L_2014329HR.01006801.xml

ODLUKA KOMISIJE

оd 13. studenoga 2014.

o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama

(2014/792/EU)

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (1), a posebno njezin članak 56. stavak 1.,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 215/2008 od 18. veljače 2008. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na Deseti Europski razvojni fond (2), a posebno njezin članak 17.,

uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 (3), a posebno njezin članak 7. stavak 6. i članak 11.,

budući da:

(1)

Komisija, koja je nadležna za izvršenje općeg proračuna Europske unije i provedbu svih ostalih fondova kojima upravlja Unija, uz dužno uvažavanje načela dobrog financijskog upravljanja utvrđenog u člancima 30. do 33. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, obvezna je suzbijati prijevare i sve ostale nezakonite djelatnosti kojima se šteti financijskim interesima Unije. Kako bi se zajamčilo da su dužnosnici za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija u potpunosti informirani o prijetnjama financijskim interesima Unije, potrebno je utvrditi unutarnja pravila uz Odluku Komisije C(2014)2784 (4).

(2)

Radi borbe protiv prijevara i zaštite financijskih interesa Unije Komisija upotrebljava središnju bazu podataka o isključenjima (CED) iz članka 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 1302/2008 od 17. prosinca 2008. o središnjoj bazi podataka o isključenjima (5) te sustav ranog upozoravanja iz Odluke 2008/969/EZ, Euratom od 16. prosinca 2008. o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama (6). Dok zakonodavno tijelo ne donese prijedlog o izmjeni Financijske uredbe (7), potrebno je osigurati da sustav ranog upozoravanja i dalje bude učinkovit.

(3)

U prijelaznom bi razdoblju svrha sustava ranog upozoravanja trebala ostati ista. Njime bi se trebalo osigurati širenje povjerljivih informacija unutar Komisije i njezinih izvršnih agencija s pomoću prijave upozorenja u sustav ranog upozoravanja u vezi s osobama koje mogu predstavljati prijetnju financijskim interesima i ugledu Unije ili bilo kojem drugom fondu kojim upravlja Unija.

(4)

Budući da direktori izvršnih agencija imaju status dužnosnika za ovjeravanje ovlaštenih na osnovi delegiranja Komisije za provedbu odobrenih sredstava za poslovanje, oni bi trebali imati pristup sustavu ranog upozoravanja na isti način kao i službe Komisije za upravljanje administrativnim odobrenim sredstvima i odobrenim sredstvima za poslovanje.

(5)

Budući da šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici Komisije za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 imaju status dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja Komisije za provedbu odobrenih sredstava za poslovanje, trebali bi imati isti pristup sustavu ranog upozoravanja kao i službe Komisije za upravljanje administrativnim odobrenim sredstvima i odobrenim sredstvima za poslovanje.

(6)

Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) u skladu s člankom 7. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 ima obvezu dostaviti predmetnim službama Komisije bez odgađanja informacije o istragama u tijeku na temelju kojih proizlazi da bi moglo biti primjereno poduzeti administrativne mjere predostrožnosti za zaštitu financijskih interesa Unije. Isto tako u skladu s člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 ima obvezu izraditi izvješće o završetku istrage i dati preporuke u kojima se, prema potrebi, navode sve mjere koje treba poduzeti, posebno u institucijama. Kako bi se omogućilo da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži upozorenje, potrebno je utvrditi koje informacije OLAF treba podnijeti Komisiji.

(7)	OLAF bi trebao imati pristup sustavu ranog upozoravanja radi provođenja svojih regulatornih istražnih zadaća te radi svojih obavještajnih aktivnosti i aktivnosti sprečavanja prijevara u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.

(8)	Radi pojednostavnjenja, trebalo bi pojednostavniti funkcioniranje sustava ranog upozoravanja, smanjiti broj kategorija upozorenja i pojasniti njihovo područje primjene, a nazivi upozorenja trebali bi biti jasni sami po sebi.

(9)	Upozorenja o provjeri temeljena na informacijama koje dostavlja OLAF trebao bi predložiti odgovorni dužnosnik za ovjeravanje nakon savjetovanja s Glavnom upravom za proračun i pravnom službom, u bliskoj suradnji s OLAF-om.

(10)

Upozorenja o isključenju trebao bi predložiti odgovorni dužnosnik za ovjeravanje Komisiji, a Glavna uprava za proračun i pravna služba trebale bi ih, prema potrebi, procijeniti na centraliziran način. Ako se ta upozorenja o isključenju predlažu na temelju informacija koje dostavlja OLAF, trebalo bi ih se procjenjivati u bliskoj suradnji s OLAF-om. Isti postupak trebao bi se primjenjivati ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava osobe o kojoj je riječ.

(11)	Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje trebao bi, u bliskoj suradnji s OLAF-om, odlučivati o posljedicama koje su potrebne za zaštitu financijskih interesa Unije i o toj odluci trebao bi obavijestiti OLAF.

(12)	Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje trebao bi biti nadležan za zahtjeve za unos, izmjenu, brisanje ili obnovu upozorenja. Kako bi se očuvala primjerena razina kontrole, takve zahtjeve trebalo bi podnijeti na hijerarhijskoj razini utvrđenoj u Odluci Komisije C(2014)2784.

(13)	Računovodstveni službenik trebao bi osigurati odgovarajuća tehnička rješenja za učinkovitu primjenu sustava ranog upozoravanja s pomoću središnjeg računovodstvenog sustava Komisije.

(14)

Detaljne informacije o nalozima za povrat i nalozima za pljenidbu bit će na raspolaganju svim službama Komisije i izvršnim agencijama s pomoću središnjeg računovodstvenog sustava Komisije. Upozorenja W3a (nalog za pljenidbu) i W4 (nalog za povrat) iz Odluke 2008/969/EZ, Euratom trebalo bi ukinuti. Samo te informacije sustavno ne opravdavaju upozorenje. Njima se traži da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provede analizu svih posebnih okolnosti slučaja kako bi se odlučilo je li potrebno upozorenje ili ne.

(15)

Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (8) predviđa se da tijekom obrade osobnih podataka Komisija mora poštovati zakonske uvjete povezane s obradom i uvjete koji se odnose na prijenos podataka propisane tom Uredbom i da takva obrada podliježe prethodnoj provjeri Europskog nadzornika za zaštitu podataka, nakon obavijesti dužnosnika Komisije za zaštitu podataka.

(16)	Odredbama o zaštiti podataka trebala bi se utvrditi prava osoba čiji podaci jesu ili bi se mogli unijeti u sustav ranog upozoravanja.

(17)

Određena prava na zaštitu podataka podliježu iznimkama utvrđenima člankom 20. Uredbe (EZ) br. 45/2001 koje treba analizirati slučaj po slučaj i primijeniti na privremenoj osnovi. Služba nadležna za traženje unosa relevantnih informacija i njihovih izmjena, uključujući ispravke i brisanje, trebala bi odlučivati o primjeni tih iznimaka.

(18)

Osobi koja podliježe mogućem upozorenju o isključenju trebala bi se dati mogućnost da izrazi svoje stajalište u pisanom obliku prije nego što se podnese zahtjev za prijavu upozorenja koji se odnosi na tu osobu u sustav ranog upozoravanja. Trebalo bi pružiti istu mogućnost ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe.

(19)	Tu mogućnost trebalo bi iznimno odgoditi kako bi se očuvala povjerljivost istrage ili nacionalnog pravnog postupka ako postoje čvrsti i zakoniti razlozi.

(20)

Odluka 2008/969/EZ, Euratom trebala bi se primjenjivati do 1. srpnja 2015. u onoj mjeri u kojoj je to potrebno kako bi se osiguralo poštovanje uredbi Vijeća o mjerama ograničavanja donesenima na temelju članka 215. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), dok se u računovodstvenom sustavu temeljenom na načelu nastanka poslovnog događaja (ABAC) ne uzmu u obzir informacije iz mjerodavne baze podataka službe nadležne za instrumente vanjske politike. Riječ je o prijavi upozorenja W5b iz Odluke 2008/969/EZ, Euratom.

(21)	Odluka 2008/969/EZ, Euratom trebala bi se do 1. srpnja 2015. primjenjivati na upozorenja W3a i W4 koja bi se do tada trebala izjednačiti s upozorenjima o provjeri za primjenu odjeljka 4. ove Odluke.

(22)	Za provedbu ove Odluke potrebno je redovito procjenjivati funkcioniranje sustava ranog upozoravanja i njegov učinkovit doprinos zaštiti financijskih interesa Unije.

ODLUČILA JE:

ODJELJAK 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Predmet, područje primjene i cilj

1. Ovom se Odlukom uspostavlja sustav ranog upozoravanja namijenjen dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama pri izvršenju općeg proračuna Europske unije i provedbu ostalih fondova kojima upravlja Unija.

2. Sustavom ranog upozoravanja pridonosi se zaštiti financijskih interesa Unije i ugleda Unije, borbi protiv prijevara i dobrom financijskom upravljanju.

3. Svrha sustava ranog upozoravanja jest sljedeća:

(a)	obavješćivanje s pomoću prijave upozorenja odgovornih dužnosnika za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija da bi osoba mogla predstavljati prijetnju financijskim interesima i ugledu Unije ili bilo kojem drugom fondu kojim upravlja Unija; i

(b)	omogućivanje da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provodi provjere ili poduzima odgovarajuće mjere, uključujući one iz odjeljka 4. na temelju upozorenja.

4. Informacijama se pridonosi sljedećem:

(a)

sprečavanju rizika s pomoću provjere na temelju pravodobnih informacija o osobi povezanih sa sumnjom ili zaključcima o bilo kojoj od sljedećih radnji:

—	značajnoj pogrešci ili nepravilnosti,

—	povredi dužnosti,

—	teškom kršenju ugovora ili

—	prijevari, korupciji i ostalim nezakonitim djelatnostima kojima se šteti financijskim interesima Unije kako je navedeno u članku 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012 (9).

(b)

isključenju osobe u smislu članka 106. stavka 1. i članka 109 stavka 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 („financijska pravila”).

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:

(a)	„računovodstveni službenik” znači računovodstveni službenik Komisije ili podređeni član osoblja kojem je računovodstveni službenik delegirao određene zadaće u skladu s člankom 69. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(b)

„odgovorni dužnosnik za ovjeravanje” znači dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja Komisije u smislu članka 65. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 nadležan u skladu s internim pravilima za izvršenje općeg proračuna Europske unije („proračun”), uključujući direktore izvršnih agencija, dužnosnike za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u smislu članka 65. te Uredbe koji obavljaju funkciju direktora i šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici Komisije za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. te Uredbe;

(c)

„osoba na koju se podaci odnose” znači osoba koju se može identificirati kako je navedeno u Uredbi (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom protoku kretanju podataka;

(d)

„zaključci” znače utvrđene činjenice otkrivene tijekom provedbe pravne obveze ili zabilježene u kontekstu revizija ili istraga koje provodi Revizorski sud, Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF), Služba za unutarnju reviziju (IAS) ili bilo koje druge revizije ili kontrole za koju je nadležan odgovorni dužnosnik za ovjeravanje;

(e)	„pravna obveza” znači obveza koju je Komisija preuzela u okviru glava V. do VIII. dijela 1. i dijela 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(f)

„osoba” znači svaka fizička ili pravna osoba ili svako udruženje bez pravne osobnosti kako slijedi:

—	primatelj kako je definiran člankom 2. točkom i. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,

—	natjecatelj ili ponuditelj,

—	podnositelj zahtjeva za bespovratna sredstva,

—	sudionik u nagradnom natjecanju,

—	plaćeni vanjski stručnjak u skladu s člankom 204. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,

—	osoba ovlaštena za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu nad drugim pravnim osobama iz članka 106. stavka 1. točke (b) i (e) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(g)	„povreda dužnosti” znači kršenje zakona, propisa ili etičkih standarda zanimanja te osobe kao i protuzakonito ponašanje kojim se utječe na njegovu profesionalnu vjerodostojnost;

(h)	„podizvođač” znači gospodarski subjekt kojeg je predložio natjecatelj, ponuditelj ili izvođač kako bi izvršio dio ugovora, a javni naručitelj nema izravnu pravnu obvezu s njim;

(i)	„značajna pogreška ili nepravilnost” znači značajna pogreška ili nepravilnost kako je definirana člankom 166. stavkom 2. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012;

(j)	„osoba za kontakt za upozorenje” znači osoba u službi nadležnoj za zahtjev koja je nadležna za dokumentaciju o upozorenju do njegova brisanja.

Članak 3.

Funkcioniranje sustava za rano upozoravanje

1. Računovodstveni službenik osigurava odgovarajuća tehnička rješenja za učinkovito funkcioniranje sustava ranog upozoravanja i njegovo praćenje.

Računovodstveni službenik unosi, mijenja, obnavlja ili briše upozorenja u sustavu ranog upozoravanja na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

2. Računovodstveni službenik donosi provedbene mjere povezane s tehničkim aspektima i utvrđuje povezane postupke, uključujući u području sigurnosti.

Računovodstveni službenik o tim mjerama obavješćuje službe Komisije i izvršne agencije.

Članak 4.

Ovlasti za zahtjev za upozorenje, njegovu izmjenu, obnavljanje ili brisanje i postupci u vezi s tim

1. Samo odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti prijavu, izmjenu, obnavljanje ili brisanje upozorenja.

2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje šalje zahtjev za prijavu, izmjenu, obnavljanje ili brisanje upozorenja računovodstvenom službeniku. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje upotrebljava obrazac iz Priloga ovoj Odluci.

3. Osoba za kontakt za upozorenje iz članka 8. provjerava da su uvjeti iz članaka 11. i 12. ispunjeni prije slanja zahtjeva računovodstvenom službeniku.

Članak 5.

Pristup sustavu ranog upozoravanja

Službe Komisije i izvršne agencije imaju izravan pristup informacijama koje se nalaze u sustavu ranog upozoravanja s pomoću središnjeg računovodstvenog sustava Komisije.

Službe Komisije ili izvršne agencije nadležne za lokalni sustav mogu upotrebljavati taj središnji računovodstveni sustav kako bi pristupile informacijama koje se nalaze u sustavu ranog upozoravanja ako je zajamčena podudarnost podataka između lokalnog sustava i središnjeg računovodstvenog sustava.

Članak 6.

Uporaba sustava ranog upozoravanja

Informacije pohranjene u sustavu ranog upozoravanja mogu se upotrebljavati samo za potrebe izvršenja proračuna ili provedbu bilo kojeg drugog fonda kojim upravlja Unija. To ne utječe na informacije iz središnje baze podataka o isključenjima iz članka 1. stavaka 2. i 3. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1302/2008 (10).

U skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi OLAF i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 (dalje u tekstu „Uredba o OLAF-u”) OLAF može upotrebljavati informacije iz sustava ranog upozoravanja i središnje baze podataka o isključenjima za svoje istrage i za aktivnosti sprečavanja prijevara, uključujući analize rizika.

Članak 7.

Raspored traženja podataka u sustavu ranog upozoravanja

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provjerava postoji li u sustavu ranog upozoravanja upozorenje povezano s određenom osobom u sljedećim fazama:

(a)	prije unošenja pojedinačne proračunske obveze;

(b)	prije unošenja ukupne proračunske obveze ako je u toj fazi osoba poznata;

(c)	u slučaju okvirnih proračunskih obveza, prije zaključivanja pravne obveze koja daje pravo na daljnja plaćanja osim ako se odnosi na plaćanja osoblja i naknadu putnih troškova za sudjelovanje na sastancima i natječajima;

(d)	u slučaju postupaka javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava, nagradnih natjecanja i poziva na iskaz interesa, najkasnije prije donošenja odluke o dodjeli;

(e)	u slučaju javne nabave, ako javni naručitelj ograniči broj natjecatelja pozvanih da podnesu ponudu prije završetka postupka odabira natjecatelja;

(f)	prije svih plaćanja, osim ako se odnosi na plaćanja osoblja i naknadu putnih troškova za sudjelovanje na sastancima i natječajima.

Članak 8.

Osoba za kontakt za upozorenje

Osoba za kontakt za upozorenje zadužena je za sljedeće:

(a)	priprema zahtjev za prijavu upozorenja;

(b)	šalje zahtjev i sve druge informacije povezane s upozorenjem računovodstvenom službeniku;

(c)	pruža informacije s pomoću kojih drugi odgovorni dužnosnici za ovjeravanje provode provjere ili odlučuju o posljedicama iz odjeljka 4.

ODJELJAK 2.

INFORMACIJE UNESENE U SUSTAV RANOG UPOZORAVANJA

Članak 9.

Kategorije upozorenja

1. Upozorenja u sustavu ranog upozoravanja dijele se u sljedeće dvije kategorije:

(a)

„upozorenja o provjeri” ako je osoba osumnjičena prijevare, korupcije ili druge nezakonite djelatnosti kojima se utječe na financijske interese Unije, kako je utvrđeno člankom 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012, značajne pogreške ili nepravilnosti, povrede dužnosti ili teškog kršenja ugovora odnosno kada se to ustanovi;

(b)	„upozorenja o isključenju” ako je osoba isključena u skladu s razlozima za isključenje propisanima člankom 106. stavkom 1. i člankom 109. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

2. Osoba može podlijegati različitim upozorenjima prijavljenima iz različitih razloga.

Članak 10.

Informacije iz upozorenja u sustavu ranog upozoravanja

Upozorenja u sustavu ranog upozoravanja sadržavaju sljedeće informacije:

(a)	identifikaciju osobe;

(b)	vrstu upozorenja;

(c)	trajanje upozorenja;

(d)	razloge zbog kojih osoba predstavlja prijetnju financijskim interesima i ugledu Unije ili bilo kojem drugom fondu kojim upravlja Unija;

(e)	informacije u vezi s kontradiktornim postupkom;

(f)	ime odgovornog dužnosnika za ovjeravanje;

(g)	ime osobe za kontakt za upozorenje iz članka 8. ove Odluke.

Članak 11.

Upozorenja o provjeri

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti upozorenje o provjeri ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

(a)	OLAF je u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 obavijestio odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ako se istragom pokaže da bi bilo primjereno poduzeti mjere za zaštitu financijskih interesa Unije;

(b)

Europski revizorski sud dostavio je informacije Komisiji ili je IAS dostavio informacije odgovornom dužnosniku za ovjeravanje koje upućuju na prijevaru, korupciju ili bilo koju drugu nezakonitu djelatnost kojom se utječe na financijske interese Unije, kako je utvrđeno člankom 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012, ili na značajne pogreške ili nepravilnosti ili povredu dužnosti ili teško kršenje ugovora u odnosu na osobu;

(c)

odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izvršio je provjeru, reviziju ili kontrolu navedene prijevare, korupcije ili druge nezakonite djelatnosti kojima se šteti financijskim interesima Unije, kako je utvrđeno člankom 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012, značajne pogreške, nepravilnosti, povrede dužnosti ili teškog kršenja ugovora u odnosu na osobu ili je zaprimio informacije o takvoj provjeri, reviziji ili kontroli.

2. Upozorenje o provjeri traje najviše godinu dana. Briše se kada se zatraži upozorenje o isključenju ili kada provjera više nije potrebna.

3. Upozorenje o provjeri automatski se briše na kraju razdoblja iz stavka 2.

4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti obnovu upozorenja o provjeri ako ga OLAF obavijesti da još nije došlo do zaključaka u istragama iz stavka 1., ali da istrage opravdavaju postojanje upozorenja o provjeri. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje isto tako može zatražiti obnovu upozorenja o provjeri ako su uvjeti utvrđeni stavkom 1. točkama (b) i (c) i dalje ispunjeni.

5. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obrazlaže zašto je potrebna obnova za zaštitu financijskih interesa i ugleda Unije.

6. Obnova se smatra novim zahtjevom za upozorenje o provjeri.

Članak 12.

Upozorenja o isključenju

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži upozorenje o isključenju za slučajeve iz članka 106. stavka 1. ili članka 109. stavka 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

2. Upozorenja o isključenju brišu se na kraju razdoblja isključenja.

3. Upozorenja o isključenju automatski se unose u središnju bazu podataka o isključenjima iz sustava ranog upozoravanja.

Članak 13.

Informacije koje prosljeđuje OLAF

Kada OLAF dostavlja informacije u skladu s člankom 7. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 kako bi se pomoglo odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri odlučivanju o poduzimanju mjera predostrožnosti za zaštitu financijskih interesa Europske unije ili u skladu s člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013, tim informacijama obuhvaćeno je sljedeće:

(a)	identitet predmetne osobe;

(b)	sažetak predmetnih činjenica i rizika utvrđenih u ispitnom postupku; sažetak je dostatan da omogući osobi da je učinkovito saslušana u skladu s člankom 16. ove Odluke;

(c)

bilo kakve posebne mjere koje se preporučuju za osiguravanje povjerljivosti, osobito u slučajevima u kojima se upotrebljavaju istražne mjere koje spadaju u nadležnost nacionalnog sudskog tijela, ili u slučaju vanjske istrage, u nadležnost nacionalnog tijela u skladu s nacionalnim propisima koji se primjenjuju za istrage.

ODJELJAK 3.

POSTUPOVNE ODREDBE ZA PRIJAVU UPOZORENJA

Članak 14.

Prethodna savjetovanja središnjih službi za upozorenja o provjeri

Prije nego što odluči zatražiti prijavu upozorenja o provjeri na temelju informacija koje je dostavio OLAF u skladu s člankom 7. stavkom 6. i člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje savjetuje se s Glavnom upravom za proračun (središnja financijska služba) i, prema potrebi, pravnom službom u bliskoj suradnji s OLAF-om u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.

Članak 15.

Procjena upozorenja o isključenju središnjih službi

Prije traženja upozorenja o isključenju u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točki (b), (c) i (e) te članka 109. stavka 1. i njegova primjerenog trajanja koji je predložio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, Glavna uprava za proračun i pravna služba provode centraliziranu procjenu. Ako se upozorenje o isključenju koje je predložio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje temelji se na informacijama koje je dostavio OLAF, ta se procjena provodi u bliskoj suradnji s OLAF-om.

Članak 16.

Pravo na saslušanje

1. Prijava upozorenja podliježe sljedećim pravilima:

(a)

Kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje namjerava zatražiti prijavu upozorenja o isključenju ili namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe, predmetnoj osobi najprije daje mogućnost da izrazi svoje stajalište u pisanom obliku. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje toj osobi najmanje 14 kalendarskih dana da to učini. Istodobno odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje tu osobu da će se upozorenje registrirati ako ta osoba ne pošalje odgovor.

Prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje toj osobi mogućnost da izrazi svoje stajalište na temelju informacija koje je dostavio OLAF.

(b)

Ako osoba podnese primjedbe kojima se ne mijenja procjena odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatražit će da računovodstveni službenik aktivira upozorenje.

Ako osoba podnese primjedbe koje, prema mišljenju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje upućuju na to da je upozorenje nerazmjerno ili nepotrebno, upozorenje se neće aktivirati i osoba će biti o tome obaviještena.

Računovodstveni službenik potvrdit će odgovornom dužnosniku za ovjeravanje prijavu upozorenja u sustav ranog upozoravanja, prema potrebi.

(c)	Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavijestit će osobu o aktivaciji upozorenja i njegovom trajanju. Međutim, ta obavijest nije potrebna ako osoba nije odgovorila na poziv da dostavi svoje primjedbe u pisanom obliku.

2. Do donošenja odluke o trajanju isključenja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti prijavu upozorenja o isključenju u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (e) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i prije nego što je predmetnoj osobi dao mogućnost da izrazi svoje stajalište. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje osobi mogućnost da izrazi svoje stajalište o trajanju isključenja.

3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti prijavu upozorenja o isključenju u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i prije nego što je predmetnoj osobi dao mogućnost da izrazi svoje stajalište ako ima službeni dokument kojim se utvrđuje situacija. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje osobu o prijavi upozorenja o isključenju.

4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može iznimno odgoditi tu mogućnost da osoba izrazi svoje stajalište u pisanom obliku prije podnošenja zahtjeva za prijavu upozorenja o isključenju ili prije poduzimanja bilo čega čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe, pod uvjetom da postoje čvrsti i zakoniti razlozi da se očuva povjerljivost istrage ili nacionalnog pravnog postupka, pri čemu se nastavlja s prijavom upozorenja.

5. Ako OLAF obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje u skladu s člankom 13., navodi je li potrebno očuvati povjerljivost istrage ili nacionalnog pravnog postupka i je li potrebno odgoditi mogućnosti da osoba izrazi svoje stajalište.

6. Osobi se daje mogućnost da izrazi svoje stajalište čim prestanu postojati razlozi za zaštitu istrage ili nacionalnog pravnog postupka.

Članak 17.

Zaštita podataka i prava osoba na koje se odnose podaci

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje osobe na koje se odnose podaci da podaci o njima mogu biti uključeni u sustav ranog upozoravanja i kome ti podaci mogu biti priopćeni. Ta opća informacija dostavlja se u pisanom obliku, osobito u pozivima na podnošenje ponuda, pozivima na podnošenje prijedloga, nagradnim natjecanjima i, ako nema poziva, prije sklapanja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava.

2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koji zatraži prijavu upozorenja nadležan je za odnose s osobom čiji su podaci uneseni u sustav ranog upozoravanja. Odgovara na zahtjeve predmetne osobe da se isprave netočni ili nepotpuni osobni podaci i na sve ostale zahtjeve ili pitanja te osobe.

3. Osoba isto tako može u pisanom obliku zatražiti od računovodstvenog službenika informaciju o tome je li prijavljena u sustavu ranog upozoravanja.

Računovodstveni službenik dostavlja tu informaciju osim ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, u dogovoru s OLAF-om, prema potrebi odluči da se primjenjuju ograničenja iz članka 20. stavka 1. Uredbe br. 45/2001.

4. Izbrisana upozorenja dostupna su samo u svrhu revizije i istrage i nisu vidljiva korisnicima sustava ranog upozoravanja.

Međutim, osobni podaci sadržani u upozorenjima koji se odnose na fizičke osobe ostaju dostupni u te svrhe samo tijekom pet godina od brisanja upozorenja.

Članak 18.

Revizija upozorenja

Ako osoba za koju je u sustavu ranog upozoravanja prijavljeno upozorenje dostavi nove elemente kojima dokazuje da razlozi za prijavu više ne postoje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži brisanje upozorenja.

Osoba za koju je u sustavu ranog upozoravanja prijavljeno upozorenje o isključenju može uputiti pritužbu Ombudsmanu i zatražiti sudsko preispitivanje.

ODJELJAK 4.

POSLJEDICE UPOZORENJA

Članak 19.

Opća pravila primjenjiva na posljedice

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje od osobe za kontakt za upozorenje zatraži sve relevantne informacije kako bi mogao odlučiti o posljedicama utvrđenima u ovom odjeljku.

2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na temelju informacija koje je dostavio OLAF zatraži prijavu upozorenja o provjeri u skladu s člankom 11., odgovorni dužnosnik za ovjeravanje primjenjuje postupak utvrđen u člancima 14. ili 15. ove Odluke i odlučuje o posljedicama u bliskoj suradnji s OLAF-om u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.

3. Pri odlučivanju o posljedicama odgovorni dužnosnik za ovjeravanje za sva upozorenja u obzir uzima sljedeće kriterije:

(a)	rizike za financijske interese i ugled Unije;

(b)	iznos i trajanje pravne obveze;

(c)	hitnost u provedbi pravne obveze;

(d)	narav činjenica;

(e)	ozbiljnost činjenica; i

(f)	moguće posljedice na provedbu pravne obveze.

Za upozorenja o isključenju odgovorni dužnosnik za ovjeravanje isto tako uzima u obzir narav i ozbiljnost razloga za isključenje te nužnost kontinuiteta usluge.

4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u svakom slučaju opravdava svoju odluku o posljedicama u pisanom obliku.

Članak 20.

Posljedice upozorenja o provjeri

1. U slučaju postupaka javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagradnih natjecanja ta provjera može biti sljedeća:

(a)	odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti dodatne popratne dokumente kako su utvrđeni u postupku javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagradnih natjecanja;

(b)	za postupak dodjele bespovratnih sredstava analiza rizika koji se odnosi na pretfinanciranje.

2. U slučaju pravne obveze ta provjera može biti sljedeća:

(a)	provjera da je djelovanje u skladu s pravnom obvezom, uključujući poštovanje rokova i sadržaj rezultata;

(b)	za postojeća bespovratna sredstva provjera prihvatljivosti troškova prije plaćanja ili provođenja revizije ili provjera na licu mjesta.

Članak 21.

Pravo na saslušanje nakon upozorenja o provjeri

Postupak utvrđen člankom 15. ove Odluke i pravo na saslušanje utvrđeno člankom 16. ove Odluke primjenjuju se i kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje nakon upozorenja o provjeri namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe.

Članak 22.

Posljedice upozorenja o isključenju u pogledu postupaka i pravnih obveza

1. U slučaju postupaka javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagradnih natjecanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje isključuje osobu koja podliježe upozorenju o isključenju iz sudjelovanja u postupcima javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava, osim ako su ispunjeni uvjeti utvrđeni člankom 106. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 kada je osoba u monopolističkom položaju.

2. U slučaju postojećih pravnih obveza odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odlučuje o posljedicama, uključujući sljedeće:

(a)	o nastavku izvršenja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava i provođenju svih odgovarajućih provjera;

(b)	o suspendiranju roka za plaćanje u skladu s člankom 92. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(c)	o suspendiranju plaćanja u skladu s člankom 208. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012;

(d)	o suspendiranju izvršenja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava u skladu s člankom 116. i člankom 135. stavkom 5. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(e)	o raskidanju pravne obveze ako se pravnom obvezom predviđa raskidanje na temelju informacija za koje je prijavljeno upozorenje.

3. Ako je osoba podizvođač, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži od ponuditelja, natjecatelja ili izvođača da zamijeni podizvođača.

Članak 23.

Posljedice upozorenja o isključenju na proračunske transakcije

1. U slučaju upozorenja o isključenju, prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje u računovodstvenom sustavu da bi se plaćanje trebalo izvršiti unatoč postojanju upozorenja.

2. Ako je prijavljeno upozorenje o isključenju, ne odobrava se nikakva pojedinačna proračunska obveza, prijava pojedinačne pravne obveze u proračunskim računima na temelju ukupne obveze i preuzimanje pravne obveze na temelju okvirne obveze, osim ako je osoba u monopolističkom položaju pod uvjetima utvrđenima u članku 106. stavku 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

ODJELJAK 5.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 24.

Stavljanje izvan snage

Odluka 2008/969/EZ, Euratom o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama stavlja se izvan snage.

Članak 25.

Prijelazne odredbe

1. Upozorenja o isključenju prijavljena u skladu s Odlukom 2008/969/EZ, Euratom ostaju aktivna sve do kraja njihova trajanja u skladu s tom Odlukom.

2. Upozorenja W1, W2 i W3b prijavljena u skladu s Odlukom 2008/969/EZ, Euratom smatraju se upozorenjima o provjeri na temelju ove Odluke.

3. Upozorenja W3a i W4 do 1. srpnja 2015. i dalje se prijavljuju u skladu s uvjetima utvrđenima u Odluci 2008/969/EZ, Euratom. Za primjenu odjeljka 4. ove Odluke upozorenja W3a i W4 smatraju se upozorenjima o provjeri na temelju ove Odluke. Odluka 2008/969/EZ, Euratom do 1. srpnja 2015. i dalje se primjenjuje na upozorenja W5b.

Članak 26.

Objavljivanje

Ova se Odluka objavljuje u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 13. studenoga 2014.

Za Komisiju

Kristalina GEORGIEVA

Potpredsjednica

(1) SL L 298, 26.10.2012., str. 1.

(2) SL L 78, 19.3.2008., str. 1.

(3) SL L 248, 18.9.2013., str. 1.

(4) Odluka Komisije C(2014)2784 od 30. travnja 2014. o unutarnjim pravilima o izvršenju općeg proračuna Europske unije (odjeljak Europske komisije) na znanje odjelima Komisije.

(5) SL L 344, 20.12.2008., str. 12.

(6) SL L 344, 20.12.2008., str. 125.

(7) COM(2014)358 od 18.6.2014.

(8) SL L 8, 12.1.2001., str. 1.

(9) Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1268/2012 od 29. listopada 2012. o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (SL L 362, 31.12.2012., str. 1.).

(10) Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 1302/2008 od 17. prosinca 2008. o središnjoj bazi podataka o isključenjima (SL L 344, 20.12.2008., str. 12.).