(2)

Al fine di garantire un regolare ed efficace funzionamento del meccanismo di cooperazione e del meccanismo di composizione delle controversie previsti dagli articoli 60 e 65 del regolamento (UE) 2016/679, è necessario stabilire norme relative allo svolgimento dei procedimenti da parte delle autorità di controllo nei casi transfrontalieri e da parte del comitato durante la composizione delle controversie, compresa la gestione dei reclami transfrontalieri. Per tale motivo è inoltre necessario stabilire norme relative all'esercizio del diritto delle parti oggetto dell'indagine di essere ascoltate prima dell'adozione delle decisioni da parte delle autorità di controllo e, se del caso, del comitato.

(2)

Al fine di garantire un regolare ed efficace funzionamento del meccanismo di cooperazione e del meccanismo di composizione delle controversie previsti dagli articoli 60 e 65 del regolamento (UE) 2016/679, è necessario stabilire norme relative allo svolgimento dei procedimenti da parte delle autorità di controllo nei casi transfrontalieri e da parte del comitato durante la composizione delle controversie, compresa la gestione dei reclami transfrontalieri. Per tale motivo è inoltre necessario stabilire norme relative all'esercizio del diritto delle parti di essere ascoltate prima dell'adozione delle decisioni da parte delle autorità di controllo e, se del caso, del comitato. Il presente regolamento mira, pertanto, a tutelare il diritto a una buona amministrazione sancito dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea (in appresso la «Carta»). Per conseguire tale obiettivo, nell'applicare le disposizioni del presente regolamento, tutte le autorità preposte alla protezione dei dati dovrebbero agire in modo imparziale e indipendente e nel rispetto dello Stato di diritto, come sancito dall'articolo 2 del trattato sull'Unione europea.

(2 bis)

Il presente regolamento e il capo VII del regolamento (UE) 2016/679 disciplinano soltanto alcuni elementi della procedura di cooperazione, qualora le autorità di controllo di più di uno Stato membro vi partecipino. Il presente regolamento non si applica qualora una parte presenti un reclamo direttamente a un'autorità di controllo capofila in un altro Stato membro.

(2 ter)

Alle autorità di controllo dovrebbe applicarsi il diritto procedurale di ciascuno Stato membro nella misura in cui il presente regolamento non armonizzi una questione. Alcuni elementi procedurali, come l'onere orizzontale della prova a carico del titolare del trattamento di cui all'articolo 5, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679, sono già disciplinati dal diritto dell'Unione. Conformemente al primato del diritto dell'Unione, le autorità di controllo non dovrebbero applicare il diritto procedurale nazionale qualora questo sia in contrasto con il presente regolamento e con il regolamento (UE) 2016/679. La cooperazione tra le autorità di controllo non dovrebbe essere limitata a causa di differenze nel diritto procedurale nazionale. Le autorità di controllo dovrebbero avvalersi di tutte le opzioni previste dal diritto nazionale applicabile per consentire alle parti di un altro Stato membro di partecipare alle procedure. Ciò può includere la partecipazione a distanza in videoconferenza, il ricorso agli interpreti o ai mezzi di comunicazione comunemente accessibili.

(3)

I reclami costituiscono una fonte essenziale di informazioni per l'accertamento delle violazioni delle norme in materia di protezione dei dati. La definizione di procedure chiare ed efficienti per la gestione dei reclami nei casi transfrontalieri è necessaria in quanto il reclamo può essere trattato da un'autorità di controllo diversa da quella cui esso è stato proposto.

(3)

I reclami costituiscono una fonte essenziale di informazioni per l'accertamento delle violazioni delle norme in materia di protezione dei dati. La definizione di procedure chiare ed efficienti per la gestione dei reclami nei casi transfrontalieri è necessaria in quanto il reclamo può essere trattato da un'autorità di controllo diversa da quella cui esso è stato proposto. A tal fine, si raccomanda l'istituzione di un meccanismo efficiente di comunicazione tra le autorità di controllo e il ricorso ad esso, in modo da agevolare la condivisione rapida e sicura delle informazioni necessarie a risolvere i reclami conformemente alle norme in materia di protezione dei dati.

(4)

Per essere ricevibile un reclamo dovrebbe contenere determinate informazioni specifiche . Pertanto, al fine di assistere i reclamanti nella presentazione dei fatti necessari alle autorità di controllo, è opportuno che sia fornito un modulo di reclamo. Le informazioni specificate nel modulo dovrebbero essere richieste solo nei casi di trattamento transfrontaliero ai sensi del regolamento (UE) 2016/679, sebbene il modulo possa essere utilizzato dalle autorità di controllo per casi che non riguardano questo tipo di trattamento. Il modulo può essere trasmesso per via elettronica o per posta. La comunicazione delle informazioni elencate nel modulo dovrebbe essere una condizione affinché un reclamo relativo a un trattamento transfrontaliero sia trattato come un reclamo ai sensi dell'articolo 77 del regolamento (UE) 2016/679 . Ai fini della ricevibilità del reclamo non dovrebbero essere richieste ulteriori informazioni. Dovrebbe essere possibile per le autorità di controllo agevolare la proposizione dei reclami in un formato elettronico di facile impiego e tenendo conto delle esigenze delle persone con disabilità , purché le informazioni richieste al reclamante corrispondano a quelle richieste dal modulo e non siano necessarie ulteriori informazioni ai fini della ricevibilità del reclamo .

(4)

Per essere ricevibile un reclamo dovrebbe contenere determinate informazioni minime relative alla presunta violazione, sia essa in corso o avvenuta nel passato. La cessazione di una violazione non dovrebbe costituire un motivo sufficiente per il rigetto di un reclamo . Pertanto, al fine di assistere i reclamanti nella presentazione dei fatti necessari alle autorità di controllo, è opportuno che sia fornito un modello di reclamo. Le informazioni specificate nel modello dovrebbero essere richieste solo nei casi di trattamento transfrontaliero ai sensi del regolamento (UE) 2016/679, sebbene il modello possa essere utilizzato dalle autorità di controllo per casi che non riguardano questo tipo di trattamento. Le informazioni possono essere trasmesse per via elettronica o per posta. Ai fini della ricevibilità del reclamo non dovrebbero essere richieste ulteriori informazioni. Qualora il reclamo non soddisfi i requisiti minimi, l'autorità di controllo dovrebbe respingerlo e informare il reclamante in merito alle informazioni mancanti. Il reclamante può, quindi, ripresentare un reclamo completo. Anche se il reclamante non dovrebbe essere tenuto a contattare la parte oggetto dell'indagine prima di proporre un reclamo, se il medesimo era in contatto con la parte oggetto dell'indagine prima della presentazione del reclamo relativo alla medesima questione, dovrebbe trasmettere la comunicazione riguardante tale contatto . Dovrebbe essere possibile per le autorità di controllo agevolare la proposizione dei reclami in un formato elettronico di facile impiego e tenendo conto delle esigenze delle persone con disabilità.

(5)

Le autorità di controllo sono obbligate a decidere in merito ai reclami entro un termine ragionevole. La ragionevolezza del termine dipende dalle circostanze di ciascun caso, in particolare dal contesto, dalle diverse fasi procedurali seguite dall'autorità di controllo capofila, dal comportamento delle parti nel corso della procedura e dalla complessità del caso.

(5)

Le autorità di controllo sono obbligate a decidere in merito ai reclami entro un termine ragionevole. La ragionevolezza del termine dipende dalle circostanze di ciascun caso, in particolare dal contesto, dalle diverse fasi procedurali seguite dall'autorità di controllo capofila, dal comportamento delle parti nel corso della procedura e dalla complessità del caso. L'articolo 6 della Convenzione europea dei diritti dell'uomo (CEDU) e gli articoli 41 e 47 della Carta prevedono una durata complessiva delle procedure ragionevole. Dal momento che ciò include i ricorsi giurisdizionali ai sensi dell'articolo 78 del regolamento (UE) 2016/679, le procedure dinanzi alle autorità di controllo non dovrebbero in genere durare più di nove mesi, a meno che non si verifichino circostanze eccezionali. Il presente regolamento prevede proroghe per ritardi o interruzioni che esulano dal controllo dell'autorità di controllo capofila. A tal fine, dovrebbero essere garantiti finanziamenti e personale sufficienti per consentire una gestione tempestiva ed efficace dei casi che non pregiudichi il diritto a una buona amministrazione.

(5 bis)

La diretta interazione tra le autorità di controllo degli Stati membri e le parti è disciplinata dal diritto procedurale nazionale, nella misura in cui non prevalgono il regolamento (UE) 2016/679, il presente regolamento o il diritto dell'Unione. In caso di interazione indiretta tra un'autorità di controllo capofila e una parte tramite un'altra autorità di controllo, il diritto procedurale di quest'ultima autorità dovrebbe applicarsi a qualsiasi interazione diretta con la parte. Conformemente all'articolo 56, paragrafo 6, del regolamento (UE) 2016/679, il reclamante ha il diritto di comunicare esclusivamente con l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo. Ciò non impedisce al reclamante di comunicare direttamente con un'altra autorità di controllo, compresa l'autorità di controllo capofila, che potrebbe essere più efficiente.

(5 ter)

Per garantire che i requisiti minimi di procedure eque ed efficienti siano soddisfatti in tutti i casi transfrontalieri, anche negli Stati membri in cui non esiste un diritto procedurale nazionale codificato, il regolamento stabilisce norme direttamente applicabili sulla base dell'articolo 41 della Carta.

(5 quater)

Dovrebbe essere possibile applicare, conformemente al diritto procedurale nazionale applicabile all'autorità di controllo con cui la parte interagisce direttamente, limitazioni strettamente necessarie e proporzionate in relazione alla divulgazione o all'ulteriore utilizzo di informazioni tutelate per legge, quali i dati personali o i segreti commerciali protetti a norma della direttiva (UE) 2016/943 (1 bis). Tali informazioni potrebbero includere le deliberazioni interne e il processo decisionale dell'autorità. È opportuno applicare le misure meno invasive, quali la limitazione dell'uso delle informazioni o l'oscuramento delle informazioni. Le parti dovrebbero sempre essere informate in merito alla mancata comunicazione di informazioni e alle relative ragioni.

(5 quinquies)

L'autorità di controllo capofila gestisce il caso in conformità del presente regolamento, del regolamento (UE) 2016/679 e del relativo diritto procedurale nazionale, cooperando pienamente con le altre autorità di controllo in uno spirito di comprensione comune e di fiducia. Le altre autorità di controllo dovrebbero fornire le informazioni pertinenti e i loro pareri all'autorità di controllo capofila. L'autorità di controllo capofila dovrebbe strutturare il caso in modo efficiente e opportuno, tenendo pienamente conto dei pareri delle altre autorità di controllo. Allo stesso tempo, la procedura dovrebbe essere in linea con il regolamento (UE) 2016/679, in particolare il sistema di risoluzione delle controversie dello sportello unico e le competenze dell'autorità di controllo capofila.

(5 sexies)

Le autorità di controllo possono anche avviare procedure aggiuntive, ad esempio in caso di violazioni sistemiche o ripetitive. Ciò non dovrebbe tuttavia comportare alcuna interferenza con i diritti delle parti.

(5 septies)

Eventuali violazioni possono riguardare i diritti di più interessati, pertanto potrebbe essere necessario utilizzare in altre procedure le prove derivanti dalle procedure, al fine di agevolare una procedura efficiente e un processo decisionale coerente. Ai fini di una valutazione oggettiva della quantità dei danni immateriali sulla base dell'interessato medio, gli organi giurisdizionali civili possono beneficiare del fatto di potersi basare su fatti ed elementi di prova accertati per determinare un ricorso a norma dell'articolo 82 del regolamento (UE) 2016/679.

(5 octies)

Ciascuna autorità di controllo dovrebbe definire una o più lingue che accetta per le informazioni in entrata da altre autorità di controllo. Dovrebbe essere definito un ulteriore «linguaggio di cooperazione» congiunto che tutte le autorità di controllo devono accettare per le informazioni in entrata o in uscita. In caso di ricorsi giurisdizionali, l'autorità di controllo contro la quale viene proposto un ricorso giurisdizionale dovrebbe avere il dovere di tradurre tutti i documenti pertinenti nelle lingue accettate.

(6)

Ogni reclamo trattato da un'autorità di controllo ai sensi dell'articolo 57, paragrafo 1, lettera f), del regolamento (UE) 2016/679 deve essere sottoposto a indagine con la dovuta diligenza e nell'entità opportuna, tenendo presente che i poteri delle autorità di controllo devono essere esercitati sempre in modo appropriato, necessario e proporzionato al fine di assicurare la conformità al regolamento (UE) 2016/679 . La decisione sull'entità dell'indagine da svolgere su un reclamo rientra nella discrezionalità di ciascuna autorità competente . Nel valutare l'opportuna entità dell'indagine le autorità di controllo dovrebbero mirare a fornire una risoluzione soddisfacente al reclamante, il che non richiede necessariamente un'indagine esaustiva su tutti i possibili elementi giuridici e fattuali derivanti dal reclamo, ma offre al reclamante un rimedio efficace e rapido . La valutazione dell'entità delle misure di indagine necessarie potrebbe basarsi sulla gravità della presunta violazione, sulla sua natura sistematica o ripetitiva o, se del caso, sul fatto che il reclamante si sia avvalso anche dei diritti di cui all'articolo 79 del regolamento (UE) 2016/679.

(6)

Ogni reclamo trattato da un'autorità di controllo ai sensi dell'articolo 57, paragrafo 1, lettera f), del regolamento (UE) 2016/679 deve essere sottoposto a indagine con la dovuta diligenza e nell'entità opportuna, tenendo presente che i poteri delle autorità di controllo devono essere esercitati sempre in modo efficace, proporzionato e dissuasivo al fine di assicurare la conformità al regolamento (UE) 2016/679. Nel valutare l'opportuna entità dell'indagine le autorità di controllo dovrebbero mirare a fornire una risoluzione soddisfacente al reclamante, il che richiede un'indagine su tutti i pertinenti elementi giuridici e fattuali derivanti dal reclamo, al fine di garantire che sia possibile adottare congiuntamente una decisione e che al reclamante possa essere offerto tempestivamente un rimedio efficace. Fatta salva la necessità di fornire una soluzione soddisfacente al reclamante entro un breve lasso di tempo, le autorità di controllo dovrebbero svolgere le indagini in una misura tale da consentire loro di accertare se un reclamo indichi violazioni più gravi o sistemiche. Onde garantire un esito rapido, è importante pianificare la procedura. Le autorità di controllo non dovrebbero fare riferimento ai diritti di cui all'articolo 79 del regolamento (UE) 2016/679 come motivo per limitare l'indagine in merito a un reclamo . Per garantire il rispetto dell'articolo 47 della Carta, la gestione di un reclamo dovrebbe sempre portare a una decisione impugnabile. A meno che il reclamo non venga ritirato, non dovrebbe essere possibile chiuderlo o altrimenti archiviarlo senza una decisione che possa essere sottoposta a controllo giurisdizionale.

(7)

È opportuno che l'autorità di controllo capofila fornisca all' autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo le informazioni necessarie sullo stato di avanzamento dell'indagine al fine di fornire aggiornamenti al reclamante .

(7)

È opportuno che l'autorità di controllo capofila fornisca alle autorità di controllo un accesso remoto immediato a un fascicolo congiunto che contenga tutti i documenti pertinenti del caso, comprese tutte le informazioni interne o riservate, nonché una traduzione di tutti i documenti nella lingua di cooperazione. Inoltre, l'autorità di controllo capofila dovrebbe informare attivamente le altre autorità di controllo sui cambiamenti importanti che potrebbero richiedere un'azione imminente o una maggiore attenzione. La definizione di procedure chiare ed efficienti per la gestione dei reclami nei casi transfrontalieri è altresì necessaria, in quanto il reclamo può essere trattato da un'autorità di controllo diversa da quella cui esso è stato proposto.

(8)

È opportuno che l'autorità di controllo competente fornisca al reclamante l'accesso ai documenti in base ai quali l'autorità di controllo ha raggiunto una conclusione preliminare di rigetto totale o parziale del reclamo .

(8)

È opportuno che l'autorità di controllo competente fornisca alle parti l'accesso remoto al fascicolo congiunto, ma in demeritate circostanze potrebbe limitare tale diritto di accesso. Tale accesso dovrebbe consentire il diritto a un ricorso effettivo dinanzi a un giudice in linea con l'articolo 47 della Carta .

(9)

Al fine di porre rapidamente fine alle violazioni del regolamento (UE) 2016/679 e di fornire una rapida risoluzione ai reclamanti, è opportuno che le autorità di controllo si adoperino , se del caso, per risolvere i reclami mediante composizione amichevole. Il fatto che un singolo reclamo sia stato risolto mediante composizione amichevole non impedisce all'autorità di controllo competente di portare avanti un caso d'ufficio, ad esempio nel caso di violazioni sistematiche o ripetute del regolamento (UE) 2016/679.

(9)

Al fine di porre rapidamente fine alle violazioni del regolamento (UE) 2016/679 e di fornire una rapida risoluzione ai reclamanti, le autorità di controllo dovrebbero essere in grado di adoperarsi , se del caso, per risolvere i reclami mediante composizione amichevole tra le parti. Le autorità di controllo non dovrebbero subordinare la gestione di un reclamo alla partecipazione a un processo di composizione amichevole. Le risoluzioni dovrebbero poter assumere la forma di un contratto tra le parti ai sensi della legge applicabile, ma dovrebbero vincolare le autorità . Il fatto che un singolo reclamo sia stato risolto mediante composizione amichevole non impedisce all'autorità di controllo competente di portare avanti un caso d'ufficio, ad esempio nel caso di violazioni sistematiche o ripetute del regolamento (UE) 2016/679. Tuttavia, tale possibilità d'ufficio non dovrebbe essere utilizzata per rinviare le decisioni sui reclami.

(10)

Al fine di garantire l'efficace funzionamento del meccanismo di cooperazione e del meccanismo di coerenza di cui al capo VII del regolamento (UE) 2016/679, è importante che i casi transfrontalieri siano risolti tempestivamente e in linea con lo spirito di leale ed efficace cooperazione sotteso all'articolo 60 del regolamento (UE) 2016/679. È opportuno che l'autorità di controllo capofila eserciti la propria competenza in un quadro di stretta cooperazione con le altre autorità di controllo interessate. Allo stesso modo, le autorità di controllo interessate dovrebbero impegnarsi attivamente nell'indagine nelle prime fasi, nell'adoperarsi per raggiungere un consenso, sfruttando appieno gli strumenti forniti dal regolamento (UE) 2016/679.

(10)

Al fine di garantire l'efficace funzionamento del meccanismo di cooperazione e del meccanismo di coerenza di cui al capo VII del regolamento (UE) 2016/679, è importante che i casi transfrontalieri siano risolti tempestivamente e in linea con lo spirito di leale ed efficace cooperazione sotteso all'articolo 60 del regolamento (UE) 2016/679. È opportuno che l'autorità di controllo capofila eserciti la propria competenza in un quadro di stretta cooperazione con le altre autorità di controllo interessate. Allo stesso modo, le autorità di controllo interessate dovrebbero impegnarsi attivamente nell'indagine nelle prime fasi, nell'adoperarsi per raggiungere un consenso, sfruttando appieno gli strumenti forniti dal regolamento (UE) 2016/679. Ciò dovrebbe essere in linea con il meccanismo dello «sportello unico» previsto dal regolamento (UE) 2016/679 e dovrebbe garantire, ove applicabile, il trattamento non discriminatorio delle parti, la certezza del diritto e l'indipendenza delle autorità di controllo di emanare decisioni.

(11)

È particolarmente importante che le autorità di controllo raggiungano un consenso sugli aspetti chiave dell'indagine il prima possibile e prima della comunicazione delle accuse alle parti oggetto dell'indagine e dell'adozione del progetto di decisione di cui all'articolo 60 del regolamento (UE) 2016/679, riducendo così il numero di casi sottoposti al meccanismo di composizione delle controversie di cui all'articolo 65 del regolamento (UE) 2016/679 e garantendo, in ultima analisi, la rapida risoluzione dei casi transfrontalieri.

(11)

È particolarmente importante che le autorità di controllo raggiungano un consenso sugli aspetti chiave del caso attraverso la sintesi delle questioni chiave e le osservazioni sulla sintesi il prima possibile e prima dell'adozione del progetto di decisione di cui all'articolo 60 del regolamento (UE) 2016/679, riducendo così il numero di casi sottoposti al meccanismo di composizione delle controversie di cui all'articolo 65 del regolamento (UE) 2016/679 e garantendo, in ultima analisi, la rapida risoluzione dei casi transfrontalieri.

(12)

È opportuno che la cooperazione tra le autorità di controllo si basi su un dialogo aperto che consenta alle autorità di controllo interessate di incidere in modo significativo sul corso dell'indagine condividendo le loro esperienze e opinioni con l'autorità di controllo capofila , tenendo in debito conto il margine di discrezionalità di cui gode ciascuna autorità di controllo , anche nella valutazione dell'entità opportuna dell'indagine da svolgere su un caso, e le diverse tradizioni degli Stati membri. A tal fine, l' autorità di controllo capofila dovrebbe fornire alle autorità di controllo interessate una sintesi delle questioni chiave che illustri la sua opinione preliminare sulle questioni principali dell'indagine. Tale sintesi dovrebbe essere fornita in una fase sufficientemente precoce per consentire l'effettivo coinvolgimento delle autorità di controllo interessate , ma allo stesso tempo in una fase in cui le opinioni dell'autorità di controllo capofila sul caso sono sufficientemente sviluppate . Le autorità di controllo interessate dovrebbero avere l'opportunità di formulare le proprie osservazioni su un'ampia varietà di questioni, come l'ambito dell'indagine e l'individuazione di valutazioni complesse di natura fattuale e giuridica. Dal momento che l'ambito dell'indagine determina le questioni su cui l'autorità di controllo capofila deve svolgere l'indagine, le autorità di controllo dovrebbero adoperarsi per raggiungere quanto prima un consenso sull'ambito dell'indagine.

(12)

È opportuno che la cooperazione tra le autorità di controllo si basi su un dialogo aperto che consenta alle autorità di controllo interessate di incidere in modo significativo sul corso dell'indagine condividendo le loro esperienze e opinioni con l'autorità di controllo capofila . L' autorità di controllo capofila cui è stato proposto un reclamo o che chiede un'azione d'ufficio dovrebbe fornire all' autorità di controllo capofila una sintesi delle questioni chiave che illustri la sua opinione preliminare sulle questioni principali dell'indagine . L'autorità di controllo capofila dovrebbe redigere la sintesi delle questioni chiave. La sintesi delle questioni chiave dovrebbe far parte del fascicolo congiunto e dovrebbe essere un documento vivente aggiornato dall'autorità di controllo capofila nel corso della procedura . Tale sintesi dovrebbe essere fornita in una fase sufficientemente precoce per consentire l'effettivo coinvolgimento delle autorità di controllo interessate. Le autorità di controllo interessate dovrebbero avere l'opportunità di formulare le proprie osservazioni su qualsiasi aggiornamento della sintesi delle questioni chiave. Le autorità di controllo dovrebbero poter sollevare eventuali controversie al comitato. Le autorità di controllo dovrebbero adoperarsi per raggiungere quanto prima un consenso sull'ambito dell'indagine.

(13)

Nell'interesse di una cooperazione efficace e inclusiva tra l'autorità di controllo capofila e tutte le autorità di controllo interessate, è opportuno che le osservazioni di queste ultime siano concise e formulate in termini sufficientemente chiari e precisi da essere facilmente comprensibili per tutte le autorità di controllo. Gli argomenti giuridici dovrebbero essere raggruppati in base alla parte della sintesi delle questioni chiave a cui si riferiscono. Le osservazioni delle autorità di controllo interessate possono essere integrate da documenti supplementari . Tuttavia un semplice riferimento a documenti supplementari nelle osservazioni di un'autorità di controllo interessata non può compensare l'assenza degli argomenti essenziali, di diritto o di fatto, che dovrebbero figurarvi. I dati giuridici e fattuali di base contenuti in tali documenti dovrebbero essere indicati, almeno in forma sintetica, in modo coerente e comprensibile nell'osservazione stessa.

(13)

Nell'interesse di una cooperazione efficace e inclusiva tra l'autorità di controllo capofila e tutte le autorità di controllo interessate, è opportuno che i documenti presentati da queste ultime e dalle parti siano concisi e formulati in termini sufficientemente chiari e precisi da essere facilmente comprensibili per tutte le autorità di controllo. Le autorità di controllo possono, pertanto, limitare la lunghezza delle osservazioni delle parti. Gli argomenti giuridici dovrebbero essere raggruppati in base alla parte della sintesi delle questioni chiave a cui si riferiscono.

(14)

I casi che non sollevano questioni controverse non richiedono una discussione esaustiva tra le autorità di controllo per raggiungere un consenso e potrebbero quindi essere trattati più rapidamente. Qualora nessuna delle autorità di controllo interessate formuli osservazioni in merito alla sintesi delle questioni chiave, è opportuno che l'autorità di controllo capofila comunichi le constatazioni preliminari di cui all'articolo 14 entro nove mesi.

(14)

I casi che non sollevano questioni controverse (casi non controversi) non richiedono una discussione esaustiva tra le autorità di controllo per raggiungere un consenso e potrebbero quindi essere trattati più rapidamente. Qualora nessuna delle autorità di controllo interessate formuli osservazioni in merito alla sintesi delle questioni chiave, è opportuno che l'autorità di controllo capofila comunichi il progetto di decisione entro tre mesi dal ricevimento del reclamo .

(15)

È opportuno che le autorità di controllo si avvalgano di tutti i mezzi necessari per raggiungere un consenso in uno spirito di leale ed efficace cooperazione. Pertanto, laddove vi sia una divergenza di opinioni tra le autorità di controllo interessate e l'autorità di controllo capofila in merito all'ambito di un'indagine basata su un reclamo, comprese le disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 la cui violazione sarà oggetto di indagine, o laddove le osservazioni delle autorità di controllo interessate riguardino un cambiamento importante nella valutazione giuridica o tecnologica complessa, è opportuno che l'autorità interessata utilizzi gli strumenti previsti dagli articoli 61 e 62 del regolamento (UE) 2016/679 .

(15)

È opportuno che le autorità di controllo si avvalgano di tutti i mezzi necessari per raggiungere un consenso in uno spirito di leale ed efficace cooperazione. Pertanto, laddove vi sia una divergenza di opinioni tra le autorità di controllo interessate e l'autorità di controllo capofila in merito all'ambito o alle questioni procedurali di un caso, le autorità di controllo dovrebbero sollevare rapidamente la questione al comitato. Il comitato dovrebbe adottare le necessarie determinazioni procedurali. Il comitato e le autorità di controllo dovrebbero adoperarsi al fine di completare i procedimenti in corso quanto prima. L'autorità di controllo capofila o una delle autorità di controllo interessate dovrebbe altresì poter chiedere una decisione vincolante d'urgenza del comitato senza che sia stata presentata una richiesta ai sensi dell'articolo 61 o 62.

(16)

Qualora l'uso di tali strumenti non consenta alle autorità di controllo di raggiungere un consenso sull'ambito di un'indagine basata su un reclamo, è opportuno che l'autorità di controllo capofila chieda una decisione vincolante d'urgenza del comitato ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679. A tal fine, è opportuno presupporre soddisfatto il requisito dell'urgenza. L'autorità di controllo capofila dovrebbe trarre conclusioni appropriate dalla decisione vincolante d'urgenza del comitato ai fini delle constatazioni preliminari. La decisione vincolante d'urgenza del comitato non può pregiudicare l'esito dell'indagine svolta dall'autorità di controllo capofila o l'effettività dei diritti delle parti oggetto dell'indagine di essere ascoltate. In particolare, il comitato non dovrebbe estendere l'ambito dell'indagine di propria iniziativa.

(17)

Al fine di consentire al reclamante di esercitare il proprio diritto a un ricorso giurisdizionale effettivo ai sensi dell'articolo 78 del regolamento (UE) 2016/679, l'autorità di controllo che rigetta in tutto o in parte un reclamo dovrebbe farlo mediante una decisione che possa essere impugnata dinanzi a un organo giurisdizionale nazionale.

(17)

Al fine di consentire al reclamante di esercitare il proprio diritto a un ricorso giurisdizionale effettivo ai sensi dell'articolo 78 del regolamento (UE) 2016/679, la gestione di qualsiasi reclamo dovrebbe sempre comportare una decisione che possa essere impugnata dinanzi a un organo giurisdizionale nazionale.

(18)

È opportuno che i reclamanti abbiano la possibilità di esprimere le proprie opinioni prima che sia adottata una decisione che arrechi loro pregiudizio. Pertanto, in caso di rigetto totale o parziale di un reclamo in un caso transfrontaliero, il reclamante dovrebbe avere la possibilità di esprimersi prima della trasmissione di un progetto di decisione ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679, di un progetto di decisione riveduto ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 o di una decisione vincolante del comitato ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679. Il reclamante può richiedere l'accesso alla versione non riservata dei documenti su cui si basa la decisione di rigetto totale o parziale del reclamo.

(19)

In caso di rigetto di un reclamo nell'ambito di un caso transfrontaliero, è necessario chiarire la ripartizione delle responsabilità tra l'autorità di controllo capofila e l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo. In quanto punto di contatto per il reclamante durante l'indagine, l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo dovrebbe ricevere le opinioni del reclamante sulla proposta di rigetto del reclamo ed essere responsabile di tutte le comunicazioni con il reclamante. Tutte queste comunicazioni dovrebbero essere condivise con l'autorità di controllo capofila. Poiché ai sensi dell'articolo 60, paragrafi 8 e 9, del regolamento (UE) 2016/679 l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo ha la responsabilità di adottare la decisione definitiva di rigetto del reclamo, tale autorità di controllo dovrebbe avere anche la responsabilità di preparare il progetto di decisione ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679.

(19)

In caso di rigetto di un reclamo nell'ambito di un caso transfrontaliero, è necessario chiarire la ripartizione delle responsabilità tra l'autorità di controllo capofila e l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo. In quanto punto di contatto per il reclamante durante l'indagine, l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo dovrebbe essere responsabile di tutte le comunicazioni con il reclamante. Tutte queste comunicazioni dovrebbero essere condivise con l'autorità di controllo capofila. Poiché ai sensi dell'articolo 60, paragrafi 8 e 9, del regolamento (UE) 2016/679 l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo ha la responsabilità di adottare la decisione definitiva di rigetto del reclamo che deve essere conforme al diritto procedurale nazionale , tale autorità di controllo dovrebbe essere anche coinvolta dall'autorità di controllo capofila nel preparare il progetto di decisione ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 3 e di qualsiasi decisione definitiva ai sensi dell'articolo 60, paragrafi da 7 a 9, del regolamento (UE) 2016/679.

(21)

Al fine di salvaguardare efficacemente il diritto a una buona amministrazione e i diritti della difesa sanciti dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea («Carta») , compreso il diritto di ogni persona di essere ascoltata prima che nei suoi confronti sia adottato un provvedimento individuale che le rechi pregiudizio, è importante prevedere norme chiare sull'esercizio di tale diritto.

(21)

Al fine di salvaguardare efficacemente il diritto a una buona amministrazione e i diritti della difesa sanciti dalla Carta, compreso il diritto di ogni persona di essere ascoltata prima che nei suoi confronti sia adottato un provvedimento individuale che le rechi pregiudizio, è importante prevedere norme chiare sull'esercizio di tale diritto per tutte le parti coinvolte in un caso . Ogni parte dovrebbe avere il diritto di rinunciare al diritto di essere ascoltata.

(22)

Le norme relative alla procedura amministrativa applicata dalle autorità di controllo nell'applicazione del regolamento (UE) 2016/679 dovrebbero garantire che le parti oggetto dell'indagine siano messe effettivamente in grado di esprimersi sulla realtà e sulla pertinenza dei fatti e sulle obiezioni e sulle circostanze addotte dall'autorità di controllo nel corso dell'intera procedura, consentendo loro così di esercitare i propri diritti della difesa. Le constatazioni preliminari illustrano la posizione preliminare sulla presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679 a seguito delle indagini. Pertanto esse costituiscono una garanzia procedurale fondamentale che assicura il rispetto del diritto di essere ascoltati. È opportuno che alle parti oggetto dell'indagine siano forniti i documenti necessari per difendersi efficacemente e presentare osservazioni in merito alle accuse mosse contro di loro , ottenendo l'accesso al fascicolo amministrativo.

(22)

Le norme relative alla procedura amministrativa applicata dalle autorità di controllo nell'applicazione del regolamento (UE) 2016/679 dovrebbero garantire che le parti abbiano effettivamente il diritto di essere ascoltate e siano messe effettivamente in grado di esprimersi sulla realtà e sulla pertinenza dei fatti e sulle obiezioni e sulle circostanze addotte dall'autorità di controllo nel corso dell'intera procedura, consentendo loro così di esercitare i propri diritti della difesa. Le constatazioni preliminari illustrano la posizione preliminare sulla presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679 a seguito delle indagini. Pertanto esse costituiscono una garanzia procedurale fondamentale che assicura il rispetto del diritto di essere ascoltati. È opportuno che alle parti siano forniti tutti i documenti necessari per presentare efficacemente osservazioni in merito a questioni pertinenti per l'indagine , ottenendo l'accesso al fascicolo amministrativo congiunto .

(23)

Le constatazioni preliminari definiscono l'ambito dell'indagine e quindi l'ambito di qualsivoglia futura decisione definitiva (se del caso, adottata sulla base di una decisione vincolante emessa dal comitato ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679) che può essere indirizzata ai titolari o ai responsabili del trattamento. È opportuno che le constatazioni preliminari siano formulate in termini che, sebbene sintetici, siano sufficientemente chiari da consentire alle parti oggetto dell'indagine di individuare correttamente la natura della presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679. L'obbligo di fornire alle parti oggetto dell'indagine tutte le informazioni necessarie per consentire loro di difendersi adeguatamente è soddisfatto laddove la decisione definitiva non sostenga che le stesse abbiano commesso violazioni diverse da quelle indicate nelle constatazioni preliminari e qualora prenda in considerazione solo i fatti sui quali le parti oggetto dell'indagine hanno avuto la possibilità di esprimersi. La decisione definitiva dell'autorità di controllo capofila, tuttavia, non deve necessariamente essere una ripetizione delle constatazioni preliminari. Nella decisione definitiva, l'autorità di controllo capofila dovrebbe essere autorizzata a tenere conto delle risposte fornite dalle parti oggetto dell'indagine in merito alle constatazioni preliminari e, se del caso, del progetto di decisione riveduto ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/679 e della decisione risolutiva della controversia tra le autorità di controllo di cui all'articolo 65, paragrafo 1, lettera a). L'autorità di controllo capofila dovrebbe essere in grado di effettuare la propria valutazione dei fatti e delle qualificazioni giuridiche esposti dalle parti oggetto dell'indagine , al fine di ritirare le obiezioni, qualora l'autorità di controllo le ritenga infondate, o di integrare e riformulare i propri argomenti, sia di fatto che di diritto, a sostegno delle obiezioni che mantiene. Ad esempio, il fatto di tenere conto di un argomento avanzato da una parte oggetto dell'indagine nel corso della procedura amministrativa, senza che le sia stata data la possibilità di esprimersi al riguardo prima dell'adozione della decisione definitiva, non può di per sé costituire una violazione dei diritti della difesa.

(23)

È opportuno che le constatazioni preliminari siano formulate in termini che, sebbene sintetici, siano sufficientemente chiari da consentire alle parti di individuare correttamente la natura della presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679. L'obbligo di fornire alle parti tutte le informazioni necessarie per consentire loro di essere ascoltate è soddisfatto laddove la decisione definitiva prenda in considerazione solo i fatti sui quali le parti hanno avuto la possibilità di esprimersi. La decisione definitiva dell'autorità di controllo capofila, tuttavia, non deve necessariamente essere una ripetizione delle constatazioni preliminari. Nella decisione definitiva, l'autorità di controllo capofila dovrebbe essere autorizzata a tenere conto delle risposte fornite dalle parti in merito alle constatazioni preliminari e, se del caso, del progetto di decisione riveduto ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/679 e della decisione del comitato sulla risoluzione della controversia tra le autorità di controllo di cui all'articolo 65, paragrafo 1, lettera a) di tale regolamento . L'autorità di controllo capofila dovrebbe essere in grado di effettuare la propria valutazione dei fatti e delle qualificazioni giuridiche esposti dalle parti, al fine di ritirare le obiezioni, qualora l'autorità di controllo le ritenga infondate, o di integrare e riformulare i propri argomenti, sia di fatto che di diritto, a sostegno delle obiezioni che mantiene.

(24)

È opportuno che alle parti oggetto dell'indagine sia riconosciuto il diritto di essere ascoltate prima della trasmissione di un progetto di decisione riveduto ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/679 o dell'adozione di una decisione vincolante da parte del comitato ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679.

(24)

È opportuno che alle parti sia riconosciuto il diritto di essere ascoltate nelle fasi opportune della procedura, in particolare prima della trasmissione di un progetto di decisione riveduto ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/679 o dell'adozione di una decisione vincolante da parte del comitato ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679.

(25)

È opportuno che ai reclamanti sia data la possibilità di essere associati ai procedimenti avviati da un'autorità di controllo al fine di individuare o chiarire le questioni relative a una potenziale violazione del regolamento (UE) 2016/679. Il fatto che un'autorità di controllo abbia già avviato un'indagine relativa all'oggetto del reclamo o il fatto che essa si occuperà del reclamo nell'ambito di un'indagine d'ufficio successiva al ricevimento dello stesso non pregiudica la qualificazione dell'interessato come reclamante. Tuttavia un'indagine condotta da un'autorità di controllo su una possibile violazione del regolamento (UE) 2016/679 da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento non costituisce un procedimento in contraddittorio tra il reclamante e le parti oggetto dell'indagine. Si tratta di una procedura avviata da un'autorità di controllo, di propria iniziativa o sulla base di un reclamo, nell'adempimento dei propri compiti ai sensi dell'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/679. Le parti oggetto dell'indagine e il reclamante non si trovano dunque nella stessa situazione procedurale e quest'ultimo non può invocare i diritti della difesa quando la decisione non pregiudica la sua posizione giuridica. Il coinvolgimento del reclamante nella procedura contro le parti oggetto dell'indagine non può compromettere il diritto di queste ultime di essere ascoltate.

(25)

È opportuno che ai reclamanti sia data la possibilità di essere associati ai procedimenti avviati da un'autorità di controllo al fine di individuare o chiarire le questioni relative a una potenziale violazione del regolamento (UE) 2016/679. Il fatto che un'autorità di controllo abbia già avviato un'indagine relativa all'oggetto del reclamo o il fatto che essa si occuperà del reclamo nell'ambito di un'indagine d'ufficio successiva al ricevimento dello stesso non pregiudica la qualificazione dell'interessato come reclamante.

(25 bis)

Nonostante il fatto che le parti oggetto dell'indagine e il reclamante non si trovino nella stessa situazione procedurale, vi sono circostanze in cui i reclamanti possono essere nella posizione di presentare, nel corso di un'indagine, argomentazioni ed elementi di prova che possono contribuire allo svolgimento dell'indagine stessa. Ciò vale in particolare nel caso in cui un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro abbia proposto un reclamo per conto di un interessato o di propria iniziativa a norma dell'articolo 80 del regolamento (UE) 2016/679. Le autorità di controllo dovrebbero agevolare l'audizione di tali reclamanti in tutte le fasi dell'indagine, comprese le indagini d'ufficio, mantenendo nel contempo la loro indipendenza.

(26)

È opportuno che i reclamanti abbiano la possibilità di presentare per iscritto le proprie opinioni sulle constatazioni preliminari. Tuttavia esse non dovrebbero poter accedere a segreti aziendali o ad altre informazioni riservate appartenenti ad altre parti coinvolte nel procedimento. I reclamanti non dovrebbero avere il diritto di accedere in modo generalizzato al fascicolo amministrativo.

(27)

Nello stabilire i termini entro cui le parti oggetto dell'indagine devono esprimere le proprie opinioni sulle constatazioni preliminari, è opportuno che le autorità di controllo tengano conto della complessità delle questioni sollevate nelle constatazioni preliminari, al fine di garantire che le parti oggetto dell'indagine e i reclamanti abbiano sufficienti opportunità per esprimersi in modo significativo sulle questioni sollevate.

(27)

Nello stabilire i termini entro cui le parti devono esprimere le proprie opinioni sulle constatazioni preliminari e nel limitarne la lunghezza , è opportuno che le autorità di controllo tengano conto della complessità delle questioni sollevate nelle constatazioni preliminari, nonché della capacità delle parti oggetto dell'indagine e dei reclamanti di rispondere, al fine di garantire che le parti abbiano sufficienti opportunità per esprimersi in modo significativo sulle questioni sollevate. Ciò non dovrebbe tuttavia portare a procedure indebitamente lunghe.

(28)

Lo scambio di opinioni prima dell'adozione di un progetto di decisione implica un dialogo aperto e un ampio scambio di opinioni nel corso del quale le autorità di controllo dovrebbero fare tutto il possibile per raggiungere un consenso sul modo di procedere in un'indagine. Al contrario, il disaccordo espresso nelle obiezioni pertinenti e motivate ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679, che aumentano le probabilità di ricorso alla composizione delle controversie tra le autorità di controllo ai sensi dell'articolo 65 del regolamento (UE) 2016/679 e ritardano l'adozione di una decisione definitiva da parte dell'autorità di controllo competente, dovrebbe sorgere nel caso eccezionale in cui le autorità di controllo non riescano a raggiungere un consenso e laddove necessario per garantire l'interpretazione coerente del regolamento (UE) 2016/679. Tali obiezioni dovrebbero essere usate con parsimonia, quando sono in gioco questioni di applicazione coerente del regolamento (UE) 2016/679, in quanto l'uso di obiezioni pertinenti e motivate posticipa il rimedio per l'interessato. Poiché l'ambito dell'indagine e i fatti pertinenti dovrebbero essere decisi prima della comunicazione delle constatazioni preliminari, tali punti non dovrebbero essere sollevati dalle autorità di controllo interessate nelle obiezioni pertinenti e motivate. Tuttavia possono essere sollevati dalle autorità di controllo interessate nelle loro osservazioni sulla sintesi delle questioni chiave ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 3, prima che le constatazioni preliminari siano comunicate alle parti oggetto dell'indagine.

(29)

Nell'interesse di una conclusione efficiente e inclusiva della procedura di composizione delle controversie, in cui tutte le autorità di controllo dovrebbero essere in grado di contribuire con le proprie opinioni, e tenendo conto dei limiti temporali durante la composizione delle controversie, la forma e la struttura delle obiezioni pertinenti e motivate dovrebbero soddisfare determinati requisiti. Pertanto è opportuno che le obiezioni pertinenti e motivate rispettino una lunghezza prestabilita, illustrino chiaramente il disaccordo con il progetto di decisione e siano formulate in termini sufficientemente chiari, coerenti e precisi.

(29)

Nell'interesse di una conclusione efficiente e inclusiva della procedura di composizione delle controversie, in cui tutte le autorità di controllo dovrebbero essere in grado di contribuire con le proprie opinioni, e tenendo conto dei limiti temporali durante la composizione delle controversie, la forma e la struttura delle obiezioni pertinenti e motivate dovrebbero soddisfare determinati requisiti. Pertanto è opportuno che le obiezioni pertinenti e motivate illustrino chiaramente il disaccordo con il progetto di decisione e siano formulate in termini sufficientemente chiari, coerenti e precisi.

(30)

L'accesso al fascicolo amministrativo è previsto nell'ambito dei diritti della difesa e del diritto a una buona amministrazione sanciti dalla Carta. L'accesso al fascicolo amministrativo dovrebbe essere garantito alle parti oggetto dell'indagine nel momento in cui vengono loro notificate le constatazioni preliminari e dovrebbe essere fissato il termine per la presentazione della risposta scritta a tali constatazioni .

(30)

L'accesso al fascicolo congiunto può essere previsto nello spirito del diritto a una buona amministrazione sanciti dalla Carta. L'accesso al fascicolo congiunto dovrebbe essere garantito alle parti. L'accesso delle parti al fascicolo congiunto può essere limitato su richiesta di una parte di tutelare i propri diritti giuridicamente riconosciuti o i diritti altrui, o per tutelare l'interesse pubblico. Tale limitazione deve essere proporzionata alla luce dei rispettivi diritti altrui riconosciuti o dell'interesse pubblico perseguito.

(31)

Nel garantire l'accesso al fascicolo amministrativo è opportuno che le autorità di controllo assicurino la tutela dei segreti aziendali e di altre informazioni riservate. La categoria delle altre informazioni riservate comprende informazioni diverse dai segreti aziendali, che possono essere considerate riservate in quanto la loro diffusione potrebbe arrecare un grave pregiudizio a un titolare del trattamento, a un responsabile del trattamento o a una persona fisica. Le autorità di controllo dovrebbero poter richiedere alle parti oggetto dell'indagine che presentano o hanno presentato documenti o dichiarazioni di indicare le informazioni riservate.

(31)

Nel garantire l'accesso al fascicolo congiunto è opportuno che le autorità di controllo assicurino la tutela dei segreti aziendali e di altre informazioni riservate e giuridicamente protette, nonché la protezione delle informazioni nell'interesse pubblico conformemente al diritto nazionale applicabile . La categoria delle altre informazioni riservate comprende informazioni diverse dai segreti aziendali, che possono essere considerate riservate in quanto la loro diffusione potrebbe arrecare un grave pregiudizio a un titolare del trattamento, a un responsabile del trattamento o a una persona fisica o giuridica . Le autorità di controllo dovrebbero poter richiedere alle parti oggetto dell'indagine che presentano o hanno presentato documenti o dichiarazioni di indicare le informazioni riservate e fornire una versione non riservata .

(33)

Nel deferire una questione al meccanismo di composizione delle controversie ai sensi dell'articolo 65 del regolamento (UE) 2016/679, è opportuno che l'autorità di controllo capofila fornisca al comitato tutte le informazioni necessarie affinché questo possa valutare l'ammissibilità delle obiezioni pertinenti e motivate e adottare la decisione ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679. Una volta ricevuti tutti i documenti necessari elencati all'articolo 23 , il presidente del comitato dovrebbe registrare il deferimento della questione ai sensi dell' articolo 65, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679.

(33)

Nel deferire una questione al meccanismo di composizione delle controversie ai sensi dell'articolo 65 del regolamento (UE) 2016/679, è opportuno che l'autorità di controllo capofila fornisca al comitato tutte le informazioni necessarie affinché questo possa valutare l'ammissibilità delle obiezioni pertinenti e motivate e adottare la decisione ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679. Una volta ricevuti tutti i documenti necessari, il comitato dovrebbe registrare il deferimento della questione conformemente all' articolo 65, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679.

(34)

La decisione vincolante del comitato ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679 dovrebbe riguardare esclusivamente le questioni che hanno portato all'avvio della composizione delle controversie e dovrebbe essere redatta in modo tale da consentire all'autorità di controllo capofila di adottare la propria decisione definitiva sulla base della decisione del comitato , pur mantenendo la propria discrezionalità .

(34)

La decisione vincolante del comitato ai sensi dell'articolo 65, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679 dovrebbe riguardare esclusivamente le questioni che hanno portato all'avvio della composizione delle controversie e dovrebbe essere redatta in un linguaggio chiaro e preciso che consenta all'autorità di controllo capofila di adottare la propria decisione definitiva sulla base della decisione del comitato.

(36)

Al fine di semplificare la procedura per l'adozione di pareri d'urgenza e di decisioni vincolanti d'urgenza da parte del comitato ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679, è necessario specificare le norme procedurali relative alle tempistiche della richiesta di tale parere d'urgenza o decisione vincolante d'urgenza, ai documenti da presentare al comitato e sui quali questo dovrebbe basare la propria decisione, ai destinatari del parere o della decisione del comitato e alle conseguenze del parere o della decisione del comitato.

(36)

Al fine di semplificare la procedura per l'adozione di pareri d'urgenza e di decisioni vincolanti d'urgenza da parte del comitato ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679, è necessario specificare le norme procedurali relative alle tempistiche della richiesta di tale parere d'urgenza o decisione vincolante d'urgenza, ai documenti da presentare al comitato e sui quali questo dovrebbe basare la propria decisione, ai destinatari del parere o della decisione del comitato e alle conseguenze del parere o della decisione del comitato. Le misure provvisorie a norma dell'articolo 66, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/679 dovrebbero comprendere tutte le possibili misure rientranti nei poteri delle autorità di controllo, ai sensi dell'articolo 58 di tale regolamento.

(36 bis)

Il comitato dovrebbe poter richiedere alle autorità di controllo ulteriori informazioni di cui necessita al fine di adottare una decisione vincolante.

(36 ter)

Il reclamante dovrebbe avere diritto a un ricorso giurisdizionale nel caso in cui un'autorità di controllo non si avvalga dei suoi poteri o non adotti altrimenti le azioni necessarie previste dal regolamento (UE) 2016/679. Inoltre, le parti dovrebbero avere il diritto di agire contro l'autorità di controllo capofila in caso di inazione o di procedure eccessivamente lunghe. Al fine di garantire che non vi siano lacune nell'applicazione, le parti in causa e le organizzazioni ai sensi dell'articolo 80, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/679 dovrebbero avere il potere di proporre un ricorso giurisdizionale nell'interesse pubblico se un'autorità di controllo non rispetta una decisione del comitato o qualora ritengano che i diritti di cui un interessato gode a norma del regolamento (UE) 2016/679 siano stati violati in seguito al trattamento.

(38)

Conformemente all'articolo 42, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, il Garante europeo della protezione dei dati e il comitato europeo per la protezione dei dati sono stati consultati e hanno espresso un parere congiunto il [...] ,

(38)

Conformemente all'articolo 42, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, il Garante europeo della protezione dei dati e il comitato europeo per la protezione dei dati sono stati consultati e hanno espresso un parere congiunto il 19 settembre 2023 ,

(1)

« parti oggetto dell'indagine»: il o i titolari del trattamento e/o il o i responsabili del trattamento sottoposti ad indagine per presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679 connessa a un trattamento transfrontaliero ;

(1)

« parte oggetto dell'indagine»: il o i titolari del trattamento e/o il o i responsabili del trattamento oggetto del reclamo o sottoposti ad indagine per presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679 , nonché il o i rispettivi rappresentanti ;

(1 bis)

«reclamante»: l'interessato o l'organismo, l'organizzazione o l'associazione senza scopo di lucro che ha proposto reclamo a norma dell'articolo 77 del regolamento (UE) 2016/679 ed è, pertanto, considerato parte della procedura;

(1 ter)

«parte»: la parte o le parti oggetto dell'indagine, il o i reclamanti e qualsiasi terzo coinvolto nel procedimento, quali definiti dal diritto nazionale;

(1 quater)

«diritto procedurale nazionale»: le leggi, i regolamenti e le disposizioni amministrative dello Stato membro che disciplinano la procedura dinanzi a un'autorità di controllo;

(1 quinquies)

«procedura di reclamo»: un procedimento che determina l'esito di un reclamo ai sensi dell'articolo 77 del regolamento (UE) 2016/679;

(1 sexies)

«procedura d'ufficio»: un'indagine sulle attività di una persona fisica o giuridica, autorità pubblica, agenzia o altro organismo avviata su iniziativa di un'autorità di controllo ai sensi dell'articolo 57, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2016/679;

(1 septies)

«fascicolo congiunto»: un file elettronico dedicato per ogni caso che rientra nell'ambito di applicazione del presente regolamento, gestito dall'autorità di controllo capofila, in cui tutte le informazioni pertinenti, in particolare i documenti, le comunicazioni, i promemoria e le altre informazioni relative a un caso, sono archiviati e resi accessibili a distanza alle autorità di controllo interessate e alle parti coinvolte nel caso;

(1 octies)

«autorità che riceve il reclamo»: l'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo di cui all'articolo 4, punto 22, lettera c), del regolamento (UE) 2016/679;

(2)

«sintesi delle questioni chiave»: la sintesi che l'autorità di controllo capofila deve fornire alle autorità di controllo interessate indicandovi i principali fatti pertinenti e le proprie opinioni sul caso;

(2)

«sintesi delle questioni chiave»: la sintesi che l'autorità di controllo capofila deve fornire alle autorità di controllo interessate indicandovi le principali questioni fattuali e giuridiche pertinenti nell'ambito dell'indagine preliminare e le proprie opinioni sul caso fattuali e giuridiche ;

(3)

«constatazioni preliminari»: il documento indicante le accuse, i fatti pertinenti, le prove a sostegno, l'analisi giuridica e, ove applicabile, le misure correttive proposte, fornito dall'autorità di controllo capofila alle parti oggetto dell'indagine ;

(3)

«constatazioni preliminari»: il documento indicante le accuse, i fatti pertinenti, le prove a sostegno, l'analisi giuridica e, ove applicabile, le misure correttive proposte, fornito dall'autorità di controllo capofila alle parti;

(4 bis)

«versione riservata di un documento»: un documento contenente informazioni riservate o sensibili che possono essere soggette a un segreto professionale conformemente alle leggi e alle norme nazionali o dell'Unione applicabili in materia di protezione dei dati;

(4 ter)

«versione non riservata di un documento»: una versione di un documento dalla quale sono state rimosse informazioni riservate o sensibili e che può essere fornita al reclamante senza violare le leggi o le norme dell'Unione in materia di protezione dei dati.

(a)

che il caso sia trattato in modo imparziale ed equo e di essere trattata equamente, anche se dinanzi a diverse autorità di controllo in giurisdizioni diverse («procedura equa»);

(b)

di essere ascoltata prima che venga adottata qualsiasi misura che possa arrecare pregiudizio alla medesima, anche prima che venga adottata la decisione di accogliere o di respingere in tutto o in parte un reclamo («diritto di essere ascoltata»);

(c)

di avere accesso al fascicolo congiunto, salvo eventuali deliberazioni interne dell'autorità di controllo o deliberazioni tra tali autorità («trasparenza procedurale»).

(a)

determina, in via preliminare, se esso riguarda un trattamento transfrontaliero dei dati personali del reclamante, tenendo conto almeno delle seguenti informazioni:

i)

il titolare o il responsabile del trattamento in questione;

ii)

il numero di stabilimenti del titolare o del responsabile del trattamento nell'UE;

iii)

il luogo dello stabilimento principale;

iv)

le attività degli stabilimenti in più di uno Stato membro;

v)

l'effetto significativo o il probabile effetto significativo sugli interessati in più di uno Stato membro.

(b)

stabilisce quale autorità di controllo è la presunta autorità di controllo capofila a norma dell'articolo 56, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/679 e se il caso è di natura locale a norma dell'articolo 56, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679;

c)

intraprende una delle seguenti azioni:

i)

trasmette il reclamo alla presunta autorità di controllo capofila ai sensi dell'articolo 56, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/679 e informa il reclamante. La valutazione della ricevibilità del reclamo da parte dell'autorità di controllo cui è stato proposto il reclamo vincola l'autorità di controllo capofila; o

ii)

tratta il reclamo a norma dell'articolo 56, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679.

II

Proposizione e trattamento dei reclami

II

Reclami e procedure d'ufficio

(a)

la pertinenza di offrire un rimedio efficace e tempestivo al reclamante;

(a)

l'offerta di un rimedio efficace e tempestivo al reclamante;

(b)

la gravità della presunta violazione ;

(b)

l'accertamento degli elementi fattuali e giuridici necessari per decidere congiuntamente in merito al reclamo e adottare una decisione ai sensi dell'articolo 60, paragrafi 7, 8 e 9, del regolamento (UE) 2016/679 ;

(c)

la natura sistematica o ripetitiva della presunta violazione .

(c)

l'indagine su qualsiasi altro elemento necessario per l'efficace applicazione del regolamento (UE) 2016/679, compreso l'esercizio d'ufficio dei poteri a norma dell'articolo 58, paragrafo 2, dell'articolo 83 o dell'articolo 84 del regolamento (UE) 2016/679, in particolare in caso di violazioni sistematiche, gravi o ripetitive .

(a)

otto settimane nel caso in cui vengano presentate osservazioni ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 3, riguardo a una sintesi delle questioni chiave o a una sintesi aggiornata delle questioni chiave;

(b)

otto settimane nel caso in cui l'autorità di controllo capofila intenda applicare ammende o altre sanzioni;

(c)

il lasso di tempo che intercorre tra il deferimento ai sensi dell'articolo 26 bis, paragrafo 1 o 2, e la decisione del comitato;

(d)

il periodo di eventuale proroga consentita dal comitato ai sensi dell'articolo 26 bis, paragrafo 3.

(a)

sono soddisfatte le condizioni per una composizione amichevole di cui al comma 1 bis, ed

(b)

è opportuno avviare un'indagine d'ufficio ai sensi del comma 1 quinquies.

(a)

la parte oggetto dell'indagine sia un trasgressore recidivo;

(b)

la parte oggetto dell'indagine sia stata oggetto di numerose altre composizioni amichevoli;

(c)

l'ampio oggetto del reclamo riguardi un gran numero di interessati diversi dal reclamante, sia di lunga durata o di natura grave; o

(d)

l'esercizio dei poteri è altrimenti necessario per garantire l'applicazione effettiva, proporzionata e dissuasiva del regolamento (UE) 2016/679.

(a)

una dichiarazione in cui l'autorità di controllo attesta di essere tale, e

(b)

una sintesi delle questioni chiave a norma dell'articolo 9.

(a)

informa l'autorità di controllo interessata di avere avviato un procedimento d'ufficio;

(b)

informa l'autorità di controllo interessata che al caso si applica l'articolo 56, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679 e che, conformemente all'articolo 56, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679, l'autorità di controllo capofila non intende trattare il caso stesso; o

(c)

respinge la richiesta qualora ritenga di non essere l'autorità di controllo capofila o che non vi sia una violazione prima facie del regolamento (UE) 2016/679.

(a)

otto settimane nel caso in cui vengano presentate osservazioni ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 3, su una sintesi delle questioni chiave o su una sintesi aggiornata delle questioni chiave;

(b)

otto settimane nel caso in cui l'autorità di controllo capofila intenda applicare ammende o altre sanzioni;

(c)

il lasso di tempo che intercorre tra il deferimento ai sensi dell'articolo 26 bis e la decisione del comitato;

(d)

il periodo di eventuale proroga consentita dal comitato ai sensi dell'articolo 26 bis, paragrafo 3.

(a)

della traduzione dei reclami e delle opinioni dei reclamanti nella lingua utilizzata dall'autorità di controllo capofila ai fini dell'indagine;

(b)

della traduzione dei documenti trasmessi dall'autorità di controllo capofila nella lingua utilizzata per la comunicazione con il reclamante, se occorre fornire tali documenti al reclamante a norma del presente regolamento o del regolamento (UE) 2016/679.

(a)

le informazioni sull'avvio di un'indagine su una presunta violazione del regolamento (UE) 2016/679 ;

(a)

le informazioni sull'avvio di un'indagine d'ufficio o di una procedura di reclamo ;

(e)

la sintesi delle questioni chiave dell'indagine conformemente all'articolo 9;

(e)

la pubblicazione o l'aggiornamento della sintesi delle questioni chiave dell'indagine conformemente all'articolo 9;

(e bis)

le osservazioni sulla sintesi delle questioni chiave conformemente all'articolo 9, paragrafo 3;

(f)

le informazioni sulle misure volte ad accertare una violazione del regolamento (UE) 2016/679 prima dell'elaborazione delle constatazioni preliminari;

(f)

le informazioni sulle misure volte ad accertare una violazione del regolamento (UE) 2016/679 prima dell'elaborazione delle constatazioni preliminari e prima della preparazione del progetto di decisione ;

(i)

le opinioni del reclamante sulle constatazioni preliminari;

(i)

le opinioni del reclamante sulla versione non riservata delle constatazioni preliminari e, se del caso, su altri aspetti dell'indagine in merito ai quali il reclamante ha presentato osservazioni formali scritte ;

(k bis)

eventuali progetti di decisione conformemente all'articolo 60, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679 o progetti di decisione riveduti conformemente all'articolo 60, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/679;

(k ter)

eventuali obiezioni pertinenti e motivate conformemente all'articolo 60, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679;

(k quater)

eventuali ricorsi giurisdizionali proposti nel corso di un procedimento ai sensi dell'articolo 60 del regolamento (UE) 2016/679 o avverso una decisione ai sensi dell'articolo 60, paragrafi da 7 a 9, del regolamento (UE) 2016/679.

(a)

i principali fatti pertinenti;

(a)

i fatti pertinenti;

(b)

l'individuazione preliminare dell'ambito dell'indagine, in particolare le disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 interessate dalla presunta violazione su cui si svolgerà l'indagine ;

(b)

l'individuazione preliminare dell'ambito dell'indagine, in particolare le disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 interessate dalla presunta violazione e, ove applicabile, un'indicazione in cui si specifica se risultano essere state violate ;

(c)

l'individuazione delle valutazioni giuridiche e tecnologiche complesse pertinenti per l'orientamento valutativo preliminare ;

(c)

valutazioni fattuali o giuridiche preliminari, che trattano tutte le opinioni pertinenti espresse dalle parti all'atto di redazione della sintesi, compresa la giurisprudenza europea pertinente, nonché gli orientamenti, le raccomandazioni e le migliori pratiche emesse dal comitato ;

(a)

il linguaggio utilizzato è sufficientemente chiaro e contiene termini precisi per consentire all'autorità di controllo capofila e, se del caso, alle autorità di controllo interessate di preparare le rispettive posizioni;

(b)

gli argomenti giuridici sono esposti succintamente e raggruppati in base alla parte della sintesi delle questioni chiave cui si riferiscono;

(c)

le osservazioni dell'autorità di controllo interessata possono essere suffragate da documenti a integrazione delle osservazioni su punti specifici.

(b)

l'orientamento preliminare in relazione alle valutazioni giuridiche complesse individuate dall'autorità di controllo capofila a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera c);

(b)

le valutazioni fattuali o giuridiche preliminari individuate dall'autorità di controllo capofila a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera c);

(c)

l'orientamento preliminare in relazione alle valutazioni tecnologiche complesse individuate dall'autorità di controllo capofila a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera c).

(c bis)

l'individuazione preliminare di potenziali misure correttive a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera d).

(a)

i documenti di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettere a) e b) ;

(a)

le informazioni pertinenti di cui all'articolo 9, paragrafo 2 , compresi eventuali aggiornamenti se vengono effettuati ;

(b)

le osservazioni dell' autorità di controllo interessata che non concorda sull'individuazione preliminare dell'ambito dell'indagine effettuata dall'autorità di controllo capofila.

(b)

le osservazioni delle autorità di controllo interessate che non concordano sull'individuazione preliminare dell'ambito dell'indagine effettuata dall'autorità di controllo capofila o la valutazione fattuale o giuridica degli elementi della sintesi delle questioni chiave di cui all'articolo 9, paragrafo 2;

(b bis)

l'accesso al fascicolo congiunto.

(a)

il nome dell'autorità di controllo che ha adottato la decisione;

(b)

la data di adozione della decisione;

(c)

una sintesi imparziale dei fatti rilevanti del caso e della loro fonte;

(d)

la base giuridica della decisione;

(e)

i poteri correttivi esercitati e le sanzioni o altre misure applicate; e

(f)

le informazioni sul diritto a un ricorso giurisdizionale effettivo a norma dell'articolo 78 del regolamento (UE) 2016/679 e di qualsiasi normativa procedurale nazionale applicabile.

1 septies.

Le informazioni fornite alle parti ai sensi dell'articolo 60, paragrafi da 7 a 9, del regolamento (UE) 2016/679 includono una copia della decisione giuridicamente vincolante e le informazioni in merito al ricorso giurisdizionale disponibile conformemente all'articolo 78 del regolamento (UE) 2016/679.

1 octies.

Le autorità di controllo pubblicano tutte le decisioni giuridicamente vincolanti da esse emanate senza indebito ritardo, ed entro tre mesi dalla loro adozione, a meno che le nuove decisioni non si discostino sostanzialmente dalle decisioni precedentemente pubblicate. Conformemente al diritto nazionale applicabile, le autorità di controllo possono oscurare i nomi delle parti, qualsiasi altra informazione che possa consentire l'identificazione delle parti e altre informazioni protette dal diritto applicabile.

(a)

si basano esclusivamente sugli elementi fattuali figuranti nel progetto di decisione; e

(a)

si basano sugli elementi fattuali figuranti nel progetto di decisione o sugli elementi di prova presenti nel fascicolo congiunto o su eventuali prove aggiuntive presentate congiuntamente alle obiezioni pertinenti e motivate ;

(b)

non modificano la portata delle accuse sollevando punti che equivalgono all'individuazione di ulteriori accuse di violazione del regolamento (UE) 2016/679 o che modificano la natura intrinseca delle accuse mosse.

(b)

non modificano la portata del caso definito nell'ultima versione della sintesi delle questioni chiave; e

(b bis)

identificano chiaramente gli elementi del progetto di decisione che dovrebbero essere modificati, compresa, ove possibile, la formulazione precisa della modifica proposta o una descrizione sufficientemente precisa della modifica proposta al progetto di decisione.

(a)

ciascuna obiezione pertinente e motivata e la posizione dell'autorità di controllo capofila al riguardo non superano la lunghezza di tre pagine e non contengono allegati. Nei casi che sollevano questioni giuridiche particolarmente complesse la lunghezza massima può essere di sei pagine, a meno che circostanze specifiche accettate dal comitato giustifichino una lunghezza superiore;

(a bis)

una sintesi delle questioni chiave;

(b)

una sintesi dei fatti pertinenti;

(b)

una sintesi dei fatti pertinenti , tra cui la descrizione delle attività di trattamento, la descrizione dell'organizzazione del titolare del trattamento e dove vengono prese le decisioni pertinenti sulle finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali ;

(d)

l'opinione espressa per iscritto dalle parti oggetto dell'indagine a norma degli articoli  14 o 17, secondo il caso ;

(d)

le opinioni espresse per iscritto dalle parti a norma dell'articolo  14;

(e)

le opinioni espresse per iscritto dai reclamanti a norma degli articoli 11, 12 o 15, secondo il caso;

(f)

le obiezioni pertinenti e motivate cui l'autorità di controllo capofila non ha dato seguito;

(f)

le obiezioni pertinenti e motivate cui l'autorità di controllo capofila non ha dato seguito e le obiezioni che l'autorità di controllo capofila ha respinto in quanto né pertinenti né motivate ;

(g)

i motivi per cui l'autorità di controllo capofila non ha dato seguito alle obiezioni pertinenti e motivate o ha ritenuto che le obiezioni non fossero pertinenti o motivate.

(g)

i motivi per cui l'autorità di controllo capofila non ha dato seguito alle obiezioni o ha respinto le obiezioni in quanto né pertinenti né motivate ;

(g bis)

l'accesso al fascicolo congiunto.

(a)

il progetto di decisione o il progetto di decisione riveduto oggetto delle obiezioni pertinenti e motivate;

(b)

una sintesi dei fatti pertinenti;

(c)

l'opinione espressa per iscritto dalle parti oggetto dell'indagine a norma degli articoli 14 o 17, secondo il caso;

(d)

le opinioni espresse per iscritto dai reclamanti a norma degli articoli 11, 12 o 15, secondo il caso;

(e)

le obiezioni pertinenti e motivate accolte;

(f)

i motivi per cui l'autorità di controllo capofila non ha dato seguito alle obiezioni pertinenti e motivate accolte.