(2)

För att se till att den samarbets- och tvistlösningsmekanism som föreskrivs i artiklarna 60 och 65 i förordning (EU) 2016/679 fungerar smidigt och effektivt är det nödvändigt att fastställa regler för tillsynsmyndigheternas genomförande av förfaranden i gränsöverskridande ärenden och för dataskyddsstyrelsen vid tvistlösning, inbegripet hantering av gränsöverskridande klagomål. Det är därför också nödvändigt att fastställa regler för hur de parter som är föremål för utredning kan utöva sin rätt att bli hörda innan tillsynsmyndigheterna och, i förekommande fall, dataskyddsstyrelsen fattar beslut.

(2)

För att se till att den samarbets- och tvistlösningsmekanism som föreskrivs i artiklarna 60 och 65 i förordning (EU) 2016/679 fungerar smidigt och effektivt är det nödvändigt att fastställa regler för tillsynsmyndigheternas genomförande av förfaranden i gränsöverskridande ärenden och för dataskyddsstyrelsen vid tvistlösning, inbegripet hantering av gränsöverskridande klagomål. Det är därför också nödvändigt att fastställa regler för hur parterna kan utöva sin rätt att bli hörda innan tillsynsmyndigheterna och, i förekommande fall, dataskyddsstyrelsen fattar beslut. Syftet med denna förordning är därför att skydda rätten till god förvaltning enligt artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna (stadgan). För att uppnå detta mål bör alla dataskyddsmyndigheter vid tillämpningen av bestämmelserna i denna förordning agera på ett opartiskt och oberoende sätt och i enlighet med rättsstatens principer, enligt vad som stadgas i artikel 2 i fördraget om Europeiska unionen.

(2a)

Denna förordning och kapitel VII i förordning (EU) 2016/679 reglerar endast vissa delar av samarbetsförfarandet när tillsynsmyndigheter i fler än en medlemsstat deltar i förfarandet. Denna förordning är inte tillämplig när en part inger ett klagomål direkt till en ansvarig tillsynsmyndighet i en annan medlemsstat.

(2b)

Varje medlemsstats processrätt bör tillämpas på tillsynsmyndigheterna i den mån som denna förordning inte harmoniserar ett ärende. Vissa delar i förfarandena, som t.ex. den horisontella bevisbördan för den personuppgiftsansvarige i artikel 5.2 i förordning (EU) 2016/679, regleras redan i unionsrätten. I linje med unionsrättens företräde bör tillsynsmyndigheterna inte tillämpa nationell processrätt när den strider mot denna förordning och förordning (EU) 2016/679. Samarbetet mellan tillsynsmyndigheterna bör inte begränsas på grund av skillnader i nationell processrätt. Tillsynsmyndigheterna bör nyttja alla alternativ i tillämplig nationell rätt för att parter i andra medlemsstater ska kunna delta i förfarandena. Detta kan innefatta fjärrvideodeltagande, tolkar eller allmänt tillgängliga kommunikationsmedel.

(3)

Klagomål är en väsentlig informationskälla när det gäller att upptäcka överträdelser av dataskyddsreglerna. Det är nödvändigt att fastställa tydliga och effektiva förfaranden för hantering av klagomål i gränsöverskridande ärenden, eftersom klagomålet kan behandlas av en annan tillsynsmyndighet än den till vilken det lämnades in.

(3)

Klagomål är en väsentlig informationskälla när det gäller att upptäcka överträdelser av dataskyddsreglerna. Det är nödvändigt att fastställa tydliga och effektiva förfaranden för hantering av klagomål i gränsöverskridande ärenden, eftersom klagomålet kan behandlas av en annan tillsynsmyndighet än den till vilken det lämnades in. I detta syfte rekommenderas det att en effektiv mekanism för kommunikation mellan tillsynsmyndigheter bör inrättas och användas för att underlätta ett snabbt och säkert utbyte av information som är nödvändig för att hantera klagomål i enlighet med dataskyddsreglerna.

(4)

För att ett klagomål ska kunna tas upp till prövning bör det innehålla vissa närmare fastställda uppgifter . För att hjälpa den enskilde att lämna in nödvändiga uppgifter om sakförhållanden till tillsynsmyndigheterna bör därför ett klagomålsformulär tillhandahållas. Den information som anges i formuläret bör endast krävas vid gränsöverskridande behandling i den mening som avses i förordning (EU) 2016/679, även om formuläret får användas av tillsynsmyndigheter i ärenden som inte rör gränsöverskridande behandling. Formuläret kan lämnas in elektroniskt eller per post . Inlämnandet av de uppgifter som anges i det formuläret lämnas in bör vara ett villkor för att ett klagomål som rör gränsöverskridande behandling ska behandlas som ett klagomål enligt artikel 77 i förordning (EU) 2016/679 . Inga ytterligare uppgifter bör krävas för att ett klagomål ska kunna tas upp till prövning. Det bör vara möjligt för tillsynsmyndigheterna att underlätta inlämning av klagomål i ett användarvänligt elektroniskt format och med beaktande av behoven hos personer med funktionsnedsättning , förutsatt att den information som krävs från den enskilde motsvarar den information som krävs enligt formuläret och ingen ytterligare information krävs för att klagomålet ska kunna tas upp till prövning .

(4)

För att ett klagomål ska kunna tas upp till prövning bör det innehålla vissa minimiuppgifter om den påstådda överträdelsen, oavsett om den pågår eller har inträffat tidigare. Upphörandet av en överträdelse bör inte utgöra tillräckliga skäl för att avslå ett klagomål . För att hjälpa den enskilde att lämna in nödvändiga uppgifter om sakförhållanden till tillsynsmyndigheterna bör därför en klagomålsmall tillhandahållas. Den information som anges i mallen bör endast krävas vid gränsöverskridande behandling i den mening som avses i förordning (EU) 2016/679, även om mallen får användas av tillsynsmyndigheter i ärenden som inte rör gränsöverskridande behandling. Informationen kan lämnas in elektroniskt eller per post. Inga ytterligare uppgifter bör krävas för att ett klagomål ska kunna tas upp till prövning . Om ett klagomål inte uppfyller minimikraven bör tillsynsmyndigheten avvisa det och informera den enskilde om den information som saknas. Den enskilde kan därefter lämna in ett fullständigt klagomål på nytt. Även om den enskilde inte bör vara skyldig att kontakta den part som är föremål för utredning innan han eller hon lämnar in ett klagomål, bör den enskilde, om han eller hon var i kontakt med den part som är föremål för utredning innan han eller hon lämnade in klagomålet i samma ärende, lämna in informationen om denna kontakt . Det bör vara möjligt för tillsynsmyndigheterna att underlätta inlämning av klagomål i ett användarvänligt elektroniskt format och med beaktande av behoven hos personer med funktionsnedsättning.

(5)

Tillsynsmyndigheterna är skyldiga att fatta beslut om klagomål inom rimlig tid. Vad som är en rimlig tidsram beror på omständigheterna i varje enskilt fall och i synnerhet sammanhanget, de olika åtgärder i förfarandet som den ansvariga tillsynsmyndigheten vidtagit, parternas uppträdande under förfarandet och ärendets komplexitet.

(5)

Tillsynsmyndigheterna är skyldiga att fatta beslut om klagomål inom rimlig tid. Vad som är en rimlig tidsram beror på omständigheterna i varje enskilt fall och i synnerhet sammanhanget, de olika åtgärder i förfarandet som den ansvariga tillsynsmyndigheten vidtagit, parternas uppträdande under förfarandet och ärendets komplexitet. I artikel 6 i den europeiska konventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna samt artiklarna 41 och 47 i stadgan föreskrivs en skälig total varaktighet för förfarandena. Med tanke på att detta inbegriper rättsmedel enligt artikel 78 i förordning (EU) 2016/679 bör förfaranden inför tillsynsmyndigheter normalt inte ta mer än nio månader, såvida inte exceptionella omständigheter uppstår. I denna förordning föreskrivs förlängningar för förseningar eller störningar som ligger utanför den ansvariga tillsynsmyndighetens kontroll. I detta syfte bör tillräcklig finansiering och personal säkerställas för att garantera en snabb och effektiv hantering av ärenden som inte påverkar rätten till god förvaltning.

(5a)

Den direkta interaktionen mellan medlemsstaternas tillsynsmyndigheter och parterna regleras av nationell processrätt, i den mån förordning (EU) 2016/679, denna förordning eller unionsrätten inte har företräde. Vid indirekt interaktion mellan en ansvarig tillsynsmyndighet och en part via en annan tillsynsmyndighet bör den sistnämnda myndighetens processrätt tillämpas på all direkt interaktion med parten. I enlighet med artikel 56.6 i förordning (EU) 2016/679 har den enskilde rätt att endast kommunicera med den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet har lämnats in. Detta hindrar inte den enskilde från att direkt kommunicera med en annan tillsynsmyndighet, inklusive den ansvariga tillsynsmyndigheten, vilket kan vara effektivare.

(5b)

För att säkerställa att minimikraven för rättvisa och effektiva förfaranden uppfylls i alla gränsöverskridande fall, även i medlemsstater där det inte finns någon kodifierad nationell processrätt, fastställs i förordningen direkt tillämpliga regler på grundval av artikel 41 i stadgan.

(5c)

Det bör vara möjligt att, i enlighet med nationell processrätt som är tillämplig på den tillsynsmyndighet som parten direkt interagerar med, tillämpa strikt nödvändiga och proportionella begränsningar i samband med utlämnande eller vidare användning av rättsligt skyddad information, såsom personuppgifter eller företagshemligheter som skyddas enligt direktiv (EU) 2016/943  (1a) . Detta kan inbegripa myndighetens interna överläggningar och beslutsfattande. De minst inkräktande åtgärderna, såsom begränsning av användningen av information eller svärtning av information, bör tillämpas. Parterna bör alltid informeras om att information undanhållits dem och varför.

(5d)

Den ansvariga tillsynsmyndigheten hanterar ärendet i enlighet med denna förordning, förordning (EU) 2016/679 och dess nationella processrätt, samtidigt som den samarbetar fullt ut med andra tillsynsmyndigheter i en anda av gemensam förståelse och tillit. Andra tillsynsmyndigheter bör lämna all relevant information och sina synpunkter till den ansvariga tillsynsmyndigheten. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör strukturera ärendet på ett effektivt och lämpligt sätt med full hänsyn till andra tillsynsmyndigheters synpunkter. Samtidigt bör förfarandet vara i linje med förordning (EU) 2016/679, i synnerhet inte i fråga om tvistlösningsstrukturen med en enda kontaktpunkt och den ansvariga tillsynsmyndighetens befogenheter.

(5e)

Tillsynsmyndigheterna får också inleda ytterligare förfaranden, t.ex. vid systematiska eller upprepade överträdelser. Detta bör dock inte leda till någon inskränkning av parternas rättigheter.

(5f)

Överträdelser kan röra flera registrerades rättigheter och därför kan bevis från förfaranden behöva användas i andra förfaranden för att underlätta ett effektivt förfarande och ett konsekvent beslutsfattande. För att göra en objektiv bedömning av antalet icke-materiella skador som baseras på en genomsnittlig registrerad kan civildomstolar dra nytta av att kunna förlita sig på etablerade fakta och bevis vid avgörandet av ett klagomål under artikel 82 i förordning (EU) 2016/679.

(5g)

Varje tillsynsmyndighet bör definiera ett eller flera språk som den godtar för inkommande information från andra tillsynsmyndigheter. Ett ytterligare gemensamt ”samarbetsspråk” bör definieras som alla tillsynsmyndigheter måste godta för inkommande eller utgående information. När det gäller rättsmedel bör den tillsynsmyndighet mot vilken talan väcks vara skyldig att översätta alla relevanta handlingar till de godkända språken.

(6)

Varje klagomål som behandlas av en tillsynsmyndighet i enlighet med artikel 57.1 f i förordning (EU) 2016/679 ska utredas med tillbörlig aktsamhet i den utsträckning det är lämpligt, med beaktande av att tillsynsmyndighetens utövande av sina befogenheter måste vara lämpligt , nödvändigt och proportionellt för att säkerställa efterlevnaden av förordning (EU) 2016/679 . Det är upp till varje behörig myndighet att besluta i vilken utsträckning ett klagomål ska utredas . Vid bedömningen av en utrednings lämpliga omfattning bör tillsynsmyndigheterna sträva efter att nå fram till en för den enskilde tillfredsställande lösning, som inte nödvändigtvis kräver en uttömmande utredning av alla rättsliga och faktiska omständigheter i samband med klagomålet, men som ger den enskilde ett effektivt och snabbt rättsmedel. Bedömningen av omfattningen av de nödvändiga utredningsåtgärderna kan bygga på hur allvarlig den påstådda överträdelsen är, dess systematiska eller återkommande karaktär eller det faktum att den enskilde också har utnyttjat sina rättigheter enligt artikel 79 i förordning (EU) 2016/679.

(6)

Varje klagomål som behandlas av en tillsynsmyndighet i enlighet med artikel 57.1 f i förordning (EU) 2016/679 ska utredas med tillbörlig aktsamhet i den utsträckning det är lämpligt, med beaktande av att tillsynsmyndighetens utövande av sina befogenheter måste vara effektivt , proportionellt och avskräckande för att säkerställa efterlevnaden av förordning (EU) 2016/679. Vid bedömningen av en utrednings lämpliga omfattning bör tillsynsmyndigheterna sträva efter att nå fram till en för den enskilde tillfredsställande lösning, som kräver en utredning av alla relevanta rättsliga och faktiska omständigheter i samband med klagomålet, för att säkerställa att ett beslut kan fattas gemensamt och att ett effektivt rättsmedel snabbt kan tillhandahållas den enskilde . Utan att det påverkar vikten av att kunna ge den enskilde en tillfredsställande lösning på kort tid, bör tillsynsmyndigheterna till en viss grad undersöka om ett klagomål är vägledande för mer allvarliga eller systematiska överträdelser. Det är viktigt att planera proceduren för att säkerställa ett snabbt resultat. Tillsynsmyndigheterna bör inte hänvisa till rättigheter enligt artikel 79 i förordning (EU) 2016/679 som ett skäl att begränsa utredningen av ett klagomål . För att säkerställa överensstämmelse med artikel 47 i stadgan bör handläggningen av ett klagomål alltid leda till ett beslut som kan överklagas. Såvida inte ett klagomål återkallas bör det inte vara möjligt att avsluta eller på annat sätt stänga klagomål utan beslut som kan lämnas in för rättslig prövning.

(7)

Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör förse den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in med nödvändig information om hur utredningen fortskrider, så att den enskilde kan få uppdateringar .

(7)

Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör ge tillsynsmyndigheterna direkt tillgång på distans till en gemensam ärendeakt som innehåller alla relevanta handlingar i ärendet, inklusive all intern eller konfidentiell information samt en översättning av alla handlingar till samarbetsspråket. Dessutom bör den ansvariga tillsynsmyndigheten aktivt informera de andra tillsynsmyndigheterna om större förändringar som kan kräva omedelbara åtgärder eller närmare uppmärksamhet. Det är också nödvändigt att fastställa tydliga och effektiva förfaranden för hantering av klagomål i gränsöverskridande ärenden, eftersom klagomålet kan behandlas av en annan tillsynsmyndighet än den till vilken det lämnades in.

(8)

Den behöriga tillsynsmyndigheten bör ge den enskilde tillgång till de handlingar som ligger till grund för tillsynsmyndighetens preliminära slutsats om att helt eller delvis avslå klagomålet .

(8)

Den behöriga tillsynsmyndigheten bör ge parterna fjärråtkomst till den gemensamma ärendeakten, men kan begränsa denna rätt till åtkomst under vissa omständigheter . Sådan tillgång bör göra det möjligt att använda ett effektivt rättsmedel i enlighet med artikel 47 i stadgan .

(9)

För att tillsynsmyndigheterna snabbt ska kunna sätta stopp för överträdelser av förordning (EU) 2016/679 och ge den enskilde en snabb lösning bör tillsynsmyndigheterna, när så är lämpligt, sträva efter att lösa klagomål genom uppgörelse i godo. Det faktum att ett enskilt klagomål har hanterats genom en uppgörelse i godo hindrar inte att den behöriga tillsynsmyndigheten driver ett ärende på eget initiativ, till exempel vid systematiska eller upprepade överträdelser av förordning (EU) 2016/679.

(9)

För att tillsynsmyndigheterna snabbt ska kunna sätta stopp för överträdelser av förordning (EU) 2016/679 och ge den enskilde en snabb lösning bör tillsynsmyndigheterna, när så är lämpligt, kunna sträva efter att lösa klagomål genom uppgörelse i godo mellan parterna. Tillsynsmyndigheterna bör inte göra hanteringen av ett klagomål beroende av deltagande i en uppgörelse i godo. Uppgörelser bör kunna ske i form av ett avtal mellan parterna enligt tillämplig lagstiftning, men bör vara bindande för myndigheterna . Det faktum att ett enskilt klagomål har hanterats genom en uppgörelse i godo hindrar inte att den behöriga tillsynsmyndigheten driver ett ärende på eget initiativ, till exempel vid systematiska eller upprepade överträdelser av förordning (EU) 2016/679. En sådan möjlighet på eget initiativ bör dock inte användas för att skjuta upp beslut om klagomål.

(10)

För att garantera att mekanismerna för samarbete och enhetlighet i kapitel VII i förordning (EU) 2016/679 fungerar effektivt är det viktigt att gränsöverskridande ärenden avgörs i tid och i linje med den anda av lojalt och effektivt samarbete som ligger till grund för artikel 60 i förordning (EU) 2016/679. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör utöva sin behörighet inom ramen för ett nära samarbete med övriga berörda tillsynsmyndigheter. På samma sätt bör de berörda tillsynsmyndigheterna aktivt delta i utredningen i ett tidigt skede i en strävan att nå samförstånd, med fullt utnyttjande av de verktyg som föreskrivs i förordning (EU) 2016/679.

(10)

För att garantera att mekanismerna för samarbete och enhetlighet i kapitel VII i förordning (EU) 2016/679 fungerar effektivt är det viktigt att gränsöverskridande ärenden avgörs i tid och i linje med den anda av lojalt och effektivt samarbete som ligger till grund för artikel 60 i förordning (EU) 2016/679. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör utöva sin behörighet inom ramen för ett nära samarbete med övriga berörda tillsynsmyndigheter. På samma sätt bör de berörda tillsynsmyndigheterna aktivt delta i utredningen i ett tidigt skede i en strävan att nå samförstånd, med fullt utnyttjande av de verktyg som föreskrivs i förordning (EU) 2016/679. Detta bör vara i linje med mekanismen för ”en enda kontaktpunkt” i förordning (EU) 2016/679 och i tillämpliga fall garantera icke-diskriminerande behandling av parter, rättssäkerhet och oberoende när tillsynsmyndigheterna utfärdar beslut.

(11)

Det är särskilt viktigt att tillsynsmyndigheterna når samförstånd om centrala aspekter av utredningen så tidigt som möjligt och innan de parter som är föremål för utredning informeras om påståendena och innan det utkast till beslut som avses i artikel 60 i förordning (EU) 2016/679 antas, för att på så sätt minska antalet ärenden som överlämnas för behandling inom ramen för tvistlösningsmekanismen i artikel 65 i förordning (EU) 2016/679 och i förlängningen säkerställa ett snabbt avgörande av gränsöverskridande ärenden.

(11)

Det är särskilt viktigt att tillsynsmyndigheterna når samförstånd om centrala aspekter av ärendet genom en sammanfattning av viktiga frågor och kommentarer om den sammanfattningen så tidigt som möjligt och innan det utkast till beslut som avses i artikel 60 i förordning (EU) 2016/679 antas, för att på så sätt minska antalet ärenden som överlämnas för behandling inom ramen för tvistlösningsmekanismen i artikel 65 i förordning (EU) 2016/679 och i förlängningen säkerställa ett snabbt avgörande av gränsöverskridande ärenden.

(12)

Samarbetet mellan tillsynsmyndigheterna bör bygga på en öppen dialog som gör det möjligt för berörda tillsynsmyndigheter att på ett meningsfullt sätt påverka utredningens gång genom att dela med sig av sina erfarenheter och synpunkter till den ansvariga tillsynsmyndigheten , med vederbörlig hänsyn till varje tillsynsmyndighets utrymme för skönsmässig bedömning, inbegripet vid bedömningen av i vilken utsträckning det är lämpligt att utreda ett ärende, och till medlemsstaternas olika traditioner. I detta syfte bör den ansvariga tillsynsmyndigheten förse de berörda tillsynsmyndigheterna med en sammanfattning av de viktigaste punkterna, med en preliminär bedömning av de centrala frågorna i en utredning. Sammanfattningen bör tillhandahållas i tillräckligt god tid för att de berörda tillsynsmyndigheterna ska kunna delta på ett ändamålsenligt sätt , men samtidigt i ett skede då den ansvariga tillsynsmyndighetens synpunkter i ärendet är tillräckligt underbyggda . Berörda tillsynsmyndigheter bör ha möjlighet att lämna synpunkter på ett brett spektrum av frågor, såsom utredningens omfattning och identifieringen av komplexa sakliga och rättsliga bedömningar. Med tanke på att utredningens omfattning avgör vilka frågor som kräver utredning av den ansvariga tillsynsmyndigheten bör tillsynsmyndigheterna sträva efter att nå samförstånd om utredningens omfattning så tidigt som möjligt.

(12)

Samarbetet mellan tillsynsmyndigheterna bör bygga på en öppen dialog som gör det möjligt för berörda tillsynsmyndigheter att på ett meningsfullt sätt påverka utredningens gång genom att dela med sig av sina erfarenheter och synpunkter till den ansvariga tillsynsmyndigheten. Den tillsynsmyndighet till vilken ett klagomål har ingetts eller som kräver en åtgärd på eget initiativ kan tillhandahålla den ansvariga tillsynsmyndigheten en sammanfattning av de viktigaste punkterna, med en preliminär bedömning av de centrala frågorna i en utredning . Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör utarbeta den slutliga sammanfattningen av de viktigaste frågorna. Sammanfattningen av viktiga frågor bör ingå i den gemensamma ärendeakten och bör vara ett levande dokument som uppdateras av den ansvariga tillsynsmyndigheten under förfarandets gång . Sammanfattningen bör tillhandahållas i tillräckligt god tid för att de berörda tillsynsmyndigheterna ska kunna delta på ett ändamålsenligt sätt. Berörda tillsynsmyndigheter bör ha möjlighet att lämna synpunkter om eventuella uppdateringar av sammanfattningen av viktiga frågor. Tillsynsmyndigheterna bör kunna ta upp eventuella tvister med dataskyddsstyrelsen. Tillsynsmyndigheterna bör sträva efter att nå samförstånd om utredningens omfattning så tidigt som möjligt.

(13)

För att uppnå ett ändamålsenligt inkluderande samarbete mellan alla berörda tillsynsmyndigheter och den ansvariga tillsynsmyndigheten bör synpunkterna från de berörda tillsynsmyndigheterna vara koncisa och formulerade på ett tillräckligt klart och exakt sätt för att vara lätta att förstå för alla tillsynsmyndigheter. De rättsliga argumenten bör grupperas efter den del av sammanfattningen av de viktigaste frågorna som de hänför sig till. Synpunkterna från de berörda tillsynsmyndigheterna får kompletteras med ytterligare handlingar . Enbart en hänvisning i kommentarerna från en berörd tillsynsmyndighet till kompletterande handlingar kan emellertid inte kompensera avsaknaden av väsentliga rättsliga eller faktiska argument som ska ingå i kommentarerna. De väsentliga faktiska och rättsliga omständigheter som åberopas i sådana handlingar ska, åtminstone kortfattat, anges på ett konsekvent och begripligt sätt i själva kommentarerna.

(13)

För att uppnå ett ändamålsenligt inkluderande samarbete mellan alla berörda tillsynsmyndigheter och den ansvariga tillsynsmyndigheten bör alla handlingar som lämnats in av de berörda tillsynsmyndigheterna och parterna vara koncisa och formulerade på ett tillräckligt klart och exakt sätt för att vara lätta att förstå för alla tillsynsmyndigheter. Tillsynsmyndigheterna kan därför begränsa längden på parternas inlagor. De rättsliga argumenten bör grupperas efter den del av sammanfattningen av de viktigaste frågorna som de hänför sig till.

(14)

Ärenden som inte ger upphov till tvistefrågor kräver inte någon omfattande diskussion mellan tillsynsmyndigheterna för att nå samförstånd och skulle därför kunna behandlas snabbare. Om ingen av de berörda tillsynsmyndigheterna yttrar sig om sammanfattningen av de viktigaste frågorna bör den ansvariga tillsynsmyndigheten inom nio månader meddela de preliminära slutsatserna i enlighet med artikel 14 .

(14)

Ärenden som inte ger upphov till tvistefrågor (obestridda ärenden) kräver inte någon omfattande diskussion mellan tillsynsmyndigheterna för att nå samförstånd och skulle därför kunna behandlas snabbare. Om ingen av de berörda tillsynsmyndigheterna yttrar sig om sammanfattningen av de viktigaste frågorna bör den ansvariga tillsynsmyndigheten inom tre månader från det att klagomålet mottogs meddela utkastet till beslut .

(15)

Tillsynsmyndigheterna bör använda alla nödvändiga medel för att uppnå samförstånd i en anda av lojalt och effektivt samarbete. Om det råder meningsskiljaktigheter mellan de berörda tillsynsmyndigheterna och den ansvariga tillsynsmyndigheten om omfattningen av en klagomålsbaserad utredning, inbegripet de bestämmelser i förordning (EU) 2016/679 vars eventuella överträdelse ska utredas, eller om synpunkterna från de berörda tillsynsmyndigheterna rör en betydande ändring av den komplexa rättsliga eller tekniska bedömningen, bör den berörda myndigheten använda de verktyg som föreskrivs i artiklarna 61 och 62 i förordning (EU) 2016/679 .

(15)

Tillsynsmyndigheterna bör använda alla nödvändiga medel för att uppnå samförstånd i en anda av lojalt och effektivt samarbete. Om det råder meningsskiljaktigheter mellan de berörda tillsynsmyndigheterna och den ansvariga tillsynsmyndigheten om omfattningen av eller förfarandefrågor rörande ett ärende bör tillsynsmyndigheten därför snabbt ta upp frågan med dataskyddsstyrelsen. Dataskyddsstyrelsen bör fatta nödvändiga förfarandebeslut. Dataskyddsstyrelsen och tillsynsmyndigheterna bör sträva efter att slutföra pågående förfaranden så snabbt som möjligt. Den ansvariga tillsynsmyndigheten eller någon av de berörda tillsynsmyndigheterna bör även kunna begära ett brådskande bindande beslut hos dataskyddsstyrelsen utan att någon begäran enligt artiklarna 61 eller 62 har gjorts .

(16)

Om användningen av dessa verktyg inte gör det möjligt för tillsynsmyndigheterna att nå samförstånd om omfattningen av en klagomålsbaserad utredning bör den ansvariga tillsynsmyndigheten begära ett brådskande bindande beslut av dataskyddsstyrelsen i enlighet med artikel 66.3 i förordning (EU) 2016/679. I detta syfte bör kravet på skyndsamhet förutsättas. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör vederbörligen beakta dataskyddsstyrelsens brådskande bindande beslut vid fastställandet av preliminära slutsatser. Dataskyddsstyrelsens brådskande bindande beslut får inte föregripa resultatet av den ansvariga tillsynsmyndighetens utredning eller rätten för de parter som är föremål för utredning att faktiskt bli hörda. Dataskyddsstyrelsen bör i synnerhet inte utvidga utredningens omfattning på eget initiativ.

(17)

För att den enskilde ska kunna utöva sin rätt till ett effektivt rättsmedel enligt artikel 78 i förordning (EU) 2016/679 bör den tillsynsmyndighet som helt eller delvis avslår ett klagomål göra detta genom ett beslut som kan överklagas till en nationell domstol.

(17)

För att den enskilde ska kunna utöva sin rätt till ett effektivt rättsmedel enligt artikel 78 i förordning (EU) 2016/679 bör hanteringen av klagomål alltid leda till ett beslut som kan överklagas till en nationell domstol.

(18)

Den enskilde bör ha möjlighet att yttra sig innan ett beslut som går denne emot fattas. Om ett klagomål helt eller delvis avslås i ett gränsöverskridande ärende bör den enskilde därför ha möjlighet att lämna sina synpunkter före inlämnandet av ett utkast till beslut enligt artikel 60.3 i förordning (EU) 2016/679, ett reviderat utkast till beslut enligt artikel 60.4 i förordning (EU) 2016/679 eller ett bindande beslut av dataskyddsstyrelsen enligt artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679. Den enskilde kan begära att få tillgång till den icke-konfidentiella versionen av de handlingar som ligger till grund för beslutet att helt eller delvis avslå klagomålet.

(19)

Det är nödvändigt att klargöra ansvarsfördelningen mellan den ansvariga tillsynsmyndigheten och den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in i händelse av avslag på ett klagomål i ett gränsöverskridande ärende. Som kontaktpunkt för den enskilde under utredningen bör den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in inhämta den enskildes synpunkter på det föreslagna avslaget på klagomålet och ansvara för all kommunikation med den enskilde. All sådan kommunikation bör delas med den ansvariga tillsynsmyndigheten. Eftersom den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in enligt artikel 60.8 och 60.9 i förordning (EU) 2016/679 ansvarar för att anta det slutliga beslutet om avslag på klagomålet, bör den tillsynsmyndigheten också ha ansvaret för att utarbeta utkastet till beslut enligt artikel 60.3 i förordning (EU) 2016/679.

(19)

Det är nödvändigt att klargöra ansvarsfördelningen mellan den ansvariga tillsynsmyndigheten och den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in i händelse av avslag på ett klagomål i ett gränsöverskridande ärende. Som kontaktpunkt för den enskilde under utredningen bör den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in ansvara för all kommunikation med den enskilde. All sådan kommunikation bör delas med den ansvariga tillsynsmyndigheten. Eftersom den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet lämnades in enligt artikel 60.8 och 60.9 i förordning (EU) 2016/679 ansvarar för att anta det slutliga beslut som måste följa dess nationella processrätt om avslag på klagomålet, bör den tillsynsmyndigheten också involveras av den ansvariga tillsynsmyndigheten för att utarbeta utkastet till beslut enligt artikel 60.3 och eventuella slutliga beslut enligt artikel 60.7–60.9 i förordning (EU) 2016/679.

(21)

För att effektivt skydda rätten till god förvaltning och rätten till försvar enligt Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna (stadgan) , inbegripet rätten för var och en att bli hörd innan en enskild åtgärd som skulle beröra honom eller henne negativt vidtas mot honom eller henne, är det viktigt att fastställa tydliga regler för utövandet av denna rättighet.

(21)

För att effektivt skydda rätten till god förvaltning och rätten till försvar enligt stadgan , inbegripet rätten för var och en att bli hörd innan en enskild åtgärd som skulle beröra honom eller henne negativt vidtas mot honom eller henne, är det viktigt att fastställa tydliga regler för utövandet av denna rättighet för alla parter som är inblandade i ett ärende . Varje part bör ha rätt att neka att bli hörd.

(22)

Reglerna för det administrativa förfarande som tillsynsmyndigheterna tillämpar vid genomförandet av förordning (EU) 2016/679 bör säkerställa att de parter som är föremål för utredning faktiskt har möjlighet att sätt framföra sina synpunkter på riktigheten i och relevansen av de sakförhållanden, invändningar och omständigheter som tillsynsmyndigheten lagt fram under hela förfarandet, så att de kan utöva sin rätt till försvar. I de preliminära slutsatserna anges den preliminära ståndpunkten om den påstådda överträdelsen av förordning (EU) 2016/679 efter utredningen. De utgör således en väsentlig processuell garanti som säkerställer att rätten att yttra sig iakttas. De parter som är föremål för utredning bör få tillgång till de handlingar som krävs för att effektivt kunna försvara sig och lämna synpunkter på anklagelserna mot dem genom att få tillgång till handlingarna i ärendet .

(22)

Reglerna för det administrativa förfarande som tillsynsmyndigheterna tillämpar vid genomförandet av förordning (EU) 2016/679 bör säkerställa att parterna faktiskt har rätt att höras och möjlighet att framföra sina synpunkter på riktigheten i och relevansen av de sakförhållanden, invändningar och omständigheter som tillsynsmyndigheten lagt fram under hela förfarandet, så att de kan utöva sin rätt till försvar. I de preliminära slutsatserna anges den preliminära ståndpunkten om den påstådda överträdelsen av förordning (EU) 2016/679 efter utredningen. De utgör således en väsentlig processuell garanti som säkerställer att rätten att yttra sig iakttas. Parterna bör få tillgång till alla nödvändiga handlingar som krävs för att effektivt kunna lämna synpunkter på frågor som är relevanta för utredningen genom att få tillgång till den gemensamma ärendeakten .

(23)

I de preliminära slutsatserna fastställs utredningens omfattning och därmed omfattningen av eventuella framtida slutliga beslut (i förekommande fall på grundval av ett bindande beslut som utfärdats av dataskyddsstyrelsen enligt artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679) och som kan riktas till personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden. De preliminära slutsatserna bör formuleras på ett sätt som, även om de är kortfattade, är tillräckligt tydliga för att de parter som är föremål för utredning på ett korrekt sätt ska kunna identifiera arten av den påstådda överträdelsen av förordning (EU) 2016/679. Skyldigheten att ge de parter som är föremål för utredning alla uppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna försvara sig på ett korrekt sätt är uppfylld om det i det slutliga beslutet inte görs gällande att de parter som är föremål för utredning har begått andra överträdelser än de som anges i de preliminära slutsatserna och om endast sakförhållanden som de parter som är föremål för utredning har haft tillfälle att yttra sig om beaktas . Den ansvariga tillsynsmyndighetens slutliga beslut behöver dock inte nödvändigtvis vara en kopia av de preliminära slutsatserna. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör i det slutliga beslutet kunna beakta svaren från de parter som är föremål för utredning på de preliminära slutsatserna och, i tillämpliga fall, på det reviderade utkast till beslut som utarbetats i enlighet artikel 60.5 i förordning (EU) 2016/679 och det beslut för att lösa tvisten mellan tillsynsmyndigheterna som fattats på grundval av artikel 65.1 a. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör kunna göra en egen bedömning av de sakförhållanden och rättsliga argument som de parter som är föremål för utredning har fört fram, antingen för att dra tillbaka invändningarna om tillsynsmyndigheten kommer fram till att de är ogrundade eller för att komplettera och omformulera sina argument, både i sak och rättsligt, till stöd för de invändningar som den vidhåller. Exempelvis kan beaktandet av ett argument som framförts av en part som är föremål för utredning under det administrativa förfarandet, utan att denna part har beretts tillfälle att yttra sig i detta avseende före antagandet av det slutliga beslutet, inte i sig anses utgöra ett åsidosättande av rätten till försvar.

(23)

De preliminära slutsatserna bör formuleras på ett sätt som, även om de är kortfattade, är tillräckligt tydliga för att parterna på ett korrekt sätt ska kunna identifiera arten av den påstådda överträdelsen av förordning (EU) 2016/679. Skyldigheten att ge parterna alla uppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna bli hörda är uppfylld om det slutliga beslutet endast beaktar sakförhållanden som parterna har haft tillfälle att yttra sig om. Den ansvariga tillsynsmyndighetens slutliga beslut behöver dock inte nödvändigtvis vara en kopia av de preliminära slutsatserna. Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör i det slutliga beslutet kunna beakta svaren från parterna på de preliminära slutsatserna och, i tillämpliga fall, på det reviderade utkast till beslut som utarbetats i enlighet artikel 60.5 i förordning (EU) 2016/679 och det beslut från dataskyddsstyrelsen för att lösa tvisten mellan tillsynsmyndigheterna som fattats på grundval av artikel 65.1 a i den förordningen . Den ansvariga tillsynsmyndigheten bör kunna göra en egen bedömning av de sakförhållanden och rättsliga argument som parterna har fört fram, antingen för att dra tillbaka invändningarna om tillsynsmyndigheten kommer fram till att de är ogrundade eller för att komplettera och omformulera sina argument, både i sak och rättsligt, till stöd för de invändningar som den vidhåller.

(24)

De parter som är föremål för utredning bör ha rätt att bli hörda innan ett reviderat utkast till beslut enligt artikel 60.5 i förordning (EU) 2016/679 överlämnas eller innan dataskyddsstyrelsen antar ett bindande beslut i enlighet med artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679.

(24)

Parterna bör ha rätt att bli hörda i lämpliga skeden av förfarandet, i synnerhet innan ett reviderat utkast till beslut enligt artikel 60.5 i förordning (EU) 2016/679 överlämnas eller innan dataskyddsstyrelsen antar ett bindande beslut i enlighet med artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679.

(25)

Klagande bör ges möjlighet att delta i de förfaranden som inleds av en tillsynsmyndighet i syfte att identifiera eller klargöra frågor som rör en eventuell överträdelse av förordning (EU) 2016/679. Det faktum att en tillsynsmyndighet redan har inlett en utredning av föremålet för klagomålet eller kommer att behandla klagomålet i en utredning på eget initiativ efter att klagomålet mottagits hindrar inte att en registrerad person kan betraktas som klagande. En tillsynsmyndighets utredning av en eventuell överträdelse av förordning (EU) 2016/679 som begåtts av en personuppgiftsansvarig eller ett personuppgiftsbiträde utgör dock inte ett kontradiktoriskt förfarande mellan den enskilde och de parter som är föremål för utredning. Det är ett förfarande som inleds av en tillsynsmyndighet, på eget initiativ eller på grundval av ett klagomål, för att den ska fullgöra sina uppgifter enligt artikel 57.1 i förordning (EU) 2016/679. De parter som är föremål för utredning och den enskilde befinner sig därför inte i samma processuella situation och den senare kan inte åberopa rätten till en rättvis rättegång när beslutet inte påverkar hans eller hennes rättsliga ställning negativt. Den enskildes deltagande i förfarandet mot de parter som är föremål för utredning får inte äventyra dessa parters rätt att bli hörda.

(25)

Klagande bör ges möjlighet att delta i de förfaranden som inleds av en tillsynsmyndighet i syfte att identifiera eller klargöra frågor som rör en eventuell överträdelse av förordning (EU) 2016/679. Det faktum att en tillsynsmyndighet redan har inlett en utredning av föremålet för klagomålet eller kommer att behandla klagomålet i en utredning på eget initiativ efter att klagomålet mottagits hindrar inte att en registrerad person kan betraktas som klagande.

(25a)

Förutom att parterna som är föremål för utredning och den enskilde inte befinner sig i samma processuella situation finns det omständigheter där de enskilda kan åberopa argument och bevis under en utredning som kan hjälpa utredningen framåt. Detta gäller särskilt under omständigheter där en ideell förening eller organisation har lämnat ett klagomål å den registrerades vägnar eller på eget initiativ enligt artikel 80 i förordning (EU) 2016/679. Tillsynsmyndigheterna bör underlätta utfrågningen av sådana klagande i alla steg i utredningen, även vid utredningar på eget initiativ, samtidigt som deras oberoende bibehålls.

(26)

Den enskilde bör ges möjlighet att lämna skriftliga synpunkter på de preliminära slutsatserna. Den enskilde bör dock inte ges tillgång till affärshemligheter eller andra konfidentiella uppgifter som tillhör andra parter i förfarandet. Den enskilde bör inte ha rätt att få allmän tillgång till handlingarna i ärendet.

(27)

När tillsynsmyndigheterna fastställer tidsfrister för de parter som är föremål för utredning och för den enskilde att lämna synpunkter på preliminära slutsatser bör de ta hänsyn till komplexiteten i de frågor som tas upp i de preliminära slutsatserna , för att säkerställa att de parter som är föremål för utredning och den enskilde har tillräckliga möjligheter att på ett meningsfullt sätt lämna sina synpunkter på de frågor som tas upp.

(27)

När tillsynsmyndigheterna fastställer tidsfrister och begränsar inlagornas längd för parterna att lämna synpunkter på preliminära slutsatser bör de ta hänsyn till komplexiteten i de frågor som tas upp i de preliminära slutsatserna samt till kapaciteten hos de parter som är föremål för utredning och hos den enskilde , för att säkerställa att parterna har tillräckliga möjligheter att på ett meningsfullt sätt lämna sina synpunkter på de frågor som tas upp. Detta bör dock inte leda till alltför långa förfaranden.

(28)

Diskussionen före antagandet av ett utkast till beslut inbegriper en öppen dialog och en omfattande diskussion där tillsynsmyndigheterna bör göra sitt yttersta för att nå samförstånd om hur man ska gå vidare i en utredning. Omvänt bör den oenighet som kommer till uttryck i relevanta och motiverade invändningar i enlighet med artikel 60.4 i förordning (EU) 2016/679, som ger ökat utrymme för tvistlösning mellan tillsynsmyndigheter enligt artikel 65 i förordning (EU) 2016/679 och fördröjer den behöriga tillsynsmyndighetens antagande av ett slutligt beslut, uppstå i undantagsfall när tillsynsmyndigheterna inte lyckas nå samförstånd och när det är nödvändigt att säkerställa en konsekvent tolkning av förordning (EU) 2016/679. Sådana invändningar bör användas sparsamt när det gäller frågor om konsekvent tillämpning av förordning (EU) 2016/679, eftersom all användning av relevanta och motiverade invändningar innebär ett uppskjutande av den registrerades tillgång till rättsmedel. Eftersom utredningens omfattning och relevanta sakförhållanden bör fastställas innan de preliminära slutsatserna meddelas, bör de berörda tillsynsmyndigheterna inte ta upp dessa frågor i relevanta och motiverade invändningar. De berörda tillsynsmyndigheterna kan dock ta upp dem i sina synpunkter på sammanfattningen av de viktigaste frågorna enligt artikel 9.3 innan de preliminära slutsatserna meddelas de parter som är föremål för utredning.

(29)

För att tvistlösningsförfarandet ska kunna slutföras på ett ändamålsenligt och inkluderande sätt, där alla tillsynsmyndigheter bör kunna bidra med sina synpunkter och med beaktande av tidsbegränsningarna i samband med tvistlösning, bör formen och strukturen för relevanta och motiverade invändningar uppfylla vissa krav. Därför bör relevanta och motiverade invändningar begränsas till en föreskriven längd, tydligt identifiera meningsskiljaktigheterna med avseende på utkastet till beslut och formuleras på ett tillräckligt klart, konsekvent och precist sätt.

(29)

För att tvistlösningsförfarandet ska kunna slutföras på ett ändamålsenligt och inkluderande sätt, där alla tillsynsmyndigheter bör kunna bidra med sina synpunkter och med beaktande av tidsbegränsningarna i samband med tvistlösning, bör formen och strukturen för relevanta och motiverade invändningar uppfylla vissa krav. Därför bör relevanta och motiverade invändningar tydligt identifiera meningsskiljaktigheterna med avseende på utkastet till beslut och formuleras på ett tillräckligt klart, konsekvent och precist sätt.

(30)

Tillgång till handlingarna i ärendet föreskrivs som en del av rätten till försvar och rätten till god förvaltning enligt stadgan. De parter som är föremål för utredning bör ges tillgång till handlingarna i ärendet när de underrättas om de preliminära slutsatserna, och deras tidsfrist för att lämna in skriftliga svar på de preliminära slutsatserna bör fastställas .

(30)

Tillgång till den gemensamma ärendeakten kan föreskrivas i linje med rätten till god förvaltning enligt stadgan. Parterna bör ges tillgång till den gemensamma ärendeakten . Parternas tillgång till den gemensamma ärendeakten kan begränsas på begäran av en part för att skydda deras rättsligt erkända rättigheter eller andras rättigheter eller i allmänhetens intresse . En sådan begränsning måste vara proportionell utifrån andras erkända rättigheter eller allmänhetens intresse.

(31)

När tillsynsmyndigheterna beviljar tillgång till handlingarna i ärendet bör de säkerställa skyddet av affärshemligheter och annan konfidentiell information. Kategorin annan konfidentiell information omfattar andra uppgifter än affärshemligheter som kan betraktas som konfidentiella i den mån det skulle vara till betydande skada för en personuppgiftsansvarig, ett personuppgiftsbiträde eller en fysisk person om de lämnades ut. Tillsynsmyndigheterna bör kunna begära att parter som är föremål för utredning och som lämnar in eller har lämnat in handlingar eller förklaringar identifierar konfidentiella uppgifter.

(31)

När tillsynsmyndigheterna beviljar tillgång till den gemensamma ärendeakten, bör de säkerställa skyddet av affärshemligheter och annan rättsligt skyddad konfidentiell information samt informationsskyddet i allmänhetens intresse i enlighet med tillämplig nationell rätt . Kategorin annan konfidentiell information omfattar andra uppgifter än affärshemligheter som kan betraktas som konfidentiella i den mån det skulle vara till betydande skada för en personuppgiftsansvarig, ett personuppgiftsbiträde eller en fysisk eller juridisk person om de lämnades ut. Tillsynsmyndigheterna bör kunna begära att parter som är föremål för utredning och som lämnar in eller har lämnat in handlingar eller förklaringar identifierar konfidentiella uppgifter och lämnar en icke-konfidentiell version .

(33)

När en fråga hänskjuts till tvistlösning enligt artikel 65 i förordning (EU) 2016/679 bör den ansvariga tillsynsmyndigheten förse dataskyddsstyrelsen med all information som krävs för att den ska kunna bedöma om relevanta och motiverade invändningar kan tas upp till prövning och fatta beslut i enlighet med artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679. När dataskyddsstyrelsen har mottagit alla nödvändiga handlingar som förtecknas i artikel 23 bör dataskyddsstyrelsens ordförande registrera hänskjutandet av frågan i den mening som avses i artikel 65.2 i förordning (EU) 2016/679.

(33)

När en fråga hänskjuts till tvistlösning enligt artikel 65 i förordning (EU) 2016/679 bör den ansvariga tillsynsmyndigheten förse dataskyddsstyrelsen med all information som krävs för att den ska kunna bedöma om relevanta och motiverade invändningar kan tas upp till prövning och fatta beslut i enlighet med artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679. När dataskyddsstyrelsen har mottagit alla nödvändiga handlingar bör dataskyddsstyrelsen registrera hänskjutandet av frågan i enlighet med artikel 65.2 i förordning (EU) 2016/679.

(34)

Dataskyddsstyrelsens bindande beslut enligt artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679 bör uteslutande avse frågor som ledde till att tvistlösningen utlöstes och bör utformas på ett sätt som gör det möjligt för den ansvariga tillsynsmyndigheten att anta sitt slutliga beslut på grundval av dataskyddsstyrelsens beslut samtidigt som den behåller sitt utrymme för skönsmässig bedömning .

(34)

Dataskyddsstyrelsens bindande beslut enligt artikel 65.1 a i förordning (EU) 2016/679 bör uteslutande avse frågor som ledde till att tvistlösningen utlöstes och bör utformas på ett tydligt och exakt språk som gör det möjligt för den ansvariga tillsynsmyndigheten att anta sitt slutliga beslut på grundval av dataskyddsstyrelsens beslut.

(36)

För att effektivisera förfarandet för antagande av brådskande yttranden och brådskande bindande beslut från dataskyddsstyrelsen enligt artikel 66.2 i förordning (EU) 2016/679 är det nödvändigt att specificera förfaranderegler för tidpunkten för begäran om ett brådskande yttrande eller brådskande bindande beslut, de handlingar som ska lämnas till dataskyddsstyrelsen och på vilka dataskyddsstyrelsen bör grunda sitt beslut, till vem dataskyddsstyrelsens yttrande eller beslut bör riktas, och konsekvenserna av dataskyddsstyrelsens yttrande eller beslut.

(36)

För att effektivisera förfarandet för antagande av brådskande yttranden och brådskande bindande beslut från dataskyddsstyrelsen enligt artikel 66.2 i förordning (EU) 2016/679 är det nödvändigt att specificera förfaranderegler för tidpunkten för begäran om ett brådskande yttrande eller brådskande bindande beslut, de handlingar som ska lämnas till dataskyddsstyrelsen och på vilka dataskyddsstyrelsen bör grunda sitt beslut, till vem dataskyddsstyrelsens yttrande eller beslut bör riktas, och konsekvenserna av dataskyddsstyrelsens yttrande eller beslut. Provisoriska åtgärder enligt artikel 66.1 i förordning (EU) 2016/679 bör omfatta alla möjliga åtgärder inom tillsynsmyndigheternas befogenheter, i enlighet med artikel 58 i den förordningen.

(36a)

Dataskyddsstyrelsen bör kunna begära all ytterligare information från tillsynsmyndigheterna som den behöver för att fatta ett bindande beslut.

(36b)

Den enskilde bör ha rätt till rättslig prövning om en tillsynsmyndighet inte utnyttjar sina befogenheter eller på annat sätt inte vidtar nödvändiga åtgärder enligt förordning (EU) 2016/679. Dessutom bör parterna ha rätt att vidta åtgärder mot den ansvariga tillsynsmyndigheten i händelse av passivitet eller alltför långa förfaranden. För att säkerställa att det inte finns några luckor i efterlevnaden bör de parter som är föremål för utredning och organisationerna enligt artikel 80.1 i förordning (EU) 2016/679 ges befogenhet att söka rättsmedel i allmänhetens intresse om en tillsynsmyndighet inte följer ett beslut av dataskyddsstyrelsen och om de anser att en registrerads rättigheter enligt förordning (EU) 2016/679 har kränkts till följd av behandlingen.

(38)

Europeiska datatillsynsmannen och Europeiska dataskyddsstyrelsen har hörts i enlighet med artikel 42.2 i förordning (EU) 2018/1725 och de avgav ett gemensamt yttrande den [ ] .

(38)

Europeiska datatillsynsmannen och Europeiska dataskyddsstyrelsen har hörts i enlighet med artikel 42.2 i förordning (EU) 2018/1725 och de avgav ett gemensamt yttrande den 19 september 2023 .

(1)

parter som är föremål för utredning: den eller de personuppgiftsansvariga och/eller det eller de personuppgiftsbiträden som utreds för påstådda överträdelser av förordning (EU) 2016/679 i samband med gränsöverskridande behandling .

(1)

part som är föremål för utredning: den eller de personuppgiftsansvariga och/eller det eller de personuppgiftsbiträden som klagomålet gäller eller som utreds för påstådda överträdelser av förordning (EU) 2016/679 samt deras företrädare .

(1a)

den enskilde: den registrerade eller det organ, den organisation eller den sammanslutning utan vinstsyfte som har lämnat in ett klagomål enligt artikel 77 i förordning (EU) 2016/679 och därför anses vara part i förfarandet.

(1b)

part: den eller de parter som är föremål för utredning, den enskilde eller de enskilda och varje tredje part som ingår i förfarandet i enlighet med nationell lagstiftning.

1c.

nationell processrätt: de lagar, förordningar och administrativa bestämmelser i medlemsstaten som reglerar förfarandet inför en tillsynsmyndighet.

1d.

klagomålsförfarande: ett förfarande som fastställer resultatet av ett klagomål enligt artikel 77 i förordning (EU) 2016/679.

(1e)

förfarande på eget initiativ: en utredning av en fysisk eller juridisk persons, en offentlig myndighets, en byrås eller ett annat organs verksamhet som inletts på en tillsynsmyndighets initiativ enligt artikel 57.1 a i förordning (EU) 2016/679.

(1f)

gemensam ärendeakt: en särskild elektronisk akt för varje ärende som omfattas av tillämpningsområdet för denna förordning, som förvaltas av den ansvariga tillsynsmyndigheten, och där all relevant information, i synnerhet handlingar, inlagor, PM och annan information om ett ärende lagras och görs tillgänglig på distans för berörda tillsynsmyndigheter och parter i ärendet.

(1g)

klagomålsmottagande myndighet: den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet har lämnats in i enlighet med artikel 4.22 c i förordning (EU) 2016/679.

(2)

sammanfattning av de viktigaste frågorna: den sammanfattning som den ansvariga tillsynsmyndigheten ska lämna till de berörda tillsynsmyndigheterna med angivande av de viktigaste relevanta sakförhållandena och den ansvariga tillsynsmyndighetens synpunkter i ärendet.

(2)

sammanfattning av de viktigaste frågorna: den sammanfattning som den ansvariga tillsynsmyndigheten ska lämna till de berörda tillsynsmyndigheterna med angivande av de viktigaste relevanta faktiska och rättsliga problemen inom den preliminära omfattningen av utredningen och den ansvariga tillsynsmyndighetens faktiska och rättsliga synpunkter i ärendet.

(3)

preliminära slutsatser: det dokument som den ansvariga tillsynsmyndigheten tillhandahåller de parter som är föremål för utredning och som innehåller påståenden, relevanta sakförhållanden, styrkande bevis, rättslig analys och, i tillämpliga fall, förslag till korrigerande åtgärder.

(3)

preliminära slutsatser: det dokument som den ansvariga tillsynsmyndigheten tillhandahåller parterna och som innehåller påståenden, relevanta sakförhållanden, styrkande bevis, rättslig analys och, i tillämpliga fall, förslag till korrigerande åtgärder.

(4a)

konfidentiell version av en handling: en handling som innehåller konfidentiell eller känslig information som kan vara rättsligt privilegierad enligt tillämplig unionsrätt eller nationell rätt och tillämpliga dataskyddsregler.

(4b)

icke-konfidentiell version av en handling: en version av en handling från vilken konfidentiell eller känslig information har avlägsnats och som kan lämnas till den enskilde utan att strida mot unionsrätten eller nationell rätt eller dataskyddsregler.

a)

få sin sak behandlad opartiskt och rättvist och behandlas lika, även om de står inför olika tillsynsmyndigheter i olika jurisdiktioner (”rättvist förfarande”),

b)

höras innan någon åtgärd vidtas som skulle inverka negativt på dem, inbegripet innan beslutet att upprätthålla eller helt eller delvis avslå ett klagomål antas (”rätt att höras”),

c)

få tillgång till den gemensamma ärendeakten, förutom eventuella interna överläggningar inom tillsynsmyndigheten eller överläggningar mellan dessa myndigheter (”förfarandeinsyn”).

a)

genom en preliminär slutsats fastställa om klagomålet avser gränsöverskridande behandling av den enskildes personuppgifter, med beaktande av minst följande:

i)

Relevant personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för behandlingen i fråga.

ii)

Antalet verksamheter som den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet bedriver i EU.

iii)

Platsen för det huvudsakliga verksamhetsstället.

iv)

Verksamhet vid verksamhetsställen i fler än en medlemsstat.

v)

Väsentlig inverkan på eller sannolikt väsentlig inverkan på registrerade i mer än en medlemsstat,

b)

fastställa vilken tillsynsmyndighet som är den antagna ansvariga tillsynsmyndigheten enligt artikel 56.1 i förordning (EU) 2016/679 och huruvida ärendet är lokalt till sin natur i enlighet med artikel 56.2 i förordning (EU) 2016/679,

c)

vidta någon av följande åtgärder:

i)

Översända klagomålet till den ansvariga tillsynsmyndigheten enligt artikel 56.1 i förordning (EU) 2016/679 och informera den enskilde om detta. Bedömningen av huruvida klagomålet kan tas upp till prövning av den tillsynsmyndighet till vilken klagomålet har lämnats in ska vara bindande för den ansvariga tillsynsmyndigheten.

ii)

Hantera klagomålet enligt artikel 56.2 i förordning (EU) 2016/679.

II

Inlämning och hantering av klagomål

II

Klagomål och förfaranden på eget initiativ

a)

Lämpligheten av att tillhandahålla ett effektivt rättsmedel i god tid till den enskilde.

a)

Tillhandahållandet av ett effektivt rättsmedel i god tid till den enskilde.

b)

Hur allvarlig den påstådda överträdelsen är .

b)

Utredning av relevanta faktiska och rättsliga omständigheter som krävs för att gemensamt fatta beslut om klagomålet och utfärda ett beslut enligt artikel 60.7, 60.8 och 60.9 i förordning (EU) 2016/679 .

c)

Huruvida den påstådda överträdelsen är systematisk eller upprepad .

c)

Utredning av andra faktorer som är nödvändiga för ett effektivt genomförande av förordning (EU) 2016/679, inbegripet utövandet på eget initiativ av befogenheter enligt artikel 58.2, 83 eller 84 i förordning (EU) 2016/679, särskilt vid systemöverträdelser, allvarliga överträdelser eller upprepade överträdelser .

a)

åtta veckor när synpunkter enligt artikel 9.3 lämnas med avseende på en sammanfattning av de viktigaste frågorna eller en uppdaterad sammanfattning av de viktigaste frågorna,

b)

åtta veckor om den ansvariga tillsynsmyndigheten avser att utfärda böter eller andra påföljder,

c)

tidsfristen mellan en hänvisning enligt artikel 26a.1 eller 26a.2 och dataskyddsstyrelsens beslut,

d)

den förlängningsperiod som dataskyddsstyrelsen medger enligt artikel 26a.3.

a)

villkoren i en uppgörelse i godo enligt punkt 1a har uppfyllts och

b)

en utredning på eget initiativ ska inledas enligt punkt 1d.

a)

den part som är föremål för utredning har begått flera överträdelser,

b)

den part som är föremål för utredningen har varit föremål för ett stort antal andra uppgörelser i godo,

c)

klagomålets innehåll rör ett stort antal andra registrerade än den enskilde eller är långvarigt eller allvarligt eller

d)

utövandet av befogenheter krävs för att säkerställa effektiv, proportionell och avskräckande tillämpning av förordning (EU) 2016/679.

a)

en förklaring om att vara en berörd tillsynsmyndighet och

b)

en sammanfattning av de viktigaste frågorna enligt artikel 9.

a)

informera den berörda tillsynsmyndigheten om att den har inlett ett förfarande på eget initiativ,

b)

informera den berörda tillsynsmyndigheten om att artikel 56.2 i förordning (EU) 2016/679 är tillämplig på ärendet och att den ansvariga tillsynsmyndigheten i enlighet med artikel 56.3 i förordning (EU) 2016/679 inte har för avsikt att hantera själva ärendet, eller

c)

avslå begäran om den anser att den inte är den ansvariga tillsynsmyndigheten eller att det inte finns en prima facie-överträdelse av förordning (EU) 2016/679.

a)

åtta veckor när synpunkter enligt artikel 9.3 lämnas mot en sammanfattning av de viktigaste frågorna eller en uppdaterad sammanfattning av de viktigaste frågorna,

b)

åtta veckor om den ansvariga tillsynsmyndigheten avser att utfärda böter eller andra påföljder,

c)

tidsfristen mellan en hänvisning enligt artikel 26a och dataskyddsstyrelsens beslut,

d)

den förlängningsperiod som dataskyddsstyrelsen medger enligt artikel 26a.3.

(a)

översättning av klagomålet och den enskildes synpunkter till det språk som används av den ansvariga tillsynsmyndigheten för utredningen,

(b)

översättning av de handlingar som tillhandahålls av den ansvariga tillsynsmyndigheten till det språk som används för kommunikation med den enskilde, om det är nödvändigt att tillhandahålla sådana handlingar till den enskilde i enlighet med denna förordning eller förordning (EU) 2016/679.

a)

Information om inledandet av en utredning av en påstådd överträdelse av förordning (EU) 2016/679 .

a)

Information om inledandet av en utredning på eget initiativ eller ett klagomålsförfarande .

e)

En sammanfattning av de viktigaste frågorna i en utredning i enlighet med artikel 9.

e)

Utfärdande eller uppdatering av sammanfattningen av de viktigaste frågorna i en utredning i enlighet med artikel 9.

ea)

Eventuella synpunkter på en sammanfattning av de viktigaste frågorna i enlighet med artikel 9.3.

f)

Information om åtgärder som syftar till att fastställa en överträdelse av förordning (EU) 2016/679 innan de preliminära slutsatserna utarbetas.

f)

Information om åtgärder som syftar till att fastställa en överträdelse av förordning (EU) 2016/679 innan de preliminära slutsatserna utarbetas och innan utkastet till beslut utarbetas .

i)

Den enskildes synpunkter på de preliminära slutsatserna.

i)

Den enskildes synpunkter på den icke-konfidentiella versionen av de preliminära slutsatserna och, i tillämpliga fall, andra delar i utredningen där formella skriftliga inlagor har gjorts av den enskilde .

ka)

Alla utkast till beslut i enlighet med artikel 60.3 i förordning (EU) 2016/679 eller reviderade utkast till beslut i enlighet med artikel 60.5 i förordning (EU) 2016/679.

kb)

Alla relevanta och motiverade invändningar i enlighet med artikel 60.4 i förordning (EU) 2016/679.

kc)

Alla rättsmedel som väcks under ett förfarande enligt artikel 60 i förordning (EU) 2016/679 eller mot ett beslut enligt artikel 60.7–60.9 i förordning (EU) 2016/679.

a)

De viktigaste relevanta sakförhållandena.

a)

De relevanta sakförhållandena.

b)

Ett preliminärt fastställande av utredningens omfattning, särskilt de bestämmelser i förordning (EU) 2016/679 som berörs av den påstådda överträdelse som kommer att utredas .

b)

Ett preliminärt fastställande av utredningens omfattning, särskilt de bestämmelser i förordning (EU) 2016/679 som berörs av den påstådda överträdelsen och, i tillämpliga fall, en uppgift om huruvida de verkar ha överträtts .

c)

Identifiering av komplexa rättsliga och tekniska bedömningar som är relevanta för den preliminära inriktningen på bedömningen .

c)

Preliminära sakliga eller rättsliga bedömningar som behandlar alla relevanta synpunkter som framförs av parterna när sammanfattningen utarbetas, inklusive relevant europeisk rättspraxis samt riktlinjer, rekommendationer och bästa praxis som utfärdats av dataskyddsstyrelsen

(a)

Det språk som används ska vara tillräckligt tydligt, klart och exakt formulerat för att den ansvariga tillsynsmyndigheten och, i förekommande fall, de berörda tillsynsmyndigheterna, ska kunna förbereda sina ståndpunkter.

(b)

De rättsliga argumenten ska vara kortfattade och grupperade efter den del av sammanfattningen av de viktigaste frågorna som de hänför sig till.

(c)

Den berörda tillsynsmyndighetens synpunkter får underbyggas av handlingar som kan komplettera kommentarerna på specifika punkter.

b)

den preliminära inriktningen mot bakgrund av komplicerade rättsliga bedömningar som fastställts av den ansvariga tillsynsmyndigheten i enlighet med artikel 9.2 c,

b)

de preliminära sakliga eller rättsliga bedömningar som fastställts av den ansvariga tillsynsmyndigheten i enlighet med artikel 9.2 c,

(c)

den preliminära inriktningen mot bakgrund av komplexa tekniska bedömningar som fastställts av den ansvariga tillsynsmyndigheten i enlighet med artikel 9.2 c.

ca)

preliminär identifiering av potentiella korrigerande åtgärder enligt artikel 9.2 d.

a)

De handlingar som avses i artikel 9.2 a och b .

a)

Den relevanta information som avses i artikel 9.2 , inbegripet eventuella uppdateringar om sådana görs .

b)

De synpunkter från tillsynsmyndigheten som inte överensstämmer med den ansvariga tillsynsmyndighetens preliminära fastställande av utredningens omfattning.

b)

De synpunkter från tillsynsmyndigheterna som inte överensstämmer med den ansvariga tillsynsmyndighetens preliminära fastställande av utredningens omfattning eller den sakliga eller rättsliga bedömning med avseende på inslagen i sammanfattningen av de viktigaste frågorna som avses i artikel 9.2 .

ba)

Tillgång till den gemensamma ärendeakten.

a)

Namnet på den tillsynsmyndighet som utfärdade beslutet.

b)

Datum för utfärdandet av beslutet.

c)

En opartisk sammanfattning av relevanta fakta i ärendet och deras källa.

d)

Den rättsliga grunden för beslutet.

e)

Utövade korrigerande befogenheter, sanktioner eller andra åtgärder.

f)

Information om rätten till ett effektivt rättsmedel enligt artikel 78 i förordning (EU) 2016/679 och tillämplig nationell processrätt.

1f.

Den information som lämnas till parterna enligt artikel 60.7–60.9 i förordning (EU) 2016/679 ska innehålla en kopia av det rättsligt bindande beslutet och information om ett rättsmedel som är tillgängligt i enlighet med artikel 78 i förordning (EU) 2016/679.

1g.

Tillsynsmyndigheterna ska offentliggöra alla rättsligt bindande beslut som de utfärdar utan oskäligt dröjsmål, dock senast tre månader efter antagandet, såvida de nya besluten inte väsentligt avviker från tidigare offentliggjorda beslut. I enlighet med tillämplig nationell rätt får tillsynsmyndigheterna ändra parternas namn och annan information som kan göra det möjligt att identifiera parterna samt annan information som är skyddad enligt tillämplig lagstiftning.

a)

baseras uteslutande på fakta som ingår i utkastet till beslut, och

a)

baseras på fakta som ingår i utkastet till beslut eller på bevis i den gemensamma ärendeakten eller på eventuella ytterligare bevis som lagts fram tillsammans med den relevanta och motiverade invändningen ,

b)

inte ändra påståendenas omfattning genom att lyfta fram ytterligare påståenden om överträdelse av förordning (EU) 2016/679 eller ändra de framförda påståendenas inneboende karaktär.

b)

inte ändra ärendets omfattning enligt den senaste versionen av sammanfattningen av de viktigaste frågorna, och

ba)

tydligt identifiera de delar av utkastet till beslut som bör ändras, inbegripet, om möjligt, den exakta ordalydelsen i den föreslagna ändringen eller en tillräckligt exakt beskrivning av den föreslagna ändringen av utkastet till beslut.

(a)

Längden på varje relevant och motiverad invändning och den ansvariga tillsynsmyndighetens ståndpunkt om en sådan invändning får inte överstiga tre sidor och får inte innehålla bilagor. I ärenden som rör särskilt komplicerade rättsliga frågor får den maximala längden ökas till sex sidor, utom om särskilda omständigheter som motiverar en längre invändning godtas av dataskyddsstyrelsen.

aa)

Sammanfattningen av de viktigaste frågorna.

b)

En sammanfattning av relevanta sakförhållanden.

b)

En sammanfattning av relevanta sakförhållanden , inbegripet en beskrivning av behandlingen, en beskrivning av den personuppgiftsansvariges organisation och var relevanta beslut om syftena och medlen för behandlingen av personuppgifter fattas .

d)

Skriftliga synpunkter från de parter som är föremål för utredning, i förekommande fall , i enlighet med artiklarna 14 och 17 .

d)

Skriftliga synpunkter från parterna , i enlighet med artikel 14 .

(e)

Skriftliga synpunkter från den enskilde, i förekommande fall, i enlighet med artiklarna 11, 12 och 15.

f)

Relevanta och motiverade invändningar som inte följdes av den ansvariga tillsynsmyndigheten.

f)

Relevanta och motiverade invändningar som inte följdes av den ansvariga tillsynsmyndigheten och de invändningar som den ansvariga tillsynsmyndigheten har avvisat som icke-relevanta eller icke-motiverade .

g)

De skäl på grundval av vilka den ansvariga tillsynsmyndigheten inte följde de relevanta och motiverade invändningarna eller ansåg att invändningarna inte var relevanta eller motiverade.

g)

De skäl på grundval av vilka den ansvariga tillsynsmyndigheten inte följde invändningarna eller avslog invändningarna med motiveringen att de inte var relevanta eller motiverade.

ga)

Tillgång till den gemensamma ärendeakten.

(a)

Utkastet till beslut eller det reviderade utkastet till beslut mot vilket relevanta och motiverade invändningar har riktats.

(b)

En sammanfattning av relevanta sakförhållanden.

(c)

Skriftliga synpunkter från de parter som är föremål för utredning, i förekommande fall, i enlighet med artiklarna 14 och 17.

(d)

Skriftliga synpunkter från den enskilde, i förekommande fall, i enlighet med artiklarna 11, 12 och 15.

(e)

De bibehållna relevanta och motiverade invändningarna.

(f)

De skäl på grundval av vilka den ansvariga tillsynsmyndigheten inte följde de bibehållna relevanta och motiverade invändningarna.