ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Задание

Регламент за TEN-E — TEN-E координатор за проекта за синхронизиране на балтийските държави

Увод

Европейският координатор за проекта за синхронизиране на електроенергийните мрежи на балтийските държави (наричан по-нататък „координаторът“) се назначава от Европейската комисия в съответствие с член 6 от Регламент (ЕС) 2022/869 относно указания за трансевропейската енергийна инфраструктура (Регламент за TEN-E). Координаторът ще отговаря за улесняване на изпълнението на проекта за синхронизиране на балтийските държави, който е проект от общ интерес съгласно Регламента за TEN-E под егидата на групата на високо равнище по плана за взаимосвързаност на балтийския енергиен пазар (BEMIP), председателствана от Комисията.

Продължителност на мандата

Координаторът ще бъде назначен за първоначален срок от една година, като срокът може да бъде подновен два пъти при задоволително изпълнение и в зависимост от нуждите на проекта. Европейската комисия си запазва правото да оттегли във всеки един момент назначението на избрания координатор в случай на бездействие, недостатъчен или нискокачествен принос към проекта за синхронизиране на балтийските държави или когато координаторът вече не отговаря на някое от изискванията за подбор.

Конкретни задачи и съответни срокове

Мисията на координатора е свързана с успешното и навременно изпълнение на всички задачи, действия и инвестиции, свързани със синхронизирането на балтийските държави като проект от общ интерес съгласно Регламента за TEN-E под егидата на BEMIP, в съответствие със сроковете и плана за изпълнение на проекта. Координаторът ще предоставя необходимия важен експертен опит и ще осигурява внимателното проследяване, нужно за навременното и организирано приключване на проекта и на останалите свързани с него инвестиции, докато не бъдат въведени цялата инфраструктура и оборудване, свързани с проекта за синхронизиране.

Координаторът следва да следи отблизо последния етап от изпълнението, както и напредъка по оставащите инфраструктурни инвестиции, да дава съвети и да улеснява всички мерки, които трябва да бъдат предприети от заинтересованите лица, и да докладва на Комисията и на държавите членки за съответния напредък. Той ще улеснява сътрудничеството между съответните държави членки, организаторите на проекти и други относими заинтересовани лица, за да гарантира навременното и успешно изпълнение на проекта. Координаторът ще възприема изпреварващ подход и ще допринася активно, заедно с Европейската комисия и съответните държави членки, за изпълнението на всички задачи и задължения, необходими за проекта, включително участие в работни групи, заседания или семинари. Координаторът свиква и организира такива заседания заедно с Комисията, ако ги счита за необходими за изпълнението на мандата си. Координаторът ще взема предвид координацията на проекта в контекста на BEMIP и в контекста на всички други дейности, които са предмет на проследяване в рамките на BEMIP. Той ще работи в тясно сътрудничество със съответните държави членки, с всички относими заинтересовани лица, по-конкретно с организаторите на проекти и със службите на Комисията. Работата на европейския координатор ще се осъществява на английски език.

По-специално координаторът ще гарантира, че Комисията може да предостави необходимата подкрепа на съответните държави членки и организатори на проекти при изпълнението на задачите, предвидени в член 6, параграф 2 от Регламента за TEN-E:

—	той ще способства за изпълнението на проекта за синхронизиране на балтийските държави, както и за трансграничния диалог между организаторите на проекта и всички съответни заинтересовани лица;

—	той ще подпомага всички страни, когато е необходимо и при поискване, при консултациите си със съответните заинтересовани лица, като обсъжда алтернативни трасета, когато е целесъобразно, и при получаването на необходимите разрешения за проектите;

—	ако е целесъобразно, той ще предоставя съвети на организаторите относно финансирането на проекта;

—

той ще осигурява предоставянето на подходяща подкрепа и стратегическо ръководство от съответните държави членки за подготовката и изпълнението на проекта и ще улеснява постигането на общо разбиране и обмена на информация, така че всички обхванати от проекта субекти да действат съгласувано и последователно;

—

той ще подава ежегодно и, ако е целесъобразно, при завършване на мандата си, доклад до Комисията и регионалната група по BEMIP в областта на електроенергията относно напредъка по изпълнението на проекта за синхронизиране на балтийските държави и относно всякакви евентуални затруднения и препятствия, които е вероятно да отложат значително датата на въвеждане в експлоатация на относимите инвестиции или осъществяването на съответните действия. Докладът ще бъде препратен на Европейския парламент.

Координаторът ще провежда всички необходими командировки до относимите обекти, свързани с изпълнението на проекта, или до местата, където се провеждат свързаните с проекта заседания.

Координационната дейност е пропорционална на сложността и прогнозните разходи за проектите.

Методика, която да бъде следвана

Координаторът ще работи в тясно сътрудничество с Комисията, и по-специално с Генерална дирекция „Енергетика“, със съответните държави членки, с организаторите на проекти и с други относими заинтересовани лица. Координаторът ще взема също така предвид координацията на проекта посредством BEMIP и в контекста на всички други дейности, които са предмет на проследяване в рамките на BEMIP.

Административно подпомагане и възстановяване на командировъчни разходи

На координатора ще бъде отпусната месечна надбавка с фиксиран размер от 3 000 EUR за покриване на разходите, свързани с административно подпомагане, когато то не се предоставя пряко от службите на Комисията (за комуникация, различни видове канцеларско обзавеждане, административно помещение, секретариат), както и пътни и представителни разходи, свързани с командировката, в съответствие с правилата на Комисията. Годишният бюджет за командировки е 15 000 EUR. Подробните правила за възстановяване на командировъчните разходи ще бъдат припомнени в отделен документ („ръководство“).

Поверителност и конфликт на интереси

Координаторът няма право да използва или разгласява документи или информация, които са му станали известни при изпълнение на служебните му задължения, освен ако тази информация вече не е обществено достояние. Координаторът трябва също така да избягва всякакви ситуации, които водят до конфликт на интереси по отношение на областите, в които е приканен да се намеси.

Приемане на заданието

С приемането на настоящия мандат координаторът потвърждава, че е прочел, разбрал и приел заданието и условията, изложени в настоящия документ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Ръководство за специфичните правила за работа на европейския координатор

Организация на командировките

В настоящия документ се описва процедурата, която трябва да се следва при всички командировки, провеждани в контекста на дейностите на европейския координатор (наричан по-нататък „координатор“).

Звеното за връзка на координатора в Комисията ще бъде отдел C4 на ГД „Енергетика“ (Инфраструктура и регионално сътрудничество). Личният състав от този отдел ще подпомага организацията на командировките и, когато е необходимо, ще придружава координатора.

Подготвяне на командировката

Заповед за командировка

Командировките на координатора трябва да бъдат въведени в корпоративния инструмент MIPS+ (система за интегрирана обработка на командировките) и следва да се придържат към общите правила, определени в „Ръководството за командировки и разрешени пътувания“, придружаващо Решението на Комисията относно общите разпоредби за прилагане на членове 11, 12 и 13 от приложение VII към Правилника за длъжностните лица (командировъчни разходи) и относно разрешените пътувания.

Командировките се считат за валидни само ако са одобрени от директора на ENER C, ГД „Енергетика“ (разпоредител с бюджетни кредити). Искането за командировка следва да включва датата и графика на командировката, местоназначението и целта.

Резервация на транспорт

Въз основа на одобрената заповед за командировка може да бъде направена резервация за транспорт чрез официалната пътническа агенция с помощта на отдел C4 на ГД „Енергетика“ или лично от координатора. Във втория случай координаторът споделя билетите и квитанциите, върху които има ясно посочена цена, с отдел C4 на ГД „Енергетика“. Отдел C4 на ГД „Енергетика“ ще въведе информация за организацията на пътуването в MIPS+.

Координаторът има право да поиска гъвкави билети, ако съществува значителен риск командировката да бъде отменена или изменена.

Възстановяване на разноските за хотел

Координаторът може да избере къде да отседне, като взема предвид таваните за възстановяване на разноските за настаняване. Разходите за настаняване се възстановяват при представяне на фактурата в размер до тавана за мястото на командировката или, ако разпоредителят с бюджетни кредити е дал разрешение за превишаване на тавана, се възстановява пълният размер на фактурата.

Разходите за допълнителни нощувки в случай на пътуване, съчетано с отпуск, няма да бъдат покрити.

Разходи за таксиметров транспорт

Трансферите с таксиметров транспорт може да бъдат разрешени от разпоредителя с бюджетни кредити, ако общественият транспорт не е подходяща алтернатива. Разходите ще бъдат възстановени при представяне на оправдателни документи.

Таксиметровите пътувания следва да се извършват в рамките на графика, посочен в заповедта за командировка.

Конфликт на интереси

Трябва да се избягват всякакви ситуации, които водят до конфликт на интереси по отношение на областите, в които координаторът е приканен да се намеси. Координаторът незабавно информира Комисията за всеки конфликт на интереси, възникнал по време на заданието.

Освен това координаторът няма право да използва или разгласява документи или информация, които са му станали известни при изпълнение на служебните задължения, освен ако тази информация вече не е обществено достояние. Всички резултати, постигнати от координатора, са собственост на Съюза, който може да ги използва или публикува по свое усмотрение.

Разходите за командировки не могат да се заплащат от организаторите на дадено мероприятие. Това се отнася и за командировките, предлагани от държавите членки. Организацията на пътуванията/командировките ще бъде покрита от Европейската комисия.

За да се използва по най-добрия начин бюджетът за командировка, при възможност командировките или посещенията следва да бъдат целенасочени, оптимизирани и групирани, за да се намали техният брой.

За командировките следва да се предпочитат по-екологосъобразните видове транспорт. Всяко предложение за подаръци във връзка с изпълнението на задълженията на координатора следва да бъде отхвърлено, освен ако е на символична стойност и не надвишава 50 EUR. Координаторът следва да се придържа към ръководството на Комисията за командировките, приложено към решението на Комисията за неговото назначаване.

След командировката

Доклад от командировката

Координаторът следва да представи доклад от командировката. Ако координаторът е придружен от представител на отдел C4 на ГД „Енергетика“, координаторът има право да ползва подкрепата на представителя за представянето на доклада. Докладът от командировката ще бъде предаден за информация на директора на ENER C, ГД „Енергетика“, и ще бъде приложен към искането за възстановяване на разходи. На определен етап тези документи могат да бъдат поискани от Европейския парламент или от Европейската сметна палата за оценка на обосновката на разходите.

Дата:

Име, фамилия:

Подпис: