EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 5.11.2018
COM(2018) 724 final
BIJLAGE
bij
Voorstel voor een besluit van de Raad
betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in de Gezamenlijke Raad, die is opgericht krachtens de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, met betrekking tot de goedkeuring van het reglement van orde voor de Gezamenlijke Raad en het reglement van orde voor het Handels- en ontwikkelingscomité
AANHANGSEL
BESLUIT NR. 1 VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD
van
betreffende de vaststelling van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad en van het Handels- en ontwikkelingscomité
DE GEZAMENLIJKE RAAD,
Gezien de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, ("de overeenkomst"), ondertekend op 10 juni 2016 in Kasane, en met name de artikelen 100, 101 en 102,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
1.Het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad wordt vastgesteld overeenkomstig bijlage I.
2.Het reglement van orde van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt vastgesteld overeenkomstig bijlage II.
3.Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.
Gedaan te ................ op…………………
|
Voor de Gezamenlijke Raad
|
|
Minister van Handel van
|
Vertegenwoordiger van de EU
|
BIJLAGE I
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD
HOOFDSTUK I
ORGANISATIE
Artikel 1
Samenstelling en voorzitterschap
1.De Gezamenlijke Raad, die is opgericht krachtens artikel 100 van de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, ("de overeenkomst"), voert zijn taken uit overeenkomstig de artikelen 100 en 101 van de overeenkomst.
2.De verwijzing naar "de partijen" in dit reglement van orde komt overeen met de definitie in artikel 104 van de overeenkomst.
3.Zoals bepaald in artikel 101, lid 1, van de overeenkomst bestaat de Gezamenlijke Raad uit, enerzijds, de betrokken leden van de Raad van de EU en de betrokken leden van de Europese Commissie of hun vertegenwoordigers, en, anderzijds, de betrokken ministers van de SADC-EPO-staten of hun vertegenwoordigers.
4.De Gezamenlijke Raad wordt op ministerieel niveau beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de EU, en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten. De eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad wordt gezamenlijk voorgezeten door de partijen.
5.De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 2
Vergaderingen
1.Overeenkomstig artikel 102, lid 4, komt de Gezamenlijke Raad met regelmatige tussenpozen van niet meer dan twee (2) jaar bijeen, en wanneer de omstandigheden zulks vereisen in buitengewone vergadering, indien de partijen daartoe gezamenlijk besluiten.
2.De vergaderingen worden beurtelings gehouden in Brussel of in een van de SADC-EPO-staten, tenzij de partijen anders overeenkomen.
3.Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden vergaderingen van de Gezamenlijke Raad bijeengeroepen door de partij die het voorzitterschap bekleedt, na overleg met de andere partij.
4.De partijen kunnen overeenkomen om de vergaderingen van de Gezamenlijke Raad via elektronische middelen te houden.
Artikel 3
Waarnemers
De Gezamenlijke Raad kan besluiten om op ad-hocbasis waarnemers uit te nodigen, en bepalen welke agendapunten voor deze waarnemers zullen openstaan.
Artikel 4
Secretariaat
1.De partij die als gastheer voor de vergadering van de Gezamenlijke Raad optreedt, treedt op als secretariaat.
2.Wanneer de vergadering via elektronische middelen plaatsvindt, treedt de partij die het voorzitterschap bekleedt op als secretariaat.
HOOFDSTUK II
WERKING
Artikel 5
Documenten
Wanneer de besprekingen van de Gezamenlijke Raad gebaseerd zijn op schriftelijke ondersteunende documenten, worden deze documenten door het secretariaat van de Gezamenlijke Raad genummerd en als document van de Gezamenlijke Raad verspreid.
Artikel 6
Kennisgeving en agenda voor de vergaderingen
1.Uiterlijk dertig (30) dagen vóór een vergadering stelt het secretariaat de partijen van de bijeenroeping ervan op de hoogte en vraagt om input voor de agenda. Als een dringende aangelegenheid en/of onvoorziene omstandigheden moeten worden besproken, kan de vergadering op korte termijn worden bijeengeroepen.
2.Het secretariaat van de Gezamenlijke Raad stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk veertien (14) dagen voor de vergadering door het secretariaat aan de voorzitter en de leden van de Gezamenlijke Raad toegezonden.
3.De voorlopige agenda bevat punten waarvoor het secretariaat van de Gezamenlijke Raad van een partij een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen.
4.De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.
5.De voorzitter van de Gezamenlijke Raad kan met instemming van alle partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.
Artikel 7
Verslag van de vergadering
Tenzij de partijen anders overeenkomen, wordt het verslag van elke vergadering opgesteld door het secretariaat van de Gezamenlijke Raad en aangenomen aan het eind van iedere vergadering.
Artikel 8
Besluiten en aanbevelingen
1.Overeenkomstig artikel 102 van de overeenkomst stelt de Gezamenlijke Raad besluiten of aanbevelingen bij consensus vast in de in de overeenkomst genoemde gevallen.
2.In de gevallen waarin de Gezamenlijke Raad krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten in het verslag van de vergaderingen voorzien van het opschrift "Besluit" dan wel "Aanbeveling". Het secretariaat van de Gezamenlijke Raad voorziet de vastgestelde besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
3.In gevallen waarin een SADC-EPO-staat niet aanwezig is, worden de besluiten en/of aanbevelingen van de vergadering door het secretariaat meegedeeld aan het lid dat de vergadering niet kon bijwonen. Die SADC-EPO-staat verstrekt binnen tien (10) kalenderdagen na verzending van de besluiten en/of aanbevelingen een schriftelijk antwoord, waarin hij de besluiten en/of aanbevelingen aangeeft waarmee hij niet akkoord is, vergezeld van de redenen daarvoor. Als een dergelijk schriftelijk antwoord niet binnen tien (10) kalenderdagen is verstrekt, worden de besluiten en/of aanbevelingen geacht te zijn vastgesteld. Wanneer de SADC-EPO-staat die de vergadering niet heeft bijgewoond niet akkoord gaat met bepaalde besluiten en/of aanbevelingen, is de procedure van lid 4 van toepassing.
4.In de perioden tussen de vergaderingen kan de Gezamenlijke Raad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten en aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure of via elektronische middelen vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen vertegenwoordigers van de partijen.
5.Besluiten en aanbevelingen die door de Gezamenlijke Raad zijn goedgekeurd, worden geauthenticeerd door een authentieke kopie te maken, die door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten wordt ondertekend.
Artikel 9
Openbaarheid
1.De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
2.De partijen kunnen besluiten tot bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad.
HOOFDSTUK III
SLOTBEPALINGEN
Artikel 10
Uitgaven
1.Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan de vergaderingen van de Gezamenlijke Raad.
2.Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen, het verstrekken van tolkdiensten en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.
Artikel 11
Handels- en ontwikkelingscomité
Zoals bepaald in artikel 103, lid 5, van de overeenkomst brengt het Handels- en ontwikkelingscomité verslag uit aan de Gezamenlijke Raad.
Artikel 12
Wijziging van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan schriftelijk worden gewijzigd bij besluit van de Gezamenlijke Raad overeenkomstig artikel 8.
BIJLAGE II
REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELS- EN ONTWIKKELINGSCOMITÉ
HOOFDSTUK I
ORGANISATIE
Artikel 1
Samenstelling en voorzitterschap
1.Het Handels- en ontwikkelingscomité, dat is opgericht krachtens artikel 103 van de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, ("de overeenkomst"), voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 103 van de overeenkomst.
2.De verwijzing naar "de partijen" in dit reglement van orde komt overeen met de definitie in artikel 104 van de overeenkomst.
3.Zoals bepaald in artikel 103, lid 1, van de overeenkomst bestaat het Handels- en ontwikkelingscomité uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk hoge ambtenaren.
4.Overeenkomstig artikel 103, lid 2, van de overeenkomst wordt het Handels- en ontwikkelingscomité beurtelings voorgezeten door een hoge ambtenaar van de Europese Commissie en door een hoge ambtenaar van de SADC-EPO-staten. De eerste vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt gezamenlijk voorgezeten door een hoge ambtenaar van de Europese Commissie en een hoge ambtenaar van de SADC-EPO-staten.
5.De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 2
Vergaderingen
1.Het Handels- en ontwikkelingscomité vergadert minstens eenmaal per jaar of op verzoek van een van de partijen. De vergaderingen worden beurtelings gehouden in Brussel of in een van de SADC-EPO-staten, tenzij de partijen anders overeenkomen.
2.Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité bijeengeroepen door de partij die het voorzitterschap bekleedt, na overleg met de andere partij.
3.De partijen kunnen overeenkomen om de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité via elektronische middelen te houden.
Artikel 3
Waarnemers
Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten om op ad-hocbasis waarnemers uit te nodigen, en bepalen welke agendapunten voor deze waarnemers zullen openstaan.
Artikel 4
Secretariaat
1.De partij die als gastheer voor de vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité optreedt, treedt op als secretariaat.
2.Wanneer de vergadering via elektronische middelen plaatsvindt, treedt de partij die het voorzitterschap bekleedt op als secretariaat.
HOOFDSTUK II
WERKING
Artikel 5
Documenten
Wanneer de besprekingen van het Handels- en ontwikkelingscomité gebaseerd zijn op schriftelijke ondersteunende documenten, worden deze door het secretariaat van het Handels- en ontwikkelingscomité genummerd en als document van het Handels- en ontwikkelingscomité verspreid.
Artikel 6
Kennisgeving en agenda voor de vergaderingen
1.Uiterlijk 30 dagen vóór een vergadering stelt het secretariaat de partijen van de bijeenroeping ervan op de hoogte en vraagt om input voor de agenda. Als een dringende aangelegenheid en/of onvoorziene omstandigheden moeten worden besproken, kan de vergadering op korte termijn worden bijeengeroepen.
2.Het secretariaat van het Handels- en ontwikkelingscomité stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk 14 dagen voor de vergadering door het secretariaat aan de voorzitter en de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité toegezonden.
3.De voorlopige agenda bevat punten waarvoor het secretariaat van het Handels- en ontwikkelingscomité van een partij een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen.
4.De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Handels- en ontwikkelingscomité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.
5.De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan met instemming van alle partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.
Artikel 7
Verslag van de vergadering
Tenzij de partijen anders overeenkomen, wordt het verslag van elke vergadering opgesteld door het secretariaat van het Handels- en ontwikkelingscomité en aangenomen aan het eind van iedere vergadering.
Artikel 8
Besluiten en aanbevelingen
1.Overeenkomstig artikel 103, lid 6, van de overeenkomst stelt het Handels- en ontwikkelingscomité besluiten of aanbevelingen bij consensus vast in de in de overeenkomst genoemde gevallen of wanneer die bevoegdheid door de Gezamenlijke Raad aan dat comité is verleend.
2.Wanneer het Handels- en ontwikkelingscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, of wanneer deze bevoegdheid door de Gezamenlijke Raad aan dat comité is verleend, worden de desbetreffende documenten in het verslag van de vergaderingen voorzien van het opschrift "Besluit" dan wel "Aanbeveling". Het secretariaat van het Handels- en ontwikkelingscomité voorziet de vastgestelde besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.
3.In gevallen waarin een SADC-EPO-staat niet aanwezig is, worden de besluiten en/of aanbevelingen van de vergadering door het secretariaat meegedeeld aan het lid dat de vergadering niet kon bijwonen. Die SADC-EPO-staat verstrekt binnen 10 kalenderdagen na verzending van de besluiten en/of aanbevelingen een schriftelijk antwoord, waarin hij de besluiten en/of aanbevelingen aangeeft waarmee hij niet akkoord is, vergezeld van de redenen daarvoor. Als een dergelijk schriftelijk antwoord niet binnen 10 kalenderdagen is verstrekt, worden de besluiten en/of aanbevelingen geacht te zijn vastgesteld. Wanneer de SADC-EPO-staat die de vergadering niet heeft bijgewoond niet akkoord gaat met bepaalde besluiten en/of aanbevelingen, is de procedure van lid 4 van toepassing.
4.In de perioden tussen de vergaderingen kan het Handels- en ontwikkelingscomité, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten en aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure of via elektronische middelen vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen vertegenwoordigers van de partijen.
5.Besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité worden geauthenticeerd door een authentieke kopie te maken, die door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten wordt ondertekend.
Artikel 9
Openbaarheid
1.De vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
2.De partijen kunnen besluiten tot bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.
HOOFDSTUK III
SLOTBEPALINGEN
Artikel 10
Uitgaven
1.Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.
2.Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen, het verstrekken van tolkdiensten en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.
Artikel 11
Speciale comités en andere organen
1.Het Speciaal Comité voor douane en handelsbevordering, dat is opgericht uit hoofde van artikel 50 van de overeenkomst, het landbouwpartnerschap, opgericht uit hoofde van artikel 68 van de overeenkomst, en het Speciaal Comité voor geografische aanduidingen en handel in wijn en gedistilleerde dranken, dat is opgericht uit hoofde van artikel 13 van protocol 3 bij de overeenkomst, brengen verslag uit aan het Handels- en ontwikkelingscomité.
2.Overeenkomstig artikel 50, lid 2, onder f), van de overeenkomst en artikel 13, lid 5, van protocol 3 van de overeenkomst stellen het Speciaal Comité voor douane en handelsbevordering en het Speciaal Comité voor geografische aanduidingen en handel in wijn en gedistilleerde dranken respectievelijk hun eigen reglement van orde vast.
3.Overeenkomstig artikel 68, lid 3, van de overeenkomst worden de voorschriften voor de werking van het landbouwpartnerschap in onderlinge overeenstemming door de partijen in het Handels- en ontwikkelingscomité vastgesteld.
4.Overeenkomstig artikel 103, lid 3, van de overeenkomst kan het Handels- en ontwikkelingscomité speciale technische werkgroepen oprichten voor de behandeling van specifieke aangelegenheden waarvoor zij deskundigheid bezitten.
5.Het Handels- en ontwikkelingscomité stelt het reglement van orde voor de speciale technische werkgroepen vast. Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten speciale technische werkgroepen op te heffen of hun mandaat vast te leggen of te wijzigen.
6.De speciale technische werkgroepen brengen na elke vergadering verslag uit aan het Handels- en ontwikkelingscomité.
Artikel 12
Wijziging van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij schriftelijk besluit van het Handels- en ontwikkelingscomité in overeenstemming met artikel 8.