Απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για την Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσεως και Εργασίας

της 26ης Μαρτίου 2004

για έγκριση των κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα

(2004/321/ΕΚ)

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1649/2003 του Συμβουλίου, της 18ης Ιουνίου 2003, που τροποποιεί τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 περί της δημιουργίας Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για την Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας και καταργεί τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76(1),

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Οι γενικές αρχές και τα όρια που διέπουν το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα, όπως ορίζονται στο άρθρο 255 της συνθήκης, καθορίζονται από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής(2).

(2) Όταν εγκρίθηκε ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, τα τρία θεσμικά όργανα συμφώνησαν σε κοινή δήλωση ότι οι Οργανισμοί και οι συναφείς υπηρεσίες οφείλουν να εφαρμόζουν τους κανόνες που είναι σύμφωνοι με αυτούς του παρόντος κανονισμού.

(3) Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1649/2003 αναφέρει ότι ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 θα ισχύει για έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του Ιδρύματος.

(4) Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1649/2003 αναφέρει επίσης ότι το διοικητικό συμβούλιο θεσπίζει τις πρακτικές λεπτομέρειες εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 εντός προθεσμίας έξι μηνών από την 29η Σεπτεμβρίου 2003, ή από την έναρξη ισχύος του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1649/2003.

(5) Οι σαφείς κανόνες επιτρέπουν την ομαλή λειτουργία βοηθώντας τους αρμοδίους στην ακριβή και ταχεία επεξεργασία των αιτήσεων του κοινού,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Εφαρμογή και πεδίο εφαρμογής

1. Το δικαίωμα πρόσβασης αφορά τα έγγραφα που βρίσκονται στο Ίδρυμα, δηλαδή εκείνα που έχουν συνταχθεί ή παραληφθεί από αυτόν και βρίσκονται στην κατοχή του.

2. Οι πολίτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης και κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατοικεί ή έχει την έδρα του σε ένα κράτος μέλος έχει δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα του Ιδρύματος σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

3. Κατ' εφαρμογή του άρθρου 2 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι πολίτες τρίτης χώρας που δεν κατοικούν σε κράτος μέλος καθώς και τα νομικά πρόσωπα που δεν έχουν την έδρα τους σε ένα από τα κράτη μέλη, έχουν δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα του Ιδρύματος υπό τους ίδιους όρους με τους δικαιούχους που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 2

Αιτήσεις πρόσβασης

1. Οι αιτήσεις για πρόσβαση στα έγγραφα του Ιδρύματος που δεν τίθενται στη διάθεση του κοινού υποβάλλονται γραπτώς, περιλαμβανομένης της ηλεκτρονικής μορφής και κατά τρόπο επαρκώς σαφή ώστε το Ίδρυμα να προσδιορίζει τα έγγραφα.

2. Το Ίδρυμα απαντά στις αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός προθεσμίας 15 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης.

3. Στις περιπτώσεις πολύπλοκων ή ογκωδών αιτήσεων, η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιμες ημέρες. Κάθε παράταση της προθεσμίας πρέπει να είναι αιτιολογημένη και να ανακοινώνεται προηγουμένως στον αιτούντα.

4. Σε περίπτωση ασαφούς αίτησης, όπως αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το Ίδρυμα καλεί τον αιτούντα να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες ούτως ώστε να καταστεί δυνατός ο προσδιορισμός των αιτούμενων εγγράφων. Η προθεσμία απάντησης αρχίζει να τρέχει από την στιγμή που το Ίδρυμα έχει στη διάθεσή του τις εν λόγω πληροφορίες.

5. Αποφάσεις που είναι μερικώς αρνητικές πρέπει να αναφέρουν τον λόγο της άρνησης με βάση μια από τις εξαιρέσεις που απαριθμούνται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 3

Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων

1. Μόλις καταχωρηθεί η αίτηση αποστέλλεται στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής, εκτός εάν η απάντηση δοθεί με επιστολή. Η απόδειξη παραλαβής και η απάντηση αποστέλλονται γραπτώς και, ενδεχομένως, ηλεκτρονικά.

2. Ο αιτών ενημερώνεται για τη συνέχεια που δίδεται στην αίτησή του από τον προϊστάμενο διοίκησης.

3. Σε περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης, ο αιτών μπορεί εντός προθεσμίας 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης του Ιδρύματος, να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση ζητώντας από το Ίδρυμα να επανεξετάσει τη θέση του.

4. Η απουσία απάντησης εκ μέρους του Οργανισμού εντός της καθορισμένης προθεσμίας παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

Άρθρο 4

Επεξεργασία των επιβεβαιωτικών αιτήσεων

1. Ο διευθυντής λαμβάνει τις αποφάσεις άρνησης της πρόσβασης που αφορούν επιβεβαιωτικές αιτήσεις. Ενημερώνει δε το διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού σχετικά με τις εν λόγω ενέργειες.

2. Η απόφαση γνωστοποιείται στον αιτούντα γραπτώς, ή ενδεχομένως ηλεκτρονικά, και προσδιορίζει σε ποια από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 βασίζεται καθώς και τους λόγους της άρνησης. Τον ενημερώνει επίσης για το δικαίωμά του να ασκήσει προσφυγή στο Πρωτοδικείο ή να καταθέσει καταγγελία στον ευρωπαίο διαμεσολαβητή.

Άρθρο 5

Διαβουλεύσεις

1. Όταν στο Ίδρυμα υποβάλλεται αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο, το οποίο βρίσκεται στην κατοχή του αλλά προέρχεται από τρίτο, το Ίδρυμα ελέγχει εάν εφαρμόζεται μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού.

2. Εάν, μετά την εξέταση αυτή, το Ίδρυμα κρίνει ότι πρέπει να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης βάσει μίας από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, η αρνητική απόφαση αποστέλλεται στον αιτούντα χωρίς να ζητηθεί η γνώμη του συντάκτη τρίτου.

3. Το Ίδρυμα δίδει ευνοϊκή συνέχεια στην αίτηση χωρίς διαβουλεύσεις με τον συντάκτη τρίτο εφόσον:

α) το αιτούμενο έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί είτε από το συντάκτη του είτε δυνάμει του κανονισμού ή ανάλογων διατάξεων·

β) η δημοσιοποίηση, ενδεχομένως εν μέρει, του περιεχομένου του δεν θίγει εμφανώς ένα από τα συμφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 4 του κανονισμού.

Άρθρο 6

Άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης

1. Τα έγγραφα αποστέλλονται ταχυδρομικώς, με φαξ ή, εφόσον διατίθεται, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σε περίπτωση ογκωδών ή δύσκολων στον χειρισμό τους εγγράφων, ο αιτών μπορεί να κληθεί να εξετάσει το έγγραφο επί τόπου. Η επιτόπια αυτή εξέταση είναι δωρεάν.

2. Εάν το έγγραφο έχει δημοσιευτεί, η απάντηση συνίσταται στην γνωστοποίηση των στοιχείων αναφοράς της δημοσίευσης ή/και του τόπου όπου είναι διαθέσιμο το έγγραφο και, ενδεχομένως, της διεύθυνσης του εγγράφου στην ιστοθέση του Ιδρύματος.

3. Εάν ο όγκος των αιτούμενων εγγράφων υπερβαίνει τις είκοσι σελίδες, μπορεί να ζητηθεί από τον αιτούντα να καταβάλει αντίτιμο 0,40 ευρώ ανά σελίδα προσαυξημένο με τα έξοδα αποστολής. Τα σχετικά με άλλα μέσα αποστολής έξοδα αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν μπορούν να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.

Άρθρο 7

Μητρώο εγγράφων

1. Προκειμένου να πραγματωθούν τα δικαιώματα των πολιτών δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το Ίδρυμα προσφέρει πρόσβαση στο μητρώο εγγράφων το οποίο διατίθεται μέσω του δικτυακού τόπου του Ιδρύματος.

2. Το μητρώο περιλαμβάνει τον τίτλο του εγγράφου, ένα μοναδικό στοιχείο αναφοράς, το θέμα ή/και μια σύντομη περιγραφή του εγγράφου και την ημερομηνία παραλαβής ή σύνταξής του και της καταχώρισής του στο μητρώο.

Άρθρο 8

Έγγραφα στα οποία το κοινό έχει άμεση πρόσβαση

1. Το παρόν άρθρο εφαρμόζεται αποκλειστικά και μόνον στα έγγραφα που συντάσσονται ή παραλαμβάνονται μετά την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2. Τα ακόλουθα έγγραφα παραδίδονται αυτομάτως κατόπιν αιτήσεως και, στο μέτρο του δυνατού, διατίθενται άμεσα:

α) ημερήσιες διατάξεις και τελικά πρακτικά συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και του προεδρείου·

β) αποφάσεις που λαμβάνονται από το διοικητικό συμβούλιο και το προεδρείο·

γ) τα προερχόμενα από τρίτους έγγραφα που έχουν ήδη δοθεί στη δημοσιότητα από τον συντάκτη τους ή με τη συγκατάθεσή του·

δ) τα έγγραφα που έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί κατόπιν προγενέστερης αίτησης.

Άρθρο 9

Έκθεση

Το Ίδρυμα δημοσιεύει σε ετήσια βάση ως μέρος της ετήσιας έκθεσης, πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης, ειδικότερα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τον αριθμό των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα του Ιδρύματος, τον αριθμό των αρνήσεων και τον λόγο για τις εν λόγω αρνήσεις.

Άρθρο 10

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης και αρχίζει να ισχύει από την ημέρα της δημοσίευσής της.

Έγινε στο Δουβλίνο, στις 26 Μαρτίου 2004

Για το διοικητικό συμβούλιο

Marjaana Valkonen

(1) ΕΕ L 245 της 29.9.2003, σ. 25.

(2) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.