RAPPORT DE LA COMMISSION AU CONSEIL sur l'application de l'annexe X au statut (Règlement n° 3019/87 du Conseil du 5.10.1987) Année 1999

RAPPORT DE LA COMMISSION AU CONSEIL

sur l'application de l'annexe X au statut (Règlement n° 3019/87 du Conseil du 5.10.1987) Année 1999

INTRODUCTION

Conformément à l'article 101bis du statut, l'annexe X détermine, sans préjudice des autres dispositions du statut, les dispositions particulières et dérogatoires applicables aux fonctionnaires affectés dans un pays tiers.

Selon les termes de l'article 14 de l'annexe X, "la Commission présente annuellement au Conseil un rapport portant sur l'application de la présente annexe et, notamment, sur la fixation du taux de l'indemnité de conditions de vie conformément à l'article 10".

Depuis le 1.1.1988, la Commission a établi neuf rapports. Ils portent sur les périodes octobre 1987-décembre 1988, 1989, 1990-1991, 1992, 1993, 1994, 1995, 1996 et 1997-1998.

Conformément aux souhaits exprimés par le Conseil, l'année 1999 a été caractérisée par la poursuite de l'effort de redéploiement des effectifs et, en ce qui concerne les coefficients correcteurs, par la sélection suite à un appel d'offres d'un sous-traitant qualifié et plus compétitif qu'EuroCost afin de réduire les coûts de leur établissement.

Suite à la crise dans les Balkans, l'année 1999 a également été caractérisée par la création de la Task Force pour la reconstruction du Kosovo.

CHAPITRE 1: DISPOSITIONS GENERALES

Article 1: Recrutement

Le nombre d'emplois accordés au Service extérieur s'est accru en 1999, par l'allocation de quatre nouveaux emplois au titre du budget 1999 et par plusieurs opérations de redéploiement du Siège vers le Service extérieur.

Le redéploiement de neuf postes dans le cadre de la déconcentration vers les pays PHARE a été mis en oeuvre, le redéploiement de 21 postes du Siège des DGs Relations extérieures vers les délégations s'est poursuivi et quatre redéploiements supplémentaires ont été lancés, notamment par la DG XXIV (contrôle vétérinaire) et par la DG IB (assistance à l'Envoyé spécial pour le Processus de Paix au Moyen-Orient).

Le résultat de ces opérations a été d'accroître la dotation du Service extérieur qui atteignait au 31 décembre 1999, avec les cinq postes "floaters", le nombre de 693 postes. L'abattement forfaitaire opéré sur la dotation du Service extérieur, rectifiée par un virement destiné à couvrir une deuxième tranche de redéploiements mis en oeuvre au cours de l'exercice, ramenait toutefois le montant des effectifs financés pour 1999 à 644.

La crise dans les Balkans a requis une action d'urgence et une partie des emplois vacants prévus pour les ouvertures / renforcements selon la décision de la Commission du 22 juillet 1998 ont été utilisés pour des renforcements dans les pays voisins du Kosovo, en Albanie, dans l'Ancienne République Yougoslave de Macédoine et en Yougoslavie.

Au 31 décembre 1999, 627 emplois étaient effectivement occupés au Service extérieur, et quatre "floaters" opéraient à partir du Siège.

En 1999, trois recrutements ont eu lieu sur base de la liste de réserve du COM/A/696.

Article 2: Mobilité

Exercice de rotation

L'exercice de rotation 1999 a porté sur 159 fonctionnaires (133 en 1998) inscrits sur la liste de rotation et a résulté en:

-63 mouvements de délégation à délégation (52 en 1998)

-49 mouvements des délégations vers le Siège (49 en 1998)

-12 cessations de fonctions (8 en 1998)

Le principe de l'alternance des affectations entre délégations et Siège a pu être maintenu:

-49 mouvements des délégations vers le Siège (49 en 1998)

-56 mouvements du Siège vers les délégations (58 en 1998)

Il y a donc eu en tout 180 mouvements (contre 170 en 1998) dans le cadre de l'exercice de rotation 1999.

Redéploiements

En plus des redéploiements décidés en 1998 et mis en oeuvre en 1999 (25 postes, dont 21 à partir de DGs RELEX sur base d'une décision globale du Comité de Direction du Service extérieur dont neuf au titre de la déconcentration PHARE), la Commission a décidé le 22 juillet 1998 le redéploiement de 13 postes au sein du réseau afin de renforcer la représentation communautaire dans les pays et régions où se concentrent ses priorités politiques. Cette opération de redéploiement doit s'échelonner sur les exercices 1999 (sept postes: cinq A, un B, un C), 2000 (cinq postes A) et 2001 (un poste A). Le redéploiement de 1999 s'est effectué au départ d'Antigua (A), Samoa (A), Sénégal (A), Surinam (deux postes A), Togo (A), Paris (B), Hongrie (C). Une partie de ces postes a été utilisée pour renforcer les délégations en Albanie (trois postes), en Yougoslavie (un poste) et le Bureau de l'Envoyé Spécial dans l'Ancienne République Yougoslave de Macédoine (trois postes), dans le cadre de la crise dans les Balkans.

Article 3: Recyclage

En 1999, les décisions de recyclage ont porté sur 40 fonctionnaires du Service extérieur réaffectés au Siège dans une des Directions générales et services Relations extérieures, en application du principe de l'alternance des affectations dans le cadre de la politique de rotation.

CHAPITRE 2: OBLIGATIONS

Article 4: Exercice des fonctions au lieu d'affectation

Cet article n'appelle pas de commentaires.

Article 5: Logement

En 1999, la DG Relex.K a poursuivi la politique visant à mettre à la disposition des fonctionnaires hors Communauté des logements meublés. Des références de surfaces habitables, de nombre de chambres et de coût/m2 par pays ont été établies.

Quelques dossiers pilotes ont été initiés, en vue d'une application de l'art. 23 de l'annexe X, dans des pays où les conditions du marché et l'environnement juridique le permettent.

CHAPITRE 3: CONDITIONS DE TRAVAIL

Articles 6, 7 et 9: Congés annuels

L'année 1999 a été la deuxième année d'application effective de la décision de la Commission du 17.7.1997 concernant la réforme des modalités d'application du régime des congés des fonctionnaires affectés dans un pays tiers.

Cette réforme, qui consiste en la comptabilisation des droits sur la base de jours ouvrables au lieu de jours calendrier et en la fixation à six jours par an du nombre maximum de jours de fermeture des bureaux pour tous les pays, a d'une part facilité le travail de gestion et le contrôle dans les délégations et au Siège et, d'autre part, a éliminé toute disparité de traitement des fonctionnaires.

Par ailleurs, les résultats positifs déjà enregistrés suite au suivi plus rigoureux de la planification des congés, dans le but notamment d'une diminution des reports, ont été encore confirmés en 1999.

Par contre, l'article 9, 2, qui stipule que le congé de détente ne peut être combiné avec un congé annuel a soulevé des commentaires de la part des fonctionnaires quant aux contraintes et manque de flexibilité engendrés par son application.

Articles 8 et 9 2: Octroi exceptionnel d'un congé de détente

Dans le cadre de l'exercice annuel habituel, la Commission a décidé le 17 février 1999 l'octroi, à titre exceptionnel, des congé de détente pour l'année 1999 pour les seuls lieux d'affectation où les conditions de vie ont été jugées "particulièrement éprouvantes" en se basant sur les paramètres utilisés pour la fixation annuelle de l'indemnité de conditions de vie.

La poursuite d'une application rigoureuse des conditions formulées dans l'article 8 de l'annexe X se traduit par l'octroi de ce droit à 30 lieux en 1999 (comme indiqué en annexe I), par rapport à 27 lieux en 1998. La légère hausse des lieux bénéficiaires entre 1998 et 1999 est notamment justifiée par l'augmentation du nombre de pays en crise en 1998 (13 lieux contre sept lieux en 1997) suite à la dégradation des conditions de sécurité. L'effet de cette hausse a cette année encore été neutralisé par l'application du principe de la proratisation du droit par rapport à la durée effective de la crise. De fait, trois lieux déclarés en crise en 1998 n'ont pas bénéficié de congés de détente en 1999 compte tenu de la durée réduite de ces crises (Indonésie, Lesotho et R.F. Yougoslavie).

CHAPITRE 4: REGIME PECUNIAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX

SECTION 1: REGIME PECUNIAIRE ET ALLOCATIONS FAMILIALES

Article 10 1: Indemnité de conditions de vie

La Commission a décidé le 14 décembre 1998 les taux de l'indemnité de conditions de vie pour l'exercice tel que repris au tableau en annexe II.

Article 10 2: Indemnité complémentaire

En 1999 une indemnité complémentaires a été versée, sur base des décision de la Commission, aux fonctionnaires présents au lieux d'affectation des pays indiqués ci-après:

>EMPLACEMENT TABLE>

Articles 11 et 12: Modalités de paiement des rémunérations

En ce qui concerne la monnaie de paiement des rémunérations en 1999, les moyennes des pourcentages par rapport aux fonctionnaires concernés sont les suivantes:

-82% ont opté pour le paiement de leur salaire en francs belges en application de l'article 11 de l'annexe X au statut;

-14% ont demandé le paiement d'une partie de leur rémunération en monnaie locale. Parmi ceux-ci, 73% ont demandé le plafond prévu par les directives internes relatives à l'article 12 de l'annexe X au statut (80%) et les autres ont opté pour des pourcentages se situant entre 11 et 76%.

Le Japon a continué à bénéficier en 1999 du pourcentage de 90% en application du 2ème paragraphe de l'article premier des directives internes relatives à l'article 12 de l'annexe X au statut.

-Enfin, 4% ont demandé sur base des justificatifs adéquats le paiement d'une partie de leur rémunération dans une monnaie autre que celle du lieu d'affectation en application du 2ème alinéa de l'article 12 de l'annexe X au statut (Russie, Ukraine et Kazakhstan).

Article 13: Coefficients correcteurs

La Commission a approuvé, le 5 février 1999, la décision n° 185 [1], portant adaptation des coefficients correcteurs applicables à partir des 1er février, 1er mars, 1er avril, 1er mai et 1er juin 1998, aux rémunérations des fonctionnaires des Communautés européennes affectés dans les pays tiers.

[1] JO L 60 du 9.3.1999, p. 83.

Le Conseil a adopté, le 15 février 1999, le règlement n° 342/99 [2], portant fixation des coefficients correcteurs applicables à partir du 1er juillet 1998 aux rémunérations des fonctionnaires des Communautés européennes affectés dans les pays tiers.

[2] JO L 43 du 17.2.1999, p. 1.

La Commission a approuvé, le 18 août 1999, la décision n° 703 [3], portant adaptation des coefficients correcteurs applicables à partir des 1er août, 1er septembre, 1er octobre, 1er novembre et 1er décembre 1998, aux rémunérations des fonctionnaires des Communautés européennes affectés dans les pays tiers.

[3] JO L 277 du 28.10.1999, p. 37.

Les efforts entrepris par la DG RELEX durant les années précédentes, et visant à réduire le coût des travaux statistiques, ont abouti, à l'automne 1999.

Les nouvelles procédures de travail retenues permettront de réduire de moitié les coûts par rapport au niveau initial, tout en sauvegardant la qualité des résultats.

A partir d'avril 2000, les travaux seront pris en charge par la firme Air-Inc, nouveau sous-traitant d'Eurostat qui remplacera EuroCost.

Article 15: Allocations scolaires

Le montant total payé au titre des allocations scolaires s'est élevé à 2.750.787 euros pour l'année 98/99.

Le système d'octroi des avances sur les allocations scolaires a été maintenu en faveur des fonctionnaires dont les charges scolaires étaient particulièrement élevées. Toutes les avances octroyées au titre de l'année scolaire 98/99 ont été régularisées dans les délais prévus.

Comme les années précédentes, le taux de change relativement élevé du YEN a amené la Commission à autoriser un dépassement du plafond annuel de remboursement durant l'année scolaire 98/99 pour les fonctionnaires en poste au Japon dont les enfants fréquentaient un établissement scolaire international sur place.

Article 16: Indemnités d'installation et de réinstallation

Une indemnité d'installation est payée au fonctionnaire qui est affecté en délégation. L'indemnité de réinstallation est payée au fonctionnaire qui cesse définitivement ses fonctions.

Pendant la période de 1998/99 il a été procédé à l'examen de 346 dossiers d'indemnités d'installation et de huit indemnités de réinstallation en francs belges pour un montant total de 3.472.944 euros et de 28 indemnités d'installation et 16 de réinstallation en monnaie locale pour un montant de 639.772 euros.

SECTION 2: REGLES RELATIVES AU REMBOURSEMENT DES FRAIS

Article 17: Remboursement des dépenses effectuées pour le déménagement du mobilier et des frais réels d'installation pour le fonctionnaire ne disposant plus au même lieu d'affectation d'un logement meublé mis à sa disposition par l'Institution

Cet article n'a pas dû être appliqué en 1999.

Article 18: Logement provisoire

163 décisions d'autorisation de logement provisoire ont été prises en 1999 (166 en 1997 et 187 en 1998).

Article 19: Véhicules de service / indemnité kilométrique

Depuis juin 1996, sont d'application les règles d'utilisation des véhicules pour les besoins du service et des véhicules privés. Une révision de ce texte a été effectuée fin 1998 et distribuée début 1999. L'indemnité kilométrique visée à l'article 19 a été établie conformément à la pratique de plusieurs États membres en se basant sur des coûts moyens d'opération. Cette indemnité est actuellement de 0,26 euros/km (0,36 euros/km pour les 4 x 4).

Article 20: Frais de voyage occasionnés par les congés de détente

Les frais de voyage occasionnés par les congés de détente ont été remboursés pour la distance comprise entre le lieu d'affectation et le lieu de détente déterminé par la Commission. En cas de dérogation au lieu de détente, le remboursement a été effectué dans la limite de ce coût. Les dépenses effectuées en 1998 ont été de 221.264 écus et en 1999 de 249.499 euros.

Article 21: Remboursement des frais de transport des effets personnels, déménagements, garde-meubles

Cet article n'a pas donné lieu à des difficultés.

247 déménagements ont eu lieu en 1997, 266 en 1998 et 237 en 1999.

Une mise à jour des règles de déménagement des effets personnels a été effectuée en 1997 et a été mise en oeuvre début 1998. En 1997, un appel d'offres pour le contrat d'assurances pour le transport de ces effets a été également lancé et le contrat a été approuvé par la CCAM et signé fin février 1998.

Article 23: Remboursement du loyer lorsque le fonctionnaire ne bénéficie pas d'un logement mis à sa disposition par l'Institution

Comme exposé sous l'article 5, dix cas d'application de l'article 23 sont actuellement en cours. Sur base de cette expérience la Commission tirera les leçons quant aux conditions dans lesquelles cet article peut s'appliquer en vue de concilier efficacité et bonne gestion budgétaire.

SECTION 3: SECURITE SOCIALE

Article 24 3: Rapatriement sanitaire d'urgence ou d'extrême urgence

En 1999, 21 rapatriements sanitaires ont eu lieu pour un coût total d'environ 140.000 euros y compris le contrat de stand-by avec SOS Ambulance.

Article 25: Couverture "accidents" des ayants droit des fonctionnaires

Comme annoncé précédemment, un nouveau contrat passé en 1999 a permis de baisser le coût de la prime qui est pris en charge conjointement par la Commission et le fonctionnaire.

CHAPITRE 6: DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Article 27: Dispositions transitoires en matière de rémunération

Cet article est devenu caduc depuis octobre 1992.

ANNEXE 1

DETERMINATION DES DROITS A CONGE DE DETENTE

(Article 8 de l'Annexe X)

Date d'effet : 1er janvier 1999

>EMPLACEMENT TABLE>

ANNEXE 2

LISTE DES LIEUX D'AFFECTATION

ET DES TAUX D'INDEMNITE CONDITIONS DE VIE

(Article 10 de l'Annexe X)

Date d'effet : 1er janvier 1999 (Israël au 1.7.98)

>EMPLACEMENT TABLE>