ADFAERDSKODEKS FOR AKTINDSIGT I RAADETS OG KOMMISSIONENS DOKUMENTER

(93/730/EF)

SOM HENVISER til erklaeringen om retten til adgang til oplysninger i slutakten til traktaten om Den Europaeiske Union, der understreger, at gennemsigtighed i beslutningsprocessen styrker institutionernes demokratiske karakter samt offentlighedens tillid til myndighederne,

SOM HENVISER til de konklusioner, hvori Det Europaeiske Raad i Birmingham og Edinburgh vedtog en raekke principper med henblik paa at fremme et Faellesskab, der er naermere paa borgerne,

SOM HENVISER til konklusionerne fra Det Europaeiske Raad i Koebenhavn, der bekraefter princippet om, at borgerne skal have stoerst mulig adgang til information, og opfordrer Raadet og Kommissionen til hurtigt at vedtage de noedvendige foranstaltninger for gennemfoerelsen af dette princip,

SOM FINDER det oenskeligt at naa til enighed om principperne for aktindsigt i Kommissionens og Raadets dokumenter, da den enkelte institution skal gennemfoere disse principper ved specifikke lovbestemmelser,

SOM TAGER I BETRAGTNING, at disse principper ikke beroerer bestemmelserne for adgang til sager, som vedroerer personer, der har saerlig interesse heri,

SOM TAGER I BETRAGTNING, at disse principper skal gennemfoeres under fuld overholdelse af bestemmelserne om fortrolige oplysninger,

SOM TAGER I BETRAGTNING, at denne adfaerdskodeks er et supplement til deres informations- og kommunikationspolitik,

ER ENIGE OM FOELGENDE:

Generelt princip

Offentligheden skal have stoerst mulig adgang til de dokumenter, som Kommissionen og Raadet ligger inde med.

Ved dokument forstaas enhver skreven tekst, uanset medium, der indeholder oplysninger, som Raadet eller Kommissionen ligger inde med.

Behandling af de oprindelige begaeringer

Begaeringer om aktindsigt skal indgives skriftligt og formuleres tilstraekkeligt praecist; de skal navnlig indeholde elementer, der goer det muligt at identificere det eller de paagaeldende dokument(er).

Institutionen kan eventuelt opfordre den borger, der fremsaetter begaeringen, til at praecisere sin anmodning yderligere.

Naar det dokument, som institutionen ligger inde med, har en fysisk eller juridisk person, en medlemsstat, en anden EF-institution eller et EF-organ eller enhver anden national eller international organisation som ophavsmand, skal begaeringen stiles direkte til dokumentets ophavsmand.

Institutionen finder i samraad med de borgere, der har fremsat begaeringen, en rimelig loesning i forbindelse med gentagne begaeringer og/eller begaeringer om omfangsrige dokumenter.

Aktindsigten udoeves enten ved laesning paa stedet eller ved levering af en kopi paa den borgers regning, der har fremsat begaeringen, idet gebyret ikke kan overstige et rimeligt beloeb.

Institutionen kan bestemme, at den person, som faar dokumentet udleveret, ikke maa gengive, sprede eller bruge naevnte dokument til kommercielle formaal uden forudgaaende tilladelse fra den paagaeldende institution.

Institutionens kompetente instanser giver skriftligt og inden for hoejst en maaned meddelelse om, enten at begaeringen er efterkommet, eller at de agter at henstille til institutionen, at den ikke efterkommer den.

Behandling af bekraeftende begaeringer

Hvis den paagaeldende institutions kompetente instanser agter at henstille til institutionen, at den ikke efterkommer den paagaeldendes begaering, underretter de den paagaeldende herom og oplyser samtidig, at den paagaeldende har en frist paa en maaned til at indgive en bekraeftende begaering for at faa institutionen til at aendre holdning; i modsat fald formodes den paagaeldende at have givet afkald paa sin oprindelige begaering.

Hvis der fremsaettes en saadan bekraeftende begaering, og hvis institutionen beslutter at afslaa at udlevere dokumentet, meddeles denne afgoerelse, som skal traeffes inden for en maaned efter begaeringens fremsaettelse, snarest skriftligt til den borger, der har fremsat begaeringen; den skal vaere behoerigt begrundet og angive de eksisterende klagemuligheder, dvs. anmodning om domstolsproevelse eller indgivelse af klage til ombudsmanden i henhold til artikel 173 og 138 E i EF-traktaten.

Undtagelsesordning

Institutionerne afslaar at give aktindsigt i dokumenter, hvis offentliggoerelse kunne skade

- beskyttelsen af offentlige interesser (den offentlige sikkerhed, internationale forbindelser, valutastabilitet, retlige procedurer, inspektioner og undersoegelser)

- beskyttelsen af enkeltpersoner og af privatlivets fred

- beskyttelsen af drifts- og forretningshemmelighed

- beskyttelsen af Faellesskabets finansielle interesser

- beskyttelsen af fortrolighed paa anmodning af den fysiske og juridiske person, som har givet oplysningen, eller som kraevet i lovgivningen i den medlemsstat, som har givet oplysningen.

Institutionerne kan ogsaa afslaa at give adgang for at sikre beskyttelsen af institutionens interesser for saa vidt angaar tavhedspligten om forhandlingerne.

Gennemfoerelse

Kommissionen og Raadet traeffer hver isaer de noedvendige foranstaltninger med henblik paa at gennemfoere disse principper inden den 1. januar 1994.

Fornyet behandling

Raadet og Kommissionen er enige om, at denne adfaerdskodeks tages op til fornyet behandling efter to aar paa grundlag af rapporter fra Raadets og Kommissionens generalsekretaerer.