Bruxelles, den 20.5.2016

COM(2016) 266 final

BILAG

til

Forslag til Rådets afgørelse

om den holdning, som Den Europæiske Union skal indtage i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Det Europæisk Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, hvad angår vedtagelse af det blandede udvalgs forretningsorden og nedsættelse af specialiserede arbejdsgrupper


BILAG

til

Forslag til Rådets afgørelse

om den holdning, som Den Europæiske Union skal indtage i det blandede udvalg, der er nedsat ved rammeaftalen mellem Det Europæisk Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde, hvad angår vedtagelse af det blandede udvalgs forretningsorden og nedsættelse af specialiserede arbejdsgrupper

BILAG 1

AFGØRELSE Nr. 1/2016 TRUFFET AF DET BLANDEDE EU-INDONESIEN-UDVALG

af …

om vedtagelse af dets forretningsorden

DET BLANDEDE EU-INDONESIEN-UDVALG HAR —

under henvisning til rammeaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde ("aftalen"), særlig artikel 41, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)Aftalen trådte i kraft den 1. maj 2014.

(2)For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør det blandede udvalg nedsættes snarest muligt.

(3)I henhold til aftalens artikel 41, stk. 5, fastsætter det blandede udvalg selv sin forretningsorden —

BESTEMT FØLGENDE:

Eneste artikel

Det blandede udvalgs forretningsorden som fastsat i bilaget vedtages herved.

Udfærdiget i …,

For det blandede EU-Indonesien-udvalg

Formand

BILAG A

Det blandede udvalgs forretningsorden

Artikel 1

Sammensætning og formandskab

1. Det blandede udvalg, som er nedsat i overensstemmelse med artikel 41 i rammeaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde (i det følgende benævnt "aftalen"), varetager sine opgaver som fastsat i aftalens artikel 41.

2. Det blandede udvalg er sammensat af repræsentanter for begge sider på det højst mulige niveau.

3. Udvalgets formandskab varetages skiftevist af Republikken Indonesiens udenrigsminister og Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik. De kan overdrage ansvaret for at varetage formandskabet for alle eller en del af det blandede udvalgs møder til en højtstående embedsmænd.

Artikel 2

Repræsentation

1. Parterne meddeler hinanden listen over deres repræsentanter i det blandede udvalg ("medlemmerne"). Listen ajourføres af det blandede udvalgs sekretariat.

2. Et medlem, der ønsker at være repræsenteret af en suppleant, meddeler skriftligt formanden navnet på suppleanten, inden det pågældende møde finder sted. Suppleanten for et medlem af udvalget udøver alle dette medlems rettigheder.

Artikel 3

Delegationer

1. Medlemmerne af det blandede udvalg kan ledsages af andre embedsmænd. Inden hvert møde underrettes parterne af sekretariatet om den planlagte sammensætning af de delegationer, der deltager i mødet.

2. Når det er hensigtsmæssigt, kan personer i deres egenskab af eksperter eller repræsentanter for andre organer efter fælles overenskomst blandt parterne indbydes til at deltage i det blandede udvalgs møder som observatører eller for at orientere om et bestemt emne.

Artikel 4

Møder

1. Det blandede udvalg træder normalt sammen mindst hvert andet år, eller de to parter aftaler en anden hyppighed. Formanden indkalder til møderne i det blandede udvalg. Møderne afholdes skiftevist i Indonesien og Bruxelles på en dato, som parterne fastsætter efter fælles overenskomst. Det blandede udvalg kan også afholde ekstraordinære møder efter fælles overenskomst blandt parterne.

2. Hvis parterne er enige, kan møderne i det blandede udvalg undtagelsesvist også afholdes ved anvendelse af tekniske hjælpemidler som f.eks. video- eller telekonference.

3. Det blandede udvalg holder normalt møder på det højst mulige embedsmandsplan som aftalt mellem parterne. Parterne skal i den forbindelse bestræbe sig på at sikre deltagelse på ministerniveau, når dette er muligt.

4. Når det blandede udvalgs formandskab varetages på ministerniveau, forberedes dette forinden på et møde på højt embedsmandsniveau.

Artikel 5

Offentlighed

1. Møderne i det blandede udvalg er ikke offentlige, medmindre parterne bestemmer andet. Når en part indgiver oplysninger, der er angivet som fortrolige, til det blandede udvalg, behandler den anden part disse oplysninger fortroligt.

2. Det blandede udvalg kan fremsætte offentlige erklæringer, hvis det vurderes at være hensigtsmæssigt.

Artikel 6

Sekretariat

En repræsentant for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil og en repræsentant for Republikken Indonesiens regering fungerer sammen som sekretærer for det blandede udvalg. Al korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg fremsendes til sekretærerne. Korrespondance til og fra formanden for det blandede udvalg kan have enhver skriftlig form, herunder e-mail.

Artikel 7

Dagsordener for møderne

1. Formanden udarbejder en foreløbig dagsorden for hvert møde. Den udsendes sammen med de relevante dokumenter til den anden part, normalt senest 15 dage før mødets begyndelse.

2. Formanden kan foreslå, at der deltager eksperter i det blandede udvalgs møder med henblik på at orientere om et bestemt emne på dagsordenen.

3. Det blandede udvalg vedtager dagsordenen ved begyndelsen af hvert møde. Punkter, som ikke optræder på den foreløbige dagsorden, kan optages på dagsordenen, hvis de to parter er enige herom.

4. Under særlige omstændigheder kan formanden efter aftale med parterne afkorte de frister, der er fastsat i stk. 1, for at tage hensyn til omstændighederne i en bestemt sag.

Artikel 8

Godkendt protokollat

1. Møderne i det blandede udvalg skal munde ud i et godkendt protokollat.

2. De to sekretærer udarbejder i fællesskab og efter forslag fra værten et udkast til godkendt protokollat, normalt senest 30 kalenderdage efter mødedatoen. Udkastet til godkendt protokollat bygger på formandens sammenfatning af de konklusioner, som det blandede udvalg er nået frem til.

3. Det godkendte protokollat godkendes af begge parter senest 45 dage efter mødedatoen eller en anden dato, som aftales mellem parterne. Når der er opnået enighed om protokollatet, underskriver de to parter to originaleksemplarer. Hver part modtager et originalt eksemplar.

Artikel 9

Afgørelser og henstillinger

1. Med henblik på det blandede udvalgs varetagelse af den opgave, der er omhandlet i aftalens artikel 41, kan det blandede udvalg beslutte at vedtage en afgørelse og/eller henstilling. En sådan afgørelse og/eller henstilling skal forsynes med et løbenummer, datoen for dens vedtagelse og en beskrivelse af emnet.

2. Afgørelsen og/eller henstillingen kan under visse omstændigheder vedtages ved skriftlig procedure.

3. Uanset artikel 5 om offentlighed kan hver af parterne beslutte at offentliggøre det blandede udvalgs afgørelser og henstillinger i deres respektive officielle tidende.

Artikel 10

Korrespondance

1. Korrespondance stilet til det blandede udvalg sendes til sekretæren for en af parterne, som derpå underretter den anden sekretær.

2. Sekretariatet sørger for, at al korrespondance stilet til det blandede udvalg fremsendes til formanden og om nødvendigt rundsendes som dokumenter, jf. artikel 11 i denne forretningsorden.

3. Korrespondance fra formanden sendes af sekretariatet til parterne og rundsendes i givet fald som dokumenter som omhandlet i artikel 11 i denne forretningsorden.

Artikel 11

Dokumenter

1. Hvis forhandlingerne i det blandede udvalg er baseret på skriftlige dokumenter, nummereres disse og rundsendes af sekretariatet til medlemmerne.

2. Hver sekretær er ansvarlig for rundsendelse af dokumenterne til de relevante medlemmer af hans eller hendes part i det blandede udvalg og systematisk fremsendelse af kopier til den anden sekretær.

Artikel 12

Udgifter

1. Parterne afholder hver især de udgifter, der påløber i forbindelse med deltagelse i det blandede udvalgs møder, såvel udgifter til personale, rejser og underhold som udgifter til postforsendelser og telekommunikation.

2. Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af den part, der er vært for mødet.

Artikel 13

Ændring af forretningsordenen

Hver part kan skriftligt anmode om ændring af forretningsordenen ved fælles overenskomst mellem parterne, jf. artikel 9.

Artikel 14

Arbejdsgrupper og andre mekanismer

1. Det blandede udvalg kan nedsætte specialiserede arbejdsgrupper eller oprette andre mekanismer for at bistå det med varetagelsen af sine opgaver. De specialiserede arbejdsgrupper og andre mekanismer skal rapportere til det blandede udvalg.

2. Det blandede udvalg kan beslutte at nedlægge eksisterende specialiserede arbejdsgrupper eller andre mekanismer eller nedsætte flere specialiserede arbejdsgrupper eller oprette andre mekanismer til at bistå det under varetagelsen af dets opgaver.

4. De specialiserede arbejdsgrupper har kun beføjelse til at fremsætte henstillinger til det blandede udvalg.



BILAG 2

AFGØRELSE Nr. 2/2016 TRUFFET AF DET BLANDEDE EU-INDONESIEN-UDVALG

af …

om nedsættelse af specialiserede arbejdsgrupper og oprettelse af andre mekanismer

DET BLANDEDE EU-INDONESIEN-UDVALG HAR —

under henvisning til rammeaftalen mellem Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater på den ene side og Republikken Indonesien på den anden side om et alsidigt partnerskab og samarbejde ("aftalen"), særlig artikel 41, og

ud fra følgende betragtninger:

(1)Aftalen trådte i kraft den 1. maj 2014.

(2)For at bidrage til en effektiv gennemførelse af aftalen bør dens institutionelle ramme fastlægges snarest muligt.

(3)I henhold til aftalens artikel 41, stk. 3, og artikel 14 i det blandede udvalgs forretningsorden kan det blandede udvalg nedsætte specialiserede arbejdsgrupper til at bistå det med varetagelsen af sine opgaver.

(4)For at muliggøre drøftelser på ekspertplan om de centrale områder, som aftalen finder anvendelse på, kan der nedsættes specialiserede arbejdsgrupper og oprettes andre mekanismer. Parterne kan desuden aftale at ændre listen over specialiserede arbejdsgrupper eller andre mekanismer og/eller deres rækkevidde.

(5)I henhold til artikel 9 i sin forretningsorden kan det blandede udvalg også træffe afgørelser ved skriftlig procedure.

(6)En sådan afgørelse bør træffes af det blandede udvalg, således at de specialiserede arbejdsgrupper eller mekanismer kan blive operationelle rettidigt —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Eneste artikel

De specialiserede arbejdsgrupper og andre mekanismer, der er anført i bilaget, nedsættes og oprettes herved.

Udfærdiget i

For det blandede EU-Indonesien-udvalg

Formand

BILAG A

Det blandede EU-Indonesien-udvalg

Specialiserede arbejdsgrupper og andre mekanismer

1)    Specialiseret arbejdsgruppe vedrørende udviklingssamarbejde

2)    Specialiseret arbejdsgruppe vedrørende handel og investering

3)    Menneskerettighedsdialog

4)    Politisk dialog

5)    Sikkerhedsdialog