1.   Os pedidos de acesso a documentos dirigidos ao SEAE devem ser apresentados por escrito, através do sítio Web do SEAE, por correio eletrónico enviado à Equipa da Transparência do SEAE ou por correio postal endereçado ao Ponto de contacto para o acesso aos documentos, Serviço Europeu para a Ação Externa, Rond Point Schuman 9A, 1040 Bruxelas, Bélgica.

2.   O pedido deve ser apresentado de forma suficientemente precisa para que o SEAE possa identificar os documentos solicitados e tratar o pedido dentro dos prazos previstos no Regulamento.

3.   No caso de pedidos que não sejam suficientemente precisos ou cujo âmbito seja demasiado vasto, o SEAE contacta rapidamente o requerente com vista a clarificar o pedido ou a limitar o seu âmbito, em conformidade com o artigo 6.o, n.os 2 e 3, do Regulamento. Na ausência de resposta do requerente no prazo de 10 dias úteis, o SEAE contacta novamente o requerente, concedendo-lhe mais 5 dias úteis para clarificar ou limitar o âmbito do pedido, de modo a permitir ao SEAE tratá-lo de forma eficiente. Se o requerente não clarificar ou limitar o âmbito do pedido, considera-se que este foi rejeitado.

4.   Assim que o pedido é registado, o Ponto de contacto para o acesso aos documentos do SEAE envia um aviso de receção ao requerente.

5.   Os dados pessoais dos requerentes são tratados em conformidade com as regras aplicáveis em matéria de proteção de dados pessoais (4).

1.   Todos os pedidos devem ser tratados nas condições e prazos fixados pelo Regulamento.

2.   Em casos excecionais, conforme previsto no artigo 7.o, n.o 3, e no artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento, os prazos podem ser prorrogados por quinze dias úteis, em especial:

O requerente é informado do eventual prolongamento do prazo e dos respetivos motivos.

1.   As respostas aos pedidos iniciais são tratadas pela Equipa da Transparência e assinadas pelo Ponto de contacto para o acesso aos documentos do SEAE.

2.   As respostas aos pedidos confirmativos são assinadas pelo Secretário-Geral do SEAE, tomando em consideração o parecer do Ponto de contacto para o acesso aos documentos. O Secretário-Geral pode delegar este poder dentro da estrutura do SEAE.

1.   Quando o SEAE recebe um pedido de acesso a um documento que esteja na sua posse, mas que seja da autoria de uma parte terceira, esta é consultada, a menos que seja evidente que o documento pode ou não pode ser divulgado, tendo em conta as exceções previstas no Regulamento.

2.   O acesso ao documento é concedido sem consulta à parte terceira se o documento já tiver sido tornado público pelo seu autor ou divulgado pelo SEAE, ou se for evidente que a divulgação total ou parcial do seu conteúdo não afeta manifestamente nenhum dos interesses referidos no artigo 4.o do Regulamento.

3.   A parte terceira é sempre consultada se o documento estiver abrangido pelo artigo 9.o do Regulamento, ou se emanar de um Estado-Membro que tenha pedido ao SEAE que não divulgue o documento sem o seu prévio acordo, nos termos do artigo 4.o, n.o 5, do Regulamento. Tais pedidos devem ser apresentados pelos Estados-Membros por escrito.

4.   A parte terceira é consultada por escrito e é-lhe concedido um prazo de resposta razoável, tendo em conta os prazos estabelecidos no artigo 3.o da presente decisão. A parte terceira dá parecer por escrito.

5.   Se a parte terceira não der resposta no prazo fixado, ou se não for possível identificá-la ou localizá-la, o SEAE toma decisão sobre o pedido à luz das exceções previstas no Regulamento, tendo em conta os legítimos interesses da parte terceira com base nas informações de que o SEAE disponha.

6.   Se o SEAE tencionar dar acesso a um documento contra o parecer explícito da parte terceira, informa-a de que tenciona divulgar o documento no prazo aplicável nos termos do Regulamento.

1.   Os pedidos de consulta ao SEAE por parte de um Estado-Membro ou outra instituição, organismo, serviço ou agência da União que tenha recebido um pedido de acesso a um documento na sua posse mas da autoria do SEAE devem ser enviados por correio postal à Equipa da transparência do SEAE ou ao Ponto de contacto para o acesso aos documentos, para Serviço Europeu para a Ação Externa, Rond Point Schuman 9A, 1040 Bruxelas, Bélgica, ou, alternativamente, por correio eletrónico para ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   O SEAE deve emitir rapidamente o seu parecer, tendo em consideração os eventuais prazos aplicáveis ao envio de uma resposta e, em todo o caso, no prazo de cinco dias úteis.

1.   Sempre que um pedido de acesso diga respeito a um documento abrangido pelo âmbito de aplicação do artigo 9.o do Regulamento, ou a qualquer outro documento classificado nos termos das regras de segurança do SEAE, o pedido será tratado por membros do pessoal autorizados a tomar conhecimento do conteúdo desse documento.

2.   Qualquer decisão de recusa de acesso, total ou parcial, a um documento classificado deve ser fundamentada com base nas exceções enumeradas no artigo 4.o do Regulamento. Se o acesso ao documento solicitado não puder ser recusado com base nessas exceções, o funcionário que procede ao tratamento do pedido assegura que o documento é desclassificado antes de ser enviado ao requerente.

1.   Os documentos a que é concedido acesso são enviados por correio postal ou correio eletrónico. Se os documentos solicitados forem volumosos ou de difícil manipulação, o requerente pode ser convidado a consultá-los no local onde se encontrem. Esta consulta é gratuita.

2.   Se o documento já tiver sido divulgado pelo SEAE, a resposta pode consistir em informar o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado, indicando, por exemplo, as referências de publicação ou o sítio Web onde está disponível.

3.   Se o volume das cópias dos documentos a enviar por correio postal ultrapassar as 20 páginas, pode ser cobrado ao requerente um montante de 0,10 EUR por página, acrescido das despesas de envio. As despesas relativas a outros suportes são decididas caso a caso, não podendo exceder um montante razoável.

1.   Os documentos aos quais é concedido acesso na sequência de pedidos apresentados nos termos do Regulamento são publicados no registo público do SEAE. O registo é acessível por meios eletrónicos.

2.   Os documentos considerados «sensíveis» nos termos do artigo 9.o, n.o 3, do Regulamento só podem ser lançados no registo mediante acordo da entidade de origem.