(2)

W celu zapewnienia sprawnego i skutecznego funkcjonowania współpracy i mechanizmu rozstrzygania sporów zgodnie z art. 60 i 65 rozporządzenia (UE) 2016/679 konieczne jest ustanowienie zasad prowadzenia postępowań przez organa nadzorcze w sprawach transgranicznych i przez Europejską Radę Ochrony Danych w ramach procedury rozstrzygania sporów, w tym zasad rozpatrywania skarg transgranicznych. Z tego względu konieczne jest również ustanowienie zasad wykonywania przez strony objęte postępowaniem prawa do bycia wysłuchanym przed przyjęciem decyzji przez organy nadzorcze lub, ewentualnie, przez Europejską Radę Ochrony Danych.

(2)

W celu zapewnienia sprawnego i skutecznego funkcjonowania współpracy i mechanizmu rozstrzygania sporów zgodnie z art. 60 i 65 rozporządzenia (UE) 2016/679 konieczne jest ustanowienie zasad prowadzenia postępowań przez organa nadzorcze w sprawach transgranicznych i przez Europejską Radę Ochrony Danych w ramach procedury rozstrzygania sporów, w tym zasad rozpatrywania skarg transgranicznych. Z tego względu konieczne jest również ustanowienie zasad wykonywania przez strony prawa do bycia wysłuchanym przed przyjęciem decyzji przez organy nadzorcze lub, ewentualnie, przez Europejską Radę Ochrony Danych. Celem niniejszego rozporządzenia jest zatem ochrona prawa do dobrej administracji zapisanego w art. 41 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej („Karta”). Aby osiągnąć ten cel, stosując przepisy niniejszego rozporządzenia, wszystkie organy ochrony danych powinny działać w sposób bezstronny i niezależny oraz zgodnie z zasadą praworządności zapisaną w art. 2 Traktatu o Unii Europejskiej.

(2a)

Niniejsze rozporządzenie i rozdział VII rozporządzenia (UE) 2016/679 regulują jedynie niektóre elementy procedury współpracy, gdy w procedurze uczestniczą organy nadzorcze więcej niż jednego państwa członkowskiego. Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania, gdy strona składa skargę bezpośrednio do wiodącego organu nadzorczego w innym państwie członkowskim.

(2b)

Prawo procesowe każdego państwa członkowskiego powinno mieć zastosowanie do organów nadzorczych w zakresie, w jakim niniejsze rozporządzenie nie harmonizuje danej kwestii. Niektóre elementy proceduralne, takie jak horyzontalny ciężar dowodu spoczywający na administratorze na mocy art. 5 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679, są już uregulowane prawem Unii. Zgodnie z zasadą pierwszeństwa prawa Unii organy nadzorcze nie powinny stosować krajowego prawa procesowego, jeżeli jest ono sprzeczne z niniejszym rozporządzeniem i rozporządzeniem (UE) 2016/679. Współpraca między organami nadzorczymi nie powinna być ograniczona z powodu różnic w krajowym prawie procesowym. Organy nadzorcze powinny wykorzystać wszystkie możliwości przewidziane w obowiązującym prawie krajowym, aby umożliwić udział w procedurach stronom z innego państwa członkowskiego. Może to obejmować zdalny udział za pośrednictwem transmisji wideo, tłumaczy ustnych lub ogólnie dostępnych środków komunikacji.

3.

Skargi są zasadniczym źródłem informacji, pozwalających na wykrycie naruszeń przepisów o ochronie danych. Niezbędne jest określenie jasnych i skutecznych procedur rozpatrywania skarg w sprawach transgranicznych, ponieważ skargę może rozpatrywać inny organ nadzorczy niż ten, do którego ją wniesiono.

(3)

Skargi są zasadniczym źródłem informacji, pozwalających na wykrycie naruszeń przepisów o ochronie danych. Niezbędne jest określenie jasnych i skutecznych procedur rozpatrywania skarg w sprawach transgranicznych, ponieważ skargę może rozpatrywać inny organ nadzorczy niż ten, do którego ją wniesiono. W tym celu zaleca się stworzenie sprawnego mechanizmu komunikacji między organami nadzorczymi, który ułatwi szybką i bezpieczną wymianę informacji niezbędnych do rozpatrzenia skarg zgodnie z przepisami o ochronie danych.

(4)

Aby skarga była dopuszczalna, powinna ona zawierać pewne określone informacje . Z tego względu, aby ułatwić skarżącym powiadamianie organów nadzorczych o niezbędnych faktach, należy zapewnić formularz skargi. Informacji zawartych w tym formularzu powinno się wymagać wyłącznie w przypadkach transgranicznego przetwarzania danych w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679, choć organy nadzorcze mogą wykorzystywać ten formularz w sprawach niedotyczących przetwarzania transgranicznego. Formularz można przesłać pocztą lub drogą elektroniczną. Przekazanie informacji wymienionych w  tym formularzu powinno być warunkiem traktowania skargi dotyczącej transgranicznego przetwarzania jako skargi, o której mowa w  art. 77 rozporządzenia (UE) 2016/679. Do celów uznania skargi za dopuszczalną nie należy wymagać żadnych dodatkowych informacji . Organy nadzorcze powinny mieć możliwość ułatwiania wnoszenia skarg w przyjaznym dla użytkownika formacie elektronicznym, z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnościami , pod warunkiem że informacje wymagane od skarżącego odpowiadają informacjom wymaganym w formularzu i do uznania skargi za dopuszczalną nie wymaga się żadnych dodatkowych informacji .

(4)

Aby skarga była dopuszczalna, powinna ona zawierać co najmniej pewne informacje dotyczące domniemanego naruszenia, do którego dochodzi obecnie lub które zostało popełnione w przeszłości. Zaprzestanie naruszenia nie powinno być wystarczającym powodem odrzucenia skargi . Z tego względu, aby ułatwić skarżącym powiadamianie organów nadzorczych o niezbędnych faktach, należy zapewnić wzór skargi. Informacji zawartych w tym wzorze powinno się wymagać wyłącznie w przypadkach transgranicznego przetwarzania danych w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679, choć organy nadzorcze mogą wykorzystywać ten wzór w sprawach niedotyczących przetwarzania transgranicznego. Informacje można przesłać pocztą lub drogą elektroniczną. Do celów uznania skargi za dopuszczalną nie należy wymagać żadnych dodatkowych informacji . Jeżeli skarga nie spełnia wymogów minimalnych, organ nadzorczy powinien ją odrzucić i poinformować skarżącego o tym, jakich informacji brakuje. Skarżący może następnie ponownie złożyć kompletną skargę. Chociaż skarżący nie powinien być zobowiązany do skontaktowania się ze stroną objętą dochodzeniem przed złożeniem skargi, jeżeli skarżący pozostawał w  kontakcie ze stroną objętą postępowaniem przed złożeniem skargi dotyczącej tej samej sprawy, powinien on poinformować o tym kontakcie . Organy nadzorcze powinny mieć możliwość ułatwiania wnoszenia skarg w przyjaznym dla użytkownika formacie elektronicznym, z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

(5)

Organy nadzorcze są zobowiązane podejmować decyzje dotyczące skarg w rozsądnym terminie. Rozumienie pojęcia „rozsądny termin”, zależy od okoliczności sprawy, w szczególności od jej kontekstu i złożoności, od poszczególnych etapów proceduralnych realizowanych przez wiodący organ nadzorczy oraz od postawy stron w trakcie postępowania.

(5)

Organy nadzorcze są zobowiązane podejmować decyzje dotyczące skarg w rozsądnym terminie. Rozumienie pojęcia „rozsądny termin”, zależy od okoliczności sprawy, w szczególności od jej kontekstu i złożoności, od poszczególnych etapów proceduralnych realizowanych przez wiodący organ nadzorczy oraz od postawy stron w trakcie postępowania. Artykuł 6 europejskiej konwencji praw człowieka (EKPC) oraz art. 41 i 47 Karty wymagają rozsądnego całkowitego czasu trwania procedur. Biorąc pod uwagę, że obejmuje to środki ochrony prawnej przed sądem na mocy art. 78 rozporządzenia (UE) 2016/679, procedury przed organami nadzorczymi nie powinny zazwyczaj trwać dłużej niż dziewięć miesięcy, chyba że wystąpią wyjątkowe okoliczności. W rozporządzeniu przewidziano przedłużenie terminów w przypadku opóźnień lub zakłóceń, które pozostają poza kontrolą wiodącego organu nadzorczego. W tym celu należy zapewnić wystarczające finansowanie i personel, które zagwarantują terminowe i skuteczne rozpatrywanie spraw, tak aby nie naruszyć prawa do dobrej administracji.

(5a)

Bezpośredni kontakt między organami nadzorczymi państw członkowskich a stronami podlega krajowemu prawu procesowemu, o ile rozporządzenie (UE) 2016/679, niniejsze rozporządzenie lub prawo Unii nie mają pierwszeństwa. W przypadku pośredniego kontaktu wiodącego organu nadzorczego ze stroną poprzez inny organ nadzorczy prawo procesowe tego innego organu nadzorczego powinno mieć zastosowanie do wszelkich bezpośrednich kontaktów z tą stroną. Zgodnie z art. 56 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2016/679 skarżący ma prawo kontaktować się wyłącznie z organem nadzorczym, do którego wniesiono skargę. Nie uniemożliwia to skarżącemu bezpośredniego komunikowania się z innym organem nadzorczym, w tym z wiodącym organem nadzorczym, co może być bardziej skuteczne.

(5b)

Aby zapewnić spełnienie minimalnych wymogów sprawiedliwych i skutecznych procedur we wszystkich sprawach transgranicznych, w tym w państwach członkowskich, w których nie ma skodyfikowanego krajowego prawa procesowego, w rozporządzeniu określono bezpośrednio stosowane zasady oparte na art. 41 Karty.

(5c)

Powinna istnieć możliwość, aby zgodnie z krajowym prawem procesowym mającym zastosowanie do organu nadzorczego, z którym strona bezpośrednio współpracuje, nałożyć ściśle niezbędne i proporcjonalne ograniczenia dotyczące ujawniania lub dalszego wykorzystywania informacji prawnie chronionych, takich jak dane osobowe lub tajemnice przedsiębiorstwa chronione na mocy dyrektywy (UE) 2016/943 (1a). Może to obejmować wewnętrzne obrady i proces decyzyjny organu. Należy stosować najmniej inwazyjne środki, takie jak ograniczanie wykorzystania informacji lub zamazywanie informacji. Należy zawsze informować strony o tym, że nie otrzymały informacji, i wyjaśnić im, dlaczego.

(5d)

Wiodący organ nadzorczy prowadzi sprawę zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, rozporządzeniem (UE) 2016/679 i krajowym prawem procesowym, a jednocześnie w pełni współpracuje z innymi organami nadzorczymi w duchu wzajemnego zrozumienia i zaufania. Inne organy nadzorcze powinny przekazywać wiodącemu organowi nadzorczemu wszelkie istotne informacje i swoje opinie. Wiodący organ nadzorczy powinien zorganizować sprawę w sposób skuteczny i sprawny, w pełni uwzględniając opinie innych organów nadzorczych. Jednocześnie procedura powinna być zgodna z rozporządzeniem (UE) 2016/679, w szczególności w odniesieniu do systemu kompleksowej obsługi rozwiązywania sporów i uprawnień wiodącego organu nadzorczego.

(5e)

Organy nadzorcze mogą również wszcząć dodatkowe procedury, na przykład w przypadku systemowych lub powtarzalnych naruszeń. Nie powinno to jednak prowadzić do ingerencji w prawa stron.

(5f)

Naruszenia mogą dotyczyć praw wielu osób, których dane dotyczą; w związku z czym może zaistnieć potrzeba wykorzystania dowodów z procedur w innych procedurach, aby ułatwić skuteczne postępowanie i spójne podejmowanie decyzji. Aby obiektywnie ocenić wysokość szkody niemajątkowej w oparciu o przeciętną osobę, której dane dotyczą, sądy cywilne mogą skorzystać z ustalonych faktów i dowodów w celu ustalenia roszczenia na podstawie art. 82 rozporządzenia (UE) 2016/679.

(5g)

Każdy organ nadzorczy powinien zdefiniować jeden język lub kilka języków, które akceptuje w przypadku informacji napływających od innych organów nadzorczych. Należy zdefiniować dodatkowy wspólny „język współpracy”, który wszystkie organy nadzorcze muszą akceptować w przypadku informacji przychodzących lub wychodzących. W przypadku środków ochrony prawnej przed sądem organ nadzorczy, przeciwko któremu wniesiono ten środek, powinien mieć obowiązek przetłumaczenia wszystkich istotnych dokumentów na akceptowane języki.

(6)

Rozpatrywanie każdej skargi przez organ nadzorczy na podstawie art. 57 ust. 1 lit. f) rozporządzenia (UE) 2016/679 powinno przebiegać z zachowaniem odpowiedniego zakresu należytej staranności, przy czym należy mieć na uwadze, że korzystanie z uprawnień przez organ nadzorczy musi być zawsze stosowne , konieczne i  proporcjonalne , aby zapewnić zgodność z rozporządzeniem (UE) 2016/679. Decyzja o tym, w jakim zakresie należy rozpatrzyć skargę, podlega uznaniu każdego właściwego organu. Przy jej podejmowaniu , organy nadzorcze powinny dążyć do zapewnienia skarżącemu zadowalającego rozstrzygnięcia, które niekoniecznie wymaga przeprowadzenia wyczerpującego postępowania w zakresie wszystkich potencjalnych elementów prawnych i faktycznych wynikających ze skargi, lecz powinno zapewniać skarżącemu skuteczną i szybką ochronę prawną. Decyzję o tym , jakie czynności należy przeprowadzić w  ramach postępowania przygotowawczego , można oprzeć na informacjach o wadze potencjalnego naruszenia , jego systemowym lub powtarzalnym charakterze, bądź na tym, czy skarżący skorzystał również ze swoich praw wynikających z art. 79 rozporządzenia (UE) 2016/679.

(6)

Rozpatrywanie każdej skargi przez organ nadzorczy na podstawie art. 57 ust. 1 lit. f) rozporządzenia (UE) 2016/679 powinno przebiegać z zachowaniem odpowiedniego zakresu należytej staranności, przy czym należy mieć na uwadze, że korzystanie z uprawnień przez organ nadzorczy musi być zawsze skuteczne , proporcjonalne i  odstraszające , aby zapewnić zgodność z rozporządzeniem (UE) 2016/679. Przy podejmowaniu decyzji o tym, jakie czynności należy przeprowadzić w ramach postępowania przygotowawczego , organy nadzorcze powinny dążyć do zapewnienia skarżącemu zadowalającego rozstrzygnięcia, które wymaga przeprowadzenia postępowania w zakresie wszystkich istotnych elementów prawnych i faktycznych wynikających ze skargi, aby umożliwić wspólne podjęcie decyzji oraz szybko zapewnić skarżącemu skuteczną ochronę prawną. Niezależnie od konieczności zapewnienia skarżącemu zadowalającego rozstrzygnięcia w krótkim terminie , organy nadzorcze powinny rozpatrzyć skargę w  zakresie pozwalającym im na ustalenie , czy wskazuje ona na poważniejsze lub systemowe naruszenia . Planowanie procedury jest ważne dla zapewnienia szybkiego rezultatu. Organy nadzorcze nie powinny powoływać się na prawa wynikające z art. 79 rozporządzenia (UE) 2016/679 jako powód ograniczenia badania skargi. Aby zapewnić zgodność z art. 47 Karty, rozpatrywanie skargi powinno zawsze zakończyć się decyzją, od której przysługuje odwołanie. O ile skarga nie zostanie wycofana, nie powinno być możliwe zamknięcie procedury lub zakończenie jej w inny sposób, dopóki nie zostanie wydana decyzja, którą można poddać kontroli sądowej.

(7)

Wiodący organ nadzorczy powinien przekazywać organowi nadzorczemu, do którego wniesiono skargę , niezbędne informacje o  postępach postępowania do celów przekazywania skarżącemu aktualnych informacji .

(7)

Wiodący organ nadzorczy powinien przekazywać organom nadzorczym natychmiastowy zdalny dostęp do wspólnych akt sprawy , które zawierają wszystkie istotne dokumenty sprawy, w tym wszystkie informacje wewnętrzne lub poufne, a także tłumaczenie wszystkich dokumentów na język współpracy. Ponadto wiodący organ nadzorczy powinien aktywnie informować pozostałe organy nadzorcze o  istotnych zmianach, które mogą wymagać natychmiastowego działania lub większej uwagi. Należy koniecznie określić jasne i skuteczne procedury rozpatrywania skarg w sprawach transgranicznych, ponieważ skargę może rozpatrywać inny organ nadzorczy niż ten, do którego ją wniesiono .

(8)

Właściwy organ nadzorczy powinien zapewnić skarżącemu dostęp do dokumentów , na podstawie których organ nadzorczy podjął wstępną decyzję o odrzuceniu skargi w całości lub w części .

(8)

Właściwy organ nadzorczy powinien zapewnić stronom zdalny dostęp do wspólnych akt sprawy, lecz może ograniczyć ten dostęp w niektórych okolicznościach. Taki dostęp powinien umożliwiać skorzystanie ze skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem zgodnie z art. 47 Karty .

(9)

Aby szybko powstrzymać działania naruszające przepisy rozporządzenia (UE) 2016/679 i szybko wydać skarżącemu decyzję kończącą postępowanie, organy nadzorcze powinny , w stosownych przypadkach , dążyć do rozpatrzenia skarg w drodze ugody. Fakt, że daną skargę rozpatrzono w drodze ugody, nie uniemożliwia właściwemu organowi nadzorczemu wszczęcia sprawy z urzędu, np. w przypadkach systemowych lub powtarzalnych naruszeń przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679.

(9)

Aby szybko powstrzymać działania naruszające przepisy rozporządzenia (UE) 2016/679 i szybko wydać skarżącemu decyzję kończącą postępowanie, organy nadzorcze powinny w stosownych przypadkach móc dążyć do rozpatrzenia skarg w drodze ugody między stronami. Organy nadzorcze nie powinny uzależniać rozpatrzenia skargi od udziału w procesie ugodowego rozstrzygania skarg. Powinno być możliwe zawarcie ugody w formie umowy między stronami zgodnie z obowiązującym prawem, a umowa ta powinna być wiążąca dla organów . Fakt, że daną skargę rozpatrzono w drodze ugody, nie uniemożliwia właściwemu organowi nadzorczemu wszczęcia sprawy z urzędu, np. w przypadkach systemowych lub powtarzalnych naruszeń przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Nie należy jednak korzystać z takiej możliwości z urzędu, aby odraczać decyzje w sprawie skarg.

(10)

Aby zapewnić skuteczne funkcjonowanie mechanizmów współpracy i spójności przewidzianych w rozdziale VII rozporządzenia (UE) 2016/679, istotne jest rozpatrywanie spraw transgranicznych w odpowiednim czasie i w duchu lojalnej i skutecznej współpracy stanowiącej podstawę art. 60 rozporządzenia (UE) 2016/679. Wiodący organ nadzorczy powinien zatem wykonywać swoje kompetencje w ścisłej współpracy z pozostałymi organami nadzorczymi, których sprawa dotyczy. Podobnie organy nadzorcze, których sprawa dotyczy, powinny aktywnie uczestniczyć we wczesnych etapach postępowania, aby osiągnąć porozumienie przy wykorzystaniu narzędzi przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2016/679.

(10)

Aby zapewnić skuteczne funkcjonowanie mechanizmów współpracy i spójności przewidzianych w rozdziale VII rozporządzenia (UE) 2016/679, istotne jest rozpatrywanie spraw transgranicznych w odpowiednim czasie i w duchu lojalnej i skutecznej współpracy stanowiącej podstawę art. 60 rozporządzenia (UE) 2016/679. Wiodący organ nadzorczy powinien zatem wykonywać swoje kompetencje w ścisłej współpracy z pozostałymi organami nadzorczymi, których sprawa dotyczy. Podobnie organy nadzorcze, których sprawa dotyczy, powinny aktywnie uczestniczyć we wczesnych etapach postępowania, aby osiągnąć porozumienie przy wykorzystaniu narzędzi przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2016/679. Powinno to być zgodne z mechanizmem kompleksowej obsługi określonym w rozporządzeniu (UE) 2016/679 i gwarantować, w stosownych przypadkach, niedyskryminacyjne traktowanie stron, pewność prawa i niezależność wydawania decyzji przez organy nadzorcze.

(11)

Jest kwestią szczególnie istotną, aby organy nadzorcze – tak szybko, jak to możliwe – porozumiały się w zakresie zasadniczych aspektów postępowania , zanim stronom objętym postępowaniem przedstawione zostaną zarzuty i  przyjęty zostanie projekt decyzji, o której mowa w art. 60 rozporządzenia (UE) 2016/679, co pozwoli ograniczyć liczbę spraw poddawanych mechanizmowi rozstrzygania sporów przewidzianemu w art. 65 rozporządzenia (UE) 2016/679 i ostatecznie zapewni szybkie rozstrzyganie spraw transgranicznych.

(11)

Jest kwestią szczególnie istotną, aby organy nadzorcze – tak szybko, jak to możliwe – porozumiały się w zakresie zasadniczych aspektów sprawy za pośrednictwem streszczenia kluczowych kwestii i uwag do tego streszczenia , zanim przyjęty zostanie projekt decyzji, o której mowa w art. 60 rozporządzenia (UE) 2016/679, co pozwoli ograniczyć liczbę spraw poddawanych mechanizmowi rozstrzygania sporów przewidzianemu w art. 65 rozporządzenia (UE) 2016/679 i ostatecznie zapewni szybkie rozstrzyganie spraw transgranicznych.

(12)

Współpraca organów nadzorczych powinna opierać się na otwartym dialogu umożliwiającym organom nadzorczym, których sprawa dotyczy, wywieranie znaczącego wpływu na przebieg postępowania w drodze wymiany doświadczeń i poglądów z wiodącym organem nadzorczym, przy należytym uwzględnieniu zakresu uznania, z którego korzysta każdy organ nadzorczy , m. in. przy ocenie, w jakim zakresie należy przeprowadzić postępowanie dotyczące sprawy, i różnych tradycji państw członkowskich. W tym celu wiodący organ nadzorczy powinien przekazać organom nadzorczym, których sprawa dotyczy, streszczenie kluczowych kwestii zawierające wstępną opinię wiodącego organu nadzorczego na temat głównych kwestii danego postępowania. Takie streszczenie należy dostarczyć na tyle wcześnie, aby umożliwić skuteczne włączenie do postępowania organów nadzorczych, których sprawa dotyczy , a jednocześnie dopiero wtedy, gdy opinia wiodącego organu nadzorczego o sprawie jest już wystarczająco utrwalona . Organy nadzorcze, których sprawa dotyczy, powinny mieć możliwość zgłoszenia uwag na temat wielu kwestii, takich jak zakres postępowania i identyfikacja złożonych ocen faktycznych i prawnych . Ponieważ od zakresu rozpatrywania danej sprawy zależy, jakie kwestie wymagają przeprowadzenia postępowania przez wiodący organ nadzorczy, organy nadzorcze powinny jak najszybciej osiągnąć porozumienie w kwestii zakresu postępowania.

(12)

Współpraca organów nadzorczych powinna opierać się na otwartym dialogu umożliwiającym organom nadzorczym, których sprawa dotyczy, wywieranie znaczącego wpływu na przebieg postępowania w drodze wymiany doświadczeń i poglądów z wiodącym organem nadzorczym . Organ nadzorczy , do którego wniesiono skargę lub który żąda podjęcia działań z urzędu , może przekazać wiodącemu organowi nadzorczemu streszczenie kluczowych kwestii zawierające wstępną opinię organu nadzorczego na temat głównych kwestii danego postępowania. Wiodący organ nadzorczy powinien sporządzić streszczenie końcowe kluczowych kwestii. Streszczenie kluczowych kwestii powinno być częścią wspólnych akt sprawy i żyjącym dokumentem aktualizowanym przez wiodący organ nadzorczy w trakcie postępowania. Takie streszczenie należy dostarczyć na tyle wcześnie, aby umożliwić skuteczne włączenie do postępowania organów nadzorczych, których sprawa dotyczy. Organy nadzorcze, których sprawa dotyczy, powinny mieć możliwość zgłoszenia uwag na temat każdej aktualizacji streszczenia kluczowych kwestii . Organy nadzorcze powinny mieć możliwość zwrócenia się do Europejskiej Rady Ochrony Danych o rozpatrzenie sporu. Organy nadzorcze powinny jak najszybciej osiągnąć porozumienie w kwestii zakresu postępowania.

(13)

Do celów skutecznej inkluzywnej współpracy między wszystkimi organami nadzorczymi, których sprawa dotyczy, a wiodącym organem nadzorczym , uwagi organów nadzorczych , których sprawa dotyczy, powinny być zwięzłe i sformułowane na tyle jasno i precyzyjnie, aby wszystkie organy nadzorcze mogły je łatwo zrozumieć. Argumenty prawne należy pogrupować według części streszczenia kluczowych kwestii, do której się one odnoszą. Uwagi organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, można uzupełnić o dodatkowe dokumenty. Odniesienie w uwagach organu nadzorczego, którego sprawa dotyczy, do dokumentów uzupełniających nie może jednak rekompensować braku istotnych argumentów prawnych lub faktycznych, które należy przedstawić w uwagach. W ramach takiej uwagi należy spójnie i zrozumiale wskazać, co najmniej w formie streszczenia, podstawowe szczegóły prawne i faktyczne, na których opierają się takie dokumenty.

(13)

Do celów skutecznej inkluzywnej współpracy między wszystkimi organami nadzorczymi, których sprawa dotyczy, a wiodącym organem nadzorczym wszelkie dokumenty przedkładane przez organy nadzorcze , których sprawa dotyczy, i strony powinny być zwięzłe i sformułowane na tyle jasno i precyzyjnie, aby wszystkie organy nadzorcze mogły je łatwo zrozumieć. Organy nadzorcze mogą zatem ograniczyć długość dokumentów przedkładanych przez strony. Argumenty prawne należy pogrupować według części streszczenia kluczowych kwestii, do której się one odnoszą.

(14)

W sprawach niespornych szeroko zakrojona dyskusja organów nadzorczych nie jest potrzebna do osiągnięcia porozumienia, w związku z czym sprawy te można rozstrzygnąć szybciej. Jeżeli żaden z organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, nie zgłasza uwag na temat streszczenia kluczowych kwestii, wiodący organ nadzorczy powinien w ciągu dziewięciu miesięcy przedstawić wstępne ustalenia, o których mowa w art. 14 .

(14)

W sprawach , które nie dotyczą kwestii spornych (sprawy niesporne), szeroko zakrojona dyskusja organów nadzorczych nie jest potrzebna do osiągnięcia porozumienia, w związku z czym sprawy te można rozstrzygnąć szybciej. Jeżeli żaden z organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, nie zgłasza uwag na temat streszczenia kluczowych kwestii, wiodący organ nadzorczy powinien przedstawić projekt decyzji w ciągu trzech miesięcy od otrzymania skargi .

(15)

Organy nadzorcze powinny wykorzystać wszystkie niezbędne środki w celu osiągnięcia porozumienia w duchu lojalnej i skutecznej współpracy. W razie rozbieżności opinii organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, i wiodącego organu nadzorczego w odniesieniu do zakresu postępowania opartego na skardze , w tym do zakresu przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679, których naruszenie będzie przedmiotem postępowania, lub jeżeli uwagi organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, dotyczą istotnej zmiany w złożonej ocenie prawnej lub technologicznej, organ, którego sprawa dotyczy, powinien wykorzystać narzędzia przewidziane w  art. 61 i  62 rozporządzenia (UE) 2016/679 .

(15)

Organy nadzorcze powinny wykorzystać wszystkie niezbędne środki w celu osiągnięcia porozumienia w duchu lojalnej i skutecznej współpracy. W razie rozbieżności opinii organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, i wiodącego organu nadzorczego w odniesieniu do zakresu lub kwestii proceduralnych danej sprawy , organy nadzorcze powinny przekazać daną kwestię Europejskiej Radzie Ochrony Danych. Europejska Rada Ochrony Danych powinna dokonać niezbędnych ustaleń proceduralnych. Europejska Rada Ochrony Danych i organy nadzorcze powinny dążyć do jak najszybszego zakończenia toczących się postępowań. Wiodący organ nadzorczy lub jeden z organów nadzorczych, których sprawa dotyczy, powinien mieć również możliwość zwrócenia się do Europejskiej Rady Ochrony Danych o pilne wydanie wiążącej decyzji bez konieczności składania wniosku na podstawie art. 61 lub 62.

(16)

Jeżeli zastosowanie tych narzędzi nie umożliwi organom nadzorczym osiągnięcia porozumienia w sprawie zakresu postępowania opartego na skardze, wiodący organ nadzorczy powinien wystąpić do Europejskiej Rady Ochrony Danych z wnioskiem o pilne wydanie wiążącej decyzji na podstawie art. 66 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679. Należy przyjąć, że w tym celu wymagane jest zastosowanie trybu pilnego. Do celów wstępnych ustaleń wiodący organ nadzorczy powinien wyciągnąć odpowiednie wnioski z wiążącej decyzji Europejskiej Rady Ochrony Danych wydanej w trybie pilnym. Taka decyzja Europejskiej Rady Ochrony Danych nie może przesądzać o wyniku postępowania prowadzonego przez wiodący organ nadzorczy ani o skuteczności prawa stron objętych postępowaniem do bycia wysłuchanym. W szczególności, Europejska Rada Ochrony Danych nie powinna z własnej inicjatywy rozszerzać zakresu postępowania.

(17)

Aby umożliwić skarżącemu skorzystanie z prawa do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem na podstawie art. 78 rozporządzenia (UE) 2016/679, organ nadzorczy odrzucający skargę w całości lub w części powinien to uczynić w drodze decyzji podlegającej zaskarżeniu do sądu krajowego.

(17)

Aby umożliwić skarżącemu skorzystanie z prawa do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem na podstawie art. 78 rozporządzenia (UE) 2016/679, rozpatrywanie skargi powinno każdorazowo prowadzić do wydania decyzji, od której można się odwołać przed sądem krajowym.

(18)

Skarżący powinni mieć możliwość przedstawienia swojej opinii zanim podjęta zostanie decyzja, która może negatywnie wpłynąć na ich sytuację. W związku z tym, w przypadku zamiaru odrzucenia skargi w sprawie transgranicznej w całości lub w części, skarżący powinien mieć możliwość wyrażenia swojej opinii zanim przedłożone zostaną projekt decyzji na podstawie art. 60 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679, zmieniony projekt decyzji na podstawie art. 60 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2016/679 lub wiążąca decyzja Europejskiej Rada Ochrony Danych na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679. Skarżący może zażądać dostępu do niepoufnej wersji dokumentów, na których opiera się decyzja o odrzuceniu skargi w całości lub w części.

(19)

W przypadku odrzucenia skargi w sprawie transgranicznej konieczne jest wyjaśnienie podziału obowiązków między wiodącym organem nadzorczym a organem nadzorczym, do którego wniesiono skargę. Organ nadzorczy, do którego wniesiono skargę, jako pełniący podczas postępowania rolę punktu kontaktowego dla skarżącego, powinien uzyskać opinię skarżącego na temat proponowanego odrzucenia skargi i powinien być odpowiedzialny za wszelką wymianę informacji ze skarżącym. Powinien on udostępniać wiodącemu organowi nadzorczemu wszelkie wymieniane informacje. Ponieważ zgodnie z art. 60 ust. 8 i 9 rozporządzenia (UE) 2016/679 organ nadzorczy, do którego wniesiono skargę, jest odpowiedzialny za przyjęcie ostatecznej decyzji o odrzuceniu skargi, ten organ nadzorczy powinien być również odpowiedzialny za przygotowanie projektu decyzji zgodnie z art. 60 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679.

(19)

W przypadku odrzucenia skargi w sprawie transgranicznej konieczne jest wyjaśnienie podziału obowiązków między wiodącym organem nadzorczym a organem nadzorczym, do którego wniesiono skargę. Organ nadzorczy, do którego wniesiono skargę, jako pełniący podczas postępowania rolę punktu kontaktowego dla skarżącego, powinien być odpowiedzialny za wszelką wymianę informacji ze skarżącym. Powinien on udostępniać wiodącemu organowi nadzorczemu wszelkie wymieniane informacje. Ponieważ zgodnie z art. 60 ust. 8 i 9 rozporządzenia (UE) 2016/679 organ nadzorczy, do którego wniesiono skargę, jest odpowiedzialny za przyjęcie ostatecznej decyzji o odrzuceniu skargi, która to decyzja musi być zgodna z krajowym prawem procesowym, dany organ nadzorczy powinien być również zaangażowany przez wiodący organ nadzorczy w  przygotowanie projektu decyzji zgodnie z art. 60 ust. 3 i każdej ostatecznej decyzji na podstawie art. 60 ust. 7–9 rozporządzenia (UE) 2016/679.

(21)

Aby skutecznie chronić prawo do dobrej administracji oraz prawo do obrony zapisane w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej („Karta”) , w tym prawo każdego do bycia wysłuchanym, zanim podejmie się indywidualne środki mogące negatywnie wpłynąć na sytuację danej osoby, ważne jest ustanowienie jasnych przepisów dotyczących wykonywania tego prawa.

(21)

Aby skutecznie chronić prawo do dobrej administracji oraz prawo do obrony zapisane w Karcie, w tym prawo każdego do bycia wysłuchanym, zanim podejmie się indywidualne środki mogące negatywnie wpłynąć na sytuację danej osoby, ważne jest ustanowienie jasnych przepisów dotyczących wykonywania tego prawa przez wszystkie strony zaangażowane w sprawę. Każda ze stron powinna móc zrzec się prawa do bycia wysłuchaną.

(22)

Przepisy dotyczące procedury administracyjnej stosowanej przez organy nadzorcze podczas egzekwowania rozporządzenia (UE) 2016/679 powinny zapewniać stronom objętym postępowaniem możliwość skutecznego przedstawienia opinii na temat prawdziwości i znaczenia faktów, zastrzeżeń i okoliczności przedstawionych przez organ nadzorczy w trakcie całego postępowania, co umożliwi im realizację prawa do obrony. We wstępnych ustaleniach przedstawia się – po przeprowadzeniu postępowania – wstępne stanowisko w sprawie ewentualnego naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Ustalenia te stanowią zatem istotną gwarancję proceduralną, która zapewnia przestrzeganie prawa do bycia wysłuchanym. Strony objęte postępowaniem powinny – w  drodze uzyskania dostępu do akt administracyjnych – otrzymać dostęp do dokumentów niezbędnych w celu skutecznej obrony i zgłoszenia uwag do stawianych im zarzutów .

(22)

Przepisy dotyczące procedury administracyjnej stosowanej przez organy nadzorcze podczas egzekwowania rozporządzenia (UE) 2016/679 powinny zapewniać stronom skuteczne prawo do bycia wysłuchanym oraz możliwość skutecznego przedstawienia opinii na temat prawdziwości i znaczenia faktów, zastrzeżeń i okoliczności przedstawionych przez organ nadzorczy w trakcie całego postępowania, co umożliwi im wykonanie prawa do obrony. We wstępnych ustaleniach przedstawia się – po przeprowadzeniu postępowania – wstępne stanowisko w sprawie ewentualnego naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Ustalenia te stanowią zatem istotną gwarancję proceduralną, która zapewnia przestrzeganie prawa do bycia wysłuchanym. Strony powinny otrzymać – w  drodze dostępu do wspólnych akt administracyjnych sprawy – wszystkie niezbędne dokumenty potrzebne im do skutecznego odniesienia się do kwestii związanych z postępowaniem .

(23)

We wstępnych ustaleniach określa się zakres postępowania, a tym samym zakres potencjalnej przyszłej ostatecznej decyzji (którą można podjąć na podstawie wiążącej decyzji Europejskiej Rady Ochrony Danych na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679), która może być skierowana do administratorów danych lub podmiotów przetwarzających dane. Wstępne ustalenia należy sformułować w sposób, który nawet jeśli jest zwięzły, jest wystarczająco jasny, aby umożliwić stronom objętym postępowaniem właściwe określenie charakteru ewentualnego naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Obowiązek udzielenia stronom objętym postępowaniem wszelkich informacji niezbędnych do umożliwienia im należytej obrony uznaje się za spełniony, jeżeli w ostatecznej decyzji nie zarzuca się stronom objętym postępowaniem naruszeń innych niż te, o których mowa we wstępnych ustaleniach, i  uwzględnia się wyłącznie te fakty, wobec których strony te miały możliwość przedstawienia swojej opinii w ramach postępowania . Ostateczna decyzja wiodącego organu nadzorczego nie musi jednak powtarzać wstępnych ustaleń. Wiodący organ nadzorczy powinien mieć możliwość uwzględnienia w ostatecznej decyzji odpowiedzi stron objętych postępowaniem na wstępne ustalenia oraz, w stosownych przypadkach, zmienionego projektu decyzji na podstawie art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz decyzji na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozstrzygającej spór między organami nadzorczymi . Wiodący organ nadzorczy powinien mieć możliwość przeprowadzenia we własnym zakresie oceny faktów i kwalifikacji prawnych przedstawionych przez strony objęte postępowaniem , aby odrzucić sprzeciwy, które organ nadzorczy uzna za bezzasadne, albo uzupełnić i ponownie sformułować swoje argumenty – zarówno faktyczne, jak i prawne – popierające sprzeciwy, które podtrzymuje. Przykładowo uwzględnienie w toku procedury administracyjnej argumentu przedstawionego przez stronę objętą postępowaniem bez umożliwienia jej wyrażenia opinii w tym temacie przed przyjęciem ostatecznej decyzji nie może samo w sobie stanowić naruszenia prawa do obrony.

(23)

Wstępne ustalenia należy sformułować w sposób, który nawet jeśli jest zwięzły, jest wystarczająco jasny, aby umożliwić stronom właściwe określenie charakteru ewentualnego naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Obowiązek udzielenia stronom wszelkich informacji niezbędnych do bycia wysłuchanym uznaje się za spełniony, jeżeli w ostatecznej decyzji uwzględnia się wyłącznie te fakty, odnośnie do których strony te mogły złożyć wyjaśnienia . Ostateczna decyzja wiodącego organu nadzorczego nie musi jednak powtarzać wstępnych ustaleń. Wiodący organ nadzorczy powinien mieć możliwość uwzględnienia w ostatecznej decyzji odpowiedzi stron na wstępne ustalenia oraz, w stosownych przypadkach, zmienionego projektu decyzji na podstawie art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz decyzji Europejskiej Rady Ochrony Danych rozstrzygającej spór między organami nadzorczymi na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) tego rozporządzenia . Wiodący organ nadzorczy powinien mieć możliwość przeprowadzenia we własnym zakresie oceny faktów i kwalifikacji prawnych przedstawionych przez strony, aby odrzucić sprzeciwy, które organ nadzorczy uzna za bezzasadne, albo uzupełnić i ponownie sformułować swoje argumenty – zarówno faktyczne, jak i prawne – popierające sprzeciwy, które podtrzymuje.

(24)

Stronom objętym postępowaniem należy zapewnić prawo do bycia wysłuchanym zanim przedłożony zostanie zmieniony projekt decyzji na podstawie art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679 lub zanim Europejska Rada Ochrony Danych przyjmie wiążącą decyzję na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679.

(24)

Stronom należy zapewnić prawo do bycia wysłuchanym na odpowiednich etapach postępowania, w szczególności zanim przedłożony zostanie zmieniony projekt decyzji na podstawie art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679 lub zanim Europejska Rada Ochrony Danych przyjmie wiążącą decyzję na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679.

(25)

Skarżący powinni mieć możliwość uczestniczenia w postępowaniu wszczętym przez organ nadzorczy w celu zidentyfikowania lub wyjaśnienia kwestii związanych z potencjalnym naruszeniem przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Fakt, że organ nadzorczy wszczął już postępowanie w sprawie przedmiotu skargi lub rozpatrzy skargę po jej otrzymaniu w ramach postępowania z urzędu, nie wyklucza kwalifikacji osoby, której dane dotyczą, jako skarżącego. Prowadzone przez organ nadzorczy postępowanie w sprawie możliwego naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 przez administratora danych lub podmiot przetwarzający dane nie stanowi jednak procesu skargowego z udziałem skarżącego i stron objętych postępowaniem. Organ nadzorczy wszczyna tę procedurę z inicjatywy własnej lub na podstawie skargi w ramach wykonywania zadań wynikających z art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679. Strony objęte postępowaniem i skarżący nie znajdują się zatem w tej samej sytuacji proceduralnej i skarżący nie może powoływać się na prawo do sprawiedliwego wysłuchania, gdy decyzja nie wpływa negatywnie na jego sytuację prawną. Zaangażowanie skarżącego w postępowanie przeciwko stronom objętym postępowaniem nie może naruszać prawa tych ostatnich do bycia wysłuchanymi.

(25)

Skarżący powinni mieć możliwość uczestniczenia w postępowaniu wszczętym przez organ nadzorczy w celu zidentyfikowania lub wyjaśnienia kwestii związanych z potencjalnym naruszeniem przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679. Fakt, że organ nadzorczy wszczął już postępowanie w sprawie przedmiotu skargi lub rozpatrzy skargę po jej otrzymaniu w ramach postępowania z urzędu, nie wyklucza kwalifikacji osoby, której dane dotyczą, jako skarżącego.

(25a)

Chociaż strony objęte postępowaniem i skarżący nie znajdują się w tej samej sytuacji proceduralnej, istnieją okoliczności, w których skarżący mogą przedstawić w trakcie postępowania dodatkowe argumenty i dowody, które przyczynią się do rozwoju postępowania. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których podmiot, organizacja lub zrzeszenie niemające charakteru zarobkowego złożyły skargę w imieniu osoby, której dane dotyczą, lub z własnej inicjatywy na podstawie art. 80 rozporządzenia (UE) 2016/679. Organy nadzoru powinny ułatwiać wysłuchanie takich skarżących na wszystkich etapach postępowania, w tym podczas postępowania z urzędu, przy jednoczesnym zachowaniu niezależności.

(26)

Skarżący powinni mieć możliwość pisemnego wypowiedzenia się w temacie wstępnych ustaleń. Nie powinni oni mieć jednak dostępu do tajemnic handlowych lub innych informacji poufnych należących do innych stron uczestniczących w postępowaniu. Skarżący nie powinni mieć ogólnego dostępu do akt administracyjnych.

(27)

Przy określaniu terminów na przedstawienie opinii w temacie wstępnych ustaleń organy nadzorcze powinny uwzględnić złożoność kwestii poruszonych w tych wstępnych ustaleniach, aby zapewnić stronom objętym postępowaniem oraz skarżącym wystarczająco dużo czasu na przedstawienie konstruktywnych opinii o poruszonych kwestiach.

(27)

Przy określaniu terminów na przedstawienie opinii w temacie wstępnych ustaleń oraz ograniczaniu długości odnośnych pism organy nadzorcze powinny uwzględnić złożoność kwestii poruszonych w tych wstępnych ustaleniach, a także zdolność stron objętych postępowaniem i skarżących do udzielenia odpowiedzi, aby zapewnić stronom wystarczająco dużo czasu na przedstawienie konstruktywnych opinii o poruszonych kwestiach. Nie powinno to jednak prowadzić do nadmiernie długich procedur.

(28)

Wymiana poglądów przed przyjęciem projektu decyzji obejmuje otwarty dialog i szeroko zakrojoną wymianę poglądów, w ramach której organy nadzorcze powinny dołożyć wszelkich starań, aby dojść do porozumienia w sprawie dalszego postępowania. Z kolei wyrażanie różnicy zdań na podstawie art. 60 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2016/679 w formie uzasadnionych sprzeciwów mających znaczenie dla sprawy, zwiększających potencjał rozstrzygania sporów między organami nadzorczymi na podstawie art. 65 rozporządzenia (UE) 2016/679 i opóźniających przyjęcie ostatecznej decyzji przez właściwy organ nadzorczy, powinno mieć miejsce w wyjątkowych przypadkach, gdy organy nadzorcze nie mogą dojść do porozumienia i, w razie potrzeby, zapewnić spójnej wykładni rozporządzenia (UE) 2016/679. Takie sprzeciwy powinno się stosować z umiarem, jedynie gdy w grę wchodzą kwestie spójnego wykonywania rozporządzenia (UE) 2016/679, ponieważ każde wniesienie uzasadnionego sprzeciwu mającego znaczenie dla sprawy powoduje odroczenie środka ochrony prawnej przysługującego osobie, której dane dotyczą. Ponieważ zakres postępowania i istotne fakty sprawy ustala się przed przekazaniem wstępnych ustaleń, organy nadzorcze, których sprawa dotyczy, nie powinny podnosić tych kwestii w uzasadnionych sprzeciwach mających znaczenie dla sprawy. Mogą je jednak podnosić w uwagach dotyczących streszczenia kluczowych kwestii, zgodnie z art. 9 ust. 3, przed przekazaniem wstępnych ustaleń stronom objętym postępowaniem.

(29)

W celu skutecznego i inkluzywnego zakończenia procedury rozstrzygania sporów, w ramach której wszystkie organy nadzorcze mają możliwość przedstawienia opinii, przy uwzględnieniu ograniczeń czasowych obowiązujących przy rozstrzyganiu sporów, forma i struktura uzasadnionych sprzeciwów mających znaczenie dla spraw powinny spełniać określone wymogi. Sprzeciwy te nie powinny zatem przekraczać określonej długości, powinny jasno określać zastrzeżenie dotyczące projektu decyzji i być sformułowane w wystarczająco jasny, spójny i precyzyjny sposób.

(29)

W celu skutecznego i inkluzywnego zakończenia procedury rozstrzygania sporów, w ramach której wszystkie organy nadzorcze mają możliwość przedstawienia opinii, przy uwzględnieniu ograniczeń czasowych obowiązujących przy rozstrzyganiu sporów, forma i struktura uzasadnionych sprzeciwów mających znaczenie dla spraw powinny spełniać określone wymogi. Sprzeciwy te powinny zatem jasno określać zastrzeżenie dotyczące projektu decyzji i być sformułowane w wystarczająco jasny, spójny i precyzyjny sposób.

(30)

Dostęp do akt administracyjnych przewidziano w  ramach – zapisanych w Karcie – prawa do obrony i prawa do dobrej administracji . W chwili powiadomienia stron objętych postępowaniem o wstępnych ustaleniach należy zapewnić im dostęp do akt administracyjnych oraz określić termin przedłożenia przez nie pisemnej odpowiedzi na wstępne ustalenia .

(30)

Dostęp do wspólnych akt sprawy można przewidzieć w  duchu prawa do dobrej administracji zapisanego w Karcie . Należy zapewnić stronom dostęp do wspólnych akt sprawy . Dostęp stron do wspólnych akt sprawy może być ograniczony na wniosek strony w celu ochrony jej praw ustawowych lub praw innych osób, lub w interesie publicznym . Takie ograniczenia muszą być proporcjonalne w świetle odpowiednich uznanych praw innych osób lub realizowanego interesu publicznego.

(31)

Przy udzielaniu dostępu do akt administracyjnych organy nadzorcze powinny zapewnić ochronę tajemnic handlowych i innych informacji poufnych. „Inne informacje poufne” obejmują informacje inne niż tajemnice handlowe, które można uznane za poufne w zakresie, w jakim ich ujawnienie mogłoby wyrządzić istotną szkodę administratorowi danych, podmiotowi przetwarzającemu dane lub osobie fizycznej. Organy nadzorcze powinny mieć możliwość żądania od stron objętych postępowaniem, przekazujących dokumenty lub oświadczenia, wskazania informacji poufnych.

(31)

Przy udzielaniu dostępu do wspólnych akt sprawy organy nadzorcze powinny zapewnić ochronę tajemnic handlowych i innych prawnie chronionych informacji poufnych oraz ochronę informacji w interesie publicznym zgodnie z obowiązującym prawem krajowym . „Inne informacje poufne” obejmują informacje inne niż tajemnice handlowe, które można uznane za poufne w zakresie, w jakim ich ujawnienie mogłoby wyrządzić istotną szkodę administratorowi danych, podmiotowi przetwarzającemu dane , osobie fizycznej lub prawnej . Organy nadzorcze powinny mieć możliwość żądania od stron objętych postępowaniem, przekazujących dokumenty lub oświadczenia, wskazania informacji poufnych i dostarczenia wersji niezawierającej takich informacji .

(33)

Wiodący organ nadzorczy, który przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia sporu w ramach procedury na podstawie art. 65 rozporządzenia (UE) 2016/679, powinien przekazać Europejskiej Radzie Ochrony Danych wszelkie niezbędne informacje umożliwiające jej ocenę dopuszczalności uzasadnionych sprzeciwów mających znaczenie dla sprawy oraz podjęcie decyzji na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679. Gdy Europejska Rada Ochrony Danych otrzyma wszystkie niezbędne dokumenty wymienione w art. 23 , przewodniczący tej Rady powinien zarejestrować przekazanie sprawy w rozumieniu art. 65 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679.

(33)

Wiodący organ nadzorczy, który przekazuje sprawę do rozstrzygnięcia sporu w ramach procedury na podstawie art. 65 rozporządzenia (UE) 2016/679, powinien przekazać Europejskiej Radzie Ochrony Danych wszelkie niezbędne informacje umożliwiające jej ocenę dopuszczalności uzasadnionych sprzeciwów mających znaczenie dla sprawy oraz podjęcie decyzji na podstawie art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679. Gdy Europejska Rada Ochrony Danych otrzyma wszystkie niezbędne dokumenty, powinna zarejestrować przekazanie sprawy zgodnie z  art. 65 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679.

(34)

Wiążąca decyzja Europejskiej Rady Ochrony Danych podjęta na mocy art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679 powinna dotyczyć wyłącznie kwestii, które doprowadziły do wszczęcia procedury rozstrzygania sporów, i powinna być sformułowana w sposób umożliwiający wiodącemu organowi nadzorczemu przyjęcie ostatecznej decyzji na podstawie decyzji Europejskiej Rady Ochrony Danych , przy jednoczesnym zachowaniu swobody uznania tego organu .

(34)

Wiążąca decyzja Europejskiej Rady Ochrony Danych podjęta na mocy art. 65 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679 powinna dotyczyć wyłącznie kwestii, które doprowadziły do wszczęcia procedury rozstrzygania sporów, i powinna być sformułowana jasnym i precyzyjnym językiem, umożliwiającym wiodącemu organowi nadzorczemu przyjęcie ostatecznej decyzji na podstawie decyzji Europejskiej Rady Ochrony Danych.

(36)

Aby usprawnić przyjmowanie przez Europejską Radę Ochrony Danych opinii oraz wiążących decyzji w trybie pilnym na podstawie art. 66 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679, konieczne jest opracowanie przepisów proceduralnych dotyczących terminu złożenia wniosku o wydanie opinii lub wiążącej decyzji w trybie pilnym, dokumentów, jakie przedkłada się Europejskiej Radzie Ochrony Danych i na których opiera ona swoją opinię lub decyzję, adresatów takiej opinii lub decyzji oraz ich skutków.

(36)

Aby usprawnić przyjmowanie przez Europejską Radę Ochrony Danych opinii oraz wiążących decyzji w trybie pilnym na podstawie art. 66 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679, konieczne jest opracowanie przepisów proceduralnych dotyczących terminu złożenia wniosku o wydanie opinii lub wiążącej decyzji w trybie pilnym, dokumentów, jakie przedkłada się Europejskiej Radzie Ochrony Danych i na których opiera ona swoją opinię lub decyzję, adresatów takiej opinii lub decyzji oraz ich skutków. Środki tymczasowe zgodnie z art. 66 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 powinny obejmować wszystkie możliwe środki w ramach uprawnień organów nadzorczych na podstawie art. 58 tego rozporządzenia.

(36a)

Europejska Rada Ochrony Danych powinna mieć możliwość zwrócenia się do organów nadzorczych o wszelkie dodatkowe informacje niezbędne do podjęcia wiążącej decyzji.

(36b)

Skarżący powinien mieć prawo do środka ochrony prawnej przed sądem w przypadku, gdy organ nadzorczy nie skorzysta ze swoich uprawnień lub w inny sposób nie podejmie niezbędnych działań wymaganych na mocy rozporządzenia (UE) 2016/679. Ponadto strony powinny mieć prawo do podjęcia działań przeciwko wiodącemu organowi nadzorczemu w przypadku bezczynności lub zbyt długich procedur. Aby zapewnić, że nie ma luki w egzekwowaniu prawa, strony w sprawie i organizacje na mocy art. 80 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 powinny być uprawnione do skorzystania ze środka ochrony prawnej przed sądem w interesie publicznym, jeżeli organ nadzorczy nie zastosuje się do decyzji Europejskiej Rady Ochrony Danych lub jeżeli uznają one, że w wyniku przetwarzania doszło do naruszenia praw osób, których dane dotyczą, wynikających z rozporządzenia (UE) 2016/679.

(38)

Zgodnie z art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych i Europejską Radą Ochrony Danych, a organy te wydały wspólną opinię w dniu [...] ,

(38)

Zgodnie z art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych i Europejską Radą Ochrony Danych, a organy te wydały wspólną opinię w dniu 19 września 2023 r. ,

1)

„strony objęte postępowaniem” oznaczają co najmniej jednego administratora danych lub podmiot przetwarzający dane, wobec którego prowadzone jest postępowanie w związku z  potencjalnym naruszeniem przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 dotyczącym transgranicznego przetwarzania danych ;

1)

„strona objęta postępowaniem” oznacza co najmniej jednego administratora danych lub podmiot przetwarzający dane, którego dotyczy skarga lub wobec którego prowadzone jest postępowanie w związku z  zarzucanym naruszeniem rozporządzenia (UE) 2016/679 , a także ich przedstawiciela lub przedstawicieli ;

1a)

„skarżący” oznacza osobę, której dane dotyczą, lub organ, organizację lub stowarzyszenie nienastawione na zysk, którzy złożyli skargę na podstawie art. 77 rozporządzenia (UE) 2016/679 i w związku z tym uznaje się ich za stronę postępowania;

1b)

„strona” oznacza stronę lub strony objęte postępowaniem, skarżącego lub skarżących oraz każdą osobę trzecią w sprawie zgodnie z definicją w prawie krajowym;

1c)

„krajowe prawo procesowe” oznacza przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne państwa członkowskiego regulujące postępowanie przed organem nadzorczym;

1d)

„procedura rozpatrywania skarg” oznacza procedurę, która prowadzi do rozstrzygnięcia skargi na podstawie art. 77 rozporządzenia (UE) 2016/679;

1e)

„procedura z urzędu” oznacza postępowanie w sprawie działalności osoby fizycznej lub prawnej, organu publicznego, agencji lub innego podmiotu, wszczęte z inicjatywy organu nadzorczego na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2016/679;

1f)

„wspólne akta sprawy” oznaczają akta elektroniczne dotyczące sprawy objętej zakresem niniejszego rozporządzenia, zarządzane przez wiodący organ nadzorczy, w których przechowywane są wszystkie istotne informacje, w szczególności dokumenty, pisma, notatki i inne informacje dotyczące danej sprawy i do których organy nadzorcze, których sprawa dotyczy, i strony w sprawie mają dostęp zdalny;

1g)

„organ nadzorczy otrzymujący skargę” oznacza organ nadzorczy, do którego wniesiono skargę, o którym mowa w art. 4 pkt 22 lit. c) rozporządzenia (UE) 2016/679;

2)

„streszczenie kluczowych kwestii” oznacza streszczenie, które wiodący organ nadzorczy ma dostarczyć organom nadzorczym, których sprawa dotyczy, w którym to streszczeniu określa się główne istotne fakty i stanowisko wiodącego organu nadzorczego w danej sprawie ;

2)

„streszczenie kluczowych kwestii” oznacza streszczenie, które wiodący organ nadzorczy ma dostarczyć organom nadzorczym, których sprawa dotyczy, w którym to streszczeniu określa się główne istotne kwestie faktyczne i prawne objęte wstępnym zakresem postępowania i stanowisko wiodącego organu nadzorczego dotyczące okoliczności faktycznych i prawnych danej sprawy ;

3)

„wstępne ustalenia” oznaczają dokument dostarczony przez wiodący organ nadzorczy stronom objętym postępowaniem , w którym przedstawia się zarzuty, istotne fakty, dowody potwierdzające, analizę prawną oraz, w stosownych przypadkach, proponowane środki naprawcze;

3)

„wstępne ustalenia” oznaczają dokument dostarczony stronom przez wiodący organ nadzorczy, w którym przedstawia się zarzuty, istotne fakty, dowody potwierdzające, analizę prawną oraz, w stosownych przypadkach, proponowane środki naprawcze;

4a)

„poufna wersja dokumentu” oznacza dokument zawierający informacje poufne lub szczególnie chronione, które mogą być prawnie zastrzeżone na mocy obowiązującego prawa unijnego lub krajowego i przepisów o ochronie danych;

4b)

„niepoufna wersja dokumentu” oznacza wersję dokumentu, w której utajniono informacje poufne lub szczególnie chronione i którą można udostępnić skarżącemu bez naruszania prawa unijnego i krajowego lub przepisów o ochronie danych.

a)

prawo do bezstronnego i sprawiedliwego rozpatrzenia sprawy oraz do równego traktowania, nawet jeśli sprawa toczy się przed różnymi organami nadzorczymi w różnych jurysdykcjach („sprawiedliwa procedura”);

b)

prawo do bycia wysłuchaną przed przyjęciem jakichkolwiek środków, które miałyby na nią niekorzystny wpływ, w tym przed podjęciem decyzji o utrzymaniu albo o całkowitym lub częściowym oddaleniu skargi („prawo do bycia wysłuchanym”);

c)

prawo dostępu do wspólnych akt sprawy, z wyjątkiem wszelkich ustaleń wewnętrznych organu nadzorczego lub ustaleń między tymi organami („przejrzystość proceduralna”).

a)

ustala, w drodze wstępnej decyzji, czy skarga dotyczy transgranicznego przetwarzania danych osobowych skarżącego, biorąc co najmniej pod uwagę:

(i)

właściwego administratora lub podmiot przetwarzający w odniesieniu do danego przetwarzania;

(ii)

liczbę jednostek organizacyjnych administratora lub podmiotu przetwarzającego w UE;

(iii)

miejsce głównej siedziby;

(iv)

działalność jednostek organizacyjnych w więcej niż jednym państwie członkowskim;

(v)

istotny wpływ lub prawdopodobny istotny wpływ na osoby, których dane dotyczą, w więcej niż jednym państwie członkowskim.

b)

ustala, który organ nadzorczy jest uznanym wiodącym organem nadzorczym zgodnie z art. 56 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz czy sprawa ma charakter krajowy zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679;

c)

podejmuje co najmniej jedno z następujących działań:

(i)

przekazuje skargę uznanemu wiodącemu organowi nadzorczemu zgodnie z art. 56 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 i informuje o tym skarżącego. Ocena dopuszczalności skargi dokonana przez organ nadzorczy, do którego skarga została wniesiona, jest wiążąca dla wiodącego organu nadzorczego; lub

(ii)

rozpatruje skargę zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679;

II

Wnoszenie i  rozpatrywanie skarg

II

Skargi i  procedury z urzędu

a)

celowość zapewnienia skarżącemu skutecznego i terminowego środka ochrony prawnej;

a)

zapewnienie skarżącemu skutecznego i terminowego środka ochrony prawnej;

b)

wagę ewentualnego naruszenia ;

b)

zbadanie wszystkich okoliczności faktycznych i prawnych wymaganych do wspólnego rozstrzygnięcia skargi i wydania decyzji na podstawie art. 60 ust. 7, 8 i 9 rozporządzenia (UE) 2016/679 ;

c)

systemowy lub powtarzalny charakter ewentualnego naruszenia .

c)

zbadanie wszelkich innych elementów niezbędnych do skutecznego egzekwowania rozporządzenia (UE) 2016/679, w tym wykonywanie z urzędu uprawnień na podstawie art. 58 ust. 2, art. 83 lub art. 84 rozporządzenia (UE) 2016/679, w szczególności w przypadku systemowych, poważnych lub powtarzalnych naruszeń .

a)

osiem tygodni w przypadku przedstawienia uwag na podstawie art. 9 ust. 3 w odniesieniu do streszczenia kluczowych kwestii lub zaktualizowanego streszczenia kluczowych kwestii;

b)

osiem tygodni, w przypadku gdy wiodący organ nadzorczy zamierza nałożyć grzywny lub inne kary;

c)

okres pomiędzy przekazaniem sprawy na mocy art. 26a ust. 1 lub 2 a podjęciem decyzji przez Europejską Radę Ochrony Danych;

d)

okres każdego przedłużenia dozwolonego przez Europejską Radę Ochrony Danych na podstawie art. 26a ust. 3.

a)

zostały spełnione warunki ugody zgodnie z akapitem 1a oraz

b)

zostanie wszczęte postępowanie z urzędu zgodnie z akapitem 1d.

a)

strona objęta postępowaniem działa w warunkach recydywy;

b)

strona objęta postępowaniem była stroną wielu innych ugód;

c)

szeroko pojęty przedmiot skargi odnosi się do dużej liczby osób, których dane dotyczą, innych niż skarżący, jest długotrwały lub ma poważny charakter; lub

d)

wykonanie uprawnień jest konieczne do zapewnienia skutecznego, proporcjonalnego i odstraszającego egzekwowania przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679.

a)

oświadczenie o statusie organu nadzorczego, którego sprawa dotyczy, oraz

b)

streszczenie kluczowych kwestii na podstawie art. 9.

a)

informuje organ nadzorczy, którego sprawa dotyczy, o wszczęciu postępowania z urzędu;

b)

informuje organ nadzorczy, którego sprawa dotyczy, że do sprawy ma zastosowanie art. 56 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz że zgodnie z art. 56 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 wiodący organ nadzorczy nie zamierza sam rozpatrywać sprawy; lub

c)

odrzuca wniosek, jeżeli uzna, że nie jest wiodącym organem nadzorczym lub że prima facie nie doszło do naruszenia rozporządzenia (UE) 2016/679.

a)

osiem tygodni w przypadku przedstawienia uwag na podstawie art. 9 ust. 3 w odniesieniu do streszczenia kluczowych kwestii lub zaktualizowanego streszczenia kluczowych kwestii;

b)

osiem tygodni, w przypadku gdy wiodący organ nadzorczy zamierza nałożyć grzywny lub inne kary;

c)

okres pomiędzy przekazaniem sprawy na mocy art. 26a a podjęciem decyzji przez Europejską Radę Ochrony Danych;

d)

okres każdego przedłużenia dozwolonego przez Europejską Radę Ochrony Danych na podstawie art. 26a ust. 3.

a)

tłumaczenie skarg i opinii skarżących na język używany do celów postępowania przez wiodący organ nadzorczy;

b)

tłumaczenie dokumentów przekazanych przez wiodący organ nadzorczy na język używany do komunikacji ze skarżącym, jeżeli konieczne jest dostarczenie tych dokumentów skarżącemu zgodnie z niniejszym rozporządzeniem lub rozporządzeniem (UE) 2016/679.

a)

informacje o wszczęciu postępowania w sprawie potencjalnego naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 ;

a)

informacje o wszczęciu postępowania z urzędu lub procedury rozpatrywania skarg ;

e)

streszczenie kluczowych kwestii w postępowaniu zgodnie z art. 9;

e)

wydanie lub aktualizację streszczenia kluczowych kwestii w postępowaniu zgodnie z art. 9;

ea)

wszelkie uwagi do streszczenia kluczowych kwestii zgodnie z art. 9 ust. 3;

f)

informacje o działaniach mających na celu stwierdzenie naruszenia rozporządzenia (UE) 2016/679, podjętych przed przygotowaniem wstępnych ustaleń;

f)

informacje o działaniach mających na celu stwierdzenie naruszenia rozporządzenia (UE) 2016/679, podjętych przed przygotowaniem wstępnych ustaleń i przed przygotowaniem projektu decyzji ;

i)

opinia skarżącego na temat wstępnych ustaleń;

i)

opinia skarżącego na temat niepoufnej wersji wstępnych ustaleń oraz, w stosownych przypadkach, innych aspektów postępowania, w odniesieniu do których skarżący złożył formalne pisma ;

ka)

wszelkie projekty decyzji zgodnie z art. 60 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 lub zmienione projekty decyzji zgodnie z art. 60 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679;

kb)

wszelkie uzasadnione sprzeciwy mające znaczenie dla sprawy zgodnie z art. 60 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2016/679;

kc)

wszelkie środki ochrony prawnej przed sądem wniesione w toku postępowania na podstawie art. 60 rozporządzenia (UE) 2016/679 lub w odniesieniu do decyzji na podstawie art. 60 ust. 7–9 rozporządzenia (UE) 2016/679.

a)

główne istotne fakty;

a)

istotne fakty;

b)

wstępne określenie zakresu postępowania, w szczególności wskazanie przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679, których potencjalne naruszenie będzie przedmiotem postępowania ;

b)

wstępne określenie zakresu postępowania, w szczególności wskazanie przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679, których dotyczy domniemane naruszenie , oraz – w stosownym przypadku – wskazanie, czy istnieją przesłanki ku temu, że doszło do ich naruszenia ;

c)

wskazanie złożonych ocen prawnych i technologicznych , które są istotne dla wstępnego ukierunkowania oceny ;

c)

wstępne oceny stanu faktycznego lub prawnego , uwzględniające wszystkie istotne opinie wyrażone przez strony przy sporządzaniu streszczenia, w tym odnośne orzecznictwo europejskie, a także wytyczne, zalecenia i najlepsze praktyki wydane przez Europejską Radę Ochrony Danych ;

a)

użyty język jest wystarczająco zrozumiały i zawiera precyzyjne terminy umożliwiające wiodącemu organowi nadzorczemu bądź organom nadzorczym, których sprawa dotyczy, przygotowanie opinii;

b)

argumenty prawne są zwięzłe i pogrupowane według części streszczenia kluczowych kwestii, do której się odnoszą;

c)

uwagi organu nadzorczego, którego sprawa dotyczy, mogą być poparte dokumentami uzupełniającymi uwagi dotyczące konkretnych punktów.

b)

wstępnych wytycznych dotyczących złożonych ocen prawnych wskazanych przez wiodący organ nadzorczy zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. c);

b)

wstępnych ocen stanu faktycznego lub prawnego wskazanych przez wiodący organ nadzorczy zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. c);

c)

wstępnych wytycznych dotyczących złożonych ocen technologicznych wskazanych przez wiodący organ nadzorczy zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. c).

ca)

wstępnego wskazania potencjalnego działania naprawczego lub działań naprawczych zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. d).

a)

dokumenty , o których mowa w art. 9 ust. 2 lit. a) i b) ;

a)

istotne informacje , o których mowa w art. 9 ust. 2 , w tym wszelkie ewentualne uaktualnienia ;

b)

uwagi organu nadzorczego , którego sprawa dotyczy, który nie zgadza się ze wstępnym określeniem zakresu postępowania dokonanym przez wiodący organ nadzorczy.

b)

uwagi organów nadzorczych , których sprawa dotyczy, które nie zgadzają się ze wstępnym określeniem zakresu postępowania lub z oceną stanu faktycznego lub prawnego elementów streszczenia kluczowych kwestii, o których mowa w art. 9 ust. 2, dokonanych przez wiodący organ nadzorczy;

ba)

dostęp do wspólnych akt sprawy.

a)

nazwa organu nadzorczego, który wydał decyzję;

b)

data wydania decyzji;

c)

bezstronne streszczenie istotnych faktów sprawy i ich źródła;

d)

podstawy prawne decyzji;

e)

wykonane uprawnienia naprawcze, kary lub inne środki; oraz

f)

informacje na temat prawa do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem zgodnie z art. 78 rozporządzenia (UE) 2016/679 i wszelkimi mającymi zastosowanie krajowymi przepisami proceduralnymi.

1f.

Informacje przekazywane stronom zgodnie z art. 60 ust. 7–9 rozporządzenia (UE) 2016/679 obejmują kopię prawnie wiążącej decyzji oraz informacje o środku ochrony prawnej dostępnym zgodnie z art. 78 rozporządzenia (UE) 2016/679.

1g.

Organy nadzorcze publikują wszystkie prawnie wiążące decyzje, które wydają, bez zbędnej zwłoki, lecz nie później niż trzy miesiące od ich przyjęcia, chyba że nowe decyzje nie odbiegają co do istoty od wcześniej opublikowanych decyzji. Zgodnie z obowiązującym prawem krajowym organy nadzorcze mogą utajnić nazwiska lub nazwy stron, wszelkie inne informacje, które mogłyby umożliwić identyfikację stron, oraz inne informacje, które są chronione na mocy obowiązującego prawa.

a)

muszą być oparte wyłącznie na elementach faktycznych ujętych w projekcie decyzji oraz

a)

muszą być oparte na elementach faktycznych ujętych w projekcie decyzji , na dowodach, wspólnych aktach sprawy lub na wszelkich dodatkowych dowodach przedłożonych wraz z uzasadnionym sprzeciwem mającym znaczenie dla sprawy;

b)

nie mogą zmieniać zakresu zarzutów w  wyniku wskazania dodatkowych zarzutów naruszenia przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 lub zmiany charakteru zarzutów już podniesionych.

b)

nie mogą zmieniać zakresu sprawy określonego w  najnowszej wersji streszczenia kluczowych kwestii; oraz

ba)

muszą jasno określać elementy projektu decyzji, które trzeba zmienić, w tym, w miarę możliwości, dokładne sformułowanie proponowanej zmiany lub wystarczająco dokładny opis proponowanej zmiany projektu decyzji.

a)

każdy uzasadniony sprzeciw mający znaczenie dla sprawy oraz stanowisko wiodącego organu nadzorczego w sprawie takiego sprzeciwu nie przekraczają trzech stron i nie zawierają załączników. W sprawach dotyczących szczególnie złożonych kwestii prawnych maksymalną długość powyższych dokumentów można podnieść do sześciu stron, chyba że Europejska Rada Ochrony Danych zaakceptuje szczególne okoliczności uzasadniające dodatkowe jej zwiększenie;

aa)

streszczenie kluczowych kwestii;

b)

streszczenie istotnych faktów;

b)

streszczenie istotnych faktów , w tym opis czynności przetwarzania, opis organizacji administratora oraz informacja o miejscu podejmowania odnośnych decyzji dotyczących celów i sposobów przetwarzania danych osobowych ;

d)

ewentualnych pisemnych opinii stron objętych postępowaniem wyrażonych na podstawie art. 14 lub 17 ;

d)

opinii pisemnych stron zgodnie z art. 14;

e)

ewentualne pisemne opinie skarżących wyrażone na podstawie art. 11, 12 lub 15;

f)

uzasadnione sprzeciwy mające znaczenie dla sprawy, do których nie przychylił się wiodący organ nadzorczy;

f)

uzasadnione sprzeciwy mające znaczenie dla sprawy, do których nie przychylił się wiodący organ nadzorczy , oraz sprzeciwy, które wiodący organ nadzorczy odrzucił jako nieuzasadnione i niemające znaczenia dla sprawy ;

g)

powody, dla których wiodący organ nadzorczy nie przychylił się do uzasadnionych sprzeciwów mających znaczenie dla sprawy lub uznał, że sprzeciwy te nie są uzasadnione lub nie są istotne dla sprawy.

g)

powody, dla których wiodący organ nadzorczy nie przychylił się do sprzeciwów lub odrzucił sprzeciwy jako nieuzasadnione lub niemające znaczenia dla sprawy;

ga)

dostęp do wspólnych akt sprawy.