1.   Η παρούσα απόφαση θεσπίζει το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης («ΣΕΠ») που θα χρησιμοποιείται από τους διατάκτες της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών, κατά την εκτέλεση του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης και οποιωνδήποτε άλλων πόρων τους οποίους διαχειρίζεται η Ένωση.

2.   Το ΣΕΠ συμβάλλει στην προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης και στη διαφύλαξη της εικόνας της Ένωσης, στην καταπολέμηση της απάτης και στη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση.

3.   Στόχος του ΣΕΠ είναι:

4.   Η ενημέρωση συμβάλλει στην εξασφάλιση:

1.   Ο υπόλογος εξασφαλίζει τις κατάλληλες τεχνικές ρυθμίσεις για την αποτελεσματική λειτουργία του ΣΕΠ και την παρακολούθησή του.

Ο υπόλογος προβαίνει στην καταχώριση, τροποποίηση, ανανέωση ή διαγραφή προειδοποιήσεων ΣΕΠ κατόπιν αιτήσεως του αρμόδιου διατάκτη.

2.   Ο υπόλογος εγκρίνει μέτρα εφαρμογής όσον αφορά τις τεχνικές πτυχές και ορίζει τις σχετικές διαδικασίες, μεταξύ άλλων στον τομέα της ασφάλειας.

Κοινοποιεί δε τα μέτρα αυτά στις υπηρεσίες της Επιτροπής και στους εκτελεστικούς οργανισμούς.

1.   Μόνο ο αρμόδιος διατάκτης δύναται να ζητήσει την καταχώριση, την τροποποίηση, την ανανέωση ή τη διαγραφή προειδοποίησης.

2.   Ο αρμόδιος διατάκτης απευθύνει την αίτηση για καταχώριση, τροποποίηση, ανανέωση ή διαγραφή προειδοποιήσεων στον υπόλογο. Ο αρμόδιος διατάκτης χρησιμοποιεί το έντυπο που παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.

3.   Ο υπεύθυνος επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις που αναφέρεται στο άρθρο 8 επαληθεύει ότι πληρούνται οι όροι των άρθρων 11 ή 12 πριν από τη διαβίβαση της αίτησης προς τον υπόλογο.

1.   Οι προειδοποιήσεις ΣΕΠ χωρίζονται στις ακόλουθες δύο κατηγορίες:

2.   Ένα πρόσωπο μπορεί να υπόκειται σε διαφορετικές προειδοποιήσεις που έχουν καταχωριστεί για διαφορετικούς λόγους.

1.   Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει προειδοποίηση επαλήθευσης όταν πληρούται μία από τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

2.   Οι προειδοποιήσεις επαλήθευσης έχουν μέγιστη διάρκεια ενός έτους. Διαγράφονται όταν ζητείται προειδοποίηση αποκλεισμού ή όταν δεν υφίσταται πλέον ανάγκη επαλήθευσης.

3.   Στο τέλος της περιόδου που αναφέρεται στην παράγραφο 2, η προειδοποίηση επαλήθευσης διαγράφεται αυτομάτως.

4.   Ο αρμόδιος διατάκτης δύναται να ζητήσει την ανανέωση της προειδοποίησης επαλήθευσης σε περίπτωση που η OLAF τον ενημερώσει ότι τα συμπεράσματα των ερευνών που αναφέρονται στην παράγραφο 1 δεν έχουν ακόμη συναχθεί αλλά από τις έρευνες δικαιολογείται η διατήρηση της προειδοποίησης επαλήθευσης. Επίσης, ο αρμόδιος διατάκτης δύναται να ζητήσει την ανανέωση της προειδοποίησης επαλήθευσης όταν εξακολουθούν να πληρούνται οι προϋποθέσεις που προβλέπονται στην παράγραφο 1 στοιχεία β) και γ).

5.   Ο αρμόδιος διατάκτης γνωστοποιεί τους λόγους για τους οποίους η ανανέωση είναι αναγκαία για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων και της εικόνας της Ένωσης.

6.   Η ανανέωση θεωρείται ως νέα αίτηση για προειδοποίηση επαλήθευσης.

1.   Ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί προειδοποίηση αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 ή στο άρθρο 109 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.

2.   Η προειδοποίηση αποκλεισμού διαγράφεται στο τέλος της περιόδου αποκλεισμού.

3.   Η προειδοποίηση αποκλεισμού καταχωρίζεται αυτόματα στην ΚΒΑ από το ΣΕΠ.

1.   Η καταχώριση των προειδοποιήσεων διέπεται από τους ακόλουθους κανόνες:

2.   Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει την καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, εν αναμονή της απόφασης για τη διάρκεια του αποκλεισμού, ήδη πριν δοθεί στον ενδιαφερόμενο η δυνατότητα να διατυπώσει τις απόψεις του. Ο αρμόδιος διατάκτης παρέχει στον ενδιαφερόμενο τη δυνατότητα να παρουσιάσει τις απόψεις του σχετικά με τη διάρκεια του αποκλεισμού.

3.   Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει την καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 ήδη πριν δοθεί στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο η δυνατότητα να διατυπώσει τις απόψεις του, εφόσον διαθέτει επίσημο έγγραφο που βεβαιώνει την κατάσταση. Ο αρμόδιος διατάκτης κοινοποιεί στον ενδιαφερόμενο την καταχώριση της προειδοποίησης αποκλεισμού.

4.   Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να μεταθέσει χρονικά τη δυνατότητα που παρέχεται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο να εκφράσει τις απόψεις του γραπτώς πριν από το αίτημα για καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού ή πριν από την ανάληψη κάθε ενέργειας που μπορεί να θίξει τα δικαιώματα του ενδιαφερομένου, και να προχωρήσει στη διαδικασία καταχώρισης της προειδοποίησης, υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση του εμπιστευτικού χαρακτήρα της έρευνας ή των εθνικών νομικών διαδικασιών.

5.   Όταν η OLAF ενημερώνει τον αρμόδιο διατάκτη σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13, αναφέρει εάν υπάρχει ανάγκη διασφάλισης της εμπιστευτικότητας της έρευνας ή της εθνικής δικαστικής διαδικασίας και εάν πρέπει να μετατεθεί χρονικά η δυνατότητα που δίδεται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο να εκφράσει τις απόψεις του.

6.   Παρέχεται στον ενδιαφερόμενο η δυνατότητα να διατυπώσει τις απόψεις του αμέσως μόλις παύσουν να υφίσταται οι λόγοι προστασίας της έρευνας ή των εθνικών νομικών διαδικασιών.

1.   Ο αρμόδιος διατάκτης ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων ότι τα δεδομένα που τα αφορούν ενδέχεται να περιληφθούν στο ΣΕΠ καθώς και για το σε ποιον ενδέχεται να κοινοποιηθούν τα δεδομένα. Οι γενικές αυτές πληροφορίες κοινοποιούνται εγγράφως και, ιδίως, στις προσκλήσεις υποβολής προσφορών, προσκλήσεις υποβολής προτάσεων, διαγωνισμούς με απονομή βραβείου και, ελλείψει τέτοιων προσκλήσεων, πριν από την ανάθεση των συμβάσεων ή τη χορήγηση των επιδοτήσεων.

2.   Ο αρμόδιος διατάκτης που ζητεί την καταχώριση προειδοποίησης είναι υπεύθυνος για τις σχέσεις με το πρόσωπο τα στοιχεία του οποίου εισάγονται στο ΣΕΠ. Απαντά στις αιτήσεις από ενδιαφερόμενο πρόσωπο για τη διόρθωση όλων των ανακριβών ή ελλιπών προσωπικών δεδομένων, καθώς και σε οποιοδήποτε άλλο αίτημα ή ερώτηση του προσώπου αυτού.

3.   Ένα πρόσωπο μπορεί επίσης να ζητήσει γραπτώς από τον υπόλογο πληροφορίες για το αν είναι καταχωρισμένο στο ΣΕΠ.

Ο υπόλογος παρέχει τις πληροφορίες αυτές, εκτός εάν ο αρμόδιος διατάκτης, σε συνεννόηση με την OLAF κατά περίπτωση, αποφασίσει ότι εφαρμόζονται οι περιορισμοί του άρθρου 20 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001.

4.   Όσον αφορά τις διαγραφείσες προειδοποιήσεις, η πρόσβαση είναι δυνατή μόνο για λογιστικό έλεγχο και διενέργεια έρευνας και δεν είναι ορατές από τους χρήστες του ΣΕΠ.

Ωστόσο, η πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε προειδοποιήσεις που αφορούν φυσικά πρόσωπα παραμένει δυνατή για τους σκοπούς αυτούς μόνο για πέντε έτη από τη διαγραφή της προειδοποίησης.

1.   Ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί κάθε σχετική πληροφορία από τον υπεύθυνο επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις προκειμένου να είναι σε θέση να αποφασίσει για τις επιπτώσεις που προβλέπονται στο παρόν τμήμα.

2.   Όταν, με βάση τις πληροφορίες που παρέσχε η OLAF, ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί την καταχώριση προειδοποίησης επαλήθευσης βάσει του άρθρου 11, ο αρμόδιος διατάκτης ακολουθεί τη διαδικασία που καθορίζεται στα άρθρα 14 ή 15 της παρούσας απόφασης και αποφασίζει για τις επιπτώσεις σε στενή συνεργασία με την OLAF σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013.

3.   Κατά τη λήψη της απόφασης σχετικά με τις επιπτώσεις, ο αρμόδιος διατάκτης λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια για όλες τις προειδοποιήσεις:

Όσον αφορά τις προειδοποιήσεις αποκλεισμού, ο αρμόδιος διατάκτης λαμβάνει επίσης υπόψη τη φύση και τη σοβαρότητα των λόγων αποκλεισμού και την ανάγκη συνέχειας της υπηρεσίας.

4.   Ο αρμόδιος διατάκτης, σε κάθε περίπτωση, αιτιολογεί εγγράφως την απόφασή του ως προς τις επιπτώσεις.

1.   Στην περίπτωση διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων ή διαγωνισμών με απονομή βραβείου, η προβλεπόμενη επαλήθευση μπορεί να είναι η εξής:

2.   Σε περίπτωση νομικής δέσμευσης, η προβλεπόμενη επαλήθευση μπορεί να είναι η εξής:

1.   Σε περίπτωση διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων ή διαγωνισμούς με απονομή βραβείου, ο αρμόδιος διατάκτης αποκλείει πρόσωπο που υπόκειται σε προειδοποίηση αποκλεισμού από τη συμμετοχή σε διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων, εκτός εάν πληρούνται οι όροι που καθορίζονται στο άρθρο 106 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, όταν το πρόσωπο βρίσκεται σε μονοπωλιακή κατάσταση.

2.   Σε περίπτωση υφιστάμενων νομικών δεσμεύσεων, ο αρμόδιος διατάκτης αποφασίζει σχετικά με τις επιπτώσεις, στις οποίες περιλαμβάνεται οποιαδήποτε από τις ακόλουθες:

3.   Εάν το πρόσωπο είναι υπεργολάβος, ο αρμόδιος διατάκτης απαιτεί από τον προσφέροντα ή τον υποψήφιο ή τον ανάδοχο να υποκαταστήσει τον υπεργολάβο.

1.   Σε περίπτωση προειδοποίησης αποκλεισμού, κατά περίπτωση, ο αρμόδιος διατάκτης επιβεβαιώνει στο λογιστικό σύστημα ότι η πληρωμή θα πρέπει να πραγματοποιηθεί παρά την ύπαρξη της προειδοποίησης.

2.   Όταν καταχωρίζεται προειδοποίηση αποκλεισμού, δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί καμία ατομική δημοσιονομική δέσμευση, καμία καταχώριση ατομικής νομικής δέσμευσης στους δημοσιονομικούς λογαριασμούς βάσει συνολικής δέσμευσης και καμία σύναψη νομικής δέσμευσης βάσει προσωρινής δέσμευσης, εκτός από τις περιπτώσεις όπου το πρόσωπο βρίσκεται σε μονοπωλιακή κατάσταση, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στο άρθρο 106 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.

1.   Οι προειδοποιήσεις αποκλεισμού που καταχωρίζονται δυνάμει της απόφασης 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ παραμένουν ενεργοποιημένες μέχρι το τέλος της διάρκειάς τους, σύμφωνα με την εν λόγω απόφαση.

2.   Οι προειδοποιήσεις W1, W2 και W3β που καταχωρίστηκαν δυνάμει της απόφασης 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ θεωρούνται προειδοποιήσεις επαλήθευσης δυνάμει της παρούσας απόφασης.

3.   Οι προειδοποιήσεις W3α και W4 εξακολουθούν να καταχωρίζονται μέχρι την 1η Ιουλίου 2015 σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ. Για την εφαρμογή του τμήματος 4 της παρούσας απόφασης, οι προειδοποιήσεις W3α και W4 θεωρούνται ως προειδοποιήσεις επαλήθευσης δυνάμει της παρούσας απόφασης. Η απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ εξακολουθεί να ισχύει για τις προειδοποιήσεις W5β μέχρι την 1η Ιουλίου 2015.