velvollisuuksien hoitamiseen, mukaan lukien osallistuminen työryhmiin, kokouksiin tai työpajoihin. Koordinaattori kutsuu koolle ja järjestää tällaiset kokoukset yhdessä komission kanssa, jos se katsoo niiden olevan tarpeen toimeksiantonsa toteuttamiseksi. Koordinaattori ottaa huomioon Itämeren energiamarkkinoiden yhteenliitäntäsuunnitelman (BEMIP) puitteissa tapahtuvan hankekoordinoinnin ja kaikkien muiden BEMIP-suunnitelman puitteissa toteutettujen toimien koordinoinnin. Hän tekee tiivistä yhteistyötä asianomaisten jäsenvaltioiden, kaikkien asiaankuuluvien sidosryhmien ja erityisesti hankkeiden toteuttajien ja komission yksiköiden kanssa. Eurooppalaisen koordinaattorin työkieli on englanti.

Koordinaattori varmistaa erityisesti, että komissio voi antaa tarvittavaa tukea asianomaisille jäsenvaltioille ja hankkeiden toteuttajille, toteuttamalla TEN-E-asetuksen 6 artiklan 2 kohdassa säädetyt tehtävät:

—	hän edistää Baltian maiden synkronointihanketta ja rajatylittävää vuoropuhelua hankkeen toteuttajien ja kaikkien asianomaisten sidosryhmien välillä;

—	hän avustaa tarpeen mukaan ja pyydettäessä kaikkia osapuolia asianomaisten sidosryhmien kuulemisessa, tarvittaessa vaihtoehtoista reititystä koskevissa keskusteluissa ja tarvittavien lupien saamisessa hankkeille;

—	hän antaa tarvittaessa hankkeen toteuttajille neuvoja hankkeen rahoituksesta;

—

hän varmistaa, että asianomaiset jäsenvaltiot antavat asianmukaista tukea ja strategista ohjausta hankkeen valmistelua ja toteuttamista varten, ja helpottaa yhteisymmärrystä ja tiedonvaihtoa, jotta kaikki hankkeen kannalta merkitykselliset tahot voivat toimia yhteisymmärryksessä ja yhtenäisellä ja johdonmukaisella tavalla;

—

hän antaa vuosittain ja tarvittaessa toimeksiantonsa päättyessä komissiolle ja BEMIP:n sähköalan alueelliselle ryhmälle kertomuksen Baltian maiden synkronointihankkeen edistymisestä sekä mahdollisista vaikeuksista ja esteistä, jotka todennäköisesti viivyttävät merkittävästi asianomaisten investointien käyttöönottopäivää tai asiaankuuluvien toimien toteuttamista. Kertomus toimitetaan Euroopan parlamentille.

Koordinaattori tekee kaikki tarvittavat virkamatkat asiaankuuluviin kohteisiin, jotka liittyvät hankkeen toteuttamiseen tai joissa pidetään hankkeeseen liittyviä kokouksia.

Koordinointitoimien on oltava oikeassa suhteessa hankkeiden monimutkaisuuteen ja arvioituihin kustannuksiin.

Noudatettavat menetelmät

Koordinaattori tekee tiivistä yhteistyötä komission, erityisesti energian pääosaston, asianomaisten jäsenvaltioiden, hankkeiden toteuttajien ja muiden asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa. Koordinaattori ottaa huomioon myös BEMIP-suunnitelman puitteissa tapahtuvan hankekoordinoinnin ja kaikkien muiden BEMIP-suunnitelman puitteissa toteutettujen toimien kontekstin.

Sihteeristöpalvelut ja virkamatkakulujen korvaaminen

Koordinaattorille myönnetään kuukausittain 3 000 euron suuruinen kiinteämääräinen korvaus kattamaan kulut sellaisista sihteeristöpalveluista, joita komission yksiköt eivät tuota suoraan (viestintä, erilaiset toimistokalusteet, toimistotilat, sihteeristö), ja virkamatkoihin liittyvät kulut korvataan komission sääntöjen mukaisesti. Virkamatkabudjetti on 15 000 euroa vuodessa. Virkamatkoista maksettavia korvauksia koskevat yksityiskohtaiset säännöt esitetään erillisessä asiakirjassa (”työskentelysäännöt”).

Luottamuksellisuus ja eturistiriidat

Koordinaattori ei saa käyttää tai paljastaa asiakirjoja tai tietoja, jotka ovat tulleet hänen saatavilleen työtehtävien kautta, paitsi jos kyseiset tiedot ovat jo julkisia. Koordinaattorin on vältettävä tilanteita, jotka saattavat aiheuttaa eturistiriidan sellaisilla osa-alueilla, joihin häntä pyydetään puuttumaan.

Tehtävänmäärityksen hyväksyminen

Hyväksymällä tämän toimeksiannon koordinaattori toteaa lukeneensa, ymmärtäneensä ja hyväksyneensä tässä asiakirjassa esitetyt tehtävänmääritykset ja ehdot.

LIITE 2

Eurooppalaisen koordinaattorin erityiset työskentelysäännöt

Virkamatkojen järjestäminen

Tässä asiakirjassa kuvataan menettely, jota noudatetaan kaikissa eurooppalaisen koordinaattorin, jäljempänä ’koordinaattori’, toiminnan yhteydessä tehtävissä virkamatkoissa.

Koordinaattorin yhteyspiste komissiossa on energian pääosaston yksikkö C4 (infrastruktuuri ja alueellinen yhteistyö). Sen henkilöstö avustaa virkamatkojen järjestämisessä ja tarvittaessa osallistuu matkoihin koordinaattorin kanssa.

Virkamatkojen valmistelu

Matkamääräys

Koordinaattorin virkamatkat on kirjattava virkamatkojen integroituun käsittelyjärjestelmään (MIPS+) ja niissä olisi noudatettava yleisiä sääntöjä, jotka vahvistetaan virkamatkoja ja hyväksyttyä matkoja koskevassa oppaassa ”Guide to missions and authorised travel’ accompanying the Commission Decision on the general provisions for implementing Articles 11, 12 and 13 of Annex VII to the Staff Regulations of Officials (mission expenses) and on authorised travel” (yleisistä säännöksistä virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen liitteessä VII olevan 11, 12 ja 13 artiklan (virkamatkakulut) täytäntöönpanemiseksi ja hyväksytyistä matkoista).

Virkamatkat katsotaan päteviksi vain, jos energian pääosaston linjan C johtaja (tulojen ja menojen hyväksyjä) on hyväksynyt ne. Virkamatka-anomuksessa olisi mainittava matkan päivämäärä ja aika, kohde ja tarkoitus.

Liikennevälineiden varaaminen

Hyväksytyn matkamääräyksen perusteella liikennevälineet voidaan varata virallisen matkatoimiston kautta energian pääosaston yksikön C4 avustuksella tai koordinaattori voi tehdä sen itse. Jälkimmäisessä tapauksessa koordinaattori toimittaa matkaliput ja kuitit, joissa on selkeästi ilmoitettu hinnat, energian pääosaston yksikölle C4. Energian pääosaston yksikkö C4 kirjaa matkajärjestelyt MIPS+-järjestelmään.

Koordinaattori voi pyytää joustavia lippuja, jos on olemassa huomattava riski, että matka peruutetaan tai sitä muutetaan.

Hotellikulujen korvaaminen

Koordinaattori voi valita majoituksen ottaen huomioon majoituskulujen korvaamisen enimmäismäärät. Majoituskulut korvataan laskua vastaan virkamatkapaikan enimmäismäärään asti tai, jos tulojen ja menojen hyväksyjä on antanut luvan enimmäismäärän ylittämiseen, laskun määrä korvataan kokonaisuudessaan.

Ylimääräisistä yöpymisistä aiheutuvia kustannuksia ei korvata, jos matkat yhdistetään lomaan.

Taksikulut

Tulojen ja menojen hyväksyjä voi hyväksyä taksimatkat, jos julkinen liikenne ei ole tarkoituksenmukainen vaihtoehto. Kulut korvataan asiakirjatodisteita vastaan.

Taksimatkojen olisi tapahduttava matkamääräyksessä ilmoitettuna ajankohtana.

Eturistiriidat

Koordinaattorin on vältettävä tilanteita, jotka saattavat aiheuttaa eturistiriidan sellaisilla osa-alueilla, joihin koordinaattoria pyydetään puuttumaan. Koordinaattorin on viipymättä ilmoitettava komissiolle kaikista toimikauden aikana ilmenevistä eturistiriidoista.

Koordinaattori ei myöskään saa käyttää tai paljastaa asiakirjoja tai tietoja, jotka ovat tulleet hänen saatavilleen työtehtävien kautta, paitsi jos kyseiset tiedot ovat jo julkisia. Kaikki koordinaattorin tuottamat tulokset ovat unionin omaisuutta, ja unioni voi käyttää niitä tai julkaista ne parhaaksi katsomallaan tavalla.

Tapahtuman järjestäjät eivät voi maksaa virkamatkoja. Tämä koskee myös jäsenvaltioiden tarjoamia virkamatkoja. Euroopan komissio kattaa matkajärjestelyt.

Jotta virkamatkabudjettia voitaisiin hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla, kokoukset tai vierailut olisi mahdollisuuksien mukaan ryhmiteltävä niiden määrän vähentämiseksi, ja ne olisi kohdennettava ja optimoitava.

Virkamatkoilla olisi pyrittävä käyttämään ensisijaisesti ympäristöystävällisempiä liikennemuotoja. Kaikista koordinaattorin tehtävien hoitamiseen liittyvistä lahjoista olisi kieltäydyttävä, paitsi jos niiden arvo on symbolinen eikä ylitä 50 euroa. Koordinaattoria sitoo virkamatkoja koskeva komission opas, jota käytetään viiteasiakirjana komission nimityspäätöksessä.

Virkamatkan jälkeen

Matkaraportti

Koordinaattorin on toimitettava matkaraportti. Jos koordinaattorin mukana on energian pääosaston yksikön C4 edustaja, koordinaattori voi laatia raportin edustajan avustuksella. Matkaraportti toimitetaan tiedoksi energian pääosaston linjan C johtajalle, ja se liitetään kulukorvauspyyntöön. Euroopan parlamentti tai Euroopan tilintarkastustuomioistuin voi tietyssä vaiheessa pyytää näitä asiakirjoja arvioidakseen kulujen perusteita.

Päiväys:

Etunimi, sukunimi:

Allekirjoitus: