►B

ROZHODNUTIE RADY

z 19. marca 2001

prijímajúce bezpečnostné nariadenia Rady

(2001/264/ES)

(Ú. v. ES L 101, 11.4.2001, p.1)

Úradný vestník

  No

page

date

 M1

ROZHODNUTIE RADY z 10. februára 2004,

  L 63

48

28.2.2004

►M2

ROZHODNUTIE RADY z 12. júla 2005,

  L 193

31

23.7.2005

►M3

ROZHODNUTIE RADY z 20. decembra 2005,

  L 346

18

29.12.2005

OBSAH

ČASŤ I

Základné princípy a minimálne normy bezpečnosti

ČASŤ II

ODDIEL I

Organizácia bezpečnosti v Rade Európskej únie

ODDIEL II

Utajenia a označovania

ODDIEL III

Riadenie utajenia

ODDIEL IV

Fyzická bezpečnosť

ODDIEL V

Všeobecné pravidlá pre princíp „potreby poznať“ a povolenie mať tajné informácie

ODDIEL VI

Postup na získanie povolenia mať tajné informácie pre úradníkov a iných zamestnancov GSC

ODDIEL VII

Príprava, distribúcia, prenos, uchovávanie a zničenie tajného materiálu EÚ

ODDIEL VIII

Trés secret UE/prísne tajné registre EÚ

ODDIEL IX

Bezpečnostné opatrenia, ktoré sa majú uplatňovať v čase určitých zasadnutí, ktoré sa konajú mimo komplexu budov Rady a ktoré zahŕňajú veľmi citlivé problémy

ODDIEL X

Porušenia bezpečnosti a ohrozenie tajných informácií EÚ

ODDIEL XI

Ochrana informácií spracovávaných v systémoch informačnej technológie a komunikačných systémoch

ODDIEL XII

Sprístupnenie tajných informácií EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám

Dodatky

Dodatok 1

Zoznam orgánov národnej bezpečnosti

Dodatok 2

Porovnanie národných bezpečnostných utajení

Dodatok 3

Návod na praktické uskutočnenie utajenia

Dodatok 4

Usmernenia pre sprístupňovanie tajných informácií EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám

—

Spolupráca na úrovni 1

Dodatok 5

Usmernenia pre sprístupňovanie tajných informácií EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám

—

Spolupráca na úrovni 2

Dodatok 6

Usmernenia pre sprístupňovanie tajných informácií EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám

—

Spolupráca na úrovni 3

1.

Tieto ustanovenia stanovujú základné princípy a minimálne normy bezpečnosti, ktoré má primeraným spôsobom dodržiavať Rada, Generálny sekretariát Rady (ďalej uvádzaný ako „GSC“), členské štáty a decentralizované orgány Európskej únie (ďalej uvádzané ako „decentralizované orgány EÚ“) kvôli ochrane bezpečnosti a uisteniu, že bola vytvorená spoločná norma ochrany.

2.

Termín „tajné informácie EÚ“ znamená akékoľvek informácie a materiál, ktorých neoprávnené prezradenie by mohlo spôsobiť rôzne stupne poškodenia záujmov EÚ alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov bez ohľadu na to, či takéto informácie pochádzajú z EÚ alebo sú získané z členských štátov, od tretích krajín alebo medzinárodných organizácií.

3.

V týchto nariadeniach:

4.

Bezpečnosť má nasledovné hlavné ciele:

5.

Základmi správnej bezpečnosti sú:

6.

Ak ide o dôvernosť, potrebná je starostlivosť a skúsenosti pri výbere informácií a materiálu, ktoré sa majú chrániť, a stanovenie stupňa ochrany, ktorú požadujú. Podstatné je, aby stupeň ochrany odpovedal bezpečnostnému kritickému stavu jednotlivej informácie a materiálu, ktorý sa má chrániť. S cieľom zaistenia hladkého toku informácií sa majú podniknúť kroky, aby sa zabránilo nadmernému utajovaniu. Systém utajenia je nástroj na realizovanie týchto princípov; podobný systém utajenia sa má dodržiavať pri spôsoboch plánovania a organizovania s cieľom reagovania na špionáž, sabotáž, terorizmus a iné ohrozenia tak, aby sa poskytovala najvyššia miera ochrany najdôležitejším budovám, v ktorých sú tajné informácie, a najcitlivejším miestam, ktoré sú v nich.

7.

Bezpečnostné opatrenia:

8.

Rada a každý členský štát má zaistiť dodržiavanie spoločných minimálnych noriem bezpečnosti vo všetkých administratívnych a/alebo vládnych oddeleniach, iných inštitúciách EÚ, orgánoch a u dodávateľov tak, aby sa mohli tajné informácie EÚ odovzdávať v dôvere, že sa s nimi bude pracovať s rovnakou starostlivosťou. Takéto minimálne normy majú obsahovať kritériá pre povolenie mať tajné informácie pre pracovníkov a postupy na ochranu tajných informácií EÚ. ►M3  Takéto minimálne normy takisto zahŕňajú minimálne normy, ktoré sa majú uplatniť v prípade, že GSR zmluvne zverí úlohy zahŕňajúce, predpokladajúce a/alebo obsahujúce utajované skutočnosti EÚ priemyselným alebo iným subjektom: tieto spoločné minimálne normy sú uvedené v oddiele XIII časti II. ◄

9.

Všetky osoby, ktoré požadujú prístup k informáciám utajeným ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii, majú byť riadne preverené pred povolením takéhoto prístupu. Podobné preverenie sa požaduje v prípade osôb, ktorých povinnosti zahŕňajú technickú prevádzku alebo údržbu komunikačných a informačných systémov obsahujúcich tajné informácie. Toto preverenie sa má navrhovať tak, aby stanovilo, či takíto jednotlivci:

Pri postupoch s cieľom poskytnutia povolenia mať tajné informácie treba venovať zvlášť dôkladné preskúmanie osobám:

Za okolností uvedených v pododsekoch d), e) a f), najpraktickejšie je použitie techniky preskúmania predpokladov.

10.

Ak sa majú použiť osoby, ktoré nemajú stanovenú „potrebu poznať“ za okolností, za ktorých môžu mať prístup k tajným informáciám EÚ (napríklad, kuriéri, bezpečnostní agenti, pracovníci údržby a upratovači atď.), majú najprv riadne získať povolenie mať tajné informácie.

11.

Všetky služby, orgány alebo inštitúcie pracujúce s tajnými informáciami EÚ alebo v ktorých sa nachádzajú komunikačné alebo informačné systémy mimoriadne dôležité pre úlohu majú udržiavať záznam o udelených povoleniach mať tajné informácie prideleným pracovníkom. Každé povolenie mať tajné informácie sa má overovať, ako vyžadujú okolnosti, aby sa zaistila jeho primeranosť pre aktuálnu úlohu danej osoby; treba ho znovu preverovať ako prioritnú záležitosť vždy, keď je prijatá nová informácia naznačujúca, že ďalšie pridelenie pre tajnú prácu už nie je viac v zhode so záujmami bezpečnosti. Záznam o povoleniach mať tajné informácie sa má uchovávať u vedúceho bezpečnosti pre príslušné služby, orgán alebo inštitúciu.

12.

Všetci pracovníci zamestnaní vo funkciách, kde by mohli mať prístup k tajným informáciám, majú byť dôkladne inštruovaní o potrebe bezpečnosti pri prevzatí úlohy a v pravidelných intervaloch a o postupoch na jej dosiahnutie. Vhodným postupom je požadovať, aby všetci takíto pracovníci písomne potvrdili, že plne porozumeli bezpečnostným predpisom príslušným pre ich zaradenie.

13.

Vedúci sú povinní poznať svojich pracovníkov, ktorí sú zapojení do tajnej práce alebo ktorí majú prístup ku komunikačným systémom mimoriadne významným pre úlohu alebo informačným systémom a zaznamenávať a podávať správu o akýchkoľvek incidentoch alebo očividných zraniteľnostiach, ktoré by pravdepodobne mali vplyv na bezpečnosť.

14.

Majú sa ustanoviť postupy na zaistenie, aby sa v prípade dozvedenia sa nepriaznivých informácií týkajúcich sa jednotlivca mohlo určiť, či tento jednotlivec je použitý pre tajnú prácu alebo má prístup ku komunikačným alebo informačným systémom s mimoriadnym významom pre úlohu a či bol informovaný príslušný orgán. Ak sa preukáže, že takýto jednotlivec predstavuje bezpečnostné riziko, treba ho vylúčiť alebo odstrániť z úloh, kde by mohol ohrozovať bezpečnosť.

15.

Stupeň opatrení fyzickej bezpečnosti, ktoré sa majú uplatňovať na zaistenie ochrany tajných informácií EÚ, má byť úmerný utajeniu, rozsahu ohrozenia uchovávaných informácií a materiálu. Preto treba dbať na to, aby sa zabránilo prílišnému alebo nedostatočnému utajeniu, utajenie má podliehať pravidelnému revidovaniu. Všetci držitelia tajných informácií EÚ majú dodržiavať jednotné praktiky týkajúce sa utajenia týchto informácií a majú spĺňať spoločné normy ochrany týkajúce sa úschovy, prenosu a nakladania s informáciami a materiálom vyžadujúcim ochranu.

16.

Skôr ako priestory, v ktorých sa nachádzajú tajné informácie EÚ, zostanú bez dozoru, osoby, ktoré ich majú na starosti, majú zaistiť, aby boli bezpečne uschované a aby boli aktivované všetky bezpečnostné zariadenia (zámky, poplašné zariadenia atď.). Po pracovnom čase sa majú vykonávať ďalšie nezávislé kontroly.

17.

Budovy, v ktorých sa nachádzajú tajné informácie EÚ alebo komunikačné a informačné systémy, ktoré majú mimoriadny význam pre úlohu, majú byť chránené pred neoprávneným vstupom. Povaha ochrany, ktorá sa poskytuje tajným informáciám EÚ, napríklad uzavretie okien na závoru, zámky dverí, stráže pri vstupoch, automatizované systémy kontroly vstupu, bezpečnostné kontroly a hliadky, poplašné systémy, systémy na zisťovanie vstupu a strážne psy, závisí od:

18.

Povaha ochrany poskytovaná komunikačným a informačným systémom podobne závisí od stanovenia hodnoty príslušného majetku a možnej škody, ak by bola ohrozená bezpečnosť na základe fyzickej povahy a umiestnenia budovy, v ktorej sa nachádza systém a na základe umiestnenia systému v budove.

19.

Vopred sa majú pripraviť podrobné plány na ochranu tajných informácií počas miestnych alebo národných výnimočných situácií

20.

INFOSEC sa vzťahuje na identifikáciu a uplatňovanie bezpečnostných opatrení na ochranu informácií, spracovávaných, uchovávaných alebo prenášaných v komunikačných, informačných a iných elektronických systémoch pred stratou dôvernosti, celistvosti alebo dostupnosti, tiež náhodnou alebo zámernou. Majú sa prijať primerané protiopatrenia s cieľom zabránenia prístupu k informáciám EÚ neoprávneným osobám, aby sa predišlo odmietnutiu prístupu k informáciám EÚ oprávneným užívateľom a aby sa zabránilo korupcii alebo neoprávnenej zmene alebo vymazaniu informácií EÚ.

21.

Fyzické opatrenia na ochranu dôležitých zariadení, v ktorých sa nachádzajú tajné informácie, sú najlepšou bezpečnostnou ochranou proti sabotáži a zákernému úmyselnému poškodeniu a samotné povolenie mať tajné informácie nie je účinnou náhradou. Príslušný národný orgán má zhromažďovať informácie týkajúce sa špionáže, sabotáže, terorizmu a iných podvratných aktivít.

22.

Rada má prijímať rozhodnutie o sprístupnení tajných informácií EÚ pochádzajúcich z Rady tretiemu štátu alebo medzinárodnej organizácii. Ak pôvodca informácií, ktorých sprístupnenie sa požaduje, nie je Rada, Rada sa snaží najprv získať súhlas pôvodcu na ich sprístupnenie. Ak nie je možné stanoviť pôvodcu, Rada má prevziať zodpovednosť pôvodcu.

23.

Ak Rada dostane tajné informácie od tretích štátov, od medzinárodných organizácií alebo od tretích strán, týmto informáciám sa má poskytnúť ochrana primeraná ich utajeniu a ekvivalentná normám stanoveným v týchto predpisoch pre tajné informácie EÚ alebo také vyššie normy, ako môže požadovať tretia strana sprístupňujúca informácie. Môžu sa dohodnúť spoločné kontroly.

24.

Vyššie uvedené princípy sa majú vykonávať v súlade s podrobnými ustanoveniami uvedenými v časti II.

1.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ má:

2.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ je zodpovedný najmä za:

3.

Potrebné je zriadiť bezpečnostný výbor. Výbor má pozostávať z predstaviteľov orgánov národnej bezpečnosti každého členského štátu. Predsedá mu generálny tajomník/vysoký predstaviteľ alebo jeho zástupca. Tiež predstavitelia decentralizovaných orgánov EÚ môžu byť prizvaní, aby sa zúčastnili, ak sa plánuje prediskutovanie otázok, ktoré sa ich týkajú.

4.

Bezpečnostný výbor má zasadať podľa pokynov Rady na požiadanie generálneho tajomníka/vysokého predstaviteľa alebo orgánu národnej bezpečnosti. Výbor má právomoc prešetriť a hodnotiť všetky problémy bezpečnosti týkajúce sa konaní Rady a, ak je to vhodné, predkladať odporúčania Rade. Pokiaľ ide o aktivitu Generálneho sekretariátu Rady, výbor má právomoc predkladať odporúčania týkajúce sa problémov bezpečnosti generálnemu tajomníkovi/vysokému predstaviteľovi.

5.

Na splnenie povinností, ktoré sú uvedené v odsekoch 1 a 2, generálny tajomník/vysoký predstaviteľ má mať k dispozícii bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady s cieľom koordinácie, kontroly a vykonávania bezpečnostných opatrení.

6.

Vedúci bezpečnostného úradu Generálneho sekretariátu Rady má byť hlavným poradcom generálnemu tajomníkovi/vysokému predstaviteľovi, pokiaľ ide o bezpečnostné otázky, a pôsobí ako tajomník pre bezpečnostný výbor. V tomto ohľade má viesť aktualizáciu bezpečnostných nariadení a koordinovať bezpečnostné opatrenia s príslušnými orgánmi členských štátov a, ak je to vhodné, s medzinárodnými organizáciami spojenými s Radou prostredníctvom bezpečnostných dohôd. V tomto zmysle pôsobí ako styčný úradník.

7.

Vedúci bezpečnostného úradu Generálneho sekretariátu Rady má byť zodpovedný za akreditáciu systémov a sietí informačnej technológie (IT systémy a siete) v rámci Generálneho sekretariátu Rady. Vedúci bezpečnostného úradu Generálneho sekretariátu Rady a príslušný orgán národnej bezpečnosti majú spoločne rozhodovať, ak je to vhodné, o akreditácii IT systémov a sietí týkajúcich sa Generálneho sekretariátu Rady, členských štátov, decentralizovaných orgánov EÚ a/alebo tretích strán (štátov alebo medzinárodných organizácií).

8.

Každý riaditeľ decentralizovaného orgánu EÚ má byť zodpovedný za vykonávanie bezpečnosti v rámci svojej inštitúcie. Zvyčajne menuje člena zo svojho pracovného kolektívu, ktorý je mu v tejto oblasti zodpovedný. Tento člen pracovného kolektívu sa označuje ako bezpečnostný úradník.

9.

Každý členský štát má stanoviť orgán národnej bezpečnosti (NSA) zodpovedný za bezpečnosť tajných informácií ( 5 ).

10.

V rámci administratívy každého členského štátu, príslušný orgán národnej bezpečnosti má byť zodpovedný za:

11.

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady a príslušný orgán národnej bezpečnosti majú spoločne a na základe vzájomnej dohody vykonávať pravidelné kontroly bezpečnostných dojednaní na ochranu tajných informácií EÚ na Generálnom sekretariáte Rady a v stálych zastupiteľstvách členských štátov v Európskej únii ( 6 ).

12.

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady alebo na požiadanie generálneho tajomníka orgán národnej bezpečnosti hostiteľského členského štátu má vykonávať pravidelné kontroly bezpečnostných dojednaní na ochranu tajných informácií EÚ v decentralizovaných orgánoch EÚ.

1.

TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ: toto utajenie sa má uplatňovať na informácie a materiál, ktorého neoprávnené prezradenie by mohlo spôsobiť mimoriadne vážne poškodenie hlavných záujmov Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

2.

SECRET UE: toto utajenie sa má uplatňovať iba na informácie a materiál, ktorého neoprávnené prezradenie by mohlo vážne poškodiť hlavné záujmy Európskej únie a jedného alebo viacerých jej členských štátov.

3.

CONFIDENTIEL UE: toto utajenie sa má uplatňovať na informácie a materiál, ktorého neoprávnené prezradenie by mohlo poškodiť hlavné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

4.

RESTREINT UE: toto utajenie sa má uplatňovať na informácie a materiál, ktorého prezradenie by mohlo byť nevýhodné pre záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

5.

Môže sa použiť označenie zachovávania opatrnosti na špecifikovanie oblasti, na ktorú sa vzťahuje dokument, alebo určitej distribúcie na základe potreby poznať.

6.

Na dokumenty a ich kópie týkajúce sa bezpečnosti a obrany únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov alebo týkajúce sa riadenia vojenskej alebo nevojenskej krízy sa má uplatňovať označenie ESDP/PESD.

7.

Určité dokumenty, najmä týkajúce sa systémov informačnej technológie (IT), môžu mať ďalšie označenie doplňujúce bezpečnostné opatrenia, ako je definované v príslušných nariadeniach.

8.

Utajenie a označenia sa majú uplatňovať nasledovne:

1.

Informácie sa majú utajovať, iba ak je to potrebné. Utajenie má byť jasne a správne uvedené a má sa ponechať iba dovtedy, pokiaľ informácie požadujú ochranu.

2.

Iba pôvodca informácií nesie zodpovednosť za utajenie informácií a za akékoľvek následné zaradenie do nižšej kategórie alebo odtajenie ( 8 ).

Úradníci a iní zamestnanci Generálneho sekretariátu Rady majú utajovať informácie, zaraďovať do nižšej kategórie alebo odtajňovať informácie na základe pokynu od generálneho tajomníka alebo s jeho súhlasom.

3.

Podrobné postupy na zaobchádzanie s tajnými dokumentmi boli tak rámcované, aby sa zaistila ochrana primeraná informáciám, ktoré obsahujú.

4.

Treba zachovať minimálne množstvo osôb, ktoré sú oprávnené vytvárať TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ dokumenty a ich mená majú byť uvedené na zozname pripravenom Generálnym sekretariátom Rady, každým členským štátom a, ak je to vhodné, každým decentralizovaným orgánom EÚ.

1.

Hlavným cieľom opatrení fyzickej bezpečnosti je zabrániť neoprávnenej osobe získať prístup k tajným informáciám a/alebo materiálu EÚ.

2.

Všetky prevádzky, priestory, budovy, úrady, miestnosti, komunikačné a informačné systémy atď., v ktorých sa uchovávajú a/alebo spracovávajú tajné informácie, a materiál EÚ sa majú chrániť prostredníctvom primeraných opatrení fyzickej bezpečnosti.

3.

Pri rozhodovaní, do akej miery je potrebná ochrana fyzickej bezpečnosti, treba vziať do úvahy všetky dôležité faktory, ako sú:

4.

Uplatňované opatrenia fyzickej bezpečnosti majú byť určené tak, aby:

5.

Oblasti, kde sa pracuje s informáciami utajenými ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii alebo sa tam uchovávajú, majú byť tak organizované a štruktúrované, aby odpovedali jednému z nasledovného:

Tieto oblasti, na ktorých nie sú 24 hodín služobní pracovníci, sa majú skontrolovať okamžite po zvyčajnom pracovnom čase kvôli uisteniu, že tajné informácie EÚ sú riadne zabezpečené.

6.

Môže sa vytvoriť administratívna oblasť nižšej bezpečnosti, ktorá je okolo oblasti bezpečnosti triedy I alebo triedy II, alebo vedie k tejto oblasti. Takáto oblasť vyžaduje jasne definovaný perimeter umožňujúci kontrolu pracovníkov a vozidiel. V administratívnych oblastiach sa majú spracovávať a uchovávať iba informácie RESTREINT UE.

7.

Vstup do bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II sa má kontrolovať systémom preukazov alebo na základe osobného poznania uplatniteľného na stálych pracovníkov. Treba zriadiť tiež systém kontroly návštevníkov, ktorý je určený na zamietnutie neoprávneného prístupu k tajným informáciám EÚ. Systémy preukazov môže podporovať automatizovaná identifikácia, ktorú treba považovať za doplnok, ale nie za úplné nahradenie stráže. Zmena v hodnotení ohrozenia môže vyžadovať posilnenie kontrolných opatrení vstupu a výstupu, napríklad počas návštevy prominentných osôb.

8.

Po zvyčajnom pracovnom čase majú zaujať svoje miesto hliadky pre oblasti bezpečnosti triedy I a triedy II, aby chránili majetok EÚ proti ohrozeniu, poškodeniu alebo strate. Frekvenciu hliadok majú stanoviť miestne okolnosti ako odporúčajúca rada je, aby sa vykonávali každé štyri hodiny.

9.

Na uchovávanie tajných informácií EÚ sa majú používať tri triedy kontajnerov:

10.

Pre pancierové komory vyhotovené v rámci oblasti bezpečnosti triedy I alebo triedy II a pre všetky oblasti bezpečnosti triedy I, kde sa uchovávajú informácie utajené ako CONFIDENTIEL UE a vo vyššej kategórii na otvorených policiach alebo zobrazené na grafoch, mapách atď., majú byť steny, podlahy a stropy, dvere so zámkami certifikované orgánom národnej bezpečnosti ako poskytujúce ochranu ekvivalentnú triede bezpečnostného kontajnera schváleného na uchovávanie informácií rovnakého utajenia.

11.

Zámky použité v bezpečnostných kontajneroch a pancierových komorách, v ktorých sa uchovávajú tajné informácie EÚ, majú spĺňať nasledovné normy:

12.

Kľúče od bezpečnostných kontajnerov sa nemajú brať z budovy úradu. Nastavenia kombinácie bezpečnostných kontajnerov si majú zapamätať osoby, ktoré ich potrebujú poznať. Kvôli použitiu v prípade núdze, bezpečnostný úradník príslušnej inštitúcie má byť zodpovedný za úschovu náhradných kľúčov a písomný záznam každého nastavenia kombinácie; majú sa držať v osobitne zapečatených nepriesvitných obálkach. Pracovné kľúče, náhradné bezpečnostné kľúče a nastavenia kombinácie sa majú držať v osobitných bezpečnostných kontajneroch. Týmto kľúčom a nastaveniam kombinácie treba venovať bezpečnostnú ochranu, ktorá nemá byť menej prísna ako je tá, ktorú má materiál, ku ktorému poskytujú prístup.

13.

Poznanie nastavení kombinácie bezpečnostných kontajnerov sa má obmedziť na čo najmenší počet ľudí. Kombinácie sa majú prestavovať:

14.

Ak sú použité poplašné systémy, uzavretý okruh televíznych a iných elektrických zariadení na ochranu tajných informácií EÚ, má byť k dispozícii núdzový elektrický zdroj na zaistenie neprerušenej prevádzky systému v prípade prerušenia hlavného energetického zdroja. Ďalšou základnou požiadavkou je, aby zlyhanie alebo poškodenie takýchto systémov malo za následok poplach alebo iné spoľahlivé upozornenie pracovníkov dozoru.

15.

Orgány národnej bezpečnosti majú udržiavať aktuálne zoznamy podľa typu a modelu bezpečnostného zariadenia, ktoré sú z ich vlastných alebo z bilaterálnych zdrojov, schválených na priamu alebo nepriamu ochranu tajných informácií za rôznych presne stanovených okolností a podmienok. Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady má uchovávať podobný zoznam, ktorý sa okrem iného opiera o informácie z orgánov národnej bezpečnosti. Decentralizované orgány EÚ sa majú poradiť s bezpečnostným úradom Generálneho sekretariátu Rady a, ak je to vhodné, s orgánom národnej bezpečnosti svojho hostiteľského členského štátu pred nákupom takéhoto zariadenia.

16.

Kopírovacie a telefaxové prístroje sa majú fyzicky chrániť do toho rozsahu, ktorý je potrebný, aby ich mohli používať iba oprávnené osoby a aby všetky tajné produkty podliehali riadnym kontrolám.

17.

Majú sa prijať všetky primerané opatrenia cez deň aj v noci, aby si žiadna neoprávnená osoba nemohla prezrieť tajné informácie EÚ, ani neúmyselne.

18.

Kancelárie alebo priestory, v ktorých sa pravidelne diskutuje o tajných informáciách SECRET UE alebo patriacich do vyššej kategórie, sa majú chrániť pred pokusom o pasívne a aktívne načúvanie, ak to riziko vyžaduje. Zhodnotenie rizika takýchto pokusov má byť povinnosťou príslušného bezpečnostného orgánu, ak je to potrebné, po porade s orgánmi národnej bezpečnosti.

19.

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady môže požiadať o pomoc odborníkov z orgánov národnej bezpečnosti pri stanovovaní ochranných opatrení, ktoré sa majú prijať v prevádzkach citlivých na pasívne načúvanie (napríklad izolácia stien, dverí, podlahy a stropov, miera ohrozujúcich emanácií) a na aktívne načúvanie (napríklad hľadanie mikrofónov). Bezpečnostní úradníci z decentralizovaných orgánov EÚ môžu požiadať o technické kontroly, ktoré má vykonať bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady a/alebo o pomoc odborníkov s orgánov národnej bezpečnosti.

20.

Podobne, ak tak vyžadujú okolnosti, môžu na požiadanie príslušného bezpečnostného úradníka odborníci z orgánov národnej bezpečnosti pre technickú bezpečnosť skontrolovať telekomunikačné zariadenie a elektrické alebo elektronické kancelárske zariadenie akéhokoľvek druhu počas stretnutí na úrovni SECRET UE alebo na vyššej úrovni.

21.

Určité oblasti sa môžu označiť ako technicky bezpečné oblasti. Treba vykonať zvláštnu vstupnú kontrolu. Takéto oblasti, ak nie sú obsadené, majú sa udržiavať uzavreté schválenou metódou a všetky kľúče sa majú považovať za bezpečnostné kľúče. Tieto oblasti podliehajú pravidelným fyzickým kontrolám, ktoré sa majú vykonávať tiež po akomkoľvek neoprávnenom vstupe alebo podozrení takéto vstupu.

22.

Treba udržiavať podrobný súpis zariadenia a nábytku, aby sa mohol monitorovať jeho pohyb. Žiaden predmet nábytku alebo zariadenia sa nemá priniesť do takejto oblasti, pokiaľ sa nepodrobil dôkladnej kontrole špeciálne vyškolenými bezpečnostnými pracovníkmi, ktorí sú určení na zisťovanie akýchkoľvek odpočúvacích zariadení. Spravidla je potrebné vyhnúť sa inštalácii komunikačných liniek v technicky bezpečných oblastiach.

1.

Prístup k tajným informáciám EÚ sa má povoliť iba osobám, ktoré majú „potrebu poznať“ na vykonávanie svojich povinností alebo úloh. Prístup k informáciám TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝM EÚ, SECRET UE a CONFIDENTIEL UE sa má povoliť iba osobám, ktoré majú príslušné povolenie mať tajné informácie.

2.

Zodpovednosť za stanovenie „potreby poznať“ majú v rámci Generálneho sekretariátu Rady, decentralizované orgány EÚ a služby alebo oddelenie členského štátu, v ktorom má byť príslušná osoba zamestnaná, podľa požiadaviek úlohy.

3.

Prekontrolovanie pracovníkov je povinnosťou zamestnávateľa úradníka na základe príslušných uplatniteľných postupov. Pokiaľ ide o úradníkov a iných zamestnancov Generálneho sekretariátu Rady, postup na získanie povolenia mať tajné informácie je uvedený v oddiele VI.

Tento postup bude viesť k vydaniu „povolenia mať tajné informácie“ uvádzajúceho úroveň tajných informácií, ku ktorým môže mať preverená osoba prístup, a dátum jeho uplynutia.

Povolenie mať tajné informácie pre dané utajenie môže poskytovať jeho držiteľovi prístup k informáciám s nižším utajením.

4.

Osoby, iné ako úradníci alebo iní zamestnanci Generálneho sekretariátu Rady alebo členských štátov, napríklad príslušníci, úradníci alebo zamestnanci inštitúcií EÚ, s ktorými môže byť potrebné prediskutovať alebo ktorým môže byť potrebné ukázať tajné informácie EÚ, musia mať povolenie, pokiaľ ide o tajné informácie EÚ, a musia byť informované, čo sa týka o ich zodpovednosti za bezpečnosť. To isté pravidlo sa má uplatňovať za podobných okolností na externých dodávateľov, odborníkov alebo konzultantov.

1.

Prístup k informáciám majú mať iba úradníci a iní pracovníci generálneho sekretariátu Rady alebo osoby pracujúce v rámci Generálneho sekretariátu Rady, ktoré z dôvodu svojich povinností a kvôli požiadavkám funkcie potrebujú poznať alebo používať tajné informácie, ktorých držiteľom je Rada.

2.

Aby mohli mať osoby uvedené v odseku 1 prístup k informáciám utajeným ako „TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ“, „SECRET UE“ a „CONFIDENTIEL UE“, musia byť oprávnené v súlade s postupom uvedeným v odsekoch 4 a 5.

3.

Povolenie sa má poskytovať iba osobám, ktoré sa podrobili bezpečnostnej kontrole vykonanej príslušnými národnými orgánmi členských štátov (NSA) v súlade s postupom uvedeným v odsekoch 6 až 10.

4.

Menovací orgán v zmysle článku 2 prvý pododsek personálneho poriadku je zodpovedný za poskytovanie povolení uvedených v odsekoch 1, 2 a 3.

Menovací orgán má udeliť povolenie po získaní stanoviska príslušných národných orgánov členských štátov na základe bezpečnostného prekádrovania vykonaného v súlade s odsekom 6 až 12.

5.

Povolenie, ktoré je platné počas obdobia piatich rokov, nesmie prekročiť dobu trvania úloh, na základe ktorých bolo udelené. Menovací orgán ho môže obnovovať v súlade s postupom uvedeným v odseku 4.

Menovací orgán má stiahnuť povolenie, ak sa domnieva, že existujú k tomu opodstatnené dôvody. Akékoľvek rozhodnutie stiahnuť povolenie treba oznámiť príslušnej osobe, ktorá môže požadovať, aby ju vypočul menovací orgán a príslušný národný orgán.

6.

Cieľom bezpečnostného prekádrovania má byť stanoviť, že neexistujú žiadne námietky, pokiaľ ide o dovolenie, aby osoba mala prístup k tajným informáciám uchovávaným Radou.

7.

Bezpečnostné prekádrovanie majú vykonať za pomoci príslušnej osoby a na požiadanie menovacieho orgánu príslušné národné orgány členského štátu, ktorého štátnym príslušníkom je osoba, ktorá je subjektom povolenia. Ak by príslušná osoba mala trvalé bydlisko na území iného členského štátu, príslušné národné orgány môžu zabezpečiť spoluprácu s orgánmi štátu trvalého bydliska.

8.

Ako súčasť procesu prekádrovania možno požiadať príslušnú osobu o vyplnenie osobného informačného formulára.

9.

Menovací orgán špecifikuje vo svojej žiadosti typ a úroveň tajných informácií, ktoré majú byť sprístupnené príslušnej osobe tak, aby mohli príslušné národné orgány vykonať proces prekádrovania a poskytnúť svoje stanovisko, pokiaľ ide o úroveň povolenia, ktorá by bola vhodná, aby sa poskytla tejto osobe.

10.

Celý proces bezpečnostného kádrovania spolu so získanými výsledkami podlieha príslušným pravidlám a nariadeniam platným v danom členskom štáte, vrátane tých, ktoré sa týkajú odvolaní.

11.

Ak príslušné národné orgány členského štátu poskytnú kladné stanovisko, menovací orgán môže udeliť povolenie príslušnej osobe.

12.

Negatívne stanovisko majú príslušné národné orgány oznámiť danej osobe, ktorá môže požiadať, aby bola vypočutá menovacím orgánom. Ak sa domnieva, že je to potrebné, menovací orgán môže požiadať príslušné národné orgány o akékoľvek ďalšie objasnenie, ktoré môžu poskytnúť. Ak sa potvrdí negatívne stanovisko, povolenie sa neudelí.

13.

Všetky osoby, ktorým sa udeľuje povolenie v zmysle odsekov 4 a 5, majú v čase udelenia tohto povolenia a potom v pravidelných intervaloch dostať akékoľvek potrebné pokyny týkajúce sa ochrany tajných informácií a prostriedkov na zaistenie takejto ochrany. Takéto osoby podpíšu vyhlásenie potvrdzujúce prijatie týchto pokynov, v ktorom súhlasia s ich dodržiavaním.

14.

Menovací orgán má prijímať akékoľvek opatrenia na vykonávanie tohto oddielu, najmä pokiaľ ide o pravidlá upravujúce prístup k zoznamu oprávnených osôb.

15.

Výnimočne, ak to vyžaduje výkon služby, menovací orgán môže po poskytnutí oznámenia príslušných národných orgánov a za predpokladu, že do jedného mesiaca nie je od nich žiadna reakcia, udeliť dočasné oprávnenie na obdobie nepresahujúce šesť mesiacov, až do výsledku kádrovania uvedeného v odseku 7.

16.

Predbežné a dočasné oprávnenia, ktoré sú takto udelené, nemajú poskytovať prístup k TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝM EÚ informáciám; takýto prístup sa má obmedziť na úradníkov, ktorí skutočne prešli prekádrovaním s kladnými výsledkami v súlade s odsekom 7. Až do výsledku kádrovania môže sa úradníkom, ktorí sú požiadaní, aby prešli kontrolou na úrovni TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ, povoliť dočasne a predbežne prístup k informáciám utajeným až do úrovne SECRET UE vrátane tejto úrovne.

1.

Utajenia a označenia EÚ sa majú uplatňovať, ako je ustanovené v oddiele II a majú byť uvedené hore a dole v strede každej strany a každá strana má byť očíslovaná. Každý tajný dokument EÚ má uvádzať referenčné číslo a dátum. V prípade TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov a dokumentov SECRET UE sa toto referenčné číslo uvádza na každej strane. Ak sa majú distribuovať v niekoľkých kópiách, každá má mať číslo kópie, ktoré je uvedené na prvej strane, spolu s celkovým počtom strán. Všetky prílohy a dodatky majú byť uvedené v zozname na prvej strane dokumentu utajeného ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii.

2.

Dokumenty utajené ako CONFIDENTIEL UE a vo vyššej kategórii majú písať, prekladať, uchovávať, vytvárať fotokópie z nich, reprodukovať magneticky alebo pomocou mikrofilmu iba osoby, ktoré boli preverené s cieľom prístupu k tajným informáciám EÚ aspoň do príslušného bezpečnostného utajenia daného dokumentu, okrem zvláštneho prípadu opísaného v odseku 27 tohto oddielu.

Ustanovenia upravujúce vytváranie tajných dokumentov na počítači sú vysvetlené v oddiele XI.

3.

Tajné informácie EÚ sa majú distribuovať iba osobám, ktoré ich potrebujú poznať a majú príslušné povolenie mať tajné informácie. Počiatočnú distribúciu špecifikuje ich pôvodca.

4.

TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ dokumenty EÚ sa majú dávať do obehu prostredníctvom TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ registrov (pozri oddiel VIII). V prípade TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ správ môže príslušný register povoliť vedúcemu komunikačného strediska vytvorenie množstva kópií, ktoré je uvedené v zozname adresátov.

5.

Dokumenty, ktoré sú utajené ako SECRET UE a v nižšej kategórii, môže ďalej distribuovať pôvodný adresát iným adresátom na základe potreby poznať. Orgány, od ktorých pochádzajú, majú však jasne stanoviť akékoľvek upozornenia, ktoré chcú uložiť. Ak sú uložené takéto upozornenia, príjemcovia môžu ďalej distribuovať dokumenty iba s povolením orgánov, od ktorých pochádzajú.

6.

Každý dokument, ktorý je utajený ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii, sa má zaznamenať pri príchode alebo opustení inštitúcie do registra tejto inštitúcie. Údaje, ktoré sa majú zadávať (odvolávky, dátum a, ak je to uplatniteľné, počet kópií), majú byť také, aby sa umožnila identifikácia dokumentov a zápis do denníka alebo na špeciálne chránené počítačové médium.

7.

Dokumenty utajené ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii sa majú prenášať v neporušených nepriesvitných dvojitých obálkach. Vnútorná obálka má byť označená príslušným bezpečnostným utajením EÚ a, ak je to možné, má tiež uvádzať úplné údaje týkajúce sa názvu pracoviska príjemcu a adresy.

8.

Iba kontrolný úradník registračného úradu alebo jeho zástupca môže otvoriť vnútornú obálku a potvrdiť príjem priložených dokumentov, pokiaľ obálka nie je adresovaná jednotlivcovi. V takomto prípade registračný úrad má zaprotokolovať príchod obálky a iba jednotlivec, ktorému je adresovaná, môže otvoriť vnútornú obálku a potvrdiť príjem dokumentov, ktoré obsahuje.

9.

Vo vnútornej obálke sa má nachádzať príjmový formulár. Príjem, ktorý nie je tajný, má uvádzať referenčné číslo, dátum a číslo kópie dokumentu, ale nikdy nie predmet.

10.

Vnútorná obálka má byť vložená do vonkajšej obálky, na ktorej je číslo zásielky pre účely prijatia. Za žiadnych okolností sa bezpečnostné utajenie neuvádza na vonkajšej obálke.

11.

Pre dokumenty utajené ako CONFIDENTIEL EU alebo vo vyššej kategórii si kuriéri alebo doručovatelia majú nechať potvrdiť príjem odpovedajúci číslam zásielok.

12.

V rámci danej budovy alebo skupiny budov môžu sa prenášať tajné dokumenty v zapečatenej obálke uvádzajúcej iba meno adresáta pod podmienkou, že ich prenáša osoba, ktorá prešla skúškou, pokiaľ ide o úroveň utajenia dokumentov.

13.

TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ dokumenty EÚ by sa mali posielať prostredníctvom oficiálnych kuriérskych služieb alebo osôb oprávnených mať prístup k TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝM EÚ informáciám.

14.

Vždy, keď sa použijú kuriérske služby na odovzdanie TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ dokumentu mimo hraníc budovy alebo skupiny budov, treba sa prispôsobiť ustanoveniam týkajúcim sa balenia a prevzatia uvedeným v tejto kapitole. Doručovacie služby majú byť tak vybavené personálom, aby sa zaistilo, aby zásielky obsahujúce TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ dokumenty zostali celý čas pod priamym dohľadom zodpovedného úradníka.

15.

Výnimočne TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ dokumenty môžu prijať úradníci, iní ako kuriéri, mimo hraníc budovy alebo skupiny budov pre miestne použitie na stretnutiach a diskusiách pod podmienkou, že:

16.

V rámci danej krajiny SECRET UE a CONFIDENTIEL UE dokumenty sa môžu posielať poštou, ak je takýto spôsob prenosu povolený podľa národných nariadení a je v súlade s ustanoveniami týchto nariadení alebo kuriérskou službou alebo osobami, ktoré prešli skúškou, pokiaľ ide o prístup k tajným informáciám EÚ.

17.

Každý členský štát alebo decentralizovaný orgán EÚ by mal pripraviť pokyny pre osobné odovzdávanie tajných dokumentov EÚ založené na týchto nariadeniach. Doručovateľ má byť požiadaný, aby si prečítal a podpísal tieto pokyny. Tieto pokyny majú vysvetľovať najmä, že za žiadnych okolností dokumenty:

18.

Materiál utajený ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii sa má prepravovať z jedného členského štátu do druhého diplomatickými alebo vojenskými kuriérskymi službami.

19.

Avšak, môže sa povoliť osobná preprava materiálu utajeného ako SECRET UE a CONFIDENTIEL UE, ak je preprava tak zabezpečená, aby sa zaistilo, že sa nemôže dostať do rúk žiadnych neoprávnených osôb.

20.

Orgány národnej bezpečnosti môžu povoliť osobnú prepravu, ak nie sú k dispozícii diplomatickí a vojenskí kuriéri alebo použitie takýchto kuriérov by malo za následok oneskorenie, ktoré by bolo škodlivé pre operácie EÚ a určený príjemca urýchlene požaduje daný materiál. Každý členský štát by mal pripraviť pokyny vzťahujúce sa na medzinárodnú osobnú prepravu materiálu, utajeného až do kategórie SECRET UE vrátane, osobami inými ako diplomatickí a vojenskí kuriéri. Tieto pokyny by mali požadovať, aby:

Osoba, ktorá je určená na prepravu tajného materiálu, musí prečítať a podpísať bezpečnostnú inštruktáž, ktorá obsahuje minimálne pokyny uvedené vyššie a postupy, ktoré sa majú dodržiavať v prípade núdze alebo v prípade vyžiadania zásielky obsahujúcej tajný materiál colnými alebo letiskovými bezpečnostnými úradníkmi.

21.

Nie sú stanovené žiadne osobitné ustanovenia na prepravu RESTREINT UE dokumentov okrem toho, že treba zaistiť, aby sa nemohli dostať do rúk neoprávnených osôb.

22.

Všetci kuriéri a doručovatelia, ktorí sú použití na prepravu SECRET UE a CONFIDENTIEL UE dokumentov, majú prejsť kontrolou, pokiaľ ide o bezpečnosť.

23.

Komunikačné bezpečnostné opatrenia sú navrhnuté tak, aby zaisťovali bezpečný prenos tajných informácií EÚ. Oddiel XI sa zaoberá podrobnými pravidlami uplatniteľnými na prenos tajných informácií EÚ.

24.

Iba akreditované komunikačné strediská a siete a/alebo terminály a systémy môžu prenášať informácie utajené ako CONFIDENTIEL UE a SECRET UE.

25.

Iba pôvodca môže povoľovať kópiu alebo preklad TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov.

26.

Ak osoby bez povolenia mať TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ informácie požadujú informácie, ktoré, aj keď sú obsiahnuté v TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNOM EÚ dokumente, nemajú toto utajenie, vedúci TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ registra môže povoliť vytvorenie potrebného množstva výňatkov z tohto dokumentu. Zároveň má podniknúť kroky na zaistenie, aby tieto výňatky dostali príslušné bezpečnostné utajenie.

27.

Dokumenty utajené ako SECRET UE a v nižšej kategórii môže príjemca reprodukovať a prekladať v rámci národných bezpečnostných nariadení a pod podmienkou, že sa striktne dodržiava princíp potreby poznať. Bezpečnostné opatrenia uplatniteľné na pôvodný dokument majú byť uplatniteľné tiež na reprodukcie a/alebo jeho preklady. Decentralizované orgány EÚ majú dodržiavať tieto bezpečnostné nariadenia.

28.

Každý rok TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝ EÚ register, ako je uvedený v oddiele VIII, má uskutočniť na položky rozpísaný inventárny zoznam TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov v súlade s nariadeniami uvedenými v oddiele VIII (9) až (11). Tajné dokumenty EÚ pod úrovňou TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ majú podliehať interným kontrolám v súlade s národnými usmerneniami a v prípade Generálneho sekretariátu Rady alebo decentralizovaných orgánov EÚ sa uskutočňujú podľa pokynov od generálneho tajomníka/vysokého predstaviteľa.

Tieto operácie majú poskytovať príležitosť zaistiť stanoviská držiteľov, pokiaľ ide o:

29.

S cieľom minimalizovania problémov uchovávania, úradníci kontroly všetkých registrov majú byť oprávnení, aby dokumenty TRÉS SECRET UE/PŔISNE TAJNÉ EÚ dokumenty, dokumenty SECRET UE a CONFIDENTIEL UE boli uchované na mikrofilme alebo inak na magnetickom alebo optickom médiu na archívne účely pod podmienkou, že:

30.

Tieto pravidlá sa tiež uplatňujú na akúkoľvek inú formu uchovávania povolenú orgánom národnej bezpečnosti, ako je elektromagnetické médium a optický disk.

31.

S cieľom zabránenia nepotrebnému hromadeniu tajných dokumentov EÚ tie, ktoré vedúci inštitúcie, ktorá ich uchováva, považuje za zastaralé a nadbytočné, pokiaľ ide o počet, sa majú zničiť, akonáhle je to možné, nasledovným spôsobom:

32.

Dokumenty SECRET UE má zničiť registračný úrad zodpovedný za tieto dokumenty pod dohľadom osoby s povolením mať tajné informácie, použitím jedného z postupov uvedených v odseku 31 c). SECRET UE dokumenty, ktoré sú zničené, majú byť uvedené na podpísaných osvedčeniach o zničení, ktoré sa uchovávajú v registračnom úrade, spolu s distribučnými formulármi, aspoň počas troch rokov.

33.

Dokumenty CONFIDENTIEL UE má zničiť registračný úrad zodpovedný za tieto dokumenty pod dohľadom osoby s povolením mať tajné informácie, jedným z postupov uvedených v odseku 31 c). Ich zničenie sa má zaznamenať v súlade s národnými nariadeniami a v prípade Generálneho sekretariátu Rady alebo decentralizovaných orgánov EÚ podľa pokynov generálneho tajomníka/vysokého predstaviteľa.

34.

Dokumenty RESTREINT UE má zničiť registračný úrad zodpovedný za tieto dokumenty alebo užívateľ v súlade s národnými nariadeniami a v prípade Generálneho sekretariátu Rady alebo decentralizovaných orgánov EÚ podľa pokynov generálneho tajomníka/vysokého predstaviteľa.

35.

Generálny sekretariát Rady, členské štáty a decentralizované orgány EÚ majú pripraviť plány, ktoré vychádzajú z miestnych podmienok, na ochranu tajného materiálu EÚ v čase krízy, vrátane potrebných plánov výnimočného zničenia a evakuácie; v rámci svojich príslušných organizácií majú oznámiť pokyny považované za potrebné na zabránenie, aby sa tajné informácie EÚ dostali do neoprávnených rúk.

36.

Dojednania na ochranu a/alebo zničenie SECRET UE a CONFIDENTIEL UE materiálu v čase krízy nemajú za žiadnych okolností nepriaznivo ovplyvňovať ochranu alebo zničenie TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ materiálu, vrátane kódovacieho zariadenia, ktorého riešenie bude mať prioritu pred všetkými ostatnými úlohami. Opatrenia, ktoré sa majú prijať na ochranu a zničenie kódovacieho zariadenia za nepredvídaných okolností, majú byť uvedené v pokynoch na konkrétny účel.

37.

V rámci Generálneho sekretariátu Rady má Úrad pre tajné informácie monitorovať informácie utajené ako SECRET UE alebo CONFIDENTIEL UE, ktoré sa nachádzajú v dokumentoch pre Radu.

Do právomoci generálneho riaditeľa pre personál a administratívu spadá:

38.

Úrad pre tajné informácie má udržiavať register nasledovných údajov:

39.

Všeobecné pravidlá, ustanovené v kapitolách I až V tohto oddielu sa uplatňujú na úrad pre tajné informácie Generálneho sekretariátu Rady, pokiaľ neboli zmenené osobitnými pravidlami uvedenými v tejto kapitole.

1.

Účelom TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ registrov je zaistiť zaznamenávanie, spracovanie a distribúciu TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov v súlade s bezpečnostnými nariadeniami. Vedúci TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ registra, respektíve v každom členskom štáte, na Generálnom sekretariáte Rady a, ak je to vhodné, v decentralizovaných orgánoch EÚ je úradník kontroly pre TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ dokumenty.

2.

Centrálne registre pôsobia ako hlavný prijímajúci a odosielajúci orgán v členských štátoch, na Generálnom sekretariáte Rady a v decentralizovaných orgánoch EÚ, v ktorých boli zriadené takéto registre, ako aj, ak je to vhodné, v iných inštitúciách EÚ, medzinárodných organizáciách a tretích štátoch, s ktorými má Rada dohody o bezpečnostných postupoch pre výmenu tajných informácií.

3.

Ak je to potrebné, zriaďujú sa podregistre, ktoré majú byť zodpovedné za internú správu TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov; majú udržiavať aktuálne záznamy o obehu každého dokumentu, ktorý uchováva podregister.

4.

TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ podregistre sa majú zriaďovať tak, ako je uvedené v oddiele I ako odozva na dlhodobé potreby a majú byť pripojené k centrálnemu TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉMU EÚ registru. Ak je potrebné iba dočasne a príležitostne nazrieť do TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov, tieto dokumenty je možné uvoľniť bez zriaďovania TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ podregistra za predpokladu, že sú stanovené pravidlá na zaistenie, aby zostali pod kontrolou príslušného TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ registra a za predpokladu, že sa dodržiavajú všetky fyzické a personálne bezpečnostné opatrenia.

5.

Podregistre nesmú prenášať TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ dokumenty do iných podregistrov toho istého centrálneho TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO EÚ registra bez jeho výslovného súhlasu.

6.

Všetky výmeny TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÝCH EÚ dokumentov medzi podregistrami, ktoré nie sú pripojené k tomu istému centrálnemu registru, majú ísť cez centrálne TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ registre.

1.

Ak sa konajú zasadnutia Európskej rady, Rady, ministerské alebo iné významné stretnutia mimo komplexu budov Rady v Bruseli a Luxemburgu a ak je to zdôvodnené konkrétnymi bezpečnostnými požiadavkami týkajúcimi sa vysokej citlivosti otázok alebo informácií, ktorými sa zaoberajú, mali by sa prijať bezpečnostné opatrenia opísané nižšie. Tieto opatrenia sa týkajú iba ochrany tajných informácií EÚ; môžu sa navrhnúť aj iné bezpečnostné opatrenia.

2.

Členský štát, na ktorého území sa koná stretnutie (hostiteľský členský štát) by mal byť zodpovedný, v spolupráci s bezpečnostným úradom Generálneho sekretariátu Rady, za bezpečnosť stretnutí Európskej rady, Rady, ministerských alebo iných významných stretnutí a za fyzickú bezpečnosť hlavných delegátov a ich pracovníkov.

Pokiaľ ide o ochranu bezpečnosti, mal by hlavne zaistiť, aby:

3.

Orgány členských štátov by mali podniknúť potrebné kroky na zaistenie, aby:

4.

Mal by byť menovaný bezpečnostný úradník stretnutia, ktorý je zodpovedný za celkovú prípravu a kontrolu všeobecných interných bezpečnostných opatrení a za koordináciu s ostatnými príslušnými bezpečnostnými orgánmi. Opatrenia, ktoré prijíma, by sa mali v podstate týkať:

5.

Bezpečnostný úrad generálneho sekretariátu Rady by mal pôsobiť ako poradca pre bezpečnosť pri príprave stretnutia; mal by tam byť zastúpený, aby v prípade potreby pomohol a poradil bezpečnostnému úradníkovi stretnutia a delegáciám.

6.

Každá delegácia stretnutia by mala označiť bezpečnostného úradníka, ktorý je zodpovedný za riešenie bezpečnostných záležitostí v rámci svojej delegácie a za zachovanie spojenia s bezpečnostným úradníkom stretnutia, ako aj so zástupcom bezpečnostného úradu Generálneho sekretariátu Rady, ako sa požaduje.

7.

Mali by sa stanoviť nasledovné oblasti bezpečnosti:

8.

Bezpečnostný úradník stretnutia by mal vystaviť vhodné menovky, ako požadujú delegácie podľa ich potrieb. Ak sa tak požaduje, môže sa rozlišovať prístup do rôznych oblastí bezpečnosti.

9.

Bezpečnostné pokyny stretnutia by mali požadovať od všetkých zúčastnených osôb, aby nosili vždy svoje menovky v rámci miesta stretnutia a to tak, aby ich bolo vidieť, aby ich mohli v prípade potreby skontrolovať bezpečnostní pracovníci.

10.

Okrem účastníkov, ktorí majú menovky, na miesto stretnutia treba vpustiť čo najmenší počet ľudí. Národné delegácie, ktoré chcú počas stretnutia prijať návštevníkov, by mali o tom informovať bezpečnostného úradníka stretnutia. Návštevníci majú dostať odznak návštevníka. Mal by sa vyplniť formulár priepustky návštevníka uvádzajúci jeho/jej meno a meno navštívenej osoby. Návštevníkov by mala vždy doprevádzať stráž objektu alebo osoba, ktorá je navštívená. Sprevádzajúca osoba má mať formulár návštevníkovej priepustky a vráti ho, spolu s odznakom návštevníka, bezpečnostným pracovníkom, keď návštevník opúšťa miesto stretnutia.

11.

Do oblasti bezpečnosti triedy I nie je možné priniesť žiadnu kameru alebo zariadenie na záznam, okrem zariadenia, ktoré priniesli fotografi a zvukoví technici riadne povoleného bezpečnostným úradníkom stretnutia.

12.

Držitelia priepustky, ktorí majú dovolený prístup do bezpečnostnej oblasti, si môžu zvyčajne priniesť svoje kufríky na dokumenty a prenosné počítače (iba s vlastným napájaním) bez vykonania kontroly. V prípade balíkov pre delegácie, delegácie môžu prevziať doručenie balíkov, ktoré skontroluje bezpečnostný úradník delegácie, prešli kontrolou zvláštnym zariadením alebo ktoré otvorili bezpečnostní pracovníci s cieľom kontroly. Ak sa bezpečnostný úradník stretnutia domnieva, že je to potrebné, môžu sa stanoviť prísnejšie opatrenia na kontrolu kufríkov na dokumenty a balíkov.

13.

Skupina pre technickú bezpečnosť môže zabezpečiť, aby bola zasadacia miestnosť technicky bezpečná a môže tiež vykonávať elektronický dohľad počas stretnutia.

14.

Delegácie by mali byť zodpovedné za prevzatie tajných dokumentov EÚ na stretnutia a zo stretnutí. Mali by byť tiež zodpovedné za overenie a bezpečnosť týchto dokumentov počas ich používania v priestoroch, ktoré im boli pridelené. Môžu požiadať hostiteľské členské štáty o pomoc pri preprave tajných dokumentov na miesto stretnutia a z tohto miesta.

15.

Ak Generálny sekretariát Rady, Komisia alebo delegácie nie sú schopné uchovávať svoje tajné dokumenty v súlade so schválenými normami, môžu uložiť tieto dokumenty v zapečatenej obálke u bezpečnostného úradníka stretnutia, oproti dokladu o ich prevzatí, aby tento bezpečnostný úradník mohol potom uložiť dokumenty v súlade so schválenými normami.

16.

Bezpečnostný úradník stretnutia by mal zariadiť, aby sa kancelárie Generálneho sekretariátu Rady a delegácií skontrolovali na konci každého pracovného dňa s cieľom zaistenia, aby sa všetky tajné dokumenty EÚ držali na bezpečnom mieste; v opačnom prípade by mal prijať potrebné opatrenia.

17.

Každý odpad by sa mal považovať za tajný EÚ odpad a koše alebo vrecia s odpadovým papierom sa majú dať na likvidáciu Generálnemu sekretariátu Rady a delegáciám. Pred opustením priestorov, ktoré im boli pridelené, Generálny sekretariát Rady a delegácie by mali vziať svoj odpad bezpečnostnému úradníkovi stretnutia, ktorý má zariadiť jeho zničenie podľa nariadení.

18.

Na konci stretnutia sa majú všetky dokumenty, ktoré už viac Generálny sekretariát Rady alebo delegácie nepotrebujú považovať za odpad. Predtým, ako sa zrušia bezpečnostné opatrenia prijaté pre stretnutie, mala by sa vykonať dôkladná prehliadka priestorov Generálneho sekretariátu Rady a delegácií. Dokumenty, pre ktoré bol podpísaný doklad o prevzatí, ak je to uplatniteľné, sa majú zničiť, ako je predpísané v oddiele VII.

1.

Porušenie bezpečnosti sa vyskytuje ako dôsledok aktu alebo opomenutia, ktoré je v rozpore s bezpečnostným nariadením Rady alebo národným bezpečnostným nariadením, ktoré môže znamenať nebezpečenstvo alebo ohrozenie pre tajné informácie EÚ.

2.

Ohrozenie tajných informácií EÚ sa vyskytuje, ak sa úplne alebo čiastočne dostanú do rúk neoprávnených osôb, t. j. osôb, ktoré nemajú povolenie mať tajné informácie alebo nemajú požadovanú potrebu ich poznať, alebo ak je pravdepodobnosť výskytu takéto prípadu.

3.

Tajné informácie EÚ môžu byť ohrozené v dôsledku nepozornosti, nedbalosti alebo nediskrétnosti, ako aj aktivitami služieb, ktoré sa zameriavajú na EÚ alebo jej členské štáty, pokiaľ ide o tajné informácie EÚ a aktivity, alebo podvratnými organizáciami.

4.

Dôležité je, aby všetky osoby, od ktorých sa požaduje, aby pracovali s tajnými informáciami, boli dôkladne inštruované o bezpečnostných postupoch, nebezpečenstvách nediskrétneho rozhovoru a ich vzťahov s tlačou. Mali by si byť vedomé dôležitosti okamžitého oznámenia akéhokoľvek porušenia bezpečnosti, ktoré si mohli všimnúť, bezpečnostnému orgánu členského štátu, inštitúcii alebo orgánu, v ktorom sú zamestnané.

5.

Ak bezpečnostný orgán zistí alebo je informovaný o porušení bezpečnosti týkajúcej sa tajných informácií EÚ alebo o strate alebo zmiznutí tajného materiálu EÚ, podnikne včasné kroky na:

V tejto súvislosti majú sa poskytnúť nasledovné informácie:

6.

Povinnosťou každého bezpečnostného orgánu je čo možno najskôr informovať, že sa vyskytlo takéto porušenie bezpečnosti, túto skutočnosť oznámiť okamžite použitím nasledovného postupu: PRÍSNE TAJNÝ EÚ podregister má informovať o tejto záležitosti bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady cez svoj centrálny PRÍSNE TAJNÝ EÚ register; v prípade ohrozenia tajných informácií EÚ vyskytujúceho sa v rámci jurisdikcie členského štátu treba o tom informovať bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady, ako je uvedené v odseku 5, prostredníctvom zodpovedného orgánu národnej bezpečnosti.

7.

Prípady týkajúce sa RESTREINT UE informácií treba oznamovať iba vtedy, ak predstavujú nezvyčajné udalosti.

8.

Po informovaní o tom, že sa vyskytlo porušenie bezpečnosti, generálny tajomník/vysoký predstaviteľ má:

9.

Orgán, od ktorého pochádzajú informácie, má informovať adresátov a poskytnúť im príslušné pokyny.

10.

Akýkoľvek jednotlivec zodpovedný za ohrozovanie tajných informácií EÚ podlieha disciplinárnemu postihu podľa príslušných nariadení a predpisov. Takéto kroky nemajú mať žiaden vplyv na akékoľvek právne konanie.

1.

Bezpečnostná politika a požiadavky v tomto oddiele sa uplatňujú na všetky komunikačné a informačné systémy a siete (ďalej SYSTÉMY) spracovávajúce informácie utajené ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii.

2.

SYSTÉMY spracovávajúce RESTREINT UE informácie vyžadujú tiež bezpečnostné opatrenia na ochranu dôvernosti týchto informácií. Všetky SYSTÉMY požadujú bezpečnostné opatrenia na ochranu celistvosti a dostupnosti týchto systémov a informácií, ktoré obsahujú. Bezpečnostné opatrenia, ktoré sa majú uplatňovať na tieto systémy, stanovuje označený orgán na schvaľovanie bezpečnosti (SAA) a odpovedajú zhodnotenému riziku a sú v zhode s postupom stanoveným v týchto bezpečnostných nariadeniach.

3.

Ochrana senzorových systémov obsahujúcich vložené IT SYSTÉMY sa má určovať a špecifikovať v celkovom kontexte systémov, ku ktorým patria použitím uplatniteľných ustanovení tohto oddielu do tej miery, ako je to možné.

4.

Podľa všeobecných termínov možno ohrozenie definovať ako možnosť náhodného alebo zámerného ohrozenia bezpečnosti. V prípade SYSTÉMOV takéto ohrozenie zahŕňa stratu jednej alebo viacerých vlastností dôvernosti, celistvosti a dostupnosti. Zraniteľnosť možno definovať ako miernosť alebo nedostatočnosť kontrol, ktorá by uľahčovala alebo poskytovala podnet k ohrozeniu určitého majetku alebo cieľa. Zraniteľnosť môže byť opomenutie alebo sa môže týkať nedostatočnosti pevnosti, úplnosti alebo dôslednosti kontroly; táto môže byť technického, procedurálneho alebo prevádzkového charakteru.

5.

Tajné a netajné informácie EÚ spracovávané v SYSTÉMOCH v koncentrovanej forme, ktoré sú určené na rýchle získanie, komunikáciu a použitie, sú vystavené mnohým rizikám. Tieto zahŕňajú prístup neoprávnených užívateľov k informáciám alebo, naopak, odmietnutie prístupu oprávneným užívateľom. Ide tiež o riziká nepovoleného odhalenia, korupcie, zmeny alebo vymazania informácií. Okrem toho, zložité a niekedy krehké zariadenie je drahé a často je ťažké rýchlo ho opraviť alebo vymeniť. Tieto SYSTÉMY sú preto aktraktívnymi terčmi pre operácie zberu informácií a sabotáž, najmä ak sa bezpečnostné opatrenia považujú za neúčinné.

6.

Hlavným účelom bezpečnostných opatrení uvedených v tomto oddiele je poskytovať ochranu pred neoprávneným odhalením informácií (strata dôvernosti) a voči strate celistvosti a dostupnosti informácií. Na dosiahnutie primeranej ochrany bezpečnosti SYSTÉMU spracovávajúceho tajné informácie EÚ by sa mali ustanoviť vhodné normy dohodnutej bezpečnosti spolu s primeranými presne definovanými bezpečnostnými postupmi a technikami konkrétne určenými pre každý SYSTÉM.

7.

Treba identifikovať a vykonávať vyváženú sústavu bezpečnostných opatrení s cieľom vytvorenia bezpečného prostredia, v ktorom funguje SYSTÉM. Oblasti uplatňovania týchto opatrení sa týkajú fyzických prvkov, pracovníkov, netechnických postupov, počítačových a komunikačných prevádzkových postupov.

8.

Potrebné sú počítačové bezpečnostné opatrenia (hardvérové a softvérové bezpečnostné charakteristiky) na vykonávanie princípu potreby poznať a zabránenie alebo odhalenie neoprávneného prezradenia informácií. Počas procesu stanovovania bezpečnostnej požiadavky sa určí miera, do ktorej treba počítať s počítačovými bezpečnostnými opatreniami. Proces akreditácie má určiť, aby existovala primeraná miera istoty ako dôkaz tejto dôvery týkajúcej sa počítačových bezpečnostných opatrení.

9.

Pre všetky SYSTÉMY spracovávajúce informácie utajené ako CONFIDENTIEL UE a vo vyššej kategórii sa požaduje, aby orgán prevádzkujúci IT systém (ITSOA) predložil formuláciu bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém (SSRS) v spolupráci so vstupom a, ak je to potrebné, za pomoci pracovníkov projektu a orgánu INFOSEC a schváleného SAA. Formulovanie bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém sa požaduje tiež, ak orgán na schvaľovanie bezpečnosti (SAA) považuje za kritickú dostupnosť a celistvosť informácií RESTREINT UE alebo netajných informácií.

10.

SSRS sa má formulovať v skorej etape začiatku projektu a má sa rozvíjať a vylepšovať ako sa vyvíja projekt, plniac rôzne úlohy v rôznych etapách projektu a životného cyklu SYSTÉMU.

11.

Formulácia bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém (SSRS) predstavuje záväznú dohodu medzi orgánom prevádzkujúcim IT systém a orgánom na schvaľovanie bezpečnosti, oproti ktorej sa má schvaľovať systém.

12.

SSRS je kompletné a jednoznačné vyjadrenie bezpečnostných princípov, ktoré sa majú dodržiavať, a podrobných bezpečnostných požiadaviek, ktoré sa majú splniť. Vychádza z bezpečnostnej politiky a hodnotenia rizika Rady alebo je uložené prostredníctvom parametrov vzťahujúcich sa na prevádzkové prostredie, najnižšiu úroveň povolenia mať tajné informácie pre pracovníkov, najvyššie utajenie spracovávaných informácií, bezpečnostný spôsob prevádzky alebo požiadavky užívateľa. Formulácia bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém je nedeliteľnou súčasťou projektovej dokumentácie predloženej príslušným orgánom na účely technického, rozpočtového a bezpečnostného schválenia. Vo svojej konečnej podobe formulácia bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém predstavuje kompletné vyjadrenie toho, čo je potrebné pre SYSTÉM, aby bol bezpečný.

13.

Všetky SYSTÉMY, ktoré spracovávajú informácie utajené ako CONFIDENTIEL UE a vo vyššej kategórii, sa majú schvaľovať na prevádzku v jednom alebo, ak tak oprávňujú požiadavky počas rôznych časových období, viac ako v jednom z nasledovných režimov prevádzky alebo ich národnom ekvivalente:

14.

Ďalšie označenia ako CRYPTO alebo akékoľvek iné zvláštne označenie manipulácie uznávané v EÚ sa majú uplatňovať, ak je potrebná obmedzená distribúcia a zvláštne spracovanie okrem toho, ktoré je určené bezpečnostným utajením.

15.

„VYHRADENÝ“ BEZPEČNOSTNÝ REŽIM PREVÁDZKY znamená: režim prevádzky, v ktorom majú prejsť kontrolou VŠETCI jednotlivci s prístupom k SYSTÉMU, pokiaľ ide o najvyššiu úroveň utajenia informácií spracovávaných v SYSTÉME, a jednotlivci s prirodzenou potrebou poznať pre VŠETKY informácie spracovávané v SYSTÉME.

16.

REŽIM PREVÁDKY S „VYSOKOU BEZPEČNOSŤOU SYSTÉMU“ znamená režim prevádzky, v ktorom VŠETCI jednotlivci s prístupom k SYSTÉMU majú prejsť kontrolou, pokiaľ ide o najvyššiu úroveň utajenia informácií spracovávaných v SYSTÉME, ale NIE VŠETCI jednotlivci s prístupom k SYSTÉMU majú prirodzenú potrebu poznať pre informácie spracovávané v SYSTÉME.

17.

„VIACÚROVŇOVÝ“ BEZPEČNOSTNÝ REŽIM PREVÁDZKY znamená: režim prevádzky, v ktorom neprechádzajú kontrolou VŠETCI jednotlivci s prístupom k SYSTÉMU, pokiaľ ide o najvyššiu úroveň utajenia informácií spracovávaných v SYSTÉME, a NIE VŠETCI jednotlivci s prístupom k SYSTÉMU majú prirodzenú potrebu poznať pre informácie spracovávané v rámci SYSTÉMU.

18.

INFOSEC znamená: uplatňovanie bezpečnostných opatrení na ochranu informácií, ktoré sú spracovávané, uchovávané alebo prenášané v komunikačných, informačných a iných elektronických systémoch pred stratou dôvernosti, celistvosti alebo dostupnosti, tiež náhodnou alebo zámernou, a zabrániť strate celistvosti a dostupnosti samotných systémov. Opatrenia INFOSEC obsahujú tie, ktoré sa týkajú počítačovej bezpečnosti, bezpečnosti prenosu, vysielania a kryptografickej bezpečnosti a zisťovania, dokumentácie a reagovania na ohrozenia informácií a SYSTÉMOV.

19.

POČÍTAČOVÁ BEZPEČNOSŤ (COMPUSEC) znamená: uplatňovanie hardvérových, mikroprogramových a softvérových bezpečnostných charakteristík na počítačový systém s cieľom ochrany alebo zabránenia neoprávnenému prezradeniu, manipulácii, modifikácii/vymazaniu informácií alebo odmietnutia služieb.

20.

POČÍTAČOVÝ BEZPEČNOSTNÝ PRODUKT znamená: produkt generickej počítačovej bezpečnosti, ktorý je určený na začlenenie do IT systému na použitie pri zvyšovaní alebo zabezpečovaní dôvernosti, celistvosti alebo dostupnosti spracovávaných informácií.

21.

BEZPEČNOSŤ KOMUNIKÁCIÍ (COMSEC) znamená: uplatňovanie bezpečnostných opatrení na telekomunikácie s cieľom odmietnutia prístupu neoprávneným osobám k informáciám hodnoty, ktorá môže vyplývať z vlastnenia a študovania takýchto telekomunikácií alebo s cieľom zaistenia hodnovernosti takýchto telekomunikácií.

Takéto opatrenia zahŕňajú kryptografickú bezpečnosť, bezpečnosť prenosu a vysielania; a tiež obsahujú procedurálnu, fyzickú, personálnu bezpečnosť, bezpečnosť dokumentu a počítačovú bezpečnosť.

22.

HODNOTENIE znamená: podrobné technické preskúmanie bezpečnostných stránok SYSTÉMU alebo šifrovacieho alebo počítačového bezpečnostného produktu príslušným orgánom.

23.

CERTIFIKÁCIA znamená: vydanie formálneho vyhlásenia, podloženého nezávislým preskúmaním výkonu a výsledkov hodnotenia, miery, do ktorej SYSTÉM spĺňa bezpečnostnú požiadavku alebo počítačový bezpečnostný produkt spĺňa vopred definované bezpečnostné nároky.

24.

AKREDITÁCIA znamená: oprávnenie a schválenie udelené SYSTÉMU spracovávať tajné informácie EÚ vo svojom prevádzkovom prostredí.

Takáto akreditácia sa má uskutočniť po vykonávaní všetkých bezpečnostných postupov a dosiahnutí dostatočnej úrovne ochrany zdrojov systému. Akreditácia sa má zvyčajne robiť na základe formulácie bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém, vrátane nasledovného:

25.

IT SYSTÉM znamená: sústavu zariadenia, metód a postupov a, ak je potrebné, pracovníkov, ktorí tvoria organizáciu s cieľom vykonávania funkcií spracovávania informácií.

26.

BEZPEČNOSTNÉ CHARAKTERISTIKY IT SYSTÉMU obsahujú všetky hardvérové/mikroprogramové/softvérové funkcie, charakteristiky a vlastnosti; prevádzkové postupy, postupy týkajúce sa zodpovednosti a kontroly prístupu, oblasť IT, oblasť dislokovaného terminálu/pracovnej stanice a obmedzenia riadenia, fyzickú štruktúru a zariadenia, kontroly pracovníkov a komunikácií potrebné na zabezpečenie akceptovateľnej úrovne ochrany pre tajné informácie, ktoré sa majú spracovávať v IT systéme.

27.

IT SIEŤ znamená: geograficky rozšírenú organizáciu IT systémov, ktoré sú vzájomne prepojené na výmenu dát a obsahujúcu komponenty vzájomne spojených IT systémov a ich prepojenie s podpornými údajmi alebo komunikačnými sieťami.

28.

BEZPEČNOSTNÉ CHARAKTERISTIKY IT SIETE zahŕňajú bezpečnostné charakteristiky IT systému jednotlivých IT systémov, ktoré tvoria sieť spolu s ďalšími komponentmi a charakteristikami spojenými so sieťou ako takou (napríklad sieťové komunikácie, bezpečnostná identifikácia a mechanizmy a postupy označovania, kontroly prístupu, programy a preverovacie záznamy) potrebné na zaistenie akceptovateľnej úrovne ochrany pre tajné informácie.

29.

IT OBLASŤ znamená: oblasť, ktorá obsahuje jeden alebo viac počítačov, ich miestne periférne a pamäťové jednotky, riadiace jednotky a vyhradenú sieť a komunikačné zariadenie.

Nezahŕňa osobitnú oblasť, v ktorej sa nachádzajú dislokované periférne zariadenia alebo terminály/pracovné stanice, aj keď tieto zariadenia sú pripojené na zariadenie v IT oblasti.

30.

OBLASŤ DISLOKOVANÉHO TERMINÁLU/PRACOVNEJ STANICE znamená: oblasť obsahujúcu nejaké počítačové zariadenie, jeho lokálne periférne zariadenia alebo terminály/pracovné stanice a akékoľvek priradené komunikačné zariadenie, oddelené od IT oblasti.

31.

Protiopatrenia TEMPEST: bezpečnostné opatrenia určené na ochranu zariadenia a komunikačných infraštruktúr pred ohrozením tajných informácií prostredníctvom nezámerných elektromagnetických emisií.

32.

Povinnosti bezpečnostného výboru, ktoré sú definované v oddiele I odsek 4, zahŕňajú otázky INFOSEC. Bezpečnostný výbor má organizovať svoje aktivity takým spôsobom, aby mohol poskytovať odbornú Radu, pokiaľ ide o vyššie uvedené problémy.

33.

V prípade problémov týkajúcich sa bezpečnosti (incidenty, porušenia atď.) zodpovedný národný orgán a/alebo bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady má podniknúť okamžité kroky. Všetky problémy sa majú predkladať bezpečnostnému úradu Generálneho sekretariátu Rady.

34.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ alebo, ak je to vhodné, vedúci decentralizovaného orgánu EÚ zriadi úrad INFOSEC, ktorý bude zabezpečovať usmerňovanie bezpečnostného orgánu pri vykonávaní a kontrole zvláštnych bezpečnostných charakteristík označených ako súčasť SYSTÉMOV.

35.

Orgánom na schvaľovanie bezpečnosti má byť buď:

36.

Orgán na schvaľovanie bezpečnosti je zodpovedný za zaisťovanie zhody SYSTÉMOV s bezpečnostnou politikou Rady. Jednou z jeho úloh má byť udeľovanie schválenia SYSTÉMU na spracovávanie tajných informácií EÚ pre definovanú úroveň utajenia v jeho prevádzkovom prostredí. Pokiaľ ide o Generálny sekretariát Rady a, ak je to vhodné, decentralizované orgány EÚ, orgán na schvaľovanie bezpečnosti má uplatňovať zodpovednosť za bezpečnosť v mene generálneho tajomníka/vysokého predstaviteľa alebo vedúcich decentralizovaných orgánov.

Jurisdikcia orgánu na schvaľovanie bezpečnosti Generálneho sekretariátu Rady má zahŕňať všetky SYSTÉMY, ktoré sú v prevádzke v komplexe budov Generálneho sekretariátu Rady. SYSTÉMY a komponenty SYSTÉMOV, ktoré sú v prevádzke v členskom štáte, spadajú pod jurisdikciu orgánu na schvaľovanie bezpečnosti Generálneho sekretariátu Rady a iných orgánov na schvaľovanie bezpečnosti, všetky strany majú menovať spoločnú schvaľovaciu Radu, ktorú koordinuje orgán na schvaľovanie bezpečnosti Generálneho sekretariátu Rady.

37.

Orgán INFOSEC je zodpovedný za aktivity úradu INFOSEC. Pokiaľ ide o Generálny sekretariát Rady a, ak je to vhodné, decentralizované orgány EÚ, orgán INFOSEC je zodpovedný za:

38.

Orgán INFOSEC má čo možno v najskoršej možnej etape previesť zodpovednosť za vykonávanie a fungovanie kontrol a zvláštne bezpečnostné charakteristiky SYSTÉMU na orgán prevádzkujúci IT systém. Táto zodpovednosť má trvať počas celého životného cyklu SYSTÉMU od etapy pojmu projektu až po konečné použitie.

39.

Orgán prevádzkujúci IT systém má byť zodpovedný za všetky bezpečnostné opatrenia navrhnuté ako súčasť celkového systému. Táto povinnosť zahŕňa prípravu bezpečnostných prevádzkových postupov (SecOPs). Orgán prevádzkujúci IT systém má stanoviť bezpečnostné normy a praktiky, ktoré má spĺňať dodávateľ SYSTÉMU.

40.

Ak je to vhodné, orgán prevádzkujúci IT systém môže poveriť časťou svojich zodpovedností napríklad bezpečnostného technika INFOSEC a bezpečnostného technika na pracovisku INFOSEC. Rôzne funkcie INFOSEC môže vykonávať jedna osoba.

41.

Všetci užívatelia majú byť zodpovední za to, aby ich činnosti nemali nepriaznivý vplyv na bezpečnosť SYSTÉMU, ktorý používajú.

42.

Na Generálnom sekretariáte Rady, v decentralizovaných orgánoch EÚ alebo vládnych oddeleniach členského štátu má byť zabezpečené vzdelávanie a školenie INFOSEC na rôznych úrovniach a pre rôznych pracovníkov tak, ako je to vhodné.

43.

Užívatelia SYSTÉMU majú prejsť kontrolou a majú mať potrebu poznať, ako je vhodné pre utajenie a obsah informácií spracovávaných v ich konkrétnom SYSTÉME. Prístup k určitému zariadeniu alebo informáciám špecifickým pre bezpečnosť SYSTÉMOV bude vyžadovať zvláštne povolenie mať tajné informácie vydané podľa postupov Rady.

44.

Orgán na schvaľovanie bezpečnosti má označiť všetky citlivé funkcie a špecifikovať úroveň povolenia mať tajné informácie a kontroly, ktorú vyžadujú všetci pracovníci, ktorí ich zastávajú.

45.

SYSTÉMY sa majú špecifikovať a navrhovať tak, aby uľahčovali rozdelenie povinností a zodpovedností pracovníkom, aby sa zabránilo, aby jedna osoba mala úplné vedomosti alebo kontrolu hlavných miest bezpečnosti systému. Cieľom by malo byť, aby tajná dohoda medzi dvoma alebo viacerými jednotlivcami nepostačovala na uskutočnenie zmeny alebo zámernej degradácie systému alebo siete.

46.

Oblasti IT a oblasti dislokovaného terminálu/pracovnej stanice (ako je definované v odsekoch 29 a 30), v ktorých sa spracovávajú informácie utajené ako CONFIDENTIEL EU alebo vo vyššej kategórii prostriedkami IT, alebo kde je možný potenciálny prístup k takýmto informáciám, sa majú stanoviť ako bezpečnostné oblasti triedy I alebo triedy II alebo národný ekvivalent, ako je to vhodné.

47.

Oblasti IT a oblasti dislokovaného terminálu/pracovnej stanice, v ktorých sa môže modifikovať bezpečnosť SYSTÉMU, nemá zastávať iba jeden oprávnený úradník/iný zamestnanec.

48.

Všetky informácie a materiál, ktorý umožňuje kontrolu prístupu do SYSTÉMU, majú byť chránené dohodami odpovedajúcimi najvyššiemu utajeniu a označeniu kategórie informácií, ku ktorým môžu poskytovať prístup.

49.

Ak sa už viac nepoužívajú na tento účel, informácie a materiál o kontrole prístupu sa majú zničiť podľa odsekov 61 až 63.

50.

Povinnosťou pôvodcu informácií má byť identifikovať a utajiť všetky dokumenty obsahujúce informácie bez ohľadu na to, či sú vo forme výstupu na tlačiarni, alebo na počítačovom pamäťovom médiu. Každá stránka výstupu na tlačiarni má byť vo vrchnej časti a dolu označená utajením. Výstup, či už vo forme výstupu na tlačiarni, alebo počítačového pamäťového média, má mať rovnaké utajenie ako najvyššie utajenie informácií použitých na jeho vytvorenie. Spôsob, ktorým funguje SYSTÉM, môže mať tiež vplyv na utajenie výstupov daného systému.

51.

Organizácia a držitelia jej informácií sú povinné zvažovať problémy agregácie jednotlivých prvkov informácií a prekážky, ktoré vznikli z príslušných prvkov, a určiť, či je alebo nie je vhodné vyššie utajenie pre informácie ako celok.

52.

Skutočnosť, že informácie môžu mať stručný kód, kód prenosu alebo môžu byť v akejkoľvek forme binárneho vyjadrenia, nepredstavuje žiadnu bezpečnostnú ochranu a nemala by preto ovplyvňovať utajenie informácií.

53.

Ak sa informácie prenášajú z jedného SYSTÉMU do druhého, informácie majú byť chránené počas prenosu a v prijímajúcom SYSTÉME spôsobom odpovedajúcim pôvodnému utajeniu a kategórii informácií.

54.

Všetky počítačové pamäťové médiá sa majú spracovávať spôsobom odpovedajúcim najvyššiemu utajeniu uchovávaných informácií alebo označeniu média a majú sa vždy primerane chrániť.

55.

Opätovne použiteľné pamäťové médiá používané na záznam tajných informácií EÚ si majú zachovať najvyššie utajenie, na aké boli kedy použité, až kým tieto informácie nie sú riadne zaradené do nižšej kategórie alebo odtajené a podľa toho je preutajené médium alebo odtajené médium alebo zničené postupom schváleným Generálnym sekretariátom Rady alebo národným postupom (pozri odseky 61 až 63).

56.

Majú sa udržiavať automatické (revízne záznamy) alebo manuálne protokoly ako záznam o prístupe k informáciám utajeným ako SECRET UE alebo vo vyššej kategórii. Tieto záznamy sa majú udržiavať v súlade s týmito bezpečnostnými nariadeniami.

57.

Tajné EÚ výstupy uchovávané v oblasti IT sa môžu považovať za jednu tajnú položku a nemusia byť zaregistrované pod podmienkou, že materiál je primeraným spôsobom identifikovaný, označený jeho utajením a kontrolovaný.

58.

Ak sa vytvára výstup zo SYSTÉMU spracovávajúceho tajné informácie EÚ a prenáša sa do oblasti dislokovaného terminálu/pracovnej stanice z IT oblasti, majú sa ustanoviť postupy, ktoré sú schválené orgánom na schvaľovanie bezpečnosti (SAA), na kontrolovanie vzdialeného výstupu. Pre SECRET UE a vyššiu kategóriu takéto postupy majú obsahovať presne definované pokyny, pokiaľ ide o zodpovednosť za informácie.

59.

So všetkými vyberateľnými počítačovými médiami utajenými ako CONFIDENTIEL UE a vo vyššej kategórii sa má zaobchádzať ako s materiálom a uplatňujú sa všeobecné pravidlá. Príslušná identifikácia a označenia utajenia sa majú prispôsobiť konkrétnemu fyzickému zovňajšku média, aby ich bolo možné jasne rozoznať.

60.

Užívatelia nesú zodpovednosť za zaistenie, aby sa tajné informácie EÚ uložili na médium s primeraným označením utajenia a ochranou. Majú sa stanoviť postupy na zaistenie, aby sa uchovávanie informácií na počítačovom pamäťovom médiu pre všetky úrovne informácií EÚ vykonávalo v súlade s týmito bezpečnostnými pravidlami.

61.

Počítačové pamäťové médium, ktoré je použité na záznam tajných informácií EÚ, sa môže zaradiť do nižšej kategórie alebo odtajiť, ak sa uplatnia schválené postupy Generálneho sekretariátu Rady alebo národné postupy.

62.

Počítačové pamäťové médium, na ktorom sú TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉ EÚ informácie alebo zvláštna kategória informácií, sa nemá odtajňovať a znovu používať.

63.

Ak sa počítačové pamäťové médium nemôže odtajiť alebo nie je znovu použiteľné, má sa zničiť postupom schváleným Generálnym sekretariátom Rady alebo národným postupom.

64.

Ak sa tajné informácie EÚ prenášajú elektromagneticky, vykonávajú sa zvláštne opatrenia na ochranu dôvernosti, celistvosti a použiteľnosti takýchto prenosov. Orgán na schvaľovanie bezpečnosti má určiť požiadavky na ochranu prenosov pred odhalením a zachytením. Informácie, ktoré sa prenášajú v komunikačnom systéme, sa majú chrániť na základe požiadaviek týkajúcich sa dôvernosti, celistvosti a použiteľnosti.

65.

Ak sa požadujú kryptografické metódy na zabezpečenie dôvernosti, integrity a dostupnosti ochrany, takéto metódy alebo s nimi spojené produkty majú byť na tento účel výslovne schválené orgánom na schvaľovanie bezpečnosti.

66.

Počas prenosu sa má dôvernosť informácií utajených ako SECRET UE a vo vyššej kategórii chrániť kryptografickými metódami alebo produktmi schválenými Radou na základe odporúčania bezpečnostného výboru Rady. Počas prenosu sa má dôvernosť informácií utajených ako CONFIDENTIEL UE alebo RESTREINT UE chrániť kryptografickými metódami alebo produktmi schválenými generálnym tajomníkom/vysokým predstaviteľom na základe odporúčania bezpečnostného výboru Rady alebo schválenými členským štátom.

67.

Podrobné pravidlá uplatniteľné na prenos tajných informácií EÚ sú uvedené v zvláštnych bezpečnostných pokynoch schválených Radou na odporúčanie bezpečnostného výboru Rady.

68.

Za výnimočných prevádzkových okolností, informácie utajené ako RESTREINT UE, CONFIDENTIEL UE a SECRET UE sa môžu prenášať ako nešifrovaný text pod podmienkou, že každý prípad je výslovne povolený. Takéto výnimočné okolnosti sú nasledovné:

69.

SYSTÉM má mať schopnosť rozhodne odmietnuť prístup k tajným informáciám EÚ alebo všetkým jeho dislokovaným pracovným staniciam alebo terminálom, ak sa prístup požaduje, a to fyzickým odpojením alebo zvláštnymi softvérovými vlastnosťami schválenými orgánom na schvaľovanie bezpečnosti.

70.

Počiatočná inštalácia SYSTÉMOV a jej akákoľvek zmena má byť tak špecifikovaná, aby inštaláciu vykonali montážni technici, ktorí majú povolenie mať tajné informácie pod neustálym dozorom technicky kvalifikovaných pracovníkov, ktorí prešli kontrolou, pokiaľ ide o prístup k tajným informáciám EÚ na úrovni rovnajúcej sa najvyššiemu utajeniu informácií, o ktorých sa predpokladá, že sa budú uchovávať a spracovávať v SYSTÉME.

71.

Každé zariadenie sa má inštalovať v súlade s aktuálnou bezpečnostnou politikou Rady.

72.

SYSTÉMY spracovávajúce informácie utajené ako CONFIDENTIEL UE a vo vyššej kategórii sa majú chrániť takým spôsobom, aby ich bezpečnosť nemohla byť ohrozená nebezpečnými vyžarovaniami, ktorých preskúmanie a kontrola je uvedená ako „TEMPEST“.

73.

Protiopatrenia TEMPEST pre zariadenia Generálneho sekretariátu Rady a decentralizovaných orgánov EÚ má kontrolovať a schvaľovať orgán TEMPEST označený Generálnym sekretariátom Rady. Pre národné zariadenia, ktoré spracovávajú tajné informácie EÚ, má byť schvaľovací orgán uznávaný národný schvaľovací orgán TEMPEST.

74.

Bezpečnostné prevádzkové postupy (SecOPs) definujú princípy, ktoré sa majú prijať v bezpečnostných záležitostiach, prevádzkové postupy, ktoré sa majú dodržiavať, a zodpovednosti pracovníkov. Bezpečnostné prevádzkové postupy sa pripravujú pod zodpovednosťou orgánu prevádzkujúceho IT systém (ITSOA).

75.

Bezpečnostná ochrana aplikačných programov sa určuje na základe stanovenia bezpečnostného utajenia programu samotného skôr než utajenia informácií, ktoré sa majú spracovávať. Softvérové verzie, ktoré sú v používaní, by sa mali v pravidelných intervaloch overovať, aby sa zaistila ich integrita a správne fungovanie.

76.

Nové alebo modifikované verzie softvéru by sa nemali používať na spracovávanie tajných informácií EÚ, pokiaľ nie sú preverené orgánom prevádzkujúcim IT systém.

77.

Pravidelne sa má vykonávať kontrola prítomnosti škodlivého softvéru/počítačových vírusov v súlade s požiadavkami orgánu na schvaľovanie bezpečnosti (SAA).

78.

Každé počítačové pamäťové médium prichádzajúce na Generálny sekretariát Rady alebo do decentralizovaných orgánov EÚ sa má pred zavedením do akéhokoľvek SYSTÉMU skontrolovať na prítomnosť akéhokoľvek škodlivého softvéru alebo počítačových vírusov.

79.

Zmluvy a postupy pre plánovanú údržbu a údržbu SYSTÉMOV na zavolanie, pre ktoré bola vytvorená formulácia bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém (SSRS), majú uvádzať požiadavky a dojednania pre pracovníkov údržby a ich príslušné zariadenie vstupujúce do IT oblasti.

80.

Požiadavky sa majú jasne uviesť vo formulácii bezpečnostnej požiadavky špecifickej pre systém a postupy sa jasne uvedú v bezpečnostných prevádzkových postupoch. Poskytovateľ údržby, ktorý vyžaduje diagnostické postupy pre vzdialený prístup, sa má povoliť iba za výnimočných okolností, pod najprísnejšou bezpečnostnou kontrolou a iba so súhlasom orgánu na schvaľovanie bezpečnosti (SAA).

81.

Akýkoľvek bezpečnostný produkt, ktorý sa má použiť so SYSTÉMOM, ktorý sa má obstarávať, by mal byť zhodnotený a certifikovaný alebo súčasne by malo prebiehať jeho hodnotenie a certifikácia príslušným hodnotiacim a certifikačným orgánom oproti medzinárodne uznávaným kritériám (ako sú Spoločné kritériá pre hodnotenie bezpečnosti informačnej technológie, pozri ISO 15 408).

82.

Pri rozhodovaní o tom, či sa má zariadenie, najmä počítačové pamäťové médium, prenajať alebo skôr kúpiť, treba mať na mysli, že takéto zariadenie, akonáhle je používané na spracovávanie tajných informácií EÚ, sa nemôže uvoľniť mimo primerane bezpečného prostredia bez toho, aby bolo najprv odtajené so súhlasom orgánu na schvaľovanie bezpečnosti a že takýto súhlas nie je vždy možný.

93.

Mikropočítače/osobné počítače (PC) s pevnými diskami (alebo iným energeticky nezávislým pamäťovým médiom) pracujúce v samostatnom režime alebo ako sieťové konfigurácie a prenosné počítačové zariadenia (napríklad prenosné PC a elektronické „notebooky“) s pevnými diskami sa považujú za informačné pamäťové médium v tom istom zmysle ako pružné disky alebo iné vyberateľné počítačové pamäťové médium.

94.

Týmto zariadeniam sa poskytuje úroveň ochrany, pokiaľ ide o prístup, spracovávanie, uchovávanie a prepravu, odpovedajúca najvyššej úrovni utajenia informácií, aké boli kedy uchované alebo spracované (pokiaľ neboli zaradené do nižšej kategórie alebo odtajené v súlade so schválenými postupmi).

95.

Na spracovávanie tajných informácií EÚ je zakázané používanie vyberateľného počítačového pamäťového média, softvéru a IT hardvéru (napríklad PC a prenosných výpočtových zariadení) s pamäťovou kapacitou, ktoré sú v súkromnom vlastníctve.

96.

Hardvér, softvér a média v súkromnom vlastníctve sa nemajú uvádzať do oblasti triedy I alebo triedy II, kde sa spracovávajú tajné informácie EÚ bez povolenia vedúceho bezpečnostného orgánu Generálneho sekretariátu Rady alebo oddelenia členského štátu alebo príslušného decentralizovaného orgánu EÚ.

97.

Použitie IT zariadenia a softvéru, ktoré vlastní dodávateľ v organizáciách pre oficiálnu prácu Rady, môže povoliť iba vedúci bezpečnostného úradu Generálneho sekretariátu Rady alebo oddelenia členského štátu alebo príslušného decentralizovaného orgánu EÚ. Môže sa povoliť tiež použitie národne dodaného IT zariadenia a softvéru zamestnancami na Generálnom sekretariáte Rady alebo v decentralizovanom orgáne EÚ; v tomto prípade zariadenie IT je podchytené v inventári Generálneho sekretariátu Rady. V jednom i druhom prípade, ak sa má zariadenie IT používať na spracovávanie tajných informácií EÚ, je potrebná konzultácia s orgánom na schvaľovanie bezpečnosti, či boli náležite zohľadnené a vykonávané prvky INFOSEC, ktoré sú uplatniteľné na použitie tohto zariadenia.

1.

O sprístupnení tajných informácií EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám rozhoduje Rada na základe:

Členský štát, ktorý je pôvodcom tajných informácií EÚ, ktoré sa majú sprístupniť, je požiadaný o súhlas.

2.

Tieto rozhodnutia sa prijímajú na základe prípadu za prípadom v závislosti od:

3.

Prijatie tajných informácií EÚ tretím štátmi alebo medzinárodnými organizáciami znamená ako samozrejmosť uistenie, že informácie sa nepoužijú na iné účely, ako sú tie, ktoré sú dôvodom na sprístupnenie alebo výmenu informácií, a že im bude poskytnutá ochrana, ktorú požaduje Rada.

4.

Akonáhle sa Rada rozhodla, že sa tajné informácie môžu sprístupniť alebo vymeniť s daným členským štátom alebo medzinárodnou organizáciou, rozhodne o úrovni spolupráce, ktorá je možná. Závisí to najmä od bezpečnostnej politiky a nariadení uplatňovaných týmto štátom alebo organizáciou.

5.

Ide o tri úrovne spolupráce:

Úroveň 1Spolupráca s tretími štátmi alebo s medzinárodnými organizáciami, ktorých bezpečnostná politika a nariadenia sú veľmi blízke tým, ktoré sú v EÚ.

Úroveň 2Spolupráca s tretími štátmi alebo medzinárodnými organizáciami, ktorých bezpečnostná politika a nariadenia sú výrazne odlišné od tých, ktoré sú v EÚ.

Úroveň 3Príležitostná spolupráca s tretími štátmi alebo medzinárodnými organizáciami, ktorých bezpečnostnú politiku a bezpečnostné nariadenia nie je možné zhodnotiť.

6.

Každá úroveň spolupráce má určovať bezpečnostné nariadenia, v jednotlivých prípadoch preformulované vzhľadom k technickému stanovisku bezpečnostného výboru Rady, ktorých uplatňovanie sa požaduje od príjemcov na ochranu tajných informácií, ktoré im boli sprístupnené. Tieto postupy a bezpečnostné opatrenia sú podrobne uvedené v dodatkoch 4, 5 a 6.

7.

Akonáhle Rada rozhodla, že existuje trvalá alebo dlhodobá potreba výmeny tajných informácií medzi EÚ a tretími štátmi alebo inými medzinárodnými organizáciami, navrhne s nimi „dohody o bezpečnostných postupoch pre výmenu tajných informácií“, ktoré definujú účel spolupráce a recipročné pravidlá na ochranu vymenených tajných informácií.

8.

V prípade príležitostnej spolupráce úrovne 3, ktorá je definíciou obmedzená, pokiaľ ide o čas a účel, jednoduché memorandum dohody definujúce povahu tajných informácií, ktoré sa majú vymieňať, a recipročné záväzky týkajúce sa informácií môže nahrádzať dohodu o postupoch pre výmenu tajných informácií pod podmienkou, nie sú utajené vo vyššej kategórii ako RESTREINT UE.

9.

Návrhy dohôd o bezpečnostných postupoch alebo memoranda dohody schvaľuje bezpečnostný výbor pred ich predložením Rade na jej rozhodnutie.

10.

Orgány národnej bezpečnosti (NSAs) budú poskytovať generálnemu tajomníkovi/vysokému predstaviteľovi všetku potrebnú pomoc na zaistenie, aby sa informácie, ktoré majú byť sprístupnené, používali a chránili v súlade s ustanoveniami dohôd o bezpečnostných postupoch alebo memoranda dohody.

Telephone Secretariat

:

+ 32/2/519 05 74

Telephone Presidency

:

+ 32/2/501 82 20

+ 32/2/501 87 10

Fax

:

+ 32/2/519 05 96

Tel.

:

(420) 257 28 33 35

Fax

:

(420) 257 28 31 10

Telephone

:

(45) 33 14 88 88

Fax

:

(45) 33 43 01 90

Telephone

:

(45) 33 32 55 66

Fax

:

(45) 33 93 13 20

Telefon

:

+ 49-1-888 681 15 26

Fax

:

+ 49-1-888 681 558 06

Telephone

:

+ 372/717 00 30

+ 372/717 00 31

+ 372/717 00 77

Fax

:

+ 372/717 00 01

Τηλέφωνα

:

(30-210) 657 20 09 (ώρες γραφείου)

(30-210) 657 20 10 (ώρες γραφείου)

Φαξ

:

(30-210) 642 64 32

(30-210) 652 76 12

Telephone

:

(30-210) 657 20 09 (office hours)

(30-210) 657 20 10 (office hours)

Fax

:

(30-210) 642 64 32

(30-210) 652 76 12

Telephone

:

+ 34/913 72 57 07

+ 34/913 72 50 27

Fax

:

+ 34/913 72 58 08

Telephone

:

+ 33/1/71 75 81 77

Fax

:

+ 33/1/71 75 82 00

Telephone

(353-1) 478 08 22

Fax

(353-1) 478 14 84

Telephone

:

+ 39/06/611 742 66

Fax

:

+ 39/06/488 52 73

Τηλέφωνα

:

(357-22) 80 75 69

(357-22) 80 75 19

(357-22) 80 77 64

Φαξ

:

(357-22) 30 23 51

Telephone

:

(357-22) 80 75 69

(357-22) 80 75 19

(357-22) 80 77 64

Fax

:

(357-22) 30 23 51

Telephone

:

+ 371/702 54 18

Fax

:

+ 371/702 54 54

Telephone

:

+ 370/5/266 32 01

Fax

:

+ 370/5/266 32 00

Telephone

:

+ 352/478 22 10 central

+ 352/478 22 35 direct

Fax

:

+ 352/478 22 43

+ 352/478 22 71

Telephone

:

+ 361/346 96 52

Fax

:

+ 361/346 96 58

Telephone

:

+ 356/21 24 98 44

Fax

:

+ 356/21 23 53 00

Telephone

:

(31-70) 320 44 00

Fax

:

(31-70) 320 07 33

Telephone

:

(31-70) 318 70 60

Fax

:

(31-70) 318 75 22

Telefon

:

+ 43-1-531 15 23 96

Fax

:

+ 43-1-531 15 25 08

Telephone

:

+ 48/22/684 13 62

Fax

:

+ 48/22/684 10 76

Telephone

:

+ 48/22/585 73 60

Fax

:

+ 48/22/585 85 09

Tel.

:

(351) 21 301 17 10

Fax

:

(351) 21 303 17 11

Tel.:

(386-1) 426 91 20

Faks:

(386-1) 426 91 21

Telephone

:

+ 421/2/68 69 23 14

Fax

:

+ 421/2/68 69 17 00

Telephone

:

(358-9) 16 05 53 38

Fax

:

(358-9) 16 05 53 03

Telephone

:

+ 46/8/405 54 44

Fax

:

+ 46/8/723 11 76

Telephone

(44-207) 930 87 68

Fax

(44-207) 821 86 04

1.

Povolenie na sprístupnenie tajných informácií EÚ krajinám, ktoré nie sú signatármi Zmluvy o Európskej únii alebo iným medzinárodných organizáciám, ktorých bezpečnostná politika a nariadenia sú porovnateľné s tými, ktoré sú v EÚ, poskytuje Rada.

2.

Rada môže previesť právomoc rozhodovať o sprístupnení tajných informácií. Jej prenesenie právomoci uvádza povahu informácií, ktoré sa môžu sprístupniť, a ich úroveň utajenia, ktorá spravidla nebude vyššia ako CONFIDENTIEL UE.

3.

Podľa záveru bezpečnostnej dohody, požiadavky na sprístupnenie tajných informácií EÚ predkladajú bezpečnostné orgány príslušných štátov alebo medzinárodných organizácií generálnemu tajomníkovi/vysokému predstaviteľovi, pričom tieto majú uvádzať účel, na ktorý je určené toto sprístupnenie, a povahu tajných informácií, ktoré sa majú sprístupniť.

Ak je to žiaduce, tiež členský štát alebo decentralizovaný orgán EÚ môže predložiť žiadosti, pokiaľ ide o sprístupnenie tajných informácií EÚ; majú uvádzať účely a výhodu takéhoto zverejnenia pre EÚ, špecifikujúc povahu a utajenie informácií, ktoré sa majú sprístupniť.

4.

Žiadosť bude hodnotiť Generálny sekretariát Rady, ktorý:

5.

Generálny sekretariát Rady doručí žiadosť a odporúčanie bezpečnostného úradu Rade na jej rozhodnutie.

6.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ má informovať štáty alebo medzinárodné organizácie, ktoré sú oprávnenými užívateľmi informácií, o rozhodnutí Rady povoliť sprístupnenie tajných informácií EÚ, pričom im odošle toľko kópií týchto bezpečnostných nariadení, ako sa môže považovať za potrebné. Ak požiadavku uskutočnil členský štát, tento štát má informovať užívateľa informácií o povolenom sprístupnení.

Rozhodnutie o sprístupnení nadobudne účinnosť, iba ak oprávnení užívatelia informácií poskytnú písomné uistenie, že:

7.

Pracovníci

8.

Prenos dokumentov

9.

Registrácia

Akonáhle registračný úrad obdrží dokument EÚ utajený ako CONFIDENTIEL UE alebo vo vyššej kategórii, zaznamená dokument do zvláštneho registra, ktorý vedie táto organizácia, so stĺpcami pre dátum prijatia, údajmi o dokumente (dátum, odkaz a počet kópií), utajením, názvom, menom alebo názvom príjemcu, dátumom prijatia a dátumom, kedy je dokument vrátený oprávnenému užívateľovi alebo zničený.

10.

Zničenie

11.

Ochrana dokumentov

Treba podniknúť všetky kroky na zabránenie prístupu neoprávnených osôb k tajným informáciám EÚ.

12.

Kópie, preklady a výňatky

Nesmú sa robiť žiadne fotokópie alebo preklad z dokumentu utajeného ako CONFIDENTIEL UE alebo SECRET UE alebo výňatky bez povolenia vedúceho príslušnej bezpečnostnej organizácie, ktorá zaregistruje a skontroluje tieto kópie, preklady a výňatky a opečiatkuje ich, ak je to potrebné.

Reprodukciu alebo preklad TRÉS SECRET UE/PRÍSNE TAJNÉHO dokumentu EÚ môže povoliť iba orgán, ktorý je jeho pôvodcom, ktorý má uviesť počet povolených kópií; ak nie je možné určiť orgán, ktorý je ich pôvodcom, požiadavka sa predloží bezpečnostnému orgánu Generálneho sekretariátu Rady.

13.

Porušenia bezpečnosti

Ak sa udeje porušenie bezpečnosti týkajúce sa tajného dokumentu EÚ alebo je takéto podozrenie, treba okamžite podniknúť nasledovné kroky podľa záveru bezpečnostnej dohody:

14.

Kontroly

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady má povolené na základe dohody s príslušnými štátmi alebo medzinárodnými organizáciami vykonať zhodnotenie efektívnosti opatrení na ochranu sprístupnených tajných informácií EÚ.

15.

Podávanie správy

Podľa záveru bezpečnostnej dohody, pokiaľ príslušný štát alebo medzinárodná organizácia má tajné informácie EÚ, mali by predkladať ročnú správu do dátumu, ktorý je špecifikovaný v čase poskytnutia povolenia sprístupniť informácie, potvrdzujúcu, že sa zabezpečil súlad s týmito bezpečnostnými nariadeniami.

1.

Rada poskytuje povolenie sprístupniť tajné informácie EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám, ktorých bezpečnostná politika a nariadenia sa značne odlišujú od tých, ktoré sú v EÚ. Väčšinou sa obmedzuje na informácie utajené až do SECRET UE vrátane; vylučuje národné informácie osobitne vyhradené členským štátom a kategórie tajných informácií chránené zvláštnymi označeniami.

2.

Rada môže previesť svoju právomoc rozhodovať: pri takomto prenesení právomoci, v rámci obmedzení definovaných v odseku 1, uvádza povahu informácií, ktoré sa môžu sprístupniť, a ich úroveň utajenia, ktorá nie je vyššia ako RESTREINT UE.

3.

Podľa záveru bezpečnostnej dohody, požiadavky na sprístupnenie tajných informácií EÚ predkladajú bezpečnostné orgány príslušných štátov alebo medzinárodných organizácií generálnemu tajomníkovi/vysokému predstaviteľovi, pričom tieto majú uvádzať účel, na ktorý je určené toto sprístupnenie, a povahu tajných informácií, ktoré sa majú sprístupniť.

Ak je to žiaduce, tiež členský štát alebo decentralizovaný orgán EÚ môže predložiť žiadosti, pokiaľ ide o sprístupnenie tajných informácií EÚ; majú uvádzať účely a výhodu takéhoto zverejnenia pre EÚ, špecifikujúc povahu a utajenie informácií, ktoré sa majú sprístupniť.

4.

Žiadosť bude hodnotiť Generálny sekretariát Rady, ktorý:

5.

Technické stanovisko bezpečnostného výboru Rady sa má týkať nasledovného:

6.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ doručí Rade na rozhodnutie požiadavku a technické stanovisko bezpečnostného výboru Rady, ktoré získal bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady.

7.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ má upozorniť štáty alebo medzinárodné organizácie, ktoré sú oprávnenými užívateľmi informácií, na rozhodnutie Rady povoliť sprístupnenie tajných informácií EÚ, spolu s tabuľkou porovnávajúcou utajenia uplatniteľné v rámci EÚ a príslušných štátoch alebo organizáciách. Ak požiadavku uskutočnil členský štát, tento štát má informovať užívateľa informácií o povolenom sprístupnení.

Rozhodnutie o sprístupnení nadobudne účinnosť, iba ak oprávnení užívatelia informácií poskytnú písomné uistenie, že:

8.

Pokiaľ Rada nerozhodne o konkrétnom postupe na spracovávanie tajných dokumentov EÚ po získaní technického stanoviska bezpečnostného výboru Rady, ustanovia sa nasledovné pravidlá (vymazanie údaja utajenia EÚ, zvláštneho označenia atď.).

V tom prípade sa pravidlá prispôsobia.

9.

Pracovníci

10.

Prenos dokumentov

11.

Registrácia pri príchode

Orgán národnej bezpečnosti štátu adresáta alebo jeho ekvivalent v štáte, ktorý prijíma v mene vlády tajné informácie doručené Európskou úniou alebo bezpečnostný úrad medzinárodnej organizácie príjemcu, otvorí zvláštny register na zaznamenanie tajných informácií EÚ po ich prijatí. Register obsahuje stĺpce uvádzajúce dátum obdržania, údaje o dokumente (dátum, odkaz a číslo kópie), jeho utajenie, názov, meno alebo názov príjemcu, dátum vrátenia príjmového dokladu a dátum vrátenia dokumentu do EÚ alebo jeho zničenia.

12.

Vrátenie dokumentov

Ak príjemca vracia tajný dokument Rade alebo členskému štátu, ktorý ho sprístupnil, postupuje tak, ako je uvedené v odseku 10.

13.

Ochrana

14.

Fyzická bezpečnosť

15.

Porušenia bezpečnosti

Ak sa udeje porušenie bezpečnosti týkajúce sa tajného dokumentu EÚ alebo je takéto podozrenie, treba okamžite podniknúť nasledovné kroky:

16.

Kontroly

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady má povolené na základe dohody s príslušnými štátmi alebo medzinárodnými organizáciami vykonať zhodnotenie efektívnosti opatrení na ochranu sprístupnených tajných informácií EÚ.

17.

Podávanie správy

Pokiaľ príslušný štát alebo medzinárodná organizácia má tajné informácie EÚ, mali by predkladať ročnú správu do dátumu, ktorý je špecifikovaný v čase poskytnutia povolenia na sprístupnenie informácií, potvrdzujúcu, že sa zabezpečil súlad s týmito bezpečnostnými nariadeniami.

1.

Niekedy Rada môže chcieť uskutočniť spoluprácu za určitých zvláštnych okolností so štátmi alebo organizáciami, ktoré nemôžu poskytnúť uistenia požadované týmito bezpečnostnými nariadeniami, avšak táto spolupráca môže vyžadovať sprístupnenie tajných informácií EÚ. Takéto sprístupnenie sa nevzťahuje na národné informácie osobitne vyhradené členským štátom.

2.

Za takýchto zvláštnych okolností, požiadavky na spoluprácu s EÚ, či už z tretích štátov alebo medzinárodných organizácií, alebo navrhované členskými štátmi alebo, kde je to uplatniteľné, decentralizovanými orgánmi EÚ, má najprv zvážiť Rada, pokiaľ ide o ich obsah, ktorá, ak je to potrebné, požiada o stanoviská členský štát alebo decentralizovaný orgán, ktorý je pôvodcom informácií. Rada zváži, či je múdre sprístupniť tajné informácie, prístup užívateľov informácií s potrebou poznať a rozhodne o povahe tajných informácie, ktoré sa môžu odovzdávať.

3.

Ak tak neurobí Rada, je povinnosťou generálneho tajomníka/vysokého predstaviteľa zvolať bezpečnostný výbor Rady alebo požiadať orgány národnej bezpečnosti členských štátov, ak je to vhodné použitím tichého postupu, s cieľom získania technického stanoviska bezpečnostného výboru.

4.

Technické stanovisko bezpečnostného výboru Rady sa má týkať nasledovného:

5.

Dokumenty, ktoré sú sprístupnené štátom alebo organizáciám, ktoré sú obsiahnuté v tomto dodatku, sa majú v podstate pripraviť s odvolávkou na zdroj alebo utajenie EÚ. Bezpečnostný výbor Rady môže odporúčať:

6.

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady predloží technické stanovisko bezpečnostného výboru Rade, ak je potrebné s pripojením navrhovaných prenesení právomocí požadovaných na výkon úlohy, najmä za naliehavých okolností.

7.

Akonáhle Rada schválila sprístupnenie tajných informácií EÚ a praktické vykonávacie postupy, bezpečnostný výbor Generálneho sekretariátu Rady nadviaže potrebný kontakt s príslušným bezpečnostným orgánom štátu alebo organizáciou s cieľom uľahčenia uplatňovania plánovaných bezpečnostných opatrení.

8.

Bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady rozšíri medzi všetkými členskými štátmi a tam, kde je to vhodné, medzi príslušnými decentralizovanými orgánmi EÚ tabuľku slúžiacu ako odkaz, ktorá sumarizuje povahu a utajenie informácií a uvádza zoznam organizácií a krajín, ktorým môžu byť sprístupnené, ak tak rozhodla Rada.

9.

Orgán národnej bezpečnosti členského štátu, ktorý uskutočňuje sprístupnenie, alebo bezpečnostný úrad Generálneho sekretariátu Rady prijme všetky potrebné opatrenia na uľahčenie zhodnotenia akéhokoľvek ďalšieho poškodenia a revidovania postupov.

10.

Vždy, ak sa menia podmienky spolupráce, má byť o tom informovaná Rada.

11.

Generálny tajomník/vysoký predstaviteľ má upozorniť štáty alebo medzinárodné organizácie, ktoré sú oprávnenými užívateľmi informácií, na rozhodnutie Rady povoliť sprístupnenie tajných informácií EÚ, spolu s podrobnými pravidlami ochrany navrhovanými bezpečnostným výborom Rady a schválenými Radou. Ak požiadavku uskutočnil členský štát, tento štát má informovať užívateľa o povolenom sprístupnení.

Rozhodnutie nadobudne účinnosť, iba ak oprávnení užívatelia informácií poskytnú písomné uistenie, že:

12.

Prenos dokumentov

13.

Registrácia pri príchode

Orgán národnej bezpečnosti štátu adresáta alebo jeho ekvivalent v štáte, ktorý prijíma v mene vlády tajné informácie doručené Európskou úniou alebo bezpečnostný úrad medzinárodnej organizácie príjemcu, otvorí zvláštny register na zaznamenanie tajných informácií EÚ po ich prijatí. Register obsahuje stĺpce uvádzajúce dátum obdržania, údaje o dokumente (dátum, odkaz a číslo kópie), jeho utajenie, názov, meno alebo titul príjemcu, dátum vrátenia príjmového dokladu do EÚ a dátum zničenia dokumentu.

15.

Použitie a ochrana vymenených tajných informácií

15.

Zničenie

Dokumenty, ktoré už viac nie sú potrebné, sa musia zničiť. V prípade dokumentov na úrovni RESTREINT UE a CONDIDENTIEL UE sa zapíše príslušná poznámka do osobitných registrov. V prípade dokumentov na úrovni SECRET UE sa vystavia osvedčenia o zničení, ktoré sú podpísané dvoma osobami dosvedčujúcimi ich zničenie.

16.

Porušenia bezpečnosti

Ak sú ohrozené informácie na úrovni CONFIDENTIEL UE alebo SECRET UE alebo existuje podozrenie týkajúce sa ohrozenia, orgán národnej bezpečnosti štátu alebo vedúci bezpečnosti v organizácii prešetrí okolnosti tohto ohrozenia. Ak vyšetrenie prinesie potvrdzujúce výsledky, informuje sa orgán, od ktorého pochádzajú informácie. Treba podniknúť potrebné kroky na nápravu neprimeraných postupov alebo metód úschovy, ak tieto viedli k ohrozeniu. Generálny tajomník Rady/vysoký predstaviteľ alebo orgán národnej bezpečnosti členského štátu, ktorý sprístupnil ohrozené informácie, môže požiadať príjemcu o podrobné údaje o tomto prešetrovaní.